Gestão de Projetos com MS Project

Gestão Informatizada de Projetos
Passo a Passo
Alessandra Moura de Freitas

GESTÃO INFORMATIZADA DE PROJETOS - MS-PROJECT 2007 BR
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Introdução
A presente publicação tem como objetivo apresentar, de forma simples, os conceitos
do Microsoft Project 2007 para os profissionais que participam dos cursos ministrados pela
autora.
Esta publicação não tem a pretensão de abranger todas as questões sobre o
Microsoft Project 2007, assim sendo, as informações aqui contidas é baseada na
experiência da autora em gestão informatizada de projetos e nas informações
disponibilizadas pelo software.
A metodologia aqui apresentada é formada por uma seqüência de passos
logicamente relacionados e de fácil compreensão e assimilação.

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Sumário
Introdução................................................................................................................................2
Sumário ...................................................................................................................................3
Características Básicas do Gerenciamento de Projetos..........................................................5
O que é um Projeto? ........................................................................................................5
Por que os projetos fracassam?.......................................................................................5
O que é Gerenciamento de Projetos? ..............................................................................6
Por que utilizar o Gerenciamento de Projetos?................................................................6
Definindo os Objetivos do Projeto ....................................................................................6
Partes do Projeto..............................................................................................................6
Tarefas .............................................................................................................................7
Marcos..............................................................................................................................7
Recursos ..........................................................................................................................7
Conhecendo o MS-Project.......................................................................................................8
Porque usar o MS-Project? ..............................................................................................8
Planejando com o MS-Project .................................................................................................9
1. Definição do Escopo dos Serviços................................................................................9
2. Conhecendo o MS-Project............................................................................................9
3. Formatação do ambiente do MS-Project: ...................................................................10
3.1. Definição dos Calendários. .....................................................................................10
3.2. Propriedades do Projeto..........................................................................................13
4. Cadastro das Tarefas do Projeto ................................................................................15
5. Estruturação das Tarefas............................................................................................15
6. Definição do Relacionamento entre Tarefas...............................................................17
6.1. Tarefas Predecessoras e Sucessoras.....................................................................17
6.2. Tipos de Dependência entre Tarefas ......................................................................18
6.3. Formas de Relacionar as Tarefas ...........................................................................18
6.4. Rede PERT .............................................................................................................20
7. Restrição de Datas: ....................................................................................................21
8. Formatação do Gráfico de Gantt.................................................................................22
9. Cadastramento de Recursos (Nomes de Recursos, Iniciais, Etc.)..............................23
9.1. Cadastrando Recursos............................................................................................23
9.2. Calendários de Recursos e Tarefas........................................................................24
10. Definindo Custos para o Projeto..............................................................................24
10.1. Custo do recurso .................................................................................................24
10.2. Entrada de Custos no MS-Project .......................................................................25
10.3. Analise dos Custos do Projeto.............................................................................26
11. Utilidades para o Detalhamento de Tarefas no MS-Project ....................................26
11.1. Tipo de Tarefa .....................................................................................................26
11.2. Durações Especiais e Outros ..............................................................................26
12. Nivelamento de Recursos .......................................................................................28
13. Salvar Linha de Base ..............................................................................................30
13.1. O que é uma linha de base?................................................................................30
13.2. Por que devo criar uma linha de base? ...............................................................30
13.3. Quando devo criar uma linha de base?...............................................................30
13.4. O que o Microsoft Project faz com os dados da linha de base? ..........................30
13.5. Como criar uma linha de base?...........................................................................31
14. Etapas essenciais do Planejamento no MS-Project................................................31
15. Curva de Avanço Físico - Curva “S”........................................................................32

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15.1. Formatando a Tabela “Uso da Tarefa” ................................................................32
15.2. Formatação de Planilha para Curva “S” no Excel................................................33
16. Programação de Serviços .......................................................................................34
17. Monitoramento e Controle dos Serviços .................................................................37
17.1. Gráfico de Controle..............................................................................................37
17.2. Acompanhamento e Controle ..............................................................................38
Bibliografia......................................................................................................................42

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Características Básicas do Gerenciamento de Projetos
O que é um Projeto?
Define-se projeto como um conjunto de atividades interdisciplinares,
interdependentes, finitas e não repetitivas que visam alcançar um objetivo com cronograma
e orçamento preestabelecido.
Segundo o Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK 2008) um
projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado
exclusivo.
Projeto também pode ser entendido como um conjunto de ações, executadas de
forma coordenadas por uma organização transitória, ao qual são alocados os insumos
necessários para, em um dado prazo, alcançar um objetivo determinado.
Um projeto requer planejamento!
Exemplos de projeto:
Por que os projetos fracassam?
• Metas e objetivos mal estabelecidos;
• Muitas atividades e pouco tempo para realizá-las;
• Tempo insuficiente para planejamento;
• Cronogramas não realistas;
• Falta de participação da equipe na tomada de decisões;
• Pouca compreensão da complexidade do projeto;
• As estimativas financeiras são pobres e incompletas;
• O sistema de controle é inadequado;
• O projeto não teve um gerente de projeto, ou teve vários;
• Treinamento e capacitação inadequados;
• Falta de liderança do gerente de projetos;
• Falta de gerenciamento das mudanças, etc.

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O que é Gerenciamento de Projetos?
O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades,
ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir seus requisitos. Esta
aplicação de conhecimentos requer o gerenciamento eficaz de processos apropriados
(PMBOK 2008).
Um processo é um conjunto de ações e atividades contínuas e repetitivas, que são
executadas para alcançar um produto, resultado ou serviço a fim de manter um negócio.
Gerenciar um projeto inclui:
Identificação das necessidades;
Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis;
Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e
custo.
Por que utilizar o Gerenciamento de Projetos?
• Evitar surpresas durante a execução dos trabalhos;
• Antecipar riscos e situações desfavoráveis que poderão ser encontradas;
• Facilitar e orientar as revisões do projeto;
• Otimizar a alocação de pessoas, equipamentos e materiais;
• Documentar e facilitar estimativas para futuros projetos;
• Aumentar o controle gerencial;
• Agilizar as tomadas de decisões, etc.
Definindo os Objetivos do Projeto
O primeiro passo na organização do projeto é definir clara e especificamente os seus
objetivos. Para isso é fundamental que se tenha em mente a complexidade e as restrições
do futuro projeto, ou seja, os recursos envolvidos, os prazos, etc.
Alguns passos que podem ajudar na definição dos objetivos do projeto:
1. O projeto é complexo e requer muito planejamento?
2. O projeto requer muitas pessoas, novas tecnologias, controle rigoroso de
custos, muitas variáveis, etapas que dependem de outras etapas ou várias
fases que requerem coordenação?
3. Quais os parâmetros ou restrições dentro dos quais você precisa trabalhar
para que o projeto seja bem sucedido?
Tenha a certeza que o seu objetivo inclua o alcance, quais ou quantas pessoas serão
afetadas e o cronograma. Considere a possibilidade de identificar critérios que determinarão
quando o projeto estará completo.
Partes do Projeto
Para o MS-Project um projeto típico possui três componentes básicas que definirão as
suas fases:
Tarefas
Marcos
Recursos

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Tarefas
As etapas necessárias para completar um projeto são chamadas tarefas. As tarefas
são executadas em uma seqüência determinada pela natureza do projeto. Algumas tarefas
ocorrem seqüencialmente, uma após a outra, ao passo que outras podem ocorrer
paralelamente.
Exemplos de tarefas:
Categoria do projeto Tarefas
Construção Fazer a terraplenagem no local
Entregar os materiais para a construção do telhado
Instalar sistema de segurança
Colocar asfalto no estacionamento
Desenvolvimento de produto Desenvolver especificações para os usuários
Escrever manuais
Testar uma receita para o mercado
Planejamento de uma viagem Contatar empresa de viagens
Selecionar opções de destinos de viagem
Fazer as malas
Marcos
Um marco representa um evento ou condição que marca a execução de um grupo de
tarefas relacionadas ou o término de uma fase do projeto. Quando você completa um grupo
de tarefas relacionadas, alcança um marco do projeto.
Exemplos de marcos:
Categoria do projeto Tarefas
Construção Canteiro de obras pronto
Telhado pronto
Sistema de segurança ligado
Estacionamento asfaltado
Desenvolvimento de produto Testes do produto
Especificações terminadas
Receita para fabricação
Inicio da Produção
Planejamento de uma viagem Empresa de viagem definida
Destino escolhido
Malas prontas
Recursos
Para executar uma tarefa, você precisa de recursos, os quais podem incluir pessoas,
equipamentos e instalações especiais necessárias à execução da tarefa. Como os recursos
raramente se encontram disponíveis 24 horas por dia, sete dias por semana,
freqüentemente você terá de levar em conta a sua disponibilidade. Não deixe de levar em
conta as variáveis, tais como programação de férias, duração da jornada de trabalho e
acesso a prédios e equipamentos.

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Importante também é definir os custos destes recursos. Os recursos no MS-Project
serão alocados as atividades. Pelo cálculo da formula do cronograma de recurso o MS-
Project utilizará o custo do recurso associado à tarefa para definir o custo da tarefa.
Exemplos de recursos:
Tipo do Recurso Nome do Recurso
Pessoas Diretor
Carpinteiro
Pedreiro
Programadores
Projetista
Engenheiro
Nome de determinados indivíduos
Equipamentos Computador
Impressora
Máquina de terraplanagem
Carro
Instalações Sala de reunião
Depósito
Sala de inspeção
Conhecendo o MS-Project
Porque usar o MS-Project?
O gerenciamento de projetos envolve muitas etapas. Um gerente de projetos deve
poder controlar todos os estágios do projeto desde o planejamento até a conclusão e a
criação de relatórios para análises. O MS-Project vem preencher este espaço atuando como
ferramenta de trabalho possibilitando que o gerente consiga planejar, organizar, controlar,
coordenar e comandar de forma rápida e eficiente.
Para Casarotto “um sistema de informações de projetos deve possuir as seguintes
características básicas:
Interligação das informações da WBS, PERT/COM, cronograma e orçamentos, de
modo que a alteração de determinada informação por meio de uma das
ferramentas citadas seja mantida também nas demais;
Sumarização das informações do nível operacional para os níveis superiores
gerando relatórios de controle com detalhamento compatível com os níveis de
decisão a que se destinam;
“Armazenamento das informações referentes aos documentos do projeto.”
O MS-Project é uma ferramenta de planejamento e organização para gerentes de
projetos, ele possui inúmeras ferramentas de uso fácil, mas também possui inúmeras
ferramentas para ajudá-lo nas suas tarefas complexas. O MS-Project é uma ferramenta de
planejamento para:
Organizar o plano e ajudá-lo a organizar os detalhes que devem ser feitos;
Agendar metas que devem ser alcançadas;

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Agendar as tarefas nas seqüências corretas;
Alocar recursos e custos e agendá-los de forma correta sem sobre alocá-los;
Fazer uma sintonia fina no plano satisfazendo o orçamento;
Preparar relatórios explicativos para os clientes, gerentes, trabalhadores e
fornecedores.
Uma vez que o trabalho tenha sido iniciado o MS-Project pode ajudá-lo em:
Acompanhar o progresso e comparar o "realizado" com o "planejado" para
verificar se tudo ficará dentro do orçamento e tempo;
Revisar o agendamento para acomodar mudanças não previstas;
Testar diversos cenários antes de mudar o plano;
Comunicar automaticamente os afetados por mudanças feitas no projeto e
solicitar feedback sobre os seus progressos;
Colocar atualizações instantâneas do seu projeto na Internet ou Intranet;
Produzir relatórios sobre o sucesso do projeto e sobre problemas que venham
afetando o mesmo.
Planejando com o MS-Project
1. Definição do Escopo dos Serviços
Inicialmente deve ser analisado o escopo dos serviços a serem detalhados no MS-
Project, atentando a melhor maneira para detalhamento visando à facilitação do controle.
Podemos detalhar as tarefas em um nível de detalhamento tal, que não necessitaremos na
maioria dos casos de controles paralelos para avanço físico dos serviços. Outra maneira
seria diminuir o nível de detalhamento visando o conjunto de tarefas, e termos controles
paralelos geralmente desenvolvidos em Excel para determinarmos o avanço.
Os controles são necessários, pois assim evitamos o “sentimento de campo”, sendo
que o objetivo é que o planejamento seja eficaz, eficiente e seja um “retrato” da realidade.
2. Conhecendo o MS-Project
A seguir, teremos uma noção de como podemos Planejar, Controlar e nos Organizar
com o MS-Project.
Telas / Menus do MS-Project

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Figura 1 – Menus do MS-Project
Acima a figura mostra a tela principal do MS-Project, onde:
Menu Principal e Barra de Ferramentas: É onde acessamos todos os comandos do
MS-Project.
Atalhos p/ Modos de Exibição: É um atalho do item do menu “Exibir”, onde
selecionamos qual o modo de exibição de dados queremos visualizar, por exemplo, Rede
Pert, Distribuição de Recursos, etc.
Exibição da Tabela de Dados: É onde cadastramos os dados do Planejamento do
MS-Project.
Gráfico de Gantt: É onde visualizamos a representação gráfica de nosso
cronograma, ou seja, a dependência entre as tarefas, tarefas críticas, margem de atraso,
etc.
3. Formatação do ambiente do MS-Project:
3.1. Definição dos Calendários.
Devemos definir os calendários em que nossas atividades e/ou recursos irão
trabalhar. Um desses calendários pode ser o calendário padrão do Projeto.
Preferencialmente esse calendário deve ser definido após a criação dos calendários das
tarefas.
Podemos criar calendários para recursos, tarefas específicas e calendários gerais
para o projeto. Devemos adotar uma regra geral para organização destes calendários
conforme segue:
Calendário da Tarefa Descrição do Calendário (Descrição dos Horários)
01 Administrativo – 08:00 as 12:00 – 13:00 as 19:00
02 Horário Administrativo com trabalhos aos sábados
03 Calendário 24 horas
Menu Principal e Barra
de Ferramentas
Exibição da
Tabela de Dados
Atalho para Modos
de Exibição
Exibição do
Gráfico de Gantt

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Para melhor visualização em relatórios, quanto menor for o espaço ocupado pelas
colunas utilizadas, maior será a quantidade de informações apresentada. Por esse motivo,
numerar os calendários é considerado uma “boa prática”.
Para criar novos calendários, selecione o menu “Ferramentas” > “Alterar Período
Útil”.
Faremos os calendários, aproveitando padrões já existentes no MS-Project,
alterando-os.
Figura 2 – Criação de Calendários
Após renomearmos a “cópia”, teremos um calendário, que deve ser editado, clicando-
se no botão “Semanas de Trabalho” > “Detalhes”, conforme exemplo abaixo:

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Figura 3 – Edição do Calendário
Quando a caixa estiver ativa, deve-se selecionar o período “não padrão”, clicar na
opção “Definir dia(s) para os períodos de trabalho específicos”, cadastrar os períodos, e
confirmar em “OK”.
Dessa forma, alteramos os períodos de trabalho para todos os dias, em todos os
anos. Assim, torna-se necessário colocarmos os feriados e algumas datas especiais, como
forma de restrição ao trabalho, clicando-se na ficha “Exceções”, conforme abaixo:
Figura 4 – Exceções nos Calendários

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Quando definimos exceções ao calendário, o MS-Project assume como padrão, que
esse dia definido, é um dia de folga. Caso não seja um período de folga, basta clicar em
“Detalhes” e colocar o período de trabalho, selecionando a opção “Definir dia(s) para os
períodos de trabalho específicos”, e cadastrando os períodos.
Tendo sido alterado o Padrão do MS-Project, que considera 8 horas/dia, temos
também que alterar esse padrão para que o MS-Project efetue o cálculo de datas
corretamente.
Para tanto, basta clicar em “Opções”, ainda na tela “Alterar Período Útil”, ou então
selecionando “Ferramentas” > “Opções”, na guia Calendário, conforme abaixo:
Figura 5 – Alterar funções do Calendário
3.2. Propriedades do Projeto
No menu “Projeto”, item “Informações sobre o Projeto”, devemos definir alguns
parâmetros antes de iniciarmos o cadastro das durações. São estes:
Data de Início do Projeto – Definição de quando o projeto deve iniciar;
Data de término do projeto – Calculada Pelo MS-Project;
Agendar a partir de – Pode ser definido o agendamento, tendo-se a data de início,
para o MS-Project calcular a data de término, ou ao contrário;
Data Atual - Campo onde se define a data atual – Pode ser utilizado em simulações;
Data de Status – Campo utilizado para colocar-se a data onde o MS-Project
atualizará seu Projeto.
A Figura abaixo, mostra como devemos efetuar o preenchimento dos campos das
“Informações sobre o Projeto”.

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Figura 6 – Informações sobre o Projeto
Calendário - Nesse campo, definimos o calendário padrão do projeto. Este será
utilizado para o cálculo das datas do projeto, em função das durações cadastradas.
Estas informações são básicas e indispensáveis para iniciarmos o detalhamento do
projeto.
Outras informações sobre o projeto podem ser definidas na caixa “Propriedades” no
menu “Arquivo”. Algumas informações importantes como, Título do Projeto, Gerente e
Empresa, podem ser definidas nessa caixa.
Figura 7 – Propriedades do Projeto

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4. Cadastro das Tarefas do Projeto
A tabela de entrada do Gráfico de Gantt é igual para a criação e edição das
atividades de um projeto. Essa tabela possui, além das colunas de Nome da Tarefa,
Duração, Início e Término, outras colunas que podem ser visualizadas rolando-se a barra de
rolagem inferior para a direita como: Predecessoras e Nomes de Recursos. Do lado
esquerdo da coluna Nome da Tarefa estão localizadas as colunas Anotações da Tarefa e
Identificação numérica da tarefa, conforme ilustrado na figura abaixo.
Figura 8 – Gráfico de Gantt
Abaixo seguem os passos para inserir as tarefas do Projeto.
Selecione uma célula na coluna Nome da Tarefa;
Digite o nome da tarefa;
Pressione ENTER, ou clique no botão localizado na barra de entrada.
Caso seja necessária a criação de uma tarefa entre tarefas já existentes, basta
selecionar uma atividade e apertar a tecla “insert” do teclado, que a tarefa se criará
imediatamente acima da tarefa selecionada.
As tarefas devem ser cadastradas numa seqüência lógica e seguindo uma EAP
previamente estabelecida, conforme veremos a seguir.
5. Estruturação das Tarefas
Em Gerenciamento de Projetos, uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês,
Work Breakdown Structure (WBS), também chamada de Estrutura de Decomposição do
Trabalho (EDT) é uma ferramenta de decomposição do trabalho do projeto em partes
manejáveis. É a estrutura em árvore exaustiva, hierárquica (do mais geral para mais
específica) de entregáveis (deliverables) e tarefas que precisam ser feitas para completar
um projeto.

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O objetivo de uma WBS é identificar elementos terminais (os itens reais a serem
feitos em um projeto). Assim, a WBS serve como base para a maior parte do planejamento
de projeto.
A WBS é uma ferramenta bastante comum. Várias resoluções de trabalho do governo
dos Estados Unidos têm como requerimento uma WBS.
A WBS não é criada apenas para o gerente do projeto, mas para toda a equipe de
execução do projeto.
A EAP do Projeto é uma síntese estrutural do projeto, ou seja, a divisão das
atividades em níveis que permitam o controle. Assim, a EAP é a primeira ferramenta de
Gerenciamento do Projeto.
A EAP pode ser representada por um diagrama, onde visualmente é possível
observar uma síntese da divisão de atividades.
A figura abaixo apresenta um diagrama da EAP.
Figura 9 – Diagrama da EAP – Exemplo genérico
Em Gerenciamento de Projetos, a EAP é uma ferramenta de decomposição do
trabalho do projeto em partes.
Para se efetuar a estruturação do Projeto no MS-Project, selecione as tarefas em que
se deseja formar um Grupo. A tarefa imediatamente acima do grupo selecionado será o
resumo das atividades selecionadas. Selecione no menu “Projeto” e depois “Estrutura de
tópicos”. Ele mostrará um submenu onde selecionaremos a forma de recuo que queremos
( ). Desta forma, as tarefas de resumo serão exibidas, conforme figura a seguir.

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Figura 10 – Estrutura de Tópicos do Projeto
Para facilitar a visualização dos Níveis da EAP de seu projeto, podemos inserir uma
coluna chamada EDT (Estrutura de Decomposição do Trabalho), conforme figura acima.
Para inserir uma coluna, basta clicar na coluna a direita de onde a mesma deverá ser
inserida e apertar a tecla “Insert” no teclado ou, no menu, clicar em “Inserir” e depois em
“Coluna”, e procurar na listagem a coluna EDT.
6. Definição do Relacionamento entre Tarefas
A criação do planejamento de um projeto envolve, além de listar tarefas e estimar
durações, determinar o relacionamento entre essas tarefas. É difícil imaginar um projeto
onde não exista o relacionamento entre as tarefas ou, ao menos, entre algumas tarefas.
O MS-Project permite a criação desses relacionamentos usando funções específicas
para cada tipo de relacionamento. Assim, permite definir que, por exemplo, uma tarefa só
iniciará após o término de outra, entre outros tipos de relacionamentos. Na medida em que
vamos estabelecendo esses relacionamentos, as barras do Gráfico de Gantt deixarão de
ficar alinhadas pelo começo ou pelo término das mesmas e o planejamento começará a
tomar sua forma final.
6.1. Tarefas Predecessoras e Sucessoras
Tarefa predecessora é a tarefa cuja data de início ou término determina a data de
início ou término da respectiva tarefa sucessora.
Tarefa sucessora é a tarefa cuja data de início ou término é condicionada pela tarefa
predecessora correspondente.

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Quando estabelecemos um vínculo entre tarefas, o Gráfico de Gantt mostra uma linha
interligando a predecessora à sucessora, como padrão. É possível omitir essa linha como
será visto posteriormente.
6.2. Tipos de Dependência entre Tarefas
Existem quatro tipos de dependência entre tarefas:
a) Término a início (TI): a tarefa “B” não pode iniciar até que a tarefa “A” tenha
terminado.
b) Início a Início (II): A Tarefa “B” pode iniciar juntamente com o início da Tarefa “A”.
c) Término a Término (TT): A Tarefa “B” pode terminar juntamente com a tarefa “A”.
d) Início a Término (IT): A Tarefa “B” pode terminar antes do Início da Tarefa “A”.
Devemos elaborar um cronograma com todas as tarefas “amarradas”, ou seja, com
dependência, seguindo uma seqüência lógica, para que durante o acompanhamento não
haja problemas no agendamento da tarefa e para uma programação diária dos serviços bem
realista.
Concluída vinculação de todo o projeto, teremos, conseqüentemente, a data de
término do Projeto.
6.3. Formas de Relacionar as Tarefas
O MS-Project possibilita inúmeras formas de se efetuar o relacionamento entre as
tarefas, das quais podemos destacar a seguir:
a) Pelo Gráfico de Gantt – Essa é a forma mais simples de se efetuar a ligação
entre as tarefas, sendo conseqüentemente, a mais utilizada.
Para proceder, basta digitar na coluna “Predecessoras” o número da tarefa
predecessora à tarefa em questão, conforme figura abaixo.

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Figura 11 – Relacionamento entre as Tarefas
b) Através da barra de ferramentas usando os botões .
Para proceder, basta selecionar as tarefas em que se deseja ligar (ou desfazer o
link), e clicar nos botões.
c) Através o Menu principal.
Para proceder, basta selecionar no menu “Projeto” e depois “Informações sobre a
tarefa” (Shift F2). Ao aparecer a caixa de diálogo, selecione a ficha “Predecessoras” e
digite a(s) tarefa(s) predecessora (s) da tarefa selecionada, selecionando nesse caso,
inclusive o tipo de ligação e a latência desejada entre elas, conforme figura abaixo.
Figura 12 – Ligações entre Tarefas através das Informações sobre a tarefa

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6.4. Rede PERT
Uma boa maneira de verificar a amarração do cronograma é o Diagrama da Rede
Pert.
Nos atalhos para Modos de Exibição, selecione “Diagrama de Rede”. Veremos a
representação gráfica do seqüenciamento realizado no modo de exibição Gráfico de Gantt.
Após selecionarmos o modo de exibição Diagrama de Rede, o MS-Project nos
mostrará a forma com que ele, automaticamente, posiciona as “caixas” do diagrama.
Esse posicionamento automático, geralmente dificulta a visualização exata do
seqüenciamento das atividades. Nesse caso, a única forma de podermos mostrar a
seqüência de forma mais clara, seria realizando o posicionamento manual das caixas.
Para que isso seja feito, selecione no menu, a função “Formatar”, e depois selecione
“Layout”, clique com botão direito do Mouse, na parte branca do gráfico.
Após a visualização do “Layout”, na parte superior, selecione a opção “Permitir
posicionamento manual de caixa”. Assim, as caixas poderão ser movimentadas, de forma
a possibilitar uma visualização das ligações efetuadas, conforme figura a seguir:
Figura 13 – Modo de exibição do Diagrama de rede e como alterar suas propriedades
Caso seja necessário, podem ser realizadas novas ligações ou até retirar ligações por
esse modo de exibição, conforme figuras abaixo.
Vincular atividades – basta clicar na atividade predecessora, segurar e arrastar o
mouse até sua sucessora.
Desvincular atividades – desvincular atividades (ou alterar o tipo de ligação), no
modo de exibição “Diagrama de rede”, dê um duplo clique na linha (seta) de ligação, e
efetue a alteração desejada.

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7. Restrição de Datas:
No MS-Project, a padronização do Software, coloca todas as atividades para
acontecerem “O Mais Breve Possível”, ou seja, quando você tem uma ligação entre
atividades do tipo “TI”, a tarefa sucessora inicia imediatamente após a conclusão de sua
predecessora. Caso não haja ligação alguma, a tarefa assume a data mais cedo possível,
que no caso, seria a data de início do Projeto.
Assim sendo, o MS-Project nos possibilita restringirmos as atividades da seguinte
forma:
Deve Iniciar em – define-se quando a atividade deve iniciar;
Deve Terminar em – define-se quando a atividade deve concluir;
Não iniciar antes de – não pode iniciar antes da data definida;
Não terminar depois de – não pode terminar após a data definida;
O mais breve possível – padrão do MS-Project;
O mais tarde possível – pode terminar juntamente com a conclusão do
Projeto.
Para que se proceda a restrição de uma atividade, existem duas formas básicas:
a) Definindo-se a data diretamente no Gráfico de Gantt.
Para definir diretamente na tabela de dados do Gráfico de Gantt, basta digitar a
data no campo de data.
O MS-Project assume como padrão, as seguintes condições:
Campo “Início” – quando se digita a data nesse campo, automaticamente o MS-
Project assume que não se pode iniciar antes da data pré-definida, ou seja, “Não iniciar
antes de”.
Caso seja digitado na coluna “Término”, ele assume a condição “Não terminar
Antes de”.
Isso pode ser verificado, apenas passando o Mouse sobre o ícone que aparecerá
na coluna de Indicadores, conforme figura abaixo.
Figura 13 – Visualização do tipo de restrição através do Gráfico de Gantt
b) Definindo-se o tipo de restrição através da caixa “informações sobre a
tarefa”
Caso a restrição que se deseja, seja diferente do Padrão adotada pelo MS-Project,
pode-se selecionar a(s) tarefa(s) que se deseja alterar o tipo de restrição, e no menu
principal, selecionar “Projeto”, depois “Informações sobre a tarefa” e na ficha
“Avançado”, alterar o tipo de restrição da tarefa, conforme figura abaixo.

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Figura 14 – Tipo de restrição através do quadro de Informações sobre a tarefa
8. Formatação do Gráfico de Gantt
No MS-Project, usaremos o seu assistente para a formatação do gráfico de Gantt.
Para uma melhor visualização do projeto vamos formatar o gráfico para mostrar a
“Linha de Base”, “Tarefas”, “Caminho Crítico”, “Margem de Atraso” e seus respectivos
andamentos.
Para acessar o assistente de formatação do Gráfico de Gantt clique no menu
“Formatar” e em seguida “Assistente de Gráficos de Gantt”, ou no botão na barra de
ferramentas.
Abaixo mostraremos algumas das etapas principais para a formatação.
Caixa “Assistente Gráfico de Gantt”
Etapa-2
Nesta etapa selecionaremos a opção
“Gráfico de Gantt Personalizado”, para
que possamos definir as informações que
desejamos visualizar.
Em cada passo a seguir, coloque o padrão
da tabela acima, clique em avançar para
prosseguirmos para a próxima etapa.
Caixa “Assistente Gráfico de Gantt”
Etapa-8
Nesta opção, optaremos para que sejam
mostradas a “Linha de Base” e “Margem de
atraso” de cada tarefa do cronograma.
Lembramos, que nas etapas anteriores já
optamos por mostrar tarefas críticas e não
críticas e formatamos os seus estilos, bem
como, as tarefas de resumo.

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Neste tópico referenciamos as principais etapas para a formatação do Gráfico de
Gantt, sendo o assistente auto-explicativo. O usuário pode definir o que melhor se enquadre
na situação encontrada, aplicamos aqui as opções convencionais para análise do Gráfico de
Gantt.
Existem outras formas de se formatar os gráficos, como por exemplo:
No menu Principal, selecionando a opção “Formatar”, e depois clicando em
“Estilos de barra”.
Duplo clique na área branca do Gantt mostrará a caixa “Estilos de Barra”, onde
podemos alterar ou criar novos formatos, conforme a seguir.
Figura 17 – Formatação dos Estilos de Barra
9. Cadastramento de Recursos (Nomes de Recursos, Iniciais, Etc.)
9.1. Cadastrando Recursos
Mesmo podendo ser cadastrado posteriormente, no MS-Project, o Cadastramento dos
Nomes dos Recursos, deverá ser efetuado no modo de exibição “Uso do Recurso” de
forma a torna-se mais fácil seu uso, pois, uma vez feito, basta descer a barra de rolagem e
escolher o recurso desejado.
Para a inserção dos mesmos, devemos abreviar a descrição dos recursos, e criar
uma coluna de texto, onde colocaremos a descrição do recurso.
Seguem abaixo alguns exemplos de nomes de recursos que podemos utilizar.
Essa situação facilita a exibição dos recursos alocados para cada tarefa, no Gráfico
de Gantt, quando da elaboração de algum relatório.

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Para facilitar a visualização e o cadastramento dos recursos, o ideal é criarmos
algumas colunas para podermos ter o controle dos mesmos, conforme abaixo.
Nome do recurso – nome resumido do recurso;
Texto 1 – descrição do recurso;
Pico – pico de recurso apresentado, em função da alocação;
Unidades Máximas – limitador do recurso, para nivelamento;
Taxa Padrão – custo do recurso por hora;
Custo – custo do recurso no Projeto (trabalho x taxa hora padrão).
Figura 18 – Modo de exibição do Uso do Recurso
Os recursos também podem ser inseridos de outras formas, conforme abaixo.
Através do Botão “Atribuir recursos” ( ) na barra de ferramentas;
Através da Caixa “Informações sobre a Tarefa” ( ), no menu Projeto (ou
duplo clique na tarefa).
9.2. Calendários de Recursos e Tarefas
Relembrando o tópico de “Calendários”, não devemos esquecer que, como Padrão do
MS-Project, os calendários são atribuídos aos seus recursos, e não às Tarefas.
Como regra para nosso exercício, os calendários serão atribuídos às TAREFAS. Para
que o MS-Project efetue os cálculos, de acordo com o que decidimos, deve ser informado,
para cada tarefa, na guia “Avançado” na caixa “Informação sobre a tarefa”, a opção “O
Agendamento Ignora Calendário de Recursos”.
Caso se deseje que o calendário dos recursos seja “mandatório” no projeto (padrão
MS-Project), basta efetuar o processo acima, inversamente, inserir uma coluna “Calendário
Base”, e atribuir um calendário para cada tipo de recurso.
10. Definindo Custos para o Projeto
10.1. Custo do recurso
É o custo calculado com base na taxa de pagamento especificada para um recurso.
Para recursos de trabalho (mão de obra e equipamentos) temos:
Taxa padrão – para serviços realizados em horário normal como, por exemplo, o
valor salarial do pedreiro (já inclusos encargos sociais e trabalhistas no caso de mão de
obra).
Ex.: custo do pedreiro – R$ 6,00/h.

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Taxa de hora extra – para serviços realizados em regime horário extraordinário (já
inclusos encargos sociais e trabalhistas no caso de mão de obra).
Ex.: custo do pedreiro em horário extra – R$ 9,00/h.
Para recursos de materiais temos:
Custo unitário do material – que representa o valor unitário do material em sua
forma de medição.
Ex.: Areia – R$ 45,00/m³.
10.2. Entrada de Custos no MS-Project
Para padronizarmos a entrada de dados para cálculo do custo, vamos adotar como
padrão à “Planilha de Recursos”, acessada através do menu “Exibir”.
Na planilha vamos inserir os seguintes campos, caso os mesmos não estejam
disponíveis, conforme abaixo.
Figura 19 – Formatação da tabela de custos
Nome do Recurso – coluna com nome adotado para o Recurso;
Texto 1 – coluna da descrição dos recursos, podendo ser renomeada.
Tipo – tipo do recurso inserido. Pode ser de trabalho (recursos x horas) ou material.
Para um recurso material, use esse campo para indicar um custo que incorreu uma única
vez independentemente do número de unidades.
Unidade do material – unidade para o material, caso o recurso cadastrado seja de
um “material”.
Unidades Máximas – unidades de recursos limitadas pelo Planejador ao projeto.
Taxa Padrão – neste campo é inserido o valor por hora do Recurso.
Custo/Uso – campo Custo por uso inserir o custo de um recurso de trabalho se este
cobrar uma taxa fixa, em vez de (ou além de) uma taxa variável ou por hora.
Custo da Linha de Base – campo para visualizar o custo previsto do recurso.
Custo – campo da planilha para visualizar o custo calculado do recurso.
Custo Restante – campo para visualizar o custo restante do recurso.
Variação de Custo – campo para visualizar a variação entre o previsto e o real do
custo do recurso.
Depois de formatada a tabela, iremos orçar cada recurso. Vamos digitar um valor no
campo taxa padrão do recurso desejado, automaticamente o software calcula o custo do
mesmo pela quantidade de homem hora previsto, sendo que podemos visualizar o custo de
uma a uma, no total, por fase do projeto ou o acumulado de horas para o recurso. Se

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necessitarmos inserir uma taxa por uso para o recurso, ou seja, cada vez que atribuímos um
recurso a uma tarefa, basta digitarmos um valor no campo custo por uso, por exemplo:
Ex.: Temos um recurso que custa R$ 10,00 por hora. Cada vez que o
requisitamos no projeto, existe uma taxa de mobilização de R$ 100,00, se o mesmo
for requisitado no cronograma duas vazes com 10,00 horas de trabalho em cada vez
seu custo ficaria (20,00 horas * R$ 10,00 / hora) + (2 (Requisições) * R$ 100,00 /
Mobilização) que sairia igual a R$ 400,00 o custo previsto para o mesmo.
10.3. Analise dos Custos do Projeto
O método para análise de custos do cronograma é semelhante ao acompanhamento
físico, pois quando atualizamos o projeto automaticamente são calculados os custos reais,
custos restantes, variações de custo, etc.
Podemos analisar os custos por tarefas, bastando estar no modo de exibição de
tarefas e mudar a tabela de dados para custo ou personalizarmos uma para uso, ou
analisarmos no modo recurso na “Planilha de Recursos” personalizada como mostrado na
figura 19.
Devemos lembrar que o MS-Project calcula as horas efetivamente trabalhadas de um
projeto e não as horas a disposição, mobilização, etc., uma sugestão para cálculo real do
custo direto, é obtermos o Pico pelo período total do Projeto e calcularmos o custo efetivo
numa planilha em Excel.
11. Utilidades para o Detalhamento de Tarefas no MS-Project
11.1. Tipo de Tarefa
O MS-Project considera três variáveis para compor a fórmula de trabalho.
Trabalho Fixo – quantidade total de horas previstas ou necessárias de um ou mais
recursos (mão de obra ou equipamentos) para a conclusão de uma tarefa.
Ex.: são necessárias 120h de Pedreiro para a execução da tarefa Alvenarias.
Duração Fixa – período de tempo previsto ou necessário para a conclusão de uma
tarefa.
Ex.: está prevista duração de 15 dias para a execução da tarefa Alvenarias.
Unidades Fixas – quantidade de recurso (mão de obra ou equipamento) prevista ou
necessária para a conclusão de uma tarefa.
Ex.: será necessário alocar 1 pedreiro (8h/dia) durante 15 dias para a
execução da tarefa Alvenarias (8h/dia x 15d => 120h do Pedreiro).
IMPORTANTE: A melhor opção para nossa situação é a “Unidades Fixas”, pois nós
definimos os recursos iniciais e ajustamos a duração da tarefa, e automaticamente o MS-
Project irá calcular Homem Hora (Hh) para a tarefa. Isso pode variar dependendo da forma
com que o Projeto seja estruturado.
11.2. Durações Especiais e Outros
a) Duração Decorrida
Em certos casos, como tarefas operacionais, curas, secagens, tarefas fictícias,
necessitem de durações que não respeitem a nenhum calendário e que sejam de tempo
corrido para esses casos usaremos na digitação a letra “d”, que significa decorrido(s).

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Quando colocada depois da duração, o MS-Project entende que esta duração é
constante e não respeitará o calendário da tarefa e ou do projeto.
Ex.: 24dd (24 dias decorridos), 10hd (10 horas decorridas), etc.
b) Micro detalhamento da tarefa
Para facilitar o entendimento durante as programações de serviços diários e definir
melhor o nível de informação para o executante do cronograma, devemos detalhar as
tarefas com quantitativos, diâmetros, desenhos de referência, quantidades, especificações
técnicas, etc. e para auxilio deste detalhamento também temos o campo “Anotações”, que
nele além de textos podemos também inserir figuras, desenhos de CAD e outros.
c) Controlada pelo Empenho
Na guia “Avançado” na caixa “Informações sobre a tarefa”, devemos desmarcar a
opção “Controlada pelo empenho”, caso esta opção esteja selecionada o MS-Project
entende que mesmo que seja alterada a duração ou recurso de uma tarefa o seu empenho
(trabalho total) é o mesmo para execução da tarefa.
Figura 20 – Cálculo do MS-Project
Ex.: Você tem uma tarefa para criar um conjunto de desenhos arquitetônicos
com uma duração de quatro semanas, que é o tempo que um projetista levaria para
concluir a tarefa. Como a tarefa é controlada pelo empenho, você atribui quatro
projetistas à tarefa e o MS-Project agendará a tarefa para ser concluída em uma
semana. Nesse caso, você clica em Sim no campo “Controlada pelo empenho”. Mais
tarde, você agenda uma semana para que o cliente revise os desenhos. Como você
deseja agendar uma semana independentemente do número de clientes que revisarão
os desenhos, no campo Tipo, clique Não no campo Controlada pelo Empenho.
d) Marco
Também podemos definir a tarefa como etapa, ou seja, a tarefa será representada
como um losango no Gráfico de Gantt indicando ser uma etapa. É útil em fase de
planejamento quando não temos definições especificas para o planejamento da tarefa ou
caso haja em nosso cronograma interferência com terceiros não detalhadas em nosso
cronograma.

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e) Prazo Final
Outra definição útil é para as tarefas críticas ou potencialmente críticas, definirmos
sua data de término para que o MS-Project nos alerte no Gráfico de Gantt a sua data
máxima de término. Na guia “Avançado” das “Informações da tarefa”, digite seu prazo
final no campo “Prazo Final”, subitem “Restringir Tarefa”, importante lembrar que esta data
é informativa e não irá criar nenhuma restrição para a tarefa. Diferente de gerarmos “Tipo de
Restrição para Tarefa” na mesma guia “Avançado”, que irá interferir diretamente no
agendamento das tarefas.
f) Gerando Informações para Filtro
Na tabela de “Entrada”, onde iniciamos o detalhamento do cronograma, devemos
alimentar os campos de Texto/Número (30 campos cada), com informações que facilitem a
geração de filtros futuros que serão usados na “Programação de Serviços”, e outros
necessários para acompanhamento. Por exemplo, podemos separar o cronograma por
supervisores, encarregados, área, contrato, ou seja, informações que identifiquem as tarefas
por grupo que facilitem a geração de filtros.
g) Prioridades da Tarefa
No MS-Project podemos definir prioridades as tarefas, conjunto de tarefas, para que
possamos usá-las no nivelamento de recursos. Estas opções podem ser definidas nas
“Informações das Tarefas”.
As prioridades de tarefas indicam qual a facilidade de adiamento das tarefas no
nivelamento dos recursos, quanto maior o número da prioridade maior é o peso da tarefa,
podemos classificá-las entre 0 a 1000.
Lembramos que se usada prioridades em tarefas devemos padronizar o nível de peso
entre elas, sugiro criar escalas de prioridade, como exemplo:
0 – Não Críticas, não interferem no prazo do cronograma;
500 – Potencialmente Críticas, podem interferir diretamente no prazo do
cronograma;
1000 – Críticas, interferem diretamente no prazo do cronograma.
Um caso típico que poderíamos usar prioridades seria um planejamento de
tubulações, pois como geralmente não existe uma seqüência lógica na fabricação e
montagem, poderíamos priorizar tarefas para a montagem no campo, ou fabricação na
oficina a modo de gerenciar as etapas críticas do projeto.
As prioridades podem ser definidas através da Opção “Informações da Tarefa”, na
Ficha “Geral”.
As informações contidas neste tópico visam elaboração de um cronograma.
Não são regras, e nem contemplam todas as opções, abordando somente algumas
opções necessárias para a elaboração de um cronograma.
12. Nivelamento de Recursos
Após a conclusão de todo cadastramento de atividades, restrições, etc., o Projeto,
mostrará uma quantidade de recursos quase sempre “desnivelada”, o que, na maioria dos
casos, implicaria em uma contratação de mão-de-obra em grande quantidade nos primeiros
dias de execução, e alguns picos no decorrer da obra.
Porém, uma vez que se tem um prazo pré-definido, pode-se otimizar estes recursos,
mantendo-se o mesmo prazo. Isso pode ser feito “nivelando-se” os recursos cadastrados, ou
seja, manter o mais uniforme possível a utilização destes recursos, para que a contratação

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dos mesmos seja para toda a obra, ou pelo menos em boa parte dela, otimizando-se,
conseqüentemente, os custos da obra.
Conforme mencionado acima, essa opção é extremamente necessária na elaboração
de um empreendimento. Para tanto, devemos efetuar conforme segue:
Na barra de “Ferramentas”, selecione “Redistribuir Recursos”, e marque as opções
conforme figura abaixo.
Figura 21 – Nivelamento de Recursos
Após a seleção acima, clique no botão “Redistribuir Agora”.
Solucionando Superlocações: Na caixa de seleção “Ordem de Redistribuição”,
podemos selecionar a prioridade para cálculo no Nivelamento, ou seja, o MS-Project para
calcular e nivelar, primeiramente identifica as prioridades das tarefas (quando colocadas, no
nosso caso são todas iguais), Dependências, Restrições, margem de atraso. Nesta caixa
podemos mudar a ordem com que as tarefas serão divididas e/ou atrasadas para cálculo do
nivelamento. Usaremos a definição “Padrão”. As marcações abaixo da “Ordem de
Redistribuição” influem diretamente no cálculo como veremos abaixo:
“Redistribuir somente dentro das margens de atraso permitidas”: Neste
caso, que será o nosso Padrão, o nivelamento é feito respeitando a data de
término do projeto, quando marcamos somente esta opção após o cálculo
ainda podem aparecer superlocações no nivelamento, que devem ser
ajustadas verificando a seqüência dos serviços ou a necessidade de mais
“Unidades Máximas”.
“A Redistribuição pode ajustar atribuições individuais de uma tarefa”:
Este item pode ajudar a resolver problemas de superlocações no Nivelamento,
quando marcada, redistribui na tarefa o recurso superlocado, não afetando os
demais, mas também pode nos causar transtornos, pois atrasa as atribuições
do recurso superlocado podendo interferir diretamente no prazo da tarefa.
“A Redistribuição pode criar divisões no trabalho restante”: Esta opção se
marcada permite que o MS-Project divida tarefas e até recursos para resolução
de superlocações, também interfere diretamente no prazo da tarefa.

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Botão “Redistribuir Agora”: clique para iniciar a redistribuição dos recursos quando
já estiver configurado o cálculo do mesmo.
Botão “Limpar Redistribuição”: este botão limpa toda redistribuição, ou seja, todo
cálculo executado no nivelamento.
13. Salvar Linha de Base
13.1. O que é uma linha de base?
Uma linha de base é um conjunto de estimativas-chaves originais sobre o projeto.
Esse conjunto consiste nas estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e
custos inseridos no plano do projeto.
13.2. Por que devo criar uma linha de base?
A linha de base é essencial para controlar o andamento. As estimativas originais que
ela contém são pontos de referências permanentes, com os quais você poderá comparar as
informações atualizadas sobre tarefas, recursos, atribuições e custos, inseridas durante o
projeto, incluindo as informações reais registradas. Alguns exemplos dessas informações
são as durações reais das tarefas, os custos dos recursos divididos em fases e o trabalho
concluído em uma atribuição.
Se você criar uma linha de base, poderá controlar o andamento exibindo as variações
entre as estimativas da linha de base e os dados agendados. Por exemplo, se você estimar
o custo de uma tarefa em R$ 50,00, mas registrar um custo agendado de R$ 60,00, a
variação de custo será de R$ 10,00. Monitorando as variações regularmente, você poderá
tomar medidas para garantir que o projeto não se afaste de suas estimativas originais. No
entanto, observe que você só poderá exibir as variações dos itens para os quais inseriu
estimativas da linha de base.
Por exemplo, se você não inserir os custos dos recursos antes de salvar uma linha de
base, não poderá exibir as variações de custo dos recursos.
13.3. Quando devo criar uma linha de base?
Teoricamente, você cria uma linha de base após concluir e ajustar o plano do projeto.
Como a linha de base fornece pontos de referência com base nos quais você compara o
andamento real do projeto, ela deve incluir suas melhores estimativas para a duração das
tarefas, as datas de início e de término, os custos e outras variáveis do projeto que você
deseja monitorar.
Informações da linha de base que constantemente diferem dos dados atuais indicam
que o seu plano original não está preciso. Normalmente, essa diferença ocorrerá se o
escopo ou a natureza do projeto tiver sido alterada. Você poderá modificar ou refazer a linha
de base a qualquer momento durante o projeto, se os interessados no projeto concordarem
que a diferença justifique isso.
13.4. O que o Microsoft Project faz com os dados da linha de base?
Quando você salva uma linha de base, o MS-Project salva os dados dessa linha
como parte do arquivo do projeto. A linha de base não é um arquivo separado. Por exemplo,
quando você salva uma linha de base, o MS-Project copia as informações dos campos Início
e Término para os campos Início da linha de base e Término da linha de base. Você pode
modificar os dados da linha de base para acomodar as alterações efetuadas no projeto,
como, por exemplo, a combinação, adição e exclusão de tarefas. Também pode remover

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todos os dados limpando a linha de base, se, por exemplo, o projeto tiver terminado e você
desejar usar o plano do projeto como modelo para um projeto futuro.
13.5. Como criar uma linha de base?
Para se executar o comando de se “Salvar a Linha de Base”, deve selecionar o item
“Ferramentas” > “Controle” > “Definir linha de Base”. Feito isto, você poderá salvar a
linha de base para o projeto inteiro, ou apenas para algumas tarefas, se selecionadas, caso
seja necessário.
Figura 22 – Salvar Linha de Base
Você também poderá salvar um “Plano Provisório”, ou seja, outro parâmetro de
comparação, que poderá ser utilizado em casos de simulações do cronograma. Neste caso,
você terá novos “Início e Término”, que serão identificados pelas colunas Início1 e Término1,
e assim, sucessivamente, quando se necessitar o salvamento de outros planos provisórios.
Após esse processo, seu projeto pode ser considerado PRONTO PARA INICIAR
14. Etapas essenciais do Planejamento no MS-Project
Neste curso básico de MS-Project, deveremos seguir uma estrutura simples, mas
eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, são apresentadas as etapas essenciais para que
se possa elaborar o escopo do projeto no MS-Project. Durante o curso, cada etapa abaixo
foi definida utilizando o software.

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Figura 23 – Etapas essenciais do Planejamento
15. Curva de Avanço Físico - Curva “S”
O MS-Project, não possui nenhum relatório gráfico que represente uma curva de
avanço físico, mas fornece os dados para a elaboração do mesmo. Utilizaremos o software
Excel para elaboração de uma planilha e gráfico de avanço físico, migrando dados do MS-
Project.
15.1. Formatando a Tabela “Uso da Tarefa”
Depois de concluído o Projeto, teremos toda a carga de trabalho do mesmo, divididos
na sua EAP. Na tabela “Uso da Tarefa”, exibida através do menu “Exibir” > “Uso da
Tarefa”, visualizamos a carga de trabalho e a partir daí poderemos gerar a Curva de Avanço
Físico.
Figura 24 – Uso da Tarefa

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No exemplo acima, observe que o Gráfico exibido ao lado da tabela esta configurado
em meses, na escala maior e anos na escala menor. O Mesmo mostra mensalmente os
valores de Homem/Hora (Trabalho) na linha da tabela correspondente ao resumo do projeto.
Para transporte destes dados para a planilha que iremos formatar em Excel, basta
selecionar com o mouse os campos com homem hora na parte gráfica (amarela) do projeto,
clicar no menu “Editar”, em seguida “Copiar”.
15.2. Formatação de Planilha para Curva “S” no Excel
Nesta etapa, vamos elaborar uma Curva “S” em Excel, sendo que em uma destas
pastas devemos colar os dados da curva “S”.
Figura 25 – Curva “S” em Excel
Assim que formatarmos a planilha como os campos acima, devemos elaborar as
formulas, para que o processo de atualização do gráfico seja automatizado.
Abaixo descrevemos as fórmulas e campos da planilha:
Linha 1 – Rótulos da Planilha: Período equivalente ao mesmo período da tabela do
MS-Project.
Linha 2 – Previsto mês (Hh): Neste campo vamos colar os dados referente a linha
resumo do Projeto, conforme item 15.1. Quando os dados forem colados, serão
transportados juntamente com o Hh o símbolo ”h”, para removê-los de uma forma rápida
selecione a linha colada e clique no menu “Editar” > “Substituir” e substitua os símbolos por
espaço, automaticamente o Excel irá reconhecer os dados como número para cálculo.
Linha 3 – Acumulado (Hh): Esta linha apresenta a soma acumulada do Hh previsto.
Linha 4 – Previsto (%): É o percentual Previsto calculado em relação à Célula Total
de Hh.
Linha 5 – Acumulado (%): Esta apresenta a soma acumulada do Previsto em %.
Linha 6 – Realizado (Hh): É a realização, mês a mês conforme apresentado no item
15.1, copiado e colado nessa linha. Desta forma, é apresentada a referência da produção,
importante para análise do andamento dos serviços.
Linha 7 – Real Ac. (Hh): Esta linha apresenta a soma acumulada célula a célula do
Hh realizado.
Linha 10 – Hh Projetado: Nesse campo, deve ser alimentada a quantidade de Hh
(trabalho) projetado.
Em função de podermos ter alterações quando da atualização do Projeto, esse valor
conseqüentemente será alterado, devendo sempre ser alimentado na planilha para que seja
efetuado o cálculo do Percentual Realizado.

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Para a elaboração do gráfico usaremos o assistente do Excel, que deverá gerar o
gráfico em outra planilha, como forma de facilitar nosso trabalho.
Abaixo, apresentamos um modelo de curva “S”.
Figura 26 – Gráfico da Curva “S” em Excel
16. Programação de Serviços
Para elaboração da programação diária de serviços, utilizaremos uma tabela
específica para a programação, filtro e formataremos um relatório personalizado para este
fim. Na programação devemos colocar o maior número de informações para o executante,
lembrando que ela é a base para atualização de nosso cronograma.
a) Formatação da Tabela para Programação Diária
Para a elaboração da tabela da programação utilizaremos os mesmos passos e
criaremos uma tabela que deve conter no mínimo os seguintes campos:
Figura 27 – Tabela para programação diária
Para Criação da tabela, devemos proceder conforme abaixo:
Selecione no menu, a opção “Exibir” > “Tabela: Entrada“ > “Mais Tabelas”.
Na seqüência, devemos criar uma cópia da tabela “Entrada”, conforme figura abaixo:

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Figura 28 – Criar tabelas
Aplicando-se a tabela, teremos a mesma “vinculada” ao modo de exibição “Gráfico de
Gantt”, que pode ser alterado selecionando-se novamente no menu, a opção “Exibir” >
“Tabela” e depois clique na tabela desejada.
b) Elaboração de Filtro para a Programação
Nesta etapa vamos elaborar um filtro interativo para que possamos emitir a
programação de serviços, juntamente com a tabela acima criada.
Para a lógica do Filtro, iremos criá-lo baseado nos seguintes critérios:
Definição do intervalo no qual se deseja que os programados serviços sejam
executados, da “data atual” até a data que se deseja que apareçam os
serviços programados.
Deverão constar TODAS as tarefas que “NÃO FORAM CONCLUÍDAS”.
Estes filtros são gerados a partir do menu “Projeto” > “Filtros para: ...” > “Mais
filtros” conforme figura abaixo.
Figura 28 – Criar filtros

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c) Formatação do Relatório para Programação de Serviços.
Neste tópico formataremos um relatório personalizado do MS-Project, para
elaboração da programação de serviços.
Para acessar as opções de relatório do MS-Project, clique no menu “Relatório” >
“Relatórios”, abaixo definimos as etapas básicas e as principais funções a serem definidas
para a elaboração de um relatório.
Caixa “Relatórios” – Menu
“Exibir” > “Relatórios”
Nesta caixa há varias opções de
relatórios. Para nosso estudo,
selecionaremos a opção
“Personalizados” clicando em
seguida no botão “Selecionar”.
As outras opções de relatórios
fornecem dados que podem
ajudar na análise do
planejamento, dão informações
sobre tarefas, custos, carga de
trabalho, recursos, etc.
A seguir, temos as etapas a partir da opção de relatórios personalizados, sendo que o
usuário tem aqui uma sugestão podendo optar por suas próprias definições.
Caixa “Relatórios Personalizados” –
Caixa “Relatórios” > “Personalizados”
Nesta caixa há varias opções pré-
definidas de relatórios personalizados.
Optaremos por criar um novo relatório,
clicando no botão “Novo”.
As outras opções desta caixa são para
edição dos relatórios pré-definidos.
Caixa “Definir Novo Relatório”
Ao clicarmos no botão “Novo”, visualizamos a
caixa ao lado onde optaremos por um novo
relatório de tarefas.
As outras opções de relatório desta caixa são
para relatórios voltados para recursos,
calendários, etc.

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Caixa “Relatório da Tarefa” – Pasta
“Definição”
Esta caixa é dividida em 03 pastas onde:
Definição: Definições básicas do relatório,
aqui definimos a tabela e filtro já elaborados
anteriormente para a programação.
Detalhes: Definições de formação do relatório.
Classificar: Nesta pasta definimos a ordem de
classificação do relatório, sendo que temos até
03 opções para classificação.
As opções da Pasta “Definição” são:
Nome: Insira o nome do relatório, em nosso caso “Programação”.
Período: Para opção da programação, optaremos sempre como “Projeto Inteiro”.
Tabela: Selecione para esta opção a tabela “Programação”, já criada anteriormente.
Filtro: Selecione para esta opção o filtro “Programação”, já criada anteriormente.
d) Informações Úteis para Elaboração de Programação de Serviços
Abaixo, segue uma seqüência básica para criação de um Relatório de Programação:
Figura 33 – Elaboração de Programação de Serviços
17. Monitoramento e Controle dos Serviços
17.1. Gráfico de Controle
Para se efetuar a atualização do Planejamento, deve-se antes formatar uma Tabela
para o acompanhamento do empreendimento. Para essa formatação, deverão ser definidas
algumas colunas, no modo de Visualização Gráfico de Controle, de forma que o cronograma
seja compreendido por todos os envolvidos no empreendimento.
Para tanto, deve-se ou alterar o Modo de Exibição Gráfico de Controle, ou criar um
novo Modo de Exibição, que teria por base o Gráfico de Gantt, onde colocaríamos neste,
algumas colunas, conforme figura abaixo.

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Figura 34 – Gráfico de Controle
Essas Novas Colunas permitirão um controle apurado do planejamento inicial,
permitindo que seja visualizado de forma rápida e objetiva os desvios referentes às
atualizações efetuadas, ou a se realizar, onde destacamos os seguintes itens:
Duração da Linha de Base – Permite a comparação com a duração em que a tarefa
foi realizada, permitindo desta forma, a obtenção de índices para cada atividade, e um
histórico das manutenções efetuadas, juntamente com a quantidade de recursos utilizados.
Início e Término da Linha de Base – Permite a comparação com o início e término
realizado, possibilitando a análise dos desvios e busca das causas dos atrasos e/ou ganhos
de produtividade em atividades.
Margem de Atraso Total – Permite a visualização das “folgas”, ou seja, o quanto a
atividade pode atrasar. Permite ainda ver rapidamente quais atividades estão se tornando
críticas.
17.2. Acompanhamento e Controle
As informações de acompanhamento e controle, quando lançadas com precisão,
facilitam enormemente a real visualização do andamento do projeto e suas projeções. Para
tanto, devemos conhecer alguns dos campos que devem ser alimentados precisamente com
esses dados, para que possamos obter os resultados desejados nas diversas situações
encontradas em atualizações de tarefas e, desta forma, definirmos soluções para
atualização das mesmas.
a) Tarefas Concluídas
Para estas tarefas, devemos atualizar as datas de início e término da tarefa e inserir,
no campo “% de Trabalho Concluído”, o valor 100%, ajustando a duração para cálculo
automático do Hh pelo MS-Project.
Vale a pena lembrar que devemos primeiro modificar as datas de início e término para
o que realmente foi executado para somente depois efetuarmos a atualização de 100%.
Pode ser necessária a alteração de Vínculos para possibilitar a atualização. Caso isso
ocorra, recomendamos o modo “Diagrama de Rede” como melhor forma de fazê-la.

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b) Tarefas em Andamento
Em virtude de estas tarefas não estarem totalmente concluídas, devemos estimar o
percentual de andamento das mesmas, com base no acompanhamento físico, projeções de
campo, controles paralelos e projeções iniciais da tarefa, devendo essas variáveis ser
estudadas pelo técnico de planejamento em atividade no Projeto.
A primeira informação a ser cadastrada quando da atualização de qualquer atividade,
deve ser o início em que a mesma foi realizada, podendo esta ser cadastrada na coluna de
Início Real ou mesmo na coluna de Início.
Em seguida, devemos informar no campo “% de Trabalho Concluído”, o percentual de
avanço da tarefa e observar o tempo restante, pelo próprio Gantt, para que sejam
adequadas com eficácia às projeções dos tempos restantes das tarefas, seguindo desta
forma, o objetivo de retratar, com maior clareza, a realidade do que acontece nas frentes de
serviço. Portando, se essas durações não estiverem conforme o verificado no campo,
devemos conforme o caso, aumentar ou diminuir as durações das mesmas, adequando ao
tempo real de término previsto, e obtendo-se assim uma projeção de prazos procurando-se
sempre a “Fotografia” da realidade.
Em atividades de longa duração, o descrito acima se aplica com maior freqüência.
Deveremos então mostrar essa “realidade”.
Figura 35 – Tarefas em andamento
Ao passar o cursor do MS-Proejct com o mouse sobre a tarefa em andamento,
aparecerá um símbolo “%”, que pode ser “puxado” com o mouse até a data de atualização
em que se encontra o projeto (no caso da tarefa foi atualizada até o dia na Linha verde).
Nesta forma de atualização, o percentual aparecerá automaticamente na coluna “% de
trabalho concluído”.
Observe também que, no exemplo acima, a tarefa “Projeto Básico” foi dividida. Isso
se deve por ter ocorrido, devido a algumas circunstâncias em que a atividade, pôde ter sido
em parte adiantada, ou impedida em algum momento, por falta de recursos, ou materiais,
por exemplo, e somente poderá ser concluída posteriormente.
Essa atualização também pode ser feita “arrastando-se” a duração restante da
atividade (no próprio gráfico / barra), até a data em que a mesma realmente poderá ser
concluída. Para uma mais precisa atualização, pode-se aumentar a escala de dias para
horas, e obter uma maior exatidão na atualização.

AMF 40 / 42
Se existir uma grande quantidade de tarefas em que se deseja atualizar até o término
de uma determinada data, pode-se utilizar a seguinte opção.
Marque as atividades que se deseja atualizar;
Na barra de ferramentas, clique em “Ferramentas” > “Controle” > “Atualizar
Projeto”;
Aparecerá uma caixa de diálogo conforme abaixo;
Figura 36 – Atualizar Projeto
Selecione “Atualizar trabalho como concluído até:” e digite a data/hora que se
deseja concluir as atividades selecionadas;
Selecione “Definir 0% a 100% concluído”;
Selecione a opção “Tarefas selecionadas”, e clique em OK.
c) Tarefas Canceladas
No caso de tarefas canceladas, devemos concluí-las com a duração zero, ou seja, a
duração real deverá ser 0 (zero), e a conclusão da tarefa deverá ser efetuada pela coluna
“% concluído”, atribuindo-se a este o valor 100%. Desta forma, o MS-Project efetuará o
cálculo (Duração x Recursos = Trabalho), e terá como produto o valor zero. Haverá então,
alteração do trabalho total do cronograma, diminuindo-se o mesmo e aumentando-se desta
forma, o percentual de avanço realizado.
Vale a pena lembrar que as atividades, quando do seu cancelamento, deverão estar
com a data de conclusão igual à data em que a mesma está sendo cancelada, como forma
de poderemos obter um histórico das decisões de cancelamento das tarefas.
d) 17.2.4 - Novas Tarefas
No decorrer da evolução do empreendimento, é possível o surgimento de novas
atividades. Nesse caso, basta cadastrá-las no cronograma. Preferencialmente, não se deve
gravar a linha de base, pois as mesmas não eram previstas inicialmente e, por este motivo,
devem estar zeradas na linha de base. Desta forma, poderemos ter o controle de quais
atividades foram inseridas no projeto e qual o seu “Peso” em relação ao projeto inicial.
Depois de cadastradas com duração e recurso, custos, dependências, etc.,
informaremos o seu percentual de avanço no campo “% de Trabalho Concluído”, quando de
sua atualização.
e) Tarefas Impedidas
Algumas tarefas podem ser impedidas de serem realizadas nas datas previstas, no
decorrer da evolução do empreendimento. Assim sendo, essas tarefas devem ser “datadas”
para que sejam realizadas em datas definidas.
Nestes casos, basta que sejam lançadas as referidas datas nas colunas de início /
término, e analisar o efeito causado por essas ações.

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Lembramos que, na parte gráfica, a linha de Margem de Atraso, facilita a análise
deste impedimento de tarefas.
f) Reagendamento de Tarefas
Após a atualização do cronograma, torna-se necessário o reagendamento de
atividades que não tiveram evolução, ou seja, as atividades que estavam previstas para ser
realizadas até a data de atualização e não foram realizadas, devem ser reagendadas para a
data seguinte, ou devemos restringi-las, conforme o caso.
Para tanto, deve-se proceder da seguinte forma:
Marque as atividades que se deseja atualizar;
Na barra de ferramentas, clique em Ferramentas / Controle;
Em seguida, selecione Atualizar Projeto;
Aparecerá uma caixa de diálogo conforme abaixo:
Figura 37 – Reagendar trabalho não concluido
Selecione “Reagendar trabalho não concluído para início após:”;
Digite a data/hora que se deseja reagendar o início das tarefas selecionadas;
Selecione a opção “Tarefas selecionadas”, ou “Projeto Inteiro”, conforme o
caso;
Clique em OK.
Após reagendado nosso cronograma já esta quase pronto para emissão de novas
programações de serviços, mas antes de emiti-las, temos que analisar o efeito do
reagendamento em nosso cronograma. Para tanto, devemos analisar os seguintes itens:
Se as tarefas concluídas realmente estão nas datas corretas de conclusão.
Se as tarefas canceladas foram zeradas em suas durações reais e se estão
concluídas em 100% com a data de atualização.
Se as tarefas em andamento saíram agendadas com tempo hábil para
execução.
Se as tarefas de Caminho Crítico não foram afetadas pelo reagendamento por
falta de atualização.
Garantir que o cronograma esteja espelhando a situação do real andamento da
obra.
Depois de verificadas as informações devemos efetuar novo nivelamento de
Recursos, se necessário, pois se a carga de trabalho atualizada for maior que a prevista
estaremos gerando uma carga excessiva de trabalho para o período seguinte, impossível de
ser cumprida, gerando muita superalocação. Resumindo, poderá ser emitida uma
programação com serviços que exijam a necessidade de muito mais recursos do que
dispomos naquele momento.

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Após o “renivelamento”, temos condição de analisar como está se comportando o
Projeto como um todo, com relação ao Tempo, Escopo, Aquisições, e Custos, podendo-se
constatar, por exemplo, a necessidade da utilização de mais recursos de mão-de-obra do
que o previsto.
Caso não hajam problemas acima evidenciados após o renivelamento, podemos
seguir gerando a programação de trabalho para o período seguinte.
Nota: Vale a pena lembrar que esta foi uma sugestão de atualização do MS-Project,
sendo que podemos atualizá-lo de várias maneiras. Portanto, cada usuário deve escolher o
método compatível com sua maneira de trabalho.
Bibliografia
PMBOK®
Guide quarta edição – Project Manager Body Knowledge 2008, recolhido na
Internet em <http://www.pmimg.org.br/pmbok/html> Acesso em: 17 nov. 2006.
Vargas, Ricardo Viana, Gerenciamento de Projetos com o MS Project: estratégia,
planejamento e controle. Rio de Janeiro: Brasport, 1998.
Manual de Ajuda do Software MS Project 2007.

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