Lean TI Gestao da Demanda

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Gestão da demanda base Lean

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Lean TI Gestao da Demanda

  1. 1. Lean TI Gestão da Demanda e Capacidade de Manutenção de Aplicativos de TI www.ademarlealsiva @blogspot.com.br Julho -2015 Experiencia Vivida Ademar Leal da Silva
  2. 2. 2 ALS Lean TI Porque a Manutenção é importante? Quase toda relação de TI com Negócios tem como tema a manutenção Evolutiva ou Corretiva A manutenção de sistemas de TI é o que permite a Empresa abrir as portas todos os dias É preciso valorizar a função e os profissionais de Ti que cuidam da manutenção, sem eles a Empresa não funciona Em uma crise aborta se os Projetos e prioriza a manutenção Sobreviver nas Empresas requere fazer uma ótima Gestão de Manutenção Nos próximos slides tentaremos dar caminhos para uma boa gestão de manutenção
  3. 3. 3 ALS Lean TI Porque gestionar a demanda de manutenção de TI ?  Queixam que a TI não atende todas as suas demandas  TI está sobrecarregada e não produz  Backlog somente aumenta  Queixam que a TI é cara pelo serviço prestado  TI trabalha muito mas não cumpre seus objetivos  Não se entende e não se explica porque tudo é tão dificil A realidade é que na maioria das empresas a situação da TI é muito questionada
  4. 4. 4 ALS Lean TI Que fazer para mudar a situação da Gestão da Manutenção? A solução é fazer mais com menos. Aplicar enfoque Lean - Simplificar e Organizar ..... Fazer diferente , ajudar a mudar a percepção do usuário....
  5. 5. 5 ALS Lean TI Organizar o Processo em Oferta e Demanda Capacidade O processo de Manutenção deve funcionar como uma estrutura de Oferta e Demanda tendo como base de negociação a capacidade de execução da área de TI
  6. 6. 6 ALS Lean TI Gestionar a Capacidade e a Demanda conjuntamente Busca se um ponto de equilíbrio estabelecendo a capacidade desejada Capacidade > Demanda = Perda de tempo e dinheiro Capacidade < Demanda = Insatisfação do Usuário . Em função da capacidade calcula-se a demanda possível de ser atendida Obtemos uma Capacidade ≈ demanda já que um equilíbrio perfeito é raro de obter-se
  7. 7. 7 ALS Lean TI Fatores chaves para determinar a capacidade de Manutenção Histórico das demandas Domínio do ciclo de vida da Petição de demanda Agrupamentos e Gestão por Release Estabelecimento de um contrato com o usuário Reavaliar Competência e composição da equipe de manutenção Com os números obtidos se elabora um contrato de manutenção com os usuários regido por um SLA. A área de TI poderá executar as manutenções internamente ou com terceiros , porém a responsabilidade será sempre de TI. Para os usuários deverá ser totalmente indiferente onde a Manutenção é executada.
  8. 8. 8 ALS Lean TI Gestão da Manutenção e da Expectativa do usuário O contrato de manutenção deve ser visto sob o ponto de vista do usuário o qual saberá a capacidade contratada ou seja o que vai ter e quanto vai custar. O cálculo da linha básica e da capacidade adicional será fruto do estudo da demanda dos últimos anos e do ciclo de vida da aplicação. Tempo horas Línha Básica Capacidade Adicional Flexibilidade Ano1 Ano 2 Ano 3 Utilização do contrato A capacidade deve de ser gestionada mes a mes. Se em um mes utilizamos mais capacidade do que contratamos ficará mais caro que o esperado e , seguramente nos faltara capacidad para o próximo mes, e se de forma sucessiva continuamos fazendo isto poderá faltar capacidade para terminar o contrato. É fundamental que se utilize somente a capacidade contratada de manutenção Um contrato bem gerenciado ajustará à expectativa do usuario que saberá quanto irá custar e o que terá da TI. .
  9. 9. 9 ALS Lean TI  Capacidade Estimada = É a capacidade que estimamos e contratamos de HORAS para um período. Exemplo: 500 horas mensais  Capacidade de Produção = É a capacidade efetiva de um contrato de manutenção Exemplo: se deve descontar as horas improdutivas como enfermidades, férias, etc. se neste exemplo consideramos como 50 horas improdutivas a Capacidade de Produção será de 450 horas.  Eficiência de um Contrato de Manutenção = Produção Real (Terminadas) / Capacidade de Produção Exemplo: Se terminamos solicitações equivalentes a 450 horas mensais teremos uma a eficiência de 100%, se terminamos menos de 450 teremos eficiencia por debajo de 100%  Utilização do Contrato de Manutenção = Produção Real (Terminadas) / Capacidade Estimada Exemplo: Se terminados o equivalente a 450 horas mensais , teremos uma eficiência de 90%. Se deve de medir o contrato pelo índice de Eficiência já que o índice de utilização é praticamente impossível de conseguir, pois supõe um uso efetivo da capacidade nominal, o que é inviável, portanto a proposta é ser Lean na Manutencão dos Sistemas . Conceitos importantes para a Gestão da Capacidade Na contratação de um acordo de manutenção, devemos considerar:
  10. 10. 10 ALS Lean TI O que é ser Lean na Manutencão dos Sistemas A solução é atender as petições de manutenção dentro de um prazo negociado, aceito pelo usuário e que será cumprido. Os usuários geralmente tem uma má Imagem da TI devido a espera eterna de suas petições sem saber quando será atendido Em geral as solicitações de manutenção ficam por meses e até anos sem respostas. A maioria das solicitações tem um tempo de resolução de menos de 20 horas , mas ficam em espera meses e anos desgastando a imagem de TI.
  11. 11. 11 ALS Lean TI O que é ser Lean na Manutencão de Sistemas Um objetivo de Atender 100% as demandas solicitadas pelos usuários é utópico , verdadeiramente impossível. Exigiria um fluxo continuo de entrada y saída sem flutuação que somente empresas tipo Amazon.com, Google, e Sales,Force estão preparadas para fazer. Então ?. O que se deve se fazer para ajustar á expectativa do usuário ? Ser Lean é conseguir que a expectativa do usuário seja igual a realidade
  12. 12. 12 ALS Lean TI A solução proposta seria 1 - Estabelecer um Processo/Acordo com os Usuários onde somente serão aceitas as Solicitações de Manutenção, as quais se tem capacidade para desenvolve-las no próximo release, ou seja, se faz uma contenção da demanda. As petições que foram recusadas voltarão a ser discutidas em outra rodada de negociação. Para TI elas deixaram de existir até a próxima negociação. 2 - Estabelecer um fluxo de execução com prazos garantidos Análise TestesConstrução Passo a Produção Agrupamiento de Demandas Entrada de demandas Estabilizacão Barreira de contenção , priorização Contenção das demandas
  13. 13. 13 ALS Lean TI Novas Petições Analise Petições que Não serão Atendidas Peticões que serão Atendidas 100% Capacidade do SLA Petições Executads Petições de Negocio e Incidências Mais sobre a contenção e a execução Rigorosidade na Contenção Eficiência na Execução TI tem que ser Eficiente na Execução, Prazo dado , Prazo Cumprido Deve se ter muita habilidade e competência para negociar a contenção que é chave em todo este processo
  14. 14. 14 ALS Lean TI Equilibrio entre Entrada e Saida Estoque É imperativo conter a demanda e Controlar a entrada Estoque de demandas para regular a Saída Gestionar o Estoque através de prioridades e Releases A produção deve ser continua de acordo com a capacidade contratada, flutuando somente até a linha de capacidade adicional Atender mais demanda que a capacidade seguramente faltará capacidade para o próximo mês. Atender menos que a capacidade disponível é subutilização Ser Lean é conseguir Equilíbrio do Processo e deixar o Estoque de Petições igual ou próximo a zero
  15. 15. 15 ALS Lean TI Índice de Eficiencia Meses 1 2 3 4 5 6 7 Estoque inicial 500 Horas/trabalho Demanda 500 480 660 200 700 100 900 Capacidade 450 450 450 450 450 450 450 Terminadas 400 450 350 320 360 250 450 Estoque Final 600 630 940 820 1160 1010 1460 Índice de Eficiencia 89% 100% 77% 71% 80% 55% 100% Malísima gestão da capacidade Demanda irregular, falta de contenção Com este cenário o usuário terá má percepção da TI porque o Estoque final é alto Em contra partida caso se contenha a demanda e cumprindo os prazos o estoque será próximo de zero e consequentemente o usuário ficará Feliz Simulaçao da Gestão de Demanda em vários meses com seu resultado final
  16. 16. 16 ALS Lean TI Quem deve conter a demanda dos usuários? Sendo a contenção da demanda um dos pontos críticos desta proposta é fundamental que os profissionais que negociam esta contenção seja os mais qualificados possíveis. O Usuário deve sentir-se confortável com o processo de contenção da demanda e estar de acordo que esta é a melhor forma de conseguir a evolução dos sistemas Quem põe o sino no pescoço do gato?
  17. 17. 17 ALS Lean TI O Analista de Negócios é o profissional que está próximo do usuário, é o que conhece todas as suas necessidades e a conhece capacidade da área de TI. Ele é o ponto de União entre TI e Negócios. Portanto ele é o responsável por conter a demanda Eliminar as petições que não agregam valor Negociar as prioridades de todas as peticiones pendentes de acordo com a capacidade de execução As petições novas devem ser analisadas pelo critério de custo e beneficio antes de transformar em uma demanda Saber Orçar em prazos e custos a petição e a capacidade de execução. Responsabilidade do Analista de Negócios/Gerente de Conta Atividades do BA para conter a demanda
  18. 18. 18 ALS Lean TI  Fornecer ao Analista de Negócios informação suficiente sobre o acordo de manutenção para que se facilite o processo de decisão sobre a contenção.  Assegurar que se está utilizando plenamente o acordo de manutenção .  Devolver rapidamente todas as petições que não estão claras sobre o que se necessita.  Orçar rapidamente as petições e devolver imediatamente aquelas que não serão desenvolvidas.  Elaborar um calendário de Releases que organize o fluxo de demanda Como ajudar o Analista de Negocios conter a demanda
  19. 19. 19 ALS Lean TI Calendário de um acordo de Releases Mensais Envio de petições do usuário ao BA 1 periodo 22 25 27 28 30 1 periodo + 1 Construção Comité prioridades Distribuição Release a recursos Priorização Calendario de Releases Ultimo día de envio peticiones a valorar peticões valoradas Acordo do Release Release para construção Valoração quantidade de horas por parte da equipe de Manutenção • Versão Release Planificada Testes Implantação Se repete ciclicamente todos os meses
  20. 20. 20 ALS Lean TI Estimativas de custos e prazos Estimativas Incorretas são a maior fonte de frustração dos usuários. Para cumprir as datas pactuadas é imperativo , fundamental existir um conhecimento, um processo apurado e seguro de Estimação das Petições. Sem estimativas perfeitas é totalmente impossível conseguir uma boa gestão da manutenção Técnicas como pontos de função são importantes para uma estimação criteriosa e criação um conhecimento que vai se aperfeiçoando com a experiência. Estimar subjetivamente pela experiência é o processo mais utilizado pelos profissionais, porém não é cientifico, não evolui , não é documentado está sujeito erro e acerto de 50%. Não é profissional o uso desta técnica
  21. 21. 21 ALS Lean TI Estimativas e Controle de fornecedores Sem uma estimativa correta é impossível avaliar os contratos de manutenção (internos ou externos) A Estimativa correta irá permitir fazer a comparação Estimado ou Orçado o com o Realizado e analisar os desvios Internos ou externos. Sem estimação correta não se controla os Fornecedores sejam Internos ou externos Estimar corretamente é a base de todo o processo de manutenção
  22. 22. 22 ALS Lean TI Caso o usuário deseje mais capacidade de manutenção deve se negociar orçamento A capacidade de execução é limitada e não depende somente do orçamento Estabelecer claramente o que é manutenção evolutiva e que é Projeto. Não aceitar Projeto como Manutenção Evolutiva Treinar , Treinar, Treinar e continuar treinando os Profissionais de TI Cumprir Prazos em qualquer situação Erro zero Mais Recomendações para uma boa Gestão de manutenção
  23. 23. 23 ALS Lean TI O segredo do êxito em TI está em administrar as Expectativas dos Usuários com a realidade possível Não Prometer o que não pode ser cumprido Cumprir todo o prometido Assim todos ficam contentes Expectativas e Frustração
  24. 24. 24 ALS Lean TI Obrigado pela Atenção Ademar Leal da Silva ademarleal197@gmail.com www.ademarlealsilva@blogspot.com

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