1. TEMA DE LA ADMINISTRACIÓN (Laura Catalina Molina Monroy)-TGUA 456141

TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

TECNOLOGO EN GESTION DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
FICHA No. TGUA 456141

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

TECNOLOGIA DE INFORMACION Y LA COMUNICACIONES

INSTRUCTORA PATRICIA MORA

LAURA CATALINA MOLINA MONROY

Laura Catalina Molina Monroy – lauramolina1295@gmail.com


TABLA DE CONTENIDO

Contenido
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS ................................................................................................... 6
1. Pasos para planificación de un evento ............................................................................. 6
1.1. Diseño y cotización ....................................................................................................... 6
1.2. Producción .................................................................................................................... 7
1.3. Montaje ......................................................................................................................... 7
1.4. Ejecución ....................................................................................................................... 7
1.5. Desmontaje ................................................................................................................... 7
1.6. Evaluación de resultados .............................................................................................. 8
1.7. Post-evento ................................................................................................................... 8
2. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES ................................................................ 8
Tipos de eventos empresariales ............................................................................................... 9
2.1. Desayunos de trabajo ................................................................................................... 9
2.2. Jornadas de capacitación / seminarios ......................................................................... 9
2.3. Convenciones ................................................................................................................ 9
2.4. Congresos .................................................................................................................... 10
2.5. Simposios .................................................................................................................... 10
2.6. Workshops .................................................................................................................. 10
2.7. Jornadas recreativas ................................................................................................... 10
2.8. Fiestas de fin de año ................................................................................................... 10
2.9. Días de campo ............................................................................................................. 10
2.10. Cocktails .................................................................................................................. 11
2.11. Almuerzos / cenas ejecutivas .................................................................................. 11
2.12. Reuniones ............................................................................................................... 11
2.13. Family day ............................................................................................................... 11



TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1-ORGANIZACION DE EVENTOS ________________________________________________6
Ilustración 2-DISEÑO Y COTIZACION _____________________________________________________6
Ilustración 3-PRODUCCION ____________________________________________________________7
Ilustración 4-MONTAJE________________________________________________________________7
Ilustración 5-EJECUCION ______________________________________________________________7
Ilustración 6-EVALUACION DE RESULTADOS _______________________________________________8
Ilustración 7-ORGANIZACION ___________________________________________________________8
Ilustración 8-EVENTO _________________________________________________________________8
Ilustración 9-DESAYUNO ______________________________________________________________9
Ilustración 10-CONVENCIONES _________________________________________________________9
Ilustración 11-SIMPOSIOS ___________________________________________________________ 10
Ilustración 12-ALMUERZOS __________________________________________________________ 11
Ilustración 13-REUNIONES ___________________________________________________________ 11



TABLA DE HIPERVINCULO

1. Ilustración 1-ORGANIZACION DE EVENTOS

2. Ilustración 2-DISEÑO Y COTIZACION

3. Ilustración 3-PRODUCCION

4. Ilustración 4-MONTAJE

5. Ilustración 5-EJECUCION

6. Ilustración 6-EVALUACION DE RESULTADOS

7. Ilustración 7-ORGANIZACION

8. Ilustración 8-EVENTO

9. Ilustración 9-DESAYUNO

10. Ilustración 10-CONVENCIONES

11. Ilustración 11-SIMPOSIOS

12. Ilustración 12-ALMUERZOS

13. Ilustración 13-REUNIONES

14. Ilustración 14-FAMILY DAY



INDICE

A
M
abiertos .................................................................. 9
actividades ............................................................ 8 materiales ............................................................. 5
azafatas ................................................................. 7 mensaje ................................................................ 4

C O
ciudades ................................................................ 9 organizar ............................................................... 7
comparten ............................................................. 5
completo ................................................................ 9 P
conjunto ................................................................. 5
Contar .................................................................... 6 periódica ............................................................... 8
planificación ......................................................... 7
postevento ............................................................ 6
D preliminares .......................................................... 8
diferentes .............................................................. 8 preparativos ......................................................... 4
disertantes ............................................................ 8 presentar............................................................... 7
Disposición............................................................ 5 principal................................................................. 5
privilegios .............................................................. 4

E
R
empresa ................................................................ 6
equipo .................................................................... 5 Recopilación......................................................... 6
establecen ............................................................. 4 Restaurantes ........................................................ 9
Evaluación ............................................................ 6
evento .................................................................... 9 S
eventos .................................................................. 4
salón ...................................................................... 7

H
T
hoteles ................................................................... 7
tecnológicas ......................................................... 6



ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La organización 1 de eventos es el proceso
mediante el cual se planifica, se diseña, se
coordinan y se ejecutan eventos. Uno de sus
privilegios es que se encarga de proponer y
realizar el trabajo delegado por el cliente, lo
salva de las eternas búsquedas y las
negociaciones con los proveedores. Lo
ayuda en todos los preparativos, dejando
Ilustración 15-ORGANIZACION DE que participe tanto como quiera o pueda. El
EVENTOS día del evento procurará que todo funcione
como un relojito, que cada detalle esté en su
sitio. Dará tranquilidad al cliente en los meses previos a ese día y hará que
disfrute o transite ese día sin tener que pensar en nada más. Existen
diferentes clases de eventos como:

 Ceremonias
 Festivales.
 Eventos sociales
 Foro.
 Convenciones, entre otras.
1. Pasos para planificación de un evento
Para la planificación 2 de un evento es necesario tener en cuenta algunos
pasos adecuados para seguir:
1.1. Diseño y cotización
Es la etapa en donde se establecen los
objetivos del evento que comprenderá así
mismo el mensaje que se quiere transmitir a
los asistentes del este, idealizando los
costos del mismo además Hay mucho a
tener en cuenta, como por ejemplo los
proveedores que ofrecen un mismo servicio3

con diferentes calidades y precios., también Ilustración 16-DISEÑO Y
teniendo en cuenta el nombre que se le COTIZACION
asignara.

1
ORGANIZACIÓN: es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos.
2
PLANIFICACIÓN: es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado.
3
SERVICIO: conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente o de
alguna persona común.



1.2. Producción
El conjunto de gestiones previas al inicio de la
reunión y que tienen como objetivo principal la
preparación 4 de los recursos y equipos que
componen el evento.

Ilustración 17-PRODUCCION

1.3. Montaje
Disposición del equipo y los recursos 5
técnicos y humanos que se utilizaran en el
lugar donde se realizará el evento.

Ilustración 18-MONTAJE

1.4. Ejecución
Fase6 en la que, estando los participantes
del evento reunidos en el mismo lugar y al
mismo tiempo, comparten las actividades
planificadas

Ilustración 19-EJECUCION

1.5. Desmontaje
Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron
utilizados en el evento.

4
PREPARACIÓN: Disposición para un fin determinado
5
RECURSOS: son aquellos elementos que pueden ser utilizados por el hombre para realizar una
actividad o como medio para lograr un objetivo.
6
FASE: Para dar cuenta de cada uno de los estados consecutivos que presenta una cosa que se
modifica y cambia, o en su defecto se desarrolla, solemos usar la palabra fase para referirlo.



1.6. Evaluación de resultados
La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del
postevento. Se establece el grado de cumplimiento de los objetivos
establecidos y la eficiencia7 de las prestaciones.

1.7. Post-evento
Recopilación 8 de todas las acciones
realizadas en el evento. Seguimiento que
ayudan a la evaluacion del mismo. En esta
fase se incluirá la documentación gráfica del
mismo por medio de herramientas
tecnológicas.

Ilustración 20-EVALUACION DE RESULTADOS

Finalmente podemos concluir que Contar con una
empresa organizadora de eventos facilita las cosas y
permite relajarse y disfrutar el proceso.

Ilustración 21-ORGANIZACION

2. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES
Los eventos de empresa son una herramienta 9 de
comunicación, de venta, o de motivación esencial y de alto
impacto. Un evento es un momento privilegiado de
comunicación con un público objetivo durante el cual se
puede conseguir mucho de este público.

Sin embargo, organizar un evento es un tema complejo,
que implica la gestión de muchas actividades en paralelo.
Ilustración 22-EVENTO
Hay que definir objetivos concretos, generar ideas,

7
EFICIENCIA: es la habilidad de contar con algo o alguien para obtener un resultado.
8
RECOPILACIÓN: Reunión de cosas dispersas, especialmente escritos, bajo un criterio que da unidad
al conjunto.
9
HERRAMIENTA: es un objeto elaborado a fin de facilitar la realización de una tarea mecánica que
requiere de una aplicación correcta de energía (siempre y cuando hablemos de herramienta
material).



seleccionar y gestionar proveedores (sala, catering, azafatas, audiovisuales,
etc.), planificar en detalle, gestionar invitaciones, seguir un presupuesto 10 ,
etc. A todo ello hay que añadir un último requerimiento fundamental: mucha
creatividad y perfeccionismo en la planificación.
Todo ello hace que organizar eventos no sea una tarea sencilla y que
además de la necesaria experiencia, una buena base teórica sea altamente
recomendable.

Tipos de eventos empresariales

2.1. Desayunos de trabajo:
Los desayunos de trabajo pueden
ser in company u out door.
Habitualmente se realizan este tipo
de eventos para presentar un
producto 11 o servicio, mostrar
objetivos mensuales / anuales,
conversar sobre un determinado
tema o presentar un nuevo proyecto.
La duración aproximada varía de 2 a Ilustración 23-DESAYUNO
4 horas. Ofrecemos tres opciones de
catering (menú estándar, completo o continental), junto con todos los
elementos que se necesiten para la presentación (pantalla, laptop,
cañón, DVD, etc.).
2.2. Jornadas de capacitación / seminarios:
Nos ocupamos de la contratación de todos los elementos necesarios
para la organización de estos eventos: salón, catering, equipamiento
técnico, material institucional, acreditaciones, traducción simultánea,
locutor, servicios turísticos (búsqueda de pasajeros al aeropuerto,
reservas12 de hoteles, guías bilingües y city tours por la ciudad).
2.3. Convenciones:
Es una reunión periódica con un público de la
misma profesión, para tratar asuntos de
intereses comunes, lograr acuerdos y tomar
decisiones. Se realizan en salones de hoteles y
su duración puede llegar a ser de un día o más.
Ilustración 24-CONVENCIONES

10
PRESUPUESTO: ES EL cálculo y negociación anticipada de los ingresos y gastos de una actividad
económica.
11
PRODUCTO: se conoce como producto a aquello que ha sido fabricado.
12
RESERVAS: es la guarda o custodia que se hace de algo con la intención de que sirva a su tiempo.



2.4. Congresos:
Reunión periódica que nuclea los miembros de una asociación,
organización o entidad para debatir 13 cuestiones previamente
asignadas, prevé tres sesiones preliminares: la inaugural que informa
sobre la finalidad y los temas a tratar, la media donde se consideran
los trabajos preliminares y las condiciones, y la etapa final en donde
se informan los resultados alcanzados.
2.5. Simposios:
Reunión de especialistas en un plano de
igualdad para tratar materias de su
particular interés, cada uno expone
sucesivamente diferentes aspectos del
asunto o trabajo. Cada expositor dispone
de unos 20 minutos aproximadamente, al
cabo del tiempo, el público tiene una
visión integrada del tema que los ocupa.
2.6. Workshops: Ilustración 25-SIMPOSIOS

Taller de trabajo para profesionales de
un mismo rubro14, actividad o profesión, en un ámbito dialogado y de
intercambio informativo entre colegas.
2.7. Jornadas recreativas:
Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los
profesionales disertantes, por lo general una vez finalizada las
exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre
el tema tratado a través de talleres.
2.8. Fiestas de fin de año:
Las compañías reúnen a sus empleados para despedir el año de
trabajo. Se pueden realizar de día (por ejemplo en un día de campo) o
de noche (en un Salón, Hotel, Restaurante, Disco o en la empresa).
Tenemos amplias opciones que pueden incluir actividades en equipo,
sorteos, torneos, shows, baile, etc.
2.9. Días de campo:
La combinación15 perfecta de deportes, piscina, paisaje, cabalgatas,
actividades recreativas y la mejor comida criolla. Puede ser un día
completo o bien con la opción de quedarse a dormir.

13
DEBATIR: es una técnica, tradicionalmente de comunicación oral, que consiste en la discusión de
opiniones antagónicas sobre un tema o problema.
14
RUBRO: Título que se utiliza para agrupar un conjunto de cuentas.
15
COMBINACIÓN: es una palabra que refiere al acto y consecuencia de combinar algo o de
combinarse



2.10. Cocktails:
Se puede realizar un cocktail como parte de otro evento más grande
como un congreso, o bien realizarse para celebrar16 algo en especial.

2.11. Almuerzos / cenas ejecutivas:
Habitualmente se realizan en días hábiles
para tratar temas laborales. Los lugares
elegidos pueden ser Restaurantes
exclusivos, Hoteles o salas privadas.
Trabajamos con distintos lugares
temáticos y comidas exclusivas (mexicana,
griega, turca, americana, asado argentino,
Ilustración 26-ALMUERZOS italiano).

2.12. Reuniones:
Es una forma de trabajo que privilegian las
empresas para llevar adelante su gestión17. Las
mismas se realizan en las salas de las empresas
o salones de hoteles y muchas veces estas
reuniones se hacen en otras ciudades. Pueden
durar algunas horas, o todo el día, dependiendo
Ilustración 27-REUNIONES de ellos coordinaremos pausas para coffee
breaks y/o almuerzos.
2.13. Family day:
Un día de entretenimiento 18 y
reconocimiento a los empleados y a las
familias de los mismos. Se compone de un
día completo de juegos, deportes, comidas,
espacios abiertos o cerrados. El objetivo es
integrar a los empleados de distintas áreas.
Ilustración 28-FAMILY DAY

16
CELEBRAR: Realizar un acto social con solemnidad o formalidad.
17
GESTION: Es la acción y a la consecuencia de administrar o gestionar algo.
18
ENTRETENIMIENTO: es una diversión con la intención de fijar la atención de una audiencia o sus
participantes. La industria que proporciona entretenimiento es llamada industria del
entretenimiento.


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