2.  Identificar diferentes métodos electrónicos para editar
documentos.
 Describir aspectos para la ediciones electrónica de
documentos.
 Identificar los usos de la escritura rápida para procesar
información en la oficina.
 Identificar las fases en el proceso de tomar dictado y
transcribir documentos.
 Aplicar técnicas correctas al tomar dictado y transcribir
de escritura alfabética abreviada o taquigrafía.
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3.  Las tecnologías que surgen cada día originan un
constante cambio en las tareas que se realizan en la
oficina. Aunque aparezcan obsoletas las destrezas
para tomar dictado y transcribir todavía son de
gran importancia en la oficina.
 Las nueva destreza de edición electrónica de
documentos es vital en todo profesional de oficina.
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4.  Las comunicaciones electrónicas hacen posible el
intercambio de información para recibir
recomendaciones y así producir documentos
finales.
 La tecnología de reconocimiento de voz y
programas para dictado a través de la
computadora, han impactado la oficina moderna
para satisfacer la necesidad de generar documentos
con rapidez.
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5.  Los documentos generados a través de un
programa de reconocimiento de voz, o dictados o
generados directamente a la computadora hacen
posibles la creación de un documento digital.
 Sin embargo un documento originado así no se
considera un documento final hasta que se haya
trabajado en él para producir un documento de
calidad.
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6.  La destreza de editar electrónicamente
documentos (edición de texto) requiere de
conocimiento en el uso de diferentes diccionarios,
funciones y hasta programas para traducir
información.
 La función Track Changes de MS Word permite que
el autor del documento vea las recomendaciones
que recibe del editor y acepte o rechace los
mismos.
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7.  El uso de diccionarios (Speller o Thesaurus) es una
de las funciones que todo personal de oficina debe
saber.
 También debe utilizar la función de división de
palabras al terminar cada línea de escritura.
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8.  En la edición electrónica de documentos se aplican
muchos de los aspectos de las destrezas de
transcripción de documentos.
 La edición de texto en un escrito electrónico
implica:
 la aportación de ideas
 Sugerencias
 correcciones de redacción
 Sintaxis
 ortografía
 concordancia
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9.  Recomendaciones para la producción final de
documentos generados mediante métodos
electrónicos:
 Abrir una carpeta y asignarle un nombre apropiado.
 Grabar el documento original en esa carpeta.
 Activar la función para editar (Track Changes).
 Selecciona la forma que desea que aparezcan sus
recomendaciones (color de texto, tipo de letra, subrayado,
etc.).
 Incluir todas las recomendaciones y sugerencias.
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10.  Cont…
 Grabar el documento con los cambios visibles en pantalla
con otro nombre o identificación.
 Enviar el documento al autor en la forma acordada.
 Generar un documento final con los cambios incorporados.
 Dar el formato final al documento y utilizar la impresión o
distribución electrónica acordada.
 Otro método electrónico para generar documentos
es el dictado a máquina.
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11.  Aún está vigente en algunas oficinas el grabar la
información utilizando equipo de grabación.
 Hay oficinas en las que el ejecutivo prefiere
grabar el dictado en alguna forma
magnetofónica o electrónica.
 Este método de dictado es el mas económico,
ya que utiliza el tiempo de una sola persona.
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12.  La transcripción de dictado requiere que el
profesional administrativo posea las siguientes
destrezas:
 Concentración al  Conocimiento del idioma
escuchar en el se transcribe
 Rapidez al  Conocimiento del
mecanografiar vocabulario especializado
de un material en
 Destrezas en el uso de
particular (legal, medico)
computadoras
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13.  Los programas para dictado integrados a las
computadoras proveen las instrucciones tanto
para grabar como para transcribir.
 Cuando el profesional administrativo tiene que
transcribir un dictado debe tener en cuenta lo
siguiente:
 Asegurarse de que el programa, la maquina para
transcribir, las bocinas y audífonos estén en buenas
condiciones.
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14.  Cont…
 Escuchar atentamente y concentrarse en lo que se
dicta.
 Transcribir los documentos que tengan prioridad.
 Escuchar el dictado por frases mientras mantiene
un ritmo de transcripción continuo.
 Al terminar el documento, escuchar la grabación en
forma corrida mientras coteja.
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15.  Cuando el ejecutivo acostumbra dictar a máquina,
es responsabilidad del profesional de oficina:
 Mantener el equipo (grabadora, micrófono) o
programa en buen estado.
 Coordinar el mantenimiento adecuado y la ubicación
del equipo en el lugar acordado.
 Ordenar los materiales que utilice el equipo y
mantenerlos en un lugar accesible.
 Compartir con el ejecutivo sugerencias para mejorar
la calidad del dictado.
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16.  Cont…
 Acordar el lugar donde ubicará los documentos que
utilizara como referencia para la transcripción.
 Compartir con el ejecutivo literatura sobre técnicas
de dictado.
 Proveer al ejecutivo la literatura del equipo que
utiliza para dictar para su referencia.
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17.  El profesional administrativo debe recordar que
es su responsabilidad la custodia de todo tipo de
información en la oficina.
 Dictado directo a la computadora…
 Creación directa en la computadora…
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18.  La persona que ha aprendido la destreza de anotar
información usando un método de escritura rápida,
como la escritura abreviada y la taquigrafía,
ofrecen a la empresa un valor agregado (value
added).
 Es importante que la persona que conoce estas
destrezas las practique frecuentemente para no
perder la rapidez ni olvidarlas.
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19.  La destreza de algún método de escritura rápida
permite que el mensaje se tome con rapidez, y esto
hace posible que la correspondencia y los asuntos
diarios de la oficina se procesen rápidamente.
 La escritura alfabética abreviada o la taquigrafía se
puede utilizar para tomar:
 Instrucciones  Dictado de correspondencia
 Mensajes telefónicos comercial directamente del
ejecutivo.
 Notas en una conferencia
 Minutas en una reunión
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20.  El proceso de tomar dictado de persona a persona en
una oficina puede dividirse en tres fases:
 Preparación para tomar dictado. El profesional
administrativo debe tomar en consideración lo
siguiente:
 Tener listo los materiales que va a utilizar (libreta, lápices o
bolígrafos, bandas elásticas y sujetadores (clips).
 Separar cada dictado con una raya en la pagina de la libreta.
 Sujetar las págs. de la libreta utilizadas para dictados
anteriores con una banda elástica.
 Identificar la fecha del dictado.
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21.  Etapa de tomar dictado. El profesional administrativo
debe:
 Ocupar un lugar frente a la persona que va a dictar.
 Escuchar atentamente y concentrarse en lo que se dicta.
 Utilizar las interrupciones o pausas del que dicta para:
 Leer el documento
 Hacer anotaciones (en rojo) sobre preguntas o dudas que hayas
surgido.
 Antes de reanudar el dictado leer en voz alta la ultima oración
que se dicto para saber donde se debe continuar.
 Enumerar los diferentes documentos del dictado.
 Colocar el material de referencia con el escrito hacia abajo. 21

22.  Etapa de transcripción. Durante esta etapa el
profesional administrativo debe:
 Leer cuidadosamente el dictado, insertas preguntas,
marcar párrafos y buscar en el diccionario cualquier
palabra sobre la que tenga duda.
 Transcribir los documentos tan pronto como sea posible.
 Asegurarse de transcribir oraciones completas.
 Verificar los datos que se incluyen en los documentos
(fechas, horas, cantidades, nombres).
 Transcribir los documentos que tengan prioridad,
basándose en la urgencia que refleja el contenido.
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23.  Localizar y organizar los materiales para transcribir.
 Utilizar un atril para colocar la libreta de dictado .
 Al transcribir leer por frases para tomar el sentido de lo
que se esta transcribiendo.
 Trazar una línea diagonal (roja) para indicar la parte del
dictado que ya se transcribió.
 Al terminar, cotejar las notas con la transcripción para
asegurarse que no se omitiera oraciones o párrafos.
 Cotejar cuidadosamente en pantalla el documento
transcrito antes de imprimirlo.
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24.  Someter el documento para la firma del ejecutivo.
 La correspondencia general puede esperar hasta que se
hayan transcrito varios documentos.
 Incluir con el documento a ser firmado, el sobre
correspondiente y cualquier anexo que acompañará el
documento
 Orientar al ejecutivo sobre los forma en que se hace las
correcciones en los documentos transcritos.
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25.  La correspondencia comercial no solamente tiene que
estar correcta en el contenido, sino que su apariencia
debe seguir las normas vigentes en formato y estilo.
 La calidad total – la exactitud junto con la rapidez- es
un requisito indispensable en todo trabajo que genera
el profesional administrativo.
 Todo profesional de oficina debe consultar y usar
continuamente manuales de referencias y textos para
mantenerse al día sobre la producción tipográfica de
documentos.
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