1. APIS – Associazione Italiana Progettisti
Sociali
Laboratori dal Basso – Tecniche di
pianificazione e schedulazione di progetto
La Work Breakdown Structure di progetto, la rappresentazione del
piano di attività, l’analisi dei percorsi critici
Docente: Antonio Finazzi Agrò
info@finazziagro.it – info@progettistisociali.it

2. La pianificazione e schedulazione di progetto
Di cosa parleremo…
•
•
In questo seminario affronteremo:
− La scomposizione delle attività di progetto (WBS Work
Breakdown Structure) a partire dai risultati attesi;
− Le principali tecniche di rappresentazione del piano di
attività;
− L’analisi dei percorsi critici in un piano di progetto.
Alla fine del modulo avremo appreso:
− A utilizzare software open source per la pianificazione
di progetto;
− A saper pianificare le nostre attività;
− A utilizzare criteri di controllo razionale nella gestione
del piano.

3. La pianificazione e schedulazione di progetto
Introduzione
•
Tutte le organizzazioni hanno la necessità di
decidere dove vogliono andare e come arrivarci.
•
Per fare questo devono avere una buona
pianificazione e un ciclo di pianificazione

4. La pianificazione e schedulazione di progetto
Introduzione
•
La pianificazione può intervenire su larga scala (piani
strategici) per determinare la direzione generale di
una organizzazione
•
La pianificazione può anche intervenire su piccola
scala (project planning) in cui un piccolo pezzo di
lavoro è organizzato da un individuo o da un team di
lavoro.

5. La pianificazione e schedulazione di progetto
Introduzione
•
Il primo passo nella pianificazione coinvolge
solitamente l'analisi del contesto.
•
Da questa analisi il progetto acquisisce i risultati
attesi al cui livello si attesta la pianificazione.

6. La pianificazione e schedulazione di progetto
Pianificazione
•
In una organizzazione la pianificazione è il processo
di creazione e mantenimento di un piano
•
Il mantenimento del piano include :
− Creazione
− Implementazione
− Controllo

7. La pianificazione e schedulazione di progetto
Concetti e termini utili da conoscere
MILESTONE:
•
•
•
•
•
indica un importante traguardo intermedio nello svolgimento del progetto.
molto spesso è rappresentata da un “evento”, e cioè da attività con durata zero
di solito viene evidenziata in maniera diversa dalle altre attività nell'ambito dei
documenti di progetto
esempi di Milestones sono: la firma di un contratto, il collaudo che sancisce la
fine dei lavori di ristrutturazione, la consegna di uno stato avanzamento lavori,
l’inaugurazione di una casa famiglia, eccetera.
un oggetto materiale o immateriale prodotto come risultato di una attività del
DELIVERABLE:
progetto

8. La pianificazione e schedulazione di progetto
Work Breakdown Structure
•
La traduzione italiana è davvero brutta:
“scomposizione gerarchica del lavoro”
•
Scompone il progetto in sotto attività collegate fra loro

9. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS : Definizione (1/2)
“Un raggruppamento degli elementi del progetto orientato
alle componenti della fornitura, che organizza e definisce
l’obiettivo globale del progetto”
Project Management Body of Knowledge©
•Ciascun
livello discendente rappresenta una definizione
maggiormente dettagliata di una componente del progetto.
•Le
componenti possono essere prodotti o servizi

10. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS : Definizione (2/2)
•
La WBS assiste un capo progetto e tutti i
componenti coinvolti a sviluppare una chiara
visione degli esiti e dei risultati da produrre
•
La wbs fornisce una chiara visione del lavoro da
produrre

11. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS : Concetti generali
•La WBS è
• il quadro di riferimento per lo sviluppo del Piano di
Progetto e il conseguente controllo
• l’elemento più critico per la definizione dei tempi e del
budget del progetto
Se un componente viene omesso la pianificazione e la stima
del progetto saranno inadeguati

12. La pianificazione e schedulazione di progetto
Wbs : Sequenza numerica (1/2)
Le strutture delle wbs sono di solito sempre le
stesse:
•
Il primo livello è indicato come 1.0
• Questa convenzione ci permette di sapere che ogni attività
rappresentata con etichetta 1.x è relativa a questo progetto
• In alcune organizzazioni il numero iniziale è assegnato a livello
centrale (può essere pertanto anche 35 piuttosto che 150) in
modo da poterlo identificare e seguire in modo univoco nei
diversi programmi aziendali.
• Il livello 1.0 e’ raramente il livello piu’ basso

13. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS : Sequenza numerica (2/3)
− Il secondo livello ha la medesima prima cifra
seguita un punto decimale e quindi un altro set di interi a
partire da 1.
• in quasi tutte le WBS questo è il livello per i report e per
le sintesi dei progetti
• sotto il livello di 1.0 il secondo livello può avere più
gruppi sottocomponenti 1.1, 1.2, 1.3

14. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS : Sequenza numerica (2/3)
− Il terzo livello e successivi : il terzo livello ha le stesse
prime due serie di cifre, un punto decimale, poi un'altra
serie di numeri interi.
• sotto il livello di 1.1 il terzo livello può avere più gruppi
sottocomponenti 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, ecc.

15. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS : esempio #1
Costituzione
Struttura disabili
1.0 Costituzione di una casa famiglia per disabili
1.1: Realizzazione piano di gestione
1.1.1
1.1.2
1.2: Ristrutturazione dell’immobile
1.2.1 Lavori murari
1.2.2 Arredamento
1.2.2.1 interno
1.2.2.2 esterno
Realizzazione
Piano di gestione
1.3: Rogito costituzione nuovo ente
Ristrutturazione
immobile
Lavori
Murari
Arredamento
Arredi interni
Arredi esterni
1.4: Accreditamento della struttura
1.5: Selezione del personale
1.6: Formazione addestramento e assunzione
1.7: allestimento finale
1.8: evento di inaugurazione
Accreditamento
struttura
Rogito
ES
TIV
A
IC
IF
PL
EM
O

16. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS : Esempio #3

17. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS : Esempio #2

18. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS: Vantaggi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Definisce la responsabilità di un team
Definisce la struttura di una organizzazione di lavoro
Permette il coordinamento fra gli obiettivi di un progetto
Abilita il controllo del progetto
Facilita il controllo dei costi
Facilita la pianificazione
Facilita l’analisi dei rischi

19. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS : Criteri per la scomposizione
•
L'obiettivo principale è quello di scomporre il
progetto in pacchetti di lavoro orientati a risultati
(intermedi o finali) che, a loro volta, possono essere
suddivisi in compiti specifici e sottoattività

20. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS : Criteri per la scomposizione
•
Ogni work package dovrà essere assegnato in modo
da poterlo poi utilizzare come misura per il
monitoraggio dello stato del progetto
•
La chiave di una buona scomposizione è fare in modo
che la wbs abiliti il calendario (schedule), il controllo
dei costi e il controllo dei risultati

21. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS : Criteri per la scomposizione
•
La wbs deve essere :
• Consistente (coerente)
• Orientatata all’attività o ad un risultato concreto (deliverable)
• Scomposta fino al proprio livello di controllo
• Scomposta per un numero finito di sotto attività
• Ogni sotto attività deve essere (S.M.A.R.T.) :
• Specifica
• Misurabile
• Concordata
• Realistica
• Definita nel tempo

22. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS: Problemi nella scomposizione (1/2)
•
Rivedere il lavoro in attività piccole può comportare la
definizione di decine o centinaia di elementi di costo troppo
complessi da gestire.
•
Tipicamente si deve mantenere i work packages sulle 200-300
ore/uomo, oppure compresa in due settimane di durata.
Non si scompone al di sotto di attività corrispondenti a un effort
(impegno) di una settimana/uomo (40 ore)
•

23. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS: Problemi nella scomposizione (2/2)
•
Il Project Manager non dovrebbe essere tentato di creare wbs
così dettagliate da non lasciare spazio alla iniziativa dei membri
del team inibendo la loro indipendenza di pensiero e iniziativa.
•
(Con una battuta si identifica una wbs troppo dettagliata se
indica ad un membro del gruppo di progetto quando muovere
il piede sinistro e quando il destro … )

24. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS: Linee guida
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Rivedere lo scopo del progetto
Identificare tutte le maggiori attività del progetto che devono
essere completate per raggiungere gli obiettivi del progetto
Identificare tutte le sotto attività che devono essere completate
per realizzare una attività superiore.
Dividere ogni sotto attività in piccoli compiti che ne permettano
il completamento
Continuare questo processo di scomposizione fino a che non si
raggiunge il livello prefissato
Stabilire la responsabilità per ciascun elemento scomposto
Condividere con il committente e gli altri portatori di interesse
la wbs generata per ottenerne la validazione e/o evidenziarne
eventuali dimenticanze
Preparare un dizionario dettagliato della WBS
(normalmente non richiesto per piccoli progetti)

25. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS: Ciclo di vita
•
Sbagliato pensare alla WBS come ad un oggetto
statico
− È un oggetto flessibile e in continuo cambiamento come il
progetto stesso
− Il Project Manager si deve preoccupare che tali cambiamenti
vengano registrati nella WBS e comunicati al gruppo di
progetto
• Importante tenere traccia della prima versione della WBS pubblicata
(Lesson Learned)

26. La pianificazione e schedulazione di progetto
WBS: relazione con sheduling e costi
•
La WBS è la base per la pianificazione temporale delle attività,
e connessa attribuzione dei membri del progetto alle attività
stesse
•
Tutte le sotto attività scomposte devono essere:
•
•
•
Stimate in relazione a entità e durata (Gantt)
Distribuite temporalmente (data inizio e data fine)
(Gantt)
Visualizzate chiaramente in una rete che evidenzi eventi,
relazioni e stimando i tempi minimi e massimi per la
realizzazione (Pert)

27. La pianificazione e schedulazione di progetto
Gantt
•
Sono degli istogrammi orizzontali utilizzati per mostrare attività
pianificate nel tempo
•
Rappresentano uno “scheduling” temporale e sono tra i sistemi
più utilizzati di presentazione di un Project Schedule
•
Fra le diverse presentazioni disponibile per visualizzare un
Gantt le più diffuse sono :

28. La pianificazione e schedulazione di progetto
Gantt: Esempio 1, GanttProject (opensource,
www.ganttproject.biz)
PL
M
SE
E
T IV
A
FIC
I
O

29. La pianificazione e schedulazione di progetto
Gantt : Esempio 2 (Microsoft Project)
ID Task Name
Duration
Start
Finish
1 Kick-Off CR
0 days
Mon 12/02/07
Mon 12/02/07
2 Phase 1
24 days
Tue 13/02/07
Fri 16/03/07
3
Analysis
3 days
Tue 13/02/07
Thu 15/02/07
4
Implementation
6 days
Fri 16/02/07
Fri 23/02/07
5
Internal tests & Fixing
3 days
Mon 26/02/07
Wed 28/02/07
6
PVV
1 day
Thu 01/03/07
Thu 01/03/07
7
Installation
1 day
Fri 02/03/07
Fri 02/03/07
8
Ready in production
0 days
Fri 02/03/07
Fri 02/03/07
9
PQR
2 days
Mon 05/03/07
Tue 06/03/07
10
Baby-sitting
10 days
Mon 05/03/07
Fri 16/03/07
11 Phase 2
44 days
Tue 13/02/07
Fri 13/04/07
12
Analysis
7 days
Tue 13/02/07
Wed 21/02/07
13
Implementation
15 days
Thu 22/02/07
Wed 14/03/07
14
Internal tests & Fixing
5 days
Thu 15/03/07
Wed 21/03/07
15
PVV
6 days
Thu 22/03/07
Thu 29/03/07
16
Installation
1 day
Fri 30/03/07
Fri 30/03/07
17
Ready in production
0 days
Fri 30/03/07
Fri 30/03/07
18
PQR
5 days
Mon 02/04/07
Fri 06/04/07
19
Baby-sitting
10 days
Mon 02/04/07
Fri 13/04/07
12 Feb '07
19 Feb '07
26 Feb '07
05 Mar '07
12 Mar '07
19 Mar '07
26 Mar '07
02 Apr '07
09 Apr '07
M W F S T T S M W F S T T S M W F S T T S M W F S T T S M W
12/02
02/03
30/03

30. La pianificazione e schedulazione di progetto
Gantt : Esempio 3 (Excel o OpenOffice)

31. La pianificazione e schedulazione di progetto
PERT – Project Evaluation and Review Technique
•
.
•
Con questa tecnica si tengono sotto controllo le attività di un progetto
utilizzando una rappresentazione reticolare che tiene conto della
interdipendenza tra tutte le attività necessarie al completamento del
progetto.
Il progetto viene presentato con un grafico simile a diagramma di
flusso dove le attività sono raffigurate con archi orientati e gli eventi
con nodi.

32. La pianificazione e schedulazione di progetto
PERT: Preparazione
•
La preparazione di un PERT comporta per un capo progetto le
seguenti attività:
•
•
•
•
•
Scrivere la lista delle attività (scomposizione WBS)
Disporre le attività secondo criteri di precedenza
Stimare insieme ad altri esperti la durata delle singole attività
in base anche alle risorse a disposizione
Confrontare il risultato ottenuto rispetto alle date del progetto
In caso negativo procedere a riaggiustare le stime effettuando se
necessario una diversa pianificazione delle risorse a disposizione

33. La pianificazione e schedulazione di progetto
Costruzione di un PERT (1/2)
•
Per costruire un PERT si parte
da una tabella nella quale sono
elencate tutte le attività da
svolgere con esplicitate le
relazioni di precedenza tra di
esse, i tempi per il loro
svolgimento e le risorse
necessarie
Attività
Precedenze
Tempo
(gg.)
Risorse
a
-
5
4
b
-
10
2
c
a
3
2
d
b
2
6
e
b
4
8
f
c,d
5
1
g
f,e
3
2

34. La pianificazione e schedulazione di progetto
Costruzione di un PERT (2/2)
Si rappresenta poi il flusso logico delle attività mediante un reticolo da
sinistra verso destra costituito di blocchi indicanti le attività (con
indicazione di durata in giorni, data inizio e data di fine) e connettori
che indicano la relazione tra le attività.
La caratteristica principale in un PERT è che, a differenza di WBS e
Gantt, le attività sono tutte su un unico livello. Di norma si sceglie di
attestarsi nella rappresentazione nè a livello di WP (troppo generici),
nè a livello di singole attività (troppo numerosei), ma a livello di
macroattività.
Nel PERT le attività possono disporsi tra loro in due modi:
•Possono essere collegate in successione, quando il
completamento dell’una è indispensabile all’avvio dell’altra
•Possono essere parallele, quando possono essere gestite in
contemporanea perchè i risultati dell’una non influenzano il
raggiungimento dei risultati dell’altra.

35. La pianificazione e schedulazione di progetto
Censimento
14 gg
2/9/13 –
16/9/13
ESEMPIO
Indicatori
7 gg
2/9/13 –
9/9/13
Questionari
7 gg
9/9/13 –
16/9/13
Kickoff
(01/9/2013)
Lettere
7 gg
17/9/13 –
24/9/13
Ipotesi 7 gg
2/9/13 –
9/9/13
Interviste
7 gg
2/9/13 –
16/9/13
Specifiche DB
14 gg
2/9/13 –
16/9/13
Grafica
21 gg
17/9/13 –
10/10/13
Avvio ricerca
(01/01/2014)
webcontent
21 gg
11/10/13 –
1/12/13
Implement
21 gg
2/12/13 –
24/12/13

36. La pianificazione e schedulazione di progetto
Tempo minimo e tempo massimo
•Tempo minimo: È il tempo inizialmente previsto entro il quale ci si attende di
completare un’attività, atteso che la precedente sia stata completata nel tempo
prefissato.
•Tempo massimo: è il tempo massimo che può impiegare un’attività o un gruppo
di attività senza comportare ritardi sul raggiungimento del nodo successivo. È dato
dalla differenza tra il tempo delle altre attività o gruppo di attività parallele per
raggiungere un comune nodo di progetto e il tempo minimo previsto per l’attività o
gruppo di attività in oggetto.
•Tempo di «slack»: è il margine di tempo di cui gode un’attività per essere
completata senza comportare ritardi sul raggiungimento del nodo successivo,
risultante dalla differenza tra tempo massimo e tempo minimo.
•Percorso critico: si definisce percorso critico quell’attività o gruppo di attività
:
in successione, tra più attività o gruppi di attività in parallelo, in cui un ritardo
genera ritardi sul raggiungimento del comune nodo successivo, ovvero che ha tempo di
slack uguale a zero.

37. La pianificazione e schedulazione di progetto
Ancora sul concetto di slack
TEMPO DI SLACK
•
Il tempo di slack di un evento è la differenza tra il suo
tempo massimo e il suo tempo minimo.
•
Il tempo di slack di un’attività è quindi il massimo ritardo
che potrà subire la durata dell’attività stessa senza che il
tempo minimo totale del progetto subisca ritardi.
•
Le attività che hanno tempo di slack uguale a zero sono
particolarmente importanti, infatti se queste attività
:
subiranno ritardi, anche il tempo totale del progetto sarà
ritardato.

38. La pianificazione e schedulazione di progetto
PERT: Esempio
(I) Predisp. piano del
servizio (8 sett.)
(II) Ristrutturazione
immobile (22 sett.)
(IV) Accreditamento
struttura (12 sett.)
(VII) Allestimento
struttura (9 sett.)
Avvio
(V) Ricerca e
selezione pers. (12
sett.)
(VIII) Evento
finale (durata: 4
sett.)
(VI) Formazione del
personale (13 sett.)
(III) Stipula atto
cost. cooperativa (2
sett.)
Fase I: durata complessiva 8 settimane
Fase II + fase IV: durata complessiva 34 settimane (percorso critico)
Fase II + fase VII: durata complessiva 31
settimane
Fase V + fase VI: durata complessiva 15 settimane
Fase III: durata complessiva 2 settimane
L
MP
E
ES
I VO
T
CA
IFI

39. La pianificazione e schedulazione di progetto
Grazie per l’ascolto!
Associazione Italiana Progettisti Sociali
www.progettistisociali.it