Le projet de loi sur l’archivage électronique vient d’être déposé à la Chambre des députés du Grand-Duché de Luxembourg. Jean Racine, Business Development Director chez Labgroup, présente les principaux enjeux du nouveau texte de loi, les avantages pour les entreprises mais également leurs obligations. Pour toute information complémentaire, n'hésitez pas à contacter nos experts en archivage légal. Email: info@labgroup.com Téléphone: +352 350 22 21 ----------------------------- The new Luxembourg Electronic Archiving bill (6543) has been proposed to the Luxembourg Chamber of Deputies. Jean Racine, Business Development Director at Labgroup, presents the main facts about the new Luxembourg law proposal on electronic archiving: what is at stake for the companies, what are their benefits and what are their new responsibilities. Please, contact us for further information. Email: info@labgroup.com Phone: +352 350 22 21

1. Introduction au projet de loi n° 6543
relatif à l'archivage électronique
20/02/2013

2. Objectifs et enjeux du projet de loi
>Adapter les règles aux réalités technologiques
et organisationnelles modernes
>Permettre aux acteurs économiques de:
>profiter des nouvelles technologies
>réduire le volume de stockage papier
>Organiser l'activité de prestataire de services de
dématérialisation et de conservation
(PSDC), hors et dans le secteur financier
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3. Périmètre du projet de loi
>Dématérialisation
>des documents papier avec valeur légale, relatifs
>aux actes sous seing privé, autrement dit les
contrats, (3 à 5% des documents conservés)
>à la comptabilité (livres, plan, pièces, inventaire…)
>dont la conservation est prescrite par la loi
>Les documents relatifs aux actes authentiques
(reçu par des officiers publics comme les
notaires) ne sont pas concernés
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4. Périmètre du projet de loi
>Conservation
>avec garantie d'intégrité, c.à.d. de valeur légale
>des documents dématérialisés
>des documents nés et signés électroniquement
des documents comptables, hors bilan et compte
de pertes et profits
>Les activités de simple stockage de données
sans garantie d'intégrité ne sont pas concernées
(Cloud Storage, par ex.)
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5. Définitions
>"Copie" : reproduction fidèle et durable sous
forme numérique d'un original
>"Détenteur" : toute personne qui détient
légitimement un original
>"PSDC" : toute personne morale qui
>exerce à titre principal ou accessoire une activité
de dématérialisation ou de conservation
>est certifiée par un certificateur accrédité
>a reçu la validation de l'ILNAS
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6. Principes fondamentaux
> La copie effectuée sous la responsabilité du
détenteur et aux conditions fixées par le RGD,
a la même valeur probante que l'original
> La copie ne peut pas être rejetée comme preuve au
seul motif qu'elle est électronique
> La copie réalisée par un PSDC est présumée
conforme à l'original, ce qui emporte le
renversement de la charge de la preuve
> Il ne peut y avoir 2 originaux, autrement dit l'original
papier doit être détruit
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7. Le statut de PSDC
> Est requis pour bénéficier de la présomption de conformité des
copies
> Peut être acquis par
> les entreprises pour leur propre besoin
> les tiers archiveurs pour le besoin de leurs clients
> l'état et les communes
> S'acquiert par validation de l'ILNAS de la certification annuelle de
conformité aux exigences du référentiel, attribuée par un
organisme dument accrédité
> Est plus aisément acquis par les entreprises déjà certifiées ISO
27001
> Peut être suspendu ou retiré par l'ILNAS, en cas de manquement
grave
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8. Les obligations du PSDC
>Moyens financiers et ressources adéquats
>Bonne gestion et organisation administrative
>Procédures et méthodes adaptées
>Information préalable à tout contrat
>Secret professionnel
>Pleine propriété du matériel de conservation
>Transparence vis-à-vis de l'ILNAS
>Transfert ou restitution des copies en cas de
cessation d'activité
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9. L'obligation d'information préalable
>Mise à disposition
>sur support durable
>dans des termes aisément compréhensibles
>Information relative aux
>procédures mises en œuvre
>modalités et conditions de sous-traitance
>obligations légales liées au statut de PSDC
>conditions contractuelles
>normes suivies
>caractéristiques des installations
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10. Les droits du PSDC
>Libre choix des modalités de conservation, pour
autant qu'elles respectent les exigences
>Limitation de responsabilité par contrat
>Rétention des copies
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11. L'application au secteur financier
>Inclus les entreprise d'assurance ou réassurance
>Statut PSDC +
>agrément PSF 29-5 de "Prestataire de services de
dématérialisation du secteur financier", au capital
social minimum de 50 K€
>agrément PSF 29-6 de "Prestataire de services de
conservation du secteur financier", au capital
social minimum de 125 K€
>Surveillance conjointe de l'ILNAS et la CSSF
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12. Le projet de RGD
>Abroge le RGD du 22 décembre 1986
>Traite des copies numériques, mais aussi par
micrographie !
>Reste technologiquement neutre
>Vise à préserver la disponibilité et la lisibilité des
copies à valeur légale
>Précise les conditions de la dématérialisation et
de la conservation
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13. Conditions de la dématérialisation
>Copie fidèle de l'original
>pas d'altération ni d'interprétation du contenu
>image seulement
>Authenticité garantie
>préservation du contenu et de l'apparence
>date certaine (timestamping)
>historique précis et à jour
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14. Conditions de la conservation
>Copie durable
>Ni altération ni modification, y compris en cas de
transfert d'un support ou d'un format à un autre
>Restitution à tout instant sous une forme
directement lisible
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15. Pour plus d’informations
Sites pertinents à consulter:
La Chambre des Députés du Grand-Duché de Luxembourg
Le site de l’ILNAS, portant sur l’archivage électronique
ICT Luxembourg
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16. Contact
Jean Racine
Business DevelopmentDirector
T : +352 350 22 21
jracine@labgroup.com
Labgroup
2-4 rue Edmond Reuter
L-5326 CONTERN
www.labgroup.com
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