Betaalde dienstverlening: waar ligt de grens Door: Wim Karels

1. Betaalde dienstverlening:
waar ligt de grens?
Wim Karels – Teamleider Sales Picturae
}

2. Inhoud
1. Betaald of gratis?
2. Overzicht dienstverleningsmodellen
3. Scanning on demand
4. Nieuwe ontwikkelingen
5. Conclusies
2

3. 1. Betaald of gratis?
3

4. Archiefwet
4
Artikel 14
De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn,
behoudens het bepaalde in de artikelen 15, 16en 17, openbaar. Ieder
is, behoudens de beperkingen die voortvloeien uit het in die artikelen
bepaalde, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen
en daarvan of daaruit afbeeldingen afschriften, uitreksels en
bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.

5. Waarom: gratis dienstverlening
• Er is al belasting betaald
• Cultureel erfgoed moet toegankelijk zijn
• Studiezaal minder open
• Roep om Open Data

6. Waarom: betaalde dienstverlening
• Kosten voor digitalisering en ontsluiting
• Kosten voor hosting en opslag
• Bezuinigingen overheid
• Iedereen moet betalen voor hij/zij doet:
kostprijs of symbolische waarde
• Dienstverlening wordt beter
• Toevoeging wettelijke taak

7. 2. Overzicht dienstverleningsmodellen
7

8. Vergelijk: dienstverleningsmodellen
8
gratisbetaald
zoeken en vinden tonen downloaden scanning on
demand
extra

9. Volledig kosteloze dienstverlening
9

11. Ervaringen - AlleFriezen
• Succes te danken aan gebruiksgemak en gratis scans
• Veel reacties publiek: circa 3.000 per jaar
11

12. Betaald zoeken
12

14. Ervaringen - WieWasWie
• Voordeel betaalmodel: bestaansrecht onafhankelijk platform waarop
historische persoonsgegevens van Nederland te vinden zijn
• Geen winstoogmerk: met de inkomsten wordt beheer en
doorontwikkeling van platform gerealiseerd
14

15. 15
Betaald tonen bron zoekresultaat

17. Ervaringen - CBG
• De exploitatiekosten worden volledig gedekt
• Succes te danken:
– uniek
– compleet
– nationaal betekenis
– gebruiksgemak
– gebruik eenheden (eenmalig strippenkaart betalen)
17

18. Betaald downloaden
18

20. Ervaringen - Streekarchief Bommelerwaard
• Administratiekosten in eigen beheer zo hoog, dat afdruk minimaal
euro 25,- zou moeten kosten
• Grootste voordeel: tijdsbesparing
• Inkomsten webwinkel overstijgen nauwelijks de kosten
• Nauwelijks klachten betaalde dienstverlening
• De webwinkel voornamelijk gebruikt voor beeldbank
20

21. 3. Scanning on demand
21

25. Overzicht – scanning on demand
SA - Amsterdam Archief Leiden RA Zutphen
Digitaliseren uitbesteed eigen beheer eigen beheer
Situatie scans na
levering
komen op de website worden verwijderd komen op de website
Digitale bestanden niet gratis voor andere
bezoekers
n.v.t. gratis voor andere
bezoekers
Bronnen Archiefbank Personen, Plaatsen,
Archievenoverzicht
Archievenoverzicht
en Notarieel
Hoeveelheid onbeperkt onbeperkt max. 25
Eenheid per inventaris per pagina per pagina
Levertijd circa 3 weken 2 dagen na betaling enkele dagen na
betaling
Betaling na het scannen voor het scannen voor het scannen
Prijs
- euro 0,50,- per scan
- euro 0,25,- per scan >
1.000 stuks
- euro 1,50 per pag.
lage resolutie
- euro 5,- per pag.
hoge resolutie
1-2: euro 5,-
3-10: euro 15,-
11-25: euro 25,-
Registreren vooraf ja ja nee
25

26. Ervaringen - Stadsarchief Amsterdam
• Uitbesteden scanning: logische keuze, geen taak archief
• Scanning on demand: uitvloeisel van missie om digitale studiezaal
aan te bieden
• Scanning on demand: traject van lange adem – sneeuwbal effect
• Kosten en baten: meer dan alleen verkoop
• Mede ingegeven door beleid van de stad: betaalfunctie
• Scanning on demand een succes: sluit aan op behoeften klant en
beleid organisatie
26

27. Ervaringen – Archief Leiden
• Dienstverlening wordt door gebruiker gewaardeerd: goodwill
• Veel tijd kwijt per opdracht
• Maatwerk per aanvraag
• Financieel niet rendabel
• Project is een succes, sluit aan bij onze doelstelling
27

28. Ervaringen – Regionaal Archief Zutphen
• Dienstverlening een succes
• Succes voornamelijk gebaseerd op goodwill en PR: nagenoeg geen
winst/inkomsten gegenereerd
• Bulk aanvragen van scans is (nog) niet mogelijk
• Extra belasting personeel
• Uitvoering vindt plaats met kantoorscanners: ong. 95% van
aanvragen wordt hiermee gerealiseerd
28

29. 4. Nieuwe ontwikkelingen
29

30. 30
Sponsoring

32. Ervaringen – Stadsarchief Amsterdam
• Te vroeg om echte conclusies te trekken
• Veel aandacht van pers en gebruikers, mede doordat er nog
informatie ontbreekt - mensen betrekken om de collectie te verrijken
(emotioneel aspect)
32

33. Mecenaat
33

35. Betaling: fysieke en digitale opslag
35

37. Ervaringen - Archief Eemland
• Uit gebruikersonderzoek blijkt dat mensen betaling geen probleem
vinden
37

38. 4. Conclusies
38

39. Kortom, hoe ver kun/wil je gaan?
Dat ligt er aan…
39

40. Conclusie - 1
• Bepaal eerst visie en doelgroep
• Voorwaarden digitale dienstverlening:
– goede technische infrastructuur
– de organisatie moet er in het geheel achter staan
• Per bron apart beleid bepalen
• Webwinkel niet altijd de oplossing om inkomsten te vergroten:
webwinkel kan ook verrijking van dienstverlening zijn
• Een collectie levert pas geld op wanneer deze uniek is, van grote
maatschappelijke waarde of nationale betekenis én compleet is.
• Bij betaling moet dienstverlening optimaal zijn

41. Conclusie - 2
• Scanning on demand; voor grote archieven een verdienmodel, voor
kleine instellingen een extra service
• Kijken naar manieren om inkomstentaart te vergroten: inzetten op
emotie, aanbieden nieuwe diensten particulieren en sponsoring door
bedrijven.
• Sponsoring alleen als een collectie van unieke waarde is en mensen
kan raken

42. Eindconclusie: doe en leer!
42

43. Bedankt voor uw aandacht!
Vragen?
w.karels@picturae.nl
43