1. GRÁFICOS CON EXCEL
Tratar con muchos datos no siempre es sinónimo de poder manejar toda esa la
información. Podemos tener todos los datos y sin embargo, perdernos en un mar de cifras
que nos puede ahogar.
Como una imagen sigue valiendo más que mil palabras, a la hora de abordar grandes
cantidades de datos, ayuda poder “visualizar” su comportamiento de forma gráfica. De
esta forma “veremos” la información de forma general, la tendencia de los datos,... más
tarde podremos detenernos en detalles.
Excel es una herramienta que permite disponer los datos de forma gráfica de forma que
podamos hacernos una idea clara de los datos que vamos a nalizar.
La herramienta Gráficos de Excel dispone de una amplia colección de estos gráficos de
manera que es difícil que alguno de estos no se adapte a nuestras necesidades o
exigencias.
Para comprender su funcionamiento, como siempre, vamos a realizar algunos ejemplos
paso a paso de forma que podamos iniciarnos en la exploración de sus posibilidades.
Imaginemos que tratamos de explicar a nuestros amigos la diferencia que existe entre
como ve un trabajador su propia renumeración por el trabajo mediante la nómina y como
ve esa misma renumeración el empresario que paga por el trabajo de este operario.
Vamos a suponer que el sueldo líquido del trabajador, lo que se va a llevar a casa, son
justamente 2.000 €.
Para llegar a esa cantidad, el empresario, al confeccionar la nómina, debe haber
descontado de la renumeración bruta los gastos e impuestos.
A este trabajador solo se le descuenta las cuotas de la Seguridad Social y el IRPF.
Sabemos, además, que las cuotas de la S.S . se desglosan en tres partidas, SS por
contingencias comunes, SS. Cuota por formación profesional y SS. Cuota por desempleo.
(si fuese este trabajador funcionario, la Administración no podría descontarle la cuota por
desempleo, al no estar contemplado este para este colectivo).
Los porcentajes sobre el salario bruto de cada una de estas partidas es de 4,7% por la
cuota de Seg. Social Contingencias comunes, 1,55% por la cuota de desempleo y 0,1 %
por la cuota de Formación Profesional.
Por otra parte, pongamos que a este trabajador se le retiene en concepto de IRPF el 19%
de su salario bruto.
Dicho de esta manera, es muy difícil hacerse una idea clara de que se ingresa en casa y
que se aporta a las distintas partidas.
Excel y programas como él, nos aporta la solución: podemos realizar los cálculos en la
hoja de cálculo y con ellos, confeccionar un gráfico que, de forma visual y clara nos
refleje de forma muy intuitiva el reparto del que estamos hablando.
Comencemos abriendo una hoja de Excel donde vamos a reflejar todos los datos que más
arriba hemos comentado:
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2. Como lo que conocemos
es el sueldo líquido a
percibir por el trabajador,
los cálculos tendremos que
realizarlos de forma
inversa.
En la figura vemos el
aspecto que va a tener la
nómina de un trabajador
cualquiera. En la figura
vemos que tras los
cálculos, el sueldo líquido
es 2.000 €, que es el dato
del ejemplo.
Sabemos que el sueldo líquido, es el que resulta de restar al sueldo bruto todos los
descuentos.
Si llamamos “X” al sueldo bruto, nos quedará:
2.000 = X – ((X x 0,0470)+(X x 0, 0155) + (X x 0,001))
Realizando las operaciones necesarias,
2.000 = X – 0,2535X => 2.000 = 0,7465 X Donde
X = 2.000 / 0,7465 = 2.679,17 €
Calculado el sueldo bruto, es el momento
de introducirlo en nuestra hoja y que esta
realice los cálculos. Iremos introduciendo
las fórmulas en las celdas
correspondientes para que la nómina se
confeccione por sí misma, de forma automática.
= B4*1.55%
=B4*0,01%
=B4*19%
En la celda destinada a Abonos
totales, sumamos la columna
abonos (que solo tiene un valor, el
sueldo bruto) =SUMA(B4:B12)
En la celda destinada a descuentos
Totales, sumamos la columna
descuentos: =SUMA(D5:D12)
Por último, solo resta calcular el
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3. líquido a percibir, que será el resultado de restar ls descuentos de los abonos: =B13-D13
Con esos cálculos, tendremos calculada esta sencilla nómina que servirá de plantilla para
otras similares, necesitando como único dato el importe bruto del sueldo. Todo lo demás
se calculará automáticamente. Podemos ver el en imagen de la derecha el aspecto y
valores que tendrá la nómina finalizada.
Pero, cuanto representan esos porcentajes de descuentos sobre el total de la nómina?
Podemos “verlo” gráficamente si empleamos un gráfico.
Antes de crear el gráfico, vamos a
situar los datos de forma cómoda
para crear el gráfico. A la derecha
de la Nomina, creamos una columna
con los conceptos y otra con las
cantidades, tal como vemos en la
imagen lateral.
Hay muchos tipos de gráficos en Excel y cada uno de ellos, se adecua a un tipo de
información.
Podemos elegir entre varios que serán igualmente válidos pero para este ejemplo, creo
que escogiendo un grafico tipo “Circular” se ve mejor aquello que queremos “visualizar”.
Pulsaremos sobre el control “Asistente para Gráficos” de la
barra de herramientas o del menú “Insertar” con lo que se abre
un cuadro de diálogo, el primero del asistente.
Para nuestro propósito, seleccionamos el tipo “Circular”
y en el subgrupo, elegimos el que tiene efectos 3D.
Entre todos los gráficos del subtipo, la única diferencia
que existe es la presentación: depende de cómo te guste,
así elegirás uno u otro.
Una vez seleccionado el tipo de gráfico deseado,
pulsamos el botón “Siguiente” haciendo aparecer un
nuevo cuadro de
diálogo. En esta
ocasión el cuadro nos
informa de cual ha
sido el rango escogido para tomar como datos para la
creación del gráfico. Si este rango seleccionado no
fuera el deseado, entonces podemos modificarlo en este
cuadro. También se nos da la opción de establecer las
series en las filas o en las columnas de la tabla de datos.
Para el ejemplo que nos ocupa, las series de tatos están
claramente en las columnas concepto e importes. Es la
opción que el asistente de Excel ha seleccionado por
defecto.
En este cuadro se empieza a vislumbrar el aspecto del gráfico que estamos creando.
Cuando las opciones de este cuadro son conformes, pulsamos nuevamente en el botón
“Siguiente”
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4. En el nuevo cuadro que aparece en este asistente, podemos introducir un Título para
nuestro gráfico , así como determinar
si se mostrará una leyenda y donde y
también como se mostrarán los rótulos
de datos, si así lo deseamos. En
nuestro gráfico, indicaremos al
asistente que queremos que los valores
de los datos se muestren en forma de
porcentaje indicándoselo, tal como
muestra la figura en la pestaña del
asistente reservada para ello.
Volvemos a pulsar el botón
“Siguiente” y pasamos a un nuevo
paso del asistente.
En este cuadro, simplemente se nos informa que el gráfico ya está terminado y se
pregunta donde queremos insertarlo. Las opciones son o bien en la hoja en que están los
datos que estamos manejando o bien en una hoja nueva, dispuesta unicamente para ese
gráfico.
Por el momento, podemos
decidir que el gráfico se
inserte en la hoja de los
datos. De este modo
podemos “ver” la
información de forma
gráfica y al tiempo, estudiar
los datos con detalle.
Pulsando en el botón
“Finalizar”, surgirá el
gráfico en la hoja.
El aspecto que tendrá será similar al mostrado en la imagen inferior.
De esta manera, ahora podemos ver de un simple vistazo las proporciones de cada partida
en el desglose de la nómina.
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5. Si lo que queremos es analizar lo mismo, la nómina de un trabajador, pero desde el punto
de vista del empresario que la paga, veremos que el gráfico no va a quedar igual, ni
mucho menos...
El empresario, a la vez que el trabajador aporta un porcentaje para cuotas de la Seguridad
Social, aporta otro por los mismos conceptos:
Por Contingencias Comunes, 23,60% del bruto, por Formación Profesional 0,60% y la
cuota por desempleo a cargo de la empresa es de 5,50%, lo que suma un pago de 29,7%
del sueldo bruto del trabajador.
Si esto lo trasladamos a las columnas utilizadas más arriba, podemos crear un nuevo
gráfico donde cada uno que saque sus propias conclusiones.
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6. Como dijimos al comienzo, para cada tipo de información, podemos emplear un o unos
gráficos diferentes.
Si en vez de querer ver gráficamente el desglose de una nómina, lo que necesitamos es
observar la variación entre las nóminas de una persona durante varios meses, o las
diferencias entre nóminas del mismo periodo de varias personas, quizás sea más
interesante utilizar un gráfico diferente.
Veamos el ejemplo de las nóminas de un operario durante un año. Tal como mostramos
en la imagen inferior, confeccionamos una tabla de datos con la información de todo el
año.
Del mismo modo que en el ejemplo anterior, acudimos al asistente para gráficos y
comenzamos realizando los mismos pasos, a excepción de que ahora el tipo de gráfico
seleccionado será el tipo Área y el subgrupo cualquiera de las áreas apiladas
A continuación se puede ver la tabla de valores donde al campo Líquido de julio y
diciembre se le ha sumado la paga extra y se le ha descontado el 19% del valor de esta
paga. Más abajo, el gráfico resultante.
En el siguiente ejemplo, queremos representar el seno de un ángulo.
Si lo que queremos es visualizar un gráfico trigonométrico, lo que tendremos que hacer es
utilizar el tipo de grafico “Dispersión”.
Para ello, tomamos valores de los grados de 10 en 10 y los escribimos en una columna.
En una celda aparte, calculamos el valor de conversión necesario para que pueda trabajar
la función SENO() este valor será calculado de la siguiente manera: =PI()/180
Con el valor de conversión calculado en una celda, introducimos la fórmula del seno de
un ángulo en otra columna, contigua a la que contiene los grados.
La fórmula del seno para el primer ángulo, que se encuentra en la celda A6 quedará:
=SENO(A6*$B$2), donde B2 es la celda que contiene el valor de conversión y los signos
“$” indican que siempre hacemos referencia a esa celda cuando copiemos la fórmula a
toda la columna.
Copiamos pues la fórmula a la columna y tenemos ya la relacción entre el ángulo y su
seno.
Es hora de crear el gráfico:
Pulsamos sobre el asistente para gráficos y seleccionamos el tipo XYDispersión. El
subtipo seleccionado será el de dispersión con puntos de datos conectados por líneas
suavizadas
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7. Pulsando “Siguiente”, aparece el cuadro de diálogo que permite seleccionar el rango de
datos del gráfico: seleccionamos en este el rango $A$5:$B$42
Pulsamos “Siguiente” e introducimos un título: “Función Seno”.
De nuevo sobre “siguiente” y por fin aparece el cuadro final: le indicamos que queremos
el gráfico sobre la hoja de datos..
Ya tenemos el gráfico que queríamos. Ahora, podemos modificar algunos parámetros
para que quede mejor presentado.
Por ejemplo, la línea de “Grados” llega hasta 400. nosotros solo tenemos datos hasta 350.
esto lo vamos a modificar.
Pulsamos sobre uno de los valores del eje de las X con el botón
derecho del ratón. En el menú flotante, aparece la entrada,
“Formato de ejes. Pulsando sobre esa entrada, aparece el
cuadro de diálogo de la imagen de la izquierda y en este le
indicamos que el valor Máximo, que ahora figura 400,
queremos que sea 360.
pulsamos “Aceptar”.
A continuación pulsamos
con el botón derecho del ratón sobre un valor del eje
de las Y’s. Aparece el menú contextual flotante con la
misma entrada otra vez: “Formato de ejes.
En esta ocasión, modificamos Mínimo y Máximo y en
vez de -1,5 y 1,5escribimos -1.y 1. Pulsamos
“Aceptar” y ya lo tenemos como queremos.
Por último, hacer hincapié en este tema sobre un
término que aparece en el asistente: las series.
Hemos visto que Excel toma series bien sea de filas o de columnas, y que por lo general
no tenemos que modificar la elección.
Puede ser que en un grafico ya construido, queramos incluir la representación de otro
valor que aún no está contemplado. En este caso, lo que debemos tener es otra fila o
columna con los nuevos valores.
Imaginemos que necesitamos ampliar la información
obtenida de forma gráfica del ejemplo anterior. Ahora
queremos incluir en el gráfico la curva de la función
Coseno.
Para esto, junto a los datos ya establecidos en la hoja en el
rango A5:B42, vamos a rellenar el rango C5:C42 con los
valore calculados del coseno.
En la primera celda de datos, la celda C6, insertamos la
fórmula de la función Coseno : =COSENO(A6*$B$2),
siendo A6 la primera celda que contiene el ángulo y B2 el
valor calculado de conversión.
Calculada la columna,
nombramos su cabecera con el
título “Coseno”
En la imagen podemos ver las primeras filas de los datos ya
calculados junto a los que existían previamente.
En este momento, vamos a incluir los datos en el gráfico para
que nos dibuje en el mismo una segunda representación, sin
necesidad de crear un nuevo gráfico.
Pulsamos sobre el área del gráfico con el botón derecho del
ratón y aparece el menú contextual de la herramienta
“Gráfico”.
En este menú, se nos va a mostrar una serie de entradas que
más o menos coinciden con los pasos del asistente. Lo
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8. podemos ver en esta imagen de la derecha.
Seleccionamos la entrada de menú que vamos a necesitar para incluir nuestros datos,: será
la entrada “Datos de origen...”.
Pulsando sobre ella con el botón izquierdo del ratón, se nos devuelve a un paso previo del
asistente de gráficos.
Este cuadro de diálogo contendrá los datos de la gráfica anterior, nos mostrará el rango de
datos de la curva anterior y si las series las forman filas o columnas.
Desplazándonos de la pestaña “Rango de datos” en la que estamos a la pestaña “Serie”, se
nos muestra ahora, además de una representación en miniatura de la curva obtenida, el
nombre de esa serie, el rango de datos de su eje X y de su eje Y y sendos botones para
agregar o quitar series.
Pulsamos el botón “Agregar” y enseguida aparece en el cuadro de lista la serie por
defecto “Serie2”.
A su derecha, vamos a seleccionar el nombre que adoptará definitivamente. Como hemos
hecho en otros ejemplos, desplegamos el botón junto al cuadro de texto para poder
señalar la celda o rango y elegimos en la hoja de datos la celda cabecera de la columna en
cuestión. Esta contiene el título “Coseno”.
Seguidamente, hacemos lo mismo con el cuadro
de texto “Valores de X”, y seleccionamos el
rango A6:A42, correspondiente a los grados para
los que queremos calcular las sucesivas funciones
coseno.
Por último, procedemos exactamente igual para el
cuadro de texto “Valores de Y”. En este caso
tomamos el rango de valores coseno calculados:
C6:C42
Una vez concluida la acción de introducir estos
datos en el cuadro de diálogo, este mostrará la
miniatura de la representación gráfica obtenida.
Como se parece a lo que esperábamos, damos por
concluido la confección del cuadro y pulsamos
sobre el botón “Aceptar”.
De forma automática, el gráfico inicial se ha modificado presentando ahora la
representación de dos curvas de dos funciones diferentes en el mismo gráfico.
De este manera, podemos seguir añadiendo “Series” al gráfico hasta completar nuestras
necesidades de representación gráfica.
En la figura siguiente, se nos muestra el aspecto final del gráfico creado.
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9. con estos ejemplos se ha querido demostrar la facilidad con la que Excel es capaz de crear
representaciones gráficas de los datos mostrados en la hoja u hojas de datos así como la
importancia de la elección del tipo de gráfico a la hora de representar distintos tipos o
conjuntos de datos.
Solo faltaría añadir que, para versiones superiores de Excel, la forma de realizar estos
gráficos es la misma.
Lo único que debemos tener en cuenta es que cambia la ubicación de las herramientas y
el “acabado” final de los gráficos. Ahora son lógicamente mucho más modernos.
Para crear un gráfico con Excel 2007, como hemos dicho, operamos de la misma manera
pero nos dirigiremos a la pestaña “Insertar” de la barra de herramientas.
Podemos observar que la opción seleccionar tipo de gráfico de los asistentes de versiones
anteriores, se encuentra ya desplegada en el centro de la barra de herramientas y
seleccionando el tipo de gráfico, se despliegan los subtipos.
Si previamente hemos seleccionado el rango de datos, el gráfico elegido se creará con las
opciones por defecto que podemos modificar desde el menú contextual que se abre al
pulsar sobre el área de gráfico con el botón derecho del ratón.
Si no hemos seleccionado el rango de
datos constituyente de lo que será el
gráfico, aparece un cuadro en blanco.
Pulsando el botón derecho del ratón
surgirá el cuadro de diálogo de la
imagen que cumplimentaremos como
hemos visto anteriormente en el
apartado de introducción de nuevas
series de datos, pero teniendo en
cuenta que el formato del cuadro de
diálogo es diferente.
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