1. Zaakgericht werken in de praktijk
Gert Jan Wiersma

2. De informatiehuishouding van
uw organisatie?

3. Definitie zaakgericht werken
Een samenhangende hoeveelheid
werk
Met een gedefinieerde aanleiding en
een gedefinieerd resultaat
Waarvan de kwaliteit en de
doorlooptijd bewaakt moet worden.

4. Uitgangspunten
Zaak is altijd leidend (niet het document)
Zaak(type) is voorzien van metadata
Document altijd gekoppeld aan de zaak
Eén zaak is één dossier
Naamgeving van zaak(type) is standaard
Zaak is gekoppeld aan bewaartermijn
Dienstverlening, afhandeling, terugkoppeling en
archivering kunnen tegelijk worden uitgevoerd

5. Dus niet zo ….
Klanten Kanalen Back Offices
BO 1
BO 2
BO 3
BO 4
@
BO 5
BO 6

6. Of zo….
Post Web Telefoon Balie
DMS-pakket BPEL/broker Callcentre KCC-applicatie
Routing applicatie Workflow
Workflow ..
Afhandeling: Afhandeling: Afhandeling: Afhandeling:
backoffice backoffice backoffice backoffice

7. Maar zo …
Post Web Telefoon Balie
Registratie documenten Behandelgegevens
Registratie zaken Klantgegevens
Statusbewaking
Zoeken
Zaaksysteem Financiële gegevens
Geo-gegevens
Koppeling basisregistraties
Afhandeling: Afhandeling: Afhandeling: Afhandeling:
backoffice backoffice backoffice backoffice

8. Hoe begin je?
Klanten Kanalen Back Offices
BO 1
BO 2
BO 3
BO 4
BO 5
BO 6

9. Beslissen ….
Klanten Kanalen Back Offices
BO 1
BO 2
BO 3
BO 4
BO 5
BO 6

10. Aanpak tot zaakgericht werken
Definieer wat een zaak is
Hanteer eenduidige omschrijvingen voor zaken (ZTC)
Beleg de verantwoordelijkheden
Schaf opslaan op netwerkschijven af
Regel niet alles in het proces tot op detailniveau
Schrijf voor jezelf op wat er voor jou verandert
ZTC? Zie https://www.surfgroepen.nl/sites/gemma/pp/default.aspx

11. TIP 1: DSP en ZTC
DSP en ZTC naast elkaar gebruiken is
monnikenwerk.
WIN TIJD!
Kies voor een ZTC

12. Citaat EGEM-Zaaktypencatalogus 1.0

13. TIP 2: Formeer een Gideonsbende

14. TIP 3: DIV, de ‘bezemwagen’
Hier houden we dus mee op

15. TIP 5: DIV, de enthousiaste pionier
En hier gaan we mee beginnen

16. Maar waar begin ik?
Weet wat je te bieden hebt, en wat niet …
Zoek bondgenoten
Vertraag niet onnodig, zorg dat je DIM’t
Tijd!
Zoek de energie op
Blijf scherp
Creëer een positief imago

17. Wat levert het de organisatie op?
1. Gegevens en dossiers beter toegankelijk
2. Lagere kosten voor fysiek archiefbeheer
3. Betere behandeling van vragen
4. Beter kunnen inplannen van werk
5. Minder stappen in werkprocessen
6. Minder handmatige registratie in BO-
systemen (Kloppelen zal wel blijven)

18. En wat levert het jou op?
Een belangrijke positie in het proces
Je bent een belangrijke gesprekspartner
Je kunt helpen bouwen
Tijd die je dus gericht in kunt zetten
Kennis (van systemen en processen)
Werkplezier en dus ENERGIE!
En plezier in het doen, geeft kwaliteit in het werk.

19. Bedankt voor uw aandacht
Vragen
www.digital.nl
gertjan.wiersma@digital.nl
Telefoon: 06-43360902