Dématérialisation du courrier entrant

1. Traitement du courrier entrant

2. Profil BancTec Expérience 37 ans d’innovations technologiques et de services à forte valeur ajoutée. Chiffres Revenus: Monde $400M, Europe $150M, France $20 Effectif : Monde 2 700, Europe 1 200, France 100 Clients: Près de 2 000 dans 50 pays Bureaux Siège: Irving, Texas (USA) Filiales: U.S.A, Canada, 12 pays européens France: Noisiel, Marne-la-Vallée Métiers Traitement du document & des processus de paiement Externalisation des processus métier BancTec - A company introduction

3. Stratégie « Fournir les technologies, solutions et processus qui valorisent les métiers de nos clients » Elevée Valeur ajoutée 2011 1972 Faible Temps

4. Domaines d’activités Créateur de Technologies Fournisseur de Solutions Prestataire de Services

5. Réception Préparation Gestion Traitement & Exceptions Logistique Contrôle Exploitation Une offre de service en dématérialisation de flux documentaires Courrier entrant Traitement des ouvertures de comptes, cartes de crédit Traitement de formulaires et d’abonnements Traitement des Offres de Prêts Dématérialisation et indexation de dossiers clients Traitement des titres/chèques Dématérialisation de factures Reprise de base documentaire Gestion des mandats de signature Traitement des billets d’avion Numérisation de livres

6. Les bénéfices de l’offre BancTec Notre vision du BPO : Une expertise partagée Approche Analytique Plateforme Technologique évolutive Expertise Métier Industrialisation des moyens Automatisation des traitements Mise en œuvre rapide de nouveaux processus Gestion de pics de volumes Transparence des indicateurs Plan de reprise d’activité Innovation dans la continuité Vecteur de développement

8. Offre de service diversifiée

9. Des applications à haute productivité capables de reproduire les pratiques organisationnelles de l’entreprise

10. Tarifications standardisées ou adaptée au processus délégué

11. Outil de production à la pointe de la technologie

12. Des technologies documentaire totalement flexibles et adaptables à des typologies de traitement très variables

13. Un gestionnaire de flux permettant la sécurisation et la traçabilité des flux documentairesStockholm, Sweden Cologne, Germany Tallinn, Estonia Utrecht, Netherlands Heathrow, UK Durham, UK Harlow, UK Paris, France Services d’analyse et d’accompagnement spécialisés dans les flux documentaires et transactionnels Chicago, US Dallas, US 7

14. 8 Les centres de services

15. Points forts 9 Maitrise de deux métiers Fournisseur de solutions / intégrateur de technologies documentaires et prestataire de services de gestion du courrier Expertise Service courrier, Hébergement & workflow, Gestion des factures fournisseurs Microsoft Sharepoint BancTec est partenaire Gold

16. Quelques références BancTec France Monde Plus de 500 millions de doc/jour traités avec les solutions BancTec

17. Problématique et enjeux

18. 12 Le courrier : définition Correspondance (lettre, imprimé, paquet) reçue ou envoyée par la poste Totalité des lettres qu’une personne écrit ou reçoit Concept élargi à la gestion des courriels qui représentent en moyenne 25% des flux de correspondance En entreprise : Diversité des documents et interprétation du contenu Complexité des circuits et délais de traitement

19. Les gains attendus de la dématérialisation 13 source « étude serdalab dématérialisation »

20. 14 La gestion du courrier : Les enjeux Absorber la masse d ’information en circulation Adressage archivage Réduire le cycle communicationnel compresser les délais nécessaires à la transmission de documents et au traitement retour Réduire les coûts d ’acheminement circuits internes Photocopies : 42% des documents sont multiservices mise sous pli Gérer et contrôler la diffusion limitation des erreurs de transmission gestion du risque

21. La gestion du courrier : sécurité des traitements Assurer le traitement et la traçabilité des documents compression des délais de traitement pilotage, état d ’avancement gestion des pics respect des délais de réponse normalisation des types de documents réponses Courrier urgent Gestion de priorité Confidentialité Multi objets : Communication, collaboration et coordination du personnel

22. Le courrier : source d’industrialisation des processus 16

23. Le processus courrier dématérialisé Un élément : structurant Ingrédient d’innovation sur les processus métier De l’interconnexion à l’interopérabilité Composant de stratégie organisationnelle Favorise la multi-localisation Traiter le flux documentaires tout en gardant le contrôle sur la gestion et le pilotage des flux : réversibilité partage de ressources Sécurisation et PCA Facilite la croissance Accroissement des flux Pics Tenue des délais Accès aux technologies

24. Optimisation du ROI par la globalisation du traitement : Logistique et bancaire Logistique et administration Logistique et réseau bancaire Renforcement des rôles de proximité utilisateur, client & marché Accessibilité aux contenus et Productivité agence ROI renforcé par l’optimisation permanente des capacités et des coûts Attractivité des métiers Enrichissement du poste de travail Anticipation des départs à la retraite Pérennité du savoir faire Gains de productivité Convergence et centralisation des flux Réseau , siège et canaux de distribution Débordement et externalisation et Mutualisation des ateliers Le Retour sur Investissement - ROI 18

25. Les bénéfices de la dématérialisation du courrierla Vision de BancTec BPO & Développement Technologique Qualité et continuité de service Innovation rupture des situations établies, transforme les conditions de marché Limitation des investissements S’ inscrire dans un processus de conduite du changement permanent à travers les évolutions techniques ou règlementaires Respect du réglementaire; stockage probant, Efficacité opérationnelle , gestion de la pénurie de ressources Une démarche de progrès durable et efficace dans une stratégie de croissance et de compétitivité Utilisation de standards; méthodes et certifications Compétitivité Bien être Développement durable

26. Le processus Courrier

27. Processus Général Sortie (électronique) Entrée (Papier, électronique) Système BANCTEC

28. eFIRSTMailroom 22

29. Option – Exemple de la dématérialisation du flux factures Automatisation de la gestion du compte fournisseur de l’achat jusqu’au paiement fournisseur Gestion des fournisseurs Gestion des achats Gestion des dépenses Gestion des contrats Gestion des factures Demande d’achat Identification Commande Contrôle Comptabilisation Facture Approbation Livraison Archive Paiement

30. Présentation de la dématérialisation

31. Accès et implantation 25

32. Exemple d’interface

33. Exemple d’interface