Administrasi surat adalah suatu kegiatan yg tidak dapat dihindari dalam suatu lembaga atau institusi baik pemerintah maupun swasta. Salah satu kegiatan dalam administrasi persuratan adalah Disposisi. Kendala yang dihadapi saat ini adalah bentuk fisik dari Disposisi surat sering tidak sampai pada tujuan dan terkadang juga hilang sehingga pendisposisian tidak tercapai. Di era digital sekarang ini, semua hal tersentuh oleh teknologi digital. Tidak terkecuali, administrasi persuratan yang selalu dilakukan dalam bentuk fisik bisa diatasi dengan mendigitalisasikan bentuk fisik surat dan disposisi surat menjadi sebuah file surat digital yang tersimpan dalam basis data komputer. Cukup didepan komputer, pengguna akan dengan cepat mengetahui surat dan disposisi yang ditujukan kepadanya tanpa harus menunggu surat fisik yang diterima. Dengan demikian pendisposisian surat akan lebih cepat dan tepat sasaran. Sistem Informasi Manajemen Arsip dan Surat ( SIMAS ) Online, dibangun untuk memecahkan masalah-masalah surat menyurat dan disposisinya. Pembangunan Sistem Management Surat dan Arsip dimaksudkan sebagai sarana untuk menyajikan informasi disposisi surat, agenda kegiatan rapat, memorandum, surat edaran, dan kegiatan lainnya.

1. P T. P E N TA S I I N D O N E S I A
JL. PRAJA DALAM D/52, PONDOK INDAH – KEBAYORAN BARU
KONTAK: KIKA SYAFII

2. Administrasi surat adalah suatu kegiatan yg tidak dapat dihindari dalam suatu lembaga atau institusi
baik pemerintah maupun swasta. Salah satu kegiatan dalam administrasi persuratan adalah
Disposisi. Kendala yang dihadapi saat ini adalah bentuk fisik dari Disposisi surat sering tidak sampai
pada tujuan dan terkadang juga hilang sehingga pendisposisian tidak tercapai. Hal tersebut dapat
diatasi dengan mendigitalisasikan bentuk fisik surat dan disposisi surat menjadi sebuah file surat
digital yang tersimpan dalam basis data komputer. Cukup didepan komputer, pengguna akan dengan
cepat mengetahui surat dan disposisi yang ditujukan kepadanya tanpa harus menunggu surat fisik
yang diterima. Dengan demikian pendisposisian surat akan lebih cepat dan tepat sasaran. Oleh
karena itu perlu dibangun sebuah aplikasi komputer berbasis jaringan komputer yaitu SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN ARSIP DAN SURAT ( SIMAS ) ONLINE untuk memecahkan masalah-
masalah surat menyurat dan disposisi nya.
SISTEMINFORMASIMANAJEMENARSIP&
SURAT

3. Pembangunan Sistem Management Surat dan Arsip dimaksudkan sebagai sarana untuk
menyajikan informasi disposisi surat, agenda kegiatan rapat, memorandum, surat edaran,
dan kegiatan lainya,
Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
1. Menyajikan data, informasi dan kegiatan rapat up to date yang dapat diakses secara
cepat dan efektif.
2. Menjadi media komunikasi antara staff dan pimpinan dalam kegiatan Surat Menyurat
Aplikasi yang akan dibangun dalam bentuk web dinamis ( dynamic web ) yang diharapkan
dapat menjadi fasilitas yang efektif dan mudah digunakan oleh pimpinan dan staff secara
on-line dan akan sangat membantu dalam kegiatan persuratan
SISTEMINFORMASIMANAJEMENARSIP&
SURAT

4. SISTEMINFORMASIMANAJEMENARSIP&
SURAT
Sekretariat
Direksi
Surat Masuk
Pengarsipan
Proses Digitalisasi
Pengajuan
Disposisi
Distribusi Sesuai
Disposisi
Proses Lanjutan
Proses Surat Masuk
Surat Keluar
Pengarsipan
Pengajuan
tndatangan
Direksi
Pengagendaan
Distribusi /
Pengiriman
Proses Surat Keluar

5. SISTEMINFORMASIMANAJEMENARSIP&
SURAT

6. SISTEMINFORMASIMANAJEMENARSIP&
SURAT

7. SISTEMINFORMASIMANAJEMENARSIP&
SURAT

8. SISTEMINFORMASIMANAJEMENARSIP&
SURAT

9. SISTEMINFORMASIMANAJEMENARSIP&
SURAT

10. SISTEMINFORMASIMANAJEMENARSIP&
SURAT

11. SURAT MASUK
Scanner
• Alur kerja
• Pencarian
• Penyimpanan
• Pengiriman
• Disposisi
• Akses
SURAT KELUAR
Penyimpanan
Server
SISTEMINFORMASIMANAJEMENARSIP&
SURAT

12. ! KB samsat seluruh Jawa Timur,
Dinas Pendapatan Provinsi Jawa Timur.
! P2T Provinsi Jawa Timur.
! PT. SIER (Persero)
! PT. PELINDO III (Persero)
! PT. PHILIPS
! JOB PERTAMINA-PETROCHINA EAST JAVA
! PT. SCANDINAVIAN, Dll.
SISTEMINFORMASIMANAJEMENARSIP&
SURAT