Dokumen tersebut membahas tentang pemanfaatan informasi kinerja untuk perbaikan kinerja. Terdapat tiga topik utama yaitu memperoleh perbaikan kinerja, benchmarking, dan perubahan proses manajemen melalui reengineering dan perbaikan berkelanjutan. Dokumen ini juga menjelaskan manfaat penggunaan data kinerja untuk mengidentifikasi peluang perbaikan, melakukan perbandingan kinerja, dan mereview kinerja secara berkala.

1. Pemanfaatan
Informasi Kinerja
terhadap Perbaikan Kinerja
Nursini

2. Tiga topik yang berkaitan dengan sesi ini:
 Memperoleh perbaikan kinerja
 Benchmarking (termasuk pemanfaatan data
kinerja untuk menyusun benchmarking dan
manfaat benchmarking data untuk perbaikan
 Perubahan proses manajemen melalui
reenginering, keberlanjutan perbaikan dan
proses perbaikan

3. Beberapa poin penting:
 Persentasi data :
 Perbandingan kinerja
 Konsen pada manajemen lain (monitoring)
 Data display
 Types of data
 Management reviews
 Reaction to data
 Sharing hasil dengan pelanggan dan stakeholder lain
 Manfaatkan informasi kinerja untuk mengidentifikasi
peluang

4. Manfaat Data:
 Menyediakan management and pelaku individu
dengan sebuah pandangan tingkat kinerja sekarang
dan yang lampau
 Menyediakan indikator kinerja yang akan datang
 Memberikan kebutuhan bagi organisasi terhaap
pencapaian tujuan.
 Oleh karena itu, ia menjadi kewajiban bagi
manajemen untuk menyusun sebuah metode yang
tepat ttg informasi penting bagaimana mencapai
tujuan dan visi sebuah organisasi

5. Manfaat Data
Visi dan tujuan
organisasi
Actual Performance
Data Data
Manajemen

6. Perbandingan kinerja
 Perbandingan dengan pesaing2nya
 Posisi kinerja organisasi dengan
pesaingnya
 Kemungkinan ada perubahan untuk
memberbaiki kinerja termasuk
perubahan target yang relevan,
lingkungan, proses produksi dsb

7. Konsen pada manajemen lain
 Harus ada monitoring secara kontinyu
 Terdeteksi bahwa apakah indeks pengukuran
yang digunakan masih sesuai atau tidak
 Apakah ukuran efisien dan efektif
 Dari aspek keuangan bagaimana?

8. Data display
 Informasi kinerja yang terpilih dan data harus
ditampilkan pada tingkat yang tepat
 Semua team kerja mengerti dan memahami
sejauhmana kinerja yang telah dicapai
 Manajer harus menyadari kelemahan dalam
pengambilan keputusan
 Tampilan data bisa dilakukan dalam bentuk
grafik (bar, line, area, dsb)

9. Types of data
 Data kuantitatif yang berkaitan dengan
angka2.
 Data kualitatif mengharapkan analisis
yang lebih tajam
 Kombinasi data kualitatif dan kuantitatif

10. Manajemen review
 Manajemen harus mereview informasi
kinerja secara rutin
 Lingkungan persaingan yang semakin
ketat dan cepat berubah
 Terutama bagi perusahaan yang high
teknologi

11. Reaction to data
 Bagaimana sebuah organisasi
dimainkan tergantung pada bagaimana
reaksi manajemen terhadap informasi
kinerja
 Jika ada kekurangan, manajemen harus
membuat komitmen untuk keluar dari
ketidakpuasan tsb.

12. Sharing hasil dengan customers and stakeholders
 Perbaikan kinerja sebuah organisasi
tergantung pada kinerja seluruh
stakeholders termasuk stakeholders
yang menjadi sasaran (misalnya pada
instansi pemerintah, mereka adalah
,masyarakat, konsumen bagi sektor
private).

13. Gunakan informasi kinerja untuk mengidentifikasi peluang
 Peluang untuk reenginering dan
perbaikan alokasi sumber daya lebih
jelas
 Peluang untuk kegiatan benchmarking
untuk memperbaiki prioritas kinerja

14. Benchmarking
 Benchmarking adalah:
1. Sebuah perserikatan/gabungan (An alliance) antara
partners sebagai pemberi informasi terhadap proses
dan pengukuran dan perbaikan kinerja
2. Sebuah proses temuan dan implementasi best
praktis yang mengakselerasi tingkat perbaikan
melalui penyediaan model real dan realisasi
perbaikan tujuan kinerja
3. The search for those best practice that will lead to
the superior performance of a company
4. A positive, proactive, structure process that leads to
changing

15. Lanjutan…
5. Pelaksanaan dan pencapaian kinerja superior dan
keunggulan kompetitif
6. Skill bisnis fundamental yang mendorong kualitas
ekselen
7. Proses berkelanjutan terhadap pengukuran produk,
jasa, and praktek terhadap kompetitors
8. Sebuah proses pengukuran kinerja secara tepat
atau yang terbaik dalam perusahaan

16. Why benchmarking?
 Organisasi harus berubah dan benchmarking adalah sebuah
sistem untuk mengelolah perubahan tsb.
 Mempromosikan jumlah waktu yang minimum untuk menyusun
perubahan
 Membantu menetapkan tujuan yang efektif dan mengukur
produktifitas
 Memperluas pemikiran yang matang dan inovasi
 Perhatian sensitivitas terhadap perubahan kebutuhan konsumen
 Memberikan pemahaman urgensi tentang perbaikan proses
bisnis
 Menjamin bahwa best practice industri dimasukkan ke dalam
proses kerja
 Kesimpulan umum bahwa benchmarking mendorong perubahan
dramatic dalam proses perbaikan

17. performance
today
New performance goals
Benchmark thrust
Historical improvement

18. 7 Types of benchmarking
 Internal bernchmarking
 Competitive benchmarking
 Functional benchmarking
 Generic benchmarking
 Process benchmarking
 Performance benchmarking
 Strategic benchmarking

19. 7 Types of benchmarking
 Internal benchmarking: memberikan
perbandingan antara kegiatan anda dan
kegiatan yang sama dalam organisasi anda
 Competitive benchmarking: memberikan
perbandingan antara kompetitor pada produk
yang spesifik
 Functional benchmarking: memberikan
perbandingan antara fungsi-fungsi yang
sama dalam industri yang sama

20. Types (Lanjutan…..)
 Generic benchmarking: memberikan
perbandingan proses independent of industry
or overall functions
 Process benchmarking: berfokus pada
proses pekerjaan dan operasi sistem (billing,
recruitment, customer complaint) to produce
bottom-line results, seperti peningkatan
produktivitas, penurunan siklus waktu,
penurunan biaya, perbaikan penjualan,
penurunan tingkat kesalahan dan
peningkatan profit

21. Types (Lanjutan…..)
 companies Performance benchmarking:
berfokus pada perbandingan produk dan
jasa, seperti harga, kualitas teknis, kecepatan
and reliability.
 Strategic benchmarking: menguji bagaimana
perusahaan bersaing dalam industri yang
terbatas. Tujuan utama adalah untuk
mengidentifikasi kemenangan strategis

22. When to use/not use process benchmarking
 Digunakan ketika:
1. Proses target adalah kritis terhadap keberhasilan
organisasi;
2. Analisis menunjukkan bahwa kinerja organisasi
tidak kompetitif;
3. Peluang pertumbuhan hilang,
4. Ada kebutuhan pemahaman suatu proses dan
pengukuran kinerja yang berlangsung;
5. Pemilik proses berjanji untuk mau berubah;
6. Dan stakeholder adalah bagaian dari tim
benchmarking

23. Lanjutan…
 Tidak digunakan ketika:
1. Organisasi tidak menargetkan proses
2. Organisasi tidak ingin dibandingkan dengan
pesaingnya
3. Tidak menentu konsumen organisasi yang
bagaimana diharapkan ikut dalam proses
4. Proses tidak dipetakan atau anda tidak mengerti
mereka
5. Tidak ada organisasi yang kuat (gerakan
perlawanan) terhadap perubahan proses
6. Dan hanya satu atau dua orang rencana
melaksanakan studi

24. Just Do it
(already)
Benchmark
Target
Back
Burner
HIGH
Impact of
Needed
performance
LOW
Don’t
Do it
LOW Difficulty HIGH
(current) in achieving
Needed performance

25. What costs will be incurred?
 Direct labor for team members
 Data gathering/data analysis
 Research to identify potential benchmarking
partners
 Publication and distribution of final report
 Training on spesific skills and tools
 Long-distance telephpone, travel expenses;
 Consultan fee

26. Faktor kritikal keberhasilan benchmarking
 Obtain management supports (ingin berubah, membuka ide baru, mengerti
proses,berjanji untuk mengatasi gerakan perlawanan untuk berubah)
 Overcome (mengatasi) barries (al percaya bahwa proses target bukan
kritis bagi perusahaan, asumsi bhw benchmarking adalah travel, ketidakinginan
untuk berubah)
 Understand your process before benchmarking others (identifikasi
harapan konsumen, definisikan kinerja proses selama ini)
 Consider adaptability (tanyakan pada diri sendiri bhwa apakah perusahaan
mudah melakukan penyesuaian dengan ada ide baru)
 Align (meluruskan) strategic goals (apakah usaha target
benchmarking sesuai dengan tujuan strategi perusahaan anda)
 Develop and ensure trust (percaya bahwa informasi yang mereka
berikan bukan hasil sharing dari pesaing yang tidak bertanggung
jawab)

27. How to do benchmarking
 Plan
 Collect data
 Analyze
 Adapt and improve

28. Planning phase
 Form tim benchmarking
 Analisis proses dokumen yang
berlangsung
 Identifikasi daerah studi yang tim akan
fokuskan
 Identifikasi kostumer yang paling
penting
 Identifikasi skope permasalahan

29. lanjutan
 Identifikasi faktor keberhasilan kritikal
 Tentukan skope studi benchmarking
 Buat kriteria penentuan dan evaluasi
prospektif parner benchmarking
 Identifikasi target parner benchmarking
 Definisikan rencna pengumpulan data dan
tentukan berapa data yang akan dibutuhkan,
dikelola dan didistribusikan
 Identifikasi bagaimana implementasi
perbaikan disusun

30. Collection phase
 Collection of secondary benchmarking information ;
1. Lakukan penelitian berdasar pada kriteria seleksi
2. Evaluasi hasil pengumpulan informasi sekunder
dan identifikasi potensi parner benchmarking
3. Bangun instrumen pengumpulan data seperti
kuisioner
4. Review informasi sekunder tentang kegunaan dan
aplikabel

31. lanjutan
 Collection of primary benchmarking
data
1. Bangun kuisioner secara detail
berdasarkan hasil pengumpulan
informasi sekunder
2. Lakukan penilaian benchmarking
dengan menggunakan kuisioner detail

32. Phase analysis
 Bandingkan data performance
sekarang dan data parner
benchmarking
 Identifikasi beberapa best practice
yang operasional;
1. Apa yang partisipan kerjakan dan
anda tidak kerjakan
2. Bagaimana mengerjakan

33. lanjutan
 Rumuskan strategi untuk menutupi gap
yang telah teridentifikasi; identifikasi
peluang untuk perbaikan
 Buat rencana implementasi

34. Ada 3 alat dalam phase analisis dalam usaha
benchmarking
 Brainstorming: sebuah teknik untuk
menciptakan ide
 Diagram sebab akibat: alat
brainstorming yang mempedomani
anda dalam mengorganisasikan
pemikiran2 yakni apa akibat dan
penyebabnya apa
 Analisis akar penyebab

35. Menentukan Gap Kinerja
performance
Your performance
today
Benchmark gap

36. Tetapkan kesamaan (parity) goal
performance
Your performance
today
Parity goal
T1

37. Reengineering
 Merekayasa kembali proses bisnis yang
ada sekarang dengan maksud
mengurangi biaya dan siklus waktu
untuk meningkatkan tingkat kepuasan
konsumen

38. Why reengineering
 Dapat membuat perbaikan proses dramatik
yang sering dihitung berdasarkan penurunan
biaya sekitar 20-90%, penurunan siklus
waktu 60-100%, dan perbaikan dramatik
dalam pemuasan konsumen
 Perusahaan sering melakukan reengineer
ketika mereka ingin secara dramatik merubah
cara bisnisnya atau ketika cara bisnisnya
sekarang tidak bekerja

39. Kunci untuk memperbaiki Kinerja:
 Harus ada perubahan;
1. Perubahan adalah pertanda
kehidupan
2. Perubahan adalah harapan
3. Perubahan adalah pembaharuan
“Seeing is believing”
Or
“believing is Seeing”

40. Hungungan antara
Melihat dan Percaya
“saya perlu melihat sebelum percaya”
Masyarakat umum
Cenderung selfish
komitmen
melihat percaya
Masyarakat altruistik
“karena saya percaya maka saya akan melihat”

41. Persoalan dalam perubahan
melihat bergerak menyelesaikan
X X X
gagal gagal gagal

42. Kaitan Dengan Studi Anda
Studi anda
Kinerja riil
(fakta)
Visi dan
Tujuan orgss
GAP
Perbaikan
kinerja
Sinergitas
stakeholder
Kelmbg
Bhn Prcn
SDM
Findings
Manajemen perencanaan

43. latihan
 Buat kelompok
 Lakukan brainstorming dengan topik
pelayanan publik di Indonesia
 Kondisi sekarang dan kondisi yang
ditargetkan
 Apa penyebab masalah
 Alternatif pemecahannya dan apa
efeknya