sistema de administración de impresion

1. Sistema de administración de impresiones Docutrac
Print management system Docutrac
Por Kevin Alfonso Hernández Ramos, Gonzalo Fuentes Jesus, Efraín García Trejo y Kristel Elided Martínez García
Lic. Marisol Maldonado Sánchez
Universidad Tecnológica del Valle del Mezquital
Dirección electrónica de los autores de correspondencia:
Alofonsoher7@gmail.com, gfjgd13@hotmail.com , efraintic@gmail.com
Origen del artículo:
El siguiente trabajo es resultado de una investigación de campo. La fase del
proyecto fue iniciado en septiembre 2013 y posteriormente terminando en Abril 2014.
Área de participación Tecnología y ciencias de la Ingeniero
RESUMEN: La administración de
impresiones se ha vuelto un tema
relevante a tratar en la actualidad en las
empresas. La empresa i-printBusiness
involucra en el desarrollo de un sistema
de administración y monitoreo de
servicios de impresión. El proyecto
contiene mejoras significativas con
respecto a otros sistemas existentes en el
mercado las cuales se presentan en este
trabajo.
Palabras clave: insumos, impresión,
monitoreo, servicios, embebido, cuotas,
registros, base de datos, usuarios,
directorio activo.
ABSTRACT: The print management has
become an important deal today in
companies subject. The company i-
printBusiness involved in the development
of a system for monitoring and
management of printing services. The
project contains significant improvements
over existing systems on the market which
are presented in this paper.
Keywords: printing supplies, monitoring
services, embedded system, fees,
records, database, users, active directory.

2. Introducción
En México la cantidad de impresiones
realizadas por las pequeñas y
medianas empresas (PyMES), puede
rebasar las 2,500 por mes, de las
cuales se estima que 500 son a color
y el resto en blanco y negro,
dependiendo del giro de cada negocio,
la cantidad de empleados que hacen
uso de las impresoras y de la
administración que hagan del papel en
cada compañía (Naranjo, 2013).
El problema encontrado es que un
equipo profesional de impresión,
usado en una PyME, puede consumir
hasta cuatro cartuchos de tinta negra
y 10 de color en un año, suponiendo
que mantengan una cantidad
estimada de 1,500 impresiones por
mes, lo que representaría una
inversión de 3,800 pesos en tinta por
18,000 impresiones anuales,
dependiendo de la marca de
consumibles que se utilicen, de
acuerdo con empresa Inkjet de
Brother Internacional ubicada en la
ciudad de mexico.
Por lo mencionado anteriormente
surgieron los sistemas de
administración de impresión en el
mercado abriendo una nueva ventana
de oportunidad para las empresas
creadoras de software, por lo cual la
consultora i-printbussiness desarrollo
el sistema de administración de
impresiones con el nombre
‘’Docutrac’’.
El objetivo es desarrollar un software
que administre el proceso de
impresiones para el control de papel
que garantiza un control total de las
actividades de impresión del negocio.
En el resto del documento se exponen
los métodos utilizados para el
desarrollo del sistema, luego la
comparación con otros sistemas de
administración y, por último, las
conclusiones a las que se llegó.

3. Estado del arte:
Se investigaron tres software que
realizarán el control de impresión y
a continuación se presentan los
resultados.
Actualmente cuando se habla de
impresoras, se distinguen entre
dispositivo de impresión o impresora
física, que es el aparato físico
(hardware) que proporciona la
impresión, y la impresora lógica,
que es el modo en que esa
impresora es reconocida por el
sistema operativo que estemos
utilizando, de modo tal que
podríamos tener varias impresoras
lógicas sobre una misma impresora
física.
Se debe de tener en cuenta para
gestionar la impresión de los
equipos del centro se utilizara
servidores de impresión,
considerando como tales a
cualquier dispositivo capaz de
administrar trabajos de impresión.
Una encuesta hecha a las pequeñas
imprentas latinoamericanas, revela
no solo que el insumo más costoso
sigue siendo el papel (entre el 60 y
el80% del precio de los productos
finales), sino que su valor está
aumentando y la tendencia es que
lo siga haciendo(Morales, 2008).
Ilustración 1.- Impresión Bajo Control

4. Ilustración 2.- Sistema uniFLOW
Sistema uniFLOW
Este es un sistema de impresión
móvil y en la nube, permite a los
usuarios imprimir trabajos tanto
desde su PC de sobremesa como
desde dispositivos móviles.
El sistema uniFLOW permite a los
usuarios enviar trabajos
directamente a la impresora o una
cola de impresión segura con
independencia del dispositivo
elegido o de dónde se encuentren,
tanto dentro como fuera de la red de
la empresa. uniFLOW permite a los
usuarios enviar trabajos desde fuera
de la oficina, utilizando un
controlador de impresora uniFLOW
por Internet o cargando el archivo
que se va a imprimir en un portal
web.
Los administradores pueden permitir
que usuarios o invitado
desconocidos envíen trabajos a sus
dispositivos de impresión. El nuevo
usuario puede recibir un correo que
contiene un código para liberar su
trabajo en el dispositivo.
El usuario ve todos los trabajos en
la misma cola de impresión, tanto si
los ha enviado desde un PC a
través de la red o desde un
dispositivo móvil en otro edificio.
El usuario puede obtener una vista
previa en miniatura del trabajo y
añadir opciones de acabado como
doble caras o grapadas antes de
imprimir el trabajo(Europe, s.f.).

5. Ilustración 2.- Sistema PaperCut MF
PaperCut MF
Sistema de gestión de fotocopia e
impresión muy intuitivo que permite
controlar y monitorizar los recursos
de impresión de cualquier
organización desde cualquier sitio y
sólo con la necesidad de un
navegador web(xerox, s.f.).
Características
Multi-plataforma tanto para
servidores como puestos
cliente. Disponible para
Windows, Mac y Linux.
Coste de impresión y copia
definidas por equipo y en
función de las características
del trabajo de impresión,
color, dúplex.
Liberación de trabajos e
impresión segura junto con
múltiples reglas de impresión
que permiten la redirección
de trabajos
Informes vía web en formato
PDF, HTML y Excel.
Herramientas Web de
usuarios que permiten a los
usuarios consultar su propio
uso, su cuota y subir trabajos
de impresión en redes
inalámbricas.
Disponibilidad de conexión a
su Sistema de Gestión de
Base de Datos como
Microsoft SQL Server,
Oracle, etc.
Equitrac Express
El software de gestión de impresión
Esquitar Express para facultades,
universidades, escuelas de primaria
y secundaria, y bibliotecas reduce
los costes y las complejidades
ocasionados por la gestión de
entornos de impresión y además

6. Ilustración3.- Sistema Equitrac Express
garantiza que los usuarios puedan
imprimir lo que necesiten cuando lo
necesiten(equitrac, 2012 ).
Características
Captura basada en software,
asignación de costes y
redacción de informes de
todos los documentos
producidos en todos los
dispositivos del campus o de
un distrito.
Aplicación sencilla y
automática de las cuotas de
impresión para los
estudiantes
Función "Liberación de
documentos" para eliminar
las impresiones
desperdiciadas no
reclamadas y proteger
documentos confidenciales
como exámenes y registros
de estudiantes.
Admite todos los métodos de
pago: tarjetas inteligentes o
tarjetas monedero con cinta
magnética, sistemas de
tarjetas de estudiantes,
cuentas de impresión de red
local y dinero en efectivo
Recopilación de datos en
Terminal: capacidad de
realizar un seguimiento y
recuperar los costes de
impresión cuando no hay
ninguna conexión de red
disponible.
La función Mobile Web
permite que los usuarios
envíen documentos desde
dispositivos móviles.

7. Tabla 1Descripcion de software similar existente
Nombre del
sistema
Características Descripción
Equitrac Express Captura basada en
software,
Asignación de costes y redacción de informes de todos los
documentos producidos en todos los dispositivos del campus o de un
distrito.
Liberación de documentos Eliminar las impresiones desperdiciadas no reclamadas y proteger
documentos confidenciales como exámenes y registros de
estudiantes.
Admite todos los métodos
de pago
Tarjetas inteligentes o tarjetas monederas con cinta magnética,
sistemas de tarjetas de estudiantes, cuentas de impresión de red local
y dinero en efectivo.
Recopilación de datos en
Terminal
Realizar un seguimiento y recuperar los reportes de impresión cuando
no hay ninguna conexión de red
PaperCut MF Política de impresión Asegure que la impresión se realiza a doble cara y avise a sus
usuarios de la necesidad o no de imprimir un correo electrónico.
Control y gestión de
impresión
Registro y control automático del uso de impresoras, filtrado de
trabajos de impresión, control por usuario y/o grupo, aprobación y
liberación de trabajos individuales de impresión.
Análisis del uso de
impresoras
Informes detallados y gráficos para analizar el uso de impresión.
Control de costes Costes por impresoras y tamaño de papel, repercutiendo el coste al
usuario final o a cuentas compartidas. También puede generar tarjetas
prepago para gestionar el cobro de las impresiones.
uniFLOW Imprimir por correo
electrónico.
Permite enviar trabajos a una cola segura por correo electrónico,
cargarlos a través de un sitio web o directamente desde un sistema
basado en la nube.
Imprimir desde la sitio web Permite enviar archivos PDF o documentos nativos como Word o
PowerPoint.
Liberación de documentos
de la cola de impresiones
Permite liberar trabajos seguros desde el teléfono inteligente del
usuario a través de un navegador web o una aplicación nativa
Docutrac Impresión desde Servidor El documento es retenido en el servidor para su posterior liberación y
tarificación. El almacenamiento de los documentos será en disco duro,
después de un tiempo mínimo de 5 minutos de no ser liberado, será
eliminado.
Módulo de administración
de instalación y
configuración del sistema
Es la parte central del producto, donde se configuran las impresoras y
multifuncionales con sus colas de impresión.
Límite de cuotas Asignar a los usuarios y centros de costos tarifas por tipo de impresión
y copiado. Ejemplo: Precio por dúplex, por copaido a color, etc.
Generador de reportes A través de los formatos .CSV y PDF conocer los consumos de
impresión y copiado por usuario y centro de costos.
Sistema de embebido Se encuentra instalada dentro de la impresora.

8. Métodos:
Propuesta de investigación
metodológica
El utilizar una metodología en un
proceso de investigación permite
tener un orden secuencial para el
desarrollo de respectivo evento. Por
eso, para la elaboración de este
proyecto se implementará el método
científico, el cual tiene las siguientes
etapas y estarán explicadas de
acuerdo al proyecto.
Método científico
Observación: se definirán
claramente el problema la
necesidad a solucionar, los
objetivos, la definición del diseño, la
obtención de los requerimientos del
Proveedor/Cliente/Usuario. Es decir
el método científico brindará la guía
para responder el ¿Qué?, ¿Porque?
y ¿Para qué? En pocas palabras es
donde vamos a detectar las
necesidades del problema.
Hipótesis: una vez realizada la
observación, se verán las posibles
soluciones del problema, en este
caso se consideró mejor el
implementarlo por medio de un red
de impresión y servidor para
obtener el control deseado
Experimentación o pruebas: En este
apartado se necesitan tener los
conocimientos para poder resolver
el problema. Se construirá el
software de la mejor manera posible
tomando en cuenta los siguientes
puntos:
Adquisición del conocimiento
Antecedente necesario
Descripción detallada del
plan
Prueba (aplicación)
Evaluación de la prueba
Corrección final del diseño o
del plan
Comprobación: De acuerdo a los
resultados obtenidos, se podrá
demostrar y evaluar si el proyecto
es viable o necesita mejoras, para
ver si está dando solución al
problema, o si no está dando
solución al problema dar otra
alternativa o mejorar la aplicación.
Conclusiones:
Al utilizar una metodología tal como
el método científico en la realización
de un proyecto de investigación que
tendrá como objetivo brindar la

9. solución un problema real da como
resultado resultados benefactores.
Así mismo el apoyarse del método
científico brinda los fundamentos y
herramientas para tener evitar las
discrepancias en el desarrollo del
Proyecto.
La determinación de requerimientos
se hizo a través de cuestionarios a
los actores principales del desarrollo
del sistema de administración de
impresiones
El análisis de requerimientos se
llevo a cabo para definir las
características y funcionalidades
que contiene el sistema.
Los procesos incluidos dentro del
sistema son la sincronización de
cuentas de usuario del directorio
activo, creación de una base de
datos para el registro de
impresiones por usuario, la
implementación de cuotas de
impresión, interfaz del sistema,
monitoreo de impresiones, sistema
de embebido y creación de
servicios.
El desarrollo se realizó en java
utilizando Windows server 2008 r2 y
SQL Express.
Resultados: A partir de los datos
arrojados sobre la aplicación de los
cuestionarios se eligieron algunas
preguntas que nos servirían para
poder graficar de forma que nos
arrojaran datos que califiquen la
viabilidad del proyecto.
Gráfica 1: Resultado de pregunta clave 1
Gráfica 2: Resultado de pregunta clave 2
Si
15%
No
85%
¿TIENE UN REGISTRO DEL
CONSUMO DE INSUMOS DE
IMPRESIÓN Y COPIADO?
500 a
2000
25%
2001 a
4000
45%
4001 a
7000
30%
¿APROXIMADAMENTE CUÁL ES EL
NÚMERO DE IMPRESIONES QUE
REALIZA AL MES SU EMPRESA?

10. Como resultado final del desarrollo
del proyecto se generaron los
instaladores que se muestran a
continuación:
Ilustración 4: instalador
Ilustración 5: iconos a interfaz de configuración
El sistema administra el proceso de
impresión y registra datos del uso
de estos recursos, la configuración
de conexión sincroniza
automáticamente los usuarios,
administra el uso de impresiones de
cada uno de ellos mediante reglas
que son otorgadas por el
administrador, procurando que de
este modo se minimice el mal uso
del recurso otorgado por la
empresa. Los datos se resguardan
en el servidor central.
Conclusión: La experiencia de
realizar un proyecto ha servido para
adquirir conocimientos y habilidades
que nos servirán en un futuro
inmediato. Al trabajar directamente
con una empresa hemos
experimentado lo que es un
ambiente de trabajo real, como se
manejan los movimientos y forma
de negociaciones, además de tener
la oportunidad de darnos a conocer
en distintas organizaciones y haber
demostrado nuestras habilidades
individuales y en equipo.
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