De roze wolk (projectplan & toolbox)

1

Google-Apps,
Laptops
en
Draadloos…werken
op de School voor Onderwijs en Kinderopvang
Projectplan,
-beschrijving,
-resultaten
en
Toolbox

1

Projectopbrengst Proeftuin ICT - School voor Onderwijs en Kinderopvang

© Joep Reijven

1

Inhoud
Geachte lezer, ................................................................................................................. 3
Wat levert het op? ........................................................................................................... 4
1. Verbeterde communicatie ........................................................................................ 4
2. Nieuwe vormen van Onderwijs ................................................................................ 5
3. Terugdringen van de kosten .................................................................................... 5
4. Effectiever gebruik van de ruimte ............................................................................. 5
5. Flexibel, aantrekkelijk Onderwijs .............................................................................. 6
Wat gaan we daar voor doen?......................................................................................... 7
1. Materieel / hardware ................................................................................................ 7
2. Onderwijs ................................................................................................................. 8
3. Mensen .................................................................................................................... 8
4. Communicatie .......................................................................................................... 9
5. Organisatorisch ...................................................................................................... 10
Wat gaat het kosten? ..................................................................................................... 11
Materieel .................................................................................................................... 11
Ondersteuning ........................................................................................................... 11
Verantwoording „Return on Investment:......................................................................... 12
Bijlage 1

Uit: opdrachtengids ICT en Google-Apps ............................................... 13

Bijlage 2.

Agenda‟s importeren............................................................................... 15

Bijlage 3:

Werkwijze werken met laptops in lokaal 1.08 en 0.12 ............................ 17

Bijlage 4:

Voorbeeld Google+ Hangout .................................................................. 18

Bijlage 5:

Crome Web Store: apps toevoegen aan Chrome ................................... 19

Bijlage 6:

Nieuwsbrief ICT: De roze wolk................................................................ 20

Bijlage 7:

deel van enquête met betrekking tot vaardigheden Google Apps. ......... 23

Bijlage 8:

deel van de resultaten van de enquête ................................................... 25

Bijlage 9:

Mail n.a.v. enquête + lijst met leervragen. .............................................. 27

Bijlage 10: Voorbeeld Google+ pagina, projectteam „de Roze Wolk‟ ....................... 28


© Joep Reijven

2

Geachte lezer,
Vóór u ligt een uitwerking van een mind-map, getiteld „Draadloos en Laptops op de
school voor Onderwijs en Kinderopvang‟. Dit schrijven kan beschouwd worden als een
project-plan dat aangeeft wat we willen bereiken, waarom dat belangrijk is, wat we er
voor willen doen en wat we daarvoor nodig hebben.
We hebben het project “de Roze Wolk” genoemd. Uiteraard verwijst „roze‟ naar het
ROC en „wolk‟ naar het feit dat we ernaar streven zoveel als mogelijk „in the cloud‟ te
werken.
Het is echter ook een verwijzing naar een staat van gelukzaligheid die naar we hopen op
zal treden als we onze doelen bereikt hebben. Het is tevens een waarschuwing om
e.e.a. niet te idealiseren en er wonderen van te verwachten.
We hopen met dit project een voorloper te zijn voor het hele ROC en zullen onze
verworvenheden, kennis en ervaringen, graag delen.
Noot: Dit projectplan is in concept verspreid op 30-09-2011. Daarna is er nog een
financiële paragraaf toegevoegd (Return on investment)
Wat willen we eigenlijk bereiken?
Grand design (hoe ziet de wolk er uit?):
De School voor Onderwijs en Kinderopvang beschikt over een draadloos netwerk. Alle
studenten hebben een (eigen) laptop of tablet. 50% van het onderwijs wordt digitaal
ondersteund. De hele school beweegt zich „in the cloud‟. We hebben een eigen digitale
omgeving, waarin we (samen-)werken en communiceren. Via Google apps hebben we
een (gedeelde) digitale agenda, we mailen via Gmail, we beheren onze documenten in
Google docs, we communiceren via Google+ (Talk, chat en hangouts).
We hebben nagenoeg alles gedigitaliseerd. Studenten hebben nog amper boeken,
readers zijn al helemaal verdwenen. Al onze documenten, studiewijzers, readers, zijn
online te vinden en daarom overal bereikbaar.
Ook het werkveld beweegt zich in de Roze Wolk. Zij kunnen chatten met de coach,
belangrijke documenten downloaden, opdrachten met student en coach online
bespreken, etc.
Door deze toepassingen wordt ons onderwijs flexibeler, hebben we minder ruimte nodig,
werken we efficiënter.
Namens Projectteam (Jos Titulaer, Vahap Timur, Rudy Heijnen, Karin van Rooij, Bob
Schuurkes en Igor Burger).

Noot: nu, 2 jaar later, hebben we 80% procent van bovenstaande gerealiseerd, hoewel
een aantal zaken nog niet breed zijn omarmd. Nog niet gerealiseerde aspecten:
Communicatie met ouders en werkvelden, via Google en in „; the cloud‟,
Nog niet alle studenten hebben hun „own device‟. Ik schat dat dat 65% is.


© Joep Reijven

3

Wat levert het op?
1. Verbeterde communicatie
a. On-line, real time communiceren
Via chat, video-chat, etc. Te denken valt aan BPV – contacten via webcam. Dit
betekent (reis-) tijdwinst en efficiëntere communicatie met werkveld. In hoeverre
levert een android smartphone en/of tablet PC (op management-niveau) voordelen
op (communicatie, Google-apps, paperless vergaderen)
b. Documenten delen, samenwerken
We werken on-line aan bijv. Opleidingsplan, TAP, studiewijzers, via Google Docs.
Opnieuw tijdwinst, betere samenwerking, minder vergissingen.
Resultaten
Gerealiseerd:
● op kleine schaal vinden Hangouts plaats. Enkele BPV bezoeken hebben op die
manier plaatsgevonden. 2 X een vergadering met 6 personen via Hangout. Chatten
gebeurt veelvuldig. Google+ is voor 1 klas communicatiemiddel. Ook de werkgroep
ICT communiceert via Google +
● Opleidingsplan/-gids is „online-samenwerkend‟ tot stand gekomen. Bij groeps-werk
word Google Drive/documenten ingezet. Studenten werken hierin samen in 1
document.
● Helft van het team is in bezit van device (laptop). 80% personeel heeft smartphone
(en daarmee een Google-account). Iedereen heeft minimaal 3 digitale agenda‟s: 2
ervan worden „gevuld‟ vanuit Coördinatoren en Directie. Derde is privé, maar heeft
koppeling met rooster.
Do’s: laptops mét webcams, anders losse webcams. Enthousiastelingen als
voorbeeldpersonen. Regelmatig voorbeelden laten zien. Organiseer ICT-coaches die
vraaggericht ondersteuning bieden. Pas (gedrags-) regels aan, aan de ontwikkelingen.
Dont’s: dwingen, pushen. Rustig aan: voor veel mensen nog onwennig en bedreigend
(“Ik zie er niet uit met zo‟n webcam!”).
We hebben een handleiding/opdrachtengids gemaakt, voor studenten/medewerkers om
de basisvaardigheden van het werken met Google Apps (naast andere toepassingen)
aan te leren. Een voorbeeld vind je in bijlage 1 (mappen maken en delen). De
volledige gids is te downloaden via: Blackboard → Informatiemanagement (IM) →
Algemeen → Proeftuinen ICT → Opdrachtengids ICT etc.


© Joep Reijven

4

2. Nieuwe vormen van Onderwijs
a. on-line leren
Video-lessen, video-conferencing, web-based applicaties
b. Nieuwe didactiek
Lesgeven met laptops, klassenopstelling, differentiatie in de klas wordt véél
eenvoudiger. Onderzoek naar inzet laptops i.p.v. active-bord (met name bij
powerpoint, films, presentaties, online – lessen, etc.)

3. Terugdringen van de kosten
a. Vermindering repro-kosten
75% van het lesmateriaal is digitaal en on-line.
b. Vermindering uitgaven hardware
50% van de vaste PC's eruit. Streven is: Schooljaar 2014: 25% van de leerlingen
PC‟s eruit en 30% van de docenten PC‟s. Docenten hebben dan alllemaal een
laptop.
c. Vermindering kosten beheer
● Studenten PC's vervangen door "own devices". Vermindering van 25% vaste PCopstellingen in 2014. Dit betekent 25 vaste PC‟s minder. (€40.000,- leasekosten
per jaar). Tevens 30 laptops terug de organisatie in (team).
● Idem voor docenten PC‟s. Dit betekent 12 PC‟s minder. (€18.000,-)
● Géén gebruik meer van G: schijf  minder servers nodig (documenten, foto‟s,
films opgeslagen op Google-drive)
● Géén gebruik van Novell (Gmail), Photoshop (Picasa), Blackboard (Drive)

4. Effectiever gebruik van de ruimte
● Héle gebouw is draadloos, iedereen werkt met laptops: OLC als zodanig op den duur
niet meer nodig.
● Door de sterke groei van digitale lesmethoden én door de eisen aan Onderwijstijd
(actieplan MBO) zou ons gebouw en het OLC véél te klein zijn (max. 64 vaste PC
opstellingen t.b.v. 640 studenten). Verbouwen/uitbreiden? Lokalen ombouwen?
Schatting is: 3 lokalen en uitbreiding OLC. Niet nodig nu. (bespaart: € 200.000,-)
a. OLC anders ingezet
● Creëren van extra spreekruimtes, extra lokaal. Mogelijkheid om méér studenten
te huisvesten.
b. Andere indeling klaslokalen
● Vermindering van aantal tafels, nieuwe opstellingen (in differentiatie-groepjes).
c. Of zelfs géen gebruik van 'n ruimte...
● Ook op de gangen, in de aula, thuis en op de stage kan onderwijs gevolgd
worden.


© Joep Reijven

5

Resultaten:
Gerealiseerd:
● web-based lesmateriaal zit in nagenoeg elke studiewijzer: verwijzingen naar
(instructie-filmpjes, powerpoints, websites, etc.
● Alle studiematerialen van Onderwijsassistent is online beschikbaar. Bij Pedagogisch
Werk 60%. De lessen spelen zich voor 50% af in een digitale leeromgeving.
● Ongeveer 60% van de studenten heeft een eigen laptop/device.
● Van de 100.000 documenten op Google Drive is nu 56% een
Googledocument.60.000 documenten zijn met 1 of meerdere personen gedeeld.
● Niet gerealiseerd: vermindering aantal PC‟s in OLC en DWR‟s. Op dit moment nog
geen verplichting om laptop aan te schaffen. Miv schooljaar 2014 wél. Active-board
wordt minder gebruikt. Delen van filmpjes/presentaties, etc. Smart-TV‟s zijn volgens
mij beter geschikt voor 75% van de toepassingen.
We experimenteren met nieuwe lokalen-opstelling: niet meer frontaal (active-) board
gericht.
Do’s: niet te veel ineens willen. Creëer pilotgroepjes rondom verschillende
toepassingen/applicaties. Directie/leidinggevenden hebben voorbeeldfunctie. Benoem
regelmatig de voordelen, tóón de voordelen! Maak het voor studenten onmogelijk om
hun eigen digitale realiteit te creëeren: alle communicatie en informatie via „onze‟ online
omgeving. Bouw (indien nodig) ICT-lessen in om studenten de vaardigheden te leren
(Klussenwijzers, opdrachtengids). Rustig aan: voor veel mensen nog onwennig en
bedreigend.
Dont’s: Ga er niet van uit dat mensen spontaan de overstap maken. Docenten blijven bij
elke les/activiteit betrokken: de digitalisering vervangt géén docenten!

5. Flexibel, aantrekkelijk Onderwijs
Differentiatie in niveau.
Docenten ervaren de grote niveauverschillen als problematisch. De nieuwe (digitale)
lesmethoden van o.a. Nederlands, Rekenen en Engels bieden legio mogelijkheden tot
differentiatie, zelfwerkzaamheid, etc.
Any time, any place, any device
Spreekt voor zich. In 2014 = bezit laptop verplicht. Studenten nemen laptop, tablet,
notebook mee naar school.
Nieuwe didactische werkvormen, integratie multi-media
Verbeterde en effectievere communicatie door inzet van Google apps
We werken nu al met Google apps. Dit betekent o.a. dat we allemaal met een digitale
agenda, gekoppeld aan onze email en documenten, werken. Mensen delen agenda‟s,
kunnen bij elkaar zaken inplannen, etc. Biber (= hulpstructuur) zet jaarlijn in agenda‟s.
Minder overlap, vergissingen, afmeldingen, etc. In Bijlage 2 een voorbeeld (uit:

© Joep Reijven

6

Opdrachtengids ICT en Google Apps) met betrekking tot inrichting van de agenda. Deze
gids is ook te vinden op Blackboard: De volledige opdrachten - gids is te
downloaden via: Blackboard → Informatiemanagement (IM) → Algemeen →
Proeftuinen ICT → Opdrachtengids ICT etc.

Wat gaan we daar voor doen?
1. Materieel / hardware
1. Gemanagede laptops, Fase 1:
Inzicht in: Procedures, verzekering, voorzieningen, applicaties/eisen.
In deze fase ontdekken we wat de consequenties zijn van laptops in de school. Wat is er
allemaal voor nodig? Welke risico‟s kun je verwachten? Hoe dek je je in? Welke
voorzieningen moet je treffen? Hoe groot moet de capaciteit van een wireless systeem
zijn bij pakweg 200 gebruikers?
a. Denk aan: uitleen, beschadigingen/diefstal, benodigde extra's, opbergen/beheer
2. Bring your own device
Inzicht in: Procedures, verzekeringen, voorzieningen, applicaties, eisen
In welke fase kun je het bezit van een laptop aan studenten verplichten? Welke eisen
moet/kun je stellen aan het meegebrachte apparaat? Moet er ICT ondersteuning
(helpdesk) zijn en hoe kun je die het beste inrichten? Welke extra voorzieningen moet je
treffen, o.a. voor het opladen? Moet de school zich extra indekken tegen diefstal of
beschadiging, of juist niet?
a. Denk aan: laptop of tablet?, storage, electra (opladen), diefstal/beschadiging
3. Onderzoek en test eisen aan wireless vwb accespoints, veiligheid.
Denk aan: capaciteit, hackers,etc.
In Bijlage 3 een handleiding voor de lokalen waarin laptops en laptopkasten staan.
Resultaten:
Bevindingen:
● Afkloppen, maar er heeft zich nog geen zaak voorgedaan, waarbij verzekeringsissues hebben gekregen.
● Doordat we met Google-chrome in een Google omgeving werken hebben we amper
programmatische storingen
● Laptop-batterij moet eigenlijk 100% leeg zijn, voor je hem oplaadt. Dit vergt (bij
managed laptops) gedragsregels. Zie hieronder voor een beschrijving van het
werken met (managed) laptops in laptopkasten.
● Gebleken is dat studenten met minimaal 2 devices (laptop + smartphone) inloggen
op het Eduroam-netwerk. Bij de aanleg is hier onvoldoende rekening mee gehouden.
Bij een online cloud-based leeromgeving is het aantal inloggers dus, minimaal:
aantal studenten + medewerkers X 2.
● Een helpdesk zou mooi zijn. Is niet gerealiseerd. Gelukkig hebben we intern mensen
die kunnen ondersteunen (en dat ook doen!). Dit zijn echter geen ICT-ers en dit hoort

© Joep Reijven

7

ook niet bij hun primaire taak. Vanuit ICT-services is de hulp/ondersteuning erg
wisselend.
● Van hackers is ons niets gebleken. Misschien mee-lifters op ons netwerk. Gevoelige
documenten en formele documenten zijn óf niet in Drive ondergebracht, óf extra
gecodeerd, óf alleen als Doc.x document beschikbaar. (Dat zijn er overigens erg
weinig).
● We hebben een laptop-oplaad-kast laten bouwen + een lange werktafel voorzien van
inbouwstopcontacten.
● Voor onze toepassingen zijn de eisen aan een laptop/device minimaal: je hebt géén
grote harde schijf nodig, DVD-brander en CD speler zijn niet nodig.

2. Onderwijs
Didactisch
1. Onderzoek naar on-line, webbased vormen van onderwijs en de 1000 urennorm.
2. Experimenteren met andere opstellingen, inrichtingen
3. Experimenteren met nieuwe didactieken
Inhoud
1. 75% van het lesmateriaal is digitaal
Wat kan er wél en wat kan er niet op 'Het Web' geplaatst worden?
2. Op zoek naar web-based applicaties (vervanging)
Bijv.: Picasa i.p.v. Photoshop, You Tube als bronnenbank, Wikipedia. Wikiwijs
Bevindingen:
Hangouts zijn een vorm van video-conferencing/Skype. Het verschil is dat je:
De Hangout kunt opnemen, of middels een screenshot vast kunt leggen (zie
hieronder).
Online documenten, foto‟s, filmpjes kunt bespreken.
Je met max. 9 personen kunt deelnemen
Er een beeld- en geluid-mutefunctie in zit: van degene die aan het woord is, wordt de
stem versterkt en het beeld gecentreerd.
In bijlage 4 een visueel voorbeeld van een Hangout
Net als bij Apple devices, kent Google een zeer groot aantal apps. Opvallend is het
groot aantal, in het onderwijs toepasbare apps. Alle Apps zijn gratis! In bijlage 5 een
klussenwijzer om apps te downloaden: ( De volledige opdrachten - gids is te
downloaden via: Blackboard → Informatiemanagement (IM) → Algemeen →
Proeftuinen ICT → Opdrachtengids ICT etc.)

3. Mensen
Verandermanagement
Onderzoeken en uitproberen hoe teams te bewegen
Hoe creëer je een gemeenschappelijke visie/basis

© Joep Reijven

8

Hoe krijg je mensen achter je visie
Hoe creëer je „urgentie‟ om te anticiperen
 Inzicht in gewenst gedrag binnen dit kader.
 Zelfverklaard digibeten, afkerigen, etc. ondersteunen. Voorbeeldgedrag.
 Gedragsregels rondom gebruik van internet, email etc. voor docenten en studenten.
 „Men”verwacht/vreest veel oneigenlijk gebruik van internet tijdens lessen etc. Is dat
reëel? Hoe voorkom je dat.? Is het eigenlijk wel erg?

4. Communicatie
1. On-line samenwerken: Open Space, Chatten, paperless vergaderen, Samenwerken
aan documenten
2. Inzet van Google apps: Gmail, agenda, Docs, Sites, Googlechat / GoogleTalk
3. experimenteren met conference calls
Resultaten
Bevindingen/aanpak:
Begin schooljaar 2011-2012 zijn we begonnen met een gezamenlijke kick-off. De Roze
Wolk is nader gespecificeerd: wat willen, wat hebben we al? (Op dat moment:
draadloos, 68 laptops voor studenten, een Google omgeving (schoolok.nl) waarin in
feite de Agenda, Mail, Drive, Youtube, Google+ al geïntegreerd aanwezig waren.
Vervolgens hebben we iedereen in laten loggen, instructies gegeven om hun ROC-mail
door te laten sturen naar Gmail, instructies om bestanden vanuit G-schijf te uploaden
naar Drive, instructies om bestanden te delen.
In de adresboeken voor mail hebben we de ROC-mail tot December laten staan.
Vanaf Januari enkel nog mail via schoolok.nl account. Vanaf dag 1 werd de
gemeenschappelijke Agenda gevoed vanuit Management en Coördinatie. Ook hier: tot
December dubbel: tevens in schoolagenda. Vanaf december enkel in Google Agenda.
De Roze Wolk als beeld (zie pag. 2) bleek inspirerend genoeg om een redelijk aantal
mensen „mee‟ te krijgen. Zij vroegen uit zichzelf ondersteuning. We maakten zoveel
mogelijk ruimte in teamvergaderingen, studiedagen, etc. om Good Practices te laten
zien.
We installeerden Google-coaches: deskundigen/enthousiastelingen die naast mensen
gingen zitten om te laten zien hoe het óók kon. De BPV coördinatoren gebruikten
Google-formulieren om een online wervingssysteem voor stageplaatsen te maken. Dit
werkte zeer effectief (zie: www.schoolok.nl/stage-informatie).
Hebben we een nieuwsbrief uitgegeven om de collega‟s weer te informeren over de
stand van zaken (februari 2012).
Eind schooljaar „12-‟13 hebben we een enquête in laten vullen m.b.t. de vaardigheden
in Google Apps. Ná de nieuwsbrief een voorbeeld van een deel van die enquête.
Daarna de mail mbt de vervolgstappen in de vorm van gerichte trainingen, door de ICT
coaches.
NB: Bovengenoemde documenten treft u aan als bijlage 6, 7 en 8


© Joep Reijven

9

5. Organisatorisch
Consequenties voor roostering (o.a Lokalen, Oplaadtijd accu's)
Inzicht in behoefte aan nieuwe vormen van dienstverlening.
Helpdesk? Door en voor studenten?
De „buitendienst ICT‟in zijn huidige vorm is niet meer nodig. Wél nodig is: een helpdesk
voor studenten (en docenten) met acute problemen. Hoe richten we dat in? Wat
betekent dat (op termijn) voor de dienst ICT?
Onderzoek en ervaringskennis mbt beheer en dienstverlening
Printfaciliteiten aanpassen
Draadloos printen is noodzakelijk (op termijn). Hoe gaan we dat doen en hoe berekenen
we de kosten door? NB: de hoeveelheid prints zal drastisch afnemen.
Inzicht in consequenties van opschaling naar ROC niveau
Resultaten:
Bevindingen:
In lokalen zijn veel oplaadpunten noodzakelijk. Vaak zijn die er langs de wanden wel,
maar studenten die in het midden zitten hebben een probleem. Oplossingen zouden
kunnen zijn: wegklapbare stopcontacten in tafels (350,- p.st.). Batterijen kennen een
verschillende oplaadtijd/capaciteit/ levensduur. Er zijn regels voor het omgaan met de
oplaadcapaciteit irm levensduur. Beste is de batterij 100% leeg te trekken. Her en der in
het gebouw oplaadpunten is wenselijk (toezicht!).
We hebben 2 jaar lang een student ICT niveau 2 in huis gehad. Na een korte training
kon hij/zij onze studenten zeer goed helpen en ondersteunen. Daar ligt een kans voor
ICT lyceum.
Al onze readers, studiewijzers, etc. staan online. Al onze studenten hebben een
gedeelde Drive, zodat zij met docenten documenten/werkstukken/presentaties/filmpjes
etc. kunnen delen. Dit scheelt enorm veel kopieerkosten.
Een helpdesk op iedere locatie is absoluut noodzakelijk.


© Joep Reijven

10

Wat gaat het kosten?
Materieel
Fase 1: Managed laptops
Managed laptops wil zeggen dat de laptops in beheer zijn van ICT en eigendom van
OGT.
Het betreft nu 68 laptops. In 2014: 55 managed laptops, maar óók 10 vaste PC‟s
minder!
1.laptoptassen
2.reserve-accu's
3. Standaard installatie: welke applicaties zijn noodzakelijk op de laptops?
1. Wireless accesspoints: €p.m.
2. Laptopkarren: per 15 laptops 1 kar à €2100,- (€8400,-) Deze karren vloeien in 2013
cq 2014 terug naar OGT (want: own device)
Fase 2: Bring you own device
Stroomvoorziening aanpassen: creëren van oplaadpunten in aula en „OLC‟ (€3000,-) (Is
gerealiseerd, 1500,-)

Beheer = nog een wens. Op dit moment géén toezegging van CvB om ondersteuning
bij beheer via ICT te krijgen. Jammer! We doen het nú zelf.

Ondersteuning
in- en extern
1.
Bouw en onderhoud Google omgeving (Kosten „TEN‟ 3000,- (schoolbudget) 1e
Projectjaar: Igor Burger
0,1 FTE extra ondersteuning (€6.7400,-), Jos Titulaer, Rudy
Heijnen, Bob Schuurkes: samen 0,1 FTE
(6.7400,-)
2.
Extra onderhoud laptops (Geen schatting van te maken. In fase 1 4 à 5 laptops
defect in 2 jaar. Wél
kostbaar: toevoegen van applicaties aan managed laptops
beteketn elke laptop opnieuw installeren.
Niet nodig bij BYOD).
3.
Ondersteuning docenten: eigen docenten, maatjesleren. Ook: studenten ICT
lyceum (stagiaires).
Personeel: extra investering in scholing.
2011-2014: in pilot-groepjes met eigen docent-deskundigen. Training „on the spot‟.
Resultaten:
We hebben enige tegenwerking ondervonden, weinig medewerking. Veel welwillende
oren, weinig daadkrachtige volgers. De kosten die we gemaakt hebben zijn achteraf te
verwaarlozen, immers:
● De kosten voor de personele ondersteuning hebben we slechts één jaar gekregen.
● Extra kosten die ICT heeft moeten maken voor ondersteuning zijn m.i. ook te
verwaarlozen

© Joep Reijven

11

● 68 laptops vertegenwoordigen een heel bedrag. Echter: de kosten voor beheer, etc.
zouden er wat mij betreft af hebben gekund. We waren dan voor 50.000 euro ver
klaar geweest. Voor de duur van x-jaar en mét ondersteuning van ICT lyceum.
● De overige ondersteuning, scholing collega‟s, etc. hebben we zélf betaald.
● Alle beheer is door ons zélf uitgevoerd.
● Alle cursussen/trainingen/ondersteuning hebben we zélf georganiseerd.

Verantwoording ‘Return on Investment:
Om de pilot te kunnen starten en 3 jaar te laten draaien, vragen we vanuit project:
● Een éénmalige investering in:
○ 68 laptops (€100.000,- per jaar) (Dit is inclusief beheer e.d. Amper gebruik
van gemaakt. Winkelwaarde van onze laptops 500,- x 68 = 34.000,-)
○ 4 laptopkarren (€8.500,- 1-malig)
○ Draadloos netwerk door hele school (€15.000,- 1-malig) (Kosten worden nu
overal gemaakt)
○ 0,1 FTE tbv Igor Burger: ondersteuning pilot t.b.v. management en personeel
(€6.740,- 1-2 jaar) (Is uiteindelijk 1 jaar geworden)
○ 0,1 FTE t.b.v. J. Titulaer, R. Heijnen, B. Schuurkes: implementatie Google
Apps in teams (€6.740,- 1-2 jaar) (1 jaar)
○ 1 Android telefoon en 1 Android tablet PC (€1.000,- 1-malig)
○ Aanleg van 3 oplaadunits voor laptops van studenten (2012) (€ 3.000,- 1 malig)
○ Onvoorziene, ICT-gerelateerde (on-)kosten (Vervanging batterijen??)
(€1.000,-) (0,00)
Geschatte totale investering: €155.000,○ Daadwerkelijke geschatte kosten: €100.000,● We geven/krijgen daarvoor terug (financieel):
○ Géén beroep op huisvestingskosten t.b.v. uitbreiding OLC en gebouw
(€200.000,-)
○ In 2014: 30 vaste PC‟s terug naar OGT . (75.000.- per jaar)
○ In 2015: laptopkarren terug naar OGT (€8500,- 1 - malig)
○ Minder meubilair, méér ruimte, dus mínder extern huren en méér studenten in
huis (Onderwijstijd, MBO 2014) (5.000,-)
Geschatte return on investment: €290.000,OGT-breed:
● We geven/krijgen daarvoor terug (organisatorisch, onderwijskundig, HRM):
○ We delen alle kennis en ervaringen binnen OGT o.a.: uitwisseling door ons
ontwikkelde „Google-lessen‟, procedures rondom beheer, logistiek, laptops
etc.
○ We communiceren beter en effectiever, winnen daardoor tijd.
○ Het onderwijs wordt flexibeler. Méér mogelijkheden voor differentiatie en
verdieping.
○ Beperking kosten: terugdringen papierberg, géén readers, etc.
○ Gebouwen kunnen flexibeler worden ingezet: OLC‟s zijn nu enorm bepalend.

© Joep Reijven

12

Bijlage 1

Uit: opdrachtengids ICT en Google-Apps

2. Mappen maken en delen
1.
2.
3.
4.
5.

Zorg dat je in Google Drive bent.
Klik bovenaan op dit icoontje
Wijzig de naam Nieuwe map in: Je voor en achternaam en kies Maken
Klik op Mijn schijf
en vink je map Je voor en achternaam aan
Klik op het
poppetje

6.
7.

Klik op Wijzigen.
Kies: Iedereen op School voor ….met de link, wijzig Mag
weergeven (links onderaan) door en klik op: Opslaan
8. Kopieer de blauwe link en kies: Gereed.
9. Open een nieuw tabblad en ga naar: www.schoolok.nl
10. Klik op het kopje Leerjaar 1 (Als je in leerjaar 2 of 3/4 bent klik je op Leerjaar 2
of 3/4)
11. Klik op de link: Verzamelformulieren
A. Zoek je klas op en klik op de link;
B. Vul je gegevens in en klik op: Verzenden
12. Je bent klaar. Sluit het tabblad en ga weer terug naar Google Drive.

Opdracht 2.1 Submappen maken
Je gaat nu voor alle vakken, mappen maken. De bedoeling is dat je je werkstukken,
opdrachten en documenten in deze mappen bewaart. Je vakdocent kan ze inkijken en
zo nodig beoordelen. Dus als je vakdocent het niet aangeeft, hoef je geen documenten
te printen.
1. Zorg dat je in Google Drive bent.
2. Klik op het pijltje, links van Mijn schijf
3. Klik nu op de map Je voor en achternaam
4. Klik op de knop: nieuwe map maken en typ Periode 1 en klik op: Maken en
delen.
5. Klik weer op de map: Je voor en achternaam, vervolgens op de knop: nieuwe
map maken en typ: Periode 2 en klik op: Maken en delen.
6. Maak op deze manier nog een map voor Periode 3 t/m Periode 9 (zie figuur
hieronder)


© Joep Reijven

13

7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Nu moet je submappen van je vakken maken
Klik op Periode 1.
Klik op de knop: Nieuwe map en typ: Nederlands en klik op: Maken en delen.
Klik weer op Periode 1 knop nieuwe map, typ Engels en klik op: Maken en delen.
Klik weer op Periode 1 knop nieuwe map typ ICT en klik op: Maken en delen.
Maak op deze manier de rest van de mappen voor al je vakken.
Maak ook submappen voor de Periode 2 t/m 9


© Joep Reijven

14

Bijlage 2.

Agenda’s importeren

Opdracht 6.1 Agenda‟s importeren
Voor deze opdracht moet je een nieuwe agenda maken en je lesroosters in deze
agenda importeren.
Het bestand van je agenda moet je van tijd tot tijd importeren.
Dit bestand staat op: https://webuntis.onderwijsgroeptilburg.nl/WebUntisOGT/
1. Start Google Chrome op (of open een nieuw tabblad) en ga naar:
webuntis.onderwijsgroeptilburg.nl/WebUntisOGT/

2.

- Typ zo nodig in het vakje Schoolnaam: ogt gimbrerelaan
- Klik op: Aanmelden of druk op Enter
Je ziet nu het volgende venster. Kies: Lesrooster, Leerlingen

3.

Kies eerst je klas uit de lijst en daarna je nummer.

4.

Klik nu bovenaan je lesrooster op
en het bestand wordt in je map
download opgeslagen.
5. Open een nieuw tabblad en ga naar je Google Agenda.
6. Klik onderaan van de kalender op: Mijn agenda’s en Instellingen.
7. Klik op Agenda importeren.
8. Kies: Bestand kiezen.
9. Ga naar je map Downloads kies je bestand met je studentnummer en Openen
10. Kies nu Importeren en klik daarna op Sluiten.

© Joep Reijven

15

11. Klik op Terug naar agenda
12. Je lesrooster van die week is nu in je agenda zichtbaar.
Importeer regelmatig je lesrooster.


© Joep Reijven

16

Bijlage 3:

Werkwijze werken met laptops in lokaal 1.08 en 0.12

1. Lokaal 1.08 en 0.12 zijn de laptoplokalen
2. Laptops zijn voor gebruik tijdens de lessen Nederlands en Engels, Rekenen en voor
lessen waarbij normaal gesproken PC‟s nodig zijn.
Deze kunnen ook hier
ingepland worden (Roosterbureau).
3. Studenten mogen in deze lokalen óók van hun eigen laptop gebruik maken. Zo
genereren we reserves.
4. Sleutel van de laptopkasten via Balie. 1e Gebruiker van het lokaal haalt ze op en
brengt ze, na de les, weer naar de Balie.
5. De laatste gebruiker haalt eveneens de sleutel op en sluit na afloop van de les de
kasten.
6. Alléén de sleutel bovenop gebruiken.
7. Stroomvoorziening is aangelegd. Alles laten zitten.
8. Lade openen, laptop loskoppelen van stroomvoorziening. Lade sluiten
9. Laat studenten hun pasje in betreffende laptop-vak leggen. bij het lenen.
10. Laptops en lades zijn (gelijk) genummerd.
11. Batterij laptop gaat beperkt mee. Echter: een hele lesdag zou moeten lukken.
Regelmatig opladen is slecht voor de levensduur. Daarom: in principe worden de
laptops zonder stroomaansluiting terug in de kast gezet.
12. Na élke les: student logt uit, klep van laptop sluiten (de verbinding met draadloos
wordt verbroken en de volgende student kan inloggen).
13. Hou toezicht bij het uitnemen en terugplaatsen van de laptops. Zie erop toe dat de
laptop in de goede lade terechtkomt.
14. Laptops mogen NIET meegenomen worden uit het
lokaal!!
15. Laat de laptop - lokalen NOOIT onbeheerd achter!! Sluit ze af als je weggaat en berg
de laptops in de kasten als er na jou geen gebruik meer van wordt gemaakt.
16. De laatste docent die met de laptops werkt dient er voor te zorgen dat ze weer terug
in de kasten worden geplaatst. Zie rooster.
17. Op het eind van de dag dienen alle kasten afgesloten te worden en de sleutel
ingeleverd bij de Balie. Dit doet de laatste docent in betreffend lokaal.
18. Concierge neemt op zijn sluitronde mee: aansluiten van alle laptops op stroom,
controle stroomvoorziening.

Laat de laptops NOOIT onbeheerd in het lokaal en sluit het lokaal altijd af!


© Joep Reijven

17

Bijlage 4:

Voorbeeld Google+ Hangout


© Joep Reijven

18

Bijlage 5:

Crome Web Store: apps toevoegen aan Chrome

1.

Start zo nodig Google Chrome op en log in.

2.

Klik op de knop

4.

boven in Google Chrome om een 'Nieuw tabblad' te openen.

3. Klik linksboven op
en daarna op
Zoek naar de volgende apps en voeg deze aan Chrome toe.
Tip: Gebruik de zoekbalk!
Werkwijze apps toevoegen:
Ga met je muisaanwijzer op de app staan en klik op
Toevoegen
Let op: als je deze melding ziet
geïnstalleerd.

en dan op
dan heb deze app al

5. Kies nu zelf een aantal andere apps en voeg deze aan je Chrome toe.


© Joep Reijven

19

Bijlage 6:

Nieuwsbrief ICT: De roze wolk

Google Apps en Draadloos werken op de School voor Onderwijs en Kinderopvang
Beste collega‟s,
Hierbij een nieuwsbrief die specifiek gericht is op de ontwikkelingen m.b.t. ICT binnen onze
school. Achter de schermen wordt heel hard gewerkt om heel veel zaken geregeld te krijgen.
We hebben het project “de Roze Wolk” genoemd. Uiteraard verwijst „roze‟ naar het ROC en
„wolk‟ naar het feit dat we ernaar streven zoveel als mogelijk „in the cloud‟ te werken.
Het is echter ook een verwijzing naar een staat van gelukzaligheid die naar we hopen op zal
treden als we onze doelen bereikt hebben. Het is tevens een waarschuwing om e.e.a. niet te
idealiseren en er wonderen van te verwachten.
Het projectplan is te vinden op de G-schijf:
G:school_onderwijs_en_kinderopvangdocentenSchooljaar 2011-2012ICT zaken
Ik raad iedereen aan dit eens te bekijken, het is een duidelijk, makkelijk leesbaar stuk
geworden. Als basis heb ik een mindmap gebruikt.
We hopen met dit project een voorloper te zijn voor het hele ROC en zullen onze
verworvenheden, kennis en ervaringen, graag delen.
Wat willen we eigenlijk bereiken?
Grand design (hoe ziet de wolk er uit?):
De School voor Onderwijs en Kinderopvang beschikt over een draadloos netwerk. Alle
studenten hebben een (eigen) laptop of tablet. 50% van het onderwijs wordt digitaal
ondersteund. De hele school beweegt zich „in the cloud‟. We hebben een eigen digitale
omgeving, waarin we (samen-)werken en communiceren. Via Google apps hebben we een
(gedeelde) digitale agenda, we mailen via Gmail, we beheren onze documenten in Google
docs, we communiceren via Google talk.
We hebben nagenoeg alles gedigitalliseerd. Studenten hebben nog amper boeken, readers zijn
al helemaal verdwenen. Al onze documenten, studiewijzers, readers, zijn online te vinden en
daarom overal bereikbaar.


© Joep Reijven

20

Ook het werkveld beweegt zich in de Roze Wolk. Zij kunnen chatten met de coach,
belangrijke documenten downloaden, opdrachten met student en coach online bespreken,
etc.
Door deze toepassingen wordt ons onderwijs flexibeler, hebben we minder ruimte nodig,
werken we efficiënter.
Binnen de school zijn, naast ondergetekende, de volgende personen bezig met het realiseren
van de randvoorwaarden om alles schoolbreed uit te kunnen klappen: Jos Titulaer, Rudy
Heijnen, Karin van Rooij, Bob Schuurkes en Igor Burger. Igor komt van het ICT lyceum en heeft
heel veel ervaring met het werken, communiceren en organiseren binnen een Google
omgeving.
Er is al heel veel gebeurd, vandaar een nieuwsbrief om u up-to-date te houden.
Wist u bijvoorbeeld dat:
We onze verzuimregistratie sinds dit jaar gedigitalliseerd hebben?
We overgestapt zijn naar Office 2010?
Er in lokaal 0.12 en 1.08 laptopkasten met daarin 28 laptops staan?
Iedereen hiervoor een handleiding heeft ontvangen?
Deze ook te vinden is op: G:school_onderwijs_en_kinderopvangdocentenSchooljaar
2011-2012ICT zaken?
Een aantal collega‟s een korte introductie hierop heeft gehad?
De studenten sterk wordt aangeraden zélf een laptop mee te brengen?
Ik er van uit ga dat we in 2013 de laptop verplicht stellen?
Het OLC dan een andere invulling zal krijgen?
De lessen Nederlands, Rekenen en Engels een online digitale methode gebruiken?
Ik in gesprek ben met Angerenstein om de boeken per 2013 te digitaliseren?
Ik ook in gesprek ben met Kennisnet voor extra ondersteuning?
Zij erg enthousiast zijn?
Ik ook in gesprek ben met de Openbare Bibliotheek om hun collectie (voor zover van
toepassing) voor ons online toegankelijk te maken?
15 collega‟s experimenteren met het gebruik van een laptop, met name gericht op
communicatie en uitwisseling?
Het de bedoeling is dat de leerlingen zoveel mogelijk zélf een laptop meenemen en
dat we dat moeten stimuleren?
Als de studenten steeds meer zélf een laptop meenemen, de studenten-laptops
gefaseerd naar de overige collega‟s gaan?
De vaste PC‟s gefaseerd uit de school zullen verdwijnen?
Iedereen (ook de studenten 1e en 2e jaars) een Google account heeft?
Nog (lang) niet iedereen zich aangemeld heeft?
Je je Groupwise emails door kunt sturen naar je Google email (Gmail)? Dit kan ook met
je overige accounts (bijv. uw thuis-email)
Gmail een haast onbeperkte opslaglimiet heeft?
Je Google agenda op dit moment gevuld wordt met alle zaken uit het jaarrrooster van
SOK?
Dat je meerdere agenda‟s kunt gebruiken?
We bezig zijn om onze G-schijf te transporteren naar Google Docs?
Je smartphone (als je die hebt) óók je Google omgeving (en dus je agenda en mail) kan
weergeven?
Jos, Rudy, Karin, Bob en Igor altijd bereid zijn om je te helpen bij Google-zaken?
We er naar streven om ná de Kerstvakantie met iedereen de omslag naar een Google
omgeving gemaakt te hebben?
Tot zover deze nieuwsbrief, specifiek m.b.t. ICT ontwikkelingen.

© Joep Reijven

21

Bijlage 7:

deel van enquête met betrekking tot vaardigheden Google Apps.

Middels dit formulier willen we (opnieuw) je kennis en vaardigheden mbt Google Apps
in beeld krijgen . Hierdoor kunnen we gerichter inzetten op ondersteuning en hulp.
Alvast hartelijk dank, mede namens Jos, Rudy, Bob, Vahap en Monique.
Uw gebruikersnaam (jreijven@schoolok.nl) wordt vastgelegd wanneer u dit formulier
verzendt. Bent u niet jreijven? Meld u af·
*Vereist
Kennis en vaardigheden m.b.t. Gmail (jouwnaam@schoolok.nl)
1.

Opstellen.
Versturen, ontvangen, doorsturen, opmaken, bestanden toevoegen, koppeling,
foto en drivedocument toevoegen, koppeling met agenda.
Organiseren.
Verplaatsen naar archief, labels, zoeken binnen de email, verwijderen.
Instellingen. Labels toevoegen, wachtwoord wijzigen, handtekening toevoegen,
filter toepassen.
Contacten.
Toevoegen, verwijderen, groep maken
Taken.
Toevoegen, verwijderen.
Menubalk Google.

2.

Geef in percentages aan, in hoeverre je bovenstaande vaardigheden mbt
Gmail denkt te beheersen. *
○
80%
○
60%
○
○
○
○

3.

50%
30%
20%
0%

Toelichting/verduidelijking. Wat zou je willen leren mbt Google Mail?

Deze enquête (gemaakt met Google-forms), is door nagenoeg iedereen ingevuld. Buiten
bovenstaande inventarisatie, aangaande Google Mail, hebben we een soortgelijke
inventarisatie gedaan mbt: Drive, Agenda, Google+, Sites (schoolok.nl) en Google Play
Store (Apps). Onderstaand overzicht geeft de resultaten weer in een cirkeldiagram van
de vragen m.b.t. Gmail.We hebben de resultaten en de gepersonaliseerde antwoorden

© Joep Reijven

23

gebruikt om onze training op maat aan te kunnen bieden. Zie hieronder voor een
schematische weergave van de resultaten van bovenstaand deel van de enquête.


© Joep Reijven

24

Bijlage 8:

deel van de resultaten van de enquête

Kennis en vaardigheden m.b.t. Gmail (jouwnaam@schoolok.nl)
Geef in percentages aan, in hoeverre je bovenstaande
vaardigheden mbt Gmail denkt te beheersen.
80%

12

36%

60%

10

30%

50%

5

15%

30%

3

9%

20%

3

9%

0%

0

0%


© Joep Reijven

25

Toelichting/verduidelijking. Wat zou je willen leren mbt Google Mail?
Alles wat relevant voor mij zou kunnen zijn.
ik gebruik nu alleen verzenden en ontvangen van mail, opslaan van mail, bijlagen
toevoegen zelfde als in groupwise
Snel zaken uit mijn mail naar mijn agenda transporteren; telefoonnummers, bijlagen,
route, etc.
Mn blokje "organiseren"adequater omgaan met organiseren en contacten. met name:
organiseren/contacten
Koppeling met agenda/synchroniseren.
Onze school wil alles vanuit de cloud doen. Ik wil alles stap voor stap in een rap tempo
leren om deze stap mee te kunnen zetten.
Groep maken koppeling met agenda veel op het gebied van organiseren groep maken
foto en drive document toevoegen zoeken binnen de e mail meer weten over: filter
toepassen alles
Hoe maak je een takenlijst vanuit je mail (to do)
Dit gaat goed!
opmaken,koppeling fotof en drivedocumenten toeveogenkoppeling met agenda groep
maken menubalk google
Het deel 'opstellen' beheers ik wel :) Het deel 'organiseren'stukken minder, een groep
maken vind ik ook lastig.. en het onderdeel 'taken' ook..
groepen maken koppeling met agenda, taken toevoegen
Koppeling met agenda en handtekening toevoegen.
Ik zou meer kennis willen hebben over puntje 2, organiseren. Organiseren
Dit onderdeel beheers ik wel.
Drive document aanpassen en meer vaardigheden rondom organiseren.


© Joep Reijven

26

Bijlage 9:

Mail n.a.v. enquête + lijst met leervragen.
Joep
Reijven

16:44 (0 minuten geleden)
Beantwoorden
<jreijven@schoolok.nl>
Nog 3
aan OAPersoneel, PWpersoneel, Karin, Karin, Marijke, Noshiba
Karin van Ro
Beste collega's,
2 kringen
een tijd geleden heb je een enquete in kunnen vullen m.b.t. jouw
vaardigheden en wensen t.a.v. Google Apps. We hebben de resultaten
verzameld en daar acties op uitgezet.
In eerste instantie gaan we uit van kleinschalige, kortdurende
ondersteuning. Dit betekent: één van ons (Jos, Monique, Joep, Vahap,
Karin R.) zal je benaderen om een afspraak te maken om in kleinschalig
verband (max. 4), te oefenen op díe gebieden waar de behoefte ligt.
In de bijlage tref je, per onderdeel (Mail, Drive, Agenda, Google+, Site en
Play Store), een overzicht van de leervragen en de mensen die hierbij
zullen ondersteunen.
We zullen in eerste instantie zélf diegenen benaderen die aangeven
minder dan 40% van de mogelijkheden te kennen, toe te passen (én die
graag meer willen!. Aarzel niet om ook zélf om ondersteuning te vragen.
Ten slotte: verwacht géén wonderen van deze sessies: we laten je het zien
en even mee oefenen. Daarna is het zaak de betreffende
vaardigheid/kennis toe te blijven passen!
Veel succes en bedankt!
Joep Reijven
Directeur
School voor Onderwijs en Kinderopvang
ROC Tilburg
Prof. Gimbrèrelaan 9
5037 EE Tilburg
013-5397666
Overzicht leervragen irm Google Apps.
KvK 41097408

Google Documenten - Items uit deze e-mail

Klik hier als je wilt Beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen
3,02 GB (2%) van 140 GB gebruikt
Beheren
©2013 Google - Algemene gebruiksvoorwaarden - Privacybeleid -Programmabeleid
Mogelijk gemaakt door
Laatste accountactiviteit: 0 minuten geleden
Details


© Joep Reijven

27

Details

De roze wolk (projectplan & toolbox)

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (18)

Destaque

Destaque (8)

Semelhante a De roze wolk (projectplan & toolbox)

Semelhante a De roze wolk (projectplan & toolbox) (20)

Mais de Kennisnet

Mais de Kennisnet (20)

De roze wolk (projectplan & toolbox)