Riscos Aquisicoes Keglevich 5 Cbgp Tsec

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Palestra apresentada no 5º Congresso Brasileiro de Gerenciamento de Projetos em Brasília

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Riscos Aquisicoes Keglevich 5 Cbgp Tsec

  1. 1. Os altos riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública e a abordagem para a respectiva mitigação Engº Paulo F. W. Keglevich de Buzin, MsC,CSM,ITILv3,PMP MSP®, P3O® e PRINCE2TM Practitioner Membro fundador e ex-Diretor do PMI-RS OPM3® Second Edition Team member e TVC PMBOK 4th Portuguese team http://keglevich.ksc.com.br <> keglevich@ksc.com.br Antecedentes Atuação em projetos contratados via concorrência pública Atuação em perícia forense em projetos de porte fracassados Fatores de falha recorrentes Carência nos dispositivos legais atuais e a cultura na área pública Proposta de mitigação destes altos riscos – lições que se pode tirar Prática utilizada pelo Governo Britanico Case de sucesso na Escócia Agenda Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo Keglevich: keglevich@ksc.com.br Antecedentes: Implantação ERP RH para 47.000 pessoas • $ 2,5 milhões – 1 ano e meio • Início após 3,5 anos depois de fechada a especificação e o Edital • Nenhum plano de gestão de mudança e nem de medida de benefícios • Mudança de governo no meio do projeto com a oposição assumindo • A possibilidade do fornecedor incluir a metodologia de GP na proposta técnica sendo decisiva para a conclusão do projeto: – Plano de distribuição de responsabilidades com estimativa de carga horária das partes – Organograma do projeto com processo decisório – Sistemática de aceites detalhada e incremental (plano de cargos&salarios) – Metodologia contemplando planejamento por ondas sucessivas (Termo de Abertura de atividade) – Gerenciamento de envolvidos Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo Keglevich: keglevich@ksc.com.br Antecedentes: Recuperação do maior projeto de ITILv3 em Tivoli • $ 2,5 milhões – 2 anos – impacto em outros projetos em total de quase 20 milhões • Organização Estadual de segurança com mais de 100.000 colaboradores • Escopo complexo e inovador – requereria a gestão como programa – forte impacto na estrutura de governança em uma organização de cultura secular • Contratação via pregão, sem prever Metodologia de GP ou de programa • Nenhum plano de gestão de mudança e nem de medida de benefícios • Nenhuma autonomia para propor algum template ou processo de GP • Contexto de muito conflito - Já haviam passado 5 GP’s anteriormente • Ambiguidade na distribuição de responsabilidades entre consultoria ITIL + desenho de processos e implementação • Falta de critérios de qualidade • Caminho de recuperação (1 ano): – Negociação > Várias renegociações de cronograma – Processo decisório básico – Muito esforço para comunicação e negociação com grande número de stakeholders Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo Keglevich: keglevich@ksc.com.br
  2. 2. Antecedentes: Perícia em Projeto de automação de processos judiciais fracassado • $ 2 milhões – 2 anos • Mudança institucional • Tentativa de adaptação, mas sem metodologia • Nenhum plano de gestão de mudança e nem de medida de benefícios • Sem metodologia de GP ou mesmo de desenvolvimento • Confusão de escopos • Órgão público já perdeu em 1ª e 2ª instância Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo Keglevich: keglevich@ksc.com.br Antecedentes: Perícia em Projeto de Implantação ERP RH para 12.000 pessoas • $ 1,3 milhões – 12 meses • Contratação via pregão, sem prever Metodologia de GP ou programa • Nenhum plano de gestão de mudança e nem de medida de benefícios: – Falta de avaliação de impacto sobre mudanças na folha devido a implementação de fato das regras aprovadas – Falta de governança apropriada para este tipo de projeto, que novamente, deveria ser gerido como programa – Falta de comprometimento dos usuários • Total desprezo pela metodologia de GP do fornecedor – Não reconhecimento do plano de GP – Não formalizando nenhum aceite de verificação de escopo – Nem mesmo se comprometendo com Ata de reunião Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo Keglevich: keglevich@ksc.com.br Fatores de falha recorrentes • Mito da total transferência de risco ou simplesmente total falta de percepção de risco • Descaso para com o processo decisório e auditabilidade das responsabilidades pelas decisões (inclusive da não decididas) • Gestão dos envolvidos (Stakeholders) pobre ou inexistente – total falta de percepção da extrema importância do comprometimento e engajamento destes com o projeto • Gestão de Benefícios e Objetivos pobre ou inexistente – normalmente os benefícios sendo confundidos com objetivos, não sendo avaliados ou buscados, e muito menos planejados – principal causa de não haver preocupação com gestão de mudança organizacional – a preocupação apenas se restringe quando muito às entregas • Justificativa do investimento – aspectos como payback ou ROI raramente são considerados e menos ainda quantificados • Inexistência de planejamento de critérios de qualidade e aceite • Muita dificuldade para deliberar sobre demandas por mudanças de escopo • Comunicação – falta de percepção de qual informação é fundamental para quem – falta de noção aos gestores da importância do adequado acompanhamento – tudo é tratado como se o risco residisse apenas na execução das atividades e não na tomada de decisão Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo Keglevich: keglevich@ksc.com.br Carência nos dispositivos legais atuais e a cultura na área pública • Definição de Projeto do portugues obscurecendo a percepção da singularidade dos projetos e programas dentro do sistema legal – Falta a percepção da diferença entre projetos e operações – Confusão total entre escopo de projeto e escopo de produto/entrega • A filosofia positivista inibindo a percepção da importância da gestão e auditoria dos riscos • Estas carências acabando por se impor na área pública por decorrência da própria cultura – Cultura difusa quanto a responsabilidade e comprometimento – só faz o que permitido pela Lei X Área privada, só não faz o que a lei proíbe! – Mais seguro se restringir ao que está escrito do que assumir riscos buscando resultado, que raramente é considerado Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo Keglevich: keglevich@ksc.com.br
  3. 3. Lei 8666 • Tenta abranger todo o tipo de aquisição pública • Problema de aplicação para projetos – Focada em entrega de produto, só permite mudança de escopo dentro dos 25% ou no reequilibrio econômico-financeiro – Omissa no aspecto da justificativa – Omissa na avaliação de benefícios – Responsabilidade é apurada meramente na contabilidade – auditoria de processo decisório só via judicial, e quando houver indicio! • Apesar do disposto Parágrafo Único do Art. 1º da Lei 10520/02, ainda se contrata a maioria dos projetos TI via pregão, o que induz a riscos ainda maiores (apenas para citas alguns dos itens): – Omissão do referencial quanto a COMO se dará as entregas – Omissão sobre critérios de aceite – Omissão sobre matriz de responsabilidades e processo decisório Não é comum as organizações possuirem estrutura de processo decisório que atenda os requisitos para o Gerenciamento de Projetos (decisões em tempo de execução)! Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo Keglevich: keglevich@ksc.com.br GOVERNANÇA NOS PROJETOS • Recomendável SEMPRE tornar explícito no Plano de Gerenciamento de Projeto a ser formalmente aceito • Explicitar inclusive as regras de escalonamento de problemas e conflitos – Estabelecer limites de parâmetros de RISCO, CUSTO, QUALIDADE, ESCOPO, PRAZO para cada nível hierárquico – Administrar por exceção • Estabelecer um FORO legítimo para arbitrar até mesmo sobre a continuidade do projeto – Regras claras para amparar inclusive demandas por mudanças de escopo e/ou arbitrar critérios de aceite ORGANOGRAMA DE CADA PROJETO Prever caminho para solução de conflitos no plano do projeto Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo Keglevich: keglevich@ksc.com.br Organograma usual em projetos: COMITÊ EXECUTIVO COMITÊ OPERACIONAL GERÊNCIA DO PROJETO COORD A COORD B COORD N Membro 1 Membro 2 Membro n Alta Administração! Usuários-chave, coordenadores, gerentes Gerente de Projeto (fornecedor e cliente) Atividade/processo Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo. Keglevich: keglevich@ksc.com.br
  4. 4. Abordagem sugerida em Editais • Prever como primeira entrega um Plano de Gerenciamento de Projeto a ser aceito que contemple minimamente: – Processo decisório para o projeto – Escopo com EAP detalhando inclusive critérios de aceite – Gerencia de Riscos com previsão de respostas aos principais e critérios para novos riscos – Cronograma com os aceites previstos e pontos de avaliação de todo o projeto – Matriz de responsabilidades pelas decisões, entregas e respectivos aceites, seja por integrantes da Contratante, seja por integrantes da Contratada – Sistemática de tratamento para requisições de mudanças, seja sobre escopo do produto, seja sobre o escopo do projeto – Plano de comunicação contendo: • Agenda proposta de reuniões de acompanhamentos pelos vários níveis de processo decisório • Sistemática de registros dos eventos (questões e problemas), reuniões e decisões • Definição de sistemática de organização dos artefatos e documentos relativos ao projeto em um repositório a ser disponibilizado em local de comum acordo Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo. Keglevich: keglevich@ksc.com.br Cuidado com o equilibrio da metodologia proposta Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo. Keglevich: keglevich@ksc.com.br AçõesAçõesAçõesAçõesAções Ações Ações Ações AçõesAções AçõesAçõesAçõesAçõesAções Ação Office of Government Commerce (OGC) - UK Managing Successful Projects with PRINCE2 Continua Justificativa Lições Aprendidas Papéis e Responsabilidades claras Gerenciado em estágios Gerenciado por exceções Foco nas entregas Customizado©Crown Copyright 2009 Reproduced under licence from OGC Governança do Projeto ©Crown Copyright 2009 Reproduced under licence from OGC Alta Administração ou gestão de programa Executivo Usuário(s) Executivo Fornecedor(es) Membros da equipe Autoridade para mudanças Suporte do Projeto Coordenadores de equipe QA de Projeto para O negócio, usuário e fornecedor Executivo negócio Gerente do Projeto Comitê do Projeto
  5. 5. Justificativa continuada Confirma beneficios Verifica outline Business Case Desenvolve Business Case Pre- projeto Estagio de Iniciação Subsequentes Estagio(s) de entregas Estagio final de entrega Confirma beneficios Confirma beneficios Pós-projeto Verifica Business Case detalhado Verifica Business Case atualizado Mantém Business Case ©Crown Copyright 2009 Reproduced under licence from OGC Controlando um estágio Gerenciando entregas Controlando um estágio Gerenciando entregas Dirigindo um Projeto SB CPSB IP SU Direção Gerenciamento Entregando Pre-projeto Estagio de Iniciação Subsequente(s) Estagio(s) de entregas Estagio final de entrega ©Crown Copyright 2009 Reproduced under licence from OGC Processos PRINCE2 Níveis de Gerencia Ciclo de Vida dos Projetos SU = Starting up a Project (Estabelecendo um Projeto) IP = Initiating a Project (Iniciando um Projeto) SB = Managing a Stage Boundary (Gerenciando um limite de estágio) CP = Closing a Project (Encerrando um Projeto) Estudo de caso - contexto • Registers of Scotland – a part of Scottish Government (Registro de imóveis do Governo da Escócia) – 1,300 staff e mais de 400.000 registros/ano – Nos fim dos anos 90 tinha vários projetos de vários portes. Em 4 destes projetos uma avaliação pós projeto conduzida pela Deloitte & Touche: • Vários problemas em governança • Estouro no custos em torno de £ 8.4 milhões, ou 106%, sem considerar os custos adicionais de gerenciamento e dos impactos negativos sobre o negócio em decorrência dos atrasos • Gerenciamento de projeto pobre • Falta de um efetivo gerenciamento de riscos • Falta de controle orçamentário • Gerencia de comunicações insuficiente • Gerencia de qualidade e testes extremamente pobre – Perda de £ 22 milhões na virada do milênio devido a falhas de entregas de projetos Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo. Keglevich: keglevich@ksc.com.br Estudo de caso - abordagem • Criação de um PMO • Adoção do PRINCE2 – Tolerancia de +/-16% na variação de custos – uma redução nos estouros de custos na ordem de 90% – Expectativa de que 70% desta redução seria decorrente do PRINCE2 e os restantes 30% da implantação do PMO • 63% de redução geral poderiam ser relacionados diretamente a metodologia de GP Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo. Keglevich: keglevich@ksc.com.br
  6. 6. Estudo de caso - Resultado Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo. Keglevich: keglevich@ksc.com.br Estudo de caso – demais benefícios • Clareza de escopo devido ao foco nas entregas • Clareza das especificações de entregas e redução de retrabalhos com a técnica de planejamento baseado em produto • Planejamento de recursos mais efetivo para as entregas e para os custos do projeto • Gerenciamento de fornecedores mais efetivo por meio dos níveis apropriados de controle • Gerenciamento de riscos mais efetivo • Monitoramento, relato e revisões de projeto mais efetivas e produtivas Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo. Keglevich: keglevich@ksc.com.br CONCLUSÕES • O Gerenciamento de Projetos tratado como uma gestão de risco facilita a definição e adequação de ações e processos necessários • A definição de uma metodologia baseada na resposta a risco • A omissão de dispositivo regulatório legal não impede que se mitigue os riscos de aquisições de projetos por meio dos Editais convocatórios Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo. Keglevich: keglevich@ksc.com.br Questões?Questões?Questões?Questões? Riscos na contratação e gerenciamento de projetos na área pública respectiva mitigação Paulo Keglevich: keglevich@ksc.com.br Engº Paulo F. W. Keglevich de Buzin, MsC,CSM,ITILv3,PMP MSP®, P3O® e PRINCE2TM Practitioner Membro fundador e ex-Diretor do PMI-RS OPM3® Second Edition Team member e TVC PMBOK 4th Portuguese team http://keglevich.ksc.com.br <> keglevich@ksc.com.br

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