10 buoni motivi per abbandonare la realizzazione “manuale” della documentazione tecnica (con MS Word, Adobe InDesign, ecc.) a favore dell’adozione di sistemi di gestione dei contenuti CMS (Content Management System) e PDM (Product Data Manager).

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Perché utilizzare Argo CMS per realizzare manuali e libretti
10 buoni motivi per passare dalla creazione “a mano” della documentazione
tecnica (con MS Word, Adobe InDesign o FrameMaker) alla produzione
mediante il software di gestione dei contenuti Argo CMS (Content
Management System) - PDM (Product Data Management)
Spesso le aziende si interrogano sui motivi, che possono supportare la decisione di abbandonare la
realizzazione “manuale” della documentazione tecnica a favore dell’adozione di sistemi di gestione dei
contenuti, come il nostro software Argo CMS.
Ecco 10 buoni motivi, tratti dalla nostra esperienza quotidiana di inserimento di Argo all’interno di aziende
del comparto manifatturiero e distributivo, nonché di studi di produzione di manualistica in conto terzi.
1. Gestione univoca dei contenuti comuni
In Word / InDesign e in altri sistemi di impaginazione manuale abbiamo possibilità limitate di gestire in modo
univoco i contenuti comuni. Perlopiù li possiamo riprendere mediante copia&incolla o duplicazione, ma - in
caso di modifiche - siamo costretti a propagarle a mano nei vari punti in cui devono ricorrere.
Argo permette di gestire in modo univoco parti comuni a qualsiasi livello, dal macro al micro: può trattarsi di
un intero capitolo (per esempio, quello che contiene la tavola dei pittogrammi utilizzati); di note, attenzioni,
pericoli, divieti che si ripetono; di espressioni che ricorrono in modo uguale all'interno di vari paragrafi del
manuale (termini del glossario aziendale, nomi di modelli, sigle di consumabili consigliati, ecc.).
In Argo le parti comuni sono gestibili in modo gerarchico: possiamo cioè trattare parti comuni a tutti i
manuali, a famiglie e modelli di macchina, a insiemi di codici della distinta base (BOM - Bill of Materials), ecc.
Il software dispone inoltre di un sistema efficiente per marcare in questo senso i contenuti.
La gestione e la marcatura delle parti comuni ne permette il riutilizzo all'interno dei manuali "specifici". (Per
manuale specifico intendiamo il manuale che consegniamo al cliente a corredo della macchina).
Quando modifichiamo una parte comune, la modifica si propaga in automatico a tutte le sue occorrenze
all’interno dei manuali specifici (fatto salvo che l’aggiornamento è sempre sotto il controllo del redattore e
può essere bloccato puntualmente, se necessario. Per esempio per "congelare" manuali consegnati al
cliente, che non devono subire modifiche, ma essere archiviati come tali all’interno del sistema).
La propagazione automatica delle modifiche non riguarda solo la lingua madre del manuale, ma anche le
traduzioni.
2. Efficienza nella gestione delle traduzioni
Rispetto alla gestione manuale delle traduzioni, quella mediata da Argo risulta complessivamente più
efficiente. Vediamo perché:
1. Argo pareggia in automatico la struttura dei contenuti nelle varie lingue. Se aggiungiamo un paragrafo,
un'immagine con didascalia o una tabella nella lingua madre del manuale, il software li inserisce anche
nelle altre lingue, pronti per essere tradotti
2. Il sistema permette di marcare in modo puntuale i contenuti da tradurre o la cui traduzione va rivista
3. In base alla marcatura possiamo esportare selettivamente i contenuti da inviare al traduttore
4. L'importazione dei contenuti tradotti è automatica. Le traduzioni si posizionano nei punti corretti senza
necessità di intervenire manualmente. Questa funzione si concretizza in risparmio di tempo e precisione
nella corrispondenza fra testo originale e traduzione, svincolata dalle competenze linguistiche del
redattore
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AR – Augmented Reality: panoramica sulla realtà aumentata – Ottobre 2012

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5. Grazie alla gestione delle parti comuni, Argo permette di risparmiare sui costi di traduzione, poiché i testi
da riutilizzare sono tradotti una sola volta, garantendo anche la certezza dell’utilizzo della versione
corretta della traduzione.
Da notare che Argo è compatibile con i più diffusi CAT Tool (Trados, WordFast, ecc.), cioè con i software di
traduzione assistita.
3. Configurazione automatica di manuali specifici
Il sistema di marcatura sta alla base delle funzioni di configurazione automatica della documentazione
tecnica di Argo.
In fase di realizzazione di un libretto specifico, possiamo infatti chiedere ad Argo di recuperare tutti i
contenuti disponibili per una determinata famiglia di macchine, per un modello, per un insieme di codici della
distinta base, ecc.
Nel manuale così auto-configurato possiamo poi aggiungere i contenuti “specifici”, relativi alla macchina che
consegniamo al cliente (per esempio, quelli legati a personalizzazioni, configurazioni o ricambistica
dedicate).
4. Produrre manuali e libretti specifici per vari destinatari
La marcatura dei contenuti e le funzioni di esportazione selettiva dei dati, ci permettono di realizzare con un
clic manuali specifici per i diversi destinatari della comunicazione tecnica: installatori, operatori, manutentori,
ecc.
Ottemperiamo così alle disposizioni della Direttiva Macchine, migliorando anche la fruibilità della
documentazione tecnica.
5. Creare pubblicazioni multicanale e multi-format editoriale
La marcatura dei contenuti e le funzioni di esportazione selettiva dei dati, ci permettono di utilizzare Argo per
produrre uscite multicanale (carta, web, app, ecc.) e multi-format editoriale (manuali, libretti, guide rapide,
guide all’installazione, guide alle procedure, guide alla soluzione dei problemi, ecc.).
Mentre Word / InDesign / FrameMaker sono formati fini a se stessi, Argo permette di alimentare a partire da
una fonte dati univoca i vari tipi di comunicazione aziendale (cross-media-publishing).
L'azienda può quindi sfruttare appieno il patrimonio informativo, sia per migliorare il trasferimento della
conoscenza dei prodotti e del loro utilizzo, sia per ampliare la gamma dei servizi di supporto offerti alla forza
vendita, all’assistenza tecnica e agli utilizzatori finali.
6. Condividere contenuti tecnici corretti all’interno dell’azienda
Non di rado cataloghi, schede prodotto e listini, offerte, manuali e schede tecniche, fatture non sono allineati
dal punto di vista contenutistico.
Argo permette alle varie aree aziendali (ufficio progettazione, ufficio documentazione tecnica, ufficio
marketing, ufficio commerciale, amministrazione, ecc.) di condividere informazioni tecniche corrette,
utilizzandole per redigere tutti i documenti a corredo della macchina, nelle varie fasi del suo ciclo di vita
(dalla proposta commerciale, all’installazione e formazione presso il cliente, alla fatturazione, alla gestione
della ricambistica, ecc.).
7. Alimentare piattaforme di e-commerce business-to-business
Argo può essere agevolmente integrato con il sistema gestionale (ERP) presente in azienda (che gestisce
anagrafica clienti, listini, sconti, ecc.) e concorrere dal punto di vista dei contenuti tecnici all’alimentazione di
e-commerce business-to-business, dedicati per esempio alla vendita di ricambi e accessori.
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Si tratta di un’interessante opportunità per trasformare in fonte di guadagno la gestione della
documentazione tecnica, che - in alcune realtà - è ancora percepita soprattutto come fattore di costo.
8. Collaborare alla gestione dei contenuti della documentazione tecnica
Argo è un software multipostazione. Grazie alla sua gestione delle autorizzazioni permette a varie per
persone, all'interno e all'esterno dell'azienda, di collaborare alla redazione di manuali e libretti (product
manager, redattori interni, technical writer esterni, traduttori, consulenti, ecc.).
Le autorizzazioni sono così granulari, che a ogni gruppo di lavoro possiamo assegnare la gestione di
specifici tipi di contenuti. Per esempio, possiamo incaricare l’ufficio tecnico di aggiornare disegni, schemi e
tabelle tecniche, mentre l’ufficio marketing di provvedere alle fotografie e alle descrizioni commerciali del
prodotto; così come possiamo abilitare il traduttore inglese alla sola redazione dei contenuti in lingua.
Inoltre Argo permette all’azienda di configurare il proprio workflow, per esempio marcando contenuti come
“da rivedere” o “approvati” o di pertinenza di un determinato redattore o supervisore.
9. Comodi strumenti di editing
Grazie ai suggerimenti ricevuti dagli utilizzatori, nel corso degli anni Argo si è arricchito di varie utility di
editing. Due per tutte:
1. Il motore di ricerca globale, che permette di ricercare in tutti i documenti presenti in Argo, in base a vari
criteri (per esempio, full-text, contenuti “da tradurre”, “da rivedere” o di pertinenza di una determinata
persona, ecc.)
2. La creazione di modelli, ovvero di template di pagina. Si tratta di una funzione utile, quando gestiamo
contenuti la cui struttura è ripetitiva, come per esempio nel caso di schede prodotto, schede ricambi,
schede tecniche, schede offerta, ecc.
10. Impaginazione automatica in Word / InDesign / FrameMaker
Sul fronte specifico dell'impaginazione, quella automatica, a partire da Argo, è più rapida di quella manuale e
applica automaticamente gli stili di paragrafo e di tabella corretti (cioè coerenti con l'impostazione del layout
predefinito), garantendoci una maggiore coerenza nella comunicazione.
Autore: Petra Dal Santo (dalsanto@keanet.it)
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