La gestion de projets - Jean-Michel Rolland

Jean-Michel ROLLAND – jean-michel.rolland@isen.fr / site : http://jm-rolland.fr
Quels sont les Enjeux et les Méthodes pour réussir
sa Conduite de Projets ?
Animé par Jean-Michel ROLLAND
Selon une étude du Gartner Group,
 16% des projets respectent les délais et les budgets
 25% des projets aux États-Unis sont considérés comme des succès
par ceux qui sont responsables de leur lancement

MANAGEMENT de PROJET
Diriger & Motiver
PILOTAGE DE PROJET
Organiser & Planifier
GESTION DE PROJETS
Du Cahier des Charges
au Bilan
COMMUNICATION INTERNE
Informer & Suivre
NEGOCIATION
Gérer les Conflits
Résoudre les Problèmes
2
Responsable
Département Human Management Business Innovation
Majeure Project Management Business Development
Enseignant-Chercheur
Management des e-comportements
Consultant-Formateur
Management de Proximité et à Distance
pour les Hommes, les Équipes et les Projets

Euphorie
Inquiétude
Panique
Recherche
des Coupables
Punition
des Innocents
Promotion de ceux
qui n’ont pas trempé
dans le projet
Idée
d’un Projet
Une Histoire
d’une conduite de projet
3
Actions
Temps

Jean-Michel ROLLAND – jean-michel.rolland@isen.fr / site : http://jm-rolland.fr 4
Processus Itératif :
 Des logiciels opérationnels
 Les individus et leurs interactions
 La collaboration avec les clients
 L'adaptation au changement
Contraintes :
 Besoin rapide de mise à disposition du produit
 Imprévisibilité des besoins du client
 Nécessité de changements fréquents
 Besoin de visibilité du client sur l'avancement des développements
 Présence de l'utilisateur assurant un feedback immédiat
Méthodes AGILES
Les Méthodes de Conduite de Projet
(1/2)

Idée
d’un Projet
Opportunités
Cadrage
Etudes de
Faisabilité
Définition
Planification
Suivi
Bilan
Décisions
5
Actions
Temps
Les Méthodes de Conduite de Projet
(2/2)
Méthodes par découpage
(Activités ou Tâches), Cycle en V …

Qu’est-ce qu’un Projet ?
Un Objectif
à concrétiser Pour Réaliser
un Produit ou un Service
Satisfaisant
des Besoins spécifiés
Regroupant un ensemble
d’Activités
Avec des Acteurs Un Projet
Dans une Démarche
Structurée et Planifiée
Unique
Novateur
Non Répétitif
Début
Fin
Et des Compétences

12
pathologies clés
7
Le projet fourre-tout
Le projet envahissant
Le projet verrouillé
Le projet en roue libre
Le projet Technivore
Le projet décalé
Le projet consensuel Le projet cloné
Le projet utopique
Le projet alibi
Le projet indépendant
Le projet Activité
Comment réussir à faire
échouer un Projet ?

Oui
Non
NonOui
Savoirquoifaire
Savoir comment agir
Les Types de Projet
Fermé
‘Logigraphe’
Semi-Fermé
‘Faire
des
Recherches’
Semi-ouvert
‘Élaborer
des
scénarii’
Ouvert
‘Errer
dans le
Brouillard’
8

Exemples d’équipe Projet issus de l’Organigramme Standard
1) Le Projet se réalise au
sein d’un même Service
2) Le Projet se réalise
entre plusieurs Services
3) Le Projet se réalise avec une
équipe sortie des Services,
le temps du Projet
CP : Chef de Projet
Eq : Équipe Projet
CODIR :
Comité de Direction
CS : Chef de Service
: Collaborateurs, équipe …
* Un Comité de Pilotage doit être créé regroupant l’ensemble des décideurs

?


CS=CP
CP
Eq   
?
Un CP doit être nommé?
CP
Eq




  

Exemple
d’Organigramme Standard
Organisation Humaine du Projet (1/2)

Les Rôles et responsabilités peuvent être divisés en 4 rôles principaux
Informé
“Doit toujours être informé après
une prise de décision ou une action.”
“La personne qui fait quelque chose /
qui le met en place / qui agit pour
le compte de …”
Acteur
“La personne qui a un droit de veto / qui
est garante de la viabilité de l’activité /
qui attend un résultat ...”
Responsable
Organisation Humaine du Projet (2/2)
“Doit toujours être consulté avant une
prise de décision ou une action.”
Consulté
Outil : ICAR
10
Ex : Maître d'œuvre (MOE) … Ex : Maître d‘ouvrage (MOA) …
Ex : Experts … Ex : Client, contributeurs …

Les Indicateurs pour conduire un Projet
Construire
le bon système
D’ABORD
Bien construire
le système APRES
3 indicateurs à suivre
Qualité
Coûts Délais

Les 5 étapes d’un Projet
I. OPPORTUNITES / CADRAGE
Formaliser le besoin du client
II. ETUDE DE FAISABILITE
Décider de la meilleure solution
III. DEFINITION / PLANIFICATION
Qui fait quoi et Quand
IV. CONCEPTION / REALISATION / SUIVI
Exécuter et suivre les tâches
V. BILAN / CAPITALISATION
Analyser les Succès et les Échecs

-
+
A l’Externe
(Marché, clients, concurrents,
fournisseurs, partenaires,
institutions, lois …)
A l’Interne
(Entreprise, produits, services,
management, collègues, équipe,
collaborateurs, soi-même …)
Quelles sont nos FORCES ?
Quelles sont les MENACES ?
Quelles sont les OPPORTUNITES ?
Forces (Strengths), Faiblesses (Weaknesses),
Opportunités (Opportunities), Menaces (Threats)
I. OPPORTUNITES / CADRAGE (1/5)
Quelles sont nos Faiblesses ?
Outil SWOT

Outil OOE
 De quoi parlons-nous ?
 Que voulons-nous atteindre ?
 Qu’avons-nous à gagner ou à perdre ?
Objet
Objectif
Enjeux

Outils : CQQCOQP Découverte des besoins
Comment ?
Quoi ?
Qui ?
Combien ?
Où ?
Quand ?
Pourquoi ?

Objectif SMART
Spécifique
Mesurable
Acceptable
Réaliste
Temps

Qu’est-ce qu’un problème pertinent, accessible, mesurable et motivant ?
État Désiré :
Situation
satisfaisante
kÉtat Actuel :
Situation
insatisfaisante
Un PROBLEME peut être défini par l’ECART entre :
l
Bien poser un problème est utile à toutes les phases d’un projet
17
j k The Obituary
Exercise
de Mike Griffiths
L ’État Actuel
Il s’énonce sous la forme d’une question positive :
« Comment … ? »
L’État Désiréet
j
l

II. ETUDE DE FAISABILITE (1/4)
Au regard du contexte, des limites et des objectifs définis,
quelles sont les solutions envisageables ?
Ces données permettront d’aider à la décision à chaque étape pour :
Continuer / Améliorer / Reprendre / Arrêter …
Détailler les Besoins
Préciser les Fonctions
Définir les Contraintes
Lister des Solutions
Analyser les Risques
Prendre une Décision
Brainstorming
Benchmarking
Brainsteering
Qualité
Coûts Délais
MindMap

C
W
S
M
Outil : MOSCOW
Éliminéesn’aura pasWon’t have
Possiblespeut avoirCould have
Souhaitablesdevrait avoirShould have
Impérativesdoit avoirMust have
FonctionsPrioriser les exigences

Quel est l'impact sur (les clients, l'entreprise, les partenaires ... )
Quelle est la faisabilité (humaine, financière, technique ... )
Zone d'Impact fort MAIS
difficulté en terme de mise
en place (ex: investissement
trop important en temps ,
hommes ou argent)
Zone des causes majeures
et des solutions prioritaires
Maximum d'efficacité pour
un Minimum d'investissement
Zone d'impact
faible et difficile
à mettre en place.
Zone d'impact faible
et facile à mettre en place
Outil : Impact /Faisabilité
Faisabilité
difficile
Faisabilité
facile
Impact
faible
Impact
fort

Modèle de ‘Tableau d’État’ de risque
Numéro
de risque
Description du risque
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Faible
Moy.
Élevé
Conséquences
ÉlevéMoy.Faible
Probabilité
22

III. PLANIFICATION (1/4)
Qui fait quoi et quand ?
Avec quelles Ressources et quelles Responsabilités ?
Étape conditionnant
Qualité
Coûts Délais
Outils : P.E.R.T.
Tâche
Chemin Critique
Tâches qui impactent sur le projet en cas de retard
Étape 1
1 jour
Étape 20
2 jours
Étape 21
1 jour
Étape 30
2 jours
Étape 31
3 jours
Étape 32
1 jour
Étape 40
3 jours
Étape 41
1 jour
Étape 5
1 jour
Étape 6
1 jour
Optimisation
des enchaînements chronologiques

III. PLANIFICATION (3/4)
Outil : GANTT
 Pour optimiser les délais
 Pour prévoir, ajuster et contrôler
les responsabilités et les moyens à mettre en œuvre
 Pour suivre le degré d’avancement des travaux.

IV. CONCEPTION/REALISATION /SUIVI (1/2)
Suivre un Projet c’est :
 Connaître les écarts entre le prévu et le réalisé,
 Décider des actions correctrices
pour réduire risques, délais et/ou coûts.
Délais imposés : agir sur les Coûts et/ou la Qualité
Coûts imposés : agir sur les Délais et/ou la Qualité
Qualité imposée : agir sur les Délais et/ou les Coûts
Qualité
Coûts Délais
Que faire lors d’un suivi ? Décider d’avancer, d’arrêter, de suspendre, de reporter …
et dans tous les cas de communiquer,
Quand faire un suivi ? Étape clé (Jalon) / Problème / Changement / Leçon à retirer …
La mesure
des écarts

Constat 2
Gamme de moyens
Organisation
Investissement
Communication
Formation
Objectif
Opérationnel
Terrain à
l’instant T+1
Mesure
des
effets
Objectifs de
Communication
Actions de
communication
Terrain à
l’instant T Constat 1
Le rôle de la communication (1/3)
De l’Objectif Opérationnel à l’Objectif Communicationnel

Niveau
des actions
Temps
Sécurité
Confidentialité
AGIR
S’APPROPRIER
COMPRENDRE
INFORMER
L’ESCALIER DE LA COMMUNICATION
ET LES OBJECTIFS

NEUTRES PARTISANS
OPPOSANTS HESITANTS
Freins Faibles
Freins Forts
Motivation ForteMotivation Faible
CARTOGRAPHIE DES CIBLES
Compréhension
Sensibilisation
Acquis à la cause
Soutiens actifs

NIVEAU TECHNIQUE NIVEAU PILOTAGE PROJET
NIVEAU MANAGEMENT
« Étape primordiale pour construire le futur »
Mesures
chiffrées
Écarts entre
le Prévu et
le Réalisé
Compétences / Communication / Comportements

Vos Actions Prioritaires pour vos futurs projets
N°1 :
N°2 :
N°3 :
Je vous souhaite un plein succès dans vos futurs projets
et vous remercie de votre écoute Active … Jean-Michel ROLLAND

Méthodes de conduite de projet Cycle en V à cycle itératif.
 http://www.geek-directeur-technique.com/2011/05/12/application-concrete-des-methodes-agiles
Logiciels libres de conduite de projet
Open Workbench : Quand la gestion de projet se libère...| FR | WINmaj : 3 octobre 2011
TaskJugglerTaskJuggler est un outil de planification de projet.| TUX | GPLmaj : 24 août 2011
TaskFreak !Une application de gestion de tâche en ligne.| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 16 janvier 2011
GanttProject : Le diagramme de Gantt a été libéré !| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 25 août 2011
Activity Manager : Suivi de projet centré sur les temps de travail et les tâches qui restent à faire| WIN | TUXmaj : 4 mars 2010
Collabtive : Une application collaborative de gestion de projets| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 3 décembre 2010
ProjeLead (ex ADHEO ex-PMS) : Solution de gestion de projet complète, simple et libre| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 22 novembre 2010
GIOCOM : Logiciel de gestion pour organismes communautaires| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 2 novembre 2009
Tudu ListsUne application de gestion de listes de tâches, pouvant être utilisées de manière collaborative| WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 15 août 2009
SOPlanning : SO Planning, outil simple de gestion projet (ou de production) en ligne.| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 16 avril 2009
Task Coach : Un gestionnaire de tâche (gestion des temps d’effort par tâche et organisation hiérarchique.| FR | WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 23 déc 2008
Progect et Pdesk : Applications simples et efficaces de gestion de projets pour ordinateur de bureau et de poche.| FR | WIN | GPLmaj : 11 août 2008
JPEd : Décrire des processus, c’est enfin possible avec du libre !| WIN | TUX | MAC | GPLmaj : 4 août 2008
Dotproject : Un véritable outil de gestion projets| FR | WIN | TUX | MACmaj : 26 juin 2008
Macro Excel pour conduire des projets
 http://www.excel-downloads.com/remository/Download/Professionnels/Planification-et-gestion-de-projets.html
Gestion de projets in cloud computing
 http://www.teamlab.com/fr/project-management.aspx
Gestion de projet avec MindView et MindManager
 http://www.matchware.com/fr/products/mindview/mindview2_be/project_management.htm
 http://www.idergie.com/jcv-gantt
Bibliographie de Logiciels de Conduite de Projet

 Le chef de projet efficace - 12 bonnes pratiques pour un entrepreneur - Alain Fernandez – Ed. d'Organisation – 2011
 Organisez vos projets avec le Mind Mapping - Pierre Mongin - Collection: Efficacité professionnelle, Dunod – 2011
 Gestion d'un projet web - Planification, pilotage et bonnes pratiques - Vincent Hiard - Editeur : Eni - 2011
 Réussir mon premier projet transverse - Séverine Delaville - Studyrama - 2011
 TPE/PME, pilotez votre projet informatique - Hugues Bernet-Rollande – Ed. Dunod – 2011
 Choisir l'agilité – Du développement logiciel à la gouvernance - Mathieu Boisvert , Sylvie Trudel - Editeur : Dunod - 2011
 Scrum : le guide pratique de la méthode agile la plus populaire - Claude Aubry – Dunod - 2011
 La gestion de projet pour les nuls - Stanley Portny , Sandrine Sage - Editeur : First - 2011
 Gestion de projet agile Avec Scrum, Lean, eXtreme Programming... - Véronique Messager Rota - Editeur : Eyrolles – 2010
 Le kit du chef de projet - CD-Rom offert - Hugues Marchat - Editeur : Editions d'Organisation - 2010
 De la simplicité - John Maeda (Auteur), Jean-Luc Fidel (Traduction) – Payot – 2009
 S'organiser pour Réussir : Getting Things Done (méthode GTD) - David Allen, Michel Edéry (Traduction) - Leduc.S Editions - 2008
 Le chef de projet paresseux mais gagnant - Marc Destors, Jean Le Bissonais – Microsoft Press - 2003
Bibliographie de Conduite de Projet

Conduite de Projet : Table des Matières
36
Définition
d’un Projet
p12
Les Méthodes de
conduite de Projet
p4-p5
Qu’est-ce
qu’un Projet ?
p6
Comment réussir
à faire échouer
un Projet ? p7
Les types
de Projet
p8
Organisation
Humaine du
Projet p9-p10
Les Indicateurs
pour conduire
un Projet p11
I. OPPORTUNITES / CADRAGE p12 - p17
II. ETUDE DE FAISABILITE p18 - p22
III. DEFINITION / PLANIFICATION p23 - p25
IV. CONCEPTION / REALISATION / SUIVI p26 – p27
V. BILAN / CAPITALISATION p31 – p32
Le rôle de la Communication p28 - P30
Bibliographie p35Bibliographie de Logiciels p34
Vos Actions Prioritaires p33

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