ツールで変わる会議のあり方

1. 元発電所設計者からみたBacklogについて
～ツールで変わる会議のあり方～
2023/ 10 / 5
北海道ガス株式会社 峠(とうげ)
JBUG札幌＃9 仕事の“うまい”進め方
〜経験をシェアしよう〜

2. 峠 幸寛（Tohge Yukihiro）
出典：https://www.asahi.com/articles/ASM633H8BM63IIPE00B.html
＜経歴＞
▶️【現場】 1年半
ガス工事現場監督
▶️【ハードウェア開発】 4年
電力自由化への発電所開発
▶️【ソフトウェア開発】 2年
IoT・AWSの社内勉強
コミュニティ立上げ
▶️【プロジェクトマネジメント】 1年
発注：① 調定システム
② 督促回収システム
※ 私のBacklog使用歴 10か月

3. 発電所開発とシステム開発を比べてみた
発電所開発
～まるでプラモデル作り～
・配管、壁厚、床下寸法、
コンクリート打設等
「形あるものをどう配置するか」
→ 配置する部品・配置方法に
技術が詰め込まれている。
システム開発
～部品から自作でプラモを作る感覚～
・要望、要件定義・・・・開発、テスト
→ 形がない部品を決めるために、
「いつどこで誰が何を決めたか、
要望に答えるための”この部品”」
に対して、責任と技術を詰め込む。

4. 発電所開発とシステム開発を比べてみた
発電所開発
～まるでプラモデル作り～
・配管、壁厚、床下寸法、
コンクリート打設等
「形あるものをどう配置するか」
→ 配置する部品・配置方法に
技術が詰め込まれている。
システム開発
～部品から自作でプラモを作る感覚～
・要望、要件定義・・・・開発、テスト
→ 形がない部品を決めるために、
「いつどこで誰が何を決めたか、
要望に答えるための”この部品”」
に対して、責任と技術を詰め込む。

5. 峠の感想
機能美な部分が素敵

6. サバイバルナイフは、
機能的にはシンプル。
でも、人間側が工夫すると
いろんな使い道がある。
Backlogって、サバイバルナイフに似てる

7. 「切る」「削ぐ」「割る」「刺す」「掘る」
「ほぐす」「フェザースティックを作る」
「ファイヤースターターで火花を放つ」
「枝でペグを作る」▶ １つ機能でも、色々出来ちゃう。
Backlogのシンプルな機能で、色々できる部分が似ている。
特に、”情報の集約力”が魅力。
Backlogって、サバイバルナイフに似てる

8. ● 親課題一覧
・会議： アジェンダと議事録
・ToDo： 何をすればいいか明確なもの
・成果物： 各工程におけるレビュー対象物
・タスク： 成果物を修正する内容
・変更管理： 仕様変更に伴う
「前提条件、原因、対応方法、工数、
対応結果、運用上の注意点」を整理
・課題： 複数のToDoが発生し得るもの
Backlog利用ルールについて#1

9. 会議カードのサンプル
■アジェンダ
---
議事録
【会議名】
【日時】2023年月日（）
【場所】北海道ガスグループ本社 ○○室
【出席者（敬称略）】
KG：峠
【資料】
【議題】
【決定事項】
【ToDo】
【主な議事内容（決定事項、TODO事項を中心に記載）（敬称略）】

10. 会議カードを育てる
■アジェンダ
＜オフライン JBUGについて＞
・ 自己紹介
資料： ファイルURL
＜焚火について_峠追記＞
・ 資料写真： ファイルURL
★下記写真はどこで撮影しました？
← ”スクショ貼り付け”
＜その他共有事項＞
・ 懇親会では、色んなと交流したい。
---
議事録
【会議名】 JBUG_Sapporo_オフラインミーティング＃9
【日時】2023年10月5日（木）
【場所】EZOHUB
【出席者（敬称略）】
KG：峠

11. ● 全ての課題ステータスを完了は、プロマネのみ実施
● 会議中の”ToDo”を子課題としてぶら下げる。
成果物（設計書）へのToDoは、”タスク”として子課題
Backlog利用ルールについて#2
会議：
＜議事録本文＞
【ToDo】
課題キー：ToDo①
課題キー：ToDo②
課題キー：ToDo③
課題キー：タスク①
課題キー：タスク②
課題キー：タスク③
ToDo
①
ToDo
②
ToDo
③
成果物：A
タスク①
タスク②
タスク③
成果物：B

12. 私のBacklogのお気に入り
1．資料保存 ～SVNとファイルの使い分け～
2．会議カードの運用
3．孫課題が作成できないこと

13. ■SVN
・承認が必要なもの、
互いに更新する可能性があるものを保存
→資料の履歴管理のため。
「最新版どれ？」と「後戻り」を無くす。
■ファイル
・”打合せ時点”の資料を格納。
ファイルURLをアジェンダへ追記。
例：20231005_JBUG#9プレゼン_峠
→資料へのアクセス性を高めるため。
「今日の打合せ資料どこ？」を無くす。
1．資料保存 ～SVNとファイルの使い分け～

14. ＜ポイント＞
①アジェンダの追記＋事前連絡
②確認事項は資料名がわかるようにスクショ張付け
③アジェンダを上からなぞれば、会議完了
2．会議カードの運用

15. ＜ポイント＞
①アジェンダの追記＋事前連絡
▶️追加の依頼事項は全て事前に記載
②確認事項は資料名がわかるようにスクショ張付け
▶️Excelの吹出しによる修正依頼よりスクショが楽
▶更新結果もスクショ。ファイルを開かずチェック
③アジェンダを上からなぞれば、会議完了
▶️すり合わせ内容の集約
▶ファイル保存で資料を探す手間をゼロに
2．会議カードの運用

16. 会議カードを育てる
■アジェンダ
＜オフライン JBUGについて＞
・ 自己紹介
資料： ファイルURL
＜焚火について_峠追記＞
・ 資料写真： ファイルURL
★下記写真はどこで撮影しました？
＜その他共有事項＞
・ 懇親会では、色んなと交流したい。
---
議事録
【会議名】 JBUG_Sapporo_オフラインミーティング＃9
【日時】2023年10月5日（木）
【場所】EZOHUB
【出席者（敬称略）】
KG：峠
2．会議カードの運用
③
上
か
ら
確
認
す
れ
ば
会
議
が
終
わ
る
①追記
①追記
①追記
①確認
②スクショ張り付
け

17. 会議カードへのアジェンダ集約イメージ
ToDo
①
依頼①
依頼②
依頼③
返答①
指摘①
指摘②
会議：
■アジェンダ
＜依頼事項＞
①AAA
②BBB
③CCC
＜確認事項＞
返答内容①について
資料： fileURL
＜資料への指摘＞
① 資料のスクショ#１
② 資料のスクショ#２
ToDo
③
ToDo
②
ToDo
④
事前にアジェンダで全やり取りを拾い上げ、
定例会議後に子課題を生めば、抜け漏れが無い
2．会議カードの運用

18. BackLogを活用した会議の変化
【会議】
進捗報告
作業依頼
資料提示
資料への指摘
資料説明
意思決定
ディスカッション
2．会議カードの運用
Before

19. BackLogを活用した会議の変化
Before After
【会議】
進捗報告
作業依頼
資料提示
資料への指摘
資料説明
意思決定
ディスカッション
【Backlog】
進捗報告（＋子課題にて催促）
作業依頼
資料提示
資料への指摘（＋指摘への回答）
【会議】
資料説明
意思決定 （予め上層部へ確認）
ディスカッション
＋具体的なテーマ
▶️ 1時間くらい余裕で会議時間が削れる
＋ 協議内容の濃度が高まる
2．会議カードの運用

20. 3．孫課題が作成できないこと
＜Backlog 利用_1か月目＞
あれ、孫課題できない！
なんでだろう。。。
＜現在＞
うん、孫課題は作れない方がいいなぁ。
作れるとBacklogの機能美が失われてしまう(´;ω;｀)

21. ”孫課題”を好きなツールから整理してみた
ツール 利用用途 利用者・利用方法 データ・情報の流れ
マインドマップ ・思想を深める
・カテゴリ整理
個人が頭の整理に利用 個人の中での対流
～池のようなもの～
コミュニケーシ
ョンツール
・掲示板形式の
公開対話
チームが
テーマ毎にコメント
常に流れる
～川のようなもの～
プロジェクト管
理ツール
・プロジェクト
管理
複数チームが
各自の検討を進め、
作業を管理
全てを受めて管理
～ダムのようなもの～
3．孫課題が作成できないこと

22. ツール 利用用途 利用者・利用方法 データ・情報の流れ
プロジェクト管
理ツール
・プロジェクト
管理
複数チームが
各自の検討を進め、
作業管理する
全てを受めて管理
～ダムのようなもの～
・複数チームの複数人数をコントロールする上では、
シンプルな管理方法で運用したい。
▶️”孫”課題形成は独自ルールが生まれ過ぎる可能性大
▶️”複雑なルールを覚える”作業は排除すべき。
「管理のための管理が生まれてしまう」
3．孫課題が作成できないこと
”孫課題”を好きなツールから整理してみた

23. UNIXのターミナル ”ls”コマンドで”空”なら「何も表示されない」美しさ
➡ 表示しない・表示させないという機能をあえて持たせている。
人間側が工夫した管理は、複数チームの複数名が関わっても、
綺麗に管理できる状態になりやすいのでは？と思う。※個人的な感想
3．孫課題が作成できないこと
「沢山の機能がある便利そうな10徳ナイフ」よりも、
機能美を追求した「1本のナイフ」をどう扱えるか？
人間が試されているように見えた。

24. ・Backlogの最大の魅力は”情報集約力”
・集約情報の利用しやすさの担保ために、
”孫課題を生成させない”機能を実装。
・使い方と工夫次第で、
効果的で高密度な会議を形成できる
※Backlogは人間側の工夫力を試している
まとめ