IV Jornada de Biblioteques Judicials, que va tenir lloc al CEJFE els dies 5 i 6 d’abril de 2011

1. Programa de gestió del coneixement
Compartim 2010
Aplicació del protocol per a la
gestió de fons obsolets i
duplicats
Grup de gestió de fons obsolets i duplicats
- Diana Campos
- Sònia González
- Cristina Molina
- Alba Roman
- Eulàlia Sau
- Eduard Simó
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 1

2. Programa de gestió del coneixement
Producte Compartim 2008
Protocol per a la gestió de fons obsolets i duplicats
Elaboració i presentació de la versió beta del document:
“Gestió de fons i de col·leccions.
Política de col·lecció i criteris
de gestió de fons de la Xarxa de
Biblioteques Judicials de Catalunya”
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 2

3. Programa de gestió del coneixement
Contingut del document:
- Indica la política de col·lecció (conservació/ preservació/
eliminació) a la Xarxa de Biblioteques Judicials de Catalunya
- Estableix criteris i sistemàtica per fer esporgada del fons
de la biblioteca, tenint en compte la necessària preservació
- Indica la sistemàtica per a la gestió de fons procedents
de donatius que la biblioteca no incorpora al seu fons
Millores que el producte aporta a l’organització:
- Millora la gestió dels fons bibliogràfics
- Facilita la racionalització dels espais
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 3

4. Programa de gestió del coneixement
Producte Compartim 2009
Implementació del protocol per a la gestió de fons obsolets i duplicats
Posada en funcionament del protocol per avaluar el bon
funcionament de la sistemàtica i dels models de documents
a utilitzar en el procés.
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 4

5. Programa de gestió del coneixement
Gener – maig 2009
- Període de revisió de criteris, observacions i comentaris als
documents del protocol per part de tot l’equip
- Modificació de documents i/o creació de nous documents
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 5

6. Programa de gestió del coneixement
Necessitat de fer entenedors els documents i el procés abans de la posada en
funcionament
Juny 2009
Presentació pràctica en el Seminari de Biblioteques Judicials 2009-I
Presentació de guia Explicació d’exemples Pràctica en grups sobre
pràctica i esquema sobre casos reals exemples de casos reals
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 6

7. Programa de gestió del coneixement
Juliol - octubre 2009
- Prova pilot del procés amb biblioteques de la Ciutat de la Justícia
- Prova pilot de revisió de llistats de fons
- El grup de treball es converteix en comissió de valoració de fons (CVF)
- Més modificacions en processos i documents:
Per exemple:
- Centralització de l’enviament dels llistats de donatius a
biblioteques externes
- Més sistematització del document model per fer els llistats
de fons esporgats o duplicats
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 7

8. Programa de gestió del coneixement
Compartim 2010
Aplicació del protocol per a la gestió de fons
obsolets i duplicats
1. Aplicació del protocol per les biblioteques
judicials
- Recollir dades de l’aplicació de tot l’any 2010
(primer any sencer)
- Valorar i avaluar el sistema
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 8

9. Programa de gestió del coneixement
Compartim 2010
Aplicació del protocol per a la gestió de fons
obsolets i duplicats
2. Tasca de grup de treball
- Revisió final dels llistats de fons desestimats per
les biblioteques judicials de Catalunya
- Difusió dels llistats a biblioteques externes
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 9

10. Programa de gestió del coneixement
Compartim 2010
Aplicació del protocol per a la gestió de fons
obsolets i duplicats
3. A partir de l’aplicació del protocol:
- Resolució d’incidències i/o qüestions
- Establiment de noves sistemàtiques, canvis
en documents, etc., segons necessitats
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 10

11. Compartim 2010
Aplicació del protocol per a la gestió de fons
obsolets i duplicats
4. Presentació de documents i canvis en la sistemàtica en el
Seminari de Biblioteques
Judicials 2010-2
(novembre 2010)
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 11

12. Programa de gestió del coneixement
Compartim 2010. Aplicació del protocol per a la gestió de fons obsolets i duplicats
Indicadors per avaluar l’aplicació del protocol:
- Dades numèriques dels fons gestionats:
- nombre de volums tractats, en total i també segons tractament efectuat
- nombre de metres lineals de prestatgeria guanyats a cada biblioteca
Indicadors generals de l’activitat de la CVF i del sistema :
- Nombre de reunions
- Nombre total de dubtes, consultes etc. rebuts i resolts per la CVF
- Nombre de llistats revisats
- Nombre de títols revisats
- Nombre de llistats enviats a biblioteques externes
- Recull de les dades numèriques enviades per les biblioteques sobre
els processos d’esporgada i de gestió de donatius duts a terme
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 12

13. Programa de gestió del coneixement
Dades numèriques dels fons gestionats
Nombre de volums tractats (1)
Gestió d’exemplars procedents d’ESPORGADA dels fons de
les biblioteques
Biblioteca Exemplars proposats per esporgar
Badalona 1
Ciutat de la Justícia 306
Fiscalia 286
Girona (jutjats) 225
Girona (Audiència) 46
Mataró 75
Rubí 56
Sabadell 100
Total exemplars 1.095
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 13

14. Programa de gestió del coneixement
Dades numèriques dels fons gestionats
Nombre de volums tractats (2)
Gestió d’exemplars procedents de DONATIUS efectuats a les
biblioteques judicials
Biblioteca Exemplars gestionats, procedents de donatiu
TSJC Palau de Justícia 1.585
TSJC Sala CA 7
Ciutat de la Justícia 4.444
Fiscalia 85
IMLC 154
L’Hospitalet de Llobr. 110
Barcelona comarques 114
Sabadell 204
Girona (Jutjats) 407
Girona (Audiència) 209
Lleida 598
Tarragona 1.295
Total exemplars 9.212
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 14

15. Programa de gestió del coneixement
Dades numèriques dels fons gestionats
Nombre de volums tractats (3) TOTAL
Exemplars Exemplars
proposats procedents
per de donatius Exemplars gestionats
esporgar gestionats amb el protocol
TOTAL 10.307
1.095 9.212
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 15

16. Programa de gestió del coneixement
Dades numèriques dels fons gestionats
Nombre de volums tractats (i 4) segons tractament efectuat
1.095 9.212 10.307
proposats procedents
TRACTAMENT EFECTUAT ESPORGAR DONATIUS
TOTAL
Conservats a la biblioteca 34 catalogats 34
Conservats com a RESERVA 21 158 179
A biblioteques judicials Catalunya 325 1.070 1.395
Conservats com a repositori 5 14 19
A biblioteques externes 36 387 423
CONSERVATS 421 1.629 2.050
DESESTIMATS (a eliminar) 674 7.583 8.257
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 16

17. Programa de gestió del coneixement
Dades numèriques dels fons gestionats
ESPORGADA: metres lineals guanyats a les biblioteques
Exemplars Metres lineals
esporgats
Badalona 1 0,03
Ciutat de la Justícia 306 8,75
Fiscalia 252 7,20
Girona (jutjats) 205 5,86
Girona (Audiència) 46 1,31
Mataró 74 2,11
Rubí 56 1,60
Sabadell 100 2,86
TOTAL 1.040 29,72 m/l
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 17

18. Programa de gestió del coneixement
Indicadors generals de l’activitat de la CVF i del sistema
Nombre de reunions 2010 8
Consultes, dubtes, etc. resolts 12
- 94 llistats
Nombre de llistats revisats
- 8,5 llistats al mes (sense agost)
Nombre de títols revisats - 7.524 llibres i números de revistes
- 5 membres CVF revisió i - Mitjana de 1.504 llibres per membre
anotació dels llistats
- 1 membre revisió final - Mitjana de 684 llibres per mes
- Recull de les dades numèriques enviades per les biblioteques sobre
els processos d’esporgada i de gestió de donatius duts a terme
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 18

19. Programa de gestió del coneixement
Indicadors generals de l’activitat de la CVF i del sistema
Llistats enviats a - 34 llistats
biblioteques externes (es fa refosa dels llistats d’una mateixa
biblioteca)
- Mitjana de 3 llistats al mes
(sense agost)
Nombre d’adreces on - Total 260 adreces
s’envia cada llistat - 64 a Catalunya
- 196 a la resta d’Espanya
Total de llibres demanats i
enviats a biblioteques 423
externes
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 19

20. Programa de gestió del coneixement
RESUM indicadors de resultats
Llibres gestionats en total 10.307
(procedents tant d’esporgada com de donatius rebuts)
• Conservats / reubicats a la Xarxa de
Biblioteques Judicials de Catalunya 1.627 (15,78 %)
• Enviats a altres biblioteques externes 423 (4,10 %)
Total conservats 2.050 (19,89 %)
Total eliminats 8.257
Metres lineals guanyats (esporgada) 29,72 m/l
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 20

21. Programa de gestió del coneixement
Projectes 2011
- Aplicar el protocol i analitzar l’aplicació 1 any més
- Efectuar i implementar canvis i millores en el producte
- Completar i mantenir els documents del sistema
- Continuar amb la tasca regular de revisió de llistats de fons
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 21

22. Programa de gestió del coneixement
Moltes gràcies!!
5 d'abril de 2011 4a Jornada Biblioteques Judicials 22