V Jornada del Programa Compartim que va tenir lloc el dia 30 de novembre de 2010 al Centre d'Estudis Jurídics i Formació Especialitzada.

1. Les CoPs a la CAIB
Cap a una millor
Administració Electrònica
Fco. Javier Calderón, Govern de les Illes Balears (DGTIC)
V Jornada del Programa Compartim
Barcelona 30 de novembre de 2010

2. Antecedents...
• La Direcció General de Tecnologia i Comunicacions (DGTIC), va
elaborar un Pla Estratègic d’Implantació de l’Administració Digital
a les Illes Balears a l’any 2005.
• Durant el període 2005-2007 es desenvolupa la plataforma de
tramitació telemàtica (SISTRA) amb fonts obertes.
• Llei 11/2007 d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics,
que regula l’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics.
• Al 2007-2008 es va iniciar una segona fase del projecte amb
noves funcionalitats.
• Durant el 2009, baix el marc del programa Anibal, el Govern
Balear decideix lliurar SISTRA a la comunitat Open Source i
posar-ho a l’abast de la resta d’Administracions Públiques.

3. L’Administració Electrònica que es veu
El portal web de la CAIB, els tràmits telemàtics disponibles,
l’accés amb certificat digital, el centre de suport 012, la pròpia
DGTIC...

4. L’Administració Electrònica que no es veu
És el 90% !!!
Catàlegs actualitzats de
procediments i de processos
Gestió de les sol·licituds
Qui notifica
Mesures de seguretat
Atenció d’incidències
Adaptació de normativa
... tota la organització !!!

5. Iniciativa DGTIC
• Finals 2009: es fa una aposta pel treball
col·laboratiu i la implicació de les persones.
• Gener de 2010: es fa una jornada de presentació
del projecte, per a més de 100 persones.
– Títol: “la revolució ha començat!”
– Amb esperit:
• Obert
• Autoorganitzats
• Productiu
• Innovador
• Multiplicador

6. El projecte de les CoPs a la CAIB
• Es varen apuntar 90 voluntaris (de diferents conselleries).
• Tres grups:
Telemàtics 100% Especialistes TIC Més i millor AE
Atenció ciutadana i Informàtics i Persones de totes
registre responsables de les conselleries
tramitació
• De febrer a octubre:
– 8 sessions presencials de 1’5h amb caràcter mensual (12h)
– Participació en línia amb la plataforma LifeRay (25h)
– Lectures complementàries (5h)

7. CoP: Telemàtics 100%
• Dades estadístiques:
– 15 persones han arribat fins al final del procés.
– 147 aportacions als fòrums, en 13 fils. 1 wiki.
– Productes obtinguts: document de conclusions.
• Objectius:
– Definició organitzativa de l’equip encarregat de gestionar les
entrades rebudes a través del tràmit telemàtic obert.
– Determinació de la estructura d’aquesta organització.
– Tasques assignades a cada àrea de l’estructura organitzativa.
– Procediments d’actuació.
– Necessitats o recursos requerits per part de l’organització.
– Full de ruta de la posada en marxa.

8. CoP: Més i millor AE
• Dades estadístiques:
– 40 persones han arribat fins al final del procés.
– 726 aportacions als fòrums, en 16 categories.10 wikis, blogs.
– Productes obtinguts: document de conclusions.
• Objectius:
– Aportar idees i millores al projecte d’administració electrònica,
en general.
– Fer un estudi més exhaustiu de les següents aspectes:
• EXPEDIENT ELECTRÒNIC (gestor HELIUM)
• ARXIU ELECTRÒNIC (gestió documental amb Alfresco)
• TESTEIG SIGNATURA DIGITAL
• Evolució dels portals web cap a CONCEPTES 2.0

9. CoP: Especialistes TIC
• Dades estadístiques:
– 20 persones han arribat fins al final del procés.
– 185 aportacions als fòrums, en 5 categories.8 wikis.
– Productes obtinguts: document de conclusions.
• Prioritats inicials de la nostra COP:
– Fer un seguiment dels informes tècnics d’indicadors d’AE (OBSAE,
Fundació Orange, Associació @deces).
– Detectar tràmits prioritaris i compartir experiències.
• Però, es va produir un canvi de prioritats:
– Detecció de punts febles i mancances del projecte d’AE.
– Discrepàncies amb el paper de la DGTIC.
– Problemes amb els pressupostos per a AE.

10. CoP: Especialistes TIC
• Malgrat els problemes i la falta de mitjans detectats…:
– Varen treure profit, agrupant coneixements referents a qüestions
tècniques, jurídiques, administratives i organitzatives.
– Gestionant conjuntament i eficaçment els recursos disponibles.
– Millorant la comunicació de les millores introduïdes en la plataforma
de tramitació telemàtica (SISTRA), amés de les novetats amb el
projecte d’AE.
• Tres bloc principals:
1. Com podem facilitar la vida als ciutadans i empreses?
2. Com podem facilitar la vida als gestors i als tècnics?
3. Com millorar les relacions amb la DGTIC?

11. Valoració dels participants
• Objectius generals complerts:
– Conèixer els avantatges de treballar en CoPs per a la millora de
l’Administració.
– Conèixer i formar en l’ús de les metodologies i eines col·laboratives
disponibles.
– Nous rols: rol dinamitzador dels moderadors. Cal potenciar la figura del
dinamitzador a l’Administració.
– Difondre el projecte d’administració electrònica a tot el Govern.
• Però... També hi ha preocupacions generalitzades:
– Retallar els pressupostos per a projectes d’AE no és la millor manera
d’avançar en el compliment de la llei 11/2007.
– Es mantindrà el compromís perquè les nostres conclusions s’elevin a
altes instàncies?

12. Valoració dels participants

13. Valoració dels participants

14. Valoració dels participants
• 32 temes proposats per a futures CoPs:
– Plataformes de pagament telemàtic.
– Millorar la formació per al personal de la CAIB.
– Millora del procés d’implantació d’aplicacions departamentals en l’àmbit de la CAIB.
– Adequar els processos de feina actuals a les noves tecnologies amb la introducció del teletreball
i l’eliminació del paper en la gestió diària.
– Notificacions de l’administració via internet.
– Signatura digital.
– Biblioteca digital.
– Medi Ambient i/o innovació turística.
– Etc,...
• Observacions i opinions:
– “Ha estat una experiència positiva”.
– “Es una pena que aquest projecte no tingui una continuïtat”.
– “La feina diària no te deixa veure res”.
– Etc,...

15. Valoració de la direcció
• Valoració positiva: s’ha incorporat el treball
col∙laboratiu com a mètode i s’ha difós l’ús de les noves
eines web 2.0
• La DGTIC espera haver sembrat la llavor per a:
– Introduir un canvi de cultura a l’Administració: nou
esperit, més motivació, més innovació, més consciència.
– Incorporar tot aquest nou coneixement als futurs
projectes d’Administració Electrònica (compromís polític).
• Optimisme amb el futur, si el pressupost i la salut
acompanyen.

16. Moltes gràcies!
Un especial agraïment a “Autoritas Consulting”