Actividad de Administración Archivística realizada el 26 de octubre de 2013, Cali, Colombia

1. ADMINISTRACIÓN ARCHIVÍSTICA G2
“ACTIVIDAD 2”
ESTUDIANTE
JUAN CARLOS BOHÓRQUEZ RODRÍGUEZ
PROFESORA
MARÍA CLEMENCIA RIVERA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
26 DE OCTUBRE DEL 2013

3. CONSERVACION DE ARCHIVOS
DOCUMENTALES
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La conservación de archivos es de vital importancia tanto para los
administrados como para el normal funcionamiento de las
organizaciones. Por esa razón, esa conservación debe ser
garantizada.

4. 
Se puede controlar, recuperar y conservar la
información contenida en los documentos para su
utilización administrativa, jurídica y científica.
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La clasificación permite la identificación y el
agrupamiento sistemático de documentos semejantes
con características comunes, teniendo como base la
estructura orgánico – funcional de las instituciones y
los trámites administrativos que adelantan las
dependencias en el ejercicio de sus funciones.

5. Los documentos del Archivo de Gestión serán
enviados al Archivo Central de conformidad con
las Tablas de Retención Documental (TRD)
aprobadas.

6. 
Consiste en la verificación de las transferencias ya recibidas por el
Archivo y las transferencias que realicen las dependencias de
acuerdo a lo establecido en las TRD para cada dependencia, dentro
de esta comprobación los expedientes con sus tipos documentales
deben estar debidamente ordenados respetando la secuencia de su
producción y previamente depurados, (que se hayan extraído
copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos), que
no impliquen valores primarios ni secundarios.
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Que tenga su respectivo inventario en el que se relacionarán las
series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas
extremas y el número de folios.
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Después de los anteriores pasos se procede a ubicar la
transferencia en sus respectivos estantes debidamente inventariada
y ubicada.

7. Inicia con la recepción de la documentación
proveniente del archivo central en modalidad de
transferencia por TVD, para la aplicación de este
proceso se requieren de un profesional con
conocimientos en las TRD y TVD.

8. 
Recibir los documentos del Archivo Central que por sus valores
secundarios tengan conservación permanente.
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Se deben revisar los expedientes con sus tipos documentales para
que estén ordenados y previamente depurados, una vez han cumplido
su tiempo de retención en el Archivo Central y según lo estipulado en
las TVD.
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Toda transferencia debe ir acompañada de un inventario en el que se
relacionen las series, subseries y tipologías documentales,
consignando las fechas extremas y el número de folios, atendiendo el
formato único de inventario documental para transferencia
secundaria.

9. 
Los expedientes deben ser clasificados y ordenados de acuerdo al
orden de procedencia, serie, subserie, tipologías documentales, fecha
extrema y el orden cronológico, además de ingresarlo al sistema de
información.
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Atender los requerimientos de las personas con necesidades de
información utilizando las herramientas de control para tal fin (Control
de préstamos) facilitando las superficies de trabajo.
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Revisar periódicamente la documentación, reemplazando las carpetas
que se encuentren en mal estado, cuando la información se
encuentren muy deteriorada por uso y el paso del tiempo se debe
poner en conocimiento del jefe de la sección para copiar esta
información y obtener nuevos soportes.
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Realizar limpieza en seco, con el fin de garantizar la preservación de
la memoria institucional.

10. Actividades a conseguir la conservación documental.
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Edificación
Seguridad
Mantenimiento, control, prevención
Prevención y control de incendios e inundaciones
No deben ser utilizadas cortinas ni alfombras en los archivos, por la
acumulación de polvo y por ser muy combustibles.
Se recomiendan interruptores automáticos en líneas de
transmisión de energía eléctrica.
Filtros que impidan la entrada de partículas
Prohibición de fumar
Plan de desastres. Sistema de detección de incendios las 24 horas.

11. 
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Evitar polvo
Evitar grapas y clips metálicos: causan corrosión
Evitar: forros, cubiertas de papel y cartón, con residuos
de lignina, azufre, acidez y adhesivos inestables.
Evitar contacto con las manos, sudor, grasa y saliva
Iluminación cuidadosamente controlada en depósitos,
por la fragilidad de las encuadernaciones que sufren
decoloración
Desde el punto de vista químico y físico, se aconseja
mantener la Temperatura y la Humedad Relativa lo
más bajo posible, entre 18 a 22ºC y de 50 a 60%. En
los países tropicales el promedio es mucho más alto
exigiendo así recomendaciones específicas.
Condiciones adecuadas de depósito

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Tener a la mano copias de los planos
arquitectónicos del edificio.
Elaboración de un listado de teléfonos tanto de
personas como servicios públicos de
emergencias.
Redacción de instrucciones claras y precisas
sobre cómo deben usarse las alarmas,
extintores, etc.
Elaboración de un listado de aquellas piezas
cuyo salvamento es prioritario.
La vida ante todo
Tener actualizado el inventario

13. 
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Método más efectivo: eliminar en seco el polvo y demás suciedades.
Para los lomos y partes externas de los libros y volúmenes de
documentos se debe quitar el polvo con aspiradoras.
Para la limpieza de las hojas se utilizan cepillos suaves y franelas de
algodón, de acuerdo a la consistencia de los materiales.
Los cuerpos extraños más resistentes pueden ser removidos con una
pequeña espátula sin filo.
Se deben quitar clips metálicos, broches, grapas, etiquetas y cintas
adhesivas o papeles y cartones ácidos, sustituyéndolos, cuando sea
necesario se utilizarán clips plástico.
Recomendaciones para tener en cuenta:
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El local para la limpieza debe ser ventilado, bien iluminado y en su
aseo diario deben usarse limpiadores microbicidas en piso y muebles.
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Las aspiradoras pueden ser adaptadas a los muebles, de manera que
aparte de reducir el ruido sean accesibles y funcionales para el trabajo.

15. 
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Los daños que ponen en riesgo la integridad del documento
deben ser reparados con materiales durables y resistentes,
pero siempre después de una limpieza previa.
Los papeles deben rasgarse en el sentido longitudinal de sus
fibras, pues ello facilita el procedimiento. Cuando se rasga, las
fibras se adhieren mejor al pegamento. Con un pincel se aplica
una pequeña cantidad de pegamento sobre la orilla recién
rasgada y sobre el papel se pega una tira, fijándola con una
plegadera de hueso y haciendo movimientos circulares para
no estirarla.
Para fijar hojas sueltas a la encuadernación original debe
prepararse una tira de papel neutro, de semejante grosor y
siguiendo el sentido de las fibras de la hoja, doblándola en
sentido longitudinal. Una parte de la tira se pega al reverso de
la hoja suelta y la otra a la hoja siguiente del libro.

18. 
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El orden en el archivo repercutirá en el manejo de la documentación por parte de las personas que
consultan
Control antes de entregar la documentación y al recibirla
Recomendaciones de trato de documentación en lugar visible del archivo.
Recomendaciones
 Lavarse las manos antes de la consulta
 No fumar, ni beber o comer
 No exponer los documentos a la luz solar
 Los documentos frágiles no se deben reproducir en fotocopiadora
 No apoyar los codos sobre los documentos
 No hacer anotaciones en la documentación con tinta o lápiz
 No utilizar marcadores de página hechos con papel ácido
 No hojear rápida y descuidadamente el material, mojando los dedos o haciendo pliegues en
las hojas.
 No cortar, ni doblar, marcar o romper los documentos.
 No Extraer hojas o cambiar su ordenación
 No utilizar cintas adhesivas, clips o broches metálicos
En caso de que los archivadores utilicen sellos marcas escritas no se aconsejan los que perforan,
ni los de relieve, sino los sellos pequeños que requieren poca tienta; el sello debe aplicarse en el
reverso del documento y fuera del área escrita. Las inscripciones deben ser hechas
exclusivamente por personal autorizad, con lápiz de grafito suave.

19. MUCHOS MÉTODOS: Para colecciones pequeñas:
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Lo importante es una acción rápida y eficaz, rescatando toda la documentación afectada.
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Después de controlar el siniestro la prioridad es secar el material mojado
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Primero: trasladar los documentos hacia un lugar limpio, cubierto, seco y ventilado,
extendiendo los documentos sobre papel absorbente o periódicos y asimismo entre las
hojas, sustituyendo rápida y alternadamente estos papeles por otros más secos.
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Otra medida posible es que los libros queden entreabiertos y sean hojeados
frecuentemente
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Ventilación constante con circuladores de aire, utilización de deshumificadores y
esterilizadores de aire.
Para grandes colecciones:
Cinco métodos para el secado de documentos:
1. Secado al natural por ventilación constante y eficiente
2. Secado por congelamiento
3. Secado al vacío
4. Por congelamiento al vacío o liofilización, es el más eficiente
5. Por deshumidificacion

21. Archivo General de la Nación de Colombia
http://www.archivogeneral.gov.co/
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Sección de Gestión Documental Universidad del
Valle
http://gestiondocumental.univalle.edu.co/
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