Formación archivos ciclo vital

TALLER 3
GESTION DOCUMENTAL I

“Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos”

JUAN CARLOS OSORIO BETANCOURT
GRUPO 1

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTA, NOVIEMBRE 2013

TALLER 3
GESTION DOCUMENTAL I
“Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos”
Presento:
JUAN CARLOS OSORIO BETANCOURT
GRUPO 1

Profesor:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
Profesional CIDBA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTA, NOVIEMBRE 2013

INTRODUCCION
Por medio de este taller, se busca entender los conceptos
básicos que abarcan la gestión documental en cuanto la
formación de los archivos según el ciclo vital de los
documentos.
Para tal fin se ha realizado visita a entidad publica donde se
han identificado en la practica los diferentes conceptos
expuestos por el tutor en la unidad 3. En atencional desarrollo
de la unidad se visito la unidad de archivo y correspondencia
de la Presidencia de la republica, donde por seguridad de la
información se compartieron solo los procesos que son de
información publica y que permitieron el desarrollo total de la
actividad.

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Para comprender la organización de los archivos, es
necesario hacer referencia a el ciclo vital de los
documentos, porque de aquí parte el fundamento de
que la correcta administración de los archivos es
necesaria para poder conservar los documento por
cada una de las etapas sucesivas por la que
atraviesa desde su producción o recepción , su
conservacion temporal hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.

TALLER
1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre
de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore
un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10
preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que
tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases
del ciclo vital de los documentos.
2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias
palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS,
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO,
FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN,
TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO
3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores
primarios y secundarios ( mínimo 4 documentos)
4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.
5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.
6) Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los
documentos.
7) Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.
8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

TALLER
9) Explique lo siguiente:
a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en
el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos
(Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y
Disposición final de documentos).
b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la
entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos
(Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).
c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en
esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno
de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).
10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna
dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese
documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.
11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e
indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

TALLER





¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese
nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de
Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la
Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague, profundice y
explique
¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del
mencionado Decreto?

ENTIDAD PUBLICA
Entidad pública: Departamento administrativo de la presidencia de la
republica
Direccion: calle 7 No 6-54, Teléfono 5629300 ext 3651
1. Dentro de la gestión documental de la entidad, se evidencia la
importancia que se le ha dado a la implementación de sistemas de
información, de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales, que han
permitido el adecuado manejo del flujo documental. La documentación en
esta entidad se encuentra organizada de acuerdo a las TRD aplicadas
por la entidad, en sus diferentes fases de archivo de gestión y central. El
archivo de gestión es manejado por cada área, esta sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que
las soliciten, esta organizado por series documentales garantizando los
principios de orden original y de procedencia y se conserva en carpetas.
La ubicación física de los documentos corresponde a la conformación de
los expedientes, los tipos documentales se ordenan de tal manera que se
pueda evidenciar el desarrollo de los trámites, en orden cronológico. El
documento con la fecha más antigua de producción, es el primer
documento que se encuentra al abrir la carpeta y la fecha más reciente se

ENTIDAD PUBLICA
El archivo central se encuentra a cargo del grupo de gestión documental de la
entidad, allí se encuentran ubicados los documentos que fueron trasferidos de las
diferentes áreas por cumplir, según la TRD, su ciclo en el archivo de gestión; estos
documentos se encuentran ubicados de acuerdo el organigrama y las diferentes
modificaciones que han tenido, de igual manera se encuentran ubicados por fondos
y subfondos documentales, son almacenados en cajas referencia x100

ENTIDAD PUBLICA
 ¿Cual es la finalidad de los archivos de esta entidad?

La finalidad de los archivos no solo de esta entidad sino de los archivos en general es la
de conservar los documentos garantizando que sirvan como testimonio y fuente de
información.
 ¿Por qué es importante que la entidad cuente con una unidad de archivo y

correspondencia?
Más que la unidad de archivo y correspondencia es importante que toda entidad cuente
con un área de gestión documental porque para que la entidad cumpla con su objetivo
siempre tendrá que producir documentos y el incremento de los mismos hace necesario
que halla un área responsable de difundir y crear políticas de gestión de documentos
que garantice un correcto flujo de la información.
 ¿Quien realiza el levantamiento de las TRD?

En el caso de esta entidad el levantamiento de las TRD lo realizo un tercero, pero pudo
haberse realizado por el mismo área de Gestión Documental, sin embargo antes de
haber contratado el levantamiento de las TRD se debieron lanzar unos pliegos y
requisitos que debió tener el contratista para realizar esta labor.

ENTIDAD PUBLICA
¿Están actualizadas las TRD y quien las aprueba?
Las TRD que se están aplicando actualmente no son la última actualización, la
ultima actualización esta en convalidación por el Archivo General De la Nación,
estas tablas fueron aprobadas por el comité de archivo de la entidad, posterior a
esto se enviaron al AGN para su convalidación y registro de series documentales.
Anteriormente eran aprobadas por el AGN ahora deben ser aprobadas por el
comité interno de archivo y enviadas al AGN para la evaluación técnica, ellos tienen
un plazo máximo de 91 días después de la fecha de recepción para solicitar los
ajustes a que den lugar.


¿Cual es la importancia de las TRD dentro de la entidad?
Las TRD, son importantes porque podemos tener el control de los documentos y
facilitamos el acceso a través de los tiempos en ella estipulados, regulan las
transferencias que ingresan a archivo central departe de las diferentes áreas, entre
otras, nos garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen
carácter permanente.


ENTIDAD PUBLICA
Cual es el procedimiento aplicado para las transferencias documentales?
De parte de nosotros, la oficina de Gestión Documenta realizamos el cronograma
de transferencias, se realiza anual e iniciamos en noviembre, anterior a la
divulgación del cronograma se realizan visitas técnicas a las diferentes áreas
capacitando al personal encargado de archivo sobre como debe ser entregada la
documentación y como se debe realizar el registro en el FUID, de igual manera se
valida si se esta aplicando correctamente la TRD.


¿Como es el manejo de las consultas y préstamo de documentos?
Debido a el tipo de información que maneja la entidad, el préstamo de documentos
físicos solo se realiza al área de jurídica y talento humano (en el caso de las
Historias Laborales) para el resto de áreas se suministra la información digital. Para
atender las consultas, se recibe la solicitud por medio de una cuenta de correo que
se creo para tal fin y que es administrada por personal de archivo, cada usuario
que requiere algún documento ya sea físico o digital diligencia el formato
haciéndolo llegar por este medio,


ENTIDAD PUBLICA
el funcionario valida si la solicitud es realizada por el personal autorizado, valida la
ubicación del documento y si se encuentra digital o no, si el documento es prestado
físicamente se hace el respectivo registro de préstamo en la base de datos del
inventario.
Existe programa de Gestión Documental Implementado en la Entidad?
Actualmente no contamos con PGD, se encuentra establecido dentro de un plan de
mejoramiento que tenemos y es uno de los puntos a realizar que tiene el
coordinador que ingresa ya que mi función era temporal y en este momento me
encuentro entregando la coordinación de gestión documental.


Se realizan transferencias de archivo Histórico?
Claro, por ser una entidad publica nos reglamenta el Archivo General De Nacion y
asi mismo nos exige que realicemos plan de transferencias anuales, en el caso de
aquellos documentos que deben ser conservados por su valor históricos deben ser
transferidos a el archivo general, estos documentos deben estar estipulados en la
TRD.


ENTIDAD PUBLICA
Reciben visitas de algún otro ente gubernamental para la respectiva auditoria
en cuanto los archivos?
Si, a nosotros nos realiza visitas de control y seguimiento el Archivo General De La
Nación, la contraloría, la procuraduría, hacen las respectivas observaciones y
solicitan plan de mejoramiento a lo que de lugar. Por esto es que actualmente se
esta realizando el traslado de nuestro archivo central, debido a que en la ultima
visita del AGN se dejo la observación de que nuestro archivo central no cumple con
las especificaciones técnicas y ambientales que se requieren para la conservación
de documentos.


IDENTIFICACIÓN DE CONCEPTOS
2. Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con

sus propias palabras que entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN
ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO
DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR
PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO


ARCHIVO TOTAL: Se refiere al Proceso completo de los documentos desde
su producción hasta su disposición final (ciclo vital).



CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: son las diferentes etapas por las que
pasan los documentos desde el momento en el que se produce o recepcióna
en la entidad, su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a
un archivo permanente. (Recepción, archivo de gestión, archivo central,
archivo histórico).



PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se entiende
que los documentos
producidos por una entidad o dependencia no deben mezclarse con los de
otras. Nos permite saber quien produce o crea el documento y porque razón



PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Trata de que los documentos no se
producen todos de una vez sino que deben cumplir unas actividades o pasos
relacionados con un tramite o problema según las etapas por las que va
pasando el tramite, los documentos deben cumplir la secuencia de los tramites
que los produjo. En la entidad se establece que los documentos se deben
conservar en el mismo orden que se reciben sin modificar su organización.



FOLIO: El folio hace referencia a la hoja



LEGAJO: Es el conjunto de documentos que forman una unidad documental



FONDO: Son la totalidad de las series documentales de la misma
procedencia. Son todos los documentos producidos por la entidad.



SUBFONDO: Es una subdivisión del fondo, son el conjunto de documentos
generales dentro del fondo producidos por un área de la entidad en razón de
sus funciones.



SERIE: Son el conjunto de documentos
de estructura y contenido
semejantes, recibidos por un área de la entidad en cumplimiento o desarrollo
de sus funciones especificas.



SUBSERIE: Son el conjunto de documentos que se derivan de la serie,
identificadas de forma separada porque tienen contenido y características
especificas.



TIPO DOCUMENTAL: es cada unidad documental simple que reúne las
características necesarias para ser un documento, en este caso en la entidad
podemos encontrar: un acta, una resolución, un PQRS. Los tipos
documentales ayudan para la clasificación, la distribución dentro de la entidad
y la asignación.



TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL: Las TVD son el producto del
análisis y organización de un fondo acumulado, en esta entidad se esta
realizando para los documentos que no cuentan con ningún tipo de valoración,
se finaliza presentando el listado de agrupaciones documentales o series
documentales registrando sus fechas extremas, su valoración y su disposición



TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL: Es el listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, asignándole el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (ARCHIVO DE GESTION,
ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO HISTORICO). En la actualidad la Presidencia
esta aplicando la TRD con actualización de mayo 2013 y se encuentran en
convalidación por el Archivo General de la Nación.



VALOR PRIMARIO: es aquel que tienen los documentos mientras sirven a la
entidad, y a los involucrados en el tema o en el asunto estos son de carácter:
 ADMINISTRATIVO
 Legal
 Fiscal
 Contable
 Técnico



VALOR SECUNDARIO: Es el que tienen los documentos para los
investigadores de información, se da después de finalizado el valor primario,
Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Estos
son de carácter:
 Cultural
 Histórico
 Científico

IDENTIFICACION DOCUMENTOS
3. En esta entidad se conservan por su valor primario y secundario:




Actas de comité sectorial de desarrollo administrativo
Informes al congreso
Actas de posesión de servidores públicos

4. Realicen 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.
SERIE
SUBSERIE

TIPOS DOCUMENTALES

CERTIFICACIONES
Certificación bonos
pensionales
Solicitud
Formatos Ministerio de
Hacienda
Reporte Devengado y
Deducciones

FOLIACION
5. Indaguen cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no
son archivados.
 Los únicos documentos que se eliminan son los documentos de apoyo, o
documentos de carácter informativo que no representan ningún valor para la
oficina.
6. Observen y expliquen en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de
los documentos.
 PROCESO DE FOLIACION: La foliación es una operación incluida en el
proceso de ordenación de las unidades documentales. Consiste en enumerar
cada una de las hojas contenidas en la unidad documental

FOLIACION
La foliación se realiza:
 Se marcan los folios en la parte superior derecha de la hoja en el mismo
sentido del texto del documento.
 Se efectúa utilizando lápiz de mina negra, tipo HB ó B.
 Se folian todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el
caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares,
resoluciones, derechos de petición etc.) la foliación se hace de manera
independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de las series
documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones
disciplinarias, procesos jurídicos) a cada uno de sus expedientes se le da una
sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en
más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se hace
continuando con la siguiente carpeta.
 No se deben foliar las pastas ni las hojas en blanco.
 No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casete, CD’s,
disquete, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenece en la hoja de control.
 Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua,
evitando tachones

CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN Y DESCRIPCIÓN
7. Indiquen como se clasifican, ordenan y describen los documentos dentro de
las carpetas
Por ser entidad del estado; se parte de los principios archivísticos para la
realización de la clasificación , ordenación y la descripción de los documentos.
La organización de los documentos recibidos - producidos por cada una de las
dependencias en ejercicio de sus funciones, se basa en la Tabla de Retención
Documental debidamente aprobada, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
1. Se Clasifican los documentos de un mismo asunto siempre bajo un solo
criterio. para conformar las series y subseries se consulta la Tabla de
Retención Documental.
2. Se Identificar los documentos de apoyo: los documentos sobrantes que no
fueron clasificados en cada serie documental (tema).
3. La ubicación física de los documentos dentro de la carpeta se realiza de tal
manera que los tipos documentales pueda mostrar el desarrollo de los
trámites, en orden cronológico. El documento con la fecha más antigua de
producción, es el primer documento que se encuentra al abrir la carpeta y la
fecha más reciente se encuentra al final de la misma.

4. Para la ordenación cronológica de los documentos dentro de cada carpeta se
debe tener en cuenta que la fecha válida es la generada por radicación en la
oficina de Gestión Documental - Correspondencia de la entidad y no la fecha
de elaboración del documento.



En una carpeta se puede archivar varios asuntos, van organizados en forma
alfabética-cronológica, y separados por medio de cartulinas.

6. Se retira el material abrasivo de los documentos y se retira de las carpetas
todos aquellos documentos que no son de archivo.
7. Los documentos en papel fax, por el funcionario responsable, son
reproducidos en fotocopia antes de ser archivado ya que este tipo de papel es
químico y se deteriora con rapidez por las condiciones ambientales y a través
del tiempo, ocasionando perdida de información vital para la Entidad.
8. Se retira de las carpetas los documentos que son duplicidad, conservando
solo el original, este proceso lo realizan con la finalidad de no generar
crecimiento innecesario del acervo documental.
9. En las diferentes áreas se realiza el archive de los documentos diariamente,
para evitar la acumulación de documentos sobre los escritorios.
10. Las carpetas se guardan ordenadamente en los archivadores, realizando su
registro en el formato único de inventario documental.

APERTURA Y CIERRE DE CARPE:TAS O EXPEDIENTES FISICOS:
1. La apertura de las carpetas refleja las series y subseries, la documentación
archivada en cada carpeta debe contener tiempos documentales cerrados,
esto significa que no se deben fraccionar las fechas, únicamente se deben
archivar días, semanas, quincenas, meses, bimestres, trimestres semestres o
años según el volumen documental.
2. La apertura de las series documentales inician en enero y finalizan el 31 de
diciembre de cada año, a excepción de las series documentales complejas
(contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos
jurídicos).
3. Se realiza la foliación dentro de cada carpeta.
4. Cada carpeta contiene no un máximo de 250 folios
5. Los documentos deben estar alineados sobre la margen izquierda y el borde
superior, la alineación en la carpeta debe quedar uniformente en esos dos
bordes independientemente el tamaño de las hojas.
6. Cuando cambie el jefe del Proceso/dependencia. Si se continua con la
misma carpeta se realiza separacion con cartulina.

APERTURA Y CIERRE DE CARPE:TAS O EXPEDIENTES FISICOS:
7. El 7 de agosto de cada 4 años, cuando se sucede el cambio de Gobierno. Se
deben Manejar separadas las Administraciones, abriendo nuevas carpetas así
correspondan al mismo año.
8. Para cada carpeta se debe elaborar la respectiva hoja de control, en la entidad
se le nombra cómo índice y tiene la siguiente especificación Formato F-GD08 Índice de carpeta.

8. LA IDENTIFICACION DE LAS CARPETAS Y CAJAS ES LA SIGUIENTE:
CARPETA:
1.
2.
3.
4.
5.

INICIALES MAYÚSCULAS DE LA ADMINISTRACIÓN (PP)
AÑO, SIN PUNTOS (2010)
EL AÑO DE APROBACIÓN DE LA TRD
CODIGO Y NOMBRE DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA
CODIGO Y NOMBRE DE LA SERIE: según lo dispuesto en la TRD
1.
CODIGO Y NOMBRE DE LA SUBSERIE: según lo dispuesto en la TRD
NOMBRE DEL EXPEDIENTE:
FECHAS EXTREMAS: De inicio y cierre de cada carpeta. (dd/mm/aaaa)
FOLIOS: Registran número de folio inicial, final y el total de folios, , al cerrar cada carpeta
SIGNATURA TOPOGRÁFICA: esta información la registran los funcionarios del proceso de
Gestión Documental – Archivo
2.





CAJA:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

UNIDAD ADMINISTRATIVA
PERIODO PRESI
OFICINA
NOMBRE CARPETAS CONTENIDAS
FECHAS EXTREMAS
NUMERO DE CAJA
NUMERO DE CARPETAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto
desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada
y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y
control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. También el manual de
procedimientos contiene una descripción precisa de como deben desarrollarse las
actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe
registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan.

 El manual de procedimiento en las entidades nos permite conocer el
funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
 Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
 Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

 Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender
tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de
autoridad, etc. Para establecer un sistema de información o bien modificar el
ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteración arbitraria.
 Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

 Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su
evaluación
 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
còmo deben hacerlo.
 Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
 Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas, procedimientos y métodos.

PGD
10. .Expliquen lo siguiente:
a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se
desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste
cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización,
Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos)
ARCHIVO DE GESTION:
PRODUCCION:
Define los lineamientos requeridos para la creación y el diseño de
documentos:
 Los documentos son generados por el aplicativo SIGOB, solo se debe
imprimir cuando sea estrictamente necesario, así mismo se realizara su
radicación por el aplicativo y se trasfiere a la persona o usuario competente.
 En el se hace énfasis en la
determinación y selección de soportes
documentales que debe regir en la entidad.
 Todo documento que sea impreso debe contener los logos de la entidad y
estar en el formato exclusivamente diseñado en .el sistema de calidad de la
entidad, debe ir firmado y demás características que garanticen la
diplomática documental.
 No se deben generar mas de dos copias de un mismo documento.

PGD
ARCHIVO DE GESTION:
RECEPCION:
Recepción Correspondencia Externa: Procedimiento por medio del cual, la
entidad y sus Fondos Cuenta, reciben las comunicaciones para ser radicadas
en el módulo de registro de correspondencia, dejando constancia de la fecha y
hora de recibido
 El documento se recibe en la unidad de correspondencia y radica por el
aplicativo de la entidad
 Existen los siguientes medios de recepción
 Virtual, por la pagina oficial de la entidad
 Correspondencia recibida por la ventanilla única
 Correo masivo
 El documento es transferido físicamente y virtual al responsable del tramite.
 Se debe generar una planilla para la entrega a el área correspondiente
 Cada área se encarga de realizar el tramite correspondiente y el archivo de
acuerdo a la TRD, reteniéndolo el tiempo que en ella especifique

PGD
ARCHIVO DE GESTION:
DISTRIBUCION
Con el fin de respaldar el manejo documental, cada proceso/dependencia debe:
Establecer los derivados y precedentes de las comunicaciones, clasificar, los
documentos en el SIGOB tanto los producidos por la entidad como los recibidos
antes de dar por finalizada la gestión.
 Cada dependencia tiene un patinador que se encarga de recoger los
documentos del área y firmar la planilla correspondiente, al área de archivo y
correspondencia.
 Dentro del área, el patinador distribuye los documentos a la persona
responsable dependiendo el tramite.
 El PGD especifica los formatos para cada paso que de el documento.
TRAMITE:
 Una vez recibido en el área competente el documento, la persona encargada
realiza el registro correspondiente al tramite, la descripción, e inicia la
respuesta a la solicitud, toda la traza del documento debe quedar registrada
por el aplicativo, y se debe colocar a disposición para consulta.

PGD
ARCHIVO DE GESTION:
TRAMITE:
 La persona responsable hace la proyección de la respuesta.
ORGANIZACIÓN:
 Consta de las actividades que se realizan dentro de la dependencia para que
el documento haga parte del archivo tales como clasificarlo, nombrarlo,
ubicarlo dentro de la serie correspondiente y legajarlo en la carpeta
correspondiente hasta que termine su tramite.
 Se identifica la unidad
 Se aplica la TRD
 Se conforma la serie y subserie
 Se conforma el expediente
 Se ordena
 Se realiza foliación
 Se realiza la descripción en inventario

PGD
ARCHIVO DE GESTION:
CONSULTA:
 Durante su permanencia en archivo de gestión la consulta de los
documentos la realizan por el sistema SIGOB, en caso de requerirse el
documento físico se debe diligenciar formato de préstamo que se encuentra
dentro del sistema de calidad, y se debe solicitar autorización al jefe de área
para la respectiva consulta.
CONSERVACION:
 Los documentos durante su etapa de gestión son conservados en
archivadores rodantes por medio de separadores de carpetas, durante su
gestión se encuentran archivadas también en cajas x100.
DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS:
La disposición final de los documentos la determina la TRD. En este caso nos
indica cuales documentos se deben eliminar.

PGD
b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se
desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada
uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de
documentos).
ARCHIVO CENTRAL:
ORGANIZACIÓN:
 En la etapa de archivo central los documentos que son transferidos ya
ingresan con su debida organización por lo tanto en esta etapa no se realiza
la organización sino de transferencias antiguas que no tenían el respectivo
proceso.

CONSERVACION:
 Los documentos son transferidos a archivo central, en cajas ref x100 y
conservados en estantería fija organizada por años consecutivos. Se
conservan los documentos a temperatura relativa que evita la humedad de
los documentos
CONSULTA.
Para la consulta de los documentos estos deben ser solicitados con el formato

PGD
DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS:
La disposición final de los documentos la determinan aplicando la TRD, en este
caso se determina que documentos deben ser eliminados mediante selección,
cuales documentos deben ser microfilmados, cuales se deben conservar en
archivo central y a cuales se les debe realizar la transferencia secundaria al
Archivo General De la nación
c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se
desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en
qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y
Disposición final de documentos).
EN el caso de la presidencia de la republica no se cuenta con archivo historico,
el proceso termina cuando se realiza la transferencia de los documentos que
deben ser conservados por su valor histórico según la TRD, al Archivo General
de la Nacion.

11. Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en
alguna dependencia de una entidad y explicar el proceso que se lleva a
cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de
conservación o eliminación.
DERECHOS DE PETICION:
 Se recibe por la ventanilla única
 Debe ser radicado y digitalizado
 Se clasifica al área de atención a ciudadano
 El funcionario proyecta respuesta
 Se ata la respuesta al DP entrante
 Después de proyectada la respuesta, será archivado conservando el
principio de procedencia, se une la solicitud a la proyección de la respuesta.
 Debe ser contestada al ciudadano antes de 15 dias.
 Se clasifica según la TRD Como PSQR se conserva en gestion 1 año, en
central 5 y se realiza selección según el tipo de derecho de petición, para
eliminación

12. 11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de
marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente
 ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
El decreto 2609 es importante para el país por que por medio de el se
reglamenta las disposiciones en materia de gestión documental que permiten
tener conceptos estandarizados. Así mismo vela porque los tramites en la
empresa publica sean transparentes y conocidos por la ciudadanía en general,
vela por la correcta administración de documentos q ue permitan que su
finalidad como fuente de información se cumpla.
El decreto 2609 garantiza y promueve el acceso y la preservación de la
información . brinda los instrumentos archivísticos para que las entidades
puedan desarrollar una correcta gestión de documentos.

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http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616
http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/documentos.pd
f
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264
http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Paginas/Tablas-Retencion-Documental.aspx
http://wsp.presidencia.gov.co/dapre/Documents/Tabla-Retencion-DocumentalDapre-Resolucion-2328-16may2013.pdf

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