Como organizar o manual da qualidade para sua empresa

742 visualizações

Publicada em

0 comentários
0 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
742
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
2
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
17
Comentários
0
Gostaram
0
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Como organizar o manual da qualidade para sua empresa

  1. 1. Organize o Manual da Qualidade ajustado à sua empresa e não ao seu auditor Autor: Cristopher Paris (*) Muitas empresas estruturaram seus Manuais da Qualidade para ISO 9000:2000 utilizando a mesma sistemática numérica dos itens da Norma ISO 9001/Ed. 94. Em 2000, quando os padrões foram profundamente reestruturados, as empresas começaram a perceber que seus manuais não mais se adaptavam a nova norma. Para piorar, as empresas estão agora gastando muito tempo para renumerar seu sistema a fim de adaptá-lo ao padrão da Nova ISO 2000. E o resultado disso é que eles estão se tornando vulneráveis a problemas futuros. Por exemplo: o que vai ocorrer quando houver a uma outra revisão da ISO 9001:2000 e se for introduzido um outro sistema numérico? Existe uma grande verdade sobre auditores que posso revelar sem nenhuma restrição porque eu sou um deles. Auditores normalmente gostam de ter tudo "mastigado". Não estou desdenhando de meus colegas auditores mas continuo afirmando que essa é uma expectativa danosa uma vez que ela subestima as habilidades dos auditores. Essa prática se torna inconsistente com os requisitos de auditoria da ISO 9001:2000 e presta um desserviço ao cliente. Muitos de vocês diriam que organizar seus manuais da qualidade visando a alinhá-los com a versão atual da norma ISO 9001:2000 deve torná-los mais simples para o auditor. É verdade, mas e daí: quem disse que o trabalho do auditor deve ser simples? Os manuais são, principalmente, uma ferramenta da empresa e não do consumidor, nem do auditor, tampouco do consultor...mas da própria empresa! Digo constantemente para as empresas e seus consultores que “um bom manual da qualidade deve criar "orelhas" em suas páginas de tanto ser utilizado e, em escritórios que ainda se valem de papéis, esta é uma verdade absoluta. Um manual da qualidade que meramente relata os itens da norma ISO para mim é um indicador claro de que ninguém o utiliza, exceto o auditor. Quando estou auditando uma empresa e deparo com um Manual desses, me sinto impelido a fazer mais perguntas do que normalmente faria. Um Manual da Qualidade deve ser organizado seguindo uma lógica que ignore a estrutura de cláusulas da norma ISO 9001:2000 e que o torne mais fácil de ser lido e compreendido, principalmente em função da estrutura confusa desta norma, por sinal bastante propensa a ser corrigida na próxima revisão. Uma boa maneira de se ter noção disso é analisar o modelo de “Sumário” de um MQ abaixo (OBS.: os números em destaque fazem referência à Norma ISO 9001:2000 e não aparecerão necessariamente no manual)
  2. 2. Estrutura do sistema da qualidade da empresa ABC Corp I – Bem Vindo ao sistema da qualidade da “ABC Corp” 1.1- Visão Geral da ABC (5.2, 8.5.1) 1.2- Escopo e Padrões Aplicáveis (4.2.2) 1.3- Esclusões (4.2.2) II – Administração 1.0 – Estrutura administrativa 2.0 – Responsabilidades (5.5.1, 5.5.2) 3.0 – Política da Qualidade (5.3) 4.0 – Objetivos da Qualidade (5.4.1, 8.2.1) 5.0 – Administração de Recursos (6.1 até 6.4) 6.0 – Comunicação (5.5.3 e 7.2.3) III – Processos 1.0 – Administração de Processos (4.1) 2.0 – Interação e Controle de Processos (4.1) 2.1 Processos Administrativos 2.1.1 Revisão pela Alta administração (5.6) 2.1.2 Planejamento e Controle do Sistema da Qualidade 2.1.2.1 – Planejamento do sistema de gestão da qualidade (5.4.2) 2.1.2.2 – Controle de Documentos (4.2.1. 4.2.2, 4.2.3) 2.1.2.3 – Controle de Registros (4.2.4) 2.1.2.4 - Controle de Processos (7.5.1, 7.5.2, 7.5.4) 2.1.2.5 – Controle de Equipamentos (incluindo calibração) (7.6) 2.1.3 Comunicação (5.5.3, 7.2.3) 2.1.4 Auditoria Interna da Qualidade (8.2.2) 2.1.5 Análise de Dados (8.2.1, 8.4) 2.1.6 Ações Preventivas e Corretivas (8.5.2, 8.5.3) 2.2- Processos de Realização de Produtos e Serviços 2.2.1 – Planejamento da Realização (7.1) 2.2.2 – Revisão dos Requerimentos (7.2) 2.2.3 – Desenvolvimento (7.3) 2.2.4 – Controle de Aquisições e Suprimentos (7.4) 2.2.5 – Identificação e Rastreabilidade (7.5.3) 2.2.6 – Controle de Produtos Não Conformes (8.3) 2.2.7 – Preservação do Produto (7.5.5) 2.2.8 – Monitoração e Medição (8.2.3, 8.2.4) IV – Aprovações e Histórico de Revisões
  3. 3. Gostaria de enfatizar que esta é apenas uma das maneiras de reorganizar os requerimentos para que eles se “encaixem” a uma empresa e, dependendo do porte de sua empresa, uma estrutura completamente diferente pode ser mais adequada. A primeira seção (“Bem-Vindos!”) já atinge algumas metas. Em primeiro lugar, ele dá uma tom mais amigável ao próprio Manual da Qualidade, fazendo com que o leitor perceba imediatamente que ele não será apenas um rearranjo frio das cláusulas da ISO 9001. Esses pequenos detalhes são importantes se você deseja enviar seu manual para seus clientes. Em segundo lugar, este é um bom local para se incluir alguns requerimentos básicos como a estrutura, o escopo e as exclusões do sistema da qualidade, além de uma frase realçando o foco no cliente. A segunda seção, “Administração”, reúne todos os requisitos relacionados ao papel da alta administração e suas responsabilidades no Sistema da Qualidade. Nela devem ser incluídas informações como o organograma da empresa, as responsabilidades e autoridades, a política da qualidade, os objetivos da qualidade, a administração de recursos e a comunicação interna e externa. Em seguida, você tem uma seção inteira voltada aos “Processos”. Essa normalmente será a parte que dará a tônica ao manual em função do foco da nova norma em gestão por processos - algo que, provavelmente, não prevalecerá em qualquer outra revisão da norma. E assim, nós começamos com uma seção sobre o próprio conceito de gestão por processos e damos sequência com seções que definem os processos, suas interações e controles. Repetindo: eu organizei a norma em conceitos lógicos de processos, o que normalmente pode ser dividido em duas partes: "Processos Gerenciais" e "Processos de Realização de Produto". Este manual em particular permite a cada parte ser definida separadamente apesar de que presumivelmente o mapa de processos de uma empresa mostrará como as duas partes se interagirão. Para cada processo em particular, como “Aquisição” ou “Responsabilidade da Direção” o texto definirá os métodos de controle, critérios e outros requisitos especificados no item 4.1. Uma empresa pode escolher detalhar minimanente seus processos, dependendo se são ou não processos de segundo nível ou se os processos são definidos integralmente no MQ. Tudo depende da complexidade da empresa, de seu "approach" a processos e da flexibilidade diante das necessidades de seus processos. Uma seção final para Histórico de aprovações e revisões fecha o manual. Neste caso, como você pode observar, eu manipulei a norma de forma a torná-la mais adequada ao uso da “ABC Corp”; no entanto, é bastante provável que esta configuração seja confusa para o auditor. A maneira mais fácil de se contentar o auditor, sem sacrificar o formato de MQ de sua empresa é disponibilizar um Anexo que cruze referências dos itens mais importantes com as seções de seu MQ (aqui apresentado com “Anexo A”). Certifique-se de fazer referência ao Anexo e a que se destina no índice de seu manual. Certa vez tive uma reclamação de um auditor sobre o formato do manual; eu
  4. 4. destaquei o anexo mas eles reclamou mesmo assim, dizendo que “tinha lido do início ao fim e só o encontrou quando já havia terminado de ler...” Ufa! (Suspiro). Uma boa referência cruzada é, portanto, a colher com a qual você vai dar o Manual "mastigado" na boca do seu auditor. Eu sou um grande defensor de se eliminar procedimentos de segundo nível sempre que possível e fazer com que o Manual da Qualidade faça todo o trabalho. Este formato torna isto possível, reduzindo potencialmente a documentação excessiva. (*) Autor: Christopher Paris Este artigo foi publicado com autorização expressa de C Paris e se submete à legislação pertinente de copyright (*)Fonte e Copyright: ©Oxebridge Quality Resources, Inc.USA, 863-651-3750 "Publicação em Português autorizada para Acttive Software S/A" http://www.oxebridge.com Acompanhe em nosso website novas traduções de C. Paris sobre conceitos de Gerência de Processos e Critérios de Controle

×