Ace Nivel Local

MINISTERIO DE EDUCACIÓN

CUESTIONARIO DE AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO AL ________

PARA UNA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN (ACE)

CENTRO EDUCATIVO:____________________________________________

OBJETIVO: Evaluar los mecanismos de Control Interno con que cuenta el Centro
Educativo, con el propósito de identificar aquellas áreas que requieran mejorarse o
fortalecerse.

PREGUNTA SI NO N/A COMENTARIOS

1.0. AMBIENTE DE CONTROL

1.1. INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS

1. ¿La Administración Escolar ha fomentado un ambiente propicio
para la operación del control interno, mediante la generación
de una cultura de control, que promueva entre los miembros
de la Institución, el reconocimiento del control interno como
parte integrante de los sistemas institucionales? (NTCIE Art.
11).

2. ¿Posee y aplica las Normas Éticas para la función Pública, Ley
de Ética Gubernamental; y han sido divulgadas a todo el
personal de la institución educativa? (NTCIE Art. 12).

3. ¿Todos los funcionarios y empleados demuestran una conducta
de integridad y compromiso personal en el cumplimiento de
sus deberes y obligaciones, a fin de contribuir correctamente al
logro de los objetivos y metas institucionales de acuerdo a lo
establecido en las Normas Éticas? (NTCIE Art. 12).

4. ¿Todo el personal conoce y aplica las Leyes, Reglamentos,
Disposiciones, Normas y otras disposiciones que sean
aplicables para el desarrollo de sus actividades en su Unidad e
Institucionalmente? (NTCIE Art. 13).

1.2. COMPROMISO CON LA COMPETENCIA

5. ¿Todo el personal posee un nivel de competencias que les
permita desarrollar con eficiencia y eficacia, sus actividades y
atribuciones, descritas en el Manual de Organización y
Funciones? (NTCIE Art. 14).

6. ¿El personal comprende suficientemente la importancia,
objetivos, procedimientos y mantenimiento de adecuados
controles internos? (NTCIE Art. 14).

1
Dirección de Auditoría Interna

1.3. ESTILO DE GESTIÓN

7. ¿Los funcionarios y empleados que tienen personal bajo su
cargo, transmiten a todos los niveles de la organización de
manera explícita, pertinente y permanente su compromiso y
liderazgo respecto a los controles internos, valores éticos y
cumplimiento de objetivos y metas institucionales? (NTCIE Art.
15).

8. ¿Los funcionarios y empleados que tienen personal bajo su
cargo, son asertivos en su comunicación con el personal,
logran sinergia y participación; y son tomadores de decisiones
en el desempeño de las actividades que realizan? (NTCIE Art.
15).

1.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

9. ¿Se ha definido la estructura organizacional de la entidad?
(NTCIE Art. 16).

10. ¿La máxima autoridad ha aprobado la estructura organizativa
institucional y las modificaciones que sean necesarias, de tal
manera que permita planear, ejecutar, controlar y monitorear
las actividades en función del cumplimiento de los objetivos y
metas de la Entidad? (NTCIE Art. 16).

11. ¿Se han efectuado revisiones y evaluaciones de la estructura
organizativa para armonizarla con los objetivos y metas
institucionales, y con el propósito de satisfacer los cambios que
requiere el desarrollo institucional? (NTCIE Art. 17).

12. ¿La comunidad educativa presentó a la Dirección
Departamental correspondiente, petición por escrito de
apertura del servicio educativo? (Normativas y procedimiento
para el funcionamiento de la Asociación Comunal para la
Educación: Documento 1 Paso a Paso para la Integración,
Legalización y Funcionamiento de la Asociación Comunal para
la Educación (ACE), Rom. II, Lit. A, Paso 1, Pag. 11).

13. ¿Existe el acuerdo de creación del centro Educativo, emitido
por la Dirección de Acreditación? (Normativas y procedimiento
la Educación (ACE), Rom. II, Lit. A, Paso 6, Pag. 12).

14. ¿La comunidad Educativa ha constituido la junta directiva de la
ACE? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de
la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a
Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento de la
Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. II, Lit. A,
Paso 9 y 11, Pag. 12).

15. ¿Existe acta de constitución de la junta directiva de la ACE,
levantada por el representante de la Dirección Departamental?

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(Normativas y procedimiento para el funcionamiento de la
Asociación Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a
Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. II, Lit. A,
Paso 12, Pag. 12).

16. ¿La junta directiva de la ACE, fue constituida en asamblea
general de padres y madres de familia? (Normativas y
procedimiento para el funcionamiento de la Asociación
Comunal para la Educación: Documento 1 Paso a Paso para la
Integración, Legalización y Funcionamiento de la Asociación
Comunal para la Educación (ACE), Rom. II, Lit. A, Paso 11,
Pag. 12).

17. ¿Los miembros de la junta directiva no son cónyuges, ni
parientes entre si dentro del cuarto grado de consanguinidad o
segundo de afinidad? (Normativas y procedimiento para el
funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación:
Documento 1 Paso a Paso para la Integración, Legalización y
Funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación
(ACE), Rom. II, Pag. 10).

18. ¿Los miembros de la junta directiva son padres activos (tener
hijos matriculados en el centro educativo), o en su defecto son
representantes legales de los educandos? (Normativas y
Comunal para la Educación (ACE), Rom. II, Pag. 10).

19. ¿Existe el acuerdo de personería jurídica de la ACE,
debidamente firmado por el Director Departamental y
rubricado por el Presidente de la República? (Normativas y
Comunal para la Educación (ACE), Rom. II, Lit. A, Pasos 13 y
18, Pags. 12 y 13).

20. ¿El libro de actas de la ACE, se encuentra debidamente
autorizado por todos los miembros de la ACE, foliado y sellado
en cada una de sus páginas? (Normativas y procedimiento
la Educación (ACE), Anexo 4, Pag. 18).

21. ¿En caso de sustitución de miembros de la junta directiva de la
ACE, éstos han sido electos en asamblea general extraordinaria
de padres y madres de familia? (Normativas y procedimiento
la Educación (ACE), Rom. IV, Pasos 1 y 2, Pag. 19).

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22. ¿El Secretario de la ACE, registró en el libro de actas
correspondiente el Acta de Enmienda, y fue presentada a la
Dirección Departamental, para la legalización de nuevos
miembros? (Normativas y procedimiento para el
(ACE), Rom. IV, Pasos 3 y 4, Pag. 19).

23. ¿Los miembros de la nueva junta directiva, fueron electos en
asamblea general extraordinaria de padres y madres de
familia? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento
de la Asociación Comunal para la Educación: Documento 1
Paso a Paso para la Integración, Legalización y Funcionamiento
de la Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. IV,
Pasos 1 y 2, Pag. 19).

24. ¿El Secretario de la ACE, registró en el libro de actas
correspondiente el Acta de Elección de nuevos miembros?
Asociación Comunal para la Educación (ACE), Rom. V, Paso 6,
Pag. 24).

25. ¿Existe Acta de finalización del período y traspaso del
patrimonio de la ACE, debidamente firmada por los directivos
salientes, entrantes, y por los representantes de la Dirección
Departamental? (Normativas y procedimiento para el
(ACE), Rom. V, Paso 8, Pag. 24).

1.5. DEFINICIÓN DE AREAS DE AUTORIDAD,
RESPONSABILIDAD Y RELACIONES DE JERARQUÍA

26. ¿Ha complementado la institución su organigrama con un
Manual de Organización y Funciones que integre claramente el
ámbito de control y supervisión, los objetivos y funciones de la
Unidad con los niveles jerárquicos establecidos, los canales de
comunicación y la delegación de autoridad? (NTCIE Art. 18).

27. ¿El Manual de Organización y Funciones de la institución se
encuentra aprobado por la máxima autoridad? (NTCIE Art. 19).

28. ¿Se ha establecido claramente en el Manual de Organización y
Funciones las líneas de autoridad y responsabilidad de cada
empleado, los cuales responderán de sus funciones ante una
sola autoridad? (NTCIE Art. 20).

29. ¿Se ha delegado por escrito la autoridad necesaria a todos los
niveles jerárquicos establecidos, asignándoles competencia
para tomar decisiones en los procesos de operación para que
puedan cumplir con las funciones encomendadas? (NTCIE Art.
21).

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30. ¿El personal al cual se le delegado autoridad conoce los
objetivos y metas de la institución, y se requiere un elevado
nivel de conocimientos y experiencia y un alto grado de
responsabilidad? (NTCIE Art. 21).

31. ¿Se han aplicado procesos efectivos de supervisión en las
actividades y a los resultados obtenidos? (NTCIE Art. 21).

32. ¿Las actividades se han separado de tal manera que exista
independencia entre las funciones de autorizar, ejecutar,
registro, custodia y control de las operaciones? (NTCIE Art.
22).

1.6. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS PARA LA
ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL HUMANO

33. ¿La institución en coordinación con la Unidad de Recursos
Humanos, ha reclutado, seleccionado y contratado al personal
necesario, de tal manera que permita el cumplimiento de
objetivos y metas institucionales? (NTCIE Art. 23).

34. ¿Se han establecido justificaciones y políticas claras, que
permitan realizar convocatorias, entrevistas, pruebas de
idoneidad, verificación de datos y referencias, exámenes
médicos y otros; a efecto de determinar la capacidad técnica y
profesional, experiencia, honestidad y que no exista
impedimento legal o ético para el desempeño del cargo?
(NTCIE Art. 23).

35. ¿Todo el personal que ingresa a la Institución recibe la
orientación e inducción suficiente, de tal manera que se le
facilite integrarse a la Institución? (NTCIE Art. 26).

36. ¿La Institución ejecuta programas de capacitación y
entrenamiento que le permitan al personal mejorar sus
capacidades y aptitudes en el ámbito de su competencia?
(NTCIE Art. 27).

37. ¿Se evalúa el trabajo del personal periódicamente? (NTCIE Art.
28).

38. ¿El personal que obstaculiza el desarrollo de las actividades
institucionales o que cometa actos de indisciplina, es sometido
a las disposiciones contenidas en la Ley del Servicio Civil,
Disposiciones Generales de Presupuesto, Ley y Reglamento de
la Carrera Docente; y Reglamento Interno de Trabajo? (NTCIE
Art. 30).

39. ¿La junta directiva de la ACE, recibe, revisa y analiza la
documentación presentada por los aspirantes a la plaza, y
selecciona expediente que cumple con los requisitos de la
misma? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento

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Paso a Paso en la administración de los recursos humanos,
Rom. I, Paso 3, pag. 73).

40. ¿La junta directiva de ACE presenta a la asamblea general el
resumen de cada aspirante a la plaza para que sea
considerado para la selección? (Normativas y procedimiento
Educación: Documento 3 Paso a Paso en la administración de
los recursos humanos, Rom. I, Paso 4, pag. 73).

41. ¿El ganador de la plaza es elegido por mayoría simple de la
asamblea general, y mediante votación secreta o pública?
Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. I,
Paso 5, pag. 73).

42. ¿La asamblea general autoriza a la junta directiva de la ACE,
para que proceda a la contratación de la persona
seleccionada? (Normativas y procedimiento para el
Documento 3 Paso a Paso en la administración de los recursos
humanos, Rom. I, Paso 6, pag. 73).

43. ¿El secretario de al ACE, levanta acta de ratificación del
docente seleccionado? (Normativas y procedimiento para el

44. ¿La junta directiva de la ACE, convoca al docente seleccionado
para celebrar el contrato de servicios en triplicado, y es
firmado por el presidente y el docente? (Normativas y
Comunal para la Educación: Documento 3 Paso a Paso en la
administración de los recursos humanos, Rom. I, Paso 8, pag.
73).

45. ¿La Junta Directiva de la ACE, entrega un original del contrato
al docente? (Normativas y procedimiento para el

46. ¿El secretario de la ACE, archiva un original del contrato?
Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. I,
Paso 10, pag. 73).

47. ¿El secretario de la ACE, levanta acta de toma de posesión del
docente en el libro de actas? (Normativas y procedimiento para
el funcionamiento de la Asociación Comunal para la Educación:

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48. ¿La junta directiva de la ACE, envía un original del contrato al
Ministerio de Trabajo y copia del mismo a la Dirección
Departamental, dentro de los ocho días siguientes a su
elaboración y firma? (Normativas y procedimiento para el

49. ¿La junta directiva de la ACE, convoca y celebra asamblea
general para la selección de director único? (Normativas y
administración de los recursos humanos, Rom. II, Paso 7, pag.
80).

50. ¿La asamblea general levanta acta debidamente firmada por
todos los presentes y con su respetivo Nº de DUI, sobre la
elección y ratificación del director único seleccionado?
Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. II,
Paso 8, pag. 80).

51. ¿Se procede de igual forma que en los procedimientos del 6 al
10 (selección y contratación de docentes), para la contratación
del director único? (Normativas y procedimiento para el
humanos, Rom. II, Pasos 9-12, pag. 81).

52. ¿La asamblea general es la que determina la ratificación o no
de los contratos de los docentes, previo informe de la junta
directiva de la ACE sobre el desempeño y comportamiento
profesional de los docentes durante el año? (Normativas y
administración de los recursos humanos, Rom. IV, Paso 2, pag.
88).

53. ¿La junta directiva de la ACE, entrega constancia de tiempo de
servicio a los docentes no ratificados y a los ratificados?
Paso en la administración de los recursos humanos, Rom. IV,
Paso 4, pag. 88).

54. ¿La Administración Escolar posee un libro de control de
asistencia? (Art. 37 Lit. f. del Reg. de la Ley de la Carrera
Docente).
55. ¿El libro de control de asistencia es custodiado por el
Subdirector del Centro Educativo? (Art. 37 Lit. f. del Reg. de la
Ley de la Carrera Docente).

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56. ¿Los docentes están escalafonados? (Art. 14 Num. 2 de la Ley
de la Carrera Docente).

2.0 VALORACIÓN DE RIESGOS

2.1 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS INSTITUCIONALES

57. ¿Se ha elaborado los objetivos y metas estratégicas, que
respondan a las políticas establecidas en el Plan de Gobierno,
Planes Educativos, u otros documentos de estudio y análisis
pertinentes, tomando en cuenta la misión y visión institucional?
(NTCIE Art. 34).

58. ¿Se ha elaborado el Proyecto Educativo Institucional?
Paso para la Planificación Escolar Anual por las Modalidades de
Administración Escolar. Documento Proyecto Educativo
Institucional).

59. ¿Se ha dado cumplimiento al Proyecto Educativo Institucional,
al Plan escolar Anual y a su Presupuesto? (Normativas y
Planificación Escolar Anual por las Modalidades de
Administración Escolar. Documento Proyecto Educativo
Institucional).

60. ¿El PEI contiene la parte referente a la Identidad de la
Comunidad Educativa, como son:

- Visión.
- Misión.
- Principios y Valores.
- Diagnóstico.
- Objetivos Generales?.
(Documento Proyecto Educativo Institucional: Esquema de
los componentes del PEI, Pág. 25).

61. ¿El PEI, contiene los siguientes componentes:

- Identidad de la Comunidad Educativa.
- Proyecto de Gestión.
- Proyecto Curricular del Centro.
- Proyectos Complementarios.
- Plan Escolar Anual.
- Sistema de Seguimiento y Evaluación del PEI?.
(Documento Proyecto Educativo Institucional: Esquema de
los componentes del PEI, Pág. 25).

62. ¿Se desarrolló el PEI de la siguiente manera:

- Información sobre el PEI.
- Motivación de la Comunidad Educativa.

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- Conformación del Equipo Coordinador del PEI.
- Organización de Equipos Dinamizadores.
- Definición de la Misión, Visión e Ideario.
- Diagnóstico de la Realidad del Centro.
- Definición de los Objetivos.
- Diseño de Proyectos Curricular, de Gestión
Administrativa – Organizativa y Complementarios.
- Diseño del Plan Escolar Anual.
- Diseño del proceso de Seguimiento y Evaluación del
PEI?.
(Documento Proyecto Educativo Institucional: Desarrollo del
Proyecto Educativo Institucional, Pág. 27).

63. ¿El PEA, fue elaborado tomando en cuenta los pasos
siguientes:

- Identificar las necesidades prioritarias, evaluación
diagnóstica.
- Definir los Objetivos Anuales.
- Precisar Objetivos según las Áreas.
- Determinar las Metas.
- Determinar las Actividades.
- Asignar Recursos.
- Definir los Responsables para cada actividad.
- Elaborar Cronograma.
- Definir Plan de Evaluación.
- Elaborar Documento Final?.
(Documento Proyecto Educativo Institucional: ¿Qué pasos
seguir para la elaboración de Plan Escolar Anual, Pág. 76).

64. ¿Se han elaborado los Proyectos Complementarios del Centro
Educativo? (Documento Proyecto Educativo Institucional;
Unidad 6 Proyectos Complementarios; Págs. 69 y 70).

2.2 PLANIFICACIÓN PARTICIPATIVA

65. ¿El PEA, fue elaborado por el Director o Directora, tomando
en cuenta la participación de los Docentes y de otros miembros
de la Comunidad Educativa que han formado parte en la
elaboración del PEI?
(Documento Proyecto Educativo Institucional; Unidad 8
Orientación para elaborar el plan escolar anual; Pág. 74).

2.3 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

66. ¿Se identifican los factores de riesgo de origen interno o
externo por lo menos una vez al año, que potencialmente
pudieran obstaculizar el cumplimiento de los objetivos, metas
y/o actividades institucionales, derivados de situaciones
presentes o futuras? (NTCIE Art. 39).

2.4 ANÁLISIS DE RIESGOS IDENTIFICADOS

67. ¿Una vez identificados los riesgos de los planes estratégicos,
anuales y operativos, se procede a realizar el análisis para

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determinar su importancia, probabilidad de ocurrencia y la
valoración o pérdida que éstos puedan ocasionar? (NTCIE Art.
40).

2.5 GESTIÓN DE RIESGOS

68. ¿Después de identificar, analizar y cuantificar los riesgos, se
definen los objetivos específicos de control y las actividades
asociadas para prevenir, eliminar o minimizar los efectos de los
riesgos identificados? (NTCIE Art. 41).

3.0 ACTIVIDADES DE CONTROL

3.1 DOCUMENTACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y
DIVULGACIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

69. ¿La ACE ha emitido por escrito y ha autorizado las políticas y
procedimientos de control que garanticen razonablemente el
cumplimiento del sistema de control interno? (NTCIE Art. 42).

3.2 ACTIVIDADES DE CONTROL

70. ¿La ACE ha integrado sus propias actividades de control
interno, que permitan una administración eficaz y eficiente de
los riesgos y gestión, que coadyuven al logro de los objetivos y
metas? (NTCIE Art. 43).

71. ¿Se ha elaborado el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos, y
se ha remitido al MINED para su aprobación (únicamente para
el nivel medio)?

72. ¿Los fondos que administra la modalidad escolar, son
invertidos en actividades del centro educativo y se destinan
prioritariamente para el mejoramiento de la calidad de la
educación? (Normativas y procedimiento para el
financieros, Rom. I, Lit. A, Num. 1, pag. 98).

73. ¿Las decisiones en la administración de los recursos del centro
educativo, se toman colegiadamente, y se asientan en el libro
de actas de la modalidad? (Normativas y procedimiento para el
financieros, Rom. I, Lit. A, Num. 3, pag. 98).

74. ¿La modalidad ha aperturado cuentas bancarias por separado
para administrar los fondos que perciba por transferencias del
MINED y de otras fuentes? (Normativas y procedimiento para
financieros, Rom. I, Lit. D, Num. 1, pag. 99).

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75. ¿Las cuentas bancarias, han sido aperturadas a nombre de la
modalidad y continuación el nombre del centro educativo
según acuerdo de personería jurídica? (Normativas y
administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. D, Num.
3, pag. 99).

76. ¿Las cuentas bancarias de la ACE, son administradas
mancomunadamente por el Presidente y Tesorero?
Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. I,
Lit. D, Num. 4, pag. 99).

77. ¿Las chequeras que corresponden a las diferentes cuentas
corrientes aperturadas, son custodiadas por el Tesorero?
Lit. D, Num. 5, pag. 99).

78. ¿Se tiene la política de no firmar cheques en blanco?
Lit. D, Num. 5, pag. 99. NTCI Nº 4-02.05).

79. ¿Los cheques emitidos son firmados por los miembros de la
modalidad que tienen firma mancomunada? (Normativas y
administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. D, Num.
6, pag. 100).

80. ¿Los cheques anulados son engrapados en el taco de la
chequera? (Normativas y procedimiento para el
financieros, Rom. I, Lit. D, Num. 6, pag. 100).

81. ¿Se realizan conciliaciones mensuales de todas las cuentas
bancarias? (Normativas y procedimiento para el
financieros, Rom. III, Lit. E, pasos 1 y 2, pag. 137. NTCI Nº
4-02.12).

82. ¿Las conciliaciones bancarias son elaboradas por un servidor
independiente de la custodia y registro de fondos y demás
valores? (NTCI Nº 4-02.12).
83. ¿Las conciliaciones bancarias son suscritas por los servidores
respectivos? (NTCI Nº 4-02.12).

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84. ¿El Tesorero controla los ingresos percibidos, mediante la
emisión de recibos prenumerados en imprenta? (Normativas y
administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. C, Num.
3, pag. 99. NTCI Nº 1-18.02).

85. ¿Todos los ingresos percibidos provenientes de otras fuentes y
Bonos, son registrados por el Tesorero en su totalidad y
oportunamente en el registro correspondiente? (Normativas y
administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. B,
paso 9 y Lit. C, paso 5, pags. 126 y 130. NTCI Nº 4-02.10).

86. ¿Los ingresos percibidos, son depositados por el Tesorero en
forma integra, dentro de las 24 horas hábiles siguientes a su
recepción? (Normativas y procedimiento para el
financieros, Rom. I, Lit. C, Num. 4, pag. 99. NTCI Nº 4-02.10).

87. ¿Se ha acordado la creación de un fondo de caja chica?
Paso en la administración de los recursos financieros, Rom. III,
Lit. D, paso 1, pag. 133).

88. ¿El monto de la caja chica es de $ 57.14 y los pagos son hasta
por los $ 22.86? (Normativas y procedimiento para el
financieros, Rom. III, Lit. D, paso 1, pag. 133).

89. ¿Para el control de los fondos de caja chica se cuenta con un
libro de ingresos y egresos? (Normativas y procedimiento para
financieros, Rom. III, Lit. D, paso 3, pag. 133).

90. ¿El fondo es reembolsado cuando se ha gastado el 80%?
Lit. D, paso 14, pag. 134).

91. ¿Los documentos que respaldan las operaciones de ingresos
son archivados en forma mensual y orden cronológico, de fácil
acceso y utilización? (Normativas y procedimiento para el
financieros, Rom. III, Lit. B, paso 15, pag. 126. NTCI Nº
1-18.03).

92. ¿Se utilizan libros foliados y autorizados por la Dirección

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Departamental de Educación para el control de los ingresos
percibidos y gastos efectuados? (Normativas y procedimiento
Educación: Documento 4 Paso a Paso en la administración de
los recursos financieros, Rom. I, Lit. G, Nums. 1 y 2, pag. 101).

93. ¿Los documentos que respaldan las operaciones de egresos se
encuentran debidamente archivados en forma mensual y orden
cronológico? (Normativas y procedimiento para el
financieros, Rom. III, Lit. B, paso 15, pag. 126. NTCI Nº
1-18.03).

94. ¿Todos los gastos efectuados son invertidos en el centro
educativo y/o destinados prioritariamente para el
mejoramiento de la calidad de la educación? (Normativas y
administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. A, Num.
1. pag. 98).

95. ¿Se efectúan las retenciones de renta correspondiente por la
prestación de servicios? (Art. 156 del Código Tributario).

96. ¿Se pagan en forma oportuna las retenciones de renta a la
DGII? (Art. 164 del Código Tributario; Art. 62 de la Ley del
Impuesto Sobre la Renta).

97. ¿Los cheques son emitidos a nombre del proveedor o
suministrarte de bienes o servicios? (NTCI Nº 4-02.05).

98. ¿Los egresos efectuados son aprobados colegiadamente y
registrados en el libro de actas de conformidad a la Ley?
Lit. A, Num. 3. pag. 98).

99. La Modalidad de Administración Escolar Local, ha elaborado un
Plan de Compras? (Normativas y procedimiento para el
financieros, Rom. III, Lit. A, paso 2, pag. 112. NTCI Nº 3-01).

100.¿Las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles,
servicios y consultorías, son realizadas por el secretario de la
ACE? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento de
la Asociación Comunal para la Educación: Documento 4 Paso a
Lit. A, pasos 3 y 4, pag. 112).

101.¿La Modalidad de Administración Escolar Local, efectúa análisis
técnicos (características técnicas, garantía del bien o servicio,

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tiempo de entrega), y análisis económicos (precios) para
efectuar las adquisiciones? (Normativas y procedimiento para
financieros, Rom. III, Lit. A, paso 7, pag. 113. NTCI Nº 3-07).

102.¿El encargado de compras observa la Ley de Adquisiciones y
Contrataciones de la Administración Pública para efectuar las
compras? (Normativas y procedimiento para el funcionamiento
Paso a Paso en la administración de los recursos financieros,
Rom. III, Lit. A, pasos 3, pag. 112)

103.¿Se utilizan órdenes de compra numeradas en forma
correlativa? (Normativas y procedimiento para el
financieros, Rom. III, Lit. A, paso 8, pag. 113).

104.¿Se solicitan las cotizaciones respectivas para la adquisición y
contratación de bienes, obras civiles, servicios y consultorías?
Lit. A, paso 4, pag. 112).

105.¿Se cuenta con un listado de proveedores, que este clasificado
por bienes, obras civiles, servicios y consultorías? (Normativas
y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación
administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. A,
paso 1, pag. 112. NTCI Nº 3-04).

106.¿Se elaboran los cuadros comparativos de las ofertas de los
bienes y servicios? (Normativas y procedimiento para el
financieros, Rom. III, Lit. A, paso 7 , pag. 113. NTCI Nº 3-07).

107.¿Las facturas y/o recibos proporcionados por los proveedores
y suministrantes de bienes y/o servicios cumplen con los
requisitos fiscales establecidos? (Art. 107 del Código
Tributario).

108.¿La recepción de las adquisiciones y contrataciones de bienes,
obras civiles, servicios y consultorías, está bajo la
responsabilidad del presidente de la ACE? (Normativas y
administración de los recursos financieros, Rom. III, Lit. A,
paso 10, pag. 113).

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109.¿Se verifica que los cheques sean emitidos a nombre del
proveedor o suministrante de bienes, obras civiles, servicios y
consultorías? (Normativas y procedimiento para el
financieros, Rom. III, Lit. A, paso 11, pag. 113. NTCI Nº
4-02.05).

3.3 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN

110.¿Se han establecido formalmente y por escrito los
procedimientos para autorización, registro y control oportuno
de todas las operaciones, concibiéndolos como la secuencia
lógica de los pasos que sigue una tarea o actividad? (NTCIE
Art. 102).

111.¿Los cheques emitidos son autorizados mediante firmas
mancomunadas? (NTCIE Art. 103).

112.¿Todos los desembolsos se efectúan por medio de cheques
prenumerados, emitidos a nombre del beneficiario, expedidos
contra las cuentas bancarias de la entidad, a excepción de los
pagos por caja chica? (NTCIE Art. 103).

113.¿Se evita la práctica de firmar cheques en blanco? (NTCIE Art.
103).

114.¿Los cheques se emiten a nombre de la persona o empresa
que ha suministrado los bienes o servicios? (NTCIE Art. 103).

115.¿Los cheques en blanco son debidamente custodiados para
evitar su mal uso? (NTCIE Art. 103).

116.¿La ACE ha acreditado por escrito ante los bancos
depositarios, a sus servidores titulares y suplentes autorizados
para el movimiento de sus cuentas? (NTCIE Art. 104).

117.¿Los refrendarios de cheques, se aseguran que los
documentos que soportan un pago cumplan con requisitos de
legalidad, veracidad y pertinencia? (NTCIE Art. 104).

3.4 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
SOBRE ACTIVOS

118.¿Todos los bienes se encuentran codificados, según las
instrucciones del MINED? (Normativas y procedimiento para el
Documento 5 Paso a Paso para el registro y control de los
bienes: Libros, Muebles e Inmuebles de los centros educativos,
Rom. II, Lit. A, paso 2, pag. 153. NTCI Nº 3-14).

119.¿Se tiene actualizado el inventario de libros, muebles e

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inmuebles del centro educativo? (Normativas y procedimiento
Educación: Documento 5 Paso a Paso para el registro y control
de los bienes: Libros, Muebles e Inmuebles de los centros
educativos, Rom. II, Lit. A, pasos 2, 3 y 4, pag. 153).

120.¿Se constata periódicamente dicho inventario? (NTCI Nº 3-12).

121.¿El Secretario de la ACE, maneja copia del inventario?
Paso para el registro y control de los bienes: Libros, Muebles e
Inmuebles de los centros educativos, Rom. II, Lit. A, paso 5,
pag. 153).

122.¿Se ha remitido a la Dirección Departamental, copia de dicho
inventario? (Normativas y procedimiento para el
Documento 5 Paso a Paso para el registro y control de los
bienes: Libros, Muebles e Inmuebles de los centros educativos,
Rom. II, Lit. A, paso 5, pag. 153).

123.¿Se ha elaborado un programa de reparación y mantenimiento
de la infraestructura educativa, que permita prolongar hasta el
máximo posible su vida útil? (Normativas y procedimiento para
Documento 6 Paso a Paso en el mantenimiento y/o
construcción de la infraestructura educativa, mobiliario y
equipo, Rom. III, Lit. A, paso 3, pag. 177. NTCI Nº 3-15).

124.¿Se ha planificado y presupuestado los recursos para el
mantenimiento preventivo del edificio escolar? (Normativas y
Comunal para la Educación: Documento 6 Paso a Paso en el
mantenimiento y/o construcción de la infraestructura
educativa, mobiliario y equipo, Rom. II, Num. 12, y Rom. III,
Lit. A, paso 3, pag. 177).

125.¿Las inversiones en mantenimiento preventivo o correctivo de
la infraestructura del edificio escolar, han sido previamente
aprobadas por el MINED? (Normativas y procedimiento para el
Documento 6 Paso a Paso en el mantenimiento y/o
equipo, Rom. II, Num. 5, pag. 176).

126.¿para la construcción de la infraestructura del edificio escolar,
se ha considerado la normativa del diseño establecida por el
MINED, las condiciones físico-ambientales, la orientación
norte-sur; así como, los diseños tipos del MINED? (Normativas
y procedimiento para el funcionamiento de la Asociación
educativa, mobiliario y equipo, Rom. II, Num. 6, pag. 176).

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127.¿El color oficial del edificio escolar es azul bandera, hasta una
altura de 1.40 Mts. y blanco la parte superior? (Normativas y
educativa, mobiliario y equipo, Rom. II, Num. 7, pag. 176. Art.
78 de la Ley General de Educación).

128.¿No se ha permitido a ninguna institución pública, privadas u
ONG´s, instalar tuberías, drenajes, tendidos eléctricos o de
telefonía o rótulos de publicidad de tal manera que afecten las
instalaciones del edificio escolar? (Normativas y procedimiento
Educación: Documento 6 Paso a Paso en el mantenimiento y/o
equipo, Rom. II, Num. 9, pag. 176).

129.¿Se han respetado los diseños tipo vigentes, para la
construcción o ampliación de la infraestructura educativa?
Paso en el mantenimiento y/o construcción de la
infraestructura educativa, mobiliario y equipo, Rom. II, Num.
6, pag. 176).

SOBRE DISEÑO Y USO DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

130.¿El Tesorero controla los ingresos percibidos, mediante la
emisión de recibos prenumerados en imprenta? (Normativas y
administración de los recursos financieros, Rom. I, Lit. C, Num.
3, pag. 99. NTCI Nº 1-18.02).

131.¿Los formularios y otros documentos que registren el trámite o
transferencia de recursos, cualquiera que sea su naturaleza,
son objeto de control permanente? (NTCIE Art. 117).
132.¿Los juegos de formularios y otros documentos de carácter
especial, que sean inutilizados son anulados y archivados
dentro de los legajos de los que han sido utilizados
correctamente, para mantener su control, secuencia numérica
y evitar su uso posterior? (NTCIE Art. 117).

SOBRE CONCILIACIONES PERIÓDICAS DE
REGISTROS

133.¿Se efectúan conciliaciones mensuales de toda clase y
naturaleza de cuentas relacionadas con la información
contable, presupuestaria y de tesorería? (NTCIE Art. 119).

134.¿Las conciliaciones son elaboradas y suscritas por un servidor

17

independiente de la custodia y registro de fondos? (NTCIE Art.
119).

3.7 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
LOS CONTROLES GENERALES DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN

135.¿Se ha elaborado un Plan de Contingencia de los sistemas de
información que permita continuar operando en casos de fallas
en los sistemas? (NTCIE Art. 127).

4.0 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

4.1 ADECUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Y COMUNICACIÓN

136.¿La Administración Escolar ha elaborado y propuesto una
política de comunicaciones, que garantice la adecuada difusión
de la información oficial de la Institución a todos los niveles
correspondientes internos y externos? (NTCIE Art. 145).

4.2 CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN

137.¿Para garantizar la calidad de la información que se genera el
centro educativo y para que ésta sea útil para tomar decisiones
adecuadas, se han definido las siguientes características:
apropiada, oportuna, actualizada, exacta y accesible? (NTCIE
Art. 148).

4.3 EFECTIVA COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

138.¿La ACE ha establecido y mantiene líneas recíprocas de
comunicación a todos los niveles de la institución, de tal
manera que el personal asuma las responsabilidades de sus
funciones? (NTCIE Art. 149).

139.¿El personal de la institución entiende su propio rol en el
sistema de control interno y la relación de sus actividades
individuales, con el trabajo de los demás y los objetivos
Institucionales? (NTCIE Art. 149).

4.4 ARCHIVO INSTITUCIONAL

140.¿Se ha constituido un archivo institucional conformado por
toda la información y documentación de las operaciones
financieras, de gestión y de cumplimiento legal que realiza la
institución? (NTCIE Art. 151).

5.0 MONITOREO

5.1 MONITOREO SOBRE LA MARCHA

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141.¿La ACE realiza actividades de supervisión de forma periódica
e integrada, previo y durante la ejecución de las operaciones,
con el propósito de comprobar que los subalternos realicen sus
actividades de conformidad a los lineamientos establecidos y
tomar las acciones correctivas que sean aplicables? (NTCIE Art.
153).

142.¿Las actividades de control realizadas son documentadas?
(NTCIE Art. 153).

Nombre: ____________________________________________________________________

Cargo: ______________________________________________________________________

Firma: ______________________________________________________________________

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