Necesitas vender, baja inversión y alta rentabilidad, eso si mucho trabajo, pero funciona

1. Manual de Eventos
2012
Jorge Zamora

2. 1.- Introducción
2.- Proceso de eventos
3.- Pre- evento
4.-Durante el evento
5.- Post- evento
6.- Reflexiones

3. 1.- Introducción

4. Eventos, ¿cuál es su objetivo?
Detectar
Incrementar la Fortalecer la
potenciales Posicionar-nos Dar a conocer
Diferenciar-nos probabilidad relación de
clientes en fase de forma nuestra oferta por de éxito en
de búsqueda o directa, person de servicios negocio.
metodología y conseguir
inquietud en almente y con con mensaje y
casos de éxito. ventas, acelera SI SON CON BD
nuevos fuerza. valor añadido. O NUEVOS
ndo los cierres.
sistemas.

5. ¿Por qué realizar Eventos?
• Detectamos empresas en período de selección del producto.
• Contacto personal con los asistentes.
• Asisten personas del comité de dirección (tomadores de decisiones).
VENTAJAS • Reciben una visión general de nuestra compañía, producto y método de
trabajo, con la que nos posicionan de inmediato.
• Clientes insatisfechos.
• Asistencias de competidores.
• Se precisa el día del evento un buen número de personas de la
INCONVENIENTES compañía, técnicos, marketing, ventas y por supuesto dirección.

6. Proceso de Eventos
Durante el
Pre-evento Post-evento
evento
•Fijación de objetivos y •Registro de asistentes. •Agradecimientos y
alcance del evento. •Presentación y seguimiento del contacto.
•Definición de contenidos ejecución del evento. •Cualificación y asignación
y ponentes. •Evaluación y cierre. de leads al dpto. Comercial.
•Logística del evento. •Evaluación final e interna
•Convocatoria. del evento.
•Planificación.

7. 2.- Pre-evento

8. Proceso de Eventos: Pre-evento
Pre-evento Durante el evento Post-evento
•Fijación de objetivos y alcance del evento.
•Definición de contenidos y ponentes.
•Logística del evento.
•Convocatoria.
•Planificación.

9. Objetivos y alcance del evento
•Definir los objetivos del evento:
- Producto/Servicio a promocionar
- Público objetivo a convocar para conseguir los asistentes previstos
- Planificación de la acción, fechas, horarios y sala.
•Definir el público objetivo al que nos dirigimos para enfocar el evento a sus
necesidades.
•Determinar la acción de convocatoria: creatividad, mensaje y timings.
•Crear un proceso de registro, presentar la campaña a TLMK y proceder a la
invitación y promoción del evento.
“Enseñarles lo que quieren ver, hablar en términos de beneficios y dotar
de valor añadido al evento!”

10. Objetivos y alcance del evento
Lo primero! Decidir si la presentación será con o sin cargo, siempre dependerá de los objetivos marcados.
• Disminuye la cancelación o no asistencia de los confirmados.
• Los asistentes tienen un interés real.
Con cargo • Evento percibido como de mayor calidad, crea mayores expectativas.
Ventajas • Los invitados gozan de alto poder decisorio.
• Menor número de inscripciones.
• Requiere un poder de convocatoria alto: empresa posicionada y reconocida.
Con CARGO • Exige una convocatoria óptima en planificación y ejecución.00
Desventajas
• Mayor facilidad en los registros e interesados.
Sin CARGO • Exige ser un evento de calidad pero no obligado a cumplir objetivos o expectativas para con los asistentes.
Ventajas
• Mayor inasistencia/cancelación, riesgo de quedarse con la sala vacía.
• Menor consideración para con el evento.
Sin CARGO • Mayor riesgo de asistencia poco interesada.
Desventajas

11. Contenidos y ponentes
Contenidos de valor enfocados a las necesidades de nuestro
público objetivo.
Crear una presentación , concisa y de contenido concreto en
cada diapositiva, muy dinámica y que permita interactuar con la
audiencia.
Siempre incluir en nuestra presentación una agenda que
presente los horarios, contenidos y el objetivo del evento y una
primera introducción con la presentación de nuestra compañía.
Presentar datos estadísticos de estudios de mercado, siempre
ayuda a dar credibilidad a los datos expuestos en las
presentaciones.

12. Contenidos y ponentes
Procurar que 2 personas de la empresa realicen las
presentaciones corporativas. Dirección General y Comercial, por
ejemplo. Es trascendental que se involucren.
Incluir un orador invitado y externo, que aporte una visión
externa aumentará el valor e interés en nuestro evento: persona
con experiencia en la industria, reconocido en el medio
(asesor, consultor), un cliente satisfecho –caso de éxito, el
fabricante…
Preparar “identificadores” para que los datos principales de los
ponentes sean visibles de forma permanente durante el acto.

13. Logística del evento, técnica y material
Lugar, entorno, sala
Ambiente, Luces, Ruido
• Puede ser en un hotel, centro • Temperatura de la sala adecuada, ni
empresarial, nuestras oficinas, etc. frío ni calor. Crea sensación de
• Fundamental una buena situación y ansiedad o incomodidad y distrae
una óptima comunicación del lugar. mucho la atención, además de influir
• De fácil acceso en el día y a la hora del en la valoración del evento.
evento. Que no suponga un esfuerzo o • Buena iluminación y desigual: más en el
complicación, pues influye ponente, menor en el público y ninguna
directamente en el número de en la pantalla de proyección. No utilizar
asistentes. luces fluorescentes.
• Sala siempre será adecuada en cuanto • El ruido es una de las peores
a capacidad y ambientación. Afecta distracciones. Si en espacios
directamente a la percepción del colindantes hay ruido la distracción es
público. máxima.
• Sala espaciosa pero no demasiado • Procuremos conseguir salas con una
grande, a proporción con el número de buena distribución de
asistentes. Preparemos siempre para entrada, mesas, coffee…
menos asistentes que los confirmados.
• Mesas juntas = mayor sensación de
grupo y mejor transmisión del mensaje.

14. EVENTOS

15. A tener en cuenta…
Contactar a los Definir las personas de •Definir y revisar los
la empresa que medios técnicos
proveedores necesarios:
necesarios para dar asistirán al evento para
atender a los
un buen servicio invitados, mínimo 2
• Portátiles: todos los
(coffeebreak, edeca documentos en 2
• Director General.
personas. unidades. Información
nes, catering…) • Director Marketing o respaldada en CD.
Ventas.
• Proyector: dos mejor
• Director de que uno y mínimo una
Operaciones. lámpara de repuesto.
• Consultores. • Pantalla: tamaño
• Gerentes de proyecto. adecuado a la sala.
• Pizarrón: respaldo
para alguna
explicación. Traer
rotafolios.
• Extensiones: de
corriente, multienchuf
e, de video.
• Hoja de registro.

16. Branding
El Branding está presente en todo el
El día del evento necesitamos unos
Personalizar el evento con la imagen proceso, desde la convocatoria, el
elementos mínimos:
de empresa. Todo el proceso debe seguimiento e invitación personal, la
Araña, pendones, folders, Carpetas
ser coherente con la imagen facilidad y forma de
personalizadas, oferta de valor de la
corporativa y los mensajes a registro, cierre, agradecimientos, etc.
compañía, Material de escritura:
transmitir. Nuestro modo de actuación está
blocs, bolígrafos, plumones, etc.
posicionándonos constantemente.

17. Convocatoria
•Definición del segmento con el público objetivo a convocar.
•Invitaciones personalizadas: Mailing o e-mailing+ Telemarketing(Enviaremos siempre a un contacto
con nombre y apellidos).
Carta de invitación
Díptico con agenda, horario, lugar y fecha
Cupón de inscripción –calltoaction
Email de refuerzo con link a registro via web.
•Refuerzo con banners en website, social media, anuncio/nota de prensa…

18. Registro y confirmación
Seguimiento de la invitación una vez
enviadas las cartas y realización de llamadas
de confirmación también un día antes del
evento.
Como acción de recordatorio y junto con la
llamada de TLMK remitiremos email
personalizado a todos los interesados.
Siempre daremos un teléfono o email de
contacto para recibir llamadas sobre el
evento.
“Invitaciones para toda la empresa, deben saber que se hace un evento.“

19. Planificación, presupuestos y plazos
Definir un Plan con los plazos de ejecución de cada una de las actividades asociadas a la
organización del evento.
Evento 1-100 contactos días para Fechas Fechas Personas
realizar Establecidas Seguimiento encargadas
evento
1.- Establecer objetivos y alcance del evento. 1 día
2.- Definir contenidos y ponentes. 3 días
3.- Definir la logística del evento, técnica y 3 días
material.
4.- Determinar y contratar sala. 2 días
5.- Definición de la base de datos. 3 días
6.- Selección del material a producir para las 1 día
invitaciones.
7.- Producción y personalización para las 5 días
invitaciones.
8.- Ensobrado. 1 día
9.- Envío. 1 día
10.- Seguimiento y confirmaciones.
11.- Montaje. 1 día
12.- Recepción y ejecución del evento. 1 día
13.- Contacto con los asistentes. 1 día
14.- Evaluación del evento. 1 día
*Controlar el cumplimiento de los plazos previstos en el Plan con el fin de actuar sobre las posibles desviaciones.

20. Planificación, presupuestos y plazos
Establecer • Establecer los objetivos ¿qué producto? ¿qué mensaje? –2 días
objetivos y
alcance
• Según los objetivos tratar temas relacionados y determinar las ponencias más
Definir
contenidos y
apropiadas, así como los ponentes más atractivos. –De 2 a 5 días
ponentes
Definir
• Enumerar el material necesario en el evento y realizar el pedido, contratar
logística del sala, montaje… -2 días
evento, técnica
y material
• Si es necesario realizar un anteproyecto para depurar el segmento de nuestra
Revisión BBDD
y
BBDD y optimizar así la recepción de las cartas de convocatoria. –De 2 a 5 días
segmentación
• Definición del mensaje, creación del concepto creativo y diseño de las piezas
Selección del
material a que conformarán el mailing de convocatoria. –7 días
producir

21. • Coordinación y gestión de la impresión del material. –10 días
Producción
• Realización del volcado del segmento en las piezas del mailing de convocatoria:
Personalizaci
ón
nombre empresa, dirección y contacto concreto. –2 días
• Entregar a la empresa de manipulados el material y posterior envío por Correos… -
Manipulación
planificar con el proveedor los tiempos y definir si enviamos por paquetes o todo a
y envío la vez.
• Seguimiento de la convocatoria mínimo una semana después del envío de las cartas
Telemarketin
(máximo 1 mes), invitación personalizada a los contactos y actualización de la BBDD
g con encuestas y datos varios derivados de las conversaciones.
Recepción y • 1 día
ejecución del
evento
• Seguimiento de los resultados obtenidos para seguir los leads y optimizar futuras
Evaluación campañas. –Después de haber realizado el evento1

22. Planificación, presupuestos y plazos

23. 3.- Durante

24. Proceso de Eventos
Pre-evento Durante el evento Post-evento
•Registro de asistentes.
•Presentación y ejecución del evento.
•Evaluación y cierre.

25. Registro de asistentes
Es importante definir la forma en que registraremos a los asistentes cuando lleguen al
evento:
Por registro electrónico
Dejando tarjeta de presentación
Registro manual, con lista impresa
Pasando una lista para se registren ellos
mismos.
•Siempre habrá una persona en la entrada de la sala para que dar la bienvenida.
•Evaluar si es necesario, poner “identificadores” que permitan dar a conocer los datos de los
asistentes de forma permanente, durante el acto.

26. Las Presentaciones
Nuestro objetivo: ¡causar una primera impresión positiva!
Tranquilo. Correctamente vestido.
Mirar hacia delante Proyectar un lenguaje
siempre (incluso corporal de confianza y
durante “demo” de un tono de voz
solución). optimista.
Adaptar el tono y el
Hacer la presentación vocabulario de la
en el lado izquierdo de exposición al tipo de
la sala. invitados (comerciales
diferente de técnicos).

27. Las presentaciones
Construir un buen entendimiento con el grupo
Preséntate a ti mismo y tu empresa (apertura).
Cuéntales cuál es tu agenda.
Diles tu objetivo (decisión que han de tomar al final de la
presentación).
Habla en términos de los intereses y problemas del grupo.
Interactúa con la audiencia para medir el nivel de interés y
atención.

28. Las presentaciones
No olvidemos…
•Apertura: marcar el tono / determinar tema clave.
•Narrar una historia: mantener su mente atraída.
• Construcción del CASO.
•Cronometrar: metas, pausas, sorpresas.
•“Segue”: moverse de un punto a otro (transición).
•“Punch”:frases impactantes.
•Evitar el camino largo -pequeños cierres nos conducen al grande.
•Estilo directo: pregunta por lo que quieres saber.
•Conexión a Internet solo si es necesario, ocasiona distracciones.

29. Cierre de la presentación
Ante las
situaciones
Lista de todas las
Periodo de individuales,
preguntas sin
preguntas y compromete el
responder y
respuestas ¡Haz siguiente paso.
compromiso de
preguntas de ¡Pregúntales
estudio, consulta
“feedback”! directamente lo
y respuesta.
qué quieres
saber!

30. La audiencia
Saber qué piensan, el por qué de sus percepciones
y actitudes, su forma de interpretar la realidad.
Debemos escucharles, comprenderles y no
solamente hablar, hablar y hablar.
Las presentaciones han de mostrar los logros
futuros del cliente.
Número de asistentes a la presentación:
•¡Es esencial un soporte audiovisual, las historias
y el humor!

31. Agenda y duración
¡Una agenda atractiva aumentará siempre el interés del público!
09.45 Recepción y entrega de documentación
10.00 Visión de mercado
10.30 Cómo elegir un socio estrategico en Marketing Performance
11.00 Café
11.20 Una solución sin precedentes de Gestión integrada: Marketing
Performance .Leads que si se cierran
12.10 La metodología del éxito. Compromiso en el tiempo.
12.50 Comentarios, sugerencias y preguntas.
Duración: entre 2 y 4 horas, mañana o tarde.

32. El Coffe-Break
Nuestro objetivo: no tomar café. Atender al mayor número de asistentes posible.
•Estrategia con las personas de nuestra compañía que asisten al evento. ¡Cada uno
debe hablar mínimo con dos asistentes!
•Clientes conflictivos: uno de nuestros directores atiende amablemente todos sus
comentarios.
•Competencia
Si la detectamos antes, invitarles a que se vayan.
Si la detectamos durante, uno de nuestros directores le ofrecerá cortésmente su
retirada o su compromiso de buena y desapercibida conducta.

33. Evaluación de los asistentes
•Apliquemos SIEMPRE una encuesta de satisfacción al terminar nuestros eventos. Con
ella podremos conocer aspectos de gran relevancia:
Conocer si se cumplieron las expectativas de los clientes
Detectar oportunidades de negocio
Conocer mas temas de interés de nuestro publico objetivo.
Completar o enriquecer nuestra base de datos
Detectar mejoras en la logística del evento…
•Si damos algún obsequio a cambio, el índice de respuesta será mayor y siempre mejor,
de mayor fiabilidad.

34. Post -evento

35. Proceso de Eventos
Pre-evento Durante el evento Post-evento
•Agradecimientos y seguimiento del contacto.
•Cualificación y asignación de leads al dpto. Comercial.
•Evaluación final e interna del evento.

36. Agradecimientos
Enviar emailing personalizado, agradeciendo
a todos los asistentes del evento y marcar el
siguiente paso dependiendo de lo que hayan
respondido en la encuesta.
Enviar también emailing a todos aquellos
que confirmaron pero no asistieron al
evento, enviándoles la información adecuada
y dándoles seguimiento, ya que estos
también pueden convertirse en LEADS.
Cerrar los concursos y/o premios utilizados
como gancho en la convocatoria y colgar en
el website, para aumentar su importancia.
“¡Máximo dos días después del evento!“

37. Asignación de leads
Una vez pasada la información de las encuestas de satisfacción al CRM, se
asignaran los leads al departamento comercial quién deberá seguir con el
contacto, a muy corto plazo.
Ventajas de los leads que provienen de eventos:
Ya están cualificados
Ha empezado una relación con el prospecto
Conocen nuestra empresa
Tienen un interés alto en nuestras soluciones, están evaluando.
“¡Debemos seguirlos a corto plazo!“

38. Evaluación y medición
Reunir, analizar y comunicar las calificaciones a los oradores, con el fin de mejorar en
eventos futuros.
Medir y analizar los resultados obtenidos, puntos fuertes y débiles del evento:
Numero de invitaciones enviadas
Numero de personas y empresas confirmadas
Numero de asistentes y empresas finales
Análisis del enriquecimiento obtenido en la base de datos: contactos
nuevos, direcciones rectificadas, emails personales…
Numero de leads cualificados
Numero de visitas concertadas
Numero de proyectos cerrados
Costo por lead
Ventas $$ de proyectos provenientes del evento
Coste por venta

39. Reflexiones
Resultado aceptable de un evento focalizado: 10 % respuesta sobre una base de
datos donde nuestra maquinaria de marketing ya ha estado trabajando.
Resultado a nivel comercial: 1 o 2 ventas directas a corto plazo.
“Los eventos son una excelente oportunidad de nuestra maquinaria de
marketing y el contacto más directo de nuestra fuerza de ventas”

40. Una campaña concreta
Mailing
Mailing Evento y
TLMK de TLMK LEADS
selectivo Precual
evento
1 campaña cada 2 meses.
REQUISITOS OBJETIVOS RESULTADOS
•Tener una BBDD •Conseguir la asistencia •Leads que precualifican
actualizada y trabajada al evento de decisores •Nuestra empresa se
con anterioridad. de negocio posiciona
•Datos de campañas •Evento de tamaño •Enriquecemos
anteriores registrados en medio, 20 asistentes segmento y BBDD
CRM. aprox.
•Definir objetivos, •Entrar en contacto
creatividad, planificación directo con el target.
de la campaña y script de •Iniciar y mantener
invitación. relación con los
•Definir objetivos, asistentes.
contenidos, ponentes…
para un evento de valor.

41. ¿Hasta dónde el marketing?
Resultado del proceso de marketing Inicio del proceso de ventas
Lead
Lead
precualificado
cualificado1
en CRM