Gestão de Aquisições e Contratações

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Gestão de Aquisições e Contratações

  1. 1. Disciplina: Gestão de Aquisições e Contratações <br />Prof: João Carlos da Silva Junior<br />
  2. 2. O que é gerenciamento de projeto?<br />Um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único;<br />Temporário significa que um projeto tem um início e um fim definidos. Único significa que um projeto possui características que o tornam distinto de qualquer outro projeto;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />2<br />
  3. 3. Alguns Tipos de Projetos<br />Desenvolver um novo produto/serviço<br />Desenvolver / Adquirir um novo sistema de informação<br />Construir um prédio<br />Construir um avião<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />3<br />
  4. 4. As 9 disciplinas no PMBOK<br />Gerência da Integração<br />Gerência do Escopo<br />Gerência do Tempo<br />Gerência do Custo<br />Gerência da Qualidade<br />Gerência dos Recursos Humanos<br />Gerência de Comunicação<br />Gerência dos Riscos<br />Gerência de Aquisição<br /><ul><li> Planejamento da Aquisição
  5. 5. Preparação da Aquisição
  6. 6. Obtenção de Propostas
  7. 7. Seleção de Fornecedores
  8. 8. Administração dos Contratos
  9. 9. Encerramento do Contrato</li></ul>Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />4<br />
  10. 10. Gerência das Aquisições<br />Planejamento da Aquisição<br />Determina o que se contrata<br />Preparação da Aquisição<br />Documenta os requisitos e fornecedores<br />Obtenção de Propostas<br />Coleta as propostas dos fornecedores<br />Seleção de Fornecedores<br />Escolhe a melhor proposta<br />Administração dos Contratos<br />Gerencia o relacionamento com o fornecedor<br />Encerramento do Contrato<br />Completa e liquida o contrato<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />5<br />
  11. 11. Planejamento da Aquisição<br />Quando identifica que as necessidades do projeto podem ser melhor atendidas através da contratação de produtos/serviços fora da organização do projeto.<br />Processo de adquirir os produtos necessários para atender as necessidades do escopo do projeto. Decide:<br /><ul><li>O que
  12. 12. Como
  13. 13. Quando
  14. 14. Quanto
  15. 15. Onde contratar</li></ul>Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />6<br />
  16. 16. Planejamento da Aquisição<br />Os projetos precisam de materiais, equipamentos, serviços de consultoria, treinamento, entre outros. <br />É composto de:<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />7<br />ENTRADAS<br />FERRAMENTAS<br /> e <br />TÉCNICAS<br />SAÍDAS<br />
  17. 17. Planejamento da Aquisição<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />8<br />ENTRADAS<br />FERRAMENTAS<br /> e <br />TÉCNICAS<br />Declaração do Escopo<br />Descrição do produto<br />Recursos para contratação<br />Condições de mercado<br />Saídas de outros planejamentos<br />Restrições <br />Premissas<br />Análise Fazer x Comprar<br />Avaliação Especializada<br />Seleção do Contrato<br />SAÍDAS<br />Plano de Gerenciamento das Aquisições<br />Declaração do trabalho<br />Lições Aprendidas<br />
  18. 18. Análise Fazer x Comprar<br />Capacidade e tecnologia disponível internamente;<br />Preparo para a produção/execução interna;<br />Disponibilidade;<br />Terceirização parcial x total;<br />Tempo de produção interno x externo;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />9<br />
  19. 19. Análise Fazer x Comprar<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />10<br />
  20. 20. Planejamento da Aquisição<br />Estabelece os tipos de contratos a serem usados;<br />Define as ações que a equipe de gerenciamento de projetos poderá tomar sozinha, se a organização executora possuir um departamento de aquisições, de contratações ou de compras;<br />Trabalha com documentos de aquisição padronizados, se forem necessários;<br />Gerencia os fornecedores;<br />Coordena aquisições com outros aspectos do projeto, com elaboração de cronogramas e relatório de desempenho (“status report”);<br />Estabelecimento do formato a ser usado para a declaração do trabalho do contrato;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />11<br />
  21. 21. Planejamento da Aquisição<br />Avalia as restrições e premissas que podem afetar as aquisições planejadas;<br />Tratamento dos tempos totais necessários para comprar ou adquirir itens de fornecedores e sua coordenação com o desenvolvimento do cronograma do projeto;<br />Definição das datas agendadas em cada contrato para as entregas do contrato;<br />Coordenação com os processos de desenvolvimento do cronograma e controle;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />12<br />
  22. 22. Declaração do Trabalho (SOW)<br />Descrever os itens necessários de compra;<br />Deve ser elaborada de forma clara;<br />Deverá conter:<br />Especificação<br />Quantidade necessária<br />Requisitos de qualidade<br />Dados de desempenho<br />Período de desempenho<br />Local de trabalho<br />Outros dados necessários<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />13<br />
  23. 23. Plano de Contratação<br />Documento de Aquisição<br />Licitação, oferta, pedido de cotação – quando a decisão for baseada em preço;<br />Propostas – quando habilidades técnicas e abordagens técnicas forem mais importantes;<br />O modelo de contrato deverá ser entregue junto com a Solicitação de Proposta;<br />Em alguns casos as solicitações devem ser publicadas;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />14<br />
  24. 24. Critérios de Avaliação<br /> Preço e formas de pagamento;<br /> Entendimento da proposta;<br /> Capacidade técnica;<br /> Capacidade de gestão;<br /> Capacidade financeira;<br /> Capacidade de produção;<br /> Referências de clientes anteriores;<br /> Direitos de propriedade do produto e intelectual;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />15<br />
  25. 25. Seleção de Fornecedores<br />Critérios para pré-qualificação de fornecedores:<br />Histórico de fornecimentosexecutados;<br />Atestado/Comprovação de fornecimentossimilares;<br />Instalações e recursos;<br />Corpotécnico e administrativo;<br />Balançoscontábeis;<br />Atestadosjurídicos-financeiros.<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />16<br />
  26. 26. Seleção de Fornecedores<br />O quefazer com ospré-qualificados?<br />Referênciasfinanceiras.<br />Visita as instalações do fornecedor;<br />Contato com clientes atuais e outros já atendidos;<br />Contato com osfornecedores do fornecedor;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />17<br />
  27. 27. Seleção de Fornecedores<br />Premissas:<br />O menor preço nem sempre corresponde ao menor custo;<br />As propostas devem ser separadas em duas seções: técnica (quanto abordagem) e comercial (quanto ao preço);<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />18<br />
  28. 28. Seleção de Fornecedores<br />O queutilizoparaavaliar?<br />Propostasrecebidas (Resposta a RFP)<br />Critérios de avaliação (Jáestabelecidos)<br />Políticasinternas<br />Tenhoferramentasoutécnicas?<br />Negociação<br />Sistemas de Ponderação<br />Sistema de Triagem<br />AHP (Analytical Hierarchic Process)<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />19<br />
  29. 29. Negociação<br />“Fulano, me ajuda ! Preciso fechar isso até dia 10/12 !!” (“Deadline”)<br />“Nem vem com essa, fui informado de que sua empresa será vendida até o fim da semana. Concluo que você vai precisar mostrar serviço pra ficar ... Me conceda logo esse desconto e fechamos agora ! (“Surpresa”)<br />“Sua proposta parece interessante, mas infelizmente não tenho autorização para fecharmos isso agora. Tenho que verificar esses termos com meu Diretor e voltamos a nos falar.” (“Tática para retardamento”)<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />20<br />
  30. 30. Negociação<br />“OK, vamos aguardar o Fulano voltar de férias, pois é ele quem dá a palavra final.” (+ retardamento)<br />“Veja bem, mês passado recebemos uma proposta para realização do mesmo tipo de serviço. O valor era 35% inferior a sua...” (Justo e Razoável)<br />“Pense comigo, não podemos dividir a equipe com parte da minha turma colaborando com a migração dos dados em conjunto com a sua turma?” (Raciocinar junto)<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />21<br />
  31. 31. AHP (Analytical Hierarchic Process)<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />22<br />Dr. Thomas Saaty (1970) – Objetivo: imitar a maneira que as pessoas pensam.<br />
  32. 32. AHP - Critérios<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />23<br />
  33. 33. AHP - Alternativas<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />24<br />
  34. 34. (Único Fornecedor x Vários)<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />25<br />
  35. 35. Tipos de Contratos<br />Contratos de Preço Fixo<br />Contratos de Tempo e Material<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />26<br />
  36. 36. Contratos de Preço Fixo<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />27<br />Preço Fixo Firme<br />Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 3.000.000,00 para desenvolvimento do sistema<br />Preço Fixo com Incentivo<br />Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 2.000.000,00 com bônus de R$ 1.000.000 se entregar com 3 meses de antecedência, dentro das especificações do projeto.<br />Preço Fixo com Ajuste de Preço<br />Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 3.000.000,00 anuais com correção anual pelo IGPM.<br />
  37. 37. Contratos de Preço Fixo<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />28<br />
  38. 38. Contratos de Custo Reembolsável<br />Custo mais porcentagem do custo<br />Não há incentivo para o vendedor diminuir seus custos<br />Custo mais taxa de incentivo<br />Taxa fixa: Custo mais remuneração de R$ 500.000,00<br />Taxa variável: Custo mais 20% da redução <br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />29<br />
  39. 39. Contratos de Custo Reembolsável<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />30<br />
  40. 40. Contratos de Tempo e Material<br />Baseado no custo unitário do tempo e do recurso utilizado.<br />Ex.: Homem/Hora = R$ 200,00<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />31<br />
  41. 41. (Cuidados na redação)<br />Evitar uso de expressões vagas;<br />Glossário preliminar;<br />Casos reais...<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />32<br />
  42. 42. (Cuidados na redação) Testes<br />O requisito contratual era de que a empresa contratada deveria conduzir um mínimo de 15 testes para determinar as propriedades de uma nova substância. Para ter uma margem de segurança, esta empresa fez um orçamento prevendo a execução de 20 testes. Ao final do 15º teste, o cliente afirmou que os resultados não eram conclusivos e que um nova bateria de 15 testes deveria ser executada. O estouro de orçamento foi de U$ 40.000<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />33<br />
  43. 43. (Cuidados na redação) Água<br />A Marinha dos Estados Unidos adjudicou uma licitante numa concorrência pública cujo edital mencionava que o protótipo deveria ser testado “na água”. A empresa ganhadora realizou o teste do protótipo em uma piscina. Infelizmente, a definição de “água” da marinha norte-americana é o Oceano Atlântico... Isso custou à empresa executora U$ 1 milhão para transportar seus engenheiros e equipamentos de testes para o Oceano.<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />34<br />
  44. 44. (Cuidados na redação) Arejado<br />Uma empresa ganha um contrato cuja especificação afirma que as mercadorias devem ser transportadas pelo país usando contêineres “arejados”. A equipe do projeto selecionou um contêiner aberto na parte superior, de modo que o ar pudesse circular. Durante o transporte, o trem passou por uma área de chuvas torrenciais e as mercadorias se estragaram. O cliente afirma que queria contêineres “arejados” por baixo. Uma disputa judicial está atualmente decidindo quem deve ser culpado pela má interpretação da palavra “arejado”... <br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />35<br />
  45. 45. Contrato<br />É o assentamento escrito e formal entre as partes, do escopo de trabalho necessário para produzir um serviço ou produto, que será integrante e necessário a um projeto. Um contrato é mais que a ratificação legal de acertos para uso em disputas judiciais, é garantia do perfeito entendimento das partes que nele assinam um compromisso de escopo e metas bem definidas.<br /> (POSSI, 2004)<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />36<br />
  46. 46. Fases de negociação - Contrato<br />Protocolo (Protocol): são apresentadas as partes e é estabelecida a atmosfera de negociação;<br />Sondagem, Reconhecimento e Avaliação das Partes (Probing): os negociadores identificam os pontos de atenção, bem como os pontos fracos e fortes da outra parte;<br />Negociações ou Barganha (ScratchBargaining): ocorre a real negociação e barganha de interesses e as partes fazem suas concessões;<br />Fechamento ou Encerramento (Closure): são fechadas e resumidas as posições finais e efetuadas as últimas concessões;<br />Acordo Final (Agreement): o acordo final é documentado;<br /> (POSSI, 2004)<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />37<br />
  47. 47. CláusulasContratuais<br />É o que será contratado e onde será contratado. É a declaração do escopo do projeto transformada em “declaração do trabalho” (SOW) através da sua compilação face às premissas, restrições, condições de mercado, e a forma de gerenciamento a ser aplicada.<br />O objeto do contrato é integro, não se modificando ao longo do contrato (diferente do escopo).<br /> (POSSI, 2004)<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />38<br />
  48. 48. CláusulasContratuais<br />Escopo e Fornecimento (Contratante)<br />Como vai funcionar o serviço;<br />Materiais;<br />Equipamentos;<br />Informações Técnicas;<br />Planos de Execução;<br />Cronogramas de Desenvolvimento;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />39<br />
  49. 49. CláusulasContratuais<br />Escopo e Fornecimento (Contratada)<br />Plano de Trabalho;<br />Pessoal Envolvido;<br />Expectativa de Conclusão;<br />Riscos;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />40<br />
  50. 50. CláusulasContratuais<br />Denominação e Qualificação das Partes<br />Devem assinar o contrato pessoas habilitadas para este fim, constando em Contrato Social, Estatuto ou Assembléia. As procurações só podem ser fornecidas por aqueles que têm poderes dentro de uma organização e devem ser apresentadas e anexadas ao contrato<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />41<br />
  51. 51. CláusulasContratuais<br />Considerandos<br />Essas cláusulas são utilizadas para delimitar parâmetros dentro de uma relação<br />Obrigações<br />Dependem de cada tipo de contratação. Aquele que contrata tem o dever de colocar as obrigações da contratada e, por outro lado, a contratada deve analisá-las<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />42<br />
  52. 52. CláusulasContratuais<br />Preços<br />Deve-se levar em conta alguns conceitos básicos quando da terminologia a ser utilizada, seus preceitos e formas de tributação:<br />PREÇO: em contra-prestação de fornecimento de produtos ou serviços;<br />ROYALTY: há a transferência de tecnologia entre as partes do contrato. Nesse caso não há o pagamento de impostos.<br />LICENÇA: valor pago pelo uso consentido de um produto. Não há a transferência de tecnologia, só a licença para uso do produto.<br />Tributos<br />O tipo de tributação está diretamente vinculado ao tipo de negócio. Identificar a corretamente a incidência dos tributos é essencial na Gestão das Aquisições em Projetos<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />43<br />
  53. 53. CláusulasContratuais<br />Faturamento<br />Não é pagamento e vem acompanhado de documento, de recibo de despesas.<br />FATURA: é o documento que acompanha a mercadoria;<br />NOTA FISCAL: é o documento que obriga o cliente a pagar imposto.<br />ATIVIDADE DE FATURAMENTO: está ligada a cronogramas e eventos físicos do projeto;<br />GLOSA: cancelamento ou recusa, parcial ou total, que ocorre quando se entrega um produto ou serviço em partes menores (deliverables) e a fatura traz valores inteiros ou de todo o conjunto;<br />ATRASO E MULTAS: é a sanção contratual quando há inadimplência no contrato, na questão ligada ao pagamento. Esse termo é utilizado nos atrasos de pagamento (financeiro) ou atrasos de execução de serviços ou entregas (físico);<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />44<br />
  54. 54. CláusulasContratuais<br />Confiabilidade / Privacidade<br />Sempre que houver uma informação ou conhecimento sigiloso a ser manipulado, essa cláusula deve existir para garantir a ciência do contratado do valor e da importância do trabalho a ser realizado;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />45<br />
  55. 55. CláusulasContratuais<br />Propriedade de documentos<br />Não havendo essa cláusula todos os documentos gerados em um projeto pertencem ao contratante. Deve ficar claro quais os documentos serão de propriedade comum e quais serão exclusivos de algumas das partes ao final do contrato;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />46<br />
  56. 56. CláusulasContratuais<br />CasoFortuito / ForçaMaior<br />Nenhuma das partes será responsabilizada pelo não cumprimento das obrigações (Guerra, Forças da Natureza – Terremoto...)<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />47<br />
  57. 57. CláusulasContratuais<br />Garantias e Responsabilidades<br />FINANCEIRAS: são seguros feitos para garantir o pagamento. A necessidade desses seguros são avaliadas a partir de alguns quesitos – a empresa tem tradição no mercado; não tem títulos protestados quando se está contratando; tem um bom comportamento no mercado;<br />TÉCNICAS<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />48<br />
  58. 58. CláusulasContratuais<br />Vigência e Prazo<br />É a validade do contrato, que se inicia com a assinatura do mesmo até a finalização de todas as tarefas (obrigações) desse contrato;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />49<br />
  59. 59. CláusulasContratuais<br />DisposiçõesTransitórias<br />Outras informações que não tem lugar específico, tais como: quem representa a empresa, onde apresentar os documentos e cobrança, o local de entrega de produtos e documentações, como é feita a troca de documentações, etc.<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />50<br />
  60. 60. CláusulasContratuais<br />Resolução, Terminação e Rescisão<br />RESOLUÇÃO: determina a falta de capacidade de continuidade de um contrato, ou seja, as partes não têm mais condição de contratar. A Resolução é bilateral, não possui ônus.<br />TERMINAÇÃO: é o direito de uma parte terminar o contrato a qualquer tempo.<br />RESCISÃO: é quando se termina o contrato por algum motivo justo, ou seja, alguém não respeitou as condições comerciais;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />51<br />
  61. 61. CláusulasContratuais<br />Leis aplicáveis<br />Tem de se tomar conhecimento das Leis que estão sendo aplicadas em contratos. Elas determinam a forma de dirimir conflitos;<br />Vias de contratos<br />As partes envolvidas têm de possuir cópias idênticas que assinadas, são originais, além da necessidade de testemunhas;<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />52<br />
  62. 62. Gestão de Contratos<br />Assegura que o desempenho do fornecedor está adequado aos requisitos contratuais, observando os seguintes aspectos:<br />Aspectos técnicos;<br />Aspectos financeiros;<br />Prazos;<br />Aspectos legais;<br />Aspectos Humanos.<br />Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos<br />53<br />
  63. 63. FLUXO DE UMA AQUISIÇÃO<br />FORNECEDOR A<br />RFP – Request For Proposal<br />CLIENTE<br />FORNECEDOR B<br />FORNECEDOR N<br />O que é uma RFP?<br />Request For Proposal. É uma solicitação de propostas feitas pelo comprador, que elabora sua especificação técnica e apresenta para os fornecedores, para a contratação de serviços especializados.<br />Seu objetivo é identificar um ou mais fornecedores que atendam as necessidades do comprador no fornecimento dos bens e serviços requeridos, oferecendo o melhor nível de qualidade possível. <br />54<br />54<br />

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