Proceedit 20110409 PresentacióN Servicio Cloud Computing Doc Mining

“the BPM process’ factory”

Presentación DocMining


Servicio end-to-end en cloud computing para la
captura, catalogación, procesado, almacenamiento
y recuperación semántica de documentos

Versión 01 Presentación DocMining 1


Gestión del Conocimiento
Situación Actual y Retos Planteados
Dispersión. Los documentos están dispersos por diferentes repositorios de la Organización.
Copia Incontrolada. Cada empleado y colaborador se guarda copia de los documentos que recibe o que
genera.
Procesos Caóticos. En la mayoría de las organizaciones, no existen procedimientos normalizados y
formalizados de generación, etiquetado, catalogación, versionado y control de copias de documentos.
Recepción Informal. La mayoría de documentos importantes llegan o se envían por correo de forma no
reglada ni estructurada, lo que dificulta su búsqueda posterior.
Dificultad de Búsqueda. Los sistemas de gestión documental actualmente disponibles no permiten
búsquedas razonadas de documentos, ni catalogación flexible y evolutiva de los mismos.
Fuentes Diversas. Cada vez más, la fuente de conocimiento más importante para la empresa está fuera,
en la web, por lo que se requieren procedimientos de búsqueda unificados en el dominio privado y en el
público.
Falta de Accesibilidad. Los usuarios necesitan recuperar los documentos necesarios para su trabajo en
el momento y en el lugar en donde estén y con el dispositivo de acceso del que dispongan.
Descontrol. Es complejo controlar quien tiene qué y quien ha visto qué.
Inseguridad. Es muy fácil que ciertos documentos importantes de desvíen a destinos no deseados. Es
complejo asegurar que todos los documentos se podrían recuperar en caso de desastre.



Consecuencia

Gestión
Documental
¡Caos!


Razones para un Posible Fracaso
En general, las implantaciones de aplicaciones de Gestión Documental son complejas, producen
un elevado rechazo al cambio y su éxito es sólo parcial, cuando no son abandonadas al cabo de
poco tiempo.
En proceedit creemos que dichas dificultades pueden ser debidas a varias causas:
No abordar con el suficiente rigor de análisis la complejidad del mundo documental en toda su extensión, con lo
cual, en la operativa diaria, surgen situaciones no previstas que se resuelven de forma no estructurada por los
propios usuarios, lo que introduce “ruido” en el sistema.
Pretender imponer a todos los tipos de documentos una única estructura de MetaDatos y procesos de
tratamiento.
Confiar en que los usuarios seguirán y aplicarán de forma manual las normas de etiquetado y almacenamiento de
documentos establecidas, lo que provoca ya sea por errores, falta de formación y/o poca voluntad de seguir la
norma, caos en el almacenamiento y por tanto en la recuperación de los documentos.
Permitir que los usuarios sigan recibiendo emails y sus documentos adjuntos de forma directa sin un tratamiento
previo.
Permitir que los usuarios sigan guardando sus documentos en repositorios locales.
No prever el tratamiento integral de los documentos en un único punto de entrada sea cual sea la fuente o el
canal origen del documento, y en un único punto de distribución sea cual sea el destino y canal de envío del
mismo.
Adaptar el tratamiento de los documentos a la funcionalidad que provee la herramienta de Gestión Documental y
no al revés, adaptar la herramienta o dotar a la solución de aplicaciones complementarias para que, en su
conjunto, se ajusten a las necesidades del Cliente.



Bases para una Solución Efectiva
En proceedit creemos que las bases para una solución efectiva para la
implantación de un sistema de Gestión Documental, deben dar respuesta a los
siguientes puntos:
Definición de la estructura documental: Automatización de Procesos:
Tipologías de Documentos, definidas por un Procesos generales de gestión de los
Thesaurus estructurado de n niveles. documentos, comunes para todos los tipos de
Ontología de cada Tipo de Documento, documentos.
proveyendo un conjunto estructurado de Procesos particulares de tratamiento de
MetaDatos de contenido semántico. documentos según su tipo.
Máscaras de Etiquetado normalizado de Definición de políticas de:
documentos por Tipo de Documento y Cliente. Permisos.
Modelo de Datos. Versionado
Catalogación de: Copias.
Fuentes y canales posibles orígenes de Archivo local.
documentos por tipos.
Provisión de sistemas físicos de:
Destinos y canales de distribución de
Captura e ingreso.
documentos por tipos.
Archivo y custodia.
Recuperación.
Distribución.



Solución a los Retos Planteados
DocMining, un servicio end-to-end de gestión integral
automatizada de documentos y metadatos asociados,
gestionado en modalidad Cloud Computing, que integra siete
tecnologías distintas en un solo entorno operativo, unicidad de
servicio y con una facturación mensual unificada:
1. CeN - Virtualización de redes.
2. Gidoc – Escaneo, OCR, clasificación y extracción automatizadas.
3. proceedit - Procesos BPM y conectores.
4. Ultimus - Plataforma BPMS.
5. Axional – Pasarela procedimental-transaccional (BPM<>ERP).
6. Genexus - Conexión con las aplicaciones corporativas.
7. gnoss - Red social corporativa y gestión documental 3.0.



Gestión Documental Tradicional

Hay que seleccionar en
qué Repositorio guardar
el Documento

MD MD MD MD
Estructura de MetaDatos
Asociada a Repositorio
=> Repositorio = Tipo de
Documento

Seguridad basada en Repositorio A Repositorio B Repositorio … Repositorio N
Repositorio, no a nivel de
Ítem

Recuperación de
documentos cerrada, a
través de Repositorios,
Filtros sobre Metadatos,
Bandejas y Vistas



Gestión Documental Semántica

Los Documentos se
guardan todos en un
único Repositorio Búsqueda Semántica
Documental MD MD
sobre MetaDatos Estructurados

Estructura de MetaDatos
Asociada a Tipo de
Documento
Repositorio
Web 3.0
Único
Seguridad basada a nivel
de Ítem

Recuperación semántica
de documentos abierta a
todo lo publicado en la
Web 3.0



Proceso Documental Unificado
Área Social
Fuente Archivo

Intranet y Extranet
Portal Web
Ingreso Publicación Publicación
Búsqueda Semántica
Gestión Documental

Recuperación
Tratamiento
Semántica

Área Catalogación Web 3.0
Procedimental

Red Distribución
Ingreso de Documentos
Escaneo y OCR
Corporativa
Procesos BPM
Integración con ERP’s
Distribución y Custodia
Destino



Procesos Generales
1
Captura e Ingreso Captura unificada automática desde cualquier fuente y canal de ingreso (email,
correo, fax, ofimática, aplicación, disco, …) e ingreso del documento en un único punto

2
Extracción y Clasificación Escaneado, OCR, clasificación por tipo, extracción de MetaDatos estructurados por tipo
de documento, preetiquetado y precatalogación automáticos
3
Procesado BPM Procesado del documento con Procesos BPM ad-hoc según tipología del documento
(edición, revisión, aprobación, validación, asignación, contabilización, …)

4
Etiquetado y Catalogación Etiquetado normalizado y catalogación automatizada definitivas del documento por
tipo de documento.

5
Archivo y Custodia Archivo y custodia automatizados, unificados, seguros y a prueba de desastres de los
soportes digitales y físicos del documento.

6
Recuperación Recuperación asistida, inteligente y flexible, por tipo y significado del contenido del
documento, desde cualquier lugar, momento y dispositivo de acceso.

7
Distribución Distribución automatizada y centralizada del documento, sus originales y sus copias,
desde un único punto a cualquier destino y por cualquier canal



Procesos

Tecnologías Implicadas

proceedit

Genexus
Ultimus

Axional
Procesos

gnoss
Gidoc
CeN
Escaneado

Planificación de Actividades Relacionadas con Documentos
Fuente

Creación, Edición, Revisión y Aprobación

Recuperación Semántica

Captura de Documentos

OCR, Clasificación y Extracción de Contenido
Tratamiento

Catalogación y Etiquetado

Validación, Asignación, Aprobación y Contabilización de Documentos Contables

Archivo, Publicación y Distribución



Proceso de Captura Unificada - Diagrama
email +
documentos Ofimática
adjuntos

Conversión
Fax
a email Discos

ficheros de
voz / SMS Proceso de Aplicación
Ingreso

carta +
documentos Internet
Escaneado Web 3.0
adjuntos

gnoss



Procesos de Ingreso - Automatización
Extracción Dominio Origen, Dirección Correo
Origen, Teléfono Origen, Fecha
Extracción del Contenido + Datos y
Envío, Canal Recepción, Soporte,
Relaciones Asociados Documentos Adjuntos, Tamaño,
Extensión, Número de Páginas, …
Definición
Esquemas Definición de la Tipología (Área,
Factura a Cliente, Factura de
Contenidos Clase, Tipo y Frecuencia) Proveedor, Albarán de Entrega,
Pedido, Extracto Bancario, Recibo
Bancario, Nómina, Albarán de
Inferencia Transporte, Contrato, Informe de
Inferencia de Metadatos del Contenido Actividad Mensual , Listado de
Diccionarios y de Datos y Relaciones Asociados Clientes, Liquidación de Intereses,
Extracto de Cuenta, Aviso de
Impago, Análisis de Riesgo,
Deduplicación Notificación de Inspección, …

Deduplicación, Versionado, Copiado,
gnoss Etiquetado y Archivo

Estandarización
Aplicación de Plantillas, Estilos
Estándares gnoss



Deduplicación

Contenido Contenido
Igual Distinto
1. Normalizar
1. Normalizar
Nombre

Nombres
Nombre
Igual

2. Generar
2. Generar
Documentos
Copias
Distintos

1. Normalizar 1. Normalizar
Nombre

Nombres
Distinto

Nombre
2. Unificar
Documentos
3. Generar
Copias

Versión 01
Presentación DocMining Presentación DocMining 14


Estrategias de Archivo y Recuperación

Imagen o fichero
Captura

Repositorio Normalización
Local

Opcional, no recomendado Copia Local

Repositorio Copia Central Repositorio
Transaccional Remoto

Imagen más MetaDatos o fichero.
Imagen, sólo para consulta Copia Remota Altamente recomendable como medida
adicional de seguridad
Imagen más MetaDatos o fichero
para recuperación semántica Imagen más MetaDatos o fichero para
recuperación de desastres
Custodia Física
Repositorio Almacén
Centralizado Físico
Recuperación
Imagen o fichero para consulta,
edición y reenvío Original para Auditorías e inspecciones



Plataforma Tecnológica
Usuarios Externos
Usuarios
Procedimentales

DocMining Comprobación Edición Distribución
Validación Revisión Custodia
Asignación Aprobación Recuperación
proceedit
Rastreo Escaneado Deduplicación Contabilización Archivo
Captura Extracción Normalización Archivo Publicación
Limpieza Ingreso Catalogación Recuperación Recuperación

Axional / Linked
CeN Gidoc Ultimus gnoss Open
Genexus Data

Documentos en Usuarios
Discos del Cliente Colaborativos

Documentos en Usuarios
email y correo Transaccionales



Conectores
Captura de Documentos (Ficheros) Distribución de Documentos (Ficheros)
desde discos locales y remotos Etiquetados, Versionados y
CeN Normalizados a discos remotos

Invocación de Instancias de Gestión (altas, bajas, modificaciones y
procesos para el Ingreso de consultas) de Entidades (Usuario,
Documentos (Imagen, Tipo y Comunidad, Documento, Thesaurus,
Metadatos) Ontología, Etiquetas, …)

Procesos
Gidoc gnoss
BPM
Recuperación Semántica de
Contabilización automática e Ingreso
documentos, simultáneamente desde
de imágenes de documentos
la red corporativa y la web 3.0
contables

Recuperación de Información
Corporativa requerida para
Clasificar, Etiquetar, Catalogar y Axional ERP’s
Procesar los documentos

Versión 01 Presentación DocMining


Búsqueda Semántica

3
MetaDatos Búsqueda MetaDatos
Estructurados del Semántica Estructurados del
Documento A Documento B

1 4 2
Proceso de Proceso de
Catalogación Catalogación

Relaciones Inferidas
entre Documentos

18
Versión 01 Presentación DocMining


Estructura de Catalogación Documental - 1
Identificador de la Organización en la que se origina el
documento
Originador
Identificador del creador, persona o aplicación, creador del
Creador documento.

Indica el momento o periodo que cubre el contenido del
Fecha documento: Fecha, Período, Puntual, …
Origen
Fecha
Identificador de la Organización
Destino Identificador de la Persona de la
Organización destinataria del
destinataria del documento. documento.
Destinatario
Destino
Indica a qué área principal de la Organización
pertenece o afecta el documento Área Tipología
Asociado a la naturaleza, función o acción del
documento: Comprobante, Extracto, Clase
Liquidación, Envío, Propuesta, …

Asociado a la entidad o acción documentada: Tipo
Ingreso, Cuenta, Interés, Reunión, …

Asociado al ritmo en que se produce: Diario, Frecuencia 1
Semanal, Mensual, Anual, (Puntual), Período,
… Si es puntual, no se informa.



Estructura de Catalogación Documental - 2
Indica la Categoría de Entidad a la que se refiere o
para la cual se emite el documento: Cuenta,
1 Cliente, Cartera, Proveedor, Proyecto, Pedido,
Contrato, …

Identificador de la Entidad a la que se refiere o
Entidad para la cual se emite el documento: No. de Cuenta,
Código de Cliente, Número de Cartera, Proveedor,
Referencia de Proyecto, Código de Pedido, …
Sujeto
Indica el momento en que se ha generado o el
periodo que cubre el contenido del documento:
Periodo
Sujeto Fecha, Período, Puntual, …

Idioma del contenido del documento (código
ANSI de dos letras): SP Español, EG Inglés, … Idioma
Asociado a la evolución del documento, Versión
expresado en 1,2 o 3 niveles: 00.01.12

Asociado a la distribución del documento: Copia
Borrador, Original, Original Firmado, Copia, …
Versionado



Etiquetado de Documentos - Ejemplos

Documento generado por persona
proceedit jmc 20110326 MKT Presentación de Empresa SP01O

Documento generado por aplicación
proceedit AXN 20110326 Cliente - Cuenta 2010022200000 - FN Extracto Mensual de Cuenta - 201103SP01O

email saliente
proceedit 20110326 Proveedor - Proyecto Migración de Datos – PY Respuesta a Solicitud - SP01O



Modelo de Datos
Área
Organización
Documental

Aplicación Destino

Clase
Persona

Creador
Roles para
Tipo Origen
Acciones

Destinatario
Acciones
Acciones Fecha
Frecuencia
Requeridas Periodo
Revisión
Repositorio Origen
Repositorio destino
Estados Tipo de Generación
Repositorio Origen Ejemplar Soporte
Repositorio Destino
Control de Versiones
Niveles de Versión Documento
Control de Copias Copia
Fracción Tiempo
Acuse de recibo
Firma Destinatario Documento
B Borrador
O Original
Proveedor O Original Firmado
Cuenta C0 Copia 0
Cliente Entidad Idioma
Sujeto C1 Copia 1
Cartera



Configuración
En la Fase de Configuración deberían detallarse los distintos Áreas Documentales,
Clase, Entidades y Tipos de Documentos a manejar por el sistema:
Áreas: Clases: Entidades: Tipos:
CM Comercial. Presentación. Análisis. Empresa. Presentación de Empresa.
AM Administración. Propuesta. Estudio. Proveedor. Factura de Proveedor.
CP Compras. Extracto. Envío. Cuenta. Extracto de Cuenta.
MK Marketing. Pedido. Resumen. Reunión. Propuesta de Reunión.
PD Producción. Albarán. Valoración. Mercado. Estudio de Mercado.
LG Logística. Factura. Tasación. Documentos. Envío de Documentos.
MT Mantenimiento. Informe. Comunicado. Contacto. Ficha de Contacto.
CL Calidad. Recibo. Tarea. Paciente. Alta de Paciente.
OP Operaciones. Comprobante. Ficha. Reunión. Acta de Reunión.
IG Ingeniería. Certificado. Imagen. Entrega. Albarán de Entrega.
CT Construcción. Memorando. Vídeo. Clientes. Lista de Clientes.
FN Finanzas. Acta. Foto. Intereses.
ID Investigación. Comunicado. Fichero MIFID. …
PY Proyectos. Alta. Lista. Posición.
… Baja … …



Información Asociada a Documento
Área Documental. Soporte.
Clase de Documento. Repositorio origen.
Entidad asociada (Cliente, Cartera, Repositorio destino.
Cuenta, …). Destino o destinos.
Tipo de Documento. Versionado (Sí/No).
Máscara para construir el Título. Niveles de Versionado.
Organización Origen. Estados Posibles.
Creador (Sistema, Empleado). Control de copias (Sí/No).
Generación (manual, automático). Fracción temporal (Día, Hora, Minuto,
Frecuencia de generación. Segundo, …).
Acciones requeridas (Generación, Requiere firma Destinatario (Sí/No).
Edición, Revisión, Aprobación, …).
Actores requeridos (Generador, Editor,
Revisor, Aprobador).



Información Asociada a Ejemplar
Elemento: Versión: Copia:
Área Documental. Acción. Destino.
Clase de Documento. Actor. Fecha.
Tipo de Documento. Fecha. Permisos.
Frecuencia. Periodo.
Entidad asociada (Cliente, Versión.
Cartera, Cuenta, …) Estado.
Título.
Tipo de generación.
Soporte.
Ruta repositorio origen.
Ruta repositorio destino.


Todo en 1
Acceso a Comunidades, Aprendizaje Informal, Blogs, Buscadores, Búsquedas
Facetadas, Búsquedas Facetadas sobre Catálogo, Búsquedas Razonadas, Catálogos
Semánticos, Categorías, Cloud Computing, Comunicación Corporativa Centralizada,
Contabilización Automatizada de Documentos Contables, Contextos Documentales,
Comunidades Privadas, Comunidades Públicas, Conectores, CRM Social, Currículum
Multinivel, Dafos Online, Data Interoperability, Data Portability, Debates,
Deduplicación, Directorio, Documentos, Document Mining, e-Commerce, Entornos
Colaborativos, Escaneo de Documentos, Escritorio Virtual, Etiquetas, Extranet,
Generadores de Contexto, Generador de Contenidos Semánticos, Gestión de
Identidad, Gestión del Conocimiento, Gestión Documental, Gestión del Talento, Gestor
de Contenidos Semánticos, Grupos de Interés, Herramientas de Autor, Imágenes,
Integración con Pasarelas de Pago, Identidad Múltiple, Intranet, Linked Open Data,
Lobby Research, LOD, LOPDP, Márketing Semántico, Márketing On-line, Mensajería,
Networking, NewsLetters, OCR, PayPal, Pensamiento Colectivo, Plataforma BPMS,
Portal Web, Posicionamiento en Buscadores, Preguntas, Procesos BPM, Redes
Enlazadas, Redes de Contactos, Red Social Corporativa, Reputación On-line, SaaS,
Semántica Social, SemCMS, Subscripciones/RSS, Trabajo Concurrente, Venta On-
line, Versionado, Vídeos, Virtualización de redes, Web 3.0, Web Corporativa, Web de
Datos Estructurados, Web Semántica, Widgets, Wikis, …

.
DocMining


Sistema de Facturación

Usuarios:
• Nominativos
Equipos:
Procedimentales
• Nodos.
• Nominativos
• Accesos
Colaborativos
• Escáneres
• Concurrentes
Transaccionales
###
€/mes
Actividad:
Capacidad:
• Imágenes
• Volumen de
Ingresadas
Datos
• Tráfico por Nodos
• Volumen de
• Consultoría de
Documentos
Implantación



Parámetros de Facturación
Facturación Importe Cuota (€/mes)
Parámetro Unidad CeN Gidoc proceedit Ultimus Axional gnoss

Nominativo Procedimental Usuario 90 90
Usuarios

Nominativo Colaborativo Usuario 9

Concurrente Transaccional Usuario 360

Nodo CeN Acceso Simple Equipo 18

Nodo CeN Acceso Múltiple Equipo 90
Equipos

Acceso CeN Equipo 18

Escáner A4 Equipo 180

Escáner A3 Equipo 900

Imagen ingresada 100 Imágenes 9
Actividad

Tráfico por Nodo CeN 100 Gbps 4

Consultoría de Implantación 100 Horas 270
Capacid

Volumen de Datos 100 GBytes 90 90 90 90 90 90
ad

Volumen de Documentos 100 GBytes 90



Presupuesto para Cliente

Partidas Importe Cuota (€/mes)
Parámetro Unidad Cantidad Unitario Total
Nominativos Procedimentales Usuario 180
Usuarios

Nominativos Colaborativos Usuario 9
Concurrentes Transaccionales Usuario 360
Nodos CeN Simples Equipo 18
Nodos CeN Múltiples Equipo 18
Equipos

Accesos CeN Unidad 18
Escáneres A4 Equipo 180
Escáneres A3 Equipo 900
Imágenes ingresadas 100 Imágenes 9
Actividad

Tráfico por Nodos 100 Gbps 9
Consultoría de Implantación 100 Horas 270
Capaci

Volumen de Datos y sus copias 100 GBytes 90
dad

Volumen de Documentos y sus copias 100 GBytes 90
Total Cuota Mensual (€/mes) >



Razones para el Éxito
Rastreo y Captura
1
Automatizada

Único Punto de
2
Entrada

Catalogación
3
Automática

Repositorio
4
Unificado

Búsqueda
5
Semántica

Único Punto de
6
Distribución



Ventajas
1
Ahorro Reduce esfuerzo, tiempo y costes directos (copia, archivo, distribución) de
gestión de los documentos y elimina los costes de mantenimiento de sistemas
propios para el soporte de la gestión de los mismos.
2
Conocimiento Facilita la formación de los empleados y la adquisición, recuperación
semántica y distribución del conocimiento, tanto de origen interno como
externo, dentro de la Organización y hacia sus terceros
3
Visibilidad Permite que los documentos publicados por la Organización sean accesibles a
través de la web 3.0 y se posicionen de forma natural en la primera página de
Google posicionando y dando reputación a la Organización, sin esfuerzo
4
Control Todos los procesos de tratamiento de los documentos son normalizados,
formalizados y automatizados, lo que permite evitar errores, supervisar por
excepción y trazar el proceso de cada documento.
5
Seguridad Se unifica y se reduce el riesgo de pérdida de información ya que todos los
documentos residen en un único repositorio centralizado con los máximos
niveles de seguridad de acceso y recuperación
6
Flexibilidad La que proporciona el servicio Cloud Computing de la solución, de pago
estrictamente variable, por uso, sin altas, sin permanencias, sin consumos
mínimos, sin barreras ni de entrada ni de salida
7
Simplicidad Todos los servicios proporcionados por un solo proveedor, con un solo
interlocutor comercial, un único contrato, un único implantador de la solución,
una sola factura y un único centro de soporte a los usuarios



Para más Información

Josep Mª Cos
Fijo: 00 34 933 906 706
Móvil: 00 34 660 193 163
Skype: jmcos.proceedit
josep.cos@proceedit.com



Agradecimiento

¡Gracias por su
atención!

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