Tabla de valoración documental alcaldía municipal de San Luis Antioquia

PROYECTO DE
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
CENTRO DE ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL
2013

PROYECTO DE
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
APROBADO EN ACTA NÚMERO
COMITÉ DE ARCHIVO
FECHA:
CENTRO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
2013

MUNICIPIO DE SAN LUIS, ANTIOQUIA
ARCHIVO MUNICIPAL
SAN LUIS EMPRENDEDOR Y PARTICIPATIVO
Cr 18 # 17-08 PBX: 8348720-102-104, Línea gratuita: 01 8000 400105, Fax: 8348319, Celular: 3148325965
Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co, contactenos@sanluis-
antioquia.gov.co, bquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co.Web: www.sanluis-antioquia.gov.co.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 4
JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................................... 6
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 7
RESEÑA HISTÓRICA............................................................................................................... 8
PLATAFORMA ESTRATÉGICA ............................................................................................. 14
MISIÓN.................................................................................................................................... 14
VISIÓN .................................................................................................................................... 14
VALORES CORPORATIVOS ................................................................................................. 14
OBJETIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL............................................ 16
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL....................................................................... 17
ORGANIGRAMA ACTUAL...................................................................................................... 19
DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL............. 20
MARCO JURÍDICO................................................................................................................. 22
METODOLOGÍA APLICADA EN LA ELABORACIÓN............................................................ 23
ESQUEMAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL................................................................... 33
CICLO VITAL DE DOCUMENTOS PARA DEFINIR SU VALORACIÓN................................ 34
CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL ......................................................... 35
EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE LA TABLA..................................................................... 36
CRITERIOS DE VALORACIÓN PARA LA RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE LAS
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL............................................................................ 38
APLICACIÓN DE LA TVD....................................................................................................... 39
GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS CON EL PROCESO ARCHIVÍSTICOS............. 42
INVENTARIO DOCUMENTAL FONDO ACUMULADO.......................................................... 49
ESTUDIO DE LAS ESTRUCTURAS ORGÁNICAS ............................................................... 49
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.................................................................... 49
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 49
ANEXOS ................................................................................................................................. 49

ARCHIVO MUNICIPAL
INTRODUCCIÓN
Desde el año 2009 hasta la fecha el Municipio de San Luis Antioquia se ha
propuesto desarrollar un programa de gestión documental al interior de la
entidad tendiente a la optimización de los recursos, las prontas respuestas a
las solicitudes de la ciudadanía y la transparencia administrativa.
Prueba de ello es la Administración actual del Centro de Administración de
Documentos de la Alcaldía donde se puede identificar un programa bien
encaminado con unas normas claras sobre el manejo de los documentos, la
aplicación de las Tablas de Retención Documental en la organización de los
archivos de gestión, el programa de transferencias documentales, el tramite
adecuado que se le da a las Comunicaciones Oficiales desde el momento de
su recepción hasta la respuesta al usuario final.
En aras de continuar con el desarrollo del programa de gestión documental
de la Alcaldía Municipal, en cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y en virtud de
proteger el patrimonio documental de la Alcaldía, la Administración Municipal
se trazo como meta para el presente año la elaboración de las Tablas de
Valoración Documental; de acuerdo con los procedimientos establecidos por
el Archivo General de la Nación en sus Acuerdos reglamentarios, fruto de
este esfuerzo conjunto de la Secretaria de Gobierno y el Centro de
Administración de Documentos presentamos el siguiente proyecto por medio
del cual se elaboran las Tablas de Valoración Documental para la entidad.
El lector encontrara en este proyecto los siguientes componentes:
Documento Introductorio donde se da a conocer información general acerca
del Municipio de San Luis Antioquia, la metodología empleada para la
elaboración de las Tablas de Valoración Documental, con una explicación
detallada de las actividades que se realizaron en cada paso de la
elaboración; encontrara además un glosario de términos relacionados con la
archivística.
El segundo componente del proyecto corresponde al Inventario Documental
realizado al fondo acumulado, instrumento que permite identificar el volumen
de los documentos, las fechas extremas y las unidades de conservación.
En tercer lugar el lector encontrara un estudio sobre las Estructuras
Orgánicas en el cual se identifican los cambios estructurales que ha tenido la
Alcaldía Municipal de San Luis a lo largo de su historia y que permiten
identificar para cuales etapas de su historia se realizaron cada una de las
TVD.

ARCHIVO MUNICIPAL
Como resultado final del análisis se entregan las Tablas de Valoración
Documental, de Alcaldía Municipal de Luis Antioquia elaboradas con base en
el organigrama elaborado para tal fin y que en esencia es una síntesis de
todo los cambio estructurales que ha tenido la Administración Municipal a lo
largo de su historia; además se tiene en cuenta para la realización de las
TVD el cuadro de clasificación documental como instrumento indispensable
para dicho propósito
Finalmente entregamos un documento donde se encuentran contenidos
todos los anexos (acuerdos, resoluciones, manuales de procesos y
procedimientos, decretos, actas) suministrados por la Entidad y toda la
normatividad externa requerida para conceptuar los tiempos de retención.
Esperamos que el Proyecto de Tablas de Valoración Documental contribuya
al desarrollo constante de la Entidad

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JUSTIFICACIÓN
Con la creación del Archivo General de la Nación mediante la Ley 80 de 1989
y la expedición de los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997, el Gobierno
Nacional inicia la reglamentación sobre las transferencias de la
documentación histórica de las entidades de orden nacional del sector central
de la rama ejecutiva y ordena su traslado al Archivo General de la Nación.
Con la implementación de estas normas se empieza a conocer la magnitud
de los problemas de hacinamiento de los archivos; las Unidades Técnicas
realizan diagnósticos preliminares in situ a los depósitos de archivo de las
diferentes entidades con el fin de identificar y evaluar su situación real, el
resultado permitió establecer que el fenómeno más frecuente encontrado en
los Archivos Centrales de las entidades son los altos niveles de
desorganización de los archivos, así como las deficientes condiciones
medioambientales de los depósitos que contribuyen al deterioro físico de la
documentación. Los archivos se fueron convirtiendo en verdaderos depósitos
de papeles en donde se arruman grandes masas de documentos sin ningún
criterio archivístico de organización y conservación, creando los
denominados Fondos Acumulados.
El Municipio de San Luis no fue ajeno a esta problemática ya que no existía
una política archivística coherente por parte del Estado para dar solución a
los problemas estructurales en los archivos, sumado a lo anterior el archivo
de este Municipio fue totalmente devastado durante la toma guerrillera
ocurrida en el mes de diciembre de 1999.
Municipio.
El propósito principal de este proyecto es construir la Tabla de Valoración
Documental como un instrumento de soporte para recuperar la memoria
institucional, mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan
realizar el plan de transferencias secundarias., contribuyendo de esta forma a
salvaguardar el poco patrimonio documental con que cuenta el municipio.
Hoy en día son muchos los hechos cotidianos importantes que quedaron en
el anonimato y pasaron al olvido en este Municipio sin que existan
documentos que puedan probar o ratificar hechos históricos.
El alcance de la Tabla de Valoración Documental, como elemento
archivístico, es proporcionar el instrumento dentro del Programa de Gestión
Documental que describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo
acumulado. Ésta se convierte en la guía para la organización, selección y
expurgo de los documentos y se constituye en la base de las respectivas
transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.

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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Elaborar las Tablas de
Valoración Documental de la
Alcaldía Municipal de San Luis
Antioquia como un instrumento
que permita la organización del
Archivo Histórico de la Entidad,
en aras de salvaguardar el
patrimonio documental
Elaborar un diagnostico que permita
cuantificar y cualificar las situación actual
del fondo acumulado de la Entidad.
Realizar el inventario documental del
fondo acumulado.
Construir las estructuras orgánico-
funcionales de la ALCALDÍA MUNICIPAL
DE SAN LUIS ANTIOQUÍA basados en
los respectivos Actos Administrativos que
han cambiado la historia de la Alcaldía,
con el fin de elaborar una herramienta
que permita diseñar la Tabla de
Valoración Documental para cada uno de
los periodos en los cuales hubo cambios
estructurales en la Alcaldía.

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RESEÑA HISTÓRICA
San Luis es un municipio de Colombia, localizado en la subregión Oriente del
departamento de Antioquia. Limita por el norte con los municipios de San
Carlos y Puerto Nare, por el este con el municipio de Puerto Triunfo, por el
sur con el municipio de San Francisco y por el oeste con los municipios de
Cocorná y Granada.
Su temperatura media es de 24 grados centígrados. Su cabecera municipal
está a 124 kilómetros de la ciudad de Medellín, capital del Departamento de
Antioquia, y el municipio posee una extensión de 453 km² .
Históricamente, San Luis es un testimonio vivo del afamado talante
colonizador de la Región paisa de Colombia. La historia de San Luis no es
pues muy larga pues allí no ocurrieron precisamente aspavientos históricos,
sino más bien el devenir casi puro del talante antioqueño pacífico y
emprendedor. Desde los pueblos establecidos de Antioquia y muy
particularmente los del oriente de este Departamento, por los años medios
del siglo XIX se produjo un flujo migratorio colonizador de los paisas hacia las

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tierras del sur, buscando feracidad por el alto río Cauca, el Tolima, el
departamento de Caldas y el Valle del Cauca en su zona norte.
Cuentan las crónicas que dentro de esta particular situación, un virtuoso
prelado de nombre Clemente Giraldo, reverendo sacerdote, animó a algunos
de sus vecinos para que emprendieran otra exploración colonizadora. El
reverendo era a la sazón, hace aproximadamente 120 años, párroco de la
localidad ya establecida de Vahos, hoy día denominado municipio de
Granada. El cura, de gran visión, trató con estos ánimos de desviar a sus
parroquianos en la nueva expedición de la ruta clásica de los colonizadores,
y de tal manera propuso a un grupo de ellos estudiar posibilidades para
desarrollar cultivos fértiles en las vertientes del río Magdalena, principalmente
en las hoyas del río Samaná y otros afluentes del Magdalena. La idea
fundamental acá, como sucedió con toda la Colonización Antioqueña,
consistía en abrir rutas nuevas por inmensísimas regiones prácticamente
vacías todavía.
Así fue como alzaron rumbo con sus mulas y familias algunos colonizadores
entre quienes se recuerda a Samuel y José María Gómez, Silverio
Hernández, Serafín Yepes, Nepomuceno Castaño, Cayetano Rivas, José
María y Emigdio Suárez, Ramón Giraldo, Antinógenes García, Sergio Marín y
Antonio González.
La crónica continúa diciendo que este comando, una vez se vio muy alejado
de sus orígenes, decidió escoger un sitio para establecer un asentamiento o
cuartel general desde el cual continuar con su exploración. Corría 1875, y en
agosto de tal año se detuvieron para tal objetivo en el preciso lugar que hoy
San Luis ocupa.
Los colonos, muy católicos como toda Antioquia, llamaron San Luis a este
paraje debido a que el día de esta fecha corresponde a tal santo en la
clasificación católica.
No mucho después, en 1878 el caserío inicial había hecho mérito para ser
elegido por el gobierno del departamento en la categoría de fracción,
quedando inicialmente bajo jurisdicción del municipio de San Carlos , pero su
empuje lo condujo ese mismísimo año a separarse como comunidad
independiente, y cobró entonces San Luis vida autónoma, conservando
oficialmente el nombre original que habían designado sus fundadores y
mediante mandato de Ley 136 del primero de mayo de ese año.

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GENERALIDADES
Fundación: 1876
Erección: 1882
Fundador: Clérigo Clemente Giraldo.
Recibió su nombre en honor a San Luis Gonzaga, Santo y Patrono actual del
municipio.
Cuenta hoy día con el corregimiento de El Prodigio el centro poblado de
Buenos Aires y con 43 veredas, entre ellas La Tebaida, Altavista, Las
Confusas, Monteloro, Sopetrán, Las Margaritas y Santa Bárbara.
El municipio está comunicado por carretera con San Carlos, Puerto Nare,
San Francisco y Jerusalén que es un corregimiento de Sonsón.
Se lo conoce con los apelativos de "Fortín Maderero" y "Perla Verde de
Oriente".
Demografía
Población Total: 10.987 hab. (2009)[1]
Población Urbana: 4.882
Población Rural: 6.105
Alfabetismo: 85.4% (2005)[2]
Zona urbana: 88.7%
Zona rural: 82.9%
Etnografía
Según las cifras presentadas por el DANE del censo 2005, la composición
etnográfica[2] del municipio es:
Mestizos & blancos (99,6%)
Afrocolombianos (0,4%)
Economía
Está esta economía basada en la ganadería. Igualmente, en la explotación
de madera y la agricultura, en especial el cultivo del maíz.
Fiestas
Fiestas de la Madera
Fiesta de los Niños
Día del Campesino
Fiestas de la casa de la cultura
Día de la Juventud
Fiestas de San Luis Gonzaga
El Paseo Comunitario.
Fiestas del retorno (enero, puente de reyes)

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PATRIMONIO HISTÓRICO ARTÍSTICO Y DESTINOS
ECOLÓGICOS
Sendero Ecológico El Balseadero. Camino de piedra bordeado de vegetación
nativa. Este lugar ofrece al visitante gran cantidad de piscinas naturales
formadas por rocas en las que se puede nadar, disfrutar y descansar. Cuenta
con una caseta de guadua.
Cascada la Cuba, ubicada en la entrada del municipio después de dejar la
autopista Medellín-Bogotá a 1 ó 2 km aproximadamente, por la carretera que
del cruce conduce hasta el casco urbano del municipio. Se levanta
imponente con una caída de más de 100m dándole la bienvenida a propios y
extraños que la observan abrumados por tanta belleza.
Cascada La Planta. El camino para llegar es por un sendero de escalas de
piedra y cemento, cómodo y bien señalizado. Cuando se llega al sector de la
Planta se abre una imagen alucinante: una cascada de 30 m de altura que en
medio de rocas cae a un charco de 15 m de ancho por 10 de largo.
Cañón del río Claro - Sendero Ecológico El Refugio.
El Dormilón. Camino bien señalizado en medio de un hermoso bosque.
Posee una caseta y miradores.
Altavista Reserva Forestal, con más de 30 especies de árboles maderables,
refugios de águilas y una variada fauna y flora. Este lugar es el santuario
natural del municipio de San Luis.
Parque de las Heliconias. En este sitio experimental se han logrado 30
variedades de heliconias y se ha apoyado con semillas a los campesinos que
han decidido cultivarlas con fines comerciales.
Las Piedras, lugar donde se dicen vivieron indígenas, allí se avistan piedras
talladas por ellos, lisaderos naturales (piedras), una piscina natural que se
dice fue hecha por ellos y que allí se bañaban, un río totalmente hermoso,
una famosa "olleta"(minicascada en la cual los visitantes se lisan y caen a un
hoyo que los absorbe pero inmediatamente los saca a la superficie, y se llega
a un "charco"), piscinas naturales formadas por piedras y rodeado de
montañas asombrosas.
Iglesia de San Luis Gonzaga. Se construyó en 1884.
Iglesia de La Sagrada Eucaristía, en el corregimiento "El Prodigio".
Fundación El Faisán y Protección Ecológica. Sitio destinado por su
propietario a la cría de boas en cautiverio y a la investigación de algunas
especies animales, tales como ranas venenosas

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LÍMITES
Oriente: Puerto Nare, Puerto Triunfo
Occidente: Granada, Cocorná
Norte: San Carlos y Puerto Nare
Sur: San Francisco
Fundación: Agosto 25 de 1876 (día San Luis Rey de Francia)
Erección: 1 de Mayo de 1882
Fundador: Clérigo Clemente Giraldo
Altura sobre el nivel del mar (en mt): 1050
Temperatura promedio (en °C): 24
Distancia de Medellín (en Km.): 124
Gentilicio: Sanluiseños
Extensión (en Km2): 453 Km2
PRINCIPALES ATRACTIVOS TURÍSTICOS
Ríos: Samaná norte, Claro y Dormilón,
Quebrada la cuba que forma una cascada
Gigante,
Baños naturales en La Quebrada La Cristalina,
Paraje Naranjales de la Vereda Monteloro, vereda
Las Confusas y el salto de la Planta
FERIAS Y FIESTAS
Ultimo puente de Junio: Fiesta de la madera
Enero festivo de Reyes: Fiestas del Retorno
Mes de Mayo: Reinado del Borojo en la vereda Altavista
VEREDAS DE NUESTRO MUNICIPIO
Tomando como base el Esquema de Ordenamiento Territorial, acuerdo 009
de Noviembre de 2001 el territorio Municipal cuenta con cuarenta y siete (47).
Las veredas son: Salambrina, La Palmera, El Pescado, Montenegro, Santa
Rosa, El Jordán, La Mesa, La Habana - Palestina, La Linda, El Olivo, La
Tebaida, El Silencio, San Pablo, Santa Bárbara, El Popal, San Francisco,
Cuba, El Cruce, El Trique, La Arabia, Santa Rita, La Gaviota, El Socorro,
Sopetran, Los Planes, San Antonio, La Aurora, La Estrella, Manizales,
Minarrica, El Porvenir, Buenos Aires, Villanueva, La Merced, El Palacio, La
Garrucha, Las Confusas, Altavista - Rioclaro, La Arauca, La Josefina,

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Monteloro, La Cumbre, La Independencia, Los Medios, Las Margaritas, La
Cristalina, La Palma.
CORREGIMIENTO:
El Prodigio.

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PLATAFORMA ESTRATÉGICA
MISIÓN
Somos un municipio que promueve la prosperidad de todos los habitantes
con formulación y ejecución de programas y proyectos de interés social.
Impulsando el desarrollo integral de las personas y de las instituciones.
Teniendo como base la educación, el trabajo y el compromiso ciudadano,
demostrando que San Luis es Emprendedor y Participativo.
VISIÓN
Ser un municipio que ayude a las personas en su prosperidad social y
personal, impulsando los medios productivos, para que San Luis sea
reconocido como uno de los municipios más educados y líderes en la
generación de oportunidades de trabajo, cultura y desarrollo de todos sus
habitantes.
VALORES CORPORATIVOS
COMPROMISO
TRANSPARENCIA
HONESTIDAD
PROSPERIDAD SOCIAL
Y RESPETO POR LAS PERSONAS

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MAPA DE PROCESOS

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OBJETIVO GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
La Administración Municipal será una Entidad cumplidora de sus deberes
constitucionales y legales, fomentando los principios éticos y de
responsabilidad social, minimizando las desigualdades al igual que los
riesgos sociales y económicos, educada con calidad y pertinencia, con
conocimiento integral del territorio, planeada desde una cultura ciudadana
participativa, capacitada para un desarrollo empresarial con productividad,
competitiva y conectada al mundo, defensora de la conservación y protección
de los recursos naturales y del medio ambiente y, lo más importante, con un
desarrollo social equitativo que asegura la calidad de vida de sus pobladores,
convirtiendo así el Municipio en un territorio integrador en lo físico y social de
la subregión del Oriente Antioqueño.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL
La Administración Municipal dispone de carta organizacional de carácter
funcional, encabezada por el Alcalde y los Secretarios de Despacho.
PLANTA DE PERSONAL: según la naturaleza de sus funciones, la índole de
sus responsabilidades y los requisitos exigidos para su desempeño, los
empleos de la Administración Municipal de San Luis se clasifican en los
siguientes niveles jerárquicos: Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y
Asistencial.
Grupo Directivo: Alcalde, Secretario de Gobierno, Secretario de Planeación,
Secretario de Hacienda.
Grupo Asesor: La Entidad dispone de un grupo asesor integrado por
profesionales capacitados, experimentados, eficientes, competentes e
idóneos, así:
Asesor Jurídico
Asesor Administrativo (Presupuesto y Contratación Pública)
Asesor Contable (Contador)
Grupo Profesional: El nivel o grupo profesional está conformado por los
siguientes funcionarios: Comisario de Familia, Director Local de Salud,
Personero
Grupo Evaluador: Encargado de Control Interno con el acompañamiento del
Comité Coordinador de Control Interno.
En la actualidad el Municipio cuenta con una planta de 23 personas
Grupo Técnico: comprenden los empleos cuyas funciones exigen el
desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de
apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la
tecnología.
Secretario Ejecutivo
Técnico Administrativo
Director Administrativo
Director Operativo
Técnico Operativo
Grupo Asistencial: Comprende los empleos cuyas funciones implican el
ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de

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los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de
actividades manuales o tareas de simple ejecución
Auxiliar Administrativo y operario

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ORGANIGRAMA ACTUAL

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DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LA TABLA DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL
La Tabla de Valoración documental son el resultado del análisis y
organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones
documentales o series documentales con anotación de, su valoración, su
disposición final y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
El Archivo General de la Nación en su acuerdo 002 de enero 23 de 2004
define:
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series
documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como su
disposición final.
BENEFICIOS ARCHIVÍSTICOS:
PARA LA ADMINISTRACIÓN:
Permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el
adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fase.
Señalan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los
documentos.
Sirven de guía a la administración y al área de archivo para realizar las
transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente.
Garantiza el derecho a la información.
Favorece una adecuada selección documental.
Permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico, y
racionaliza recursos y espacios.
PARA EL DESARROLLO DE LA LABOR ARCHIVÍSTICA:
Contribuyen a la organización de los fondos acumulados.
Disminuyen el volumen documental.
Reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa del ciclo vital del
documento.

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Señalan la documentación que se debe seleccionar y orientan sobre el
tipo de muestreo que se debe aplicar.
Registran los criterios que se deben aplicar en la selección documental.
Identifican la documentación de valor histórico o permanente que debe
conservarse totalmente, y promueven la protección y conservación del
patrimonio histórico documental de la institución.

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MARCO JURÍDICO
Como marco jurídico se parte de la obligatoriedad para elaborar y adoptar las
Tablas de Retención y Valoración documental según la ley 594 de julio 14 de
2000 “en su artículo 24. Donde se establece: “Será obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención
Documental”.
Se fundamenta esta labor en todos los acuerdos y circulares emitidos por el
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, los mandatos constitucionales
referentes a la conservación y salvaguarda del Patrimonio Cultural de la
Nación, el derecho a la intimidad, el derecho de petición, el derecho a la
información y el libre acceso a los documentos públicos, entre otros.
De igual forma se tienen en cuenta las normas internas de la Alcaldía
Municipal de San Luis Antioquia
.
Para este estudio se analizaron todos los acuerdos, resoluciones y demás
documentos que permitiera identificar los diferentes cambios estructurales de
la Alcaldía Municipal a través de su historia y las funciones establecidas para
cada unidad administrativa, con este análisis se elaboraron las Tablas de
Valoración para dos periodos diferentes, la primera tabla es para el periodo
comprendido entre el 26 de febrero de 1883 hasta 1990.
La segunda tabla comprende el periodo de 1991 hasta el año 2005 fecha en
la cual se encuentran organizados todos los documentos en el archivo central
y que no forman parte del Fondo Acumulado y donde se generaron la mayor
parte de los Actos Administrativos concernientes a la creación de
Dependencias o Unidades Administrativas tal como lo ilustran los anexos.

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METODOLOGÍA APLICADA EN LA ELABORACIÓN
La elaboración de la TVD se realizó en tres etapas fundamentales según lo
establece el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN en el Acuerdo 002 de
Enero 23 de 2004. Ver anexo numero 1 Cronograma
PRIMERA ETAPA. COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN
INSTITUCIONAL
Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el
objeto de identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron la
documentación.
Se consultaron todos los acuerdos, resoluciones, escrituras, manuales de
funciones y demás documentos existentes (ver anexos del 5 al 43) que
permitieron de alguna manera conocer la historia de la Alcaldía, luego se
realizo el inventario documental del fondo acumulado el cual permitió
establecer las series documentales o documentos que entrarían a conformar
la Tabla de Valoración Documental (Ver Anexo Numero Tres Inventario
Documental Fondo Acumulado) con el desarrollo del inventario documental,
se identificaron aquellas agrupaciones documentales que ya habían cumplido
su tiempo de retención documental; aquellos documentos que no poseían
valores documentales secundarios (Valores Documentales para la Ciencia la
Investigación y la Cultura) y se procedió a elaborar una propuesta de
documentos a eliminar para ser puesta a consideración del Comité de
Archivo de la Entidad (Ver Anexo Numero Cuatro Inventario Documental para
posible Eliminación).
La lectura de los Manuales de Procesos y Procedimientos, los actos
administrativos y las entrevistas realizadas a algunos de los empleados de la
Administración Municipal permitió identificar las funciones asignadas a cada
uno de ellos en las diferentes épocas históricas de la Alcaldía.
Con el análisis de esta información se elaboraron las estructuras orgánicas
para cada época, estas estructuras se codificaron, luego se elaboro el cuadro
de clasificación para cada una de las estructuras. (Ver anexo numero dos
Investigación de las estructuras orgánicas y actos administrativos de la
Alcaldía Municipal para el desarrollo de las tablas de valoración
documental).
Es importante señalar que muchos documentos de la Alcaldía Municipal se
perdieron debido a la toma guerrillera sucedida en este Municipio. A

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continuación presentamos algunos fragmentos del informe sobre la
toma guerrillera, realizado por el Comandante de Policía de la época:
“Los hechos ocurrieron siendo las 12:30 horas hasta las 05:00 horas del 12
de diciembre de 1999.
Actividades Realizadas:
Las labores de búsqueda del personal desaparecido se iniciaron a las 06:15
AM, en el lugar de los hechos se empezaron a presentar los voluntarios del
cuerpo de bomberos de San Luis, encabezados por el subcomandante
Carlos Martínez, el comandante Leonel Álzate y la participación total de diez
voluntarios.
Una vez que el comandante de la Policía Nacional que había llegado al
Municipio realizo la revisión de los escombros en busca de posibles
artefactos explosivos y permitió el acceso para buscar posibles víctimas en la
Alcaldía y el comando de la policía. Se procedió a la búsqueda del Personero
Municipal Mauricio Tello y la Jefe de la Unidad de Gestión Ambiental Irma
Gutiérrez, mientras tanto los agentes de la policía sacaban los cuerpos sin
vida de sus compañeros.
Siendo las 08:30 horas se logro rescatar el cuerpo sin vida del Personero
Municipal y se traslado a la morgue del hospital y luego se rescato el cuerpo
sin vida de la de la señora Irma Gutiérrez.
Durante el resto del día los voluntarios realizaron labores de remoción de
escombros en busca de algunos policías que se encontraban desaparecidos.
Las labores de rescate se llevaron a cabo hasta las 18:00 horas, cuando por
cuestiones de seguridad se suspendieron para continuar con la luz del día.
El día 13 de diciembre, se reiniciaron las labores de remoción de escombros
a las 07:00 horas, encontrándose en el lugar gran cantidad de saqueadores,
que intentaban llevarse elementos de las ruinas, por lo cual fue necesaria la
colaboración de la Fuerza Pública y solamente se permitió el trabajo de
personas institucionales de la Alcaldía Municipal y personal acreditado del
Cuerpo de Bomberos Voluntarios.
Durante esta actividad se logro la recuperación del cuerpo sin vida de un
uniformado de la Policía Nacional que se encontraba dentro de los
escombros del comando de policía. Durante el transcurso de la mañana

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apareció con vida otro de los uniformados que se encontraba en los
solares aledaños y fue transportado al hospital por sus compañeros.
Se continúo durante el día con el trabajo de la remoción de escombros y
recuperación de documentos, caja de la tesorería y de Edatel, encontrándose
estos sin permitir la violación o robo por personas ajenas.
Una vez llegada una retroexcavadora de Obras Publicas, se agilizo el retiro
de los escombros, el cual se realizo hasta las 18:00 horas.
El martes 14 de diciembre, se continúo con los trabajos de remoción de
escombros y recuperación de documentos de la Alcaldía Municipal,
Registraduria Nacional y Comando de Policía.”
Ver Anexo Numero 34 Informe de la Toma Guerrillera.
SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICO
El fondo acumulado se encuentra ubicado en el archivo central de la Alcaldía,
es importante señalar que los documentos pertenecientes al fondo
acumulado se hallan en muy buen estado, están empacados en cajas de
archivo, y con una nomenclatura que permite identificar los documentos que
hay en el interior de cada caja
El 95% de los documentos se encuentran en soporte papel, encontramos
además cinco cajas con fotografías pertenecientes a la dependencia UGAM
– UMATA además de 25 rollos microfilmados de nomina, cuadros de jornales
y prestaciones sociales además de tres cajas con documentos audiovisuales
pertenecientes a planeación.
En el siguiente cuadro se relacionan las agrupaciones documentales, los
metros lineales de aquellas que logramos cuantificar, la unidad de
conservación y las fechas extremas que conforman el fondo acumulado de la
Alcaldía Municipal de San Luis.

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DEPENDENCIA ASUNTO
METROS
LINEALES
UNIDAD DE
CONSERVACIÓN
FECHAS
DESPACHO DEL
ALCALDE
Actas de Posesión 0.30 carpetas
1945 a
2004
Actas de Cesión de
un Bien Inmueble carpetas 2000
Acta de Recibo de la
Comisión de
Titulación de Baldío
carpetas 1993
Acuerdos
Carpetas
1986 a
1992
Contratos de
Prestación de
Servicios
120 Carpetas
1983 a
2005
Contratos de
Empréstito
Carpetas
1992 a
1998
Contrato
Interadministrativo
Carpetas 1996 a
Contrato de obra
Carpeta
1998 a
2003
Contrato de
Suministro
Carpeta
Decretos
0.60 Carpetas
1974 a
2004
Resoluciones
0.60 Carpetas
1966 a
2004
SECRETARIA DE
GOBIERNO
Actas de Comités
Carpetas
2001 a
2006
Actas de Reuniones Carpetas
Acuerdos Carpetas
Comunicaciones
oficiales enviadas y
recibidas
210 Carpetas
1993 a
2004
Derechos de
Petición
Carpetas
Informes
0.60 Carpetas
1998 a
2005
Planes
Carpetas
1998 a
2007
Procesos
Carpetas
1997 a
2004
Proyectos
Carpetas
1999 a
2004
SECRETARIA DE
EDUCACIÓN
Decretos
Carpeta
1975 a
1983
Manuscritos
0.30 Carpetas
1910 a
1940

ARCHIVO MUNICIPAL
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Libro de Reglamento
Escolar para las
Escuelas Primarias
1940
INSPECCIÓN
MUNICIPAL
Actas de
Levantamiento de
Cadáver
0.30 Carpeta
1983 a
2001
Comunicaciones
Oficiales
0.60 Carpeta
1982 a
2004
Contravenciones de
Policía y transito
120 Carpeta
1982 a
2002
Contravenciones de
Transito
0.60 Carpeta
2003 a
2004
Declaraciones
0.30 Carpeta
2000 a
2006
Denuncias
0.60 Carpeta
1965 a
2001
Expediente Cotrasal
0.30 Carpeta
1996 a
2004
Licencias de
Inhumación
0.30 Carpeta
1949 a
2001
Procesos
0.30 Carpeta
1959 a
2004
Querellas
0.30 Carpeta
1942 a
2004
Resoluciones 0.30 Carpeta
1997 a
2003
UGAM- UMATA
Actas
0.30 Carpeta
1995 a
2007
Acuerdos
0.30 Carpeta
1998 a
1998
Certificados
0.30 Carpeta
2000 a
2004
Convenios
0.30 Carpeta
1190 a
1998
Correspondencia
0.60 Carpeta
1995 a
2004
Informes
0.60 Carpeta
1995 a
2004
Inventarios
0.30 Carpetas
1997 a
1997
Licencias de
Movilización
0.30 Carpetas
2000 a
2004
Planes
0.30 Carpetas
1998 a
2000
Proyectos
1 Carpetas
1991 a
2004
Resoluciones
1 Carpetas
1997 a
2005
Fotos 3 Fotos 2003 a

ARCHIVO MUNICIPAL
Página 28 de 49
2004
Videos 0.60 Videos 2003
DIRECCIÓN
LOCAL DE SALUD
Actas
0.30 Carpetas
2000 a
2002
Comunicaciones
Oficiales
Carpetas
1999 a
2004
Contratos
Carpetas
1998 a
2006
Informes
Carpetas
1999 a
2004
Planes
Carpetas
2000 a
2004
Resoluciones
Carpetas
2001 a
2003
SERVICIOS
PÚBLICOS
Comunicaciones
Oficiales
Carpetas
1996 a
2005
Comprobantes de
Ingreso
Tomos
1999 a
2005
Informes a Entres de
Control
Carpetas 2004
Informes Contables
Carpetas
2000 a
2002
Informes Técnicos
Carpetas
2000 a
2004
Libros Oficiales
Carpetas
1999 a
2004
Registros
Carpetas
2003 a
2005
Resoluciones
Carpetas
2002 a
2003
UCAT
Actas de
Desplazados
Carpetas
Censos de
Desplazados
Carpetas
Listados de
Desplazados
Carpetas
HACIENDA
Declaración Industria
y Comercio
Tomo
Declaración Mensual
Rete fuente
Tomo
Declaración sobre
Taza Municipal
Tomo
Deudas Publicas Tomo
Libros Auxiliares Tomo
Libro Diario Tomo
Libro Mayor y
Balance
Tomo
Nomina Tomo
Nomina cuotas
partes jubilatorias
Tomo

ARCHIVO MUNICIPAL
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seguro social
Nomina cuotas
partes jubilatorias
Tomo
Cuadro de jornales Tomo
Pagos aportes
personal vinculados
Tomo
Pagos aportes de
los trabajadores
vinculados
Tomo
Gerencia nacional
de historia laboral y
nomina y
pensionados
Tomo
Recaudos Impuesto
Predial
Tomo
Regalías Tomo
PLANEACIÓN
Actas
Carpetas
1993 a
2000
Certificados
Carpetas
1994 a
2001
Comunicaciones
Oficiales
Carpetas
1997 a
2004
Contratos
0.60 Carpetas
1962 a
2005
Decretos
Carpetas
1996 a
1996
Estudios
Carpetas
1997 a
1997
Informes
Carpetas
1986 a
2007
Licencias Carpetas 2000
Planes
Carpetas
1992 a
2003
Procesos
Carpetas
1998 a
2000
Programas
Carpetas
2001 a
2003
Proyectos
Carpetas
1993 a
2005
Registros
Carpetas
1993 a
1999
Resoluciones
Carpetas
1995 a
2003
En el Inventario Documental Anexo Numero Tres se complementa en forma
detallada esta Información.
Este fondo acumulado está compuesto por 12 estanterías, 50 entrepaños,
150 cajas de archivo, para un total aproximado de 50 metros lineales de

ARCHIVO MUNICIPAL
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archivo, a continuación se ilustra el esquema del Archivo Central de la
Alcaldía Municipal de San Luis
ESQUEMA ARCHIVO CENTRAL
En esta área se
encuentra ubicado el
Fondo Acumulado de la
Alcaldía

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TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN
DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL
Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los
datos obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin
de establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e
instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que permita
determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto
correspondiente.
Para tal fin se realizo un cronograma de actividades (ver anexo número Uno
cronograma de actividades)
CUARTA ETAPA VALORACIÓN
Consideramos importante ampliar un poco el concepto de Valoración
Documental para que el lector tenga una visión más amplia de la importancia
de este proceso:
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Concepto: labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y
secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases del ciclo vital.
Explicación: en el proceso de valoración documental, también se tiene en
cuenta los valores mediatos o secundarios históricos, que son aquellos que
afloran una vez agotado el valor inmediato o primario, aunque algunos
documentos lo tiene desde al momento en que se producen.
El valor mediato predecible: es el que puede determinarse desde el
momento de la elaboración del documento. Como criterios, origen, desarrollo
y desaparición.
El valor mediato no predecible. Estos dependen de la información
contenida en los documentos que no es posible determinarlo físicamente.
Como criterios, importancia, muestra complementaria. O que no cumple el
criterio de lo importante.
Polos de interés documental: son los documentos que tienen mayor
relevancia, dependencia de la información que ellos contengan y de las
necesidades que requiera suplir el usuario.

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Eliminación de los documentos: es la destrucción del documento
cuando ha perdido su valor.
Plazo precaucionar: es el tiempo adicional que se le hace al documento.
Ciclo vital del documento: son las etapas sucesivas por las que atraviesan
los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final.
“es la trayectoria que tiene el documento desde su finalidad.
En cuanto al valor documental tenemos los primarios y secundarios.
El valor primario son los de finalidad administrativos, jurídica y fiscal.
El valor administrativo: es de cualidad para que la administración posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Es decir
que son aquellos documentos inherentes en los procesos que se desarrollan
en gestión de una organización hasta terminar su vigencia.
El valor jurídico o legal: es el valor que se derivan derechos y obligaciones
legales, reguladas por el derecho común y que sirven de testimonio ante la
ley.
En pocas palabras son aquellos documentos que constituyen derechos y
deberes garantizados.
El valor fiscal: es de utilidad y actitud que tienen los documentos para el
tesoro o hacienda pública. Igualmente son los documentos subyugados a la
ley.
El valor permanente o secundario: son de cualidad atribuida a aquellos
documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben
conservarse en un archivo. Estos documentos secundarios son de
motivación no propios de su finalidad.
Valor científico: cualidad de los documentos que registran información
relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Estos documentos científicos van ligados con la investigación.
Valor contable: utilidad y aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los
movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural: calidad del documento que por su contenido, testimonio,
entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,

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valores, modos de vida, o desarrollo económico, social, político,
religioso o estético, propio de una comunidad y útiles para el conocimiento de
su entidad.
Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una
institución en virtud de aspectos misionales.
Valor histórico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben
conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información,
útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Estos
documentos sirven como investigación, como memoria de un país.
(Publicado por José Luis Vargas Forero lunes, 16 de noviembre de 2009)
Para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental de la Alcaldía
Municipal de San Luis, se procedió a identificar los valores primarios
(administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) e identificar los
valores secundarios (Históricos, científicos y culturales), que posea la
documentación.
Esta valoración dio como resultado, el establecimiento de los tiempos de
retención y su disposición final los cuales quedarán plasmados en la Tabla
de Valoración Documental.
ESQUEMAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
PRIMARIOS SECUNDARIOS
Administrativo Histórico
Legal Científico
Jurídico Cultural
Fiscal
Contable

ARCHIVO MUNICIPAL
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CICLO VITAL DE DOCUMENTOS PARA DEFINIR SU VALORACIÓN
CICLO VITAL
CICLO VITAL

ARCHIVO MUNICIPAL
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CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO MUNICIPAL
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EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE LA TABLA

ARCHIVO MUNICIPAL
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La Tabla de valoración documental refleja cada una de las estructuras
orgánicas de la Alcaldía Municipal, por lo cual en la parte superior se
identifica la dependencia productora de acuerdo con el organigrama. Cuenta
además con las siguientes columnas:
CÓDIGO: En la primera columna (D) se colocan cuatro (4) dígitos que
indican el código de la dependencia de acuerdo con el cuadro de
clasificación de las dependencias.
En la segunda columna (S) aparece el código de la serie o asuntos
documental de acuerdo al cuadro de clasificación documental.
ASUNTO O SERIE. Debe anotarse el nombre de los asuntos o de las series
tal y como aparece en el inventario.
RETENCIÓN. Debe registrarse el tiempo en años, que debe permanecer la
documentación en la fase de archivo correspondiente
DISPOSICIÓN FINAL: Se señala con una equis (X) la disposición final en la
columna CT si es conservación total, S si es selección, M si es Microfilmación
u otra tecnología aceptada y E si es eliminación.
PROCEDIMIENTO: Se indica el procedimiento para las transferencias
primarias y secundarias, la selección y el muestreo. Además observaciones
especiales que deben ser tenidas en cuenta en la aplicación de la tabla.
CONVENCIONES:
CT: Conservación Total S: Selección
M: Microfilmación u otra tecnología aceptada E: Eliminación
La tabla de retención documental está paginada para cada dependencia y
además aparece la firma del jefe de archivo.

ARCHIVO MUNICIPAL
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CRITERIOS DE VALORACIÓN PARA LA RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN
FINAL DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SUSTENTACIÓN DE LA ELIMINACIÓN:
La eliminación como disposición final se aplica para aquellos documentos
que son copia o cuya información está contenida en otros, que de acuerdo
con su ciclo vital han cumplido su valor administrativo y no poseen ningún
otro valor.
En los demás casos se define la retención documental según normatividad
enunciada en el (Anexo número 44 Sustentación de la Eliminación
Documental), previa selección de la muestra para conservar en el archivo
histórico.

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APLICACIÓN DE LA TVD
La aplicación de la TVD desarrolla específicamente los procedimientos de
organización y disposición final de documentos y permite la eficiencia en la
prestación de los servicios archivísticos.
Una vez aprobadas las Tablas de Valoración Documental por el Consejo
Municipal de Archivos, el Alcalde mediante resolución adoptará y ordenará
su aplicación. El Auxiliar de Oficina responsable de la Gestión Documental,
hará la difusión de la TVD, así mismo, se elaborarán los instructivos que
normalicen la organización de los documentos y el archivo histórico
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y SECUNDARIAS
Las transferencias documentales permiten:
Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e instituciones productoras.
Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores
condiciones de conservación.
Las transferencias documentales secundarias se adelantarán teniendo en
cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de valoración
Documental, siguiendo los procedimientos e instructivos y de acuerdo con el
cronograma establecido por Gestión documental.
Los documentos a eliminar se destruirán y se dejará constancia en Acta que
será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el responsable de la
Gestión Documental y el de la Dependencia respectiva.
Se recomienda la digitalización como una opción de almacenamiento,
siempre y cuando se pueda garantizar la reproducción exacta del documento

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durante el término de retención establecido en la TRD. La disposición
final de los documentos de carácter histórico es conservación total y no
podrán ser eliminados aunque hayan sido digitalizados.
Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final, los
procedimientos de selección previstos en la TVD y en los Acuerdos del
Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta el tratamiento especial que
deben recibir estos documentos, por su valor histórico, dicho tratamiento
contempla las siguientes actividades:
 Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de
archivo).
 Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el
respectivo testigo.
 Foliación y retiro del material abrasivo.
 Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de
carpetas y cajas.
En todo caso, el archivo histórico de la Alcaldía deberá cumplir con las
condiciones de conservación necesarias. Si la Alcaldía decide transferir dicho
archivo para custodia en el ARCHIVO HISTÓRICO MUNICIPAL, se deberá
solicitar a través del Consejo Municipal de Archivos y acordar dicha
transferencia con la Administración Municipal.
Previa capacitación a los funcionarios y de acuerdo con el calendario, se
realizarán transferencias primarias (de archivos de gestión al archivo central)
y transferencias secundarias del archivo central al histórico de acuerdo con
los tiempos de retención definidos en la TRD.
Las oficinas deberán transferir al Archivo Central mediante inventario Único
de transferencias documentales (en papel y archivo electrónico) aquellas
series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención
señalado en la TRD correspondiente, de acuerdo con el procedimiento
establecido para ello.
La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo
estipulado en las TRD. La disposición final de los documentos de carácter
histórico es conservación total, con plazos de retención de 10 años en
Archivo Central con el fin de descongestionar este y darle el tratamiento
adecuado a los documentos históricos.

ARCHIVO MUNICIPAL
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SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN PERIÓDICA DE LA TVD
Las tablas de valoración documental serán revisadas y actualizadas por el
Jefe de Archivo o quien haga sus veces en la ALCALDÍA MUNICIPAL DE
SAN LUIS ANTIOQUIA como mínimo cada cinco años, previa solicitud
escrita de la dependencia o funcionario interesado.
Dicha actualización será aprobada mediante acta de comité de archivo. Para
su aplicación se deberán divulgar los cambios.
Cabe anotar, que cuando se realicen cambios que afecten la disposición final
de los documentos, siempre deberá ser evaluado jurídicamente y sustentarse
con la norma que justifique dicho cambio.
El seguimiento y actualización de la TVD comprende las siguientes
actividades:
1. Cronograma de Seguimiento: Programación de visitas a los diferentes
archivos (Gestión, Central, Histórico) de la ALCALDÍA para garantizar el
cumplimiento de las normas y realizar un acompañamiento a los usuarios.
2. Revisión de los Instrumentos de Control: Se hará seguimiento y
revisión periódica a los inventarios, registros de préstamo, calendario de
transferencias y demás instrumentos de control para garantizar la calidad de
los servicios de archivo.
3. Medición de la gestión: Establecer indicadores de gestión que
permitan medir cualitativa y cuantitativamente la gestión documental
(encuestas de satisfacción, volumen de descartes, oportunidad en las
transferencias, tiempo de atención de consultas, cantidad de consultas
atendidas). Así mismo, evidenciar debilidades y oportunidades de
mejoramiento.
4. Aprobación de la TVD actualizada: Gestión Documental llevará la
propuesta de modificación de la TRD al comité de archivo y sustentará los
cambios para la aprobación por parte del comité.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS ASOCIADOS
CON EL PROCESO ARCHIVÍSTICOS
Administración de archivos. Conjunto de estrategias organizacionales
dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos. Acción de guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta es constante.
Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del
archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente
Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo
también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia,
la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como
tal por el legislador.
Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por
entidades privadas.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.

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Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la
historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y
declarado como tal por el legislador.
Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por
entidades privadas.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
Carpeta. Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental. Fase del proceso de organización documental,
en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo
con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección,
series y/o asuntos).
Código. Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y
que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la
entidad.
Comité de archivo. Grupo asesor de alta Dirección, responsable de cumplir
y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos. Órgano asesor del Archivo General de
la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos,
encargado de conceptuar sobre.
• El valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y
de las privadas que cumplen funciones públicas.
• La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar
valoración documental
• La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración
documental.

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Comunicaciones oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas
en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
Cuadro de clasificación. Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
Depuración. Operación, dada en la fase de organización de documentos,
por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios,
para su posterior eliminación.
Disposición final de documentos. Decisión resultante de la valoración
hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las
tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Documento activo. Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo. Documento generado por la misma oficina o por
otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales
pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por
una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento esencial. Documento necesario para el funcionamiento de un
organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia
institucional.
Documento electrónico de archivo. Registro de la información generada,
recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a
los principios y procesos archivísticos.
Documento facilitátivo. Documento producido en cumplimiento de
funciones idénticas o comunes en todas las entidades.
Documento histórico. Documento único que por su significado jurídico o
autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la

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dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones
internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se
convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento inactivo. Documento que ha dejado de emplearse al concluir
sus valores primarios.
Documento misional. Documento producido o recibido por una institución
en razón de s u objeto social.
Documento original. Fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público. Documento otorgado por un funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención.
Documento semiactivo. Documento de uso ocasional con valores primarios.
Eliminación documental. Actividad resultante de la disposición final
señalada en las tablas de retención o de valoración documental para
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,
sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Expediente. Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolución de un mismo asunto.
Fondo acumulado. Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio
de organización archivística.
Fondo documental. Conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.
Microfilmación. Técnica que permite registrar fotográficamente documentos
como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Muestreo. Técnica estadística aplicada en la selección documental, con
criterios cuantitativos y cualitativos.

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Organigrama. Representación gráfica de la estructura de una
institución. En archivística se usa para identificar las dependencias
productoras de los documentos.
Principio de orden original. Se trata de un principio fundamental de la
teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia. Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Producción Documental. Recepción o generación de documentos en una
unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
Retención documental. Plazo que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
Selección documental. Disposición final señalada en las tablas de retención
o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de
escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su
conservación permanente. Se Usan también "depuración" y "expurgo".
Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus
características específicas.
Tabla de retención documental. Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental. Listado de asuntos o series documentales
a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así
como una disposición final.
Tipo documental. Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.

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Transferencia documental. Remisión de los documentos del archivo
de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes.
Unidad Administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución.
Unidad de conservación. Cuerpo que contiene un conjunto de documentos
de tal forma que garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas,
las cajas, y los libros o tomos.
Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por
un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando
un expediente.
Valor administrativo. Cualidad que para la administración posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico. Cualidad de los documentos que registran información
relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable. Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los
movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural. Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,
entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,
valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos,
religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento
de su identidad.
Valor fiscal. Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública.
Valor histórico. Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben
conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información,
útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal. Valor del que se derivan derechos y obligaciones
legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la
ley.

ARCHIVO MUNICIPAL
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Valor permanente o secundario. Cualidad atribuida a aquellos
documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben
conservarse en un archivo.
Valor primario. Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde
que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos,
fiscales, legales y/o contables.
Valor técnico. Atributo de los documentos producidos y recibidos por una
institución en virtud de su aspecto misional.
Valoración documental. Labor intelectual por la cual se determinan los
valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer
su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
Extractado del acuerdo 027 del 31 de Octubre de 2006 del Archivo General
de la Nación.

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INVENTARIO DOCUMENTAL FONDO ACUMULADO
ESTUDIO DE LAS ESTRUCTURAS ORGÁNICAS
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
ANEXOS

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