Präsentation zur Dissertationsverteididung

1. Verfahrenskommunikation in der
öffentlichen Verwaltung
Präsentation zur Dissertationsverteidigung
25. Jänner 2012
Johann Höchtl 9502276
TU Wien

2. Agenda
 Vorstellung
 Dissertationsthema und Forschungsfrage
 E-Government Umfrage
 Zustellungsproblematik
 E-Beteiligung durch Transparenz:
Architekturkomponenten für offene
Verwaltungsdaten
 Diskussion

3. Vorstellung
Ausbildung
 Wirtschaftsinformatik UNI Wien
 Doktoratsstudium TU Wien
Berufserfahrung
 Nationalbank Österreich: Bibliothek zur Berechnung von Schwankungsbreiten von
Währungen
 Artaker Computersysteme: Datenbank aller immobilen Anlagegüter der ÖBB
 Inhouse GmbH der WKO Österreich: Authentifizierungssystems der
Wirtschaftskammerorganisation
 Markas Service GmbH: IT-Leiter und Inhouse ISO 9001ff Auditor
 Stadt Wien: Gutachter für Förderansuchen im Bereich Web x.0
Donau-Universität Krems: Lehrgangskoordination & Projektmanagement
Organisationen
 Mitglied der Arbeitsgruppe Semantic Support for Electronic Business
Document Interoperability SET-TC (ruhend)
 EDEM Arbeitsgruppe Bundeskanzleramt Österreich
 Cooperation Open Government Data Austria

4. Dissertationsthema
Elektronische Verfahrenskommunikation
in der öffentlichen Verwaltung
Relevante Verfahren, Zustellungsproblematik
und Anreize zur Beteiligung

5. Forschungsfrage(n)
 In welchem Umfang wurden Elemente der
österreichischen E-Government Strategie auf
Gemeindeebene umgesetzt?
 Welche Attribute beeinflussen Entscheidungen
hinsichtlich der Auswahl umzusetzender Projekte?
 Welche organisatorischen Maßnahmen erfordert die
elektronische Zustellung und welches Potential bietet sie?
 Welche strukturellen Maßnahmen fördern elektronische
Beteiligung und wie können diese umgesetzt werden?

6. Fragestellungen
 WAS: Der angestrebte Erkenntnisfortschritt
besteht in der Identifikation des Status Quo der
Umsetzung von E-Government in Österreich
 WARUM: Aus der Analyse des Ist-Zustandes
können Handlungsempfehlungen abgeleitet
werden.
 WIE:
 Umfrage: Identifikation des Status Quo
 Inhaltsanalyse, Desk Research & ExpertInnenInterviews:
Erarbeitung von Verbesserungspotential aus Literatur und
ExpertInneninterviews

7. Forschungsdesign
 Umfrage: Durchgeführt unter allen 2.357
österreichischen Gemeinden. Ausgehend von den
Ergebnissen der Umfrage
 Inhaltsanalyse & Desk Research
 Konzentration auf die Perspektive „Zustellung“ und
„Beteiligung“
 Zustellung: Breitenwirkung blieb aus
 E-Beteiligung: Internet wird als Beteiligungsinstrument
nicht im erwarteten Maß von der Verwaltung
angenommen

8. Erhebung der Ausgangslage
Umfrage unter den
Österreichischen Gemeinden

9. E-Government Umfrage
 Durchführungszeitraum Juli 2008 - August 2008
 Auftrag des Gemeindebundes mit organisatorischer
Unterstützung
 Technische Umsetzung mit Umfragewerkzeug der
Statistik Austria

10. Umfrage
 Statistische Basisdaten:
 Beteiligung: 1.249 von 2.357 Gemeinden (52,99%)
 Größenverteilung:

11. Umfrage
 Personalstand
Gemeindeklasse
1 2 3 4 5
Gemeinden 164 311 310 69 38
Absolut
% 18,4 34,9 34,8 7,7 4,3
Mitarbeiter 3,5 4,5 8,0 45,0 197,5
Median
 Änderung der MitarbeiterInnen 2002 → 2008
Mitarb./ EDV-Mitarb./ Anteil
Gemeinde Gemeinde
2002 32,0 1,9 5,8%
2008 27,7 1,6 5,9%
Wien 58.000 1.000 1,7%
(2008)
➔ 22% weniger MitarbeiterInnen im IT-Bereich

12. Umfrage
Geschwindigkeit der Internetanbindung
Internetanbindung:Österreich
der österreichischen Gemeinden
100
Verbindungsart Gemeindeumfrage 2008
Schmalband 56k, IDSN 16,3 %
80
Breitband DSL, T1 71,4 %
Funkverbindung WLAN 12,3 %
Anzahl
60
40
20
0
10 128 256 512 1024 2056 4096 999999
bis MBit

13. Umfrage
 LAN Infrastruktur
Netzwerkverwendung der Gemeinden
100
ja
nein
80
% Lan
2002 12,08%
60
Prozent
∆ = 66.79%
2008 78,87%
40
20
0
2002 2008

14. Umfrage
Zusammenhang PC&Laptop zu Internetanschluss
 „Jedem Mitarbeiter
sein PC/Laptop“
 Analyse nach
Gemeindegröße: Je
Größer die
Gemeinde, umso
weniger PC's /
MitarbeiterIn
 Vermutung:
Skaleneffekte
durch
Spezialisierung

15. Umfrage - Zwischenergebnis
√ Internetanbindung vorhanden
√ Netzwerkinfrastruktur vorhanden
√ ~Jede(r) MitarbeiterIn hat einen PC/Laptop
 Voraussetzung für E-Services und E-Beteiligung aus
Sicht der Verwaltung ist gegeben

16. Umfrageergebnisse –
Fokus auf E-Zustellung
 Elektronische Signatur
 4,8% verwenden elektronische Signatur, Plan zur
Einführung:
sofort ½ Jahr Jahr später Nie
Absolut 3 51 182 296 651
Prozent 0,3% 4,3% 15,4% 24,8% 55,2%
 Elektronische Zustellung
Einführung geplant?
Ja = 259 nein
Service Keine sofort ½ Jahr Jahr später
unbekannt Angabe
616 7 11 20 76 152 367

17. Was ist die E-Zustellung?
 Gesetzlich geregeltes Verfahren zur nachweislichen
Übermittlung von elektronischen Dokumenten über
ein IT-System
 Ursprüngliche Konzeption: Von der Verwaltung zur
BürgerIn
 Einseitiger Prozess: Rückantwort nicht möglich
 Verschiedene Qualitätsstufen der Zustellung
abhängig von der Zustellungswirkung
 nachweislich vs. nicht-nachweislich
 Höchste Qualitätsstufe (Nachweislich aus
integriertem IT-System) erfordert aufwändigen
Registrierungsprozess und ist an Bürgerkarte
gebunden

18. E-Zustellung - Ablauf

19. Umfrageergebnisse –
Fokus auf E-Beteiligung
 Kleinere Gemeinden bieten
weniger Services an
 Kleinere Gemeinden wollen
ihr Angebot weniger stark
ausweiten als große
Gemeinden

20. Umfrageergebnisse –
Fokus auf E-Beteiligung
 Angebotene elektronische Beteiligungsinstrumente
der Gemeinden
Angebot % Note * Stimmen * Note ist subjektive
Veranstaltungskalender 96.6 1.3 730 „Nützlichkeit“ in
Schulnotenskala
Wetter 55.2 2.7 417
(Stadt-)Plan 40.8 2.5 304
Schwarzes Brett 24.1 2.4 182
Sonstiges ** 17.5 2.2 131 ** Sonstiges:
Anliegenmanagement 10.9 2.7 75 Gemeindezeitung,
Informationen zu und für
Verwaltungsforum 9.9 2.4 65 Wirtschaftsunternehmen,
E-Rechnung 8.8 3.1 61 Tourismusinformationen,
Gästebuch, Ärzte- und
E-Gebühren 8.0 2.9 55
Apothekenplan,
politische Diskussion 2.9 3.4 16 Notdienste, kostenlose
Chat 1.9 3.7 15 Kleininserate, Fundamt
E-Beteiligung 2.1 3.1 14 direkte
Wiki 0.5 4.0 1 Beteiligungsinstrumente

21. Umfrageergebnisse –
Fokus auf E-Beteiligung
 Geplante elektronische Beteiligungsinstrumente
der Gemeinden
Service % wollen anbieten
Kalender 17,0
(Stadt-)Plan 26,5
Wetter 15,6
Chat 2,6
Schwarzes Brett 28,3
Anliegenmanagement 23,5
politische Diskussion 3,5
Verwaltungsforum 20,9
E-Rechnung 34,4
E-Gebühren 32,1
E-Beteiligung 8,1
Wiki 3,5

22. E-Beteiligung
 Problem des Angebotes – oder der Nachfrage?
„We build, but they won't come“
Prof. Viktor Mayer-Schönberger, EDEM-Konferenz 2009, Wien
 Es gibt kein von der Verwaltung initiiertes
E-Beteiligungsprojekt, das quantitativ oder
qualitativ nachhaltige Wirkung gezeigt hätte.
 Aber: E-Partizipation ist Realität: Open Source,
Ushahidi, Facebook
 → Ursachensuche auf Angebotsseite

23. Services und Meldungen
Meldungen an den Bund
Meldung Anzahl Relevant für %
Gemeinden
Zentrales Melderegister (ZMR) 221 34,5%
Zentrale Wählerevidenz 190 29,6%
Gebäude- und Wohnungsregister (GWR) 165 25,7%
Agrarmeldungen (Viehbestand, Wein etc.) 130 20,3%
Finanzmeldungen (v.a. USt, FinanzOnline) 125 19,5%
Personenstandswesen (v.a. Standesamt) 118 18,4%
Tourismus (v.a. Nächtigungen) 68 10,6%
Bundesgebühren 16 2,5%

24. Services und Meldungen
Meldungen an das Land
Relevant für
Meldung # Gemeinden
Tourismus (Bettenmeldung, Gästemeldung, Nächtigungsstatistik, 300
Regionaltaxe etc.)
Wählerevidenz, (Europa- & Landes-Wählerverzeichnisse) 193
Finanzen (Finanzausgleich, Statistik u.a.) 137
Rechnungsabschluss 121
Kindergarten (v.a. Anmeldungen & Statistik) 53
Bedarfszuweisungsanträge 40
Katastrophen (Schutzplan & Meldungen) 34
Lustbarkeitsabgabe 27
Raumordnung, Flächenwidmungsplan 20
Ausländermeldung 14
Abwasser (-entsorgung, -qualität, -anlagen) 13
Gemeinderat (v.a. Änderungen, Kataster) 12

25. Faktoren zur Auswahl von E-Verfahren
und Messen der Umsetzungsintensität
Auswahlfaktoren Umsetzungsgüte
Nutzen Intensitätsstufe der elektronischen
Abwicklung
Aufwand Transparenz der elektronischen
Schnittstellen
Auswirkungen auf verbundene Adaptionsgrad herkömmlicher
Prozesse oder Folgeprozesse Prozesse und Reorganisation auf
elektronische Umsetzung
Verfahrensfrequenz Transformationsgrad der Organisation
Kernprozess oder supplementäres, Ausmaß der Integration der Akteure in
unterstützendes Service die Service Supply Chain
Umsetzungsrisiko Richtung der Serviceorientierung
Folgenabschätzung Pro-Aktive Serviceerfüllung oder
passives Antragssystem
Ex ante Ex post
[1] H. W. Wieczorrek and P. Mertens, Management Von IT-Projekten: Von Der Planung Zur Realisierung. Springer, 2006.
[2] Landesrechnungshof Salzburg, “Bericht des Landesrechnungshofes über die Projekte E-Government und ELISA,”
Land Salzburg, LRH - 3-96/6-2006, Oktober 2006.

26. Arbeitsfortschritt
1.Potentiale für elektronische Verfahren zu Bund und
Land wurden ermittelt (Verfahrensfrequenz) und
Entscheidungsfaktoren erarbeitet.
2.Die elektronische Zustellung wird von den
Gemeinden nicht angenommen
3.Direkte elektronische Beteiligung wird von < 11%
der Gemeinden angeboten
4.E-Beteiligung ist für > 20% der Gemeinden ein
Thema der Einführung

27. Arbeitsauftrag
1.Potentiale der E-Zustellung ermitteln
2.Ursache(n) für fehlende E-Beteiligung ermitteln und
Lösungsweg(e) ausarbeiten

28. Potentiale der E-Zustellung

29. E-Zustellung - Potentialerhebung
 Bedarfsträger: Stadtgemeinde Gföhl
(südliches Waldviertel / NÖ)
Einwohner (2009) 3.758
Fläche 80,72 km²
Betriebe lt. Offenlegung Internetauftritt 54
Arbeitsstätten (2006) 545
Beschäftigte (2006) 1.092
- davon unselbstständige Beschäftigte (2006) 756
Gebäude (2006) 1.515
Wohngebäude (2006) 1.405
Wohnsitze (2006) 1.795
- davon Nebenwohnsitze (2001) 396
Land- und forstwirtschaftliche Betriebe 281
(1999)
- davon Haupterwerbsbetriebe (1999) 110
Einnahmen (2007) 5.038.000
Ausgaben (2007) 5.093.000

30. E-Zustellung – Vorerhebung
 Vorbedingungen
 Österreich: 100.000 Bürgerkarten im Umlauf
(1,25% der Österreicher, Stand: 2010)
 Davon 1% bei E-Zustellung angemeldet
 Gföhl ~ 3.750 Einwohner
➔Statistisch kann nur ein Einwohner Gföhls per
E-Zustellung erreicht werden!

31. E-Zustellung – Kommunikationskanäle
Amtssignatur anbringen,
Versand per E-Mail
E-Mail Adresse bekannt
Amtssignatur anbringen, Duale Zustellung Hoheitsverwaltung
E-Mail Adresse nicht bekannt
Postversand
Versand per E-Mail;
Bei Rechnung muss die Nachricht nicht nachweislich
E-Mail Adresse bekannt
nach USt signiert werden
Fax-Adresse bekannt,
Privatwirtschaftsverwaltung
Versand per Fax
E-Mail Adresse nicht bekannt Duale Zustellung
E-Zustellung
Postversand Auswahl Zustellkanal
Amtssignatur anbringen
nach AVG
Hoheitsverwaltung Duale Zustellung
Postversand nachweislich
AVG gilt nicht Duale Zustellung
Privatwirtschaftsverwaltung E-Zustellung

32. E-Zustellung – Fazit
 Frontend
 Sicherheitsstufen der Authentifizierung mit
Benutzername/Passwort
 Backend
 Intelligente Integration der Amtssignatur
 Plugin, virtueller Drucker
 Anbindung an Dokumentenmanagementsystem (ELAK)
mit Integration sämtlicher Kommunikationskanäle
 Automatische Wahl des Zustellungskanals abhängig von
(rechtlichen, organisatorischen) Anforderungen
 Einheitliches Austauschformat für Interoperabilität
zwischen Systemen und Anbietern
 EDIAKT

33. Arbeitsfortschritt
1.Potentiale der E-Zustellung ermitteln
2.Ursache(n) für fehlende E-Beteiligung
ermitteln und Lösungsweg(e) ausarbeiten

34. Maßnahmen zur Steigerung der
elektronischen Beteiligung

35. Verweis auf Umfrageergebnisse
E-Beteiligung
 Umfrageergebnisse: Vorbedingungen für E-Beteiligung
Technische Aspekte
vertrauenswürdige Seite (.gv.at) √
Authentifizierung und Autorisierung √
Signatur √
Angebot ~
Soziologische Aspekte
Transparenz und Offenheit [1] ~
[1] D. Rölle, “Vertrauen in die öffentliche Verwaltung–Zwischen Systemstabilität und
Modernisierungsdruck,” Der moderne Staat–Zeitschrift für Public Policy, Recht und Management, vol.
2, no. 1, 2009., pp. 224

36. Transparenz – Vertrauen – Beteiligung
Wirkrichtung von Transparenz, Vertrauen und Beteiligung
und Maßnahmen zur Zustandserreichung
Zustand Transparenz Vertrauen Beteiligung
Daten &
Methoden­ Abstimmungs­
Informations­
Maßnahme transparenz transparenz
offenlegung
[1] P. K. Blind, “Building trust in government in the twenty-first century: Review of literature and emerging issues,”
in 7th Global Forum on Reinventing Government Building Trust in Government, 2007, pp. 26–29.
[2] D. Heald, “Transparency as an instrumental value,” in PROCEEDINGS-BRITISH ACADEMY, 2006, vol. 135, p. 59.
[2] B. Bugaric, “Openness and Transparency in Public Administration: Challenges for Public Law,”
Wisconsin International Law Journal, vol. 22, p. 483, 2004.

37. Informationsmanagement – Offene
Verwaltungsdaten
 Desk Research
[1] J. White, Managing information in the public sector, Armonk N.Y.: M.E. Sharpe, 2007.
[2] C.M. Shea and G.D. Garson, Handbook of public information systems, Taylor & Francis Group, 2010.
[3] B. Rocheleau, Public management information systems, Hershey PA: Idea Group Pub., 2006.

38. Komponenten einer offenen
Architektur für Verwaltungsdaten
 Föderalismus fördert Lösungen, die auf einem
Mindestmaß an Abstimmung beruhen
➔ Architekturkonzept muss dieses Prinzip
berücksichtigen
 Volatilität von Ressourcen
(sich ändernde Zuständigkeiten → NDR → permanente Bezeichner)
 Verknüpfungen zwischen Datensätzen
(Herkunft → Transparenz → Vertrauen)
 Generische Datenformate
 Maschinelle Verarbeitung sicherstellen
 Web-freundliche Schnittstellen
 Suchen (und Finden) von Datenquellen
 Lizenzen & Haftungsfrage

39. Open Data Architekturkomponenten
3 0
1 2
URI
Web Interface
Service
RDF-Browser Javascript Libraries
Discovery
api.data.gv.at data.gv.at proxy.data.gv.at Service
4'
Externe Sicht 5
Interne Sicht
4
DB1 RDF RDF
RDF DB DB
Datenbank DB2
Org 2 Org 3
Organisation

40. Daten vs. Metadaten-Portal
Suche
Meta-
daten
Metadatenportal
Suche
Suche
Meta
Daten Daten &
Suche
Metadaten
Metadatenportal
data.austria.gv.at
Linz
Daten & data.linz.gv.at
Metadaten
Wien
data.wien.gv.at

41. Funktionen eines Datenportals
RESTFul JSON-Schnittstelle
Web Interface
SPARQL
Such-Service
Bekanntgabe
RDF-Browser Javascript Libraries Publish/Subscribe
data.gv.at/admin
api.data.gv.at data.gv.at data.gv.at/rss
Externe Sicht
Interne Datenbank
DB1
Offene
Verwaltungs-
daten DB2
Interne Sicht Filterung
data.<organisation>gv.at/katalog

42. Funktionen eines Metadatenportals
RESTFul JSON-Interface
SPARQL Web Interface
Publish/Subscribe Ankündigung erhalten
RDF-Browser Suchdienst Endpoint
Metadaten laden
Datenverknüpfungs-
Javascript Libraries modellierungswerkzeug Discovery Service
Ontologien
Datenbank
data.gv.at/katalog

43. Arbeitsfortschritt
1.Ursache(n) für fehlende Akzeptanz der E-Zustellung
ermitteln und Lösungsweg(e) ausarbeiten
2.Ursache(n) für fehlende E-Beteiligung ermitteln und
Lösungsweg(e) ausarbeiten

44. Forschungsfrage
 In welchem Umfang wurden Elemente der
österreichischen E-Government Strategie auf
Gemeindeebene umgesetzt?
 Welche Attribute beeinflussen Entscheidungen
hinsichtlich der Auswahl umzusetzender Projekte?
 Welche organisatorischen Maßnahmen erfordert die
elektronische Zustellung und welches Potential bietet sie?
 Welche strukturellen Maßnahmen fördern elektronische
Beteiligung und wie können diese umgesetzt werden?

45. Ausblick
 Entscheidungsmodell muss anhand identifizierter
Prozesse validiert werden
 Architekturkomponenten müssen in einem
Architekturmodell verarbeitet werden
 In Umsetzung mit der Cooperation OGD Austria
 Kritische Betrachtung bestehender Lizenzen auf
Anwendbarkeit für offene (Verwaltungs-)Daten

46. Verwertung
 Projekte
 E-Government Umfrage im Auftrag des Gemeindebundes
 Ergebnis: Positionspapier zur Tauglichkeit der Umsetzung der E-
Government Strategie auf Gemeindeebene
 Peter Parycek, Johann Höchtl, Walter Seböck, and Franz Fahrngruber. 2009. E-
Government Befragung der Gemeinden durch den österreichischen
Gemeindebund. Krems: Donau-Universität Krems.
http://www.scribd.com/doc/16096778/EGovernment-Gemeindeumfrage-2008.
 Machbarkeitsstudie zur Integration der elektronischen
Zustellung in den „Gemeinde-ELAK“ der Stadtgemeinde
Gföhl
 Erarbeitung einer föderalen Open (Government) Data
Strategie im Auftrag des BKA im Rahmen der Cooperation
Open Government Data Austria
 Gründung des Open Knowledge Forums Österreich als
Chapter der Open Knowledge Foundation

47. Verwertung
 Publikationen
 Journal
Höchtl, Johann, Peter Parycek, and Michael Sachs. “E-participation readiness of
Austrian municipalities.” Edited by Alexander Prosser. TGPPP – Transforming
Government: People, Processes and Policy, Emerald 5, no. 1. Electronic Citizen
Participation – State of the Art (2011): 32-45.
 Peer reviewed
Johann Höchtl, Peter Parycek and Walter Seböck. 2009. An eGovernment Survey
Among Austrian Municipalities. In Proceedings of 5th International Conference on e-
Government, 81-91. Boston: Academic Publishing Limited, October 19
Johann Höchtl and Peter Reichstädter. 2009. A Brief Analysis of Semantic
Interoperability Methodologies. In Proceddings of eChallenges 2009. Istanbul: IOS
Press, October 23
Peter Reichstädter, Johann Höchtl and Peter Parycek. 2010. “Die elektronische
Zustellung in Österreich - Status Quo und Umsetzungsempfehlungen,” IRIS, Salzburg
J. Höchtl and P. Reichstädter. 2011. “Linked Open Data als Element von
strategischem Informationsmanagement der öffentlichen Verwaltung,” Europäische
Projektkultur als Beitrag zur Rationalisierung des Rechts, Salzburg: OCG, pp. 341-
353.
EGOVIS'11, August 29 - September 2, 2011 : J. Höchtl and P. Reichstädter „Linked
Open Data - A Means for Public Sector Information Management“

48. Danke für die Aufmerksamkeit
Diskussion