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PROPIEDADES E ÍNDICES
 en Microsoft Access 2003
Propiedades de los campos
                             2

 Dentro de cada tabla, además del tipo de
  datos, podremos definir una serie de propiedades
  para cada campo.
 Nos centraremos en la solapa “General” en la que se
  definen las propiedades del campo activo.




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Propiedades de los campos
    Tamaño del campo         3

    Formato
    Lugares decimales
    Máscara de entrada
    Título
    Valor predeterminado
    Regla de validación
    Texto de validación
    Requerido
    Permitir longitud cero
    Indexado



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Propiedades de los campos
                                 4

 Tamaño del campo
   Determina el número de caracteres que puede contener un
    campo. El valor por omisión es 50.

      EJEMPLO: en un campo que contenga un teléfono no tiene
       sentido asignarle un tamaño mayor de 11 cifras.




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Propiedades de los campos
                                    5



 Formato
   Permite mostrar las fechas y los números con un formato
    determinado.

       EJEMPLO: fecha corta, fecha larga, etc.

       Los formatos predefinidos relacionados con números, con
        monedas y con fechas y horas dependen de la configuración
        regional del panel de control de Windows.




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                                  6

 Lugares decimales
   Determina el número de decimales en los campos numérico o
    de moneda.

      EJEMPLO: ahora para el Euro necesitamos dos
       decimales, algo que no ocurría con la peseta.




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 Máscara de entrada
   Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a
    un formato determinado.
   Sólo funciona con tipos de datos texto o fecha.

   EJEMPLOS:
         Podríamos poner 27/09/1969 ó 27-sep-69
         Código postal: sólo cinco números (no letras)
           Ejemplo: 00000 para obligar a que sean números.
                 • Ver pág.60 Guía Práctica Anaya




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 Máscara de entrada
   Nota:

       si  se crea una máscara de entrada para un
          campo de una tabla, esa máscara se utilizará
          también en todas las consultas, formularios e
          informes que usen la tabla. Por tanto, si se
          desea usar la máscara sólo para ingresar datos a
          través del formulario, se puede crear la máscara
          para el control del formulario y no para el
          campo de la tabla.
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                                  9


 Máscara de entrada y Formato:


     Recuerda la diferencia entre la propiedad formato y la
      propiedad máscara de entrada. La primera sirve para mostrar
      los datos, y la segunda para introducirlos.




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                               10

 Título
   Sustituye al nombre del campo que actualmente aparece en la
    vista diseño a la hora de crear formularios e informes.




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                                       11

 Valor predeterminado
   Es el valor que tomará el campo por omisión cada vez que se
    agregue un nuevo registro a la tabla.
           EJEMPLO: si estamos en un campo “Ciudad” en el que el 90% de
            los registros pertenecen a Murcia, podríamos agregar la palabra
            “Murcia” a la propiedad Valor Predeterminado para ahorrarnos la
            escritura de la palabra muchas veces.




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                                12

 Regla de validación
   Determina las condiciones que debe cumplir el dato que se
    pretende introducir en el campo para ser aceptado.




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                                 13

 Texto de validación
   Establece el texto del mensaje que aparecerá si el dato que se
    pretende introducir no cumple la anterior regla de validación.




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Propiedades de los campos
                                 14

 Requerido
   Indica si es obligatorio o no introducir un dato en el campo.




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                               15

 Permitir longitud cero
   Permite que se guarden cadenas de longitud cero en un campo
    texto o memo.




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                                 16

 Indexado
   Determina si el campo será un índice de la tabla o no (para
    acelerar las búsquedas).




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Propiedades de los campos
                                17

 NOTA:
   como es lógico, no todas las propiedades aparecen en todos los
    tipos de campos. Ejemplo: no tiene sentido usar la propiedad
    “números decimales” en un campo de tipo texto.




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Propiedades de los campos
                                   18
 Ejercicio:
   Copia la tabla “pedidosfinal” del archivo database1.mdb
    como “pedidosfinal2” (sólo la estructura) y para el
    campo fecha-venta asigna las siguientes propiedades:
      Formato: fecha mediana
      Máscara de entrada: fecha corta
      Título: Fecha de la venta
      Valor predeterminado: dejar en blanco
      Regla de validación: >=#01/01/1900# Y <=Fecha()
      Texto de validación: la fecha no es correcta
      Requerido:Sí
      Indexado:Sí con duplicados


       Inventa datos para crear dos nuevos registros – Inserta la fecha
       mal para ver que se activa el texto de validación
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Índices
                          19

 Con los índices lo que conseguimos es que Access
  encuentra más rápidamente un dato dentro de un
  campo.
 Al decirle a un campo que sea indexado, Access
  construye internamente un índice para él. Es como
  el índice de un libro.
 Cuando sepamos que vamos a buscar datos muy a
  menudo por un campo crearemos un índice para
  él. Por ejemplo, para un campo apellidos.



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Índices
                                 20

 La propiedad indexado admite tres valores:
   No  no crea índice para el campo
   Sí, con duplicados  crea un índice en el que se admiten
    duplicados (Ejemplo: un nombre de ciudad, porque se
    puede repetir)
   Sí, sin duplicados  crea un índice para el que no se
    admiten valores duplicados (Ejemplo: un campo DNI).
    Todas las claves primarias tienen un índice de este tipo sin
    duplicados.




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Índices
 Access crea por omisión 21 índices en orden
                          los
  ascendente (de la A a la Z y del 0 al 9)
 Si queremos que el índice sea descendente habrá
  que especificarlo en la columna Orden del cuadro
  de diálogo Índices. (Se accede a él a través de VerÍndices)




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Índices
 Para el índice hay tres características:
                            22




    Principal: esta característica es propia de la clave
     principal de cada tabla. Sólo puede haber una.
    Única: indica si el índice permitirá valores duplicados
     o no.
    Ignorar nulos: permite excluir del índice los registros
     cuyo valor sea nulo (si seleccionamos No). Si se elige Sí,
     entonces admitirá valores nulos.




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Índices
 Los índices pueden ser simples o compuestos:
                               23

   Los simples ya están vistos.

   Los compuestos estarán formados por varios campos.
    Por ejemplo: los apellidos y el nombre (dos campos en
    este caso)
   EJEMPLO:
         Dentro del cuadro de índices habrá que crear una nueva entrada
          (al final), asignando un nombre al índice y eligiendo el campo.
         Después en la siguiente fila dejamos en blanco la entrada de
          nombre del índice y elegimos el siguiente campo de la tabla para
          crear el índice compuesto.




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Índices
 Ejercicios:                  24

   Para la tabla “pedidosfinal2” vamos a crear un índice
    compuesto:
         Para la tabla “almacenb” crearemos el índice “nproducto”
          formado por el campo “nombre-producto”.
         Accedemos al cuadro de índices y creamos una nueva entrada
          llamada “destino-vendedor” que estará compuesto de los
          campos “destinatario” y “vendedor”. Cierra el índice y la tabla.
         Para la tabla “otrosclientes” crearemos el índice “ncliente” que
          estará compuesto por los campos “nombre-cliente” y “apellidos”




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Índices
                             25



 Eliminación de índices:


    Es tan sencillo como entrar al cuadro de diálogo de los
     índices y eliminar la fila en la que está dicho índice
     (botón derecho del ratón y eliminar filas).
    Borrad todos los índices creados en el apartado
     anterior. Deberán quedar las tablas tan sólo con los
     índices correspondientes a las claves primarias de cada
     una de las tablas.



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Introducción a Microsoft Access 2003 [parte 3]

  • 1. PROPIEDADES E ÍNDICES en Microsoft Access 2003
  • 2. Propiedades de los campos 2  Dentro de cada tabla, además del tipo de datos, podremos definir una serie de propiedades para cada campo.  Nos centraremos en la solapa “General” en la que se definen las propiedades del campo activo. www.valero.biz
  • 3. Propiedades de los campos  Tamaño del campo 3  Formato  Lugares decimales  Máscara de entrada  Título  Valor predeterminado  Regla de validación  Texto de validación  Requerido  Permitir longitud cero  Indexado www.valero.biz
  • 4. Propiedades de los campos 4  Tamaño del campo  Determina el número de caracteres que puede contener un campo. El valor por omisión es 50.  EJEMPLO: en un campo que contenga un teléfono no tiene sentido asignarle un tamaño mayor de 11 cifras. www.valero.biz
  • 5. Propiedades de los campos 5  Formato  Permite mostrar las fechas y los números con un formato determinado.  EJEMPLO: fecha corta, fecha larga, etc.  Los formatos predefinidos relacionados con números, con monedas y con fechas y horas dependen de la configuración regional del panel de control de Windows. www.valero.biz
  • 6. Propiedades de los campos 6  Lugares decimales  Determina el número de decimales en los campos numérico o de moneda.  EJEMPLO: ahora para el Euro necesitamos dos decimales, algo que no ocurría con la peseta. www.valero.biz
  • 7. Propiedades de los campos 7  Máscara de entrada  Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a un formato determinado.  Sólo funciona con tipos de datos texto o fecha.  EJEMPLOS:  Podríamos poner 27/09/1969 ó 27-sep-69  Código postal: sólo cinco números (no letras)  Ejemplo: 00000 para obligar a que sean números. • Ver pág.60 Guía Práctica Anaya www.valero.biz
  • 8. Propiedades de los campos 8  Máscara de entrada  Nota: si se crea una máscara de entrada para un campo de una tabla, esa máscara se utilizará también en todas las consultas, formularios e informes que usen la tabla. Por tanto, si se desea usar la máscara sólo para ingresar datos a través del formulario, se puede crear la máscara para el control del formulario y no para el campo de la tabla. www.valero.biz
  • 9. Propiedades de los campos 9  Máscara de entrada y Formato:  Recuerda la diferencia entre la propiedad formato y la propiedad máscara de entrada. La primera sirve para mostrar los datos, y la segunda para introducirlos. www.valero.biz
  • 10. Propiedades de los campos 10  Título  Sustituye al nombre del campo que actualmente aparece en la vista diseño a la hora de crear formularios e informes. www.valero.biz
  • 11. Propiedades de los campos 11  Valor predeterminado  Es el valor que tomará el campo por omisión cada vez que se agregue un nuevo registro a la tabla.  EJEMPLO: si estamos en un campo “Ciudad” en el que el 90% de los registros pertenecen a Murcia, podríamos agregar la palabra “Murcia” a la propiedad Valor Predeterminado para ahorrarnos la escritura de la palabra muchas veces. www.valero.biz
  • 12. Propiedades de los campos 12  Regla de validación  Determina las condiciones que debe cumplir el dato que se pretende introducir en el campo para ser aceptado. www.valero.biz
  • 13. Propiedades de los campos 13  Texto de validación  Establece el texto del mensaje que aparecerá si el dato que se pretende introducir no cumple la anterior regla de validación. www.valero.biz
  • 14. Propiedades de los campos 14  Requerido  Indica si es obligatorio o no introducir un dato en el campo. www.valero.biz
  • 15. Propiedades de los campos 15  Permitir longitud cero  Permite que se guarden cadenas de longitud cero en un campo texto o memo. www.valero.biz
  • 16. Propiedades de los campos 16  Indexado  Determina si el campo será un índice de la tabla o no (para acelerar las búsquedas). www.valero.biz
  • 17. Propiedades de los campos 17  NOTA:  como es lógico, no todas las propiedades aparecen en todos los tipos de campos. Ejemplo: no tiene sentido usar la propiedad “números decimales” en un campo de tipo texto. www.valero.biz
  • 18. Propiedades de los campos 18  Ejercicio:  Copia la tabla “pedidosfinal” del archivo database1.mdb como “pedidosfinal2” (sólo la estructura) y para el campo fecha-venta asigna las siguientes propiedades:  Formato: fecha mediana  Máscara de entrada: fecha corta  Título: Fecha de la venta  Valor predeterminado: dejar en blanco  Regla de validación: >=#01/01/1900# Y <=Fecha()  Texto de validación: la fecha no es correcta  Requerido:Sí  Indexado:Sí con duplicados Inventa datos para crear dos nuevos registros – Inserta la fecha mal para ver que se activa el texto de validación www.valero.biz
  • 19. Índices 19  Con los índices lo que conseguimos es que Access encuentra más rápidamente un dato dentro de un campo.  Al decirle a un campo que sea indexado, Access construye internamente un índice para él. Es como el índice de un libro.  Cuando sepamos que vamos a buscar datos muy a menudo por un campo crearemos un índice para él. Por ejemplo, para un campo apellidos. www.valero.biz
  • 20. Índices 20  La propiedad indexado admite tres valores:  No  no crea índice para el campo  Sí, con duplicados  crea un índice en el que se admiten duplicados (Ejemplo: un nombre de ciudad, porque se puede repetir)  Sí, sin duplicados  crea un índice para el que no se admiten valores duplicados (Ejemplo: un campo DNI). Todas las claves primarias tienen un índice de este tipo sin duplicados. www.valero.biz
  • 21. Índices  Access crea por omisión 21 índices en orden los ascendente (de la A a la Z y del 0 al 9)  Si queremos que el índice sea descendente habrá que especificarlo en la columna Orden del cuadro de diálogo Índices. (Se accede a él a través de VerÍndices) www.valero.biz
  • 22. Índices  Para el índice hay tres características: 22  Principal: esta característica es propia de la clave principal de cada tabla. Sólo puede haber una.  Única: indica si el índice permitirá valores duplicados o no.  Ignorar nulos: permite excluir del índice los registros cuyo valor sea nulo (si seleccionamos No). Si se elige Sí, entonces admitirá valores nulos. www.valero.biz
  • 23. Índices  Los índices pueden ser simples o compuestos: 23  Los simples ya están vistos.  Los compuestos estarán formados por varios campos. Por ejemplo: los apellidos y el nombre (dos campos en este caso)  EJEMPLO:  Dentro del cuadro de índices habrá que crear una nueva entrada (al final), asignando un nombre al índice y eligiendo el campo.  Después en la siguiente fila dejamos en blanco la entrada de nombre del índice y elegimos el siguiente campo de la tabla para crear el índice compuesto. www.valero.biz
  • 24. Índices  Ejercicios: 24  Para la tabla “pedidosfinal2” vamos a crear un índice compuesto:  Para la tabla “almacenb” crearemos el índice “nproducto” formado por el campo “nombre-producto”.  Accedemos al cuadro de índices y creamos una nueva entrada llamada “destino-vendedor” que estará compuesto de los campos “destinatario” y “vendedor”. Cierra el índice y la tabla.  Para la tabla “otrosclientes” crearemos el índice “ncliente” que estará compuesto por los campos “nombre-cliente” y “apellidos” www.valero.biz
  • 25. Índices 25  Eliminación de índices:  Es tan sencillo como entrar al cuadro de diálogo de los índices y eliminar la fila en la que está dicho índice (botón derecho del ratón y eliminar filas).  Borrad todos los índices creados en el apartado anterior. Deberán quedar las tablas tan sólo con los índices correspondientes a las claves primarias de cada una de las tablas. www.valero.biz