Riding the Flow - Wissenarbeit nach der Getting Things Done Methode

1. 1

2. Überblick
 Getting Things Done in a Nut Shell
 Kartenabfrage
 Kognitive Grundlagen
 Thinking Rock
 FAQ & Tipps für Wissensarbeiter
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3. Dr. Jens Oberender
 1997-2003 Diplom Informatik Studium, Uni Passau
 Seit 1999 IEEE Student Branch Passau
 Community an der Fakultät
 Fachwissen aus erster Hand
 Exzellente Aktivitäten in Passau
Workshops, FMI Party, Professoren Persönlich, Linux Install Party
 Seit 2006 Gesellschaft für Arbeitsmethodik e.V.
 Background vieler Trainer in D-A-CH
 Stammtische der Regionalgruppe München
Alleinstellungsmerkmal, Führen
 Jährliches Falkenstein Seminar
 2003-2009 Promotion IT-Sicherheit
 Informationen http://nymity.info
 Beratung/Technologietransfer in KMUs
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4. Meine ersten
Versuche
 Termine
 Priorisierte Liste
 Kontexte
Nachteile
 Nicht-geschaffte Aufgaben umtragen
 Unzureichend bei vielen Aufgaben,
die von Außen bestimmt werden
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5. Motivation
Zeitmanagement Getting Things Done
 Aufgaben innerhalb  Vertrauen gewinnen,
der zur Verfügung mit der eigenen Zeit
stehenden Zeit richtig umzugehen
erledigen  Berücksichtigt kurz-
 Langfristige Ziele und langfristige Zielen
unterrepräsentiert  Entlastet das
 Work/Life-Balance aus Kurzzeitgedächtnis,
den Augen verloren sofern möglich
 Zufriedenheit muss sich  „Flow“-fördernde
alleine aus Arbeit Strukturierung
schöpfen
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6. Vorbereitungen
 Einstieg in GTD
 Konfrontation mit allen offenen Enden gleichzeitig
 Arbeitsraum und Hilfsmittel
 Ziel: ablenkungsfrei
 Ablagesystem für aktive Aufgaben
 Eindeutiges Wiederauffinden
 ¾ gefüllt -> kein unbewusstes Zögern Informationen
dort abzulegen
 Ablagesystem zur
Referenz
 Schnelle Ablage,
z.B. Hängemappen
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7. Getting Things Done - Prinzipien
1. Erfassen
2. Durcharbeiten
3. Organisieren
4. Durchsuchen
5. Erledigen
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8. Prinzip 1) Erfassen
 Inbox
 Gedanken kurz aufnehmen
 Masse zählt
 Alles erfassen
 Anrufbeantworter, Zeitschriftenstapel, Briefe
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9. Prinzip 2) Durcharbeiten
 Hineinversetzen
 Motivation des Vorhabens formulieren
 2 Minuten Regel: kurze Aufgaben sofort machen
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10. Prinzip 2‘) Durcharbeiten
 Ist jetzt ein Fortschritt möglich?
 Muss die Aufgabe weiter behandelt werden?
(z.B. nach Delegieren)
 Ist eine zeitliche Erfüllung notwendig?
 Gehört die Aufgabe inhaltlich zu anderen?
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11. Prinzip 3) Organisieren
Grundkategorien Kontext
 Projektliste  Telefon
 Termine  Shopping
 Nächsten Schritte  Arbeitsplatz
Passive Kategorien  Seltener Ansprechpartner
 „Warten-auf“ Liste
 Liste mit
Referenzmaterialien
 „Vielleicht/Irgendwann“
Liste
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12. Prinzip 4) Durchsehen
 Listen durchsehen und aktualisieren
 Mindestens wöchentlich
Ergebnis
 Aktualität
 Hinreichend wichtige und
dringende Aufgaben sind gelistet
 Fokussiertes Arbeiten
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13. Prinzip 5) Erledigen
Handlungsentscheidung basierend auf
 1. Kontext
 2. verfügbare Zeitdauer
 3. Energielevel
 4. Priorität
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14. Prinzip 5‘) Erledigen
Strenges Raster
Schnell beurteilen, was ich tun soll
 Vorbestimmte Aufgaben
 Akut anfallende Aufgaben /
Unvorhergesehenes
 Selbstbestimmtes Arbeiten
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15. Prinzip 5‘‘) Erledigen
Wechsel der Perspektive
Ausblick auf drei bis
Verantwortungsbereiche,
fünf Jahre, Vision
Laufende Projekte
Berufliche Ziele für ein
oder zwei Jahre
Aktuelles Handeln Leben allgemein 15

16. GTD Grundprinzipien
1. Erfassen
2. Durcharbeiten, nächsten Schritt definieren
3. Organisieren nach Kategorien und Kontext
4. Durchsuchen
5. Erledigen
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17. Kartenabfage
Grüne Karte
Bitte:
 Faszination
 5cm große
 “Ein Gedanke,
Buchstaben
der mir gefällt“
 nur Stichworte
Orange Karte
 Unklare Punkte
 z.B. Fragen zur
Umsetzung
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18. Hindernisse für Wissensarbeiter
 Abstrakt definierte Aufgaben
 Fehlen direkter Erfolge
 Unterbrechnung des Flows
 Unsicherheit bei der Priorisierung
 -> keine intrinsische Motivation
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19. Kognitive Grundlagen
 Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen
 Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende
Wahrnehmung
 7 gleichzeitige Gedankenstränge (±2)
[Miller 1956]
 Stigmergische Tätigkeit [Parunak 2006]
 Wahrnehmbare Ergebnisse („stigma“)
 Anregen weiterer Aktivitäten („ergon“)
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20. Stigmergische Tätigkeiten
Diskutieren Sie das stigmergische Feedback
 Computerspiele
 Ballsportarten
 Hausaufgaben
 Webdesign
 Programmieren
 Projektarbeit
 Studieren/Promovieren
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21. Natürliches Planen
 Warum? Klarheit über den Zweck
 Vision der Zielerreichung
 Vorstellen, fühlen, schmecken
 Frische Ideen dazu bekommen
 Wichtiges identifizieren, Strukturieren
 Nächsten Schritt festlegen
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22. Prinzipien des Getting Things Done
 Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig
 Belastungsfreies Arbeiten
 Externes Sammeln anstehender Tätigkeiten
 Ökonomie der Aufgabenwechsel
 2 Minuten Regel
 Wiedererkennen von Mustern
 Fest vorgegebene Struktur des externen Speichers
 Vorfiltern relevanter Aufgaben
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23. GTD Live
 http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
#Techniken_und_Werkzeuge
 Thinking Rock
http://www.trgtd.com.au/
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24. FAQ1
 Arbeitstag beginnen
 Rahmenbedingungen (feste Termine) ermitteln
 Eingangskorb durcharbeiten
 “Nächste Schritte”-Liste durchschauen
 Ggf. Fokus wechseln, wenn Fortschritt stagniert
 GTD für Perfektionisten
 Den Prozess perfektionieren,
Stillstand verhindern
 GTD im Team
 Vorrangig eigener Arbeitsablauf beeinflussen
 Vorteil beim Delegieren,
Kontrolle bleibt aufrecht erhalten
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25. FAQ2
 Zuviele anstehende Projekte
 Tage für wichtige Aufgaben exklusiv reservieren
 Zuviele “nächste Schritte”
 Resultiert aus den Verantwortlichkeiten
 Prioritäten setzen
(aus der aktuelle Woche nach Irgendwann
verschieben)
 Aussage über freie Ressourcen
 Auswahl schwierig
 Genügend Information, um zu entscheiden?
 Rationale Quellen vs. Intuition
 Positiven Verlauf aktivieren
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26. FAQ3
 Procrasination
Aufschieben, bzw. Verzögern wichtiger Aufgaben
 Ursache: fehlender Überblick -> falsche
Entscheidungen
 Selbstkontrolle/-disziplin
 Klare Zielsetzung durch nächsten Schritt
 Energie-abhängig
 Verstärkt durch “Flow”
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27. Tipps für Wissensarbeiter
 Generell
1. Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen
2. Zur lieben Gewohnheit machen:
Alles Erfassen, regelmässig Durchsehen
3. Zu Beginn Methode fokussieren, Low-Tech
 Promovieren
4. Relevante Gedanken sofort erfassen
5. Thema (10 000 Fuß) skizzieren,
dann „Ride the flow“ und nicht rausbringen lassen
6. Höhere Ziele nicht aus den Augen verlieren:
Gemeinschaft, Jobsuche, Spiritualität
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28. GTD ist…
 Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren,
Durchsehen, Durchführen
 Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersistenz
 Support durch Tools
 -> leichter entscheiden,
welcher nächste Schritte getan werden sollte
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29. Literatur
 Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting
Things Done: The Science behind Stress-Free
Productivity, Long Range Planning, Volume 41,
Issue 6, pp 585-605, Elsevier, 2008.
 Allen, David. Getting Things Done: The Art of
Stress-Free Productivity, Penguin, 2001.
 http://www.davidco.com/faq.php, 2009
 Images.google.com, search „getting things done
workflow“, source friendfeed.com
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