Small Kaizen

Utilisez le plein potentiel de vos employés avec le
système SMALL KAIZEN
Le 10 mai 2014
JEAN-PIERRE DUBÉ, ING.
ADRESSE 3250, Jean-Paul-Sartre, Laval (Québec) H7P 0B2
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● 1. Mise en contexte
● 2. QU’EST-CE que le Small Kaizen ?
● 3. À QUI s’adresse le Small Kaizen ?
● 4. POURQUOI adopter le Small Kaizen ?
● 5. OÙ appliquer le Small Kaizen ?
● 6. QUAND doit-on appliquer le Small Kaizen ?
● 7. COMMENT fonctionne le Small Kaizen ?
Sommaire
© 2014 JPD Conseil Inc. | Créateurs d'excellence | jeanpierredube.com1

● Vos gestionnaires sont constamment contraints de faire plus avec moins.
● Plusieurs travaillent de longues heures en mode « panique » afin d’éteindre
des feux et de répondre à des demandes toujours pressantes.
● Comme ils disposent de peu de temps pour améliorer leurs opérations, les
petites difficultés finissent par devenir de gros problèmes.
● L’ironie, c’est que peu d’entre eux mettent à contribution leur ressource la
plus précieuse.
● En effet, rares sont ceux qui s’en remettent à leurs employés pour assurer la
bonne marche de l’entreprise. Certains préfèrent étouffer les initiatives des
employés au lieu de les encourager.
● Les vrais experts, ce sont vos employés. Ils ont une connaissance
approfondie du travail qui leur vient de leur expérience quotidienne.
● Les gestionnaires ont plutôt une connaissance globale du travail.
1. Mise en contexte – 1/5

● Chaque jour, vos employés voient votre entreprise gaspiller des ressources,
rendre des clients insatisfaits et rater des opportunités d'amélioration
d’économiser temps et argent sans broncher.
● La plupart de ces problèmes et opportunités d’amélioration sont
relativement petits. Ils sont trop bénins pour préoccuper vos gestionnaires,
mais leur accumulation vous empêche d’atteindre l’excellence. Justement,
l’excellence est une affaire de détails.
● Vos employés de première ligne connaissent des solutions simples et
économiques pour régler ces problèmes et saisir ces opportunités
d’amélioration. Cependant, on leur donne rarement la chance d’apporter
leur contribution.
● Vos gestionnaires et employés s’habituent à cette situation. Ils la trouvent
normale. Ceci amène plusieurs à trouver leur travail stressant et non
gratifiant.

● Au cours de la dernière décennie, de nombreuses entreprises ont amélioré
leur performance en ayant recours à la réingénierie des processus ou à des
programmes d’amélioration tels que Six Sigma ou Lean.
● Ces programmes mettent l’accent sur des idées novatrices qui demandent
des changements importants. Ces changements :
 Demandent des efforts supplémentaires à vos employés qui sont déjà débordés à
répondre aux besoins de vos clients
 Déstabilisent votre entreprise.
● Votre entreprise est un système complexe, avec de nombreuses fonctions et
interdépendances.
● Il est difficile d’anticiper l’impact de ces changements continus qu’il faut
quand même lui apporter.
● Selon plusieurs études, 50 à 80 % des changements introduits dans une
entreprise ratent leurs objectifs, sont interrompus avant terme, ou pire
encore, détériorent la performance de l’entreprise.

● Exemple :
 Six Sigma = Taux de succès entre 40 % et 50 % seulement
 Lean = Taux de succès inférieur à 50 %
 Système de gestion informatisée MRP/ERP = Taux de succès inférieur à 50 %
 Réingénierie des processus d’affaires = Taux de succès entre 30 % et 45 %
seulement
 Transformation organisationnelle = Taux de succès de 30 % seulement
 Sous-traitance = Taux de succès d’environ 40 %
 Nouveaux produits = Taux de succès entre 20 % et 30 %
● Si les grands changements reçoivent habituellement l’attention nécessaire,
les petits changements sont en revanche souvent négligés.
● Or, il vient un temps où on ne peut tout simplement plus améliorer sa
performance sans s’occuper de ces petits détails.
● Une innovation ne livre son plein potentiel que lorsque chaque employé peut
apporter ces petits changements.

● Depuis la première boîte à suggestions en 1886, divers programmes ont été
conçus pour tirer parti du potentiel créatif des employés. La plupart se sont
soldés par un échec.
● Malgré les nouvelles technologies, le principe n’a pas changé en plus de 120
ans. Tous ces programmes visent à trouver de nouvelles idées qui mèneront
à d’importantes améliorations.
● Malheureusement, ce genre d’idées révolutionnaires est une denrée rare,
comme en témoignent les faits suivants :
 Chaque année, seuls 10 % des employés suggèrent en moyenne 1,4 idée.
 Ces idées consistent principalement à demander à la direction de faire quelque
chose.
 Les entreprises ne mettent en œuvre que 32 % des suggestions. La mise en œuvre
demande beaucoup de temps et d’argent.
 Les entreprises récompensent souvent les contributions des employés
proportionnellement aux gains réalisés. L’évaluation et le calcul de ces gains sont
complexes.

● Kaizen est un mot japonais qui signifie « améliorations constantes ». Donc,
Small Kaizen signifie « petites améliorations constantes ».
● Le Small Kaizen confère à chaque employé la marge de manœuvre
nécessaire pour régler les problèmes et saisir les opportunités d'amélioration
qui surgissent au quotidien et ainsi simplifier et améliorer son travail une
petite étape à la fois.
● Le Small Kaizen met à profit le savoir-faire des employés de façon à
économiser temps et argent, à mieux servir la clientèle, à augmenter la
qualité des produits et services, et à éliminer tout gaspillage.
● Le principe général du Small Kaizen peut être résumé par cette pensée du
philosophe chinois Lao Tseu :
 « Un voyage de mille lieues commence toujours par un premier pas. »
2. QU’EST-CE que le Small Kaizen ? – 1/3

● Le Small Kaizen préfère les améliorations aux plaintes et aux idées, qui
n’apportent finalement pas grand-chose.
● Exemples :
 Un vendeur se plaint : « Nos clients sont frustrés par notre mauvais service. Notre
réputation en pâtit. »
 Un gestionnaire trouve une idée : « Nous devrions améliorer le processus de
commande parce que son taux d’erreur est élevé. »
 L’agent de service à la clientèle apporte une amélioration Small Kaizen :
• Problème : Les caractéristiques techniques des produits sont difficiles à comprendre, ce
qui cause de nombreux délais et erreurs dans les commandes des clients.
• Solution : Mes collègues du service des ventes et moi-même avons créé une liste de
vérification pour nous assurer de demander tous les renseignements nécessaires et
confirmer leur exactitude.
• Résultat : La plupart des erreurs et délais s’en trouvent réduits.

● Le Small Kaizen encourage les petites améliorations évidentes qui peuvent se
concrétiser rapidement et sans heurt.
● Le Small Kaizen permet aux employés de mieux faire les petites choses qu’ils
ont tendance à bâcler par manque de temps.
● Votre entreprise aura toujours de nouvelles opportunités d'amélioration.
Tout change constamment : les technologies, les concurrents, les clients, les
fournisseurs, les produits, les services, les lois, les règlements, etc.
● De nouveaux problèmes et de nouvelles opportunités d'amélioration font
constamment surface.
● Le Small Kaizen est un processus continu.

● Le Small Kaizen convient à
tous les domaines :
 Manufacturier et industriel;
 Distribution et transport;
 Vente au détail, hébergement
et restauration;
 Santé et services sociaux;
 Services professionnels,
scientifiques et techniques;
 Administration publique;
 Finance et assurance;
 etc.
● Le Small Kaizen s’adresse aux
:
 Organismes privés, publics et
à but non lucratif;
 Petites, moyennes ou
grandes entreprises;
 Employés et gestionnaires,
peu importe leur niveau;
 Milieux syndiqués ou non.
3. À QUI s’adresse le Small Kaizen ?

● L’innovation est certes nécessaire pour dépasser la concurrence, mais pour
garder son avance, il faut faire plus. Plus l’innovation est grande, plus il y a de
chances que vos concurrents la découvrent et trouvent un moyen de la
contrer.
● Les améliorations Small Kaizen risquent beaucoup moins d’être remarquées
par vos concurrents. Elles sont si subtiles et nombreuses qu’elles sont
difficiles à repérer. De plus, la plupart sont propres à votre entreprise et à ses
méthodes et ont peu de valeur hors de votre entreprise.
● Elles demeurent donc exclusives et s’accumulent pour conférer à l’entreprise
un avantage concurrentiel important.
4. POURQUOI adopter le Small Kaizen ? – 1/3

● Le Small Kaizen se veut un complément à l’innovation qui améliore la
performance et la compétitivité.
Le Small Kaizen permet de réduire les variations et
d’augmenter la performance de 10 à 20 % au
moyen de nombreuses petites améliorations peu
coûteuses et faciles à concrétiser.
L’innovation augmente la performance au moyen
de quelques grandes améliorations coûteuses et
difficiles à concrétiser.
Temps
Performance
moyenne avec
l’innovation
Performance
moyenne avec le
Small Kaizen
Votre performance
moyenne réelle
Performance

● Le Small Kaizen permet à l’entreprise de mettre l’accent sur les détails et de
viser l’excellence.
● L’excellence en matière de service à la clientèle, de coûts, de délais de
traitement, de qualité, de performance, de flexibilité et d’innovation
demande un grand souci du détail.
● Il vient un moment où on ne peut tout simplement plus augmenter la
compétitivité sans procéder à une série de petites améliorations.

Données comparatives Small Kaizen1 Programmes de
suggestions2
Objectif principal Petites améliorations Idées novatrices
Taux moyen de participation 75 % 10 %
Nombre moyen d’améliorations ou
d’idées par participant
48,9 1,4
Taux moyen de mise en œuvre 87 % 32 %
Économies moyennes par amélioration
ou idée mise en œuvre
196 $US 3 083 $US
Récompense moyenne par amélioration
ou idée mise en œuvre
3,92 $US
Somme symbolique
656 $US
Économies annuelles nettes par
100 employés
613 229 $US 10 873 $US
1- Recherche réalisée en 1989 par l’Association japonaise des ressources humaines en 1989. Le
montant des économies et des récompenses a été ajusté selon un taux d’inflation moyen de 3,09 %
entre 1989 et 2008. Ce taux a été estimé à partir des données du Bureau of Labor Statistics des
États-Unis.
2- Rapport statistique 2008 de l’Employee Involvement Association (États-Unis).
Un système d’améliorations simple et efficace

● Les limites du Small Kaizen dépendent de l’expérience, du poste et des
capacités de vos employés.
● Chaque jour, vos employés endurent patiemment de nombreux problèmes
qui leur demandent plus de temps, d’énergie, d’information, d’espace,
d’équipement, d’outils, etc. que le minimum requis.
● Individuellement, ces problèmes sont dérangeants pour vos employés.
Collectivement, ils sont coûteux pour votre entreprise.
● Il existe de nombreuses façons d’exécuter une tâche. Néanmoins, on a
tendance à privilégier la méthode qu’on a apprise par le passé.
● Peu importe le poste ou le type de travail, il y a toujours place à
l’amélioration.
● Le Small Kaizen remet en question le statu quo et permet aux employés de
s’attaquer aux problèmes nuisibles en améliorant constamment leur milieu
de travail et leurs méthodes. Ils se concentrent sur ce qu’ils peuvent changer
eux-mêmes dans l’immédiat.
5. OÙ appliquer le Small Kaizen ?

● Chaque semaine, vos employés devraient prendre quelques minutes pour
examiner leur milieu de travail et leurs méthodes et répondre à cette
question toute simple : « Quel est le plus petit changement que je peux
apporter pour simplifier et améliorer mon travail ? »
● Ils devraient proposer une petite amélioration chaque semaine.
● En s’arrêtant chaque semaine pour se livrer à une réflexion Small Kaizen, vos
employés auront une meilleure attitude à l’égard de leur travail. Le Small
Kaizen fera partie de leur routine.
6. QUAND doit-on appliquer le Small Kaizen ?

● Les méthodes et règles du Small Kaizen s’appuient sur le principe KISS (Keep
It Simple and Short), selon lequel on doit viser la simplicité et la concision.
● Le processus de suggestion est facile : 77 % des employés suggèrent en
moyenne 49 petites améliorations simples et peu coûteuses.
● Le Small Kaizen encourage les améliorations pratiques, rapides et faciles qui
tiennent compte des contraintes réelles de l’entreprise : budget, temps,
main-d’œuvre, compétences, leadership, culture, équipement, installations,
etc.
7. COMMENT fonctionne le Small Kaizen ? – 1/2

● Les gestionnaires évaluent rapidement les améliorations proposées par leurs
employés sans faire de calculs complexes, la plupart de ces initiatives étant
peu coûteuses. Le Small Kaizen encourage toutes les améliorations, même
celles qui rapportent peu.
● Les employés reçoivent habituellement une rétroaction dans les 24 heures.
● Le processus de mise en œuvre est simple et rapide; ce sont les employés qui
apportent eux-mêmes 87 % des améliorations suggérées.
● La récompense de l’employé repose dans son sentiment de réussite et de
reconnaissance. Les récompenses financières ou matérielles sont donc nulles
ou peu coûteuses.
7. COMMENT fonctionne le Small Kaizen ? – 2/2

● QU'EST-CE QUE NOUS FAISONS?
 Nous aidons les organisations à...
1. Repenser leur modèle d'affaires pour se démarquer de leurs concurrents
2. Innover pour doubler leurs ventes et profits
3. Augmenter leur productivité d'au moins 20%
4. Réduire leur temps de réponse de 50% et plus.
 Nos clients sont des organisations canadiennes, européennes et africaines, de la
PME à la multinationale dans les secteurs de la production de biens et des services.
● POURQUOI NOUS?
1. Nous investissons beaucoup de temps et d'argent pour découvrir, tester et améliorer les
meilleures pratiques en innovation et excellence opérationnelle.
2. Nous avons acquis une forte expérience en aidant des centaines d'organisations dans
une dizaine de pays.
 Une somme de 1$ investie dans nos produits et services génère des bénéfices d'au
moins 5$.
● Lisez notre blogue au http://jeanpierredube.com/
● Visionnez notre vidéo au http://youtu.be/qFciEy7GDMc
Cabinet de conseil en innovation et excellence
opérationnelle

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