2. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
Ce document est un résultat du projet similaire,
que j’ai dirigé en 2011, sur un « Ministère des
Travaux Publics » en Afrique
Contractuellement, je n’ai pas le droit de
mentionner le pays
3. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
Les buts
1) augmenter ses performances
2) fluidifier la communication interne et externe
3) donner une parfaite vision des projets
4. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
5. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
Moderniser un Ministère, ce n'est pas
proposer des objectifs impossibles
délirer sur les ressources humaines et techniques
installer des bureaucraties pénibles
6. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
7. 1) moderniser les procédures
Recenser les procédures existantes
Nettoyer ce qui a (mal) vieilli
Installer un PDCA,
de haut en bas,
sur les procédures
8. PDCA
Méthode de collaboration et de pilotage de projets
par un cycle en 4 phases, à répéter constamment
Plan
qui fait quoi, avec quoi, et quand ?
Do
faites-le, et notez ce qui se passe
Check
regardons les résultats, par rapport aux objectifs
Act (le tout premier cycle commence ici)
décidons de ce que nous allons faire,
pour le prochain « cycle »
9. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
10. 2) moderniser les hiérarchies
Recenser les hiérarchies existantes
Moderniser selon les nouvelles méthodes
Installer un PDCA,
de haut en bas,
sur les hiérarchies
Le Ministre en personne doit être dans ce PDCA,
vu les implications humaines.
Il est le seul à pouvoir mettre de l’huile dans les rouages
et l’autorité de l’État
11. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
12. 3) moderniser les méthodes -1
Recenser les méthodes existantes
Moderniser selon les nouvelles méthodes
Installer un PDCA,
de haut en bas,
sur les méthodes
13. 3) moderniser les méthodes -2
Objectif :
donner les « livrables »
de qualité suffisante
(pas plus, pas moins)
aux dates convenues
14. 3) moderniser les méthodes -3
Moyens :
savoir définir un « livrable »
savoir ajuster le niveau « qualité suffisante »
savoir évaluer/créer/respecter le planning
… et les budgets
15. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
16. 4) moderniser les informatiques -1
3 domaines d’action
Front-office
ce que les collaborateurs voient, sur leur écrans,
site web compris, intranet et extranet
Back-office
ce que les programmes / applications / réseaux /
bases de donnés
préparent, traitent, archivent
Sécurité globale
17. 4) moderniser les informatiques -2
Pour chaque domaine d’action :
Analyser l’existant
(audit technique)
Proposer les changements nécessaires
(pas plus)
Budgéter, planifier, installer,
vérifier, vérifier, vérifier
(projet lourd)
18. 4) moderniser les informatiques -3
Supprimer le mail (le réduire au minimum)
Envoyer et recevoir
des dizaines de mails
en les envoyant à des dizaines de destinataires
Cela encombre
cela tue l’efficacité professionnelle
19. 4) moderniser les informatiques -4
Installer des outils collaboratifs modernes
Fonctionnant en douceur
sur des ordinateurs de bureau,
sur des tablettes,
sur des téléphones portables
Fuir les marketings menteurs,
et les produits horribles
très chers, ou perfides
20. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
21. 5) moderniser les collaborateurs
Enseigner l’efficacité professionnelle
Respecter le travail des autres
Aider les autres à réussir
Communiquer efficacement
Respecter ses propres responsabilités
Constamment proposer des améliorations
22. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
23. 6) moderniser la collaboration
Installer l’esprit « mission »
et les projets verticaux et transverses
Intégrer tous les chapitres précédents
Être en « PDCA constant »
Savoir déléguer
Savoir vérifier
24. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
Moderniser un Ministère, c'est
1) moderniser les procédures
2) moderniser les hiérarchies
3) moderniser les méthodes
4) moderniser les informatiques
5) moderniser les collaborateurs
6) moderniser la collaboration
... et installer le CHANGEMENT PERMANENT
25. installer le CHANGEMENT PERMANENT
Tout vieilli, tout se périme, tout passe
Définir et accepter le « cycle de vie »
de chaque projet,
de chaque livrable
Intégrer toujours des charnières,
des « briques en legos »
facilitant le remplacement des parties
périmées
27. MODERNISER UN MINISTÈRE
en Afrique
Nous proposons de concrétiser ce projet,
dont voici les parties :
1) une analyse préalable
2) une vision de l’objectif
3) une commande, un contrat
4) une réalisation
5) une collaboration