1. Diagramas de proceso y flujo
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La representación grafica de la situación actual de las labores a desarrollar por cualquier organismo social puede
estar contenida en un diagrama de flujo, que servirá de auxiliar en la construcción de planes a corto y largo
plazo. Este tipo de diagramas puede ser considerado desde el punto de vista mecánico, que corresponde a lo que
se va hacer, y desde un punto de vista dinámico, como se está haciendo. El primero de ellos está referido a los
pasos que se piensa se podrán dar en determinado proceso, sin ninguna otra base que la experiencia. El segundo
dará punto de partida para la evaluación de un proceso establecido, donde permita hacer comparaciones, detecte
flujos inadecuados, exceso de recorrido, etc.; en fin, una serie de herramientas útiles, económicas y bastantes
sencillas de manejar.
Las graficas de flujo de datos son las más importantes y la que se emplean con mayor amplitud en el curso de
los sistemas. Brevemente definida, la grafica de flujo es la representación simbólica o pictórica de un
procedimiento administrativo; debido a su extenso uso, esta grafica ha tomado variaciones con objeto de
adaptarse a problemas especiales. Aparece en diversas formas y bajo diferentes títulos como resultado de
variaciones del método básico. Por esta razón se utilizan variantes para ajustarse a distintas situaciones y
producir diversos resultados.

2. Diagrama esquemático de flujo
La grafica esquemática de flujo es de una naturaleza similar a la grafica de flujo, pero presenta en forma
considerablemente más sencilla los puntos más importantes de un procedimiento. Aun cuando este tipo de
graficas se usa poco en el análisis de sistemas, se emplea mucho en su presentación. La presentación de un
concepto nuevo de sistemas a un grupo de personas que no están familiarizadas con él en absoluto, debe
manejarse con cuidado. Es necesario evitar que el auditorio llegue a preocuparse indebidamente por los detalles,
a fin de que concentre su atención en los principios más importantes de la proposición. Permitir que se discutan
detalles tales como el dibujo de las formas o puntos menores de la operación en este momento, podrá ocasionar
que el auditorio se confunda y pierda de vista los componentes importantes del sistema. El diagrama
esquemático de flujo sirve con eficacia a este propósito; solamente dice lo que se debe aprender en la primera
lección.
Con frecuencia el uso de figuras, en vez de símbolos, ayuda a acentuar y describir ideas importantes y facilitar
la comprensión de conceptos centrales. Los originales de las graficas pueden construirse empleando fotostáticas
de la mitad del tamaño de las formas de las fotografías, como las que pueden obtenerse de los folletos de venta
de los fabricantes de equipos. Los encabezados y las letras de los títulos pueden tomarse fotográficamente de las
copias de diversos impresos antes de añadirlas a las graficas.
Graficas de Gantt
Antes de la aparición de las técnicas de redes de actividades, las actividades que comprendían un plan o
proyecto fueron representados por diagramas de barras o graficas de Gantt, que muestran la ocurrencia de
actividades en paralelo o en serie de un determinado periodo.
En sus escritos, Gantt resalto la importancia de los principios administrativos en el desarrollo, conservación y
explotación de las empresas industriales; dio gran importancia a la dignidad del trabajador como hombre y no
como maquina, y sugirió el reparto de utilidades a los trabajadores de empresas. Sin embargo, su aportación
más conocida es la grafica de Gantt o diagrama de barras, que se usa para una diversidad de propósitos, cuando
es necesario representar la ejecución o la producción total relacionada con el tiempo.
Para la elaboración de la grafica de Gantt deben seguirse los siguientes pasos:

3. a) Se elabora una lista de actividades que intervienen en el proyecto, las cuales se relacionan y ordenan
de acuerdo con su ejecución
b) Se establece en forma horizontal una escala de tiempos representada en años, meses, semanas, días,
horas, etc., según sean las necesidades.
c) Se estima la duración de cada actividad.
d) Se representa la duración estimada de cada actividad con una barra horizontal, cuya longitud
obedecerá a la duración establecida de acuerdo con la escala horizontal.
e) El control se realiza por la simple comparación de las barras a una fecha determinada.
Las graficas de Gantt muestra una magnitud de tiempo y de trabajo que debe ejecutarse en ese tiempo. Las
líneas trazadas horizontalmente a través de ese espacio muestran la relación entre el volumen realmente
ejecutado de trabajo en ese tiempo y el volumen programado.
Aun cuando estas graficas permiten un control muy eficiente en aspectos tales como producción de una fabrica
o talle, tiene desventajas como:
Dificultad para obtener estimaciones de tiempo real, cuando no se tiene experiencia en el proyecto.
Imposibilidad para determinar el efecto de un retraso o un adelanto de una actividad en el resto de
las actividades de un proyecto.
El hecho vital de que estos diagramas no ponen de manifiesto la interdependencia de varias
actividades.
La longitud de las barras hace definir exactamente el trabajo que debe efectuarse en un instante
preciso.

4. Ejemplo de la gráfica de Gantt para el cambio de una llanta
DESCRIPCION 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
DE ACTIVIDAD
1. Parar
2. Abrir la cajuela
3. Bajar la llave
de chuchos
4. Bajar gato
5. Aflojar tuercas
6. Poner gato
7. Subir auto
8. Quitar llanta
mala
9. Bajar llanta
buena
10. Poner llanta
buena
11. Bajar gato
12. Apretar
tuercas
13. Guardar llave
de chuchos
14. Guardar gato
15. Guardar llanta
mala
16. Cerrar cajuela
17. Arrancar

5. Graficas de Pert
La técnica de Pert se utiliza para definir lo que se debe hacerse para cumplir en término los objetivos de un
programa. Es una técnica para la planeación, programación y control del tiempo de proyectos en los que se
involucran varias actividades. Gracias a este método es posible detectar las partes de un proyecto que deben ser
corregidas, y pueden determinarse el efecto del intercambio entre los 3 factores básicos: tiempo, recursos,
rendimiento técnico.
La característica de Pert consiste en que cuanto más grande y complejo sea un proyecto, mayores serán los
beneficios.
Otra de las características del Pert es la de utilizar el tiempo como común denominador para reflejar la
aplicación de los recursos asignados y las especificaciones de rendimiento.
Una de las primeras consideraciones que el Pert obliga a efectuar, es la de calcular el tiempo de duración para
cada una de las actividades de un proyecto, sin preocuparse explícitamente por la duración de la totalidad de
este. La duración total será obtenida automáticamente al sumar los tiempos de cada una de las actividades del
proyecto, respetando las convenciones que la propia técnica dicta.
Dado que una actividad cualquiera está sujeta a un gran número de condiciones externas, el tiempo para
realizarla no es un dato que se pueda predecir fácilmente. Tomando en cuenta lo anterior, así como la dificultad
propiamente humana de estimar datos el Pert permite considerar 3 posibles ocurrencias de tiempo:
1. Plazo optimista (to): Tiempo necesitado para realizar la actividad si no se presentan imprevistos.
2. Plazo mas probable (tn): Tiempo que es mas probable usar en la realización de las actividades tomando en
cuanta algunos imprevistos.
3. Plazo pesimista (tp): El mayor tiempo a usarse con todos los imprevistos que se pudieran dar en el
proceso de realización.
En un principio surgió el problema en el manejo de tres tiempos para cada actividad, por lo que era necesario
combinar de algun modo estos tres tiempos a fin que resultara un solo tiempo para cada actividad.
Desde luego existen mayores probabilidades de que el proyecto sea completado en el tiempo normal que en el
tiempo optimista o pesimista. Por lo tanto, al tiempo normal deberá dársele un valor mayor que se le dará al
tiempo optimista o pesimista.
De lo anterior resulto la siguiente fórmula:
Te= To+4Tn+Tp
6
De donde “Te” es el tiempo esperado o de mayor esperanza matemática
Una vez que las tres estimaciones de tiempo se han obtenido, estas son interconectadas por una curva de
distribución de probabilidades, siendo el tiempo probable (tn) el de mayor frecuencia.

6. Ventajas de Pert
Una de las principales ventajas del Pert es que suministra un método para la representación grafica de un
programa. La metodología del Pert exige una planeación completa del proyecto a través de la producción de
pequeños planes concretos que aumentan las probabilidades de alcanzar los objetivos del proyecto.
Diversas ventajas han convertido a Pert en un instrumento de planeación y control. Las principales son las
siguientes:
1. La elaboración de planes realistas, detallados y de fácil difusión que incrementen las posibilidades de
cubrir las metas del proyecto.
2. La predicción de las duraciones y de la certidumbre de las mismas.
3. Centrar la atención en las partes del proyecto que son susceptibles a impedir o demorar su realización o
partes criticas.
4. Informar de la incompleta utilización de recursos.
5. La simulación fácil de alternativas.
6. La obtención de informes completos y frecuentes del estado de proyecto

7. Utilizando el modelo IPO
El enfoque del modelo IPO es altamente aplicable para el estudio y análisis de sistemas.
Es importante que antes de realizar un sistema nos preguntemos que hace o que intenta hacer este.
Esto es, se identificarán los objetivos y los resultados que deseemos del sistema, se identifican las salidas
necesarias del sistema y por ultimo las entradas o insumos necesarios para obtener nuestros resultados.
Es por esto que es necesario la implementación de un sistema que permita analizar cada uno de estos
componentes Entrada, Proceso, Salida (Input, Process, Output) para determinar que? como? Y con que?
Pretendemos obtener resultados del sistema. Este sistema es llamado IPO (Input, Process, Output).
Que es el IPO?
Como ya determinamos antes el IPO es el modelo utilizado para analizar las entradas (insumos) procesos y
salidas que se requieren en un sistema.
Entradas (Input)
Las entradas se refieren a los materiales físicos, informacion, y otras fuentes que requiera el proceso.
Para determinar que insumos son necesarios es importante estudiar que producto o resultado se espera se
obtendrá.
Desde un punto de vista general es necesario tener en cuenta los siguientes insumos para un sistema:
1. Información del personal o fuerza laboral necesaria.
2. Estimación del tiempo necesario.
3. Descripción de los materiales requeridos.
4. Información de cómo se obtendrán los resultados.
5. Información de los posibles inconvenientes y restricciones del proceso.
Proceso
La parte del proceso es la encargada de transformar los insumos al resultado o producto que deseamos.
Los elementos analizados son:

8. 1. Cuales son los insumos utilizados?
2. Cuales deben ser las salidas, resultados o productos que se desean?
3. Que se debe hacer para conseguir estos resultados?
Salida (Output)
Esta es posiblemente el inicio de nuestro análisis. Recordemos que partimos de la necesidad de producir algo,
por lo tanto es necesario que la salida, en este caso, sea la primera en analizarse para determinar que insumos y
procesos son necesarios.
Obteniendo una retroalimentación
En muchos de los casos la implementación del modelo IPO involucra una interacción directa entre los
resultados obtenidos, los procesos y los insumos, de la misma manera los insumos repercuten en las salidas.
Esto justifica la retroalimentación que se implica entre cada uno de estos elementos.
A la interacción recibida por cada elemento lo llamamos retroalimentación o FEEDBACK.
La retroalimentación nos permite modificar de manera directa los resultados al no ser estos los obtenidos.
Ejemplos de la función del IPO
Por ejemplo: El proceso de reemplazar y ajustar una correa de zapato empezaría con el estudio de un diagrama
de alto nivel. Los insumos necesarios serían las “correas” y el “zapato”. El proceso involucraría el poner la
nueva correa en el zapato, ajustarla, y descartar la anterior. El producto sería “un zapato con correa nueva
ajustada”. Se podrían utilizar sub-niveles para explicar cada uno de estos pasos mas detalladamente.
Función gráfica del diagrama IPO
Resulta de gran utilidad el representar el IPO utilizando un diagrama que permita visualizar cada elemento
“Ingreso, Proceso, Salida” previamente estudiado. Un diagrama básico y muy general podrá constar de
columnas separadas para cada elemento.

9. Ingreso Proceso Salida
El IPO resulta entonces como un diagrama que permite estudiar de una manera general o de alto nivel las 3
fases fundamentales para obtener un producto.
Ejemplos del diagrama IPO
Ingreso Proceso Salida
Agua, saborizantes y Mezcla del agua, colorantes, Helados de paleta
colorantes, paletas de saborizantes.
madera, congeladores,
Aplicación de mezcla y
Moldes, envoltorios paletas en los moldes.
Congelación de los moldes
Ingreso Proceso Salida
Agua, azúcar, envase, Verter la porción apropiada Agua azucarada
mezclador (cuchara o paleta) de azúcar y agua en el
envase.
Mezclar vigorosamente con
la cuchara o paleta
Ingreso Proceso Salida
Password de usario Validación en la base de Verificación de password
datos actual

10. Organigrama[AN1]
Es la grafica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus
relaciones sus niveles de jerarquía y las principales funciones que se desarrollan.
Interpretación
Los organigramas son representaciones graficas de los diferentes niveles de autoridad, que van de mayor a
menor jerarquía. Cada puesto se
representa por medio de un rectángulo que encierra el nombre del puesto y en ocasiones el nombre de quien lo
ocupa> la unión de los cuadros
mediante líneas representa los canales de autorización y responsabilidad.
Ventajas de su uso
1. Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
2. Muestra quien depende de quien.
3. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se propongan en la
reorganización, al hacer a corto y largo plazo, y al formular el plan ideal.
Desventajas de su uso.
1. No muestra mas que las relaciones formales.
2. Imponen una rigidez innecesaria.
Contenido.
1. Títulos de descripción condensada de las actividades.
2. nombre del funcionario que formulo las cartas
3. fecha de formulación
4. aprobación.
5. Leyenda o explicación de líneas y símbolos especiales.

11. Tipos de organigramas
Organigramas maestros:
Estos muestran la estructura completa, dando a simple de vista panorama de todas las relaciones entre los
departamentos o componentes principales.
Organigramas suplementarios:
estos muestran un solo departamento o uno de los componentes principales y ofrecen detalles sobre relaciones,
autoridades y obligaciones de ese departamento.
En su forma de presentación existen diversos tipos:
Verticales:
En estos las jerarquías supremas se presentan en la parte superior, ligada por líneas que representan la
comunicación de autoridad y responsabilidad a las demás jerarquías que se colocan hacia abajo a medida que
decrece su importancia.
Horizontales:

12. Colocan las jerarquías supremas en la izquierda y los demás niveles hacia la derecha, de acuerdo con su
importancia.
Circulares:
Se encuentran formados por círculos concéntricos, correspondiendo la central a las autoridades máximas, y en
su alrededor se encuentran otros que se hallaran mas o menos alejados en razón de su jerarquía.
Nomenclatura convencional.
Se refiere a la administración pública, se decidió en forma convencional para los efectos de uniformidad de
criterios en los programas reforma administrativa del Gobierno Federal, y actualmente, en los programas de
“Modernización administrativa”, él termino “Organograma”.

13. Organograma.
Representación grafica de la estructura orgánica de una institución o una de sus áreas, y de las relaciones que
guardan entre su los órganos que la integran.
En los organogramas, los órganos de la institución y sus interrelaciones aparecen perfectamente definidos,
destacando sus niveles jerárquicos y dejando las relaciones de dependencia entre ellos.
La ubicación de las figuras del Organograma deberá realizarse respetando los niveles de jerarquía.
Normas para el diseño.
Líneas de conexión.
Diversas relaciones que se dan entre las unidades que integran la estructura orgánica, las cuales se representan
por medio de líneas.
Relación principal de autoridad Relación lineal.
Relación de subordinación entre los responsables de las unidades y sus subalternos.

14. Relación de autoridad funcional
Representa la relación de mando especializado. Este tipo de autoridad se limita al método especifico de
ejecución de una actividad y puede existir en forma paralela a la autoridad lineal, o bien entre un órgano
especializado en determinada función y los subordinados de otros jefes de líneas.

15. Relación de asesoria
Representa los órganos que proporcionan información técnica a los de línea. Deberá presentarse por medio de
líneas continuas a trazo fino, colocadas perpendicularmente a la autoridad principal del órgano que asesoran.
Relación de coordinación
Relación tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas áreas de la organización. La
relación de colaboración deberá representarse por medio de líneas con un trazo discontinuo.