Documentos electronicos eje tematico 2

1. DOCUMENTOS ELECTRONICOS EJE TEMATICO No. 2 Integrantes: Nini Johana Trujillo Maria Beatriz García Paola Andrea Hurtado Claudia Esperanza Gómez Jacqueline Sarmiento Docente: Jorge Mario Zuluaga Campuzano Universidad del Quindío Programa Ciencia de la información y Documentación Bibliotecología y Archivistica Armenia 2010

2. Definición: Se considera documento electrónico a la información de cualquier naturaleza almacenada en un registro lógico susceptible de ser leído por equipos electrónicos de procesamiento de datos, según un formato determinado, susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Documento electrónico:

8. MUTABILIDAD E IDENTIDAD EN LOS DOCUMENTOS DIGITALES: CARÁCTER “MUTABLE” El documento digital se produce en el mismo medio en que se publica: un medio electrónico. Esto facilita enormemente efectuar cambios en él. No es necesario reproducirlo por entero una vez que se le hayan efectuado cambios al documento, como es el caso en un documento impreso o audiovisual tradicional.

11. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL El sistema comúnmente utilizado para la clasificación documental, sea esta en formato papel o electrónico es el CCD ( Cuadro de Clasificación Documental). Cuadro de Clasificación Documental: Este es el instrumento técnico que refleja la base de un archivo teniendo en cuenta las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la entidad. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de procedencia.

15. El paso del documento tradicional impreso en papel al documento electrónico en formato digital representa un reto para los profesionales, quienes tienen que estar preparados para enfrentar los cambios tecnológicos y crear formas adecuadas de conservación. A esta conclusión arribaron seis especialistas que participaron en la mesa redonda “Gobierno digital y sus implicaciones en la gestión y seguridad de la información”, organizada por la carrera de Archivística Explica, en términos prácticos, lo que significa conservar documentos; describe los diferentes mecanismos utilizados actualmente para conservar documentos electrónicos, señala la naturaleza y función de los metadatos en el proceso de conservación; e identifica las aptitudes requeridas para conservar documentos electrónicos. Conservación de los documentos electrónicos:

16. La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos electrónicos. La investigación en su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en primer lugar, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones. Por otra parte, sería necesaria la adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel. Retos de la conservación de los documentos electrónicos:

17. Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidación, magnetismo y elementos bióticos. Además, se enfrentan a un nuevo fenómeno más peligroso incluso que el anterior: la obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos, que debido a los avances tecnológicos se convierten en inútiles aún antes de que se deterioren, como de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado, a causa de su rápida sustitución por otros nuevos e incompatibles que hacen imposible su decodificación para la lectura. La adecuada conservación de un archivo de documentos electrónicos debe plasmarse, como en cualquier otro archivo, en la elaboración de un detallado programa de intervención, que constará de tres partes: un plan de preservación, un conjunto de medidas de conservación preventiva y un proyecto de restauración de documentos deteriorados allí donde sea necesario

20. Objetivos globales de la conservación digital: Asegurar la legibilidad e inteligibilidad de los objetos digitales conservados. Conservar la autenticidad e integridad de los mismos. Problemas a los que se enfrenta la conservación digital: La obsolescencia del hardware. La dependencia del software . El deterioro del soporte de almacenamiento. Objetivo de la conservación de los documentos

22. El archivo de documentos electrónicos es un conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona física o jurídica de modo natural y espontáneo en el transcurso y como apoyo de su gestión de la que es testimonio haciendo uso de la tecnología para así garantizar su valor informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso.

25. “ El sistema implantado en un archivo de documentos electrónicos deberá tener en cuenta los avances de la tecnología y permitir volcar su información de una forma fácil y fiable a otros soportes más modernos y acordes con la tecnología y las necesidades de la organización.” “ Los archivos electrónicos para Gestión Documental optimizan el registro, almacenamiento y recuperación de la información basada en documentos con múltiples contenidos y diferentes orígenes, a la vez que establecen mecanismos de control de acceso, distribución y destrucción de la documentación obsoleta. “

29. Bibliografía: Universidad pública de Navarra.Manual de Normas y Procedimientos Archivisticos. http://www.unavarra.es/servicio/pdf/clasif_doc.PDF . Universidad de la Sallle. Organización de Archivos Electronicos. www.unisalle.edu.co/.../ documentos /organizacion_archivos_ electronicos .doc . Documentos Digitales, Definición Y Características http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html Wikipedia, Enciclopedia virtual, Documento electronico. http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico Monografias.com, Documento electrónico. http://www.monografias.com/trabajos7/delec/delec.shtml

30. Bibliografía: Parra Betancourt y Asociados, Administración de Documentos. Cuadro de Clasificación Documental. http://www.organizarlosarchivos.com/index.php/cuadro-de-clasificacion.html Cambio de paradigma en la organización de la información en la sociedad del conocimiento http://administracionelectronica.us.es/diccionario Barcitonic s.a. GLOSARIO: http://www.barcitronic.com/glosario.aspx El profesional de la información, Revista internacional cientifica y profesional. http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archivos_en_la_era_digital.html