1. PROCEDIMIENTO PARA LA
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Código: DE-P-004
Versión: 000
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COPIA CONTROLADA
Elaboró: Gerente de Calidad
Revisó: Representante de
Calidad
Aprobó: Comité de Calidad
Firma: Firma: Firma:
Fecha: 2008-07-01 Fecha: 2008-07-01 Fecha: 2008-07-17
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y directrices para realizar la Revisión por la Dirección,
de tal forma que permita evaluar la conveniencia, adecuación, eficiencia, eficacia y
efectividad continuas del Sistema de Gestión Integral.
2. ALCANCE
Este procedimiento Inicial con la convocatoria a la reunión y termina con el plan de
mejoramiento Institucional.
Aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión Integral.
3. RESPONSABLES
Son responsables de velar por la aplicación de este documento; el Gerente de
Calidad y el Representante de Calidad.

2. PROCEDIMIENTO PARA LA
REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN
Código: DE-P-004
Versión: 000
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COPIA CONTROLADA
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Adecuación: Determinación de la suficiencia total de las acciones, decisiones,
etc., para cumplir los requisitos.
Conveniencia: Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las
metas y políticas organizacionales.
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados
planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan
los resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir
los requisitos.
5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
 Los responsables de los procesos, deben asegurarse de realizar los informes
para la revisión por la dirección de manera adecuada para su presentación y
registro en el acta de la reunión del Consejo de Gobierno.
 Antes de cualquier revisión por la dirección, la Administración debe haber
realizado las Encuestas de Satisfacción y las Auditorías Internas de Calidad,
con el fin de lograr mayor impacto en el mejoramiento continuo.
 El Representante de Calidad debe asegurarse de diligenciar el Acta de la
Revisión por la Dirección acorde a las indicaciones del formato diseñado. Ver
Anexo No.2.
 Después de realizada la Revisión por la Dirección, el Gerente de Calidad debe
asegurarse de diseñar el Plan de Mejoramiento Institucional de la
Administración.
6. CONTENIDO
Nº ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO

3. PROCEDIMIENTO PARA LA
REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN
Código: DE-P-004
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Nº ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO
01
Convocatoria a la Revisión por la Dirección.
Programan con un mes de anticipación, de manera
concertada con el Consejo de Gobierno, la revisión al
Sistema de Gestión Integral, y se aseguran de enviar la
convocatoria a cada Secretario de Despacho y Jefes de
Oficina, como responsables de procesos, para que recopilen
la información requerida en la Revisión por la Dirección.
Formato DE-F-008 convocatoria a la revisión por la
dirección.
Alcalde y
Secretaria
Administrativa
(Gerente de
Calidad)
1 mes antes
de la Auditoría
del Ente
Certificador
02
Recolección de la Información de Entrada.
Recopilan la información relacionada con sus procesos de
acuerdo con lo descrito en la convocatoria realizada por el
Alcalde y el Gerente de Calidad. Y para ello, deben efectuar
los informes de manera adecuada para su presentación,
adjuntando las tablas y gráficas que permitan el análisis
eficaz de la información en la durante la reunión.
Responsables de
Procesos
Inmediatament
e
03
Desarrollo de la Revisión por la Dirección.
Una vez el Alcalde y el Gerente de Calidad den la apertura a
la Revisión por la Dirección, el Representante de Calidad
coordina la reunión de acuerdo al orden del día y solicita a
cada responsable la presentación de los informes de la
gestión de sus procesos, según lo solicitado en la
convocatoria.
Durante del desarrollo de la reunión, el Representante de
Calidad toma los apuntes necesarios para la posterior
elaboración del Acta de la Revisión por la Dirección (DE-F-
009), incluyendo el análisis de cada ítem de la información
presentada, así como, todas las decisiones y acciones
acordadas, y debe asegurarse de designar los responsables
para la implementación de los compromisos descritos en la
reunión, para la posterior elaboración del plan de
mejoramiento institucional. Esta acta debe tener anexos
todos los informes de cada Secretario de Despacho y Jefe
de Oficina presentados en la revisión.
Nota: En la revisión por la dirección se deben incluir
aquellos informes de los entes de control y
recomendaciones de mejoramiento.
Alcalde,
Secretaria
Administrativa
(Gerente de
Calidad) y
Profesional
Universitaria
(Representante
de Calidad)
Según el
Orden del Día
de la Reunión

4. PROCEDIMIENTO PARA LA
REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN
Código: DE-P-004
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Nº ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO
04
Conclusiones de la Revisión por la Dirección.
Después de revisada la información de entrada, el Alcalde y
el Gerente de Calidad en pleno Consejo de Gobierno,
realizan las conclusiones acerca del Sistema de Gestión
Integral, indicando la conveniencia, adecuación, eficiencia,
eficacia y efectividad continuas del mismo. Ver Términos y
Definiciones.
Alcalde,
Secretaria
Administrativa
(Gerente de
Calidad) y
Profesional
Universitaria
(Representante
de Calidad)
Durante el
Consejo de
Gobierno
05
Elaboración y Aprobación del Acta de la Reunión.
Redacta el acta de la revisión por la dirección de acuerdo al
(DE-F-009), y al desarrollo de la misma, asegurándose de
exponer los análisis, opiniones, decisiones y acciones allí
expresadas, de forma tal que se describa cada análisis a la
información de entrada para la revisión por la dirección.
Luego, pone a consideración el acta de la revisión por la
dirección en el próximo Consejo de Gobierno, con el fin de
asegurar su aprobación y firma de los asistentes.
Secretaria
Administrativa
(Gerente de
Calidad) y
Profesional
Universitaria
(Representante
de Calidad)
3 días hábiles
después de
terminada la
revisión por la
dirección
06
Elaboración y Aprobación del Plan de Mejoramiento
Institucional.
Según los compromisos de la revisión por la dirección, las
recomendaciones de los entes de control y las opiniones de
la comunidad, y en compañía de cada responsable, el
Representante de Calidad elabora el Plan de Mejoramiento
Institucional, según lo descrito en el (MG-F-010).
Luego, pone a consideración el Plan de Mejoramiento
Institucional en el próximo Consejo de Gobierno, con el fin
de asegurar su aprobación y firma del Señor Alcalde,
Gerente de Calidad y Secretario de Control Interno.
Nota: Cada Secretario de Despacho y Jefe de Oficina debe
exponer en su Grupo Primario, los resultados de la revisión
por la dirección y los compromisos del plan de mejoramiento
en sus dependencias y áreas, con el fin de asegurar el
compromiso conjunto de la Administración en la búsqueda
del mejoramiento continuo. Ver procedimientos para las
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora, y el de
.Seguimiento y Mejora de la Gestión.
Secretaria
Administrativa
(Gerente de
Calidad) y
Profesional
Universitaria
(Representante
de Calidad)
8 días hábiles
después de
terminada la
revisión por la
dirección

5. PROCEDIMIENTO PARA LA
REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN
Código: DE-P-004
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COPIA CONTROLADA
Nº ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO
07
Seguimiento a los Resultados de la Revisión por la
Dirección y al Plan de Mejoramiento Institucional.
Efectúan el seguimiento a los compromisos de la revisión
por la dirección en el Comité Coordinador de Control
Interno, cuyas actas deben conservar un ítem para su
registro e informe de avance.
La Representante de Calidad debe asegurar de conservar
los registros que den evidencia del cumplimiento de las
acciones del Plan de Mejoramiento Institucional y
conservarlas en la misma carpeta del Plan (MG-F-010).
Alcalde,
Secretaria
Administrativa
(Gerente de
Calidad) y
Profesional
Universitaria
(Representante
de Calidad)
En cada
Comité
Coordinador
de Control
Interno
7. PUNTOS DE CONTROL
 Comunicación oportuna de la convocatoria a la revisión por la dirección.
 Recolección y entrega de informes por cada uno de los responsables asignados.
 Diligenciamiento adecuado y aprobación del acta de la revisión por la dirección y
del plan de mejoramiento institucional.
 Conclusión efectiva acerca de los resultados del análisis de la información de
entrada.
 Seguimiento periódico a las acciones del plan de mejoramiento institucional.
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Procedimiento para el Seguimiento y Mejora de la Gestión (MG-P-004)
 Procedimiento para las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora (MG-P-
001)
9. REGISTROS
Convocatoria a la Revisión por la Dirección (DE-F-008)
Acta de la Revisión por la Dirección (DE-F-009)
Plan de Mejoramiento Institucional (MG-F-010)
10. NOTAS DE CAMBIO

6. PROCEDIMIENTO PARA LA
REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN
Código: DE-P-004
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COPIA CONTROLADA
No.
VERSIÓN
INICIAL
BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
VERSIÓN
FINAL
FECHA
No aplica para esta versión
11. ANEXOS
Convocatoria a la Revisión por la Dirección (DE-F-008)
Acta de la Revisión por la Dirección (DE-F-009)