Este documento presenta los fundamentos generales sobre archivística. Explica conceptos clave como documento, documento de archivo, elementos de un documento, clasificación de documentos, ciclo vital de los documentos, valoración documental y concepto de archivo. También resume los objetivos, objetos y funciones de los archivos, así como las clases de archivo.

1. ARCHIVISTICA
La importancia de los archivos:
-principios rectore
-fines del estado
-fines del archivo
El archivo es importante para la administración y la cultura
-toma de decisiones
-fuentes de la historia
-patrimonio cultural
La normatividad y la gestión documental en los archivos
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y
organización de la documentación
Gestion documental
La gestión documental PGD, como proceso archivístico sistemático
-se estructura a partir de la normatividad
-contempla situaciones tendientes a la simplificación de tramites
El comité de archivo
Equipo responsable de hacer cumplir las políticas y hace recomendaciones en los procesos de
archivo
Componente de un PGD
- Consideraciones básicas de tipo administrativo
-aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnostico
-adopción e implementación de tablas
-formación de archivos según el ciclo vital
-identificación de los procesos de un programa de gestión documental

2. -implementación y seguimiento
Procesos de producción de documentos
- ley 43 de 1913
-ley 527 de 1999
-código penal
-código de procedimiento penal
-código de comercio
-decreto 2649 de 1993
-decreto1584 de 1994
-decreto 1584 de 1994
- decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 d 2001
-Circular interna AGN No 13 de 1999
-NTC 1673
-NTC 2223:1986
- NTC 2676
- NTC 3393
- NTC 4436
Procesos de producción de documentos
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.creacion y diseño de documentos -medios y técnicas de producción
-determinación de aportes documentales
-determinación de calidad y tipos de soportes
2- normalización de la producción -identificación productora
documental -definición tipologías documentales
-determinación de formatos pre impresos
-directrices relacionadas con el No de copias
-control nuevos documentos
-determinación periocidad

3. Proceso de recepción de documentos
-constitución política
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 de 2001
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la
admisión
Radicación: procedimiento en el cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas
Registro: ingresos de datos como remitente, destinario, nombre, entre otros
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Registro de documentos -definición medios de recepción
-recibo documentos oficiales
-verificación de folios, copias, anexos, firmas
-constancia de recibo
-asignación de datos
-asignación de envíos
2.Radicacion de documentos -asignación fecha, hora
-impresión de rotulo
-relación entre documentos
-registro impreso
-elaboración de estadísticas
Procese distribución de documentos
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo 060 de 2001
Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destino
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.distrubucion de documentos recibidos -identificación de dependencia
-enrutamiento de documentos
-registro de control
2.distribucion de documentos internos -identificación de dependencias
-enrutamiento
-registro de control

4. 3.distribución de documentos enviados -definición de medios personal, fax, correo,
email, pagina web, etc.
-control y firmas de guías y planillas
-organización mensajería externa
Proceso de trámites de documentos
-constitución política
-ley 58 de 1982
-decreto 01 de 1984
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 060 de 2001
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento
-respuesta a una solicitud o requerimiento
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.recepcion de solicitud o tramite -confrontación y diligenciamiento de planillas
-determinación competencia
2.respuesta -preparación respuesta
Proceso organización de documentos
-ley 4 de 1913
-ley 80 de 1993
-código de comercio
-decreto 1382 de 1995
-decreto 254 de 2000
-decreto 4124 de 2004
-Acuerdo AGN 007 de 1994
- Acuerdo AGN 09 de 1995
- Acuerdo AGN 13 de 1995
-Acuerdo AGN 16 de 2002

5. - Acuerdo AGN 037 de 2002
- Acuerdo AGN 039 de 2002
- Acuerdo AGN 041 de 2002
- Acuerdo AGN 042 de 2002
- Acuerdo AGN 015 de 2003
- Acuerdo AGN 02 de 2004
-circular ANG 07 de 2002
- circular ANG 01 de 2003
- circular ANG-DAFP No 004 de 2003
- circular ANG-DAFP 012 de 2004
-circular AGN 01 d 2004
-resolución min salud 1995 de 1999
-resolución AGN 183 de 2004
-NTC 4095
-NTC 5029
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.clasificación documental -identificación de unidades
-aplicación de la tabla
-conformación de series
2.ordenacion documental -conformación y apertura
-determinación de los sistemas
-organización de serie documentales
-foliación
-transferencias documentales -organización y entrega de documentales
3.descripción documental -análisis de información
-diseño de instrumentos de operación
Procesos de consulta de documentos

6. -constitución política
-ley 4 de 1913
-ley 57 de 1985
-decreto 01 de 1984
-decreto 2126 de 1992
-acuerdo AGN 47 de 2000
-acuerdo AGN de 2000
Acceso a documentos con el fin de conocer la información
Proceso de consulta de documentos
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.formulación de la consulta -determinación de la presión
-determinación de la consulta
-condiciones de acceso
-disponibilidad de información
-reglamento de consulta
2.estrategia de búsqueda -disponibilidad de expedientes
-disponibilidad de fuentes
-establecimiento de herramientas
-ubicación de documentos
3.respuesta a consulta -sistema de registro
-uso de testigos
-implantación de medios manuales
Procese de conservación de documentos
-constitución política
-código penal civil
-ley 47 de 1920
-ley 14 de 1936
-ley 39 de 1981
-ley 63 de 1986
-ley 80 de 1993

7. -ley 397 de 1997
-código de comercio
-decreto 2620 de 1993
-decreto 2150 de 1995
-acuerdo AGN 007 de 1994
-acuerdo AGN 11 de 1996
-acuerdo AGN 047 de 2000
-acuerdo AGN 048 de 2000
- acuerdo AGN 049 de 2000
- acuerdo AGN 050 de 2000
- acuerdo AGN 056 de 2000
-acuerdo AGN 037 de 2002
Conjunto de medidas preventivas a correctivas adoptadas para garantizar la integridad física
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Sistema integrado de conservación -sensibilización y toma de conciencia
-reproducción, duplicación y migración de
información
-inspección y mantenimiento de instalación
-control de condiciones ambientales
-limpieza
-control de plagas
-almacenamiento y empastes
-primeros auxilios
-prevención de desastres
-planes de contingencia(copias de seguridad,
protección en incendios, robos, inundaciones,
catástrofes, atentados, guerras)
Proceso de disposición final de documentos
-constitución política
-ley 163 de 1959
- ley 39 de 1981

8. - ley 80 de 1993
- decreto 2649 de 1993
- decreto 2527 de 1950
- decreto 3354 de 1954
- decreto 960 de 1970
- decreto 2620 de 1993
- decreto 998 de 1997
- decreto 1145 de 2004
-acuerdo AGN 007 de 1994
- acuerdo AGN 08 de 1995
-circulas AGN 03 de 2001
- circulas AGN 01 de 2004
-NTC 3723
- NTC 5174
- NTC 5238
Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital
-conservación total -eliminación de documentos
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
La conservación total -recepción de transferencia
-organización de documentos
-conservación y preservación
Eliminación de documentos -aplicación de lo estipulado
-valoración por el comité de archivos
-levantamiento de acta
Selección documental -aplicación de método elegido
-elección de documentos
microfilmación -determinar mitología
-fines en la técnica
-control de calidad
digitación -Determinar la metodología

9. -definir calidad
-control de calidad
FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA
Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado
Documento de archivo: registro de información producida o recibida
Los documentos son importantes
-permiten la comunicación humana
-medio valioso de información
-constituye un medio probatorio
-dejan constancia por algún medio
-sirven para la toma de decisiones
Documentos de archivo
Documento de apoyo: es de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos, etc.). Indica el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa
Elementos de un documento de archivo
-Soporte: relación a la parte material o física
-Técnica: medio que fija y transmite el contenido
-Estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas
-Contenido o asunto: mensaje que transmite el documento
Carácter de los documentos
-Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad
-Internos: entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes
funcionales
Clasificación de los documentos de archivo
-según tipo documental

10. -por la tradición documental
-por el tipo de función
-Por el ámbito jurídico
Clases de documentos
-Sustantivos: se deriva de las funciones especificas se la entidad, EJ: historias clínicas, hojas de
vida de estudiantes, expedientes judiciales, etc.
-Facilitativos: documentos comunes a todas las instituciones, EJ: historias laborales, informes
de gestión, ordenes de pago, etc.
Ciclo vital de los documentos de archivo
-primera edad: planificación y tramitación
-segunda edad: vigencia y plazo precaucional
-tercera edad: fase permanente o histórica
Valoración: permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos.
Valoración de documental: determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable
Valor administrativo: lo contiene una serie de documentos, para la identidad productora
Valor jurídico: de el se derivan los derechos u obligaciones
Valor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio
Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda publica
Valor contable: utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas
Valores secundarios: sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la
administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria
colectiva.
Concepto de archivo
Ley 594 de 2000
Uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea si fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada
Organización de archivos
El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada
Objetivos de los archivos

11. -construir un centro de documentación
-asegurar una perfecta conservación de documentos
-satisfacer eficazmente las exigencias de la consulta
Objetos de los archivos
-permitir una rápida localización de los documentos
-preservar la historia de la empresa
Funciones del archivo
-ser memoria corporativa
-reunir los documentos
-asegurar la conservación de la información
-soportar la toma de decisiones
-desarrollar funciones de oficina
Clases de archivo
-según su organización
-según su naturaleza
-según su jurisdicción
-según su ciclo vital
-según su acceso
-según su uso
Archivo centralizado
Ventajas
-cuenta por personal especializado
-controla duplicación de documentos
-economía tiempo y espacio
-racionaliza la adquisición de materiales y equipos
-responsabilidad centralizada
-Facilita la unificación del sistema

12. Archivo descentralizado
Cada dependencia es responsable de sus funciones.
-Archivo descentralizado con control central
-el tramite de la documentación esta centralizado, pero las dependencias conservan su
vigencia
Archivos satélites
Conservan información técnica, muy especializada
Organización de documentos
-clasificar
-describir
-ordenar
Gestión en el archivo
-producción o recepción
-tramite
-distribución
-consulta
-retención
-conservación
-disposición final
-eliminación
-conservación permanente
Procesos técnicas de archivo
-ciclo vital de los documentos
-valores de los documentos
-tablas de retención
-expurgo, descarte
-transferencia
-inventarios

13. -guías
-catálogos
-índices
-usuario
-medios para presentación de servicio
-difusión
-capacitación
Nuevas tecnologías en archivos
-microfilmación
-archivo ópticos
-correo electrónico
-internet
-scanner
Principios básicos de archivos
-Principio de orden original
-principio de procedencia
El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben
agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los
produjeron.
-El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el Archivo
histórico en el orden que recibió durante
MARCO LEGAL
-Código civil
-código de comercio
-código de procedimiento penal
- código de procedimiento civil
-código contencioso administrativo

14. -código fiscal
-código de elección
-código militar
-código de policio
-código de fomento
-código del medio ambiente
-código de beneficencia
-código de instrucciones publicas
*normas constitucionales
*el sistema nacional de archivos
*la constitución art 15
*sentencia T-696 de 1996
*la constitución y la correspondencia
*la correspondencia y el código de comercio
*la correspondencia, el código penal y el procedimiento penal
*el código civil y de legislación complementario
*del código de procedimiento civil
*otras normas de materia documental
*código de comercio
*archivos bancarios
*el código sustantivo de trabajo