El documento discute la importancia de la planificación para el éxito de los proyectos. Explica que la planificación reduce los costos y tiempos de los proyectos al prevenir problemas. También señala que la improvisación tiene un papel cuando los planes no funcionan como esperado y que la planificación debe ser flexible para permitir alternativas. El documento concluye que aunque la improvisación puede ser útil, la planificación es fundamental para el éxito continuo de los proyectos.

1. Mejora Continua
Planificar vs. Improvisar
Si fallas en planear, entonces estás
planeando fallar
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2. Cuáles son los problemas de los
proyectos
Mejora Continua
• Toman más tiempo de lo planificado
• Cuestan más de lo necesario
• Rinden menos beneficios que lo esperado
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3. Qué significa Planear
Mejora Continua
• Plasmar en un documento la mejor forma que
conocemos para lograr un objetivo en el futuro
• Un plan es solo tan bueno como el conocimiento y la
experiencia de los planificadores, en el tema
inherente al proyecto
• La habilidad sistemática de planear también influye
en el plan
• Planificar no excluye la improvisación, en algunos
proyectos con alto nivel de incertidumbre, no hay
forma de planear todo por anticipado, en ese
momento, la habilidad de improvisación es
apreciada
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4. El conflicto
Mejora Continua
Continuidad Construir redes
en la de proyecto
operación detalladas
Ser un
gerente
exitoso
Aprovechar el
No construir
tiempo al
redes
máximo
4
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5. El conflicto
Mejora Continua
• Los proyectos son importantes para la Cía
• Somos juzgados por el cumplimiento de los
objetivos
Continuidad
en los
proyectos
Ser un
gerente
exitoso
Aprovechar el
tiempo al
• Mi tiempo es muy escaso máximo
• Las labores del día a día consumen gran parte
de mi tiempo
5
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6. El conflicto
Mejora Continua
• Hay recursos que toma tiempo conseguir
• El plan puede estar claro para algunos, pero el resto del
equipo no lo conoce
• Si no podemos detallarlo, ¿cómo pretendemos hacerlo?
• La mayoría de actividades son dependientes, omitir esas
dependencias produce errores en las estimaciones de
tiempo y presupuesto
Continuidad Construir redes
en la de proyecto
operación detalladas
6
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7. El conflicto
Mejora Continua
Aprovechar el
No construir
tiempo al
redes
máximo
• Es más productivo ejecutar que planear
• De cualquier forma no conozco con certeza que es lo
que se tiene que hacer en el proyectos
• Una cucharada de acción vale más que una tonelada de
planificación
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8. La rama negativa de no planificar
y el círculo vicioso
Mejora Continua
Gastamos tiempo
considerable
apagando incendios
El tiempo de
Los gerentes de Proyectos la mayoría de
constantemente tienen que gerentes es
apagar incendios corregir escaso
errores, luchar por recursos que
no están disponibles
Cuando hay que hacer Los participantes del proyecto no saben
una tarea de un proyecto cuando van a tener que hacer sus tareas
los recursos seguramente y la calidad (especificaciones)con la que
están comprometidos en deben hacer el trabajo
otras cosas
En la mayoría de proyectos Cuando no se cuenta con un No construimos
participan varias personas / plan, los miembros del
departamentos que tienen otras equipo no saben que tienen las redes de
responsabilidad y obligaciones que hacer ni cuando ni como
8 proyectos
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9. El supuesto errado
Mejora Continua
Planificar quita tiempo
Para hacer buenos planes hay que invertir algo de
tiempo, esa inversión se traducirá en:
• Un gran ahorro de tiempo en el futuro
• Mayor continuidad en la operación –
proyectos que se terminan en menos tiempo
• Considerables ahorros de gastos
• Mayor cumplimiento de especificaciones
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10. Hay que remover algunos
obstáculos para planear
Mejora Continua
Supuestos:
Falta de - Planear quita tiempo y no lo ahorra en la ejecución
tiempo
- Reunirse a pensar puede ser molesto,
No nos especialmente si no hay garantía de los
gusta resultados (la gente ignora los beneficios de
planear planear)
La gente - Cuando la gente no conoce algo, con frecuencia
resiste lo despreciarlo es un mecanismo de defensa
que no
conoce
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11. Hay que remover algunos
obstáculos para planear
Mejora Continua
Unas horas de planificación pueden ahorrar
Falta de muchas horas de trabajo y paras en la ejecución
también la calidad del entregable puede mejorar
tiempo considerablemente
Hay eventos-proyectos que nos encanta planear
No nos
gusta
planear
La gente Conseguir el tiempo para enseñar y luego la
resiste lo oportunidad de practicar preferiblemento con
algún proyecto real
que no
conoce
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12. Pasos para planear
Mejora Continua
• Verbalizar el problema que queremos resolver o el
objetivo que queremos conseguir
• Cómo vamos a verificar que conseguimos el objetivo
• Identificar los componentes principales
(entregables) del proyecto (Cualitativo y/o
Cuantitativo, Límites)
• Identificar los Objetivos Intermedios que hay que
conseguir para lograr el proyecto. Algunos OI sirven
de hitos para tener una idea del progreso
• Deducir las tareas necesarias para conseguir los OI
• Identificar la habilidad necesaria de los recursos
para tales tareas 12
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13. Más sobre planificación
Mejora Continua
El plan puede estar claro en la mente de su promotor
pero hay una necesidad importante; de que algunos,
por no decir todos los participantes entiendan
cuales son los objetivos que el proyecto debe
lograr. La coordinación de actividades también es
importante para garantizar el flujo del proyecto, sin
que hayan actividades que comienzan demasiado
pronto, consumiendo el presupuesto y deteriorando el
ROI. Otra razón para no comenzar demasiado pronto
es correr menos riesgo de cambio de
especificaciones.
En algunos proyectos el análisis de riesgos es
importante para tomar acciones preventivas y mitigar
el impacto. 13
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14. Más sobre planificación
Mejora Continua
• Esfuerzate en la práctica para que no sangres en la batalla
• Los 5 pasos del arte de la guerra SUN TZU
1. Estudio de las características del terreno
2. Decisión sobre el PLAN de la campaña
3. Calculo de los efectivos humanos
4. Sopesar las probabilidades (riesgos)
5. Deliberación sobre la victoria
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15. La administración científica
Mejora Continua
• Una de las mayores contribuciones es el ciclo de
PHCA
Planificar
Actuar Hacer
Controlar
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16. El ciclo PHCA
Mejora Continua
Planificar Hacer Controlar Actuar
• Permite corregir errores cuando se producen
• Aprender de los errores
• Utilizar plantillas para situaciones repetitivas
• Mejoramiento continuo
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17. ¿Y la improvisación?
Mejora Continua
• Ninguna estrategia sale intacta del contacto con el
enemigo [Sun Tzu]
• Debemos ser fuertes, flexibles, rápidos, creativos
para que en caso de que la realidad no se
desenvuelva como lo planeamos, podamos tomar
alternativas para lograr al objetivo a pesar de
todo.
• Muchas veces se pierde de vista el objetivo y nos
concentramos en la actividad, desviandonos de la
ruta
• Comienza con el fin en mente [Covey]
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18. ¿Y la improvisación?
Mejora Continua
• Una acción vale más que mil palabras
• La planificación es acción
• Nuestra habilidad tiene que llevarnos a planificar
de manera enfocada y con la continuidad para
contar con el plan lo más rápido posible
• La buena planificación Garantiza mayor
continuidad en la ejecución, mejor calidad, mejor
coordinación, etc.
• Mejor uso de recursos humanos, materiales y
económicos
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19. Conclusión
Mejora Continua
• Debemos planificar lo mejor que podamos, sin
escatimar esfuerzos, esa cultura es vital dentro de
nuestra organización. La improvisación es una
alternativa a la que recurriremos cuando los
proyectos no se desenvuelvan como lo
esperabamos
• La improvisación por sí sola no puede
ganar de ninguna manera el caso
contra la planificación.
• Si es un buen improvisador, canalice mejor su
energía y su inteligencia planificando mas, verá que
la ejecución se simplifica y su productividad se
incrementa.
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