1. Presupuesto Iván Rivera Administración de Servicios de Información Presentaciónbasada en: Sizer, A. (1998) Budgeting: A how-to-do-it manual for librarians. New York: Neal Schuman 25 de mayo de 2011

2. Definición Según Inez Ramsey y Jackson Ramsey (1986) el presupuesto es: “the translation of the future plan of the library intofinancialterms, i.e., dollars and cents.” A esta definición yo le agregaría que ese plan del futuro puede ser a corto, mediano y largo plazo.

3. Tipos de Presupuesto Presupuesto Global Presupuesto de Fórmula Presupuesto Lineal o de línea (line item) Presupuesto de Programas Presupuesto de Ejecución (performance) Zero-basedbudget

4. Presupuesto Global(Lump Sum) Este es el tipo de presupuesto que usan los administradores de nuestras familias para manejar el presupuesto de la casa. Consiste, básicamente, en un presupuesto general y se hace de él lo que se pueda. Problema: Este presupuesto dicta los servicios que se pueden ofrecer. Preguntas que se tienen que hacer: ¿Puede usarse este presupuesto como al administrador le parezca o existen algunas reglas para manejarlo? Cuando se toman decisiones, ¿Estas pueden ser cambiadas? ¿Cómo se evalúa el progreso del bibliotecario? ¿Qué tipo de reportes presupuestarios se tienen que hacer?

5. Presupuesto de Fórmula Usadomayormente en el gobierno y en universidades. Es, básicamente, la distribución del dinero de acuerdo a unafórmulamatemáticaque, usualmente, se basa en un número de personas. De acuerdo a estafórmula se decide quémateriales se adquierenparacadaárea de estudio, dependiendo de cuantosestudiantes se matriculen en cadadisciplina. i.e. Si el 20% de los estudiantes se matricula en CienciasNaturales el 20% del dinerodestinado a la compra de librosesparacomprarlibros de CienciasNaturales.

6. Presupuesto Lineal o de Línea(line item) Es el métodomáscomún. Cadacategoría de gastos e ingresosesrepresentadaporunalínea. La líneasmáscomúnes son: Personal Librosimpresos Multimedios Misceláneas Esconvenienteagregarunacolumnapercentual.

8. Presupuesto de Programas El enfoque de estepresupuesto son los servicios. Muestra lo que la bibliotecahacepor los usuarios y destaca lo que los usuariosreciben. No esfácilestablecer, porprimeravez, el presupuestoprogramado. ¿Que se necesitaidentificar? Cuales son los programas de la biblioteca, e.g., actividadesparajóvenes, servicio de referencia, desarrollo de colecciones, mantenimiento de la plantafísica, , agente de compra, etc. Cuando se identifiquen los programas se tienequerealizarunaencuestasobrecómo el personal distribuyesutiempoparacadaproyectoduranteunasemana.

9. Este tipo de presupuestopermitemedir los programas y actividades de la biblioteca con los objetivos de la organización a la cual la bibliotecasirve. Pregunta a considerarse: Estamosgastandotresvecesmás en el programa #1 másque en el programa #2. ¿Estresvecesmásimportante el programa #1 que el programa #2 paranuestrosobjetivos?

10. Presupuesto de Ejecución(performance) La estructuraes similar a la del presupuesto de programaspero en vez de enfocarse en los servicios se enfoca en laslabores del personal.yesparalelo al pesupuesto lineal. Las líneas del presupuesto lineal se miden de acuerdo a lasfunciones del personal. Desempeño del personal en el departamento de serviciostécnicos

11. Zero-based budget (ZBB) Este presupuestoestámuyligado a los objetivos de la biblioteca y los de la organización a la cualsirve. Se basa en el futuro y lo que se ha de lograr en esefuturoes lo másimportante. Se concentra en los serviciosque la bibliotecaofrecerá el próximoaño. Se identificanlasactividadesque la bibliotecadeberárealizardurante el año y los costosesperadosparadichaactividad. Se tienequerealizar un cuidadosoanálisis de prioridades y pensarqueservicios se puedendescartar y/o quenuevosservicios se puedenofrecer

12. ZBB - Continuación «Las actividades en el lenguaje del ZBB se conocen cómo paquetes de decisiones» Para cada paquete de decisión se tiene que hacer una declaración del paquete de decisión que responda preguntas cómo: ¿Cuál es el nombre del paquete de decisión que está declaración describe? ¿Cual es el propósito del programa? ¿Qué hay que hacer para poner el programa en marcha? ¿Quién se beneficia de los resultados del programa, y cómo? Existen otras alternativas al programa ¿Por qué no se usan las otras alternativas? ¿Cuáles serian las consecuencias de no realizar este programa? ¿Cuál es el presupuesto para este programa? ¿Qué prioridad tiene este programa frente a otros programas que la biblioteca ofrece?

13. Ventajas y desventajas Ventajas: No se toma el presupuesto del año pasado como base. Se definen los objetivos El dinero se asigna de acuerdo a los objetivos establecidos y según las prioridades. Actividades menos importantes se pueden descartar. Desventajas Puede crear problemas con personas reacias al cambio. Ocupa mucho tiempo y mucho trabajo en el día a día. ZBB se enfoca un año a la vez y algunas facetas de la biblioteca, cómo la suscripción a revistas, no se pueden medir de año en año.

14. ¿Cuál y cuando debo usar cada presupuesto? Lo más importante que debemos saber es que no existe una manera correcta de preparar un presupuesto para cada biblioteca y por cada año. La mayoría de los tipos de presupuestos son útiles, ninguno es perfecto, y todos tienen sus fallas. Como futuros administradores, informados, de bibliotecas tenemos que tener en cuenta los tipos de presupuesto que existen.

15. RecursosAlternos Subvención = Grants Programa de Voluntarios Recolectas de fondos

16. Subvenciones = Grants La mayoría de las subvenciones vienen del gobierno, corporaciones y fundaciones. En general, las subvenciones de las corporaciones son para mejorar la comunidad local. E.g., Uniformes para el equipo de pelota de la comunidad. Las fundaciones creadas por la ley del IRS (USA) permite que estas fundaciones distribuyan el dinero de acuerdo a la misión de esa fundación en particular. El dinero otorgado por el gobierno, en general, se usa para ayudar en iniciativas gubernamentales y legislativas. E.g., La beca Fullbright o programas para incentivar las pequeñas empresas.

17. ¿Qué debemos saber antes de aplicar a una de estas subvenciones? Tienesqueconocertuorganización, suhistoria, suslogros, susproblemas y susobjetivos. Tienesquepoderdefinirtuproyecto. Saber quieneres y québuscas. Poderhablar de esteproyecto con facilidad, simple y convincentemente. Tenemosqueconocer a la compañia, fundación o agenciaquenosva a conceder el dinero. Debemospodercomunicarnosusando el lenguaje de la compañia, fundación o agencia. Determinarcuantodineronecesitas. Poderexplicarexactamenteparaque se va a usar el dinero. Definirtodos los beneficios de tuproyecto. Definir de quémaneraesteproyectocumple con los objetivos de túbiblioteca y organizacióna la cualtúbibliotecasirve. Si esposible, definir los beneficiospara la comunidad.

18. ¿Qué hacer después? Identificarfuentespotenciales de fondos. Si no esla primeravezquesolicitas, verificalos records de cuantassubvencionessolicitastesy cuantasrecibiste. ¿Quéfuncionó?¿Quéno? Buscarfuentes de donacionescorporativas, locales, nacionales e internacionales. El próximopasoesescribirunasolicitudpara la concesión. Y recuerdanuncadescribas a tuorganizacióndiferente a cómoesy tampocointentesinflar los costosparaintentarganarmásdinero. Debessaber que el dineroatrae al dinero y quemuchosgrupospequeños solo dandinero en dóndeotrasorganizacionesmásgrandeshan dado dinero. Y porúltimo, La competenciapor el dineroesdura, asíqueestéalerta.

19. Programa de Voluntarios y recolección de fondos Un programa de voluntariosbienorganizadopuedeallegarcantidadessustanciales de fondosparaunabiblioteca. Se puedenrealizardistintasactividadespararecogerfondosperolasmáscomunes son: Venta de bizcochosventa de recetarios, pulgueros con artículosdonados, venta de “bumper stickers”, etc. Lo primeroquedebeshacercuandorecibesdinero extra esdecidir en queproyecto vas a poner el dinero.

20. Referencias Sizer, A. (1998) Budgeting: A how-to-do-it manual for librarians. New York: Neal Schuman Ramsey, I & Ramsey, J. (1986). Library Planning and Budgeting. New York: Franklin Watts