El documento habla sobre la gestión del tiempo y la productividad personal. Explica que es importante establecer objetivos, planificar actividades, revisarlas periódicamente y no postergarlas para incrementar la eficiencia. También recomienda organizar la información y usar herramientas como listas de tareas y calendarios para mejorar la gestión del tiempo. La conclusión es que aplicar estas técnicas de forma constante puede ayudar a tomar el control de la vida y alcanzar las metas.

1. Jorge Palacios
”Gestión del tiempo para incrementar tu
Productividad Personal”
Organización personal con GTD
Jorge Palacios

2. ¿Qué es time management?
I
II
III
IV
• Actitud proactiva-preventiva
– Tomar iniciativa!!
• Establecer objetivos -planificar
– estrategia personal, misión y visión personal
• Recordarlos!
– Perseverancia, disciplina
• No postergarlos!
– Superar miedos, desarrollar autoconfianza
• Revisión de actividades
– Diferenciar actividades a favor,
en contra e irrelevantes
• Incrementar eficiencia!
– CAMBIO DE HABITOS!!
Hacerse
cargo!!!
Tener
objetivos
Encararlos!!!
Llevarlos
a cabo
bien!

3. Más allá de los Objetivos
• Iniciar un cambio personal para eliminar
actitudes y hábitos que producen derroche del
tiempo!
• ¿Es importante hacer un buen Time Management?
–
–
–
–
Desde ya...!!!
La buena gestión del tiempo / prioridades es esencial para el logro
de los objetivos personales!!
Hace a la eficacia y eficiencia personal!
Para que esto tenga sentido lógicamente deben existir objetivos
personales..!!
Todos los contenidos y herramientas han sido desarrollados por Jorge
Palacios

4. “El problema no es la escasez, sino el uso que hacemos de ese recurso”
Tenemos que
Dedicar tiempo al tiempo
Invertir tiempo en dominar el tiempo
Tener perspectiva sobre el tiempo que gastamos
Fijar y alcanzar metas que nos lleven a la realización de nuestros
objetivos
Establecer planes de acción que permitan que esas metas se hagan
realidad

5. No gestionamos la
sobrecarga de
información
Organizar la
información
=
Gestionar las acciones
Jorge Palacios

6. La mente es mala memorizando, pero
excelente creando
Saca de tu cabeza TODO
Dedica tu atención a la acción, no a
recordar
Jorge Palacios

7. Jorge Palacios

8. El tiempo dentro de un pomodoro
es el tiempo productivo en el que
realmente haces las cosas, ya que
lo defiendes con uñas y dientes de
las posibles interrupciones. El
tiempo fuera del pomodoro es el de
las distracciones, interrupciones,
llamadas, descansos, etc.
5 pasos:
1.Decidir la tarea a realizar
2.Poner el pomodoro (el reloj o
cronómetro) a 25 minutos
3.Trabajar en la tarea hasta que el
reloj suene
4.Tomar un pausa breve (5 minutos)
5.cada cuatro "pomodoros" tomar
una pausa más larga (15-20 minutos)
Pomodoro = CONCENTRACIÓN
Jorge Palacios

9. “Quien no administra bien su tiempo, no puede administrar bien ninguna
otra cosa.” ( Peter Drucker)
Aplique la Regla de 80-20
URGENTE
CRISIS
IMPORTANTE
1
- Preparaciones contra reloj
- Problemas apremiantes
-Trabajos cuyas fechas de
finalización vencen.
- Prioridad absoluta sobre el
resto: hacerlas cuanto antes
REACTIVAS
NO IMPORTANTE
NO URGENTE
ACTIVAS
2
- Planificar, prevenir, preparar
- Plantearse nuevas alternativas
- Establecer objetivos y
relaciones significativas
- Aprendizaje
3
- Interrupciones
- Correo
- Algunas reuniones
- Algunas llamadas
- Asuntos inmediatos
- Marcar prioridades
- Contestar emails irrelevantes
TRIVIALES
4
- Desperdiciadores de tiempo
- Algunas llamadas
-Trivialidades
- emails irrelevantes
- Reconvertirlas, evitarlas,
enriquecerlas, ...

10. Pasos a seguir
1. Preparar un programa antes de iniciar la jornada
de trabajo por escrito
2. Centrarse en las áreas o actividades prioritarias
3. Programar las actividades en función de los
objetivos a alcanzar
4. Agrupar los asuntos relacionados entre sí
5. Los trabajos repetitivos y que exijan poca
concentración se realizarán en las “horas bajas”

11. Metas del Cuadrante II
“No planifico porque no tengo tiempo pero no tendré tiempo hasta que
planifique mejor”
Establecer el tiempo del cuadrante II cada semana: conectar con su
brújula interior
Plan de trabajo
Tomar nota del tiempo para evaluar: volver a considerar
“Afilar la sierra”
Organizarse, priorizar, ...

12. 5 Reglas de la Planificación del Tiempo
1.
70 – 30:
70% tiempo: Planificado
20% tiempo: Imprevistos, interrupciones, ...
10%: Tareas de vital importancia y concentración
2.
Diferenciar lo importante de lo Urgente
3.
Planificación realista
4.
Realizar una lista diaria ordenada por prioridades
5.
Persigue objetivos

13. Usar un plan para organizarse: HÁBITOS
1)
2)
3)
4)
Preparar la lista de cosas que hacer.
Delegue lo que corresponda.
considere su tiempo controlable.
Elabore un plan diario.
Según las prioridades y
consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.
5) Señalar las actividades terminadas
6) Reprogramar las actividades no terminadas

14. DIETA:
Tienes que capturar, aclarar,
organizar y reflexionar antes
de hacer.
Tienes que sacar todo de tu
cabeza y usar recordatorios.
Tienes que identificar cuál es la
próxima acción. ¡Ah! Y
GTD: Una metodología para que te depures
por dentro. GTD es tu BIFIDUS
Tienes que hacer una revisión
de tu sistema GTD ¡todas las
semanas!
Jorge Palacios

15. 4 “Cosas”
Recopilar
Procesar
Organizar
Hacer
Jorge Palacios

16. HERRAMIENTAS DE RECOLECCION
CUBOS
Jorge Palacios

17. Procesa tu
inbox a cero
Jorge Palacios

18. “COSAS”
Eliminar
Incubar
Proyectos
SÍ (pero,
en varios pasos)
1. xyz
2. tvw
NO
Archivar
Revisión para determinar Acciones SÍ
A delegar
Planificación
¿Es accionable?
Material de
REFERENCIA
¿Cuál es la Próxima
Acción?
A diferir (para hacer
“lo antes posible”)
Algún día/
Tal vez
Menos de 2 minutos
¡Hacerla ya!
A diferir (con Fecha
y/u Hora específica)
Calendario(s)
Listas
de
Esperando
a
Listas
de
Próximas
Acciones
Basado en el diagrama de
flujo del PROCESAR y
ORGANIZAR, publicado por
David Allen en “Getting
Things Done”

19. REGLA DE LOS 2 MINUTOS: Si
puedes procesar un correo en
menos de 2 minutos hazlo. De lo
contrario, PRIORIZALO.

20. Revisa todo
Jorge Palacios

21. EVALUAMOS Y ELEGIMOS
Las 2 preguntas:
1. ¿En qué contexto estoy, y qué puedo hacer con las herramientas y
recursos que tengo a mano?
Responder a esta pregunta consiste simplemente en elegir una de las listas
contextuales: oficina, casa, recados, ordenador, teléfono, etc.
Dependiendo del contexto, es posible que después de responder esta pregunta
todavía tengas muchas posibilidades entre las que elegir.
2. ¿Cuánto tiempo tengo disponible en este momento para trabajar sin
interrupciones?
a) Etiqueta cada próxima acción con el tiempo, como por ejemplo “menos de
10 minutos”, “media hora” o “más de una hora”.
b) Importante y urgente:
a) Urgente: hacerlas tiene un precio, dejar otras cosas para más
adelante, incumpliendo otros compromisos
b) Importante: hacer un TMI (lista de 3-5 “tareas más importantes”),
comenzando nuestro día por estas tareas.
Jorge Palacios

22. c) Interrupciones: tendemos a asociar interrupción con urgencia. Error!
- Dejar una nota en la bandeja de entrada y continuar con lo que estábamos
haciendo antes de la interrupción
- Por supuesto, para que esta forma de trabajo funcione tenemos que adquirir
el hábito
de procesar nuestras bandejas de entrada regularmente, a ser posible en
varios
momentos a lo largo del día. De esta forma siempre estaremos seguros de que
no se
quedará nada urgente traspapelado.
Jorge Palacios

23. 4. Organizar las ideas. Es el momento de revisar y filtrar las ideas, organizar
las actividades o sub-objetivos en fases, asignarles prioridades, y decidir qué
recursos serán necesarios para hacer cada cosa.
5. Extraer las siguientes acciones. Desglosar las actividades en siguientes
acciones físicas que podamos hacer.
ACTUAMOS GESTIONANDO HÁBITOS:
La revisión operativa: Debemos hacerlo todos los días
Procesamos las bandejas de entrada a cero, es decir, hasta dejarlas vacías
Control semanal de actividades cada 7-10 días: bloquear en nuestra agenda
al
menos un par de horas todas las semanas
Jorge Palacios

24. Revisión semanal dividida en 10 pasos, agrupados en 3 fases claramente
diferenciadas:
Haz limpieza
1. Recolecta papeles y objetos. (5 minutos) Revisa a tu alrededor y pon en
la bandeja de entrada del escritorio todo lo que esté fuera de lugar: papeles,
facturas o cualquier objeto que represente algo por hacer.
2. Vacía tu cabeza. (5 minutos) Haz una pequeña lluvia de ideas –
brainstorm– para sacar de la cabeza cualquier ideas o asunto que sientas que
te tienen preocupado. Cuando termines, pon tus notas en la bandeja de
entrada.
3. Procesa las bandejas de entrada. (10-15 minutos) Procesa todas las
bandejas de entrada que tengas, incluido notas de voz y correos electrónicos.
Dependiendo de qué tan diligente hayas sido con tus revisiones operativas,
esta tarea puede ser muy rápida, o consumir hasta una hora. Al final, al menos
teóricamente, las bandejas deben quedar vacías –y el resultado organizado en
tus listas, el calendario y tu archivo de referencia.
Jorge Palacios

25. Actualiza tu sistema
4. Revisa las próximas acciones. (5 minutos) Repasa tus listas contextuales y
marca como completadas las acciones terminadas que por algún motivo
estuvieran
todavía activas.
5. Revisa el calendario. (5-10 minutos) Confirma que todos los compromisos
pasados están cumplidos, y si no, considera eliminarlos o cambiarlos de fecha –
quizá
tengas que hacer algunas llamadas para ello. Igualmente, repasa los
compromisos de
los próximos días, y registra las próximas acciones necesarias, como preparar
reuniones, comprar billetes de avión, confirmar citas, etc.
6. Revisa las cosas “a la espera”. (10-15 minutos) Marca como completado lo
que ya hayas recibido y todavía esté pendiente en tu lista. Envía correos o haz
las
llamadas de seguimiento que sean necesarias para asegurarte de que las cosas
siguen
en marcha como deben.
Jorge Palacios

26. 7. Revisa la lista de proyectos. (20-30 minutos) Repasa cada proyecto de la
lista y asegúrate de que todos tienen al menos una próxima acción activa. Revisa la
documentación de apoyo de cada proyecto para ver si tienes que mover próximas
acciones a las listas contextuales, o añadir cosas “a la espera” o al calendario.
También
puedes mover proyectos a la lista “algún día”, si es que no quieres o no puedes
ocuparte de ellos en este momento.
8. Revisa tus listas de comprobación. (variable) Repasa otras listas que
puedas tener, como rutinas periódicas, para ver si tienes que crear más próximas
acciones. Por ejemplo, yo incluyo mi revisión financiera como parte de mi revisión
semanal, lo que genera acciones o proyectos nuevos.
Sé creativo
9. Revisa la lista “algún día”. (15 minutos) Repasa todos los elementos de ésta
lista uno a uno, y mueve a tus listas de próximas acciones y/o proyectos todo lo que
quieras activar. Pueden ser cosas que sientas que ya les ha llegado su momento, o
cosas que aparcaste temporalmente y que quieras retomar de nuevo. Elimina todo
lo
que consideres que ya no tiene interés.
10. Añade ideas locas, o no tanto. (5 minutos) Intenta generar al menos una
nueva idea o proyecto que te interese especialmente, como aprender a escalar, o
hacer un curso de escritura creativa, o crear tu propio negocio –por su naturaleza,
casi siempre van a la lista “algún día”. Date permiso para soñar y siembra. Jorge Palacios

27. TECNOLOGÍA
2.0
Jorge Palacios

28. CONCLUSIONES:
La clave para entender y aplicar GTD con eficacia es la motivación. De nada
sirve conocer las técnicas y empezar a hacer listas si no hay un verdadero
deseo de ser productivo.
Otra clave es la constancia: Dicho lo cual, espero haber dejado claro que GTD
es mucho más que una forma de tomar el control de nuestro día a día.
Es también una forma de tomar el control de nuestra vida como un todo.
Implementar y mantener listas es sólo un paso, el primero. Debe seguirle un
profundo análisis de quiénes somos, lo que queremos y cómo pensamos
conseguirlo. Cuando se alcanza a vislumbrar esto, uno se da cuenta de que las
listas, recordatorios y revisiones están supeditados a un propósito superior:
organizar nuestra vida, definir nuestras metas, actuar conforme a nuestros
principios y valores.