Manual office 365

6.237 visualizações

Publicada em

0 comentários
1 gostou
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
6.237
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
5
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
289
Comentários
0
Gostaram
1
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Manual office 365

  1. 1. Abril de 2013
  2. 2. i Índice A Cloud.............................................................................................................................. 1 Office 365 ......................................................................................................................... 2 Trabalho Colaborativo.................................................................................................. 3 Um olhar mais profundo .............................................................................................. 4 Segurança máxima com o Office 365........................................................................... 4 Primeiros passos na plataforma Office 365...................................................................... 5 Ativar conta .................................................................................................................. 5 Navegação .................................................................................................................... 6 Alterar dados da conta................................................................................................. 7 Outlook Web App ............................................................................................................. 8 Correio Eletrónico ............................................................................................................ 9 Ler e responder a mensagens ...................................................................................... 9 Escrever mensagens..................................................................................................... 9 Alteração do modo de visualização............................................................................ 10 Organização das mensagens na pasta.................................................................... 11 Alteração do aspeto da Outlook Web App............................................................. 12 Criar Pastas................................................................................................................. 12 Mover mensagens...................................................................................................... 13 Pesquisar mensagens ................................................................................................. 13 Filtrar mensagens....................................................................................................... 14 Calendário ...................................................................................................................... 15 Criar compromissos.................................................................................................... 16 Pedidos de reunião..................................................................................................... 17 Criar calendário e grupo de calendário...................................................................... 19 Partilha de calendário ................................................................................................ 19 Contactos........................................................................................................................ 21 Criar contactos ........................................................................................................... 22
  3. 3. ii Grupos de distribuição ............................................................................................... 23 Importar contactos..................................................................................................... 24 Criar Grupos e Pastas ................................................................................................. 25 Pesquisar contactos.................................................................................................... 25 Tarefas............................................................................................................................ 26 Criar tarefas................................................................................................................ 26 Criar tarefas a partir da caixa de correio eletrónico .................................................. 28 Concluir tarefas .......................................................................................................... 28 Reencaminhar tarefas ................................................................................................ 29 Criar grupos e pastas.................................................................................................. 30 Pesquisar tarefas........................................................................................................ 30 Filtrar tarefas.............................................................................................................. 31 Gestão da conta.............................................................................................................. 31 Definir regras.............................................................................................................. 32 Configurar respostas automáticas.............................................................................. 34 Consultar relatórios de entrega ................................................................................. 35 Criar grupos de distribuição públicos......................................................................... 35 Criar uma assinatura para as mensagens enviadas/reencaminhadas ....................... 36 Configurar a verificação ortográfica........................................................................... 37 Configurar o calendário.............................................................................................. 38 Bloquear correio eletrónico não solicitado................................................................ 39 Lync................................................................................................................................. 40 Login ........................................................................................................................... 41 Estado de Disponibilidade.......................................................................................... 42 Contactos.................................................................................................................... 43 Criação de grupos................................................................................................... 43 Relação de privacidade........................................................................................... 45 Vistas de contactos................................................................................................. 46
  4. 4. iii Conversação ............................................................................................................... 47 Partilha ....................................................................................................................... 51 Reunião Online........................................................................................................... 55 Opções........................................................................................................................ 58 Site de Equipa (SharePoint Online)................................................................................. 59 Interface ..................................................................................................................... 60 Biblioteca de Documentos ......................................................................................... 61 Adicionar documentos a uma Biblioteca................................................................ 61 Efetuar o download de um documento de uma Biblioteca ................................... 63 Partilha de documentos ......................................................................................... 64 Editar um documento............................................................................................. 65 Ver conteúdo do documento ................................................................................. 67 Anúncios..................................................................................................................... 67 Adicionar novo anúncio.......................................................................................... 68 Tarefas........................................................................................................................ 69 Adicionar Tarefas.................................................................................................... 70 Alterar uma tarefa.................................................................................................. 72 Executar uma Tarefa .............................................................................................. 74 Calendário .................................................................................................................. 75 Adicionar eventos ao Calendário ........................................................................... 76 Alterar um Evento .................................................................................................. 78 Ligar Calendário do Microsoft Outlook .................................................................. 78 Os meus Alertas.......................................................................................................... 80
  5. 5. 1 A Cloud A verdadeira definição da expressão Cloud simplesmente significa a capacidade de aceder a ficheiros e aplicações online através de múltiplas plataformas – o computador, o browser ou até mesmo através de um telefone móvel. Como exemplo, a Microsoft tem vindo a oferecer um vasto leque de serviços na Cloud, tais como:  O Windows Live SkyDrive — um dos serviços do Windows Live, uma aplicação online gratuita que permite salvar, guardar, organizar e partilhar facilmente todo o tipo de ficheiros;  As aplicações Microsoft Office Web Apps — estão disponíveis para o Word 2010, PowerPoint 2010, Excel 2010 e OneNote 2010, fazendo com que seja possível trabalhar e guardar os ficheiros do seu Office online, assim como colaborar com outros autores;  O Microsoft Office 365 — uma plataforma de programas de comunicação e mensagens desenhada de forma a promover um suporte colaborativo que as instituições de ensino necessitam. Esta plataforma permite o acesso ao Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online, Microsoft Lync Online e ao Office Live Meeting. As grandes novidades da Cloud, para o utilizador final, são a flexibilidade de serviços que estão disponíveis, sem que seja necessário haver um investimento adicional em software e hardware. O utilizador final pode apenas utilizar o web browser - que está disponível de forma gratuita – para aceder aos ficheiros de trabalho, efetuar as alterações necessárias, guardá-las e partilhar os ficheiros, de acordo com a sua conveniência. A maior vantagem da Nuvem para as instituições de ensino é a facilidade com que estas podem expandir os serviços que oferecem, quer aos alunos e encarregados de educação, quer aos colaboradores, sem que seja necessário disponibilizar infraestruturas e equipamentos informáticos. Os serviços online permitem às instituições de ensino comunicar com os seus colaboradores numa escala global, sem que para tal seja necessário implementar servidores, centros de dados e outro tipo de recursos. O acesso é seguro, flexível e possibilita o acesso ilimitado de utilizadores, de acordo com as necessidades de cada instituição.
  6. 6. 2 Office 365 O Microsoft Office 365 é a nova tecnologia baseada na Cloud lançada pela Microsoft, que combina novos programas que facilitam a comunicação e colaboração online, de forma natural. O Office 365 inclui o Microsoft Exchange Online para a gestão do e-mail e agendamento/organização de tarefas/calendário, o Microsoft SharePoint Online para a partilha de ficheiros e criação de sites de equipa e o Microsoft Lync Online para mensagens instantâneas e reuniões online. O Office 365 combina todas as potencialidades dos programas com versões de Cloud do Microsoft Office Professional Plus. Figura 1 – Microsoft Office 365 O Office 365 permite a utilização do Office na Cloud de uma forma simples, natural e com baixos custos, usufruindo de quase todos os serviços com que já está familiarizado, mas com uma dimensão tecnológica avançada. De uma forma fácil e natural, o Office 365 permite:  Colaborar globalmente em tempo real;  Utilizar programas já conhecidos;  Criar virtualmente um escritório no qual pode trabalhar de forma segura todo o tipo de dados;  Criar uma ligação interativa entre o seu PC, browser e telefone móvel;  Guardar os seus dados de forma segura;  Diminuir os custos em equipamentos informáticos;  Utilizar múltiplos equipamentos para ter acesso e trabalhar com os seus ficheiros de dados;  Criar sites de equipa partilhados;
  7. 7. 3  Elevar a produtividade da sua instituição de ensino pela facilidade de comunicação entre colaboradores;  Implementar, na comunicação com a sua equipa, um trabalho em rede e verdadeiramente colaborativo. Figura 2 – Vantagens do Office 365 Trabalho Colaborativo Os grupos de trabalho são constituídos pelas mais variadas razões, tendo cada uma diferentes objetivos. Alguns grupos de trabalho são formados com o intuito de desenvolver um objetivo específico de um projeto – por exemplo, elaborar um relatório de atividades desenvolvidas. Existem também equipas de liderança, equipas de departamentos e equipas formais e informais. Esta plataforma possibilita um trabalho colaborativo mais eficaz, pois disponibiliza meios e ferramentas para:  Tornar os ficheiros acessíveis aos colaboradores que se encontram distantes;  Definir e partilhar tarefas, consultas, notas e outros;  Criar espaços de encontro online para reuniões de grupo;  Criar sites partilhados, aos quais poderá ter acesso através de múltiplas tecnologias – portáteis, smartphones, entre outros;  Ferramentas de tradução, se a língua nativa da sua equipa for diferente da sua ou se estiver a trabalhar com documentos multilingue. A plataforma Office 365 permite criar um espaço virtual para a sua equipa onde é possível conciliar diferentes tipos de ferramentas, às quais todos os colaboradores podem aceder facilmente, partilhar dados, obter feedbacks e contribuir para o desenvolvimento de projetos/objetivos de uma forma eficaz, pois facilita o trabalho colaborativo. Comunicações Unificadas Agilização de Processos Gestão de Conteúdos para as aulas Colaboração Disponibilidade de serviços
  8. 8. 4 Um olhar mais profundo O Office 365 simplifica a utilização das aplicações e programas com que já está familiarizado no mundo da internet. Pode recorrer ao Office 365 para:  Criar e partilhar o site de equipa que contém a sua biblioteca de dados, definir tarefas prioritárias, gerir a agenda profissional e muito mais;  Consultar a disponibilidade dos seus colaboradores e agendar reuniões online;  Comunicar através de mensagens instantâneas, e-mail ou videoconferência;  Criar documentos, formulários, apresentações e documentos OneNote, e partilhá- los;  Trabalhar sempre com as últimas atualizações de software do Office 365;  Criar blogues e dicionários de conceitos para a sua equipa e para o público em geral. Uma das características do Office 365 é a capacidade de adaptação do software ao equipamento informático que está a ser utilizado no momento - o seu computador de secretária, computador portátil, tablet ou até mesmo smartphones. Pode aceder à sua conta do Office 365 e trabalhar nos ficheiros, partilhar documentos, definir e atualizar as tarefas mais importantes, editar comentários num fórum de discussão, participar em reuniões, enviar mensagens instantâneas e muito mais – a partir de qualquer lugar do mundo, com qualquer tipo de equipamento informático e a qualquer hora. Segurança máxima com o Office 365 O Office 365 investiu bastante em questões de fiabilidade, segurança e tecnologia de recuperação de dados, de forma a garantir a segurança de todos os seus ficheiros, mensagens e dados. Neste sentido, o Office 365 oferece:  99,9% de garantia no Acordo de Disponibilidade de Serviço;  Centros de dados com SAS 70 e com certificação ISO 27001;  Fiabilidade empresarial e recuperação em caso de desastre;  Múltiplos centros de dados com atualizações automáticas de forma a garantir a segurança dos seus dados;  Atualizações do antivírus e proteção contra spam. Uma das grandes promessas do Office 365 – e algo de que os seus utilizadores dependem – é a garantia de 99,9% no Acordo de Disponibilidade de Serviço. O que significa que
  9. 9. 5 o seu site de equipa, os seus ficheiros, os seus utilizadores e todas as ferramentas que necessita estarão disponíveis para aceder 99,9% das vezes. Esta é uma questão crucial para as equipas e instituições que gerem maioritariamente a sua atividade e processos profissionais através da Cloud. O Office 365 foi desenhado com um serviço geográfico redundante para que os dados sejam replicados entre sites geograficamente distantes. Isto significa que se falhar um site, os outros sites poderão continuar a processar, permitindo que os utilizadores do Office 365 não percam os seus serviços. Primeiros passos na plataforma Office 365 Ativar conta Para poder aceder a todos os serviços da plataforma Office 365, terá que ativar a sua conta, criada previamente pelo administrador. É-lhe fornecido o endereço de e-mail e uma palavra-passe provisória. Esta palavra- -passe terá que ser alterada no primeiro acesso. Aceder a https://login.microsoftonline.com, inserindo o seu endereço de e-mail em ID de utilizador e a palavra-passe provisória (Figura 3). Figura 3 – Página de Início de Sessão do Office 365 De seguida é redirecionado para uma janela em que tem que inserir novamente a palavra-passe provisória e uma nova palavra-passe.
  10. 10. 6 Figura 4 – Atualizar palavra-passe Ainda antes de aceder à sua conta Office 365 terá que introduzir a sua nova palavra- passe, selecionar o idioma e o Fuso Horário (UTC – Dublin, Edimburgo, Lisboa, Londres). Navegação Ao aceder à sua conta Office 365, tem a possibilidade de consultar a sua Home Page, a Outlook Web App ou o seu site de equipa (Figura 5). Figura 5 – Navegação na conta Office 365 Na sua Home Page poderá ter acesso às categorias introdutórias de todo o processo e aos serviços principais do Office 365:  Para começar acompanha os novos utilizadores pelas tarefas mais simples da configuração do Office 365 para uma utilização diária. Os novos utilizadores aprendem a configurar os seus computadores e a explorar melhor as funcionalidades do Office 365. Os utilizadores que se registem como administradores do Site de Equipa podem aceder à página de Administração e adicionar outros utilizadores à sua conta.  Outllook é um atalho para a aplicação web do Outlook, a familiar versão do Office 2010. Pode utilizar o Outlook para consultar e enviar e-mails, agendar compromissos e tarefas, e configurar as opções do seu endereço de correio eletrónico e agenda.
  11. 11. 7  Lync contém definições para configurar e enviar mensagens instantâneas, agendar reuniões online e partilhar vídeos ou áudio com a sua equipa, através do Microsoft Lync.  Site de Equipa contém todas as opções que necessita para criar o seu site de equipa com o Microsoft SharePoint. Pode aceder ao seu site de equipa, visualizar os documentos que está a partilhar ou até mesmo criar um novo documento em Word, formulários em Excel, apresentações em PowerPoint ou um bloco de notas com o OneNote.  Alterar o seu perfil – palavra-passe e adicionar/alterar a sua fotografia. Alterar dados da conta Os dados da sua conta podem ser alterados acedendo à sua Home Page, para alterar a palavra-passe e a fotografia. Para alterar a palavra-passe, deve selecionar O meu perfil, localizado por baixo do seu nome, no canto superior direito (Figura 6). Figura 6 – O meu perfil Depois de aceder ao seu perfil, selecionar Alterar palavra-passe e seguir as instruções – introduzir a palavra-passe antiga, inserir a nova e respetiva confirmação. No final selecionar Guardar. Figura 7 – Alterar palavra-passe Para alterar/adicionar uma fotografia deve selecionar Alterar fotografia e selecionar Procurar… (Figura 8)
  12. 12. 8 Figura 8 – Adicionar uma fotografia ao perfil Ao selecionar Procurar… pode procurar no seu computador a imagem desejada e finalmente adicioná-la ao seu perfil. Outlook Web App Depois de configurar corretamente a sua conta Office 365 pode iniciar a utilização da Outlook Web App ( Figura 9). Esta aplicação permite, num só lugar, gerir todo o correio (1), adicionar compromissos ao calendário ou marcar reuniões com colegas (2), adicionar contactos (3) e gerir tarefas (4) do utilizador ou da sua equipa. Figura 9 – Outlook Web App
  13. 13. 9 A interface está dividida em 3 áreas. À esquerda as pastas de correio, as listas de contactos disponíveis para mensagens instantâneas (Lync) e os atalhos para as vistas de calendário, contactos e tarefas. Ao centro a listagem de mensagens da pasta selecionada à esquerda. E à direita o painel de leitura que mostra o conteúdo da mensagem sem necessidade de a abrir. Correio Eletrónico Ler e responder a mensagens As mensagens recebidas surgem na pasta A Receber, no entanto é possível criar pastas e regras que guardam as mensagens diretamente nessas pastas, dependendo do remetente. É também possível utilizar a ferramenta de pesquisa no topo da pasta. Para ler a mensagem basta selecioná-la no painel central e o respetivo conteúdo surge no painel direito. Qualquer mensagem recebida pode ser catalogada, selecionando uma cor nas categorias disponíveis ou mesmo criar novas categorias (Figura 10). É ainda possível sinalizar a mensagem, ficando-lhe associada uma tarefa para posterior resolução (Figura 11). Depois de selecionar uma mensagem pode responder ao remetente ou remetentes, selecionando, respetivamente, Responder ou Responder a Todos , ou então Reencaminhar a mensagem para outros destinatários. Em qualquer destas opções surge uma nova janela onde pode editar a mensagem, como se de uma nova mensagem se tratasse. Escrever mensagens O editor de mensagens pode ser acedido, selecionando Novo no topo do painel central (Figura 12) ou, como referido anteriormente, quando se responde ou encaminha uma mensagem recebida. Figura 11 - Tarefa Figura 10 - Categorias
  14. 14. 10 Figura 12 – Nova mensagem Depois de efetuar uma das operações referidas, surge uma nova janela (Figura 13) onde poderá editar a mensagem, tendo a possibilidade de:  Selecionar o(s) destinatário(s) (1). Estes podem ser pesquisados nos contactos existentes (públicos ou privados) ou inserido o endereço de correio eletrónico (e-mail) de destino diretamente. Pode ainda optar por inserir os destinatários em Para, Cc (com conhecimento) ou Bcc (oculta os destinatários para quem recebe a mensagem);  Inserir o Assunto (2) e o corpo da mensagem (3);  Anexar ficheiros (4);  Inserir imagens no corpo da mensagem (5);  Definir a importância da mensagem (6);  Inserir uma assinatura, se definida (7);  Alterar algumas opções, como pedir recibos de entrega e de leitura (8);  Enviar ou guardar para posterior envio (9). Figura 13 – Janela de Nova mensagem Alteração do modo de visualização O modo de visualização das mensagens recebidas, por defeito, é na forma de conversação, isto é, as mensagens envolvidas são agrupadas (Figura 14). Esta forma de visualização permite consultar facilmente todas as mensagens relacionadas com a mesma discussão (recebidas e enviadas).
  15. 15. 11 Figura 14 – Vista de Conversação No entanto esta forma de visualização pode ser alterada, para a vista tradicional em que as várias mensagens, mesmo que relacionadas com a mesma discussão, são apresentadas separadamente (Figura 15). Desta forma são apenas apresentadas as mensagens recebidas. Figura 15 – Vista tradicional da lista de Mensagens Para alterar estas e outras opções deve selecionar Ver no painel central (Figura 16). Aqui pode ativar/desativar o modo de conversação (1), definir a posição do painel de leitura (2) ou mesmo desativá-lo. Figura 16 – Opção Ver Organização das mensagens na pasta Quando a caixa de correio contém muitas mensagens podemos alterar a forma como as mensagens são organizadas na pasta A Receber. Por defeito, as mensagens são organizadas por Data, surgindo as mais recentes no início. Figura 17 - Organização das Mensagens
  16. 16. 12 Além desta forma de organizar as mensagens pode, selecionando Conversações de Data, optar por:  Remetente (De);  Destinatário (Para);  Tamanho;  Assunto;  Tipo;  Anexos;  Importância;  Sinalizado. Alteração do aspeto da Outlook Web App Ainda ao nível da visualização pode ser alterado o tema (aspeto) da Outlook Web App. Para isso deve selecionar, por baixo do seu nome de utilizador, Opções, e selecionar um tema (Figura 18). Figura 18 - Opções Criar Pastas Uma melhor organização das mensagens recebidas pode ser conseguida através da criação de pastas e subpastas. Pode ainda, como veremos mais à frente, criar regras que arquivam automaticamente as mensagens nas pastas criadas, de acordo com determinado parâmetro (exemplo: remetente, assunto…).
  17. 17. 13 A criação de novas pastas faz-se, selecionando a pasta mãe, e clicando no botão do lado direito do rato, selecionar Criar Nova Pasta… (Figura 19) Figura 19 – Criar Nova Pasta… Mover mensagens A melhor forma de mover as mensagens para as pastas criadas é simplesmente arrastar e largar. No entanto, e especialmente quando se pretende mover em simultâneo várias mensagens, pode utilizar as ferramentas do Outlook Web App, seguindo as seguintes etapas:  Passar o rato pelos ícones de correio, , da mensagem que quer mover. O ícone muda para uma caixa de seleção, podendo proceder à sua seleção.  Repetir o procedimento para as restantes mensagens a mover.  No topo do painel central (Figura 20), selecionar Mover e a respetiva pasta de destino. Pesquisar mensagens Quando procura uma mensagem específica, que pode não estar guardada na pasta respetiva, ou a nossa caixa de correio tem muitas mensagens, tornando-se difícil encontra-la. Pode, nestes casos, utilizar a ferramenta de pesquisa da Outlook Web App. Figura 20 – Mover Mensagem
  18. 18. 14 Para isso basta selecionar a caixa de pesquisa, no topo do painel central, e inserir o termo a pesquisar (Figura 21). A pesquisa, por defeito, é feita a toda a caixa de correio, incluindo as pastas e subpastas existentes. Como resultado da pesquisa surge a listagem de todas as mensagens cujo assunto ou corpo de mensagem inclua o(s) termo(s) pesquisado(s). Pode ainda efetuar a pesquisa numa pasta específica. Para isso aceda à pasta pretendida e, selecionando a seta à direita da caixa de pesquisa, escolha a opção Esta Pasta. (Figura 21) Figura 22 – Procura Avançada A ferramenta de pesquisa da Outlook Web App permite ainda a pesquisa avançada, acessível ao selecionar a dupla seta à direita da caixa de pesquisa, onde pode definir especificamente qual o campo a pesquisar, o remetente ou destinatário e a categoria. (Figura 22) Filtrar mensagens Quando a caixa de correio contém muitas mensagens, além da sua organização por pastas, podem ser utilizados filtros que permitem selecionar mensagens de acordo com os seguintes parâmetros:  Enviado para mim (1);  Enviado com o meu conhecimento (2);  Correio não lido (3);  Categoria (4); o Lista as mensagens categorizadas previamente com uma determinada cor. Figura 21 - Procurar Figura 23 - Filtro
  19. 19. 15  Remetente (5);  Sinalizado (6); o Lista as mensagens sinalizadas previamente.  Importância alta (7); o Lista as mensagens recebidas, marcadas como de importância alta pelo remetente.  Anexos (8); o Lista as mensagens que contêm ficheiros anexos. A aplicação de filtros é cumulativa, isto é, podem ser aplicados vários filtros em simultâneo. Depois de selecionado(s) o(s) filtro(s) a aplicar pode ser adicionado à lista de favoritos. Desta forma qualquer nova mensagem recebida que obedeça ao filtro definido é apresentada automaticamente nessa pasta. (Exemplo de pasta que arquiva automaticamente mensagens que contenham anexos) Figura 24 – A receber com Anexos Calendário Associada à gestão do correio, a Outlook Web App permite uma eficiente gestão da agenda (calendário) do utilizador, de forma perfeitamente integrada. Aqui o utilizador pode criar compromissos, agendar reuniões, criar e partilhar calendários com os seus colegas. Esta gestão é feita através da área de calendário disponível através do canto inferior esquerdo da Outlook Web App. Ao aceder a esta área surgem, no painel central (1), os compromissos do dia em que é feito o acesso (Vista Dia), à direita o painel de leitura (2), onde pode aceder aos detalhes do compromisso selecionado no painel central e à esquerda uma vista (em miniatura) do mês corrente e os seus calendários. (Figura 25)
  20. 20. 16 Figura 25 – Outlook Web App A vista de calendário pode ser alterada para Vista da Semana de Trabalho , Vista Semana ou Vista Mensal . Criar compromissos A principal função da aplicação calendário é a gestão da agenda do utilizador, através da marcação de compromissos. Para adicionar um novo compromisso deve selecionar o dia pretendido e fazer duplo clique sobre a hora de início do compromisso. Surge, então, uma nova janela (Figura 26) onde pode definir alguns detalhes desse compromisso:  Assunto (1);  Localização (2);  Hora de início (3) e hora de fim (4) ou se é um evento para o todo o dia (5);  Lembrete (6);  Visibilidade do compromisso quando pertencente a um calendário partilhado (7);  Definir o compromisso como privado para que os detalhes do compromisso não sejam visíveis a outros utilizadores com os quais partilhou o seu calendário (8);  Acrescentar notas (9) onde pode incluir imagens (10);  Anexar ficheiros (11);  Definir uma periodicidade (12) – para compromissos que se repetem com uma determinada periodicidade;  Definir a importância – alta (13) ou baixa (14);
  21. 21. 17  Inserir o compromisso numa determinada categoria (15). Figura 26 – Compromisso É ainda possível convidar participantes para o compromisso e utilizar o Assistente de Agendamento (a explorar na marcação de reuniões). Uma outra forma de adicionar um novo compromisso é selecionar a opção Novo no topo do painel central e depois optar por Compromisso (Figura 27). A diferença é que neste caso a data/hora que aparece por defeito é a corrente e não uma data/hora previamente selecionada. Pedidos de reunião O pedido de reunião consiste na marcação de um compromisso em que são convidados outros participantes, podendo ainda ser definida uma localização correspondente a um espaço disponível na sua instituição e passível de ser reservado e ainda requisitar outros recursos para a reunião, como por exemplo um projetor ou um computador portátil. Para proceder à marcação de reunião deve selecionar Novo no topo do painel central e de seguida a opção Pedido de Reunião (Figura 28). Surge uma nova janela, onde além dos campos existentes para a marcação de compromissos surgem os campos:  Para… - permite selecionar os participantes obrigatórios;  Opcional… - permite selecionar os participantes opcionais;  Recursos… - permite selecionar os recursos a afetar à reunião. Figura 27 - Novo
  22. 22. 18 Figura 28 – Pedido de Reunião Para reservar um espaço onde decorrerá a reunião deve selecionar o Assistente de Agendamento (Figura 29), onde terá a possibilidade de selecionar o espaço e simultaneamente consultar a respetiva disponibilidade. Figura 29 – Assistente de Agendamento
  23. 23. 19 A seleção de salas faz-se selecionando a opção Selecionar Salas – Mais… e depois marcar a caixa de verificação respetiva (Figura 30). O Assistente de Agendamento também permite consultar a disponiblidade dos participantes da reunião e apresenta sugestões de horários compatíveis com todos os participantes. Criar calendário e grupo de calendário Além do calendário existente pode criar novos calendários, de forma a distinguir, por exemplo, compromissos pessoais de compromissos profissionais. A organização dos calendários pode ainda ser melhorada através da criação de grupos de calendários. A gestão dos grupos e calendários está disponível no painel à esquerda, existindo inicialmente apenas o grupo Os Meus Calendários e o calendário Calendário. A criação de um novo grupo obtém-se selecionando o botão direito do rato por cima de um grupo existente e optando por Novo Grupo (Figura 31). Além desta opção tem ainda a possibilidade de alterar ou remover o grupo selecionado ou criar um calendário pertencente a esse grupo. É ainda possível adicionar calendários de pessoas que pertençam à sua organização, acedendo apenas à respetiva disponibilidade de horário. Para aceder totalmente ao calendário de outra pessoa tem que solicitar a respetiva partilha. Partilha de calendário Numa organização é usual a criação de equipas de trabalho, sendo nestes casos bastante útil, a partilha dos calendários dos elementos pertencentes a essa equipa. O acesso à partilha de calendário faz-se selecionando, no topo do painel central, a opção Partilhar (Figura 32). Figura 30 – Selecionar Salas Figura 31 - Novo Grupo Figura 32 – Partilhar
  24. 24. 20 Na nova janela que surge, selecione o(s) destinatários da partilha e as opções de visibilidade dos seus compromissos (figura ??):  Informações de disponibilidade – os destinatários apenas têm acesso à sua disponibilidade;  Informações de disponibilidade/ocupação, incluindo assunto e localização – exceto para os compromissos definidos como Privado;  Todas as informações – exceto compromissos definidos como Privado. Figura 33 – Partilhar Calendário Ainda nesta janela é possível solicitar autorização para aceder ao calendário dos destinatários (1). O destinatário recebe uma mensagem em que pode selecionar Adicionar Este Calendário e, caso o pretenda, partilhar o seu calendário, selecionando Partilhar O Meu Calendário. Neste último caso surge a janela de partilha onde pode definir as informações dos compromissos que pretende disponibilizar. As opções de partilha podem ser alteradas posteriormente, acedendo a Partilhar – Alterar Permissões de Partilha… Figura 34 – Adicionar Este Calendário
  25. 25. 21 É ainda possível adicionar calendários de outras pessoas da mesma organização, mesmo sem solicitar a respetiva partilha, ficando nestes casos com acesso à disponibilidade dessa pessoa e não aos detalhes dos respetivos compromissos. Para isso tem de selecionar Partilhar – Adicionar Calendário (Figura 35). Surge então uma nova janela onde pode selecionar a pessoa, clicando em Nome…. Os calendários partilhados são automaticamente incluídos num novo grupo – Calendário das Pessoas, e a sua visibilidade é definida pela seleção da respetiva caixa de verificação. Figura 36 – Calendários das Pessoas Contactos A gestão de contactos é uma tarefa importante pois, permite posteriormente encontrar os destinatários a selecionar para uma mensagem. Podem ainda ser criados grupos de distribuição, além dos grupos de distribuição públicos, contendo conjuntos de contactos com uma determinada relação e para os quais envia mensagens com alguma regularidade. Esta gestão é feita através da área de contactos disponível através do canto inferior esquerdo do Outlook Web App. Ao aceder a esta área surge uma listagem de contactos existentes, no painel central (1), à esquerda as pastas de contactos e um filtro de seleção de itens a ver (2) e à direita os detalhes do contacto selecionado (3). Figura 35 – Adicionar Calendário
  26. 26. 22 Figura 37 - Contactos Criar contactos Além dos contactos dos utilizadores da sua organização, criados e disponibilizados pelo administrador da plataforma (não visíveis nesta área), podem ser criados contactos que ficarão apenas disponíveis para a sua utilização. Para criar um novo contacto, deve:  Selecionar Novo no topo do painel central;  Ao surgir um janela com vários campos relativos ao contacto a criar, preencher os que achar importantes, incluindo o endereço de correio eletrónico. Posteriormente poderá alterar os dados do contacto criado ou inserir outros detalhes relativos a esse contacto, como por exemplo adicionar outros endereços de correio eletrónico ao mesmo contacto. Figura 38 – Novo Contacto
  27. 27. 23 Grupos de distribuição Uma forma de enviar rapidamente mensagens para vários destinatários é através da criação de grupos de distribuição. Os membros a adicionar ao grupo podem ser selecionados de entre os existentes na sua lista de contactos ou inserir diretamente o endereço de correio eletrónico de outros contactos. Para criar um grupo, deve selecionar a seta à direita de Novo no topo do painel central e optar por Grupo. (Figura 39) Na nova janela que abre é dado um nome ao grupo, adicionados os membros que farão parte do grupo e pode ainda adicionar algumas notas descritivas (Figura 40). Ao selecionar Membros… surge um nova janela onde pode escolher, de entre os contactos existentes (privados ou públicos), os que pretende adicionar. Figura 40 – Novo Grupo Os contactos selecionados surgem na caixa à direita de Membros… (1), devendo de seguida selecionar Adicionar ao Grupo. Depois de inseridos todos os membros, deve selecionar Guardar e Fechar. Figura 39 – Adicionar Grupo
  28. 28. 24 Importar contactos É possível a importação de contactos de outras contas de correio eletrónico que o utilizador possua. A importação é feita através do upload de um ficheiro CSV exportado previamente da conta de correio de origem. Figura 41 – Opção Importar… Para proceder à importação deve selecionar a opção Importar… no topo do painel central (Figura 41), surgindo uma nova janela (Figura 42) que permite Procurar (1) o ficheiro CSV exportado da conta de correio eletrónico de origem. Para saber como exportar a lista de contactos do seu correio eletrónico anterior selecione a opção Mais informações (2). Figura 42 – Importar Contactos
  29. 29. 25 Criar Grupos e Pastas Para uma melhor organização dos contactos pode recorrer à criação de grupos (não confundir com grupos de distribuição) e pastas onde pode guardar os contactos de acordo com determinada regra. A gestão de grupos e pastas está disponível no painel à esquerda, existindo inicialmente apenas o grupo Os Meus Contactos com a pasta Contactos. A criação de um novo grupo obtém-se selecionando o botão direito do rato por cima de um grupo existente e optando por Novo Grupo. (Figura 44) Além desta opção tem ainda a possibilidade de alterar ou remover o grupo selecionado ou criar pastas pertencentes a este grupo. Pesquisar contactos Quando pretende encontrar um contacto específico de entre vários existentes pode utilizar, tal como para a pesquisa de mensagens, a ferramenta de pesquisa da Outlook Web App. Para isso basta selecionar a caixa de pesquisa, no topo do painel central, e inserir o nome do contacto a pesquisar. A pesquisa, por defeito, é feita a toda a lista de contactos, incluindo os grupos, pastas e subpastas existentes. Como resultado da pesquisa surge a listagem de todos os contactos correspondentes ao nome inserido. Pode ainda efetuar a pesquisa numa pasta específica. Para isso aceda à pasta pretendida e, selecionando a seta à direita da caixa de pesquisa, escolha a opção Esta Pasta. (Figura 45) Figura 45 – Procurar em Contactos Figura 43 – Grupo Contactos Figura 44 – Novo Grupo de Contactos
  30. 30. 26 Tarefas Além da gestão de correio eletrónico, calendário e contactos a Outlook Web App permite uma eficiente gestão de tarefas, onde o utilizador pode adicionar novas tarefas ou gerir as criadas, de cada vez que sinaliza uma mensagem de correio eletrónico. Esta gestão é feita através da área de tarefas disponível no canto inferior esquerdo da Outlook Web App. Ao aceder a esta área surge uma listagem de tarefas existentes (1), no painel central, à esquerda os grupos e pastas de tarefas e um filtro de seleção de itens a ver (2) e à direita os detalhes da tarefa selecionada (3). Figura 46 - Tarefas Criar tarefas A criação de tarefas simples pode ser acedida de duas formas:  Selecionando Novo - Tarefa no topo do painel central (Figura 47);  Escrevendo diretamente na caixa Escreva uma nova tarefa. (Figura 48) Figura 47 - Nova Tarefa Figura 48 – Escrever uma nova tarefa
  31. 31. 27 No primeiro caso surge uma nova janela (Figura 49) onde pode definir alguns detalhes da tarefa:  Assunto (1);  Data de início (2);  Data para conclusão (3);  Estado (4); o Estados possíveis são: Não iniciado; Em curso; Concluído; Serviço a terceiros; Diferido.  Prioridade (5); o Prioridades possíveis: Baixa; Normal; Alta.  Percentagem de conclusão (6);  Lembrete (7); o O lembrete permite a criação de um alerta para uma data específica.  Privado (8); o Define a tarefa como privada.  Repetir (9); o Define uma periodicidade de execução da tarefa.  Outros detalhes (10); o Detalhes relacionados com a execução da tarefa para efeitos de faturação. Figura 49 – Nova Tarefa
  32. 32. 28 No segundo caso, a tarefa é criada apenas com a informação do Assunto, podendo posteriormente proceder à definição de alguns detalhes, bastando para isso fazer duplo clique sobre a tarefa criada. Criar tarefas a partir da caixa de correio eletrónico A criação de tarefas a partir da caixa de correio permite adicionar à lista de tarefas as mensagens recebidas que implicam um tratamento posterior, onde pode ser definido o prazo para o respetivo tratamento. Para criar uma tarefa associada a uma mensagem deve, na caixa de correio eletrónico, sinalizar a mensagem pretendida, selecionando o símbolo na respetiva mensagem. Esta seleção cria uma tarefa, definindo como data para a conclusão a do próprio dia. Em alguns casos pode estar interessado em sinalizar uma mensagem e definir uma data diferente para conclusão da mesma (Figura 50). Neste caso deve clicar com o botão do lado direito do rato por cima do sinalizador e selecionar o prazo pretendido ou definir uma data específica (1). É ainda possível definir simultaneamente uma data para conclusão e um lembrete (2). Neste menu também está disponível a possibilidade de alterar o sinalizador Predefinido, que normalmente é o próprio dia (3). Concluir tarefas A conclusão de tarefas é feita de modo muito simples, bastando para isso, clicar sobre o sinalizador ativo da tarefa. Após a seleção, a tarefa surge com um traço por cima (Figura 51). Figura 51 – Concluir Tarefa Para reativar a tarefa basta selecionar a caixa de verificação, à esquerda, ou clicar sobre o símbolo . Figura 50 – Sinalização da Mensagem
  33. 33. 29 Reencaminhar tarefas As tarefas criadas por um utilizador podem ser reencaminhadas para outros utilizadores que, por exemplo, façam parte da mesma equipa. Para isso basta clicar com o botão direito do rato sobre a tarefa a reencaminhar e selecionar Reencaminhar ou Reencaminhar como Anexo. Surge uma janela (Figura 52) com a tarefa anexada onde pode selecionar o(s) destinatário(s), definir algumas opções, tais como: definir a importância, anexar ficheiros, etc., bem como redigir uma mensagem a acompanhar o reencaminhamento. Figura 53 – Reencaminhar Tarefas O destinatário da tarefa recebe a mensagem com a tarefa em anexo, bastando abrir a tarefa e selecionar Guardar e Fechar (Figura 54). Figura 54 – Mensagem com Tarefa em anexo Desta forma a tarefa é guardada na lista de tarefas do destinatário. Figura 52 - Reencaminhar
  34. 34. 30 Criar grupos e pastas As tarefas podem ser organizadas em grupos que, por sua vez, podem conter pastas e subpastas, para uma melhor organização das mesmas. A gestão dos grupos e pastas está disponível no painel à esquerda, existindo inicialmente apenas o grupo As Minhas Tarefas e as pastas Itens e Tarefas Sinalizados e Tarefas. A criação de um novo grupo obtém-se selecionando o botão direito do rato por cima de um grupo existente e optando por Novo Grupo. (Figura 55) Além desta opção tem ainda a possibilidade de alterar ou remover o grupo selecionado ou criar uma pasta de tarefas pertencente a esse grupo. Pesquisar tarefas A partir do momento em que existem muitas tarefas, torna-se útil a utilização da ferramenta de pesquisa disponibilizada pela Outlook Web App. Para isso basta selecionar a caixa de pesquisa, no topo do painel central, e inserir o termo a pesquisar. A pesquisa, por defeito, é feita na pasta que estiver selecionada. Como resultado da pesquisa surge a listagem de todas as tarefas cujo assunto inclua o(s) termo(s) pesquisado(s). Pode ainda optar por realizar a pesquisa na pasta selecionada e respetivas subpastas ou em todos os itens de tarefas (Figura 56), selecionando a seta à direita da caixa de pesquisa. Figura 55 – Novo Grupo de Tarefas Figura 56 – Procurar Tarefas
  35. 35. 31 Filtrar tarefas As tarefas podem ser filtradas, de acordo com o seu estado (Figura 57):  Ativo; o Lista todas as tarefas exceto as concluídas.  Em atraso; o Lista as tarefas que em que já foi ultrapassada a data de conclusão.  Concluir; o Lista as tarefas dadas como concluídas pelo utilizador. Além destas opções pode optar por mostrar todas, independentemente do seu estado. Esta opção está disponível no topo do painel esquerdo da aplicação, bastando para isso selecionar a respetiva opção. Gestão da conta Acedendo às opções da Outlook Web App podem definir-se algumas preferências que podem ser bastante úteis para uma melhor gestão do correio eletrónico. Entre outras opções, pode:  Definir regras;  Configurar repostas automáticas;  Consultar relatórios de entrega;  Criar grupos de distribuição públicos;  Criar uma assinatura para as mensagens enviadas/reencaminhadas;  Configurar a verificação ortográfica;  Configurar o calendário;  Bloquear correio eletrónico não solicitado; Para ter acesso a estas opções deve clicar em Opções (abaixo do seu nome, no canto superior direito) e de seguida Ver Todas as Opções (Figura 58). Figura 57 – Filtrar Tarefas
  36. 36. 32 Figura 58 – Ver Todas as Opções Ao entrar nas opções surgem algumas informações relativas à sua conta de correio e alguns atalhos para outras tarefas, nomeadamente:  Definir o reencaminhamento de/e para a sua conta de correio;  Configurar respostas automáticas;  Alterar a palavra-passe;  Importar contactos de outras contas de correio. Seguem-se instruções para alteração de algumas opções de correio eletrónico. Definir regras Depois de aceder às opções, clicar em Organizar Correio Eletrónico e de seguida Regras da Pasta A Receber. (Figura 59) Podem ser definidas regras para, por exemplo:  Mover mensagens de alguém para uma pasta;  Redirecionar mensagens de alguém;  Marcar mensagens de alguém com uma categoria específica;
  37. 37. 33 Figura 59 – Regras da Pasta a Receber Na configuração de uma regra para mover as mensagens de um determinado remetente para uma pasta específica deve:  Na janela anterior selecionar Novo…;  Na primeira caixa de seleção selecione Foi recebida de… (Figura 60);  Selecione o(s) remetente(s) da sua lista de contactos;  Na segunda caixa de seleção selecione Mover a mensagem para a pasta…;  Na janela que abre (Figura 61) selecione a pasta de destino ou crie uma nova pasta para esta regra; No final clicar em Guardar. Figura 60 – Nova Regra da Pasta a Receber
  38. 38. 34 Figura 61 – Selecionar Pasta Configurar respostas automáticas Quando o utilizador prevê que durante um determinado período de tempo se irá encontrar fora do local de trabalho, por exemplo em férias, pode definir uma mensagem automática que será enviada a cada remetente que entre em contacto com ele. Pode ainda definir mensagens diferentes para remetentes da própria organização ou para remetentes externos. Esta configuração está acessível através do separador Respostas Automáticas (Figura 62). Figura 62 – Respostas Automáticas
  39. 39. 35 Consultar relatórios de entrega Em determinadas situações é importante ter acesso ao relatório de entrega das mensagens enviadas. Através do separador Relatórios de Entrega (Figura 60) a pesquisa pode ser feita por destinatário ou por palavras no assunto da mensagem. Figura 63 – Relatórios de Entrega  Selecionar o destinatário (1);  Selecionar se pretender procurar relatórios de mensagens enviadas para si de determinado utilizador (2);  Adicionar palavras a procurar no assunto da mensagem (opcional) (3). Criar grupos de distribuição públicos Como referido anteriormente, a criação de grupos de distribuição pode ser bastante útil. Estes podem ser privados (a criar na área de contactos) ou públicos. Sendo público, significa que qualquer utilizador pode utilizá-lo. Para criar um grupo de distribuição deve, em opções de correio, aceder a Grupos e clicar em Novo… Figura 64 – Novo Grupo
  40. 40. 36 Para o Novo Grupo terá que definir obrigatoriamente:  Nome (1);  Endereço (2);  Proprietário (s) (3);  Membros (4);  Forma de adesão de outros utilizadores ao grupo (5). Figura 65 – Novo Grupo de Distribuição Criar uma assinatura para as mensagens enviadas/reencaminhadas Para criar uma assinatura a incluir em todas as mensagens enviadas, deve selecionar, em opções de correio, Definições e selecionar Correio (Figura 66).
  41. 41. 37 Figura 66 – Assinatura de Correio Eletrónico Na caixa de texto, Assinatura de Correio Eletrónico, insira o texto que deve ser anexado a todas as mensagens enviadas. No final, marcar a opção “Incluir automaticamente a minha assinatura em mensagens enviadas”. Configurar a verificação ortográfica A verificação ortográfica pode ser configurada para, por exemplo, verificar sempre a ortografia antes de enviar. Esta opção está apenas disponível para administradores. Deve, em opções de correio, aceder a Definições e selecionar Verificação Ortográfica (Figura 67).
  42. 42. 38 Figura 67 – Verificação Ortográfica Configurar o calendário A aparência do calendário pode ser alterada, de modo a ficar mais personalizada. Acedendo às opções de correio, Definições – Calendário (Figura 68), poderá definir:  A semana de trabalho (1);  As horas de trabalho (2);  O primeiro dia da semana (3);  O incremento das horas (4);  Lembretes (5);  Processamento automático (6).
  43. 43. 39 Figura 68 – Calendário Bloquear correio eletrónico não solicitado Por vezes, algumas mensagens são guardadas Automaticamente na pasta Correio Eletrónico Não Solicitado, mesmo pertencentes a contactos seguros. Em opções de correio – Bloquear ou Permitir (Figura 69), pode optar por evitar que qualquer mensagem recebida seja enviada para a pasta Correio Eletrónico Não Solicitado ou então definir remetentes ou domínios específicos como remetentes/destinatários seguros ou remetentes bloqueados.
  44. 44. 40 Figura 69 – Bloquear ou Permitir Lync O Microsoft Lync é um software que tem, como principal, objetivo a comunicação em tempo real entre os elementos de uma organização. Esta ferramenta permite:  Comunicar com outros colegas por mensagens instantâneas, áudio e vídeo;  Gravar as comunicações, incluído vídeo e áudio;  Partilhar e transferir ficheiros de forma instantânea;  Gerir e participar em reuniões online;  Partilhar o ambiente de trabalho;  Usar um quadro branco.
  45. 45. 41 Login Depois de proceder à instalação do Microsoft Lync, na primeira utilização é necessário definir o endereço de início de sessão (utilizador do Office 365) e introduzir a palavra-passe, quando solicitada (Figura 70). É aconselhável marcar a opção Guardar a minha palavra-passe, para evitar que numa próxima sessão seja novamente solicitada. Pode ainda definir o seu estado de disponibilidade ao iniciar sessão ou alterá-lo mais tarde. Figura 70 – Início de Sessão no Microsoft Lync Depois de efetuar a seleção, clique em Iniciar Sessão para iniciar a aplicação. O programa contacta o servidor para proceder à autenticação e a janela do Microsoft Lync aparece. A nova janela surge (Figura 71), ocupando apenas uma parte do ecrã, de forma a permitir que o utilizador trabalhe com outras aplicações enquanto comunica com o(s) colega(s) de equipa. Nesta primeira janela podem ser efetuadas algumas alterações simples de configuração, como sendo: Figura 71 – Janela Principal do Lync
  46. 46. 42  Adicionar uma nota pessoal, selecionando a caixa O que se passa hoje?, para dizer aos outros o que está a fazer (1);  Configurar a imagem a mostrar (2);  Alterar o estado de disponibilidade (3);  Definir a localização, selecionando a caixa Localização e digitando uma nova localização (4);  Procurar contactos para adicionar ao Lync (5). Algumas destas ações e outras mais específicas serão desenvolvidas de seguida. Estado de Disponibilidade O seu estado de disponibilidade é definido no momento em que faz login, sendo este por defeito definido como disponível. Já vimos que este pode ser definido antes de fazer o login, podendo ser alterado depois da sessão iniciada. O seu estado de disponibilidade é visualizado pelos outros utilizadores, tal como também é capaz de ver o dos seus contactos. Este estado de disponibilidade é também visível através da aplicação Outlook Web App. Aos diferentes estados de disponibilidade é atribuída uma cor, de acordo com a possibilidade de comunicação com o contacto:  Verde – o contacto está disponível para conversação, correspondendo ao estado disponível;  Amarelo – o contacto está ausente do seu computador ou indisponível de momento, correspondendo aos estados de Volto Já, Não Estou a Trabalhar e Aparecer como Ausente. É ainda disponibilizada a informação de há quanto tempo definiu este estado. Nestes casos não é possível comunicar utilizando vídeo;  Vermelho – esta cor significa que o contacto está ocupado com outra comunicação ou compromisso do seu calendário (Outlook Web App) ou definiu o seu estado para Ocupado ou Não Incomodar. O estado ocupado continua a permitir a comunicação, no entanto o estado Não Incomodar só permite a comunicação aos contactos definidos na relação de privacidade como Grupo de Trabalho. Figura 72 - Disponibilidade
  47. 47. 43 Contactos Quando o utilizador faz parte de uma organização com muitos utilizadores e pertence a várias equipas de trabalho é conveniente assegurar uma boa organização dos contactos. Por exemplo, numa escola, o professor pode criar um grupo por cada turma que lecione, podendo utilizar esta ferramenta para comunicar em tempo real com os outros professores do conselho de turma. Esta organização pressupõe a criação de grupos e adição dos contactos a esses grupos. Por defeito, o Lync tem dois grupos: Contactos Frequentes e Todos os Contactos. Criação de grupos Para criar um grupo deve clicar com o botão do lado direito do rato sobre um grupo existente e selecionar Criar Novo Grupo. Surge então uma caixa onde escreve o nome do grupo a criar. Figura 74 – Novo Grupo Depois dos grupos criados, pode começar a adicionar contactos. Para encontrar contactos basta escrever na caixa Localizar um contacto, o endereço de e-mail do utilizador a adicionar. Figura 73 – Menu de contexto do Lync
  48. 48. 44 Figura 75 – Adicionar Legenda Depois de encontrado o contacto (Figura 75), selecione o grupo onde o pretende arquivar ou pode criar um novo grupo para esse efeito. De notar que o mesmo contacto pode pertencer a vários grupos e estes podem ser ordenados na janela do Lync, simplesmente arrastando e largando no local de destino. Para copiar um contacto para outro grupo, e assegurando que fique a pertencer a ambos, deve clicar com o botão do lado direito do rato sobre o contacto a copiar e selecionar Copiar Contacto Para (Figura 76). Surge a listagem dos grupos existentes e seleciona o grupo de destino. Figura 76 – Copiar Contacto Para
  49. 49. 45 Se o objetivo for mover e não copiar, deve selecionar Mover o Contacto Para, selecionando o grupo de destino ou simplesmente arrastando e largando o contacto do grupo de origem para o grupo de destino. Sempre que se adiciona um contacto, é enviada uma notificação para a pessoa que adicionou. Da mesma forma, sempre que alguém o adiciona à sua lista de contactos, é notificado. A notificação identifica a pessoa que o adicionou e permite optar por adicionar esse contacto à sua lista, selecionando um grupo específico e definir a respetiva relação de privacidade. Relação de privacidade A configuração da relação de privacidade permite definir quais as informações que partilha com os seus contactos, optando por um de cinco níveis:  Amigos e família – este nível de privacidade fornece o máximo de informação sobre si, permitindo visualizar toda a informação sobre o seu contacto, como sendo, fotografia, endereço de correio eletrónico, número de telefone, morada e outras informações;  Grupo de trabalho – este nível de privacidade é especialmente destinado para contactos que façam parte do seu grupo de trabalho. Permite visualizar toda a informação de contactos, exceto as informações pessoais como Figura 78 – Relação de Privacidade Figura 77 – Notificação
  50. 50. 46 morada e números de telefone. Este é o único nível em que o estado Não incomodar pode ser interrompido;  Colegas – este é o nível de privacidade definido por defeito, em que permite visualizar a informação do contacto, exceto as informações pessoais como morada, números de telefone e detalhes de reunião;  Contactos externos – este nível partilha apenas o seu nome, cargo, endereço de e- mail, empresa/organização e fotografia;  Contactos Bloqueados – partilha apenas o nome e endereço de correio eletrónico, não permitindo que este contacto o faça através do Lync. Para proceder à alteração do nível de privacidade de um ou vários contactos, deve selecioná-los e de seguida clicar sobre um deles com o botão do lado direito, selecionar Alterar Relação de Privacidade e optar por um dos níveis de privacidade (Figura 78). Uma outra opção interessante no Lync é a possibilidade de ser avisado sempre que um dos seus contactos fica disponível. Para isso deve selecionar o(s) contacto(s), clicar com o botão direito do rato e selecionar Marcar para Alertas de Alteração de Estado (Figura 79). Figura 79 – Marcar Alertas de Alteração de Estado Vistas de contactos Por defeito, a lista de contactos aparece organizada em grupos, mas esta organização pode ser alterada, selecionando um de três modos de visualização:  Grupos – os contactos aparecem organizados por grupos;  Estado – os contactos são organizados de acordo com o seu estado de disponibilidade;  Relação – os contactos são organizados por níveis de privacidade. Figura 80 – Menu Vista de Contactos
  51. 51. 47 Figura 81 – Vista de Contactos Em cada modo de visualização podem ser ocultados os contactos pertencentes a uma determinada categoria (grupo/estado/relação). Para isso, basta selecionar o icon à sua esquerda. Conversação A comunicação em tempo real serve vários objetivos, desde um simples recado a dar ao colega, uma questão a colocar, ou mesmo adicionar áudio e vídeo a essa comunicação. Claro que esta potencialidade não deve ser utilizada em exagero, pois ninguém gosta de estar a ser constantemente interrompido. De qualquer forma pode, neste caso, definir o seu estado para Não Incomodar. Quando quiser comunicar através de comunicação instantânea, basta selecionar o contacto e clicar sobre o icon . Na janela de comunicação que surge (Figura 83) escreva a mensagem a enviar na caixa de texto inferior (1) e pressione a tecla Enter. Surge na caixa superior (2) a sua mensagem, bem como as respostas do outro contacto. De cada vez que pretender adicionar uma mensagem segue o mesmo procedimento, podendo inclusive alterar o tipo/cor de letra (3). Figura 82 – Opção Comunicação Instantânea
  52. 52. 48 Figura 83 – Janela de Comunicação Instantânea A qualquer momento pode adicionar uma chamada áudio ou vídeo, bastando para isso selecionar Chamar ou Vídeo respetivamente. Figura 85 – Chamada de Voz Em qualquer um destes casos, a comunicação por este meio só se inicia se o destinatário aceitar. Figura 84 – Chamada de Vídeo
  53. 53. 49 Para aceitar pode clicar em Aceitar ou, se a janela de mensagens instantâneas estiver aberta, selecionar Aceitar chamada de vídeo (Figura 87) ou Aceitar chamada (Figura 86), respetivamente. Para recusar basta selecionar Recusar, em qualquer um dos casos. Tem ainda a possibilidade de responder com uma mensagem instantânea ou definir o seu estado para Não Incomodar, selecionando o botão Redirecionar (Figura 89). Figura 89 – Redirecionar Figura 87 – Aceitar chamada de vídeo Figura 86 – Aceitar chamada Figura 88 – Janela Numa Chamada
  54. 54. 50 Durante a conversação áudio (Figura 88) ou vídeo o utilizador pode fazer alguns ajustes:  Colocar o microfone em silêncio (1);  Ajustar o volume dos altifalantes ou colocar em silêncio (2);  Verificar a intensidade do sinal de rede (3);  Colocar a chamada em espera (4);  Desligar (5). É também possível iniciar diretamente uma chamada áudio sem ser através da janela de comunicações instantâneas. Para isso coloca o rato sobre o contacto e clica no botão Chamada que surge (Figura 90). Figura 90 – Botão Chamada É ainda possível, durante uma conversação, adicionar outros contactos, que também estejam disponíveis, para participarem, clicando no botão e selecionando Convidar por Nome ou Número de telefone… (Figura 91). Figura 91 – Convidar por Nome ou Número de telefone Se pretender adicionar utilizadores que não estejam online, ou que não pertençam à mesma organização, pode optar por enviar uma hiperligação, por correio eletrónico, para participarem na reunião. Neste caso deve ser selecionada a opção Convidar por Correio Eletrónico, a qual dá origem ao aparecimento de uma janela onde tem a hiperligação a copiar e onde se podem definir algumas opções, a ver mais à frente.
  55. 55. 51 Figura 92 – Informações de Participação e Opções de Reunião Desta forma a conversação é transformada numa reunião online. A possibilidade de adicionar outros participantes está disponível para todos os tipos de conversação. Partilha Uma das funcionalidades do Microsoft Lync é a possibilidade de partilha de programas ou ficheiros. Esta partilha pode ser efetuada partilhando o ambiente de trabalho com outros contactos e, por exemplo, discutir a elaboração de uma ficha de trabalho com os seus colegas. Figura 93 – Opção Partilhar Como opções de partilha existem:  Ambiente de trabalho – partilha tudo o que se passa no seu ambiente de trabalho, existindo ainda a possibilidade de atribuir o controlo do seu ambiente de trabalho, para que o outro utilizador possa, por exemplo, ajudá-lo a executar determinada operação;
  56. 56. 52 Figura 94 – Partilha de Ambiente de Trabalho ativa  Programa – partilha programas que estejam em execução, podendo selecionar os que pretende partilhar. Neste caso também existe a possibilidade de atribuir o controlo desses programas ao outro utilizador;  Apresentação do PowerPoint – partilha uma apresentação do Microsoft PowerPoint. No canto inferior direito surge um conjunto de itens (Figura 95) com algumas opções relativamente ao controlo da apresentação: o Número do diapositivo em visualização e número total de diapositivos (1); o Setas para avançar e recuar na apresentação (2); o Mostrar miniaturas dos diapositivos (3); o Mostrar notas do apresentador (4).  Novo quadro – partilha um quadro branco onde todos os participantes podem interagir, utilizando as opções disponíveis (Figura 96): o Apontador (1); o Caixa de texto (2) o Formas e linhas (3); o Cor (4) – disponível quando se está a trabalhar com caixas de texto ou formas; o Caneta/marcador (5) – clicando na seta à direita pode selecionar a cor. o Carimbo (6); o Imagem (7) – inserir uma imagem guardada no computador; o Guardar (8).  Novo inquérito – partilha um inquérito de opinião, ao qual podem responder anonimamente todos os participantes. Figura 95 – Opções de Controlo de Apresentação Figura 96 – Opções de Partilha de Quadro Branco Figura 97 – Novo Inquérito
  57. 57. 53 Figura 98 – Resultados do Inquérito Assim que o inquérito é lançado, surgem os resultados da votação em tempo real. Na janela do inquérito o Apresentador tem as seguintes opções: o Abrir ou fechar o inquérito (1); o Mostrar ou Ocultar os resultados aos participantes (2); o Editar o inquérito (3); o Eliminar as respostas já registadas (4); o Guardar o inquérito (5). No caso da partilha de apresentação PowerPoint, Quadro Branco ou Inquérito, o controlo pode ser assumido por qualquer participante, selecionando no canto superior direito da janela a opção Assumir o Controlo como Apresentador (Figura 99). Figura 99 – Assumir o Controlo com Apresentador No caso de uma reunião online agendada, podem ser preparados previamente alguns objetos (apresentações, quadros brancos, inquéritos) e durante a reunião selecionar o que pretende apresentar em cada momento (Figura 100).
  58. 58. 54 Figura 100 – Materiais preparados previamente Uma outra possibilidade de partilha consiste no envio imediato de ficheiros, sem necessidade de enviar mensagens de correio eletrónico com ficheiros em anexo. Para isso basta arrastar o ficheiro a transferir para a janela de conversação. Na janela do(s) destinatário(s) (Figura 101) surge a informação de que estão a enviar o ficheiro, podendo estes optar por:  Guardar – guarda na pasta Transferências, ou outra localização pré-definida;  Guardar Como – seleciona a pasta onde pretende guardar o ficheiro;  Recusar – recusa a transferência. Figura 102 – Transferência de Ficheiros Terminada Figura 101 – Envio de Ficheiros
  59. 59. 55 Depois de terminada a transferência selecione Abrir para abrir o documento (Figura 102). Reunião Online Como já vimos, a uma conversação podem ser adicionados vários participantes, criando uma reunião online, onde todos podem contribuir por mensagem instantânea, áudio ou vídeo. No entanto uma reunião online pode ser agendada previamente, enviando um convite a todos os participantes. Esta funcionalidade está apenas disponível aos utilizadores que têm instalado o Microsoft Outlook, versão desktop. Para agendar uma reunião online, utilizando o Microsoft Outlook, deve:  Abrir o calendário;  No separador Base selecionar Nova Reunião Online (Figura 103);  Se tiver sessão de Lync iniciada com o mesmo utilizador que o da conta que está a utilizar no Outlook abre a janela onde pode definir vários parâmetros relativos à reunião: o Participantes (1) – seleciona os destinatários, a partir da lista de contactos ou escrevendo diretamente o endereço de correio eletrónico. Podem ser adicionados contactos de utilizadores não pertencentes à mesma organização. o Assunto (2); o Hora de início e de fim (3); o Ordem de trabalhos (4) – Na caixa de mensagem podem ser dadas várias informações relativas à reunião, incluindo a ordem de trabalhos. Nesta caixa surge a hiperligação que permitirá a qualquer utilizador abrir com o Microsoft Lync, para aceder à reunião. Figura 103 – Nova Reunião Online
  60. 60. 56 Figura 104 – Agendamento da Reunião de Grupo Em Opções da Reunião (5) pode ser definida a forma de acesso dos participantes e quem serão os apresentadores (Figura 105). Figura 105 – Opções da Reunião Online
  61. 61. 57 Selecionando a opção Gerir apresentações pode definir, dos participantes selecionados qual(ais) terá(ão) o perfil de Apresentador, bastando selecionar o contacto e clicar em Adicionar. Figura 106 – Opções da Reunião - Apresentadores Depois de tudo configurado, na janela do agendamento da reunião (Figura 104), selecione Enviar. A partir deste momento, os destinatários da reunião recebem na sua caixa de correio eletrónico a mensagem de convite para a reunião, onde têm a possibilidade de: Figura 107 – Opções de convite para uma Reunião  Aceitar a reunião. Esta fica automaticamente inserida no seu calendário;  Tentativa. A reunião é aceite apenas em modo tentativa, isto é, o destinatário não assegura a sua participação;  Recusar a reunião;  Propor uma nova data/hora.
  62. 62. 58 Figura 108 – Reunião de Grupo - Propor nova hora o Ao propor uma nova data/hora surge a janela respetiva (Figura 108), onde pode consultar a disponibilidade dos participantes, bem como iniciar uma conversação instantânea com os utilizadores que estiverem online. Em qualquer destas opções é enviada uma mensagem ao organizador da reunião, podendo a mesma ser enviada com conhecimento aos restantes participantes. Opções O Microsoft Lync tem várias opções que podem ser configuradas de acordo com as preferências do utilizador. Para aceder a estas, deve selecionar no menu Ferramentas o item Opções. (Figura 109) Figura 109 – Opções do Microsoft Lync
  63. 63. 59 Destas destacam-se as dos separadores:  Pessoal – aqui pode definir o endereço de início de sessão, definir se o Lync inicia automaticamente ao iniciar sessão no Windows, etc…;  A minha Imagem – alteração da imagem associada ao seu utilizador;  Dispositivos de Áudio – configuração dos altifalantes e microfone;  Dispositivo de vídeo – configuração da Câmara Web;  Guardar Ficheiros – definição da pasta onde são guardados os ficheiros transferidos e as gravações. O Microsoft Lync, por defeito, grava todas as conversações para que o conteúdo das mesmas possa ser consultado posteriormente. As gravações são guardadas na pasta Histórico de Conversações, disponível na área de correio da Outlook Web App. No entanto, esta opção pode ser alterada no separador Pessoal das opções do Lync. Figura 110 – Gestor de informações pessoais Site de Equipa (SharePoint Online) O SharePoint Online é uma plataforma de aplicações Web da Microsoft, cujo objetivo é a criação de portais e intranets, gestão de conteúdos, gestão documental e criação de portais colaborativos, e publicação de aplicações web. O SharePoint Online disponibiliza, de um forma única e integrada, um espaço virtual onde todos os elementos de uma escola ou de uma equipa podem colaborar entre si, partilhar conhecimentos e encontrar diversos tipos de recursos e informação. Esta plataforma é provavelmente o centro das operações de uma Cloud: ajuda-o a comunicar com sua equipa, a partilhar documentos, a editar anúncios e atualizações, assim
  64. 64. 60 como a gerir as várias tarefas que fazem parte dos seus projetos, criando um espaço no qual a sua equipa possa reunir-se de uma forma inovadora e partilhar o trabalho que têm vindo a desenvolver. Desta forma permite que o trabalho colaborativo seja mais eficaz, aumentando assim o nível de produtividade pessoal e de uma equipa e tendo sempre disponível informações necessárias e atualizadas que permitem tomar decisões mais fundamentadas. Tudo isto com a vantagem de possuir uma interface familiar e com total integração com o Microsoft Office. Um site SharePoint coloca à disposição diversos recursos de gestão e armazenamento de informação, dos quais destacamos os seguintes:  Biblioteca de documentos;  Anúncios;  Tarefas / Projetos;  Calendário. Interface Para ter acesso ao SharePoint Online no Office 365, terá que seguir os seguintes passos:  Efetuar o início de sessão no Office 365, utilizando o seu nome de utilizador e respetiva palavra-passe.  Fazer clique na opção Site de Equipa que se encontra no topo da janela. Figura 111 – Opção Site de Equipa  De seguida aparecerá a interface do Site de Equipa.
  65. 65. 61 Figura 112 – Interface do Site de Equipa Dependendo da configuração do site, esta interface é composta por:  Bibliotecas;  Listas;  Documentos;  Anúncios;  Calendário;  Entre outros… Biblioteca de Documentos Umas das melhores funcionalidades de um Site de Equipa é a capacidade de partilhar documentos entre pessoas e equipas. Podem existir diversos tipos de bibliotecas de documentos que guardam documentos de Word, de Excel, imagens, clipes de mídias, entre outros, de forma a permitir o aumento de produtividade. Uma Biblioteca de Documentos também permite diminuir as versões disponíveis de um documento. Suponhamos que um elemento da equipa cria uma primeira versão de um documento e o coloca na biblioteca; outro elemento pode editá-lo e fazer a revisão do conteúdo; o designer pode aplicar um modelo e um logótipo, o gestor pode efetuar uma revisão minuciosa, e todos os elementos estão a utilizar a mesma versão do documento. Tudo isto é possível utilizando as funcionalidades Dar Entrada e Dar saída. Assim, os elementos da equipa podem efetuar as alterações necessárias de forma a serem incorporadas no documento e não correrem o risco de estarem a utilizar uma versão errada do documento. Adicionar documentos a uma Biblioteca Para adicionar documentos a uma Biblioteca, deve seguir os seguintes passos:  Selecionar a Biblioteca de Documentos;  Fazer clique na opção Adicionar Documento que se encontra por baixo da biblioteca de Documentos;
  66. 66. 62 Figura 113 – Biblioteca de Documentos  Na janela Carregar Documento, fazer clique no botão Procurar…;  Navegue até à pasta onde se encontra o documento. Faça clique nesse documento e de seguida faça clique no botão Abrir;  Faça clique no botão OK para fechar a janela Carregar documento. O documento será adicionado à biblioteca, bem como o tipo de documento, o nome e a data da última modificação. Também poderá efetuar o carregamento de vários ficheiros ao mesmo tempo. Para isso deve: 1. Selecionar a Biblioteca de Documentos; 2. Fazer clique na opção Adicionar Documento que se encontra por baixo da Biblioteca de Documentos; Figura 114 – Opção Adicionar documento 3. Na janela Carregar Documento, deve fazer clique na opção Carregar vários ficheiros; Figura 115 – Carregar Vários Documentos
  67. 67. 63 4. De seguida pode arrastar os documentos que quer carregar para a biblioteca para a zona azul da janela ou fazer clique na opção Procurar ficheiros; 5. Se fez clique na opção Procurar ficheiros, navegue até à pasta onde se encontra o documento. Selecione os documentos e de seguida faça clique no botão Abrir; 6. Faça clique no botão OK para fechar a janela Carregar documento. Os documentos serão adicionados à biblioteca, bem como o tipo de documento, o nome, a data da última modificação e por quem foi modificado. Outra forma de efetuar estas operações de carregamento de documentos é através do menu Ferramentas de Biblioteca, opção Documentos (Figura 117), que se encontra no topo da página. Para este menu ficar visível deve fazer clique por cima da Biblioteca (Figura 116). Figura 116 – Biblioteca de Documentos ativa Figura 117 – Opção Carregar Documento Efetuar o download de um documento de uma Biblioteca Para efetuar o download de um documento de uma biblioteca, deve seguir os passos seguintes: 1. Selecionar o documento que pretende descarregar;
  68. 68. 64 Figura 118 – Seleção de um Documento 2. Fazer clique no Friso, na secção Cópias e no botão Transferir uma Cópia; Figura 119 – Opção Transferir uma Cópia 3. De seguida fazer clique no botão Guardar. Partilha de documentos Tal como referido anteriormente, uma das grandes potencialidades da plataforma SharePoint é a partilha de informação. Os passos seguintes mostram a forma de partilhar um documento com uma pessoa ou grupo de pessoas: 1. Selecionar o documento que pretende partilhar; Figura 120 – Selecionar Documento para Partilhar 2. Fazer clique no Friso, na secção Partilhar e Controlar e no botão Enviar Hiperligação;
  69. 69. 65 Figura 121 – Opção Enviar Hiperligação 3. De seguida é criada uma mensagem de correio eletrónico com a ligação para o documento. Onde pode escolher os destinatários, definir um assunto e escrever uma mensagem complementar. Figura 122 – Mensagem de Correio Eletrónico com a Hiperligação para o ficheiro Editar um documento Para editar um documento, siga os seguintes passos: 1. Abrir o menu de contexto referente ao documento que pretende editar;
  70. 70. 66 Figura 123 – Menu de Contexto refente ao Documento a Editar 2. Neste menu tem a possibilidade de editar o documento no browser ou na aplicação Microsoft Word; 3. Caso escolha a opção Editar no Browser aparecerá uma janela que apresenta uma interface semelhante ao Microsoft Word, onde poderá editar o documento. De salientar que esta interface não possui todas as funcionalidades; Depois de editado e gravado, o documento ficará guardado na respetiva biblioteca. Figura 124 – Documento aberto no Microsoft Word App 4. Caso escolha a opção Editar em Microsoft Word, o documento é descarregado e aberto no Microsoft Word, onde poderá ser editado. Quando grava o documento, este é carregado para a respetiva biblioteca de forma automática. Existe a possibilidade de dois ou mais utilizadores estarem a editar um documento de forma sincronizada.
  71. 71. 67 Figura 125 – Edição de um Documento por dois utilizadores Neste caso, a ordem do documento não sofre alterações ficando cada bloco editado, marcado com o nome do utilizador que o editou. Esta marcação não aparecerá no documento final. Ver conteúdo do documento Para ver o conteúdo de um documento deve: 1. Fazer clique no nome do documento; Figura 126 – Abrir um Documento 2. De seguida surge uma janela com o conteúdo do documento. Nesta janela tem a opção de Abrir no Word e de Editar no browser. Figura 127 – Interface da Microsoft Web App com um Documento Aberto Anúncios Na plataforma SharePoint é possível criar uma área de anúncios onde podem ser publicados eventos futuros, resultados de inquéritos, ideias para discussão, entre outros.
  72. 72. 68 Figura 128 - Anúncios Para aceder a um anúncio colocado deve fazer clique em cima do título do anúncio, onde aparecerá a janela seguinte: Figura 129 – Detalhes de um Anúncio Nesta janela tem acesso a toda a informação referente ao anúncio. Poderá editar e eliminar o anúncio, caso tenha permissão para essa tarefa. Adicionar novo anúncio Para adicionar um novo anúncio, deve seguir os seguintes passos: 1. Fazer clique na opção Adicionar novo anúncio; Figura 130 – Opção Adicionar novo anúncio
  73. 73. 69 2. Inserir os dados referentes ao anúncio, tais como o título, o corpo do anúncio, quando expira e anexar ficheiros. Figura 131 – Janela Adicionar novo Anúncio Tarefas A lista Tarefas permite uma eficiente gestão das mesmas, onde o utilizador pode adicionar novas tarefas ou gerir as criadas anteriormente. Esta gestão é feita através da lista de tarefas/projetos disponível no menu lateral da interface do Site de Equipa.
  74. 74. 70 Figura 132 – Menu Tarefas É importante salientar que as Tarefas podem ser agrupadas em projetos. Cada projeto terá, então, várias Tarefas que podem ser executadas por várias pessoas, para que no fim seja possível concretizar esse projeto. As Tarefas de um projeto podem ter Tarefas antecessoras, ou seja, as Tarefas podem estar organizadas de forma sequencial e relacionadas entre elas. Adicionar Tarefas Para adicionar uma nova tarefa, deve: 1. Fazer clique em Adicionar novo item; Figura 133 – Opção Adicionar Novo item 2. De seguida aparecerá a janela seguinte (Figura 134) na qual deve inserir os dados referentes à tarefa. Aqui poderá definir o Título da tarefa, se a tarefa tem uma Antecessora, a Prioridade, o Estado, percentagem de conclusão, quem tem de executar a tarefa (Atribuído A) e as datas de início e fim, uma breve descrição e anexar ficheiros;
  75. 75. 71 Figura 134 – Janela adicionar nova Tarefa 3. Para atribuir a tarefa a um destinatário deve fazer clique em (1) e escolher o destinatário, ou inserir diretamente o endereço de correio eletrónico na caixa Atribuído A;
  76. 76. 72 Figura 135 – Selecionar Pessoas e Grupos 4. Para guardar a tarefa, deve fazer clique em Guardar. O destinatário irá receber uma mensagem de correio eletrónico com a atribuição da tarefa. O qual poderá aceitar ou rejeitar a tarefa atribuída. Alterar uma tarefa Outras das funcionalidades é a alteração de uma tarefa já atribuída. Para alterar uma tarefa deve: 1. Fazer clique na respetiva tarefa; Figura 136 – Selecionar Tarefa existente
  77. 77. 73 Figura 137 – Detalhes de um Anúncio 2. Fazer clique em Editar Item, surgindo uma janela (Figura 139) que permite alterar a Tarefa. Quando terminar a alteração da tarefa, deve fazer clique em Guardar. Figura 138 – Opção Editar Item
  78. 78. 74 Figura 139 – Alterar Tarefa existente Importa salientar que só o proprietário pode alterar a Tarefa. De seguida o destinatário dessa Tarefa receberá uma mensagem de correio eletrónico com as alterações efetuadas. Executar uma Tarefa Para executar, deve seguir os passos anteriormente descritos para alterar uma Tarefa. De seguida pode atualizar o estado da Tarefa e a percentagem de conclusão. Todas as alterações serão enviadas ao proprietário da Tarefa.
  79. 79. 75 Figura 140 – Alterar Estado e Percentagem de Conclusão Importa referir que se a Tarefa tiver uma Tarefa antecessora, esta só poderá ser iniciada depois da Tarefa antecessora ser totalmente executada. Figura 141 – Tarefas organizadas num Projeto e respetivo Mapa de Gantt Calendário O Calendário existente na plataforma SharePoint Online permite efetuar uma gestão eficaz de todos os calendários profissionais de uma equipa/grupo de trabalho ou mesmo de uma instituição. Para aceder ao Calendário de um site deve fazer clique no item Calendário que está disponível, por defeito, no menu do lado esquerdo. Figura 142 – Menu Calendário A interface do Calendário é a apresentada na imagem seguinte. Figura 143 – Interface do Calendário Para configurar a forma como o Calendário é apresentado, deve:
  80. 80. 76 1. No Friso deve fazer clique no separador Calendário; Figura 144 – Âmbito de apresentação de um Calendário 2. De seguida pode alterar o âmbito do Calendário entre vista de Dia, Semana ou Mês. Adicionar eventos ao Calendário Para adicionar eventos a um calendário, deve: 1. No friso fazer clique no separador Eventos; Figura 145 – Posição do Separador Eventos 2. De seguida deve fazer clique em Novo Evento; Figura 146 – Opções do Separador Eventos 3. Vai surgir a seguinte janela onde pode inserir os dados referentes ao Novo Evento;
  81. 81. 77 Figura 147 – Janela Novo Evento 4. Para adicionar o Evento ao Calendário deve fazer clique em Guardar. Figura 148 – Evento adicionado a um Calendário
  82. 82. 78 Alterar um Evento Para alterar um Evento, deve: 1. Fazer duplo clique no Evento que pretende alterar; 2. De seguida aparecerá uma janela com os dados do Evento, que para serem alterados deve fazer clique em Editar Item; Figura 149 – Detalhes de um Evento 3. De seguida pode efetuar as alterações necessárias no Evento e fazer clique em Guardar. As novas alterações serão inseridas no Calendário. Ligar Calendário do Microsoft Outlook No SharePoint Online pode fazer a sincronização de Calendários com a versão desktop do Microsoft Outlook. Para efetuar esta sincronização deve: 1. No friso deve fazer clique no separador Calendário;
  83. 83. 79 Figura 150 – Opções do Separador Calendário 2. De seguida deve fazer clique na opção Ligar ao Outlook; 3. Depois surgirá um aviso de segurança, no qual deve fazer clique em Permitir; Figura 151 – Mensagem de segurança permite a sincronização com o Microsoft Outlook 4. Na janela seguinte deve verificar todos os dados e de seguida fazer clique no botão Sim; Figura 152 – Mensagem de segurança do Microsoft Outlook que permite autorizar a sincronização do Calendário 5. Depois de efetuadas estas operações, o Calendário ficará sincronizado com o Microsoft Outlook.
  84. 84. 80 Figura 153 – Calendário sincronizado com o Microsoft Outlook Os meus Alertas Um das funcionalidades do SharePoint Online é a criação de Alertas para Listas, Bibliotecas, Ficheiros, Eventos, entre outros. Esta funcionalidade permite ao utilizador estar sempre a par de todas as alterações que surjam. Esta opção está disponível no friso de qualquer uma das funcionalidades do SharePoint Online no botão Alertar-me. Figura 154 – Botão Alertar-me Para criar um alerta: 1. Faça clique no botão Alertar-me (Figura 154); 2. Preencha a Janela Novo Alerta (Figura 155) com os dados pretendidos.
  85. 85. 81 Figura 155 – Janela Novo Alerta
  86. 86. 82 3. De seguida clique em OK. A partir deste momento, começará a receber por correio eletrónico Alertas a avisar que determinado item foi adicionado, alterado ou eliminado.

×