ACTIVIDAD FASE II DIAGRAMA DE FLUJOS DE DATOS -DFD-

1. ANÁLISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN I
AYDA MATABAJOY ÁLVAREZ
DIEGO RÍOS FONSECA
IRMA MARTÍNEZ PINILLO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
ESTABLECIMIENTO PÚBLICO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
MARZO 15 DE 2015

2. ANÁLISIS Y DISEÑOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN I
Ayda Matabajoy Álvarez
Diego Ríos Fonseca
Irma Martínez Pinillo
ACTIVIDAD FASE II ANÁLISIS ESTRUCTURADO, DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS - DFD
Facilitador
LINA MARÍA CASTRO BENAVIDES
Profesional CIDBA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
ESTABLECIMIENTO PÚBLICO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
MARZO 15 DE 2015

3. CONTENIDO
• Actividad Fase II: Análisis estructurado.
Diagrama de Flujo de Datos DFD.
• Introducción
• Desarrollo
• Conclusiones
• Webgrafía

4. Actividad Fase II. Análisis Estructurado. Diagrama de
Flujo de Datos – DFD.
1.Lecturas sugeridas: Lea y profundice en las lecturas sugeridas, ellas hacen
parte de los temas a estudiar en estas unidades temáticas.
2. Investigue y profundice sobre los temas de esta unidad: Diagramas de flujo,
herramientas del análisis estructurado y Diccionario de Datos.
3. En caso de tener alguna duda respecto a los temas o actividades de la unidad,
participe en el foro: Inquietudes o comuníquese con el tutor por mensajería
interna.
4. Desarrolle las actividades propuestas

5. INTRODUCCIÓN
Mediante este ejercicio se entenderá a través de Diagramas de flujo de
datos la manera como se generan las entradas, procesos y salidas de
un sistema, utilizando la información tomada de una entidad real,
mediante la técnica de la Entrevista para identificar el sistema de
información existente.
Se plasmarán los conocimientos adquiridos mediante las lecturas
sugeridas por la facilitadora para el desarrollo de la Unidad III en la
asignatura Análisis y Diseños de Sistemas de Información I, Bloque A
del 5to. semestre del Programa CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA - CIDBA - de la
universidad del Quindío.
La metodología del trabajo grupal fue autónoma, colaborativa y
asincrónica, apoyados en Google Drive, skype, correo plataforma
Moodle, para compartir ideas, revisar y editar de forma conjunta el
trabajo a presentar.
Además se tuvo en cuenta el material de apoyo proporcionado por la
tutora y fuentes externas de consulta que son referenciadas al final.

6. DESARROLLO
1. Seleccione un área de trabajo, puede ser de la empresa o institución
donde labora o alguna donde tenga fácil acceso a la información,
utilice las técnicas vistas en la Unidad II como las entrevistas y/o
cuestionarios para identificar el sistema de información existente.
Describa la empresa objeto de estudio.
• Razón Social-Logo
Empresa Social del Estado Departamental de
primer Nivel CENTRO 2- ESE

7. MISIÓN
• Somos una Empresa Social del Estado, cuyo
fin es prestar servicios de salud de baja
complejidad, bajo un enfoque en la atención
primaria en salud, con talento humano,
recursos físicos y tecnológicos eficientes,
que garanticen al usuario atención
humanizada y con calidad, en especial a la
población más pobre y vulnerable

8. VISIÓN
• Para el 2018 la EMPRESA SOCIAL DEL
ESTADO ESE CENTRO 2, será reconocida en el
Departamento del Cauca por su Modelo de Atención
primaria en Salud, caracterizada por la atención
humanizada, segura y centrada en el usuario; con
utilización eficiente de los recursos, generando
rentabilidad económica e imagen positiva ante la
comunidad, contribuyendo así al mejoramiento de
las condiciones de vida de la población.

9. Proceso a ser evaluado
• ASIGNACIÓN DE CITAS
• Detalle del proceso: Asignación de citas médicas por medio
del sistema de información Open Medical

10. Evidencias fotográficas

11. DIAGRAMA GENERAL DE ATENCIÓN MÉDICA

12. MAPA DE PROCESOS
Funciones individuales que lleva a cabo el sistema.
Funciones que transforman entradas en salidas.
El proceso que se va a describir es el de consulta externa

13. a. Realizar el Diagrama General del Sistema o
el Diagrama de Contexto
Atención primaria en salud
Diagrama de contexto : Contiene únicamente un proceso, que
representa todo el sistema.

14. Diagrama del Sistema de Información Open Medical.
SOFTWARE OPEN MEDICAL a través del cual se trabaja la
información de los pacientes. Entradas de datos al sistema.

15. b. Realizar el Diagrama de Nivel 0 del Sistema
• Tres niveles de los diagramas de flujo.
• Nivel 0 : Diagrama de contexto : Se dibuja el proceso principal y los
flujos entre éste y sus entidades.
Enfatiza características importantes del sistema:
-Personas - organizaciones y sistemas con los que se
comunica.
-Datos que recibe del mundo exterior y que deben procesarse de
alguna manera (datos de los usuarios)
-Datos que el sistema envía al exterior.
- Frontera entre el sistema y el entorno (su alcance).

16. Diagrama de Nivel 0 del Sistema

17. c. Seleccione un único proceso descrito en el Diagrama de Nivel
0 y realice el Diagrama Detallado del Proceso.
DIAGRAMA DE FLUJO SOLICITUD CITA MÉDICA No 1

18. PROCESO PARA ASIGNACIÓN DE CITAS CONSULTA
EXTERNA
Somos de un primer nivel en la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
CENTRO 2 ( a continuación una breve descripción del proceso de
asignación de citas.
Medico General
Odontología
Promoción y prevención
• Las citas se asignan mediante software (Open Medical) de martes a
sábado (los días lunes el grupo funcional asistencial no presta
servicio, solo atención por urgencias).
• Horario de asignación de citas médicas y odontológicas
Presenciales: 07:30 a.m. a 8:00 a.m.
Telefónicas: 10:30 a.m. a 11: 00 a.m.

19. Ingreso al modulo (Open Medical)
• Usuario y clave
• Se recibe la llamada
• Módulo de citas - Menú principal (pantalla de inicio)
• Asignación de citas
• Recepción de citas
• Turnos de prestadores
• Seguimiento a prestadores
• Cambio de citas entre prestadores
• Opciones avanzadas
• Informes y estadística
• Configuración
MEDIOS DE SOLICITUD DE CITA
• Telefónicas
• Personalizadas
TIPOS DE CITAS
• Consultas por primera vez
• Seguimiento de control prenatal
• Seguimiento control y desarrollo
TIPOS DE CONSULTAS
Consulta médico o general (asignados códigos)
• Consulta odontológica (asignados códigos)

20. TURNOS DE PRESTADORES
• Buscar el prestador y centro de atención
• Se registra la duración , fecha y horario que atenderá el prestador
• Se registran los días que tendrán turnos
• Se guarda la planilla
• Se asigna la planilla
MENÚ DE ASIGNACIÓN DE CITAS
• Se elige el centro de atención, (Rosas, la Sierra o Sotará)
• Se elige el prestador que debe estar asociado al centro de atención
• Se elige el paciente, su administradora, plan y el motivo de consulta
• Se da clic en agendar para asignar la cita a la hora deseada, con el
prestador previamente elegido.
RECEPCIÓN DE CITAS
• Se elige el prestador y centro de atención
• El tipo de consulta y la administradora ( Asmet Salud, Salud Vida,
Caprecom, AIC, la Nueva EPS, Comfenalco, Seguro social)
• Se da cargar
• Guardar cita

21. OPCIONES AVANZADAS
• Permite realizar la cancelación de la cita
• Clic opción eliminar turnos a prestador o cancelar citas a pacientes
• Se elige prestador o paciente y se chequea el turno o la cita a
cancelar.
MENÚ INFORMES Y ESTADÍSTICAS
• Tipo de reporte, turnos, citas
• Opción filtros
• Sistema generador de informes
• Visor de informes y reportes.

22. d. Identifique la utilidad y beneficio del sistema de información
existente, así como los posibles fallos encontrados y sus
posibles soluciones.
UTILIDAD Y BENEFICIO
• Proporcionar información para el control de la totalidad de actividades de la
empresa, pudiendo comprobar el cumplimiento de las metas establecidas
por la organización.
POSIBLES FALLOS ENCONTRADOS
• Las fallas encontradas en el proceso de asignación de citas es que no se
están generando los reportes desde el software, lo están haciendo en una
lista manual.
POSIBLES SOLUCIONES
• La solución es que el proveedor de capacitaciones dé más contenido a
quienes son los encargados de manejar el software o si se están
generando errores poder corregirlos a tiempo.
• Compromiso del personal encargado de diligenciar los respectivos
procedimientos en Open Medical al ingresar toda la información requerida,
para que se generen unos reportes adecuados.

23. e. Especificar qué técnica de Determinación de
Requisitos utilizó y adjunte soportes
• La técnica utilizada para esta actividad fue la entrevista
personalizada a cada funcionario que lidera los
respectivos procesos, tomando en algunos casos
evidencias fotográficas y apuntes en borrador.
• En la entidad facilitaron el manual para el manejo del
software Open Medical y así saber más a fondo del
proceso.

24. SOPORTES
ENTREVISTA:
Preguntas realizadas para obtener la información
• ¿Cuál es el horario para la asignación de las citas?
• ¿Cuántos pacientes se asignan a cada médico?
• ¿Cuáles son los días de atención de consulta externa
en la ESE Centro 2?
• ¿En la entidad manejan algún tipo de software para
la asignación de citas?
• ¿Cómo se llama?
• ¿Cuál se el procedimiento en general?
• ¿Quién asigna las citas y mediante qué medios son
asignadas?
• ¿Qué documentos se generan durante el proceso?

25. EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS
Imagen de la historia clínica

27. REQUERIMIENTOS BÁSICOS
Requerimiento : Forma de capturar o procesar datos, producir información, controlar una actividad
de negocio o dar apoyo a la gerencia.
Los analistas estructuran su investigación y buscan respuestas a las siguientes cuatro preguntas
principales:
1- ¿Cuál es el proceso básico de la empresa?
Prestar Servicios de Salud de Baja complejidad, bajo un enfoque en la Atención Primaria en Salud,
con talento Humano, recursos físicos y tecnológicos eficientes que garanticen al usuario atención
humanizada y con calidad, en especial a la población más pobre y vulnerable.
2- ¿Qué datos se utilizan o se producen durante este proceso?
-Historias Clínicas
-Facturas
-RIPS ( estos salen de las consultas)
-Generación de los Archivos planos para elaborar cuentas de cobro
-Recibos de pago
-Reconocimientos médico legales
-Valores médicas
-Necropsias
-AZ listados de asignación de citas médicas y odontológicas en carpetas: formatos
diarios de préstamo de Historias Clínicas para los servicios de consulta médica.
-Fichas de vigilancia en salud pública (accidente ofídico: agresiones por animales
potencialmente transmisores de rabia)

28. 3- ¿Cuáles son los límites impuestos por tiempo y cantidad de trabajo?
-Si hablamos de Asignación de citas de acuerdo al cuadro de
turnos a diario atienden 3 médicos en jornadas de la
mañana y tarde con 32 pacientes cada uno: 96 pacientes
diarios
-El tiempo de atención por paciente está entre 15 y 20 minutos.
-Y en odontología 20 pacientes (10 en la mañana y 10 en la
tarde) atienden dos odontólogas en total serían 40 pacientes
diarios.
-Historias clínicas: el promedio diario de préstamos en las
diferentes áreas está entre 150 y 160 pacientes diarios. fuera
de odontología y consulta por medicina general hay
también lo de préstamos para la atención por promoción y
prevención. (P y P- control de crecimiento y desarrollo,
control de hipertensión. control de planificación) para la
atención de P y P la encargada es la Jefe General y tiene
el mismo promedio de tiempo que los médicos, 20
minutos de atención por paciente.

29. 4- ¿Qué controles de rendimiento se utilizan?
Los controles se hacen con el número de actividades
realizadas por mes: cumplimiento de metas; eso aplica a raíz
de que los contratos con las EPS exigen cumplimiento de
todas las actividades contratadas y generación de información
para diferentes entes que regulan la función de la entidad,
como Secretaría de Salud Departamental del Cauca, La
Contraloría y La Procuraduría.

30. Preguntas que nos ayudaron a entender
el Proceso analizado
a. ¿Qué pasos se siguen para llevarla a cabo?
1- Se verifica cuadro de turnos
2- Se asignan las citas
3- Se generan los listados para medicina general y odontología
4- Se buscan las Historias clínicas y se entregan con firma de la
persona que las recibe para efectuar la custodia.
5- Se presta el servicio a los pacientes asignados
6- Devolución de Historias Clínicas y firmas de custodia por
auxiliar de archivo
7- Préstamos para fotocopias cuando lo requiere el paciente
8- Archiva la Historia Clínica en sus respectivos estantes

31. b. ¿Dónde se realizan estos pasos?
En Consulta Externa.
c. ¿Cuánto tiempo tardan en efectuarlos?
Las citas se asignan con un día de anterioridad, ejemplo hoy a
las 7:30 a 8:00 am y a las 10:30 a 11:00 am se dan citas para el
día siguiente de consulta médica general y odontológica.
La asignación de citas para Promoción y Prevención se dan el
mismo día. ( De acuerdo a la hora de llegada del paciente).
d. ¿Con qué frecuencia las realizan?
Las citas se asignan a diario desde el días martes hasta el día
sábado, el día Domingo y lunes solo hay atención por el área de
Urgencias.

32. e. ¿A Quiénes emplean donde se realizan estos
pasos de información?
• La asignación de citas la hace una auxiliar de enfermería
• El préstamo de Historias clínicas el auxiliar de archivo
• La atención de pre-consulta una auxiliar de enfermería
• La atención médica los médicos contratistas y el médico
de servicio social obligatorio
• La atención odontológica, por odontóloga general y odontología
servicio social obligatorio
• La información que fluye por el sistema son los datos de
los pacientes, los datos de los médicos, horarios de asignación de
citas, puntos de atención, turnos de prestadores de salud, Códigos,
nombres, informes y reportes, cuadro de turnos.

33. CONCLUSIONES
• Los sistemas de información constituyen uno de los aspectos
estratégicos claves para el buen hacer de la empresa. Para
ello es necesario que la totalidad de la organización esté
concienciada de su utilidad, empezando desde la alta
dirección, la cual ha de tener en cuenta a sus subordinados
a la hora de realizar el proceso de planificación estratégica
de la empresa, para así operar eficientemente hacia los
distintos usuarios de ella.
• Mediante los Diagramas de Flujo de Datos se comprende de
manera simplificada el análisis de un proceso determinado,
haciendo de ello una herramienta para entender los pasos a
seguir para agilizar determinada función dentro del sistema.

34. WEBGRAFÍA
• DFD Diagramas de Flujos de datos niveles.
Recuperado el 5 de marzo de 2015, de
https://www.youtube.com/watch?v=AAMm-BOaZpg
• Atención primaria en salud. Recuperado el 6 de
marzo de 2015, de
http://es.wikipedia.org/wiki/Atenci%C3%B3n_primari
a_de_salud
• Ejemplos de diagramas de flujo. Recuperado el 6
de marzo de 2015, de
http://es.slideshare.net/fandresvm/ejercicios-de-
diagrama-de-flujo
• Imágenes tomadas de Google