Implementação da NF-e: formação de equipe e roteiro

SELEÇÃO IOB
TRIBUTÁRIA

Manual IOB
EFD
NF-e

Manual IOB NF-E 107 d
Assunto: Estratégia de Implantação
Atualização: Original

2. Estratégia de Implantação
Do ponto de vista técnico, emitir o documento fiscal por meio eletrônico não
constitui tarefa difícil, uma vez que os parâmetros para a geração do mesmo encontram-
se estabelecidos através de manuais aprovados pela legislação fiscal vigente. Por este
motivo, muitos contribuintes se equivocam ao concluírem que a Nota Fiscal Eletrônica
(NF-e) consiste meramente na geração de um arquivo digital com posterior envio à Se-
cretaria de Fazenda, atribuindo a responsabilidade da operacionalização deste, apenas
ao departamento de Tecnologia da Informação (TI).
Com o propósito de esclarecer aos contribuintes para que estes não incorram,
involuntariamente, em práticas ilícitas e, consequentemente, sofram as penalidades ca-
bíveis previstas na legislação, tem-se como objetivo deste capítulo apresentar o contexto
no qual encontra-se inserida a NF-e, identificar o intuito do Fisco com a sistematização
dos processos, bem como promover uma melhor abordagem do projeto NF-e como um
todo.
De início, é importante observar que a NF-e não se trata de apenas mais uma
obrigação acessória, mas faz parte do contexto do Sistema Público de Escrituração Di-
gital (Sped), no qual se encontra inserida juntamente com a Escrituração Fiscal Digital
(EFD) e Escrituração Contábil Digital (ECD).
Com a evolução tecnológica e seu ápice no decorrer dos últimos anos, o contri-
buinte tem acompanhado as diversas mudanças ocorridas em seu dia a dia no que se
refere à tecnologia da informação, desde a simples troca de mensagens instantâneas até
as operações de compra e venda pela Internet.
O Fisco, por sua vez, acompanhando o desenvolvimento tecnológico, tem se
utilizado cada vez mais de mecanismos visando inibir a sonegação, bem como exigir
a aplicação correta da legislação vigente. Exemplo disso são as obrigações acessórias
que, ano após ano, vêm ganhando consistência e se aprimorando cada vez mais.
Contudo, com o Sped, principalmente no que se refere à NF-e, nota-se não
somente uma evolução, mas uma mudança de conceitos, de processos, em que ante-
riormente se tratava de obrigações acessórias que consistiam na apresentação de deter-
minadas informações que refletiam atos outrora praticados pelo contribuinte, posterior
a tais atos terem realmente ocorrido; sendo que, com a diversidade de obrigações aces-
sórias a serem apresentadas, identificava-se informações que coincidiam com dados
constantes noutras obrigações, o que transparecia não haver uma integração entre as
esferas Federal, Estadual e Municipal.
Hoje, porém, com a sistemática de emissão do documento fiscal eletrônico, ob-
serva-se que o Fisco não apenas se contenta em receber informações de fatos ocorridos,
mas, além de exigi-las com maior detalhamento e em tempo real (concomitantemente
com o ato da efetiva operação), passa, a partir de então, a interagir diretamente com o

108 d Manual IOB NF-E

contribuinte, fazendo parte do processo, pois a emissão da NF-e consiste na autorização
por parte do ente tributante para que uma operação pretendida pelo contribuinte se
concretize de fato.
Ao contribuinte, cabe, porém, conscientizar-se da responsabilidade da qual fica
revestido, devendo atentar-se para o seguinte:
• A partir do momento em que se adere a esta nova sistemática, o documento
fiscal deixa de ter característica física, passando a existir apenas no formato
digital, cujas informações aumentaram consideravelmente ao se comparar
com o modelo anterior de emissão da nota fiscal, e, tais informações são dis-
ponibilizadas ao Fisco em tempo real (no momento da emissão do respectivo
documento);
• Uma vez que as informações são disponibilizadas ao Fisco em tempo real ao
da efetiva operação, este tem o prazo de 5 anos para confrontá-las a fim de
identificar irregularidades, e penalizar o contribuinte por qualquer divergência
encontrada;
• Pelo fato de o documento fiscal ser digital, não significa que cabe apenas
ao departamento de tecnologia conglomerar as informações constantes no
sistema e gerar o arquivo do mesmo. Deve-se integrar os departamentos vi-
sando distribuir a responsabilidade pelas informações inseridas nos sistemas,
principalmente no que se refere aos itens que não tinham sua apresentação
obrigatória no modelo anterior.
Diante do exposto, e, uma vez tendo ciência da abrangência do projeto da NF-
e, o contribuinte deve ater-se a estes fatores e readaptar sua rotina, não apenas com o
intuito de atender aos requisitos técnicos do projeto, mas também certificar-se de que as
informações fornecidas a cada operação praticada não estarão expondo a empresa a
futuros questionamentos por parte do Fisco, com consequentes penalidades que possam
onerar o contribuinte.

2.1 ROTEIRO DE IMPLEMENTAÇÃO
A seguir, relacionamos alguns pontos que podem nortear o contribuinte no pro-
cesso de implantação da NF-e, de maneira segura e preventiva, com o objetivo de evitar
preocupações futuras:
• Formação de equipe para o desenvolvimento do projeto
O primeiro passo é eleger uma equipe multidisciplinar que atuará de acordo
com as escalas predefinidas nos mapeamentos, nas especificações, nos testes,
nas homologações e nas consultorias. A primeira equipe deve ser formada e
encabeçada pela área Fiscal ou Contábil juntamente com a Tecnologia. Nes-
se primeiro momento, deve-se promover um alinhamento e aprofundamento


do tema NF-e para que ambos possam traçar as atividades e eleger os envol-
vidos. Quando ambas estiverem devidamente alinhadas e munidas de infor-
mações acerca do projeto, será o momento de eleger as demais áreas que
sofrerão maior impacto e, com isso, contribuirão com sua participação no
projeto. É bastante comum, e muito proveitoso, efetuar visitas para conhecer
a sistemática da NF-e em outras empresas que já tenham efetuado a implan-
tação, mesmo que de segmentos diferentes, para avaliar e ouvir experiências
já adquiridas.
As áreas mais comuns são:
• Fiscal ou Contábil: são responsáveis por prover o conhecimento legal acerca
da legislação referente à NF-e, apoiar nos levantamentos de operações e
revisões, participar ativamente nos testes e homologações e, ainda, por levar
a informação às outras áreas da empresa;
• Tecnologia: respeitando as particularidades estruturais, poderá ser uma equipe
interna ou externa, contratada exclusivamente para este fim, ou, simplesmente
uma atualização no sistema de gestão que contemplará novas funcionalida-
des aderentes ao padrão NF-e. O importante é que independentemente do
formato adotado, seja designada uma equipe capaz de implementar o projeto
de forma segura e eficiente;
• Faturamento e Expedição: a participação dessas áreas é essencial porque de-
têm o conhecimento das diversas operações existentes na empresa e serão os
maiores impactados com a mudança operacional. Seu papel será fundamen-
tal em todas as fases do projeto. É importante ressaltar que tais áreas atuam
diretamente na emissão de documentos e precisam estar bem preparadas
para as diversas situações cotidianas;
• Compras: como grande parte dos sistemas de gestão é integrado, torna-se
fundamental que profissionais dessa área sejam envolvidos no projeto. Isso
porque a colocação de pedidos ou ordens de compras poderão sofrer im-
pactos e necessitar de atenção especial para não gerar informações inconsis-
tentes no recebimento de arquivos Extensible Markup Language (XML). Outro
aspecto importante é que tal área normalmente é responsável pela criação
de cadastros dos fornecedores. Neste caso, é imprescindível a adoção de
critérios específicos na atividade cadastral, pois são informações altamente
criticadas nas transmissões e que tem demandado maior esforço das empre-
sas que buscam qualificar tais informações;
• Recebimento de matéria-prima, mercadorias e outros materiais: são respon-
sáveis pelo lançamento dos documentos fiscais recebidos e precisarão se ade-
quar aos novos formatos que serão estabelecidos;
• Comercial: é responsável por prover os cadastros de clientes e criação dos
pedidos ou ordens de vendas. Os cadastros de clientes precisam de aten-


ção total, pois inconsistências em CNPJ, CPF, inscrição estadual, formato de
endereço e código IBGE podem provocar a rejeição de documentos fiscais.
Da mesma forma, outras informações ou parâmetros utilizados nos pedidos
de vendas também poderão provocar erros e, consequentemente, rejeição
de documentos no momento da transmissão para os servidores da Secreta-
ria de Estado da Fazenda (Sefaz). Outro aspecto fundamental e estabelecido
pela legislação é a idoneidade do destinatário. É premissa que o destinatário,
quando obrigado ao cadastro junto às esferas Federal e Estadual, esteja apto
para realização de operações. Atualmente, essa checagem não é realizada
no processo de validação da Sefaz, porém, poderá ser adotada nas próximas
evoluções do projeto da NF-e. Ressalta-se que existe penalidade prevista nas
diversas legislações estaduais quando o destinatário não está apto. A autori-
zação para a emissão da NF-e não isenta o contribuinte dessa penalidade que
poderá ser aplicada pela autoridade fiscal durante a circulação das mercado-
rias ou no período em que a legislação permite o processo fiscalizatório;

• Financeiro: quando o projeto implica em alterações substanciais nos sistemas
de gestão, é fundamental que as operações sejam validadas no que se refere
às contabilizações, às emissões de boletos para cobranças, ao envio de in-
formações para bancos, muitas vezes por meio de arquivos eletrônicos, à dis-
ponibilização de pagamentos a fornecedores e a outras operações inerentes.
É comum que a nota fiscal seja devidamente emitida, validada e autorizada
pela Sefaz, no entanto, se o título de cobrança ou contabilização das informa-
ções, principalmente financeiras, não forem efetuados de forma correta, im-
pactando na liberação da mercadoria ou incorrendo em problemas futuros.

Observação: As áreas anteriormente informadas são referenciais. Obviamente existem diversas estruturas organiza-
cionais de acordo com cada modelo de negócio, porte da empresa, segmento de atuação, entre outros. Essa exposição
pode ser utilizada como um referencial e adaptada aos modelos praticados por cada empresa.

2.2 DIMENSIONAMENTO DO VOLUME DE OPERAÇÕES E DOCUMENTOS FISCAIS
EMITIDOS:

Para iniciar o projeto, é de suma importância avaliar o volume dos documentos
emitidos para que uma estimativa em relação aos servidores de transmissão, de arma-
zenamento e de link de transmissão sejam realizadas de forma correta. Respeitando as
diferenças de cada segmento ou as particularidades das organizações, uma NF-e pos-
sui, no mínimo, 5 kbytes, podendo esse tamanho variar de acordo com a quantidade de
itens. Desta forma é possível ter uma dimensão volumétrica, considerando as operações
praticadas. É essencial avaliar o planejamento de ampliação das atividades, pois uma
variação significativa no volume de documentos emitidos, seja em picos intermitentes ou
de forma contínua, poderá trazer prejuízos às operações.


2.3 DEFINIÇÃO DO VOLUME DE DOCUMENTOS QUE SERÃO TRANSMITIDOS:
Essa ação diz respeito à opção que a empresa possui de enviar os arquivos “XML”
para aprovação prévia da Sefaz por meio de lotes ou de forma individual. Os segmentos
que possuem grandes volumes de emissões simultâneas costumam adotar esse modelo
por proporcionar ganho de performance no tráfego de informações. Por outro lado, se
o volume de documentos emitidos, que necessitam de transmissão prévia, for pequeno,
não justifica aguardar a montagem de lotes para o pedido de autorização. Isso ocorre
no modelo de pré-venda na qual as informações são coletadas diariamente por equi-
pes de vendas e processadas em determinado período do dia para posterior remessa.
Quando as mercadorias são liberadas de forma imediata, a melhor alternativa é adotar
o envio do XML individual, evitando assim, o aumento no tempo de expedição.

2.4 ESTUDO DO LAYOUT
Outro aspecto importante e que merece destaque, consiste na análise do layout
da NF-e para mapeamento dos respectivos campos nos sistemas de gestão. Isso deve
ocorrer, pois, em algumas situações, campos destinados a textos ou para outros fins são
utilizados internamente para armazenar informações fiscais ou até mesmo gerenciais.
Em alguns casos, por exemplo, o endereço de clientes, fornecedores ou até mesmo da
própria empresa, vem preenchido de forma unificada. Utiliza-se o mesmo campo para
inserção do tipo de logradouro, nome do logradouro, número, complemento e até o
bairro. Porém, no layout da NF-e, esse tipo de informação deve ser enviada em campos
distintos. A solução mais recomendada é analisar esse tipo de situação e promover a
criação de campos de acordo com o layout especificado.

2.5 MAPEAMENTO DAS OPERAÇÕES FISCAIS EXISTENTES:
É bastante comum que sistemas de faturamento ou recebimento de mercadorias
estejam parametrizados de forma incorreta. Normalmente isso provoca a apresentação
de informações em desacordo com a legislação vigente como Código Fiscal de Opera-
ções e Prestações (CFOP), dispositivos legais desatualizados, código de situação tributá-
ria incompatível com a operação em questão e, até mesmo, o lançamento incorreto de
impostos. É extremamente prudente mapear todas as operações que a empresa possui
e analisar os parâmetros inerentes. Tal ação além de evitar erros operacionais, também
servirá de guia para os testes de emissões e suas homologações. É recomendável a
validação de todas as operações praticadas pela empresa. Isso porque, dependendo
da configuração da operação, algum dado inserido no XML poderá estar em desacordo
com o estabelecido no manual e com isso aumenta o risco de rejeição do documento.
Para exemplificar, temos as operações de exportação, importação, notas fiscais comple-
mentares de impostos, operações triangulares que merecem tratamento diferenciado e
são mais suscetíveis a incorrer em algum critério de rejeição.


A questão do mapeando das operações possui também outro grande benefí-
cio. Considerando que a incidência de erros é comum, principalmente quando existe
diversidade de operações, a empresa terá a oportunidade de adequar suas práticas.
Chamamos isso de benefício porque a partir do momento em que os documentos fiscais
passarem a ser transmitidos para a Sefaz, as informações incorretas e que por ventura
não estejam na amplitude das críticas resultando rejeições estabelecidas pela referida
Secretaria, o Fisco terá em sua própria base todo esse conteúdo, ficando a seu critério
a execução de procedimento fiscal e, possivelmente, a aplicação das penalidades ca-
bíveis.

2.6 PLANO DE COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA
Embora seja um assunto de amplitude nacional e esteja sempre em evidência,
toda mudança no modelo operacional, mesmo que seja uma migração na emissão de
documentos, necessita de um planejamento para comunicar os fatos a todos os envol-
vidos, sejam eles internos ou externos.
– Público interno: o primeiro passo é estabelecer um plano de comunicação
interna que seja capaz de abranger todas as áreas possíveis. O ideal é a re-
alização de palestras e treinamentos utilizando-se de formatos mais didáticos
possíveis, haja vista que o público é diversificado e normalmente não possui
conhecimento técnico suficiente para receber informações complexas para o
devido entendimento. Também é importante a elaboração de materiais adi-
cionais como cartilhas ou apostilas que possam servir como fonte de consulta
nos momentos oportunos. Essa comunicação interna, além de deixar a orga-
nização totalmente alinhada às práticas existentes, também evita sobrecarga
de consultas nas áreas responsáveis pelo projeto.
– Porém, o momento ideal para realizar essa etapa do projeto é a partir da
definição completa do modelo de negócio que será adotado. Isso porque, se
for realizado antes, além de não levar uma informação consistente para as
demais áreas, ainda poderá ocorrer alterações nos modelos, o que implica-
rá na necessidade de um complemento gerando um retrabalho e causando
maior dificuldade de compreensão.
– Público externo: requer cuidado adicional pois o impacto nessa mudança
poderá afetar de forma significativa as operações dos fornecedores, dos trans-
portadores e principalmente dos clientes.
– Fornecedores: a preocupação existe porque a partir do momento em que se
adere à NF-e, seja pela obrigatoriedade ou espontaneidade, a empresa auto-
maticamente recai na obrigação de armazenar o XML recebido do fornecedor
pelo prazo de 5 anos. Isso implicará na elaboração de um fluxo de envio e
recebimento de arquivos que certamente necessitará de ajustes de ambas as


partes. Ressalta-se tão logo seja definido o formato de integração, o forne-
cedor seja devidamente acionado ou comunicado em relação à alteração.
Se essa comunicação for realizada no momento da entrada em produção,
ambos poderão ter problemas operacionais, seja no envio de XLM ou na in-
tegração do referido arquivo no sistema de gestão. Trataremos mais adiante
alguns formatos possíveis de integração com fornecedores e clientes.
– Transportadores: há uma diversidade significativa nos formatos logísticos ado-
tados pelas organizações, de forma geral, seja na modalidade do transporte,
e principalmente no perfil dos prestadores de serviços, que pode abranger
empresas altamente especializadas e capacitadas, bem como transportadores
autônomos que normalmente detém pouco conhecimento acerca do tema.
Considerando a importância dessa etapa no processo, é recomendado um
estudo do perfil logístico, seus executores e a implementação de medidas
informativas.
– Clientes: embora a obrigatoriedade da NF-e esteja alcançando cada vez mais
segmentos, ainda existem empresas que desconhecem tal assunto. Há outros
também que operam em modelos automatizados de digitalização de docu-
mentos ou até mesmo integração de arquivos em diversos formatos. Uma
mudança do modelo convencional poderá provocar grandes transtornos na
operação. Algumas empresas têm adotado modelos bem conservadores e
prudentes para que a comunicação alcance, de forma efetiva, os respecti-
vos clientes. Num primeiro momento são elaborados comunicados acerca do
tema NF-e e a adesão por parte do emitente. Num segundo momento, são
realizados encontros elencando os principais clientes ou grupos devidamente
selecionados para a exposição do tema e a apresentação do modelo que será
adotado. Após a entrada em produção, é importante anexar no Documento
Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) uma cartilha explicativa do modelo
operacional da NF-e com a devida adesão. Também é relevante criar um
canal de comunicação especializado no tema referido anteriormente e dispo-
nibilizá-lo ao público externo, no caso de eventuais dúvidas.
– Pode parecer excesso de precaução, considerando que a NF-e foi imposta
por legislação específica, mas o universo de clientes, fornecedores e trans-
portadores é totalmente diversificado em que cada qual possui seu nível de
dificuldade e suas peculiaridades. A estratégia de comunicação prévia pode
evitar grandes transtornos trazendo maior tranquilidade ao emissor.

2.7 PLANO DE TREINAMENTO INTERNO (EXPEDIÇÃO, COMPRAS, COMERCIAL,
FINANCEIRO E OUTROS)
Para as áreas que sofrerão grandes impactos operacionais, é necessário mais que
uma comunicação. Há necessidade de treinamentos bem elaborados no novo modelo.


A melhor alternativa é recriar, num ambiente de testes, as situações cotidianas e a opera-
cionalização no modelo da NF-e. Alguns estados permitem transmissões de documentos
para efeitos de testes. Quando a empresa possui estruturas maiores ou mais complexas
pode eleger pessoas classificadas como usuários chaves, que disseminarão o conheci-
mento para as demais equipes, ficando inclusive responsáveis pelo suporte no momento
da entrada em produção.

2.8 MODELO DE CONTINGÊNCIA
A primeira ação é analisar a necessidade da empresa para eleger um modelo de
contingência eficiente. Cumpre esclarecer que a contingência está relacionada à impos-
sibilidade de transmissão dos documentos fiscais para autorização da Sefaz, tornando-
se necessária a adoção de medida paliativa para realização da operação em questão.
Adicionalmente esclarecemos que não é permitida a utilização de formulários contínuos
ou blocos modelo 1 e 1-A.
Existem diversas formas operacionais de contingência, seja por problemas nos
ambientes da Sefaz ou do contribuinte.

2.8.1 Sefaz
a) Utilização do Sistema de Contingência Ambiente Nacional (SCAN). É a hipó-
tese de contingência que é ativada pela própria Sefaz em virtude de contin-
gência motivada por parte do próprio órgão. Exemplo clássico são as manu-
tenções nos servidores da Secretaria da Fazenda. Operacionalmente consiste
na troca da destinação da NF-e, pois o SCAN é um ambiente da Receita
Federal, e a contingência nesta modalidade consiste basicamente:
• a Sefaz identifica a contingência, habilita o SCAN e retorna a mensagem
aos contribuintes informando que o SCAN está habilitado;
• o contribuinte por sua vez prepara o XML adequado à contingência do
SCAN, cuja característica principal é a alteração da série da NF-e, que
deverá estar compreendida entre 900 e 999;
• emite-se normalmente a NF-e em contingência e imprime o Danfe geral-
mente em papel comum.
b) Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC). É uma opção do
contribuinte que permite a dispensa da utilização de formulário de seguran-
ça para a impressão do Danfe, bem como, dispensa a alteração de série e
numeração do Documento Fiscal emitido em contingência. Consiste basica-
mente no envio à Receita Federal do Brasil (RFB) via upload de um resumo da
NF-e, contendo apenas informações inerentes a:


1 chave de acesso;
2 CNPJ ou CPF do destinatário;
3 UF de localização do destinatário;
4 valor total da NF-e;
5 valor total do ICMS;
6 valor total do ICMS retido por substituição tributária;
7 CNPJ, IE e a UF de localização do contribuinte emissor; e
8 assinatura do arquivo com certificação digital.
Nesta hipótese de contingência o Danfe é impresso em papel comum,
porém sua validade fica condicionada ao posterior envio do arquivo da
NF-e à Sefaz de origem do emitente. Contudo, a característica principal
da DPEC é a facilidade de envio, pois como o arquivo gerado para esta
modalidade de congingência é relativamente pequeno, o mesmo pode
ser transmitido através de palm ou similar, desde que tenha acesso à
Internet.
Outra vantagem de se usar essa opção é a economia, posto que o con-
tribuinte não necessitará adquirir formulário de segurança.
c) Impressão do Danfe em formulário de segurança com posterior transmissão à
Sefaz.
Nesse modelo, o contribuinte poderá proceder à emissão do respectivo
documento fiscal, efetuando a impressão em formulário de segurança
previamente autorizado pela autoridade fiscal competente. A partir do
momento em que o sistema for restabelecido, os arquivos digitais de-
verão ser transmitidos, não podendo ultrapassar o prazo de 168 horas.
O contribuinte deve ter muita atenção nesse processo porque existem
critérios estabelecidos para adesão desse modelo (vide capítulo da con-
tingência). E quando a decisão de entrar em contingência é delegada
a áreas que não têm conhecimento sobre tais procedimentos, poderá
haver algum questionamento da autoridade fiscal ou até mesmo pena-
lidade por descumprimento da legislação vigente. É importante, nesse
modelo, estruturar um fluxo em que pessoas com autonomia e conheci-
mento da operação possam autorizar o acionamento da contingência.
Outro aspecto fundamental está relacionado às rejeições do XML. O ar-
quivo XML, emitido em regime de contingência, será validado pela Sefaz
da mesma forma que o XML em processo normal. Significa que a mer-
cadoria já terá saído do estabelecimento, as contabilizações realizadas,


principalmente a baixa no estoque, e o documento poderá ser rejeitado
pela Sefaz.
Neste caso, a melhor alternativa é trabalhar de forma preventiva, man-
tendo os dados cadastrais devidamente saneados, os cadastros de
produtos e outras informações relevantes mantidos com o maior zelo
possível isentará o contribuinte de uma série de problemas. Isso porque
existem sistemas mais rígidos que não permitem simplesmente a corre-
ção dos dados que foram criticados pela Sefaz sem estornar o fluxo que
originou a emissão do documento fiscal. Será necessário proceder um
estorno no fluxo de faturamento para desfazer o movimento de saída.
Sob a ótica legal não estaria correta pois a mercadoria não retornou ao
estabelecimento de origem.
Adotado o modelo de contingência impressa em formulário de segu-
rança, é importante atentar para o estoque de formulários. A empresa
precisa definir as quantidades mínimas e os estoques de segurança em
suas unidades emissoras, de forma que sejam suficientes para atender às
eventualidades. Reforça-se que a aquisição desse formulário específico
depende de autorização prévia da autoridade fazendária competente,
sendo necessária a realização de um planejamento antecipado para não
incorrer no risco de falta do formulário e consequente impedimento de
operar no modelo contingencial.

2.8.2 Contingência por parte do contribuinte
Antes de adentrar aos modelos comumente adotados, cumpre explicar que essa
contingência se dá no momento de inoperabilidade por parte do contribuinte. Anterior-
mente, quem utilizava sistema de processamento eletrônico de dados podia fazer uso de
formulários contínuos preenchidos de forma legível ou até mesmo blocos específicos de-
vidamente autorizados pela Sefaz de sua jurisdição. A partir do momento que a empresa
inicia o processo de emissão da NF-e, não serão permitidas tais possibilidades. Sendo
assim, caso exista um problema interno, como queda nos sistemas de processamento,
falta de energia elétrica ou outras situações que impossibilitem o contribuinte de utilizar
até mesmo a contingência por formulário de segurança, é possível adotar algumas al-
ternativas, desde que compatíveis com a legislação vigente.
– Desenvolvimento de sistema interno: Trata-se de um sistema interno desen-
volvido especificamente para emissão do faturamento numa eventual parali-
zação do sistema oficial da empresa. Esse sistema precisa estar devidamente
integrado ao de gestão para que ele possa ser devidamente acionado numa
eventual parada técnica. Sua função poderá ser limitada ao faturamento, com
a transmissão dos arquivos digitais dentro dos padrões estabelecidos pelo
Manual de Integração. Normalmente, trabalham interligados com os sistemas


oficiais, armazenando todas as informações essenciais para continuidade das
operações, como tabelas de preços, base de clientes, configurações de im-
postos, dispositivos legais e principalmente a numeração das notas fiscais.
Quando o sistema oficial retorna a operar, ele o alimenta com as informações
que foram processadas no período em que esteve fora de operação. Normal-
mente, é utilizado quando o giro de mercadorias não permite o dispêndio de
tempo até o restabelecimento do sistema oficial, porém, é um desenvolvimen-
to mais complexo e proporcionalmente oneroso, pois requer uma infraestrutu-
ra técnica específica e as integrações precisam ser muito bem trabalhadas.

– Utilização de aplicativo externo: Existem também empresas especializadas no
assunto, que disponibilizam um sistema via Internet capaz de ser interligado
ao sistema de gestão e que poderão ser acionados em caso de problemas
técnicos. Esses sistemas são acionados e processam as NF-e efetuando a
transmissão e armazenando os respectivos arquivos XML.

A vantagem dessa sistemática é que, se houver interrupção total da unidade
emissora local, esta poderá funcionar por meio de fontes de energia alternati-
vas e conexões de Internet móvel. No entanto, é uma alternativa que necessita
de desenvolvimentos mais complexos, haja vista que precisa ser estabelecido
um fluxo de informações entre os dois sistemas.

2.9 MODELO DE DISPONIBILIZAÇÃO DOS ARQUIVOS DIGITAIS PARA CLIENTES OU
RECEPÇÃO DE FORNECEDORES

O formato pode ser bem similar para ambos os públicos. O melhor modelo vai
depender da estrutura do emissor, do receptor e da real necessidade de integração por
meio do XML ao sistema de gestão. Tem sido comum aproveitar o ensejo da implanta-
ção da NF-e para automatizar processos de lançamentos dos documentos fiscais. O fato
é que existe uma obrigatoriedade, por parte do emissor, na disponibilização das NF-e
devidamente autorizadas pela Sefaz. As formas de disponibilização mais comuns são:

• Envio do arquivo XML por e-mail: É a solução mais econômica e de certa for-
ma prática, dependendo do volume de documentos que são disponibilizados.
É necessário estabelecer um fluxo interno, de forma que os arquivos sejam
gravados em determinado local específico e em seguida disparados para os
respectivos destinatários. Há possibilidade também de automatizar esse envio
a partir do retorno da autorização por parte da Sefaz. Nesse caso, é preciso
desenvolver uma sistemática capaz de identificar o destinatário e proceder ao
disparo. A questão que precisa ser atentada na utilização dessa alternativa é o
fluxo e os bloqueios existentes nos servidores. Atualmente, existem políticas de
segurança bem elaboradas que podem bloquear ou dificultar o recebimento
das NF-e. Uma desvantagem desse modelo é que, se o destinatário necessitar


do arquivo novamente, independentemente do motivo, ele precisará acionar
o emissor e este efetuará o reenvio, podendo gerar grandes esforços.
• Criação de um portal para disponibilização do arquivo: Outra boa prática
adotada é a criação de um portal no qual o emissor poderá disponibilizar o
XML e o destinatário conseguirá capturá-lo no momento em que a mercadoria
chegar ao seu estabelecimento. Algumas empresas estão criando seus próprios
portais e estabelecendo com seus clientes um fluxo para acesso. Nesse caso,
cria-se um usuário e uma senha para que, a qualquer momento, possa haver
o acesso e a captura do referido arquivo. Há também empresas que criam
esse portal tanto para disponibilizar as NF-e emitidas quanto para recebê-las
de seus fornecedores. Nesse caso, estabelecem uma política procedimental de
upload do XML a partir do momento em que este retorna da Sefaz de origem.
Obviamente, o lançamento pelo destinatário somente poderá ocorrer após a
entrada física das mercadorias acobertadas pela NF-e. Essa sistemática pode
possibilitar uma crítica antecipada em relação às informações dos documen-
tos fiscais, como: preços, quantidade, tipo de mercadoria, destinatário, infor-
mações de impostos, entre outras. Havendo alguma divergência, o destinatá-
rio poderá acionar imediatamente o emissor informando das inconsistências.
Isso poderá evitar retenções em postos fiscais por informações em desacordo
com a legislação ou recusa do destinatário em função de divergências com
o pedido outrora definido. Para que isso seja possível, é necessário que o
emissor faça a disponibilização do XML antes mesmo de a mercadoria sair do
seu estabelecimento. Ao destinatário caberá uma verificação e, no caso de
inconsistência, a imediata comunicação. Lembrando que o destinatário não
poderá proceder ao lançamento, e sim apenas antecipar uma verificação no
documento. O benefício desse modelo é relevante, pois, além de dispêndio
de tempo nos postos fiscais, também evitará recusas e devoluções futuras, evi-
tando perdas logísticas. É de suma importância, também, que o destinatário
faça uma consulta na Sefaz quanto à autenticidade da NF-e. Esse processo
também pode ser automatizado por meio desse modelo. É necessário estabe-
lecer um esquema de validação, de acordo com os critérios e necessidades
de cada empresa, mas é possível proceder a essa consulta logo que o XML
seja disponibilizado no portal. Há ainda mais uma oportunidade no modelo
em questão, que é a automatização de parte do processo de lançamento. A
partir do momento em que o documento fiscal esteja devidamente analisado,
validado e a mercadoria tenha chegado ao destino, é possível construir uma
integração desse portal com o sistema de gestão para que o lançamento seja
efetuado na totalidade ou parcialmente. Isso vai depender da complexidade
de cada sistema de gestão ou das variáveis que precisarão ser imputadas
no momento do lançamento. Cumpre esclarecer que todas as medidas cita-
das nesse modelo certamente consumirão volume considerável de recursos,
principalmente em desenvolvimento de software e aquisições de hardware. É


necessária uma boa avaliação dimensionando os custos envolvidos, o volume
de transações e o retorno desse investimento ao longo do tempo.

• Locação de um portal para recebimento e armazenamento de XML: Existem
empresas especializadas no mercado que atuam na hospedagem de arquivos
da NF-e, seja para o fluxo inicial entre fornecedor e cliente, seja no armaze-
namento do documento eletrônico pelo prazo estabelecido pela legislação
vigente. É possível, também, que tal portal faça uma consulta na Sefaz para
confirmar a autenticidade do documento fiscal em questão, e possivelmente
uma análise crítica quanto aos dados inseridos no documento. A integração
com o sistema de gestão também pode ser implementada, embora exija um
certo esforço. A vantagem desse modelo é que o contratante não precisará se
preocupar com aquisições de hardware para armazenamento de informações
e desenvolvimento de portais próprios. Deve haver preocupação na escolha
de empresa que tenha confiabilidade, uma vez que ela fará a guarda dos ar-
quivos pelo tempo exigido. A terceirização da guarda dos arquivos eletrônicos
pode parecer uma prática de certa forma frágil. No entanto, é muito comum
no cenário atual a contratação de empresas especializadas na guarda de
documentos em papel. Nesse caso, o que muda é o formato. De qualquer
forma, é de suma importância a determinação de um bom instrumento con-
tratual que garanta confiabilidade e confidencialidade das informações que
serão armazenadas e, acima de tudo, uma definição clara da política de
backup, considerando a possibilidade de ocorrência de fatos inesperados.

Economicamente, pode ser uma boa alternativa, mas é importante analisar todos
os modelos existentes e qual se encaixa melhor no perfil de processos da empresa.

2.10 ESCOLHA DO CERTIFICADO DIGITAL

O primeiro passo a ser dado é a aquisição do certificado digital, pois, sem este,
não há possibilidade de emitir o documento fiscal eletrônico.

Conforme visto no Capítulo pertinente a esse assunto, o contribuinte dispõe de
duas opções de certificados digitais, sendo elas: o certificado tipo “A1”, que é instalado
no computador ou servidor, podendo inclusive ser utilizado por mais de um estabeleci-
mento do mesmo contribuinte (filial), e o certificado tipo “A3”, o qual fica armazenado
em mídia física (smart card ou token). Cabe, porém, ao contribuinte optar por aquele
que melhor se adaptar às suas necessidades e adquiri-lo. No caso de contribuintes que
possuem diversas filais, mesmo que em Estados distintos, poderá ser adquirido um único
certificado “A1”, que poderá ser utilizado por todas as regionais, desde que as emissões
sejam realizadas no mesmo sistema de gestão, e a transmissão passe pelo mesmo ser-
vidor onde está instalado o certificado.


2.11 DEFINIÇÃO DO SISTEMA EMISSOR
O contribuinte deverá definir através de qual sistema emitirá a NF-e, se através de
sistema próprio, de terceiro, ou se utilizará o emissor gratuito fornecido pela Secretaria
de Fazenda do Estado.
Esse é um ponto importante a ser analisado, pois deve ser levada em conside-
ração a viabilidade de cada uma das opções. Por exemplo, um contribuinte que emite
aproximadamente 20 notas fiscais por dia teria um gasto excessivo ao adaptar sistemas
ou adquirir uma solução para emissão dos documentos fiscais, enquanto poderia utilizar
o emissor gratuito. Por outro lado, seria inviável, ao contribuinte que emite acima de 50
notas fiscais por dia, utilizar o emissor gratuito da Sefaz, pois, neste sistema, o documen-
to fiscal deve ser lançado item a item, o que demandaria tempo e mão de obra de um
ou mais funcionários somente para esse fim.
Outro fator que merece atenção são as soluções fornecidas no mercado com a
premissa de importarem informações do sistema de faturamento e gerar o arquivo da
NF-e. Trata-se de um sistema alheio àquele em que o contribuinte opera, o qual, através
de dados fornecidos pelo próprio contribuinte, procede à geração do arquivo XML da
NF-e. Esta ferramenta é, na prática, muito útil e tem se mostrado bastante eficaz, porém,
a atenção se deve às informações fornecidas pelo contribuinte, pois, pelo fato de não se
tratar de um sistema integrado, qualquer falha no repasse dos dados constantes em seu
sistema para a solução que irá emitir o documento eletrônico, pode ocasionar divergên-
cias de informações que podem expor o contribuinte à fiscalização.

2.12 SANEAMENTO DE CADASTROS
O momento da implantação da NF-e é, sem dúvida, uma excelente oportunidade
para o contribuinte atualizar suas bases de dados, principalmente no que se refere a
cadastros de produtos, clientes e fornecedores, pois são estes cadastros que fornecerão
à NF-e os dados para a correta tributação, e são também estes dados que ficarão à
disposição do Fisco para eventuais verificações.
Outro aspecto vital e essencial para a continuidade harmônica das operações é o
ajustamento dos sistemas responsáveis pelas entradas de dados cadastrais. Um trabalho
de saneamento cadastral será uma das soluções para conter um problema atual, mas
se não houver mudança no processo de cadastro, a partir de um determinado momento
a base estará comprometida novamente transformando essa questão em um círculo
vicioso.
Obviamente, cada organização dispõe de uma estrutura sistêmica e processual
diferenciada, no entanto tem sendo comum a implementação de medidas que visam
proceder às validações de informações conforme veremos a seguir:


2.12.1 Cadastro de produtos
Através desse cadastro, são extraídos dados referentes à descrição do produto,
bem como sua respectiva classificação no código da Nomenclatura Comum do Merco-
sul - Sistema Harmonizado (NCM/SH), sendo que tais dados são fatores fundamentais
para o correto enquadramento da tributação do produto/operação.
Em outras palavras, é através do código NCM/SH que se identifica na legislação
fiscal a tributação inerente ao produto, tal como: alíquota de Imposto sobre Produtos
Industrializados (IPI), Margem de Valor Agregado da Substituição Tributária (MVA-ST),
incentivos, benefícios, dentre outros.
Desta forma, qualquer divergência cadastral que leve o contribuinte a tributar um
produto/operação inadequadamente será imediatamente visualizada pelo Fisco, que
poderá aplicar as penalidades previstas na legislação.

2.12.2 Cadastro de clientes e fornecedores
Também merece atenção especial, pois é através deles que serão extraídas as
informações referentes aos contribuintes participantes de cada operação com a NF-
e, quais sejam: número do CNPJ, número da inscrição estadual e dados relativos ao
endereço do cliente. Tais informações são de fundamental importância, pois qualquer
divergência poderá impedir a autorização da NF-e.
Informações como: CNPJ, inscrição estadual e CPF apresentam em sua compo-
sição dígitos verificadores, os quais são obtidos através de uma fórmula aplicada aos
demais números, e servem para verificar se o dado apresentado é válido ou não. A
saber:
• CNPJ - Os dígitos verificadores são os dois últimos:
XX.XXX.XXX/XXXX-XX
• Inscrição estadual - São dígitos verificadores o 9o e o 12o dígitos:
XXX.XXX.XXX.XXX
• CPF - Os dígitos verificadores são os dois últimos:
XXX.XXX.XXX-XX
Contudo, para melhor garantir a qualidade das informações, o que consequente-
mente garante uma correta emissão da NF-e, o contribuinte, no momento do cadastro,
pode implementar em seu sistema validações quanto ao CNPJ, ao CPF, à inscrição
estadual e ao CEP o qual normalmente é utilizado para definir o código de município
,
segundo definição do IBGE.


No quesito endereço, no que tange às pessoas jurídicas cadastradas nas Receitas
Federal e Estadual, é possível também definir um processo validatório, no entanto, nas
situações de pessoas físicas há uma complexidade um pouco maior.
Isso ocorre porque a base de endereços não é publicada e, com isso, não é
possível estabelecer um processo automatizado de consulta e validação. O que muitas
organizações têm adotado, na prática, é a inclusão da validação do CEP informado
pela pessoa física. Os Correios disponibilizam uma base de dados contendo a relação
de CEP em nível nacional, que pode alimentar algumas regras de validações. Tal base
necessita ser adquirida mediante contrato, e existe uma periodicidade pré-definida.
É importante ressaltar que, tanto o CEP quanto IBGE, têm papel importante no
cadastro, pois eles ajudarão a definir o fundo de participação dos municípios para
repasse do ICMS. Se as informações não estiverem devidamente preenchidas, poderá
haver incorreções no momento da apuração.
Os campos que representam o CEP devem ser informados com o tamanho fixo
previsto, sem formatação e com o preenchimento dos zeros não significativos. Já no que
tange ao IBGE, refere-se aos códigos do país, códigos de municípios e códigos e siglas
das Unidades da Federação.
O cuidado com os dados constantes no cadastro de clientes se dá pelo seguinte:
o documento fiscal tem por finalidade documentar a operação realizada entre os con-
tribuintes, bem como acompanhar a circulação da mercadoria desde o estabelecimento
do emitente até o estabelecimento do destinatário. Ocorre, porém, que o Fisco dispõe
dos dados relativos a cada contribuinte estabelecido no território nacional, o que con-
vém deduzir que, na hipótese de a NF-e ser emitida a determinado contribuinte, e os
dados do destinatário nela apresentados não corresponderem com os constantes na
base de dados do Fisco, o fato será analisado e, dependendo da situação, o emitente
do documento fiscal poderá ser penalizado.
É importante mencionar que o cadastro de clientes também interfere na tributa-
ção, pois os impostos são calculados de maneira diferenciada, de acordo com alguns
critérios do destinatário, como, por exemplo:
• cliente contribuinte;
• cliente não contribuinte;
• cliente usuário final;
• cliente revendedor.
Com relação ao cadastro de fornecedores, a atenção deve ser ainda maior, pois
constantemente a base de dados do Fisco sofre alterações, no entanto, deve ser atenta-
do quanto à regularidade fiscal daquele que está lhe fornecendo mercadorias, pois, na
hipótese de este estar irregular perante o Fisco, o contribuinte adquirente acaba por se
responsabilizar solidariamente àquele que está irregular.


Não é uma tarefa simples acompanhar cada alteração no cadastro dos forne-
cedores junto ao Fisco, porém é essencial que assim se proceda para evitar possíveis
aborrecimentos junto à fiscalização. Para o acompanhamento dos dados, bem como
para identificar se o fornecedor está com sua situação regular, pode ser utilizado o portal
do Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias
e Serviços (Sintegra), através do endereço eletrônico http://www.sintegra.gov.br/, ou, na
impossibilidade de efetuar as consultas devido à grande quantidade de fornecedores a
serem pesquisados, existem empresas especializadas que realizam esse tipo de atividade
de forma automatizada.
A necessidade de observar os dados do fornecedor, bem como a regularidade
deste perante o Fisco se dá pelo fato de haver solidariedade de um contribuinte para
com o outro, conforme dispõe o Regulamento do ICMS do Estado de São Paulo, Decre-
to no 45.490/2000, art. 28, cujo texto transcrevemos a seguir:
“Artigo 28 - O contribuinte, por si ou seus prepostos, sempre que ajustar a realização de
operação ou prestação com outro contribuinte, fica obrigado a comprovar a sua regulari-
dade perante o Fisco, de acordo com o item 4 do § 1o do artigo 59, e, também, a exigir o
mesmo procedimento da outra parte, quer esta figure como remetente da mercadoria ou
prestador do serviço, quer como destinatário ou tomador (Lei n° 6.374/1989, art. 22-A, na
redação da Lei n° 12.294/2006, art. 1o, IV).”

Nesse âmbito, observa-se que o contribuinte não apenas fica obrigado a com-
provar sua regularidade, como também a exigir que a outra parte assim proceda. Ainda
no Regulamento do ICMS, no que tange à divergências cadastrais, o art. 527, VI, dispõe
acerca das penalidades aplicáveis, cujo valor mínimo da multa é de R$ 1.146,40 (70
Unidades Fiscais do Estado de São Paulo - UFESP), sendo o valor máximo ilimitado,
podendo variar de acordo com a proporcionalidade da ocasião em que for identificada
irregularidade.

2.12.3 Demais cadastros
Além dos cadastros de produtos, clientes e fornecedores, podem haver outros
que, de acordo com opção, sistema e necessidade de cada contribuinte, exijam alguma
ação corretiva ou preventiva.
Esses podem ser dos mais variados, desde o cadastro de CFOP o cadastro de
,
Códigos de Situações Tributárias (CST), até cadastro de códigos de Unidades da Fede-
ração ou cadastro de séries de documentos fiscais. Porém, todos eles merecem atenção
e constante atualização por parte do contribuinte, uma vez que estes deixam de conter
informações utilizadas apenas internamente, que passam a integrar a NF-e.
Contudo, a mensagem que almejamos aqui transmitir condiz no fato que, a cada
documento fiscal eletrônico emitido, o contribuinte estará fornecendo ao Fisco todas as
informações inerentes à operação, bem como os dados que levaram à sua respectiva


tributação, informações estas que não serão apresentadas no final do mês ou no final
do ano, hipótese em que seria possível identificar e corrigir as divergências existentes,
mas, agora, isto ocorrerá de imediato, antes que a operação efetivamente ocorra. Por
este motivo, enfatizamos a questão, pois, uma vez emitido o documento fiscal eletrônico,
este já passa a ser objeto de verificações por parte do Fisco.

2.12.4 Cadastro próprio do contribuinte
Refere-se ao cadastro do próprio contribuinte emissor da NF-e junto à Sefaz do
Estado em que este se encontra localizado (inscrição estadual).
Cabe ao contribuinte manter sua situação regular perante o Fisco, pois, na práti-
ca, pendências junto ao órgão têm impedido o contribuinte de emitir o documento fiscal
eletrônico até que os fatores impeditivos fossem regularizados.
É importante que o contribuinte atente-se a este ponto, sob o risco de ter impos-
sibilitada a prática de suas operações.
Desta forma, diante do que aqui expomos, no que concerne a saneamento de
cadastros, é importante atentar aos contribuintes de que existe uma tendência, por parte
da Sefaz, de implementar controles mais rígidos nas validações de campos da nota fis-
cal. Significa que ações preventivas e definitivas nos processos de gestão são vitais para
que não exista nenhum impedimento na emissão dos documentos fiscais ou penalidades
aplicadas depois de consumado o fato.
Uma prática comumente adotada é a contratação de empresas para realização
de saneamento cadastral, seja de clientes e fornecedores, seja de produtos. A própria
IOB dispõe de instrumentos que realizam esse tipo de verificação trazendo resultados
efetivos.

2.13 PROCESSO DE VALIDAÇÃO DO XML ANTES DO ENVIO À SEFAZ
Mesmo adotando processos altamente qualificados e respeitando as premissas
impostas pela legislação fiscal, existem situações que podem ultrapassar essas medidas.
É absolutamente normal, considerando o universo de operações e o dinamismo que
as organizações operam atualmente, que ocorram erros nas emissões de documentos
fiscais. Por esse motivo, existem aplicativos disponíveis no mercado que efetuam uma
pré-validação do arquivo XML antes do seu envio para a Sefaz. Significa uma seguran-
ça adicional na disponibilização de informações para o Fisco. Mesmo que a nota seja
autorizada pela Sefaz, não significa que ela esteja isenta de erros que poderão culminar
em autuações. A própria IOB possui uma solução integrável ao sistema de gestão que
executa uma validação no XML de acordo com as regras pré-definidas. O objetivo é
apontar as inconsistências e reduzir o risco fiscal, uma vez que a empresa terá um retor-
no com tais ocorrências antes do envio para a Sefaz, ficando ao seu critério proceder


à transmissão ou não, desde que não seja um erro impeditivo. O estabelecimento das
regras é efetuada de forma conjunta com a empresa considerando as formas de atua-
ção e as características individuais. A grande vantagem desse modelo é a certificação
das informações e o conhecimento prévio do contribuinte acerca de potenciais erros que
podem provocar a retenção de mercadorias em postos fiscais ou autuações futuras.

2.14 INVESTIMENTO EM TECNOLOGIA
O investimento em infraestrutura tecnológica não obedece a uma regra geral,
posto que cada contribuinte tem um ponto de partida, em que cada qual atua em um
nível tecnológico que diferencia uns dos outros.
Atualmente, é possível identificar três situações:
1. Contribuinte que atua com sistema integrado, cujo desenvolvedor do sistema
cuidará de providenciar os devidos ajustes no módulo de emissão de docu-
mentos fiscais, a fim de emitir tais documentos eletronicamente.
Este contribuinte deverá preocupar-se apenas em investir nas adaptações que
serão feitas pelo desenvolvedor do sistema e atentar-se quanto a manutenção
e atualização das informações constantes no sistema;
2. Contribuinte que não atua com sistema integrado e que irá adquirir uma so-
lução de terceiro, a qual buscará informações em seu sistema, a fim de gerar
o documento fiscal eletrônico.
Este contribuinte, além de atentar-se quanto à atualização das informações cons-
tantes em seu sistema, deverá também observar quanto à transmissão dos
dados ao sistema emissor da NF-e, a fim de evitar o envio de dados incorretos
ao terceiro que procederá à emissão do documento fiscal por meio eletrônico;
e
3. Contribuinte que utilizará o emissor gratuito oferecido pela Sefaz.
Semelhantemente aos demais casos, este contribuinte também deverá investir em
sua base de dados a fim de garantir a veracidade das informações nela cons-
tantes, pois, embora o documento venha a ser emitido através do lançamento
manual dos dados no sistema fornecido pela Sefaz, este também deverá ga-
rantir a integridade das informações apresentadas.
Contudo, ao aderir à sistemática de emissão de documentos fiscais através do
modelo eletrônico, o contribuinte deve mapear os departamentos afetados, ou seja, os
diversos módulos dos sistemas internos responsáveis por fornecer as informações para
a geração da NF-e, e investir no aperfeiçoamento nas bases de dados destes a fim de
garantir a qualidade das informações nelas constantes.


Ressaltamos, porém, que é necessário investir na segurança das informações,
posto que, uma vez que todas as informações inerentes ao negócio da empresa, inclusi-
ve as confidenciais, encontram-se em um ambiente virtual, dependendo dos critérios de
segurança adotados pelo detentor destas informações, este ambiente pode ser acessado
por outrem, podendo, tais acessos, serem prejudiciais à organização. Por esse motivo,
cabe aos contribuintes investirem nesse sentido e estabelecerem políticas de segurança
de suas bases de dados.
Outrossim, no que se refere à guarda de arquivos, independentemente do con-
tribuinte, se este utiliza sistema próprio, de terceiro ou o emissor gratuito da Sefaz, o
mesmo deve atentar-se para a guarda dos documentos eletrônicos, os quais, seme-
lhantemente aos documentos em papel, devem ser armazenados pelo prazo de 5 anos.
Portanto, cabe ao contribuinte investir no meio através do qual serão armazenados os
arquivos que melhor lhe aprouver.

Assunto: Obrigações do Emitente

3. Obrigações do Emitente
Uma vez obrigado a emitir a Nota Fiscal Eletrônica, o contribuinte deverá obser-
var as particularidades estabelecidas na legislação, as quais mencionamos a seguir:

• Inutilização de formulários de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A
O contribuinte terá até 15 dias após o início da obrigatoriedade da emissão da
Nota Fiscal Eletrônica para inutilizar os formulários fiscais de Nota Fiscal, modelo 1
ou 1-A, não utilizados até então. Consequentemente, após a inutilização dos referidos
formulários, deverá apresentar ao Posto Fiscal de sua jurisdição uma comunicação re-
ferente aos formulários fiscais inutilizados. No entanto, antes de efetuar a inutilização,
verificar os casos em que a legislação permite ao contribuinte, ainda que emissor de
NFe, emitir Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A.
• Emissão de documento fiscal, conforme leiaute estabelecido em Ato COTEPE,
e solicitação autorização de uso à SEFAZ
Para emissão da NF-e, o contribuinte deverá solicitar a autorização prévia peran-
te a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de jurisdição, através de um arquivo eletrônico no
formato XML, com as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser as-
sinado digitalmente. Uma vez transmitido, o arquivo passará por verificações da SEFAZ,
que fornecerá a autorização de uso mediante um protocolo de recebimento.
Nota: Cabe ressaltar que a NF-e somente poderá ser cancelada depois de autorizada e desde que a mercadoria não
tenha saído do estabelecimento.

• Disponibilização de arquivo da NF-e
Uma vez autorizado a emitir o documento fiscal através do meio eletrônico, após
a emissão, o emitente da NF-e deverá encaminhar ou disponibilizar download do ar-
quivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário e ao
transportador contratado, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da
NF-e.

• Emissão do DANFE
Para acompanhar o trânsito de mercadoria, deverá ser impressa uma representa-
ção gráfica da NF-e, intitulado Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE),
em papel comum, em única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso
para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional, que facilitará
a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais. O DANFE,
bem como a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1- A, deve ter o canhoto, que deverá ser assinado
pelo destinatário para fins de comprovação de entrega da mercadoria para o destina-
tário, o qual deverá enviá-lo para o emitente devidamente assinado, servindo como
documento de cobrança, caso o adquirente não pagar o seu preço;

Assunto: Obrigações do Emitente

• Guarda de arquivos
O contribuinte deverá arquivar os documentos fiscais eletrônicos (XML) em DVD,
pen drive ou em qualquer outra forma, pelo prazo prescricional, para apresentação em
caso de fiscalização.

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