La veille AgriBEA : un projet collaboratif mis en oeuvre avec Digimind

1. Christine Sireyjol, DV/IST Journée ADBS "Outils et pratiques collaboratives": 17 juin 2013
La veille AgriBEA : un projet collaboratif
mis en œuvre avec Digimind

2. .02
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 L’INRA
 Le réseau AgriBEA
 Le projet de veille AgriBEA
 Le dispositif collaboratif de veille AgriBEA
 Associer les chercheurs : pistes de réflexion

3. .03
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 Organisme public de recherche finalisé
 1er organisme de recherche agronomique en Europe
 Alimentation Agriculture Environnement
 Près de 8 500 agents titulaires
 247 projets européens en cours en 2011
 70 nouveaux projets en 2012 dont 19 portés par l’INRA
http://institut.inra.fr/Reperes
L’INRA Institut National de Recherche Agronomique

4. .04
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
L’INRA Institut National de Recherche Agronomique
6 participent au projet de veille AgriBEA

5. .05
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 Un investissement de la DV/IST : Odile Hologne
 La plateforme de veille Digimind
 Accessible depuis tous les sites INRA
 Intégrant toutes les fonctions ( veille, capitalisation, livrables)
 Mais aussi une équipe d’appui DV/IST ( 2 personnes)
 Le choix d’un accompagnement sur mesure
 Une équipe d’appui en interne, interface avec Digimind
 Formation / helpdesk / Accompagnement
 Paramétrages / Administration / Demandes de développements
 Appui au montage de projet par le Pôle veille INRA
Une plateforme de veille mutualisée : comment

6. .06
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 Toute entité INRA porteuse d’un projet scientifique
 Réseau de recherche, projet, métaprogramme …
 Tout participant au projet scientifique peut être veilleur
 Autres entités INRA
 Direction de la Communication ( veille E Reputation )
 DPE ( veille partenariale)
Une vingtaine de projets en cours, dont AgriBEA
Une plateforme de veille mutualisée : pour qui?

7. ADBS 13 juin 2013Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind
AgriBEA :
le projet de veille d’un réseau scientifique

8. .08
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 Réseau centré sur le bien être des animaux de rente
 140 chercheurs ( INRA, CNRS, Instituts, Universités, Enseignement … )
 Animation : Bureau de 4 chercheurs INRA rattachés à 3 Départements
 Animation scientifique : deux cibles, deux objectifs
 Vers le public :
 Organisation de colloques, communication
 Veille : Visibilité du réseau + veille sociétale
 En interne : Animation du réseau des chercheurs
 Appui à l’orientation scientifique, expertise, montage de projets ..
 Veille globale, analyse collective, remontée d’informations réseau
Le réseau scientifique AgriBEA

9. .09
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 Pour le public : un site web vivant, des infos à jour
 Issues de Digimind via un flux RSS
 Colloques / règlementations / rapports
 https://www4.inra.fr/agri_bien_etre_animal/Le-reseau-AgriBEA
 Pour les membres du réseau scientifique :
 Un bulletin « réservé » diffusé par mail
 Veille scientifique, sociétale, E rep
 Un volet privé du site public
 Un Extranet Digimind
Le projet AgriBEA : des livrables adaptés aux cibles

10. .010
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 Mise en place : le Bureau AgriBEA + appui DV/IST
 Les chercheurs ont élaboré avec l’appui des documentalistes
 Terminologie, sourcing, plan de classement, requêtes
 Une documentaliste a construit le dispositif Digimind fin 2011
 Paramétrage des sources, livrables et portails de travail
 Gestion des droits et organisation
 Au quotidien : une équipe de 7 veilleurs ( 6 sites INRA )
 Veille : 5 chercheurs dont le Bureau AgriBEA + 2 documentalistes
 1 documentaliste DV/IST en charge du dispositif de veille
 1 technicien en charge du site internet du réseau
 + remontées d’informations des membres du réseau, par mail
Le projet de veille AgriBEA - les acteurs

11. ADBS 13 juin 2013Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind
AgriBEA :
Un projet de veille collaborative

12. .012
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 Veiller = Passer d’une alerte à une information validée
 1 Digimind met en surveillance des sources et fournit des alertes
 2 Les veilleurs valident certaines alertes dans les dossiers du projet
 3 Les informations validées servent à la production des livrables
Le dispositif collaboratif : la veille au quotidien
Consulter les alertes Valider une alerte =
choisir un dossier

13. .013
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
Partager le travail courant de sélection/analyse des contenus
 Partager le suivi des alertes entre plusieurs veilleurs
 + Commenter les informations validées par les autres
 + Modifier les informations validées par les autres
Veille collaborative au quotidien : 3 Niveaux

14. .014
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 Partager les alertes = se répartir le suivi des nouveautés
 Les alertes sont générées par les agents de surveillance
 Un agent = un pack de sources + un filtre thématique
 Deux options pour se partager les alertes
 Par sources
 Par thématiques
 AgriBEA : chacun a choisi son domaine de surveillance
 La veille scientifique : un chercheur
 La veille règlementaire : une documentaliste
 La veille sociétale / presse : une documentaliste
Veille collaborative : partager le suivi des alertes

15. .015
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 Depuis Digimind : 3 options pour consulter/valider
 Le portail personnel du veilleur
 Le portail partagé
 Les archives des agents
 Depuis sa messagerie : 1 option pour consulter/valider
 Un « push mail » sur mesure …
collaborer facilement : choisir son accès aux alertes

16. .016
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 Commenter les informations validées par les autres
 Depuis la plateforme Digimind
 Depuis et via sa messagerie :
push mail des informations validées, annotation et
renvoi du mail modifié aux autres veilleurs
 Modifier les informations validées par les autres
 Niveau maximum de collaboration . Gestion des droits adaptée
Veille collaborative : commenter les informations

17. .017
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 Suivi des alertes : 3 veilleurs ( 2 documentalistes et un chercheur )
 Suivi des informations validées : les 7 veilleurs
 Par mail depuis une newsletter éditée automatiquement
 Annotation, renvoi par mail, puis corrections dans Digimind
 Edition du bulletin : 2 veilleurs
 Edition mise en forme par les documentalistes
 Relecture + rédaction de l’éditorial par un chercheur
 Ajustements du dispositif : décidés par toute l’équipe
Veille collaborative : la veille BEA au quotidien

18. .018
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
L’éditorial du Bulletin de Veille

19. .019
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 Impliquer les chercheurs Pas de veille sans chercheur ..
 Le projet de veille = un volet d’un projet scientifique
 Le chef de projet veille est autant que possible un scientifique
 Respecter les choix des chercheurs
 Une organisation qui favorise l’esprit d’équipe
 Une réunion au minimum chaque année : évaluation / ajustements
 Transparence
Faciliter la Veille collaborative : quelques pistes

20. .020
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 L’ergonomie : un point essentiel
 S’adapter aux habitudes de chacun ( mail / travail sur la plateforme)
 Tenir compte des suggestions, former, assurer un help desk
 La sécurité et la gestion des droits :
 Participation « à la carte » mais sécurisée
 Limiter le temps passé par les chercheurs
 Les documentalistes assurent le « back office »
 Gestion du dispositif ( paramétrages, suivi des liens morts )
 Travail préparatoire ( bulletin) corrections ( informations)
Faciliter la Veille collaborative : quelques pistes

21. .021
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 La veille s’inscrit dans un projet scientifique
 Afficher la veille comme partie prenante du projet scientifique
 Mettre l’expertise des chercheurs au centre du dispositif ( valeur ajoutée )
 S’inscrire dans la durée, garantir la pérennité de l’appui et des données
 Capitaliser? ( les informations, le sourcing …) Mutualiser ?
 A faire avec Digimind: un export vers Endnote ou reference manager
 Le responsable du projet de veille = un animateur
 Travail d’équipe, valoriser les participants ( signature des livrables)
 S’adapter à chacun , son statut, ses priorités ( doctorants, membres d’UMR..)
 Tenir les délais de réalisation des livrables
 Intégrer les données informelles du réseau ( mails , liste Sympa)
La disponibilité des chercheurs : un facteur clé

22. .022
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 En amont : Aide à la rédaction du plan de veille, proposition de solutions
techniques, de livrables, formations …
 Au démarrage : Mise en place du dispositif, formations expertes,
paramétrage des surveillances et des livrables, tests …
 Eu quotidien : Priorité = Assurer l’appui documentaire « back office » et,
autant que possible être veilleur ( veille presse/règlementaire/entreprises...)
 La Veille AgriBEA c’est une équipe de 2 documentalistes et 5 chercheurs
 C’est notre fonctionnement collaboratif que nous permet nos résultats
 400 sources surveillées
 Plus de 1000 informations validées / 22 Bulletins diffusés
L’appui documentaire : un facteur clé de succès

23. .023
Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind ADBS 13 juin 2013
 Merci de votre attention
 Christine Sireyjol
 INRA : DV/IST Christine.sireyjol@versailles.inra.fr
 Pour en savoir plus :
http://prodinra.inra.fr/?locale=fr#!ConsultNotice:178261

24. ADBS 13 juin 2013Christine Sireyjol / La veille agriBEA, un projet collaboratif mis en œuvre avec Digimind
 Merci de votre attention
Christine Sireyjol INRA DV/IST
Christine.sireyjol@versailles.inra.fr
 Pour en savoir plus :
http://prodinra.inra.fr/?locale=fr#!ConsultNotice:178261