Métodos e sistemas administrativos

MMÉÉTTOODDOOSS EE SSIISSTTEEMMAASS
AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOOSS -- II
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MMÉÉTTOODDOOSS EE SSIISSTTEEMMAASS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOOSS
Uma estrutura organizacional é de qualidade, se seus processos
estiverem mapeados com objetividade, visando atender aos
requisitos de seus clientes, independente do modelo
organizacional que estiver adotando.
Presidente
Comercial Serviços Adm./Fin.
Administr
.
Vendas Faturam. Mecânica
Vista Prazo
Financeir
o
Contas Caixa
Revisão
CLIENTE
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REPRESENTAÇÕES GRÁFICAS DE MÉTODOS E SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS.
GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO:
Muitas vezes é preciso substituir os relatórios e textos por
uma representação esquemática, por meio de um gráfico de
processamento, para facilitar o entendimento e visualizar
melhor os eventos de um processo organizacional (CURY,
2000).
Objetivo:
Facilitar a exata compreensão de um fluxo de trabalho, de
um formulário ou de uma rotina.
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GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO E CONTROLE
- ORGANOGRAMAS –
Organograma representa uma organização formal, na estrutura indicada
no Regulamento da Instituição.
OBJETIVOS DO ORGANOGRAMA:
Apresenta os setores, suas posições e respectivas interdependências,
via hierárquica, itinerário de comunicações, vinculação e subordinação.
O organograma não é elemento totalmente estático, rígido e
segmentado.
É ponto de referência da estrutura hierárquica da empresa em um dado
momento organizacional.
O organograma possui caráter dinâmico, flexível e funcional, permitindo
integração sistêmica e sinérgica entre os setores da empresa.
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TIPOS DE ORGANOGRAMAS
a) Organograma em BARRAS
O tamanho do retângulo é diretamente proporcional à
importância da Autoridade que o representa
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b) Organograma em SETORES (Setorial ou Setograma) :
São círculos
concêntricos, que
representam os
níveis de
autoridade a partir
do círculo central,
onde se localiza a
autoridade maior da
empresa.
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c) Radial (Solar ou Circular)
Mostra o macro
sistema das
empresas
componentes
de um grande
grupo
empresarial.
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d) Organograma Linear de Responsabilidade – OLR
Mostra o
inter-relaciona-mento
entre
as diversas
atividades e
os responsá-veis
por
cada uma
delas.
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e) Organograma Informativo
Tem
informações
de diversas
naturezas
relacionadas
com as
unidades
organizacion
ais.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
Administrador.: Pedro Fulano
Código: 1345 Referência: 30002 Lotação: 45
Síntese da Atribuições:
-Processar o controle de freqüência
-Elaborar o plano de férias
-Elaborar a Folha de Pagamento
-Treinar o pessoal.
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f) Organograma Clássico (Vertical ou Retangular)
Assessoria
Decisão Intermediária
Mais usado e mostra os
órgãos de decisão, de
assessoria,
operacionais e a
hierarquia entre eles.
Decisão Superior
Decisão Intermediária
Operacionais Operacionais
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- FUNCIONOGRAMA –
O funcionograma é um gráfico que amplia as partes setoriais
de um organograma, respeitando as características
estruturais, tornando claras as atividades.
OBJETIVOS:
 Possibilita conhecer a interdependência dos componentes
do organismo.
 É conhecido como organograma funcional.
Representa a idéia geral da missão dos órgãoes da empresa.
Normalmente estão incluídos no Manual de Organização.
O funcionograma cria condições de iniciar um processo de
análise das funções e processos organizacionais.
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- FUNCIONOGRAMA –
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GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO
Quando são utilizados os GRÁFICOS DE PROCESSAMENTO
?
a) Na implantação e/ou revisão de um sistema qualquer,
para clarear ou melhor compreender as rotinas,
formulários, métodos e processos de trabalho;
b) Na análise de um sistema existente, visando definir e
uniformizar o entendimento do mesmo pela organização;
c) No planejamento e análise de rotinas de trabalho,
visando a racionalização;
a) Na criação, racionalização e extinção de formulário.
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FLUXOGRAMA
a) O fluxograma é uma ferramenta que permite padronizar
processos de trabalho, que também pode ser utilizado
Em outras áreas, como exemplo o fluxograma produtivo.
b) É o gráfico de processamento por excelência, para
trabalhos de análise administrativa;
c) Representa o fluxo ou a seqüência normal de qualquer
trabalho, produto ou documento;
d) Utiliza símbolos para colocar em evidencia a origem, o
processamento e o destino da informação;
e) Se utilizar símbolos diferentes, deve ter uma legenda.
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VANTAGENS DO FLUXOGRAMA:
a) Permite verificar como funcionam todos os componentes
de um sistema;
a) Entendimento simples e objetivo;
a) Facilita a localização das deficiências no sistema;
a) Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o
mais complexo;
a) Facilita o entendimento de alterações no sistema.
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ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:
1) COMUNICAÇÃO: Os chefes orientam como o trabalho deve ser
feito e os objetivos do mesmo.
2) COLETA DE DADOS: Usar um roteiro de entrevista com os
executores do trabalho (Cargo e nome? De quem recebe o
trabalho? O que é feito? Quem recebe os resultados? Quantas
unidades por dia (se for o caso)? Quanto tempo gasta (se for o
caso)?
3) FLUXOGRAMAÇÃO: Escolher o tipo de diagrama e elaborar o
rascunho. Certificar-se da correção dos dados; colher
informações adicionais (se for o caso); ouvir a opinião dos
executores do processo; ajustar as incoerências se houverem.
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ROTEIRO PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:
4) ANÁLISE DO FLUXOGRAMA: Para cada etapa do fluxograma,
procurar responder as questões a seguir:
- Qual a utilidade da etapa no processo?
- Há vantagem se for alterada a seqüência?
- As operações são feitas por pessoas adequadas às funções
que ocupam?
- Cada operação está sendo executada de modo eficiente?
- Os formulários, número de vias e campos estão adequados?
5) RELATÓRIO DE ANÁLISE: Se for exigido, pode ser feito um
relatório com os seguintes itens:
a) Situação atual e fluxograma da situação existente;
b) Análise das condições existentes com a indicação de falhas,
se houverem (morosidade; desperdício de mão-de-obra; erros;
dificuldade de controle);
a) RECOMENDAÇÕES.
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GABARITOS PARA ELABORAR UM FLUXOGRAMA:
Pode ser utilizada um ferramenta informatizada na elaboração do
fluxograma, desde que contenha os símbolos adequados:
FONTE: MsWord
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SOFTWARE
VÁRIOS PROGRAMAS INFORMATIZADOS EXISTEM PARA FACILITAR
A CRIAÇÃO DE FLUXOGRAMAS:
Microsoft Visio - Solução para Windows que faz parte do pacote
Microsoft Office.
DIA - Solução para Linux
Gliffy - Programa disponível na Internet, ou seja, não necessita de
instalar software.
Mais leituras:
Página sobre fluxogramas na Wikipédia em Português
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EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS:
FONTE:http://www.portaldaadministracao.org/tag/qualifica%C3%A7%C3%A3o
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FONTE http://wikicts.med.up.pt/index.php/Fluxograma
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FONTE http://www.agencia.cnptia.embrapa.
br/gestor/cana-de-acucar/arvore/CONT000fiog1ob502wyiv80z4s473agi63ul.html
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TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA ADMINISTRATIVO
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TIPOS DE FLUXOGRAMAS: FLUXOGRAMA VERTICAL / TRABALHO
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 TADEU, Cruz. Sistemas, Organização e Métodos:
estudo integrado das novas tecnologias de
informação. São Paulo: Atlas, 1997.
 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de.
Organização, sistemas e métodos. São Paulo: Atlas,
2002.
 CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da
administração. 3ª ed. São Paulo: Campus, 1999.
 CURY, Antonio. Organização e Métodos: uma visão
holística. São Paulo: Atlas, 2000.
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