3 LECCIONES y 2 RETOS para los portales exitosos de transparencia en el siglo XXI Ponencia impartida en el: Tercer seminario internacional: DE LA TRANSPARENCIA A LOS ARCHIVOS, el derecho de acceso a la información. México, DF. Diciembre 2011

1. 3 LECCIONES y 2 RETOS para los portales
exitosos de transparencia en el siglo XXI
Tercer seminario internacional:
DE LA TRANSPARENCIA A LOS ARCHIVOS:
el derecho de acceso a la información
Iñaki Gutiérrez - Diciembre 2010

2. Reflexión… ¿entre tántos funcionarios…quién falta?

3. La clave para que un sitio sea exitoso es la
USABILIDAD
Eficacia:
El usuario logra lo que quiere
Satisfacción:
Al navegar el sitio
Eficiencia:
Lo logra rápidamente
Qué tan intuitiva y fácil de usar es una página
para el USUARIO COMÚN

4. Implicaciones de una mala usabilidad
Usabilidad Ejemplos Consecuencia Costos
Eficacia  La info. no está
 La info. si está pero no
la encuentro
 Búsqueda por otras vías
(teléfono, oficina)
 Búsqueda en la
competencia
 Posponer
 Abandonar
 Pérdida de clientes
 Obtención de
información / servicio
por canales más caros
 Retraso en venta
Eficiencia  Tengo que consultar
muchas páginas
 Está en PDF
 Tengo que leer
detalladamente para
entender
 Procesamiento tardado o
repetitivo de información
 Búsqueda larga
 Transcripción de info. a
otro medio
 Costo de oportunidad
para el usuario
 Incremento en
consultas fallidas
 Uso de recursos
externos
Satisfacción  No se encuentra en la
forma que quería
 Frustración / enojo
 Abandono
 Mal sabor de boca
 Improbable regreso al
sitio
 Pérdida de lealtad
 Imagen degradada de
la marca
 Pérdida de
recomendaciones




5. EFICACIA:
EL USUARIO LOGRA LO QUE QUIERE…


6. • Cada área de la organización quiere su
“egoteca”
• Los únicos que NO se sientan a planear el sitio
son los USUARIOS
Veamos tres ejemplos…
Realidad: la mayoría de los sitios
IGNORAN al usuario

7. • Sitio con + de
10,000 páginas
• 2 páginas se llevan
el 50% del tráfico
– Inicio
– Credencial
• Credencial:
– lo único que no
estaba en menú
superior
– Poca importancia en
inicio
CASO 1. Instituto Federal Electoral (2008)
1
2

8. CASO 2:
Los 32 portales turísticos de los estados
Necesidades de los
usuarios
Temas clave
Características
específicas
(variables)
Situación
(calificación)
del sitio
 Se hizo un comparativo de la calidad de los 32
portales con base en necesidades reales de
usuarios típicos

9. En un sitio turístico
los usuarios quieren…
¿Qué atractivos relevantes
hay en la región norte del
estado?
Quiero encontrar
hoteles en la ciudad de
…
¡Quiero imprimir un mapa
con los atractivos del
centro histórico!
¿A qué hora
abre y cómo
llego a …?
¿What is the
weather like in
December in …?

10. Temas evaluados
Temas # vars.
Sobre el estado. 3
Atractivos y oferta turística 8
Servicios y alojamiento 10
Eventos, fiestas y celebraciones 4
Mapas y cómo llegar 7
Información práctica y consejos para tu
viaje
7
Interactividad y multimedia 5
Servicios para públicos especiales 5
Dependencia 9
Navegación, diseño y usabilidad 8
TOTAL 60
Tema 1
Tema 2
Tema 3
Tema n
Calificación global
de desempeño del
sitio

11. Detalle de variable en tema específico
(Atractivos y oferta turística)
Variable Condiciones a evaluar MAL
0 puntos
REGULAR
1 punto
BIEN
2 puntos
Calidad de
fichas
individuales
Cada atractivo individual
(ej. iglesia específica, playa x,
zona arqueológica x). debe
tener una ficha que contenga
información relevante para el
usuario. 1. Debe tener una
buena descripción del atractivo.
2. El texto tiene algún apoyo
visual (fotografía, galería de
imágenes, etc.). 3. Existe
información contextual como
ubicación, servicios cercanos,
costos de la atracción, datos de
contacto del proveedor o
dependencia encargada,
horarios, etc.
No hay o es
de mala
calidad.
La mayoría de
las fichas
individuales son
básicas o sólo
algunos
atractivos
tienen buenas
fichas.
Las fichas
individuales del
sitio son
uniformes y
contienen
información de
calidad.

12. Resultados globales
0
10
20
30
40
50
60
70
DistritoFederal
Aguascalientes
Morelos
NuevoLeón
Veracruz
Oaxaca
Jalisco
Yucatán
BajaCalifornia
Guanajuato
Michoacán
Querétaro
Chihuahua
México
Sonora
Puebla
Promedio
Campeche
Durango
Colima
Tamaulipas
BajaCaliforniaSur
Hidalgo
Tabasco
Chiapas
Tlaxcala
Guerrero
Zacatecas
Nayarit
QuintanaRoo
Coahuila
SanLuisPotosí
Sinaloa
Puntos(100max)
Desempeño global de sitios turísticos estatales

13. 0
10
20
30
40
50
60
70
DistritoFederal
Aguascalientes
Morelos
NuevoLeón
Veracruz
Oaxaca
Jalisco
Yucatán
BajaCalifornia
Guanajuato
Michoacán
Querétaro
Chihuahua
México
Sonora
Puebla
Promedio
Campeche
Durango
Colima
Tamaulipas
BajaCaliforniaSur
Hidalgo
Tabasco
Chiapas
Tlaxcala
Guerrero
Zacatecas
Nayarit
QuintanaRoo
Coahuila
SanLuisPotosí
Sinaloa
Puntos(100max)
Desempeño global de sitios turísticos estatales
Resultados: MAL
MAL (0-50 pts.):
27 estados del país tienen sitios reprobados
que no cumplen con ofrecer contenidos y
servicios adecuados y de forma clara.

14. 0
10
20
30
40
50
60
70
DistritoFederal
Aguascalientes
Morelos
NuevoLeón
Veracruz
Oaxaca
Jalisco
Yucatán
BajaCalifornia
Guanajuato
Michoacán
Querétaro
Chihuahua
México
Sonora
Puebla
Promedio
Campeche
Durango
Colima
Tamaulipas
BajaCaliforniaSur
Hidalgo
Tabasco
Chiapas
Tlaxcala
Guerrero
Zacatecas
Nayarit
QuintanaRoo
Coahuila
SanLuisPotosí
Sinaloa
Puntos(100max)
Desempeño global de sitios turísticos estatales
Resultados: REGULAR
REGULAR (51-75 pts.):
5 estados tienen sitios que
cumplen a medias su función

15. 0
10
20
30
40
50
60
70
DistritoFederal
Aguascalientes
Morelos
NuevoLeón
Veracruz
Oaxaca
Jalisco
Yucatán
BajaCalifornia
Guanajuato
Michoacán
Querétaro
Chihuahua
México
Sonora
Puebla
Promedio
Campeche
Durango
Colima
Tamaulipas
BajaCaliforniaSur
Hidalgo
Tabasco
Chiapas
Tlaxcala
Guerrero
Zacatecas
Nayarit
QuintanaRoo
Coahuila
SanLuisPotosí
Sinaloa
Puntos(100max)
Desempeño global de sitios turísticos estatales
Resultados: BIEN
BIEN (76-100 pts.):
Ningún sitio cumple su misión con calidad:
todos deben mejorar

16. Caso 3: búsqueda de trámites en los 32
portales estatales
Presentación, calidad y alcance de trámites y servicios
Variables evaluadas
Aguascalientes
BajaCalifornia
BajaCaliforniaSur
Campeche
Chiapas
Chihuahua
Coahuila
Colima
DistritoFederal
Durango
Guanajuato
Guerrero
Hidalgo
Jalisco
México
Michoacán
Morelos
Nayarit
NuevoLeón
Oaxaca
Puebla
Querétaro
QuintanaRoo
SanLuisPotosí
Sinaloa
Sonora
Tabasco
Tamaulipas
Tlaxcala
Veracruz
Yucatán
Zacatecas
Mal
Regular
Bien
Distinción entre trámites en línea y
otros
14 8 10
Alcance de servicios en línea
11 15 6
Consulta de trám. por opciones
amigables
23 6 3
Búsqueda de tram. por palabras
22 10 -
Calidad de fichas estandarizadas
de trám.
11 8 13
Retroalimentación y dudas sobre
requisitos
27 5 -
Presentación de trám. por etapas
de vida
29 3 -
Alcance del catálogo (incluye todos)
8 20 4
Formatos descargables y guías de
ayuda
24 8 -
Calificación
50
44
0
0
28
28
28
11
22
6
56
44
28
22
44
11
22
6
61
22
61
17
11
22
33
44
22
39
17
11
44
6
14
11
23
22
11
27
29
8
24
8
15
6
10
8
5
3
20
8
10
6
3
0
13
0
0
4
0
Distinción entre trámites en línea y otros
Alcance de servicios en línea
Consulta de trám.por opciones amigables
Búsqueda de tram.por palabras
Calidad de fichas estandarizadas de trám.
Retroalimentación y dudas sobre requisitos
Presentación de trám.por etapas de vida
Alcance del catálogo (incluye todos)
Formatos descargables y guías de ayuda
Presentación, calidad y alcance de trám. y servicios
Número de sitios por calificación obtenida en cada variable
Mal Regular Bien
0
cumplen

17. Los sitios deben
entender las
necesidades de
los usuarios
Lección 1:

18. EFICACIA:
EL USUARIO LO LOGRA RÁPIDAMENTE…

19. • La información existe, pero no en el formato
adecuado
• El orden no hace sentido
• Los textos están en formato gráfico
• Etcétera…
Veamos algunos ejemplos…
Realidad: la mayoría de los sitios
dificultan el hacer las cosas rápidamente

20. ¡PDFitis!
( PDFitis crónica:
documentos word
impresos y luego
¡escaneados! )
Caso 1: la “enfermedad”
favorita de la transparencia…

21. • Hay un resumen
ejecutivo sobre los
principales documentos
• El buscador funciona
adecuadamente (cuando
existe)
• Se puede reordenar la
información
Caso 2. Entre 26 portales estatales de
transparencia evaluados… (hace 3 años)
261
261
261

22. Folio Contratista Monto
1 Urbi $20,000
2 Pivasa $30,000
3 Construcorp $19,000
4 Pivasa $50,000
5 Protego $10,000
6 Ábaco $50,000
7 Pivasa $100,000
Detalle: la información mostrada tiene un
orden lógico ó se puede reordenar
Folio Contratista Monto
6 Ábaco $50,000
2 Pivasa $30,000
4 Pivasa $30,000
7 Pivasa $100,000
3 Construcorp $19,000
5 Protego $10,000
1 Urbi $50,000
No hay orden lógico, pues la info
“sensible” está “oculta”
El reordenamiento permite
descubrir info. “sensible”

23. Caso 3: listado de hoteles en Portal
Turístico del Edomex
• Imposible copiar, hoteles están en formato gráfico, obliga a usuario a
transcribir perdiendo tiempo
• No hay información navegable como vínculo a su propia página web

24. Contenido /
servicio requerido
Lo que existe Lo que se necesita
Traza tu ruta (de
tal a tal punto)
Sólo incluye
carreteras federales
El ciudadano viaja
por CUALQUIER
carretera, no le
importa el nivel de
gobierno
Calendario
electoral
IFE: elecciones
federales
Org. Est.: algunos
listan las suyas
Vivo en tal lugar…
cuándo y para qué
me toca votar
Caso 4. La información está dispersa

25. Estimando el
costo de
eficiencia
Pago de
impuestos vía
Internet
Problemas:
 No se selecciona
el periodo actual
con cada nuevo
pago
 No se permiten
más de 2 pagos
por sesión

26. Estimación de costos
Escenario
• Pago de impuestos en México
• Hoy toma: 1 hora aprox / mes
• Debería tomar: 15 min / mes
(con un buen rediseño del sitio)
Supuestos
• Lo realizan 1,000,000 ejecutivos al mes
• Sueldo promedio $100/hora
• Otros:
– Costo de estudio usabilidad $100,000
– Costo de rediseño $200,000
Reto
• Calcular costo de oportunidad total para el
país
• Calcular rentabilidad de rediseño
Resultados
Costo de oportunidad:
$75,000,000 / mes
=
1,000,000 ejecutivos
*
¾ hr
*
$100/hr
Retorno de inversión:
25,000% tan sólo en primer mes
=
$75,000,000 / $300,000

27. Los proyectos de rediseño de sitios
con foco en eficacia y eficiencia son
los proyectos MÁS RENTABLES
¿Debemos normar el formato,
además del contenido de la
transparencia?
Lección # 2:

28. SATISFACCIÓN:
EXPERIENCIA PLENA AL NAVEGAR

29. Esto….
http://puebla.gob.mx/
O esto…
http://wheredoesmymoneygo.org
¿Qué preferimos como ciudadanos…?
¡PDF escaneado!
(PDFitis crónica)

30. De la transparencia a los archivos:
el derecho de acceso a la información
Para lograrlo debemos comenzar con
renombrar este congreso….
datos abiertos
conocimiento y
entendimiento

31. PDFs y archivos
• Cumplen con “la ley”
• Ofrecen el contenido
“requerido”
Datos abiertos (Open Data)
• Descargables
• Manipulables
• Permite la interacción de
distintos tipos de datos
• El propio usuario hace las
aplicaciones más creativas
Reto 1: migrar de
archivos -> datos abiertos y manipulables

32. Reto 2: transformar la información en
conocimiento y entendimiento
Información
Conocimiento
Entendimiento
Sabiduría
Datos

33. Ejemplo: Data.gov (EU)

34. Ejemplo: IT Dashboard (EU)
http://it.usaspending.gov

35. Ejemplo: ¿A dónde va mi dinero? (UK)
http://wheredoesmymoneygo.org/

36. Todo tipo de reportes amigables

37. La verdadera transparencia no radica en
“cumplir” con la ley…
Consiste en ser un mecanismo para lograr
gobiernos eficaces, eficientes y en contacto
estrecho con el ciudadano
(El ciudadano encuentra, rápido y de manera
satisfactoria los resultados de su gobierno)
Lección # 3:

38. ¿CÓMO SE HACEN PORTALES
EXITOSOS?

39. Se requiere seguir un proceso probado de
planeación, diseño, desarrollo y operación
Etapa 1
Insumos para el
(re)diseño del sitio
Etapa 2
Diseño ejecutivo
Etapa 3
Desarrollo y operación
Las actividades potenciales más frecuentes están en negritas
Diagnóstico del sitio
Pruebas de navegación
con usuarios
Benchmark de sitios
similares
Taller de visión
(planeación estratégica)
Talleres de planeación
de contenidos
Armado esquemático
(“wireframe”)
Prototipo gráfico
Mapa del sitio
Requisitos e
inventario de contenidos
Especificaciones
funcionales (“storyboards”)
Supervisión de
desarrollo
Posicionamiento
en buscadores
Procesos de
administración y control
Administración del
conocimiento

40. Variables de
diseño
Variables de
contenidos
Variables operativas y
mejores prácticas
+
+
=
Variables estratégicas
Variables de
estructura +
+
Calificación
Matemática
Objetiva
ETAPA 1. Diagnóstico del sitio mediante
modelo SmartEDC© de Axitia

41. ETAPA 1:
Talleres de planeación de contenidos
• Elaboración de talleres con áreas
de la organización y usuarios
• Se identifican a los usuarios
actuales y potenciales del sitio así
como las necesidades de c/u
• Se determinan los contenidos y
servicios prioritarios que
realmente se aprovecharán

42. Talleres de contenidos: entregables
Planos de necesidades agrupadas y
contenidos existentes
• Entregables:
– Planos de “edificios” de
necesidades agrupadas
– Identificación de contenidos y
servicios existentes
– Matriz de prioridades de
contenidos y servicios a
desarrollar / mejorar
Matriz de prioridades de contenidos y
servicios a mejorar / desarrollar

43. ETAPA 2: Diseño ejecutivo del nuevo sitio:
plantillas de principales páginas

44. ETAPA 2: Diseño ejecutivo del nuevo sitio:
plantillas de principales páginas

45. ETAPA 2: Diseño ejecutivo del nuevo sitio:
plantillas de principales páginas

46. ETAPA 2: Diseño ejecutivo del nuevo sitio:
diagrama de arquitectura

47. ETAPA 2: Diseño ejecutivo del nuevo sitio:
tablas y “blueprints”

48. RESUMIENDO

49. Lecciones
1. Los sitios deben entender las
necesidades de los usuarios
2. Los proyectos de rediseño de
sitios con foco en eficacia y
eficiencia son los proyectos
MÁS RENTABLES
3. La verdadera transparencia
consiste en ser un
mecanismo para lograr
gobiernos eficaces, eficientes
y en contacto estrecho con el
ciudadano
Retos
1. Migrar de archivos

datos abiertos y
manipulables
2. Transformar la
información

conocimiento y
entendimiento
3 lecciones, 2 retos

50. El éxito de los portales del Siglo XXI vendrá de tomar en
cuenta al actor más importante…
¡Los sitios son de y para los ciudadanos!

51. ¡Muchas gracias!
IÑAKI GUTIÉRREZ
Director General
Email: contacto@axitia.com
Web: www.axitia.com
Presentación disponible en:
www.slideshare.net/inakig