Présentation résumant les impacts de la visibilité des stocks sur la vie des entreprises.

1. Gestion des approvisionnements et inventaires
Robert Lamarre
Président
GCRL et IMAFS
Avril 2016
Visibilité des stocks:
Source de profit et de service client

2. • Depuis plus de 25 ans, mon expérience de travail auprès de nos clients
m’a permis de mesurer les impacts de la visibilité des stocks sur la vie
des entreprises
En bref

3. • La visibilité sur les stocks est absolument nécessaire à la gestion des inventaires
• De nombreuses entreprises ont plus de stock non visible que de valeur d’inventaire aux
livres comptables
• En rupture de stock, on met les procédures d’urgence en place: la relance, les expéditions
d’urgence du fournisseur, etc. Tout cela pour découvrir qu’on avait déjà le stock dans l’usine,
mais que celui-ci n’avait pas été inventorié
• Imaginez que votre système de gestion connaît tous les endroits où vous cachez du stock:
les nids d’écureuil, les cages d’ours, les tiroirs ou les coffres des travailleurs, les libre-service
ou tout simplement du stock qui traîne dans l’usine ou les ateliers d’entretien. Vous seriez
alors en meilleure position pour offrir un meilleur service
• En ayant de la visibilité sur tous les stocks, on peut réduire le temps requis pour satisfaire
une demande du personnel d’entretien ou d’opérations. Ainsi, moins d’activités d’entretien
seront retardées à cause d’un manque de pièces.
• La visibilité est notre meilleure garantie si on veut éviter les dédoublements d’inventaire et
avoir accès aux pièces lorsque requis
Manque de visibilité = problèmes de service

4. • Le matériel que l’on retrouve dans les nids d’écureuil a été passé à la dépense et aux
coûts d’exploitation au moment de l’achat ou lors de la sortie du magasin officiel.
Ces pièces sont considérées comme étant consommées
• Pour la pièce qui a encore une valeur réelle (soit l’organisation peut l’utiliser, soit la
revendre), si on ramène la valeur réelle de la pièce dans la valeur de l’inventaire, on
augmente ainsi notre actif inventaire et on diminue en proportion les dépenses
d’opération. On génère donc un profit équivalent
• Si les stocks dans les nids d’écureuil représentent des surplus de stock, le fait de les
rendre visibles en facilitera la disposition ou la consommation
• On peut profiter de la valorisation des stocks pour disposer de stocks de très peu de
valeur ou qui ne bougent pas ou qui sont entreposés pour rien, ce qui est plus
intéressant que de devoir faire une radiation ou prendre une perte pour du stock
mort et sans valeur
Nids d’écureuil = source de profit

5. • Il est bon de vérifier avec l’équipe comptable et avec la direction de
l’entreprise quelle est la meilleure façon d’agir avec ces profits cachés
• Le fait de rendre les stocks visibles fera en sorte que l’on n’aura pas à
consommer du matériel avec de la valeur aux livres dans le futur, donc
ce stock se retrouvera dans les profits
• Certaines personnes peuvent résister à cela s’ils sont évalués sur les
niveaux d’inventaire. Il vaut mieux s’assurer que l’on ne pénalise pas des
ressources par cet ajout soudain à la valeur des stocks. Ce n’est pas le
résultat d’une mauvaise gestion, bien au contraire
Nids d’écureuil = source de profit

6. • La gestion des actifs et des liquidités est un enjeu majeur pour de
nombreuses entreprises. À partir du moment où le stock des nids
d’écureuil est remis en inventaire, on peut consommer ce matériel sans
faire de nouveaux achats à l’extérieur. On aura ainsi moins de déboursés
dans le futur, ce qui améliorera les liquidités de l’entreprise
• La gestion des nids d’écureuil permet donc à l’entreprise d’augmenter
son profit, puis de diminuer ses dépenses tout en améliorant ses
liquidités. Qui dit mieux?
Nids d’écureuil = source de liquidité

7. • Quand on consomme du matériel dans un nid d’écureuil, la sortie de stock
n’est pas enregistrée donc on ne voit pas cette demande dans l’historique
• Si les gestionnaires des stocks ou d’approvisionnement ne voient pas la
demande, ils ne peuvent pas reconnaître le besoin ni en tenir compte en
faisant des prévisions. On augmente ainsi les risques de ruptures
• Par exemple, on demande 24 unités du magasin deux fois par année pour
remplir un nid d'écureuil. Pour le magasin, on voit donc 2 sorties de stock de
24 unités alors que la demande réelle est de 4 unités par mois. Dans ce
contexte, les chances sont bonnes pour que le magasin maintienne trop ou
pas assez d’inventaire en fonction des besoins réels. Il y a un écart entre la
gestion des stocks et la demande. Personne n’y gagne
Visibilité, gestion de la demande et prévision

8. • Régulièrement du matériel réparable se retrouve dans les nids d’écureuil
• Souvent, on ne connaît pas son état : Est-ce une pièce neuve? Une pièce qui a été réparée?
Ou encore une pièce qui demande une réparation?
• Dans le doute, il se peut que le demandeur commande une pièce neuve parce qu’il ne veut
pas prendre de chance avec une pièce dont on ne connaît pas l’état. Si la pièce avait été
mise en inventaire au moment de la retirer, il serait facile de noter son état. S’il s’agit d’une
pièce neuve, reconditionnée ou réparée, on l’indique au système avec, si possible, des
données sur la durée de vie probable. Dans le cas d’une pièce à réparer (par exemple un
moteur), on notera la réparation à faire et l’indication si c’est une réparation qui peut être
faite à l’interne ou si on doit recourir à un sous-traitant
• Les responsables d’approvisionnement sauront, selon les besoins, prendre la décision quant
au meilleur moment de commander la réparation en fonction des inventaires, des coûts et
des délais de réparation
• C’est avantageux pour tous d’avoir la bonne information quant à l’état de la pièce
Visibilité, suivi de l’état des pièces réparables

9. • Dans plusieurs environnements, on manque d’espace sur les planchers
de production. L’espace a une valeur importante pour l’efficacité des
opérations. Le simple fait de récupérer des espaces planchers en faisant
le ménage des nids d’écureuil et en ramenant du matériel au magasin a
une valeur significative pour l’entreprise
• Plusieurs compagnies ont entrepris des démarches 5S. On réalise la
valeur d’avoir de l’ordre dans les opérations et dans les magasins pour la
démarche vers une plus grande efficacité
Nids d’écureuil et espace plancher

10. • Souvent, le matériel utilisé à partir des nids d’écureuil n’apparaît pas sur les bons de
travail d’entretien. De plus, on n’enregistre pas les coûts dans les frais de
maintenance d’un actif. On ne peut pas prendre des décisions éclairées sur nos
actifs si on ne connaît pas les coûts qui y sont liés. De la même façon, du matériel
consommé sur un bon de travail qui finit dans les nids d’écureuil fausse les données
• Lorsqu’on analyse les coûts totaux d’entretien, certains gestionnaires peuvent se
servir des nids d’écureuil pour toujours bien paraître
▫ Si le gestionnaire voit qu’il se dirige vers des dépassements de coûts pourrait être tenté
de se servir de tout son stock des nids d’écureuil avant de faire une sortie de matériel
officielle. De cette façon, les dépassements de coûts seront partiellement camouflés
▫ Si le gestionnaire voit qu’il n’a pas consommé son budget de matériel peut en profiter
pour renflouer les nids d’écureuil. Il protégera ainsi son budget pour l’an prochain
• Dans tous ces cas, la direction n’a pas de visibilité sur les vrais coûts d’entretien et il
est difficile de bien évaluer la performance
Visibilité des stocks = visibilité des coûts d’entretien

11. • Un planificateur disait, lors d’une récente conférence sur la gestion des
pièces de rechange, qu’il avait analysé son temps et qu’il passait plus de
60% de celui-ci à des tâches liées à la gestion des stocks. En particulier, il
passait beaucoup trop de temps à courir après du matériel. Ses
mécaniciens passaient aussi trop de temps sur des enjeux matériels. Un
mécanicien productif et payant est un mécanicien qui fait de la
mécanique disait-il. Un planificateur et un superviseur devraient
planifier et diriger des activités d’entretien
Manque de visibilité = gaspillage de ressources
humaines et financières

12. • Il s’est donc assuré que tous les stocks dans son organisation soient visibles
• Après avoir donné de la visibilité à tous les inventaires, le temps qu’il
consacre maintenant aux enjeux de gestion des stocks est passé à moins de
20%. Son temps est à la planification et la gestion de l’entretien
• Dans tous les départements d’achats où il y a des enjeux de pièces de
rechange, les acheteurs vous diront qu’il y a d’énormes pertes de temps
quand on n’a pas la visibilité des stocks. Il est préférable d’avoir des acheteurs
qui s’occupent des activités d’approvisionnement stratégique. Ils sont plus
payants sur ces activités
• Le fait d’avoir moins d’urgences résulte aussi en la possibilité de négocier de
meilleurs prix avec les fournisseurs
Manque de visibilité = gaspillage de ressources
humaines et financières

13. • Idéalement, on veut garder et contrôler le matériel qui sert très souvent aux
usagers dans les nids d’écureuil
• Le matériel qui roule moins, lui, a tout avantage à être ramené au magasin
central. Pour que cela fonctionne, il faut que les usagers aient un niveau de
confiance élevé dans la capacité du magasin central de livrer le matériel,
lorsque requis
• Deux conditions sont essentielles pour cela:
▫ Le matériel critique doit être bien identifié
▫ La gestion des stocks au magasin principal doit reposer sur des paramètres de
gestion de stocks établis scientifiquement pour assurer un niveau de service cible
en fonction des objectifs par classe d’article
Pas de rapatriement des nids d’écureuil
sans un bon service de l’entrepôt central

14. • Les avantages à donner de la visibilité à tous les stocks d’une entreprise,
y compris ceux des nids d’écureuil, ne sont plus à démontrer
▫ Meilleur service
▫ Moins d’urgences
▫ Réduction des surplus d’inventaire
▫ Meilleures prévisions
▫ Meilleure utilisation de l’espace plancher
▫ Meilleure utilisation des ressources humaines et financières
▫ Plus d’efficacité
Avantages de la visibilité des stocks

15. Gestion des approvisionnements et inventaires