3. Ceeste un Intranet O reteaprivata Apartineuneiorganizatiisaugrup Sub forma unui site web (Internet) Folositpentru: Colaborare Comunicare Publicare de continut Sauchiarimplementarea de proceduri, arhivare, etc
4. Cum ilvomfolosi? Comunicareinterna (la nivel national si/sau local) Publicare de continut (anunturi, calendar, knowledge base, wiki, blog) Colaborare (partajare de documente, taskuri, etc)
5. Ceavantajeaduce Knowledge centralizat O singurasursa de adevar (canal de comunicareoficiala) Cautarecentralizata in toateresursele JCI (functie de drepturile de securitate) Arhivareacontinutului Sistem de backup/siguranta
6. Solutia SharePoint - Un produs Microsoft O platforma web (accesibila din browser) de colaborare: Siteurice pot contine Pagini web Librarii de documente Liste (calendar, anunturi, wiki, linkuri, contacte, taskuri, etc) Subsiteuri Subsiteurile pot contine Pagini web Librarii de documente Liste (calendar, anunturi, wiki, linkuri, contacte, taskuri, etc) Subsiteuri O solutiepentru Intranet Folosit de peste 90.000 de companii in lume
7. Ce ne ofera SharePoint Structuraflexibila de organizare in siteurisisubsiteuri Managementuldocumentelor Calendar Taskuri Anunturi Documente Wiki Blog RSS sinotificariprin email Si altele
10. Schimbaparola Welcome “PrenumeNume” -> Change your Password Parolaveche, parolanoua, confirmare Alege parole grele care: Au minim 8 caractere Continsiliteremicisimari, Continsicifre Continsisimboluri (_#$%^&*) O variantasimpla: Te gandesti la un cuvantsiinlocuiestie -> 3, o -> 0, i -> 1, a -> 4 Ex. Mancare = M4nc4r3 A B
11. Adauga intranet.jci.ro in “Local Intranet” in Internet Explorer Astfelanuntipe IE ca este un site de incredere Tools Internet Options Security Local intranet Sites A B
12. Adauga intranet.jci.ro in “Local Intranet” in Internet Explorer (2) “Advanced” Debifezi “Require server verification…” Scriiadresa: http://intranet.jci.ro Add Close OK OK Inchizitoateferestrele de IE A B
13. Adauga intranet.jci.ro in “Local Intranet” in Internet Explorer (3) Verifica ca http://intranet.jci.roesteidentificat de IE ca fiind in zonacorecta (adica “Local Intranet”) Atentie! Intranetul JCI merge sifaraacesteconfigurari, dar Daca le facianumitefunctii o sameargamaibine (vedemmaideparte)
15. http://intranet.jci.ro Navigarea se face folosinddouameniuri Un meniu static localizat in parteasuperioara a paginii Un meniudinamiclocalizat in parteastanga a paginii In functie de drepturilepe care le aianumitesiteurivorapare in meniurisau nu
16. Folosireameniului superior Meniul superior este static Shortcuts – comenzirapide National – siteul national Iasi, Cluj, etc – LOMuri CN2009 – anumiteproiecte active/importante HelpDesk – ceriajutor in folosireaIntranetului
17. Folosireameniului din parteastanga Meniudinamic (se schimba in functie de siteulpe care esti) Afiseazafunctiilesiteului (calendar, documente, etc) sisubsiteurile Exemplu: “National” continesiteul “Projects” (primul din sectiunea “Sites”) pentruproiectelenationale Projects continetreisubsiteuri Intranet ConferintaEuropeana 2009 ConferintaNatioanala 2009 Projects nu continenici o functie… doarorganizeazacelelaltesiteuri A B
19. Liste Toateinformatiile in Intranet suntorganizate sub forma unorliste Deoarecemodul de organizareesteacelasi la nivel fundamental indiferent de tipul de informatie (documente, calendar, etc) existacatevafunctiicomune Catevafunctiicomune: Alerte – subscrierea la evenimentedintr-o listapentru a fialertatprin email despreschimbari RSS – urmarireaevenimentelordintr-o listafolosind RSS Perspective (“Views”) – informatii filtrate sisortatedupadiferitecriterii
20. Liste din Intranet Managementuldocumentelor (“Document libraries”) Grupuri de discutii (“Discussions”) Calendar comun (“Calendar”) Activitati in proiecte (“Tasks”) Alteliste Probleme in proiecte (“Issues”) Riscuri in proiecte (“Risks”) Livrabile in proiecte (“Deliverables”) Linkuri utile (“Links”) Anunturi (“Announcements”) Cautare Profile
21. Alerte PRACTIC: National -> Documents -> Actions -> Alert Me Putetialege: Un titlu care sa fie inclus in subiectulemailului Tipurile de notificari (toateschimbarile, schimbarile la documentele tale, etc) Frecventa (imediate, digest, etc) Suntetidejasubscrisipentrualerte la liste de discutiirelevante A B
22. RSS PRACTIC: National -> Projects -> Intranet - > Tasks ->View RSS Feed Atentie! Feedurilesuntprotejate de user siparola la fel ca sirestulpaginilor din Intranet Folosi un client de RSS care suportafeeduriautentificare
23. Views Putemvizualizainformatiiledin liste din diferite perspective (“Views”) O perspectivapoatearatainformatiile filtrate sausortatedupaanumitecriterii PRACTIC: National -> Projects -> Intranet -> Tasks Schimbaperspectivafolosindmeniul din stanga
25. Discutii Functioneaza la fel ca Yahoo Groups (sauoricealtalista de discutii) Functii Incepereauneidiscutiipegrup Urmarireadiscutiilor Atasamente la emailuri
26. Care suntlistele de discutii? Enumerarealistelor de discutii se gaseste in pagina Wiki PRACTIC: National -> Wiki -> “Listede discutii”
27. Cum incep o discutie? Trimite un email la adresa de email a listei Subiectulemailuluidevinetitlu Continutulemailuluidevinecorpuldiscutie Poti include imagini Ceisubscrisipentrualertevorfinotificatiprin email (inclusivtu) Dureazaintre 1 si 10 minute panaemailul tau vafivizibil in lista PRACTIC: email cu numele tau in subiectsi body la XYZ@intranet.jci.ro
28. Cum urmaresc o discutie Le primestiprin email, sau le potigasipe Intranet Pentrufiltre in Outlook Emailurilevin de la XYZ@intranet.jci.ro Toateemailurilepe care le primesticontin in subiect un text de forma “[JCI …]” Limitari: Oriceraspuns la o discutieapare ca un nou item in lista Cuvantul “RE:” adaugat de Outlook (clientul de email) atuncicandraspunziesteeliminat automat – lucramsarezolvamproblemaasta A B
29. Atasamentele la emailuri Nu sunttransmiseprin email la restulmembrilor Este recomandata Incarcaredocumentuluiintr-un “document library” Includerealinkuluicatre document library in email Dacasunttotusiatasamenteatunci le putetivedeavizualizanddiscutiape Intranet A B
32. Document Library Librarii de documente (pot aveadiferitenume) localizate in sectiune “Documents” Locul in care stocamdiferitetipuri de fisiere: Fotografii (nu preamari) Word/Excel PDF, etc Functiidisponibile: Upload sau upload multiplu Open with Windows Explorer Map as network drive Integrarea cu Office sialteprograme
33. Upload Selecteazadocumentul de pecalculatorul tau siapasa upload Completezcatevainformatiidespre document (optional) sidau OK Sistemul nu acceptadocumentemaimari de 10 mega Sistemul nu acceptafisiere cu extensiipericuloase (care pot propagavirusi) cum arfi “.exe”
34. Integrarea cu Office Cum lucrez cu un document dupace l-am incarcatpe Intranet? Fac click penumeledocumentului, sau Aleg o optiune din meniu (Ex. Edit in PowerPoint) Pentrudocumente Office deschise din Intranet atuncicandsalvez se face automat upload. Vrei o copie la un document? Vezi “Send to -> Download a copy” din meniu
35. Integrarea cu Office – save to intranet Din orice program office alege “File -> Save as” In bara de adresascrie intranet.jci.ro User siparola (dacaestecazul) Navigeaza in document libraryulcorespunzator Salveaza S-a facut automat upload
36. Open with Windows Explorer Deschideacest document library ca si cum arfi un folderulpecalculatorul tau (vezibara de adresa) Poti face toateoperatiunilepe care le faci in mod normal cu folderele tale: Edit/Open Copy Paste Delete Mai usor de: Editatdocumente, De facut upload la maimultedocumente Atentie! Toateoperatiunile se realizeazape server!
37. Map as network drive Acel document library devine disc VIRTUAL pecalculatorul tau Documenteleramanstocatepe server. Nu se faccopii locale! Toateoperatiile de salvare, copiere, etc se facpe server Indicatdacalucrezimultintr-un document library (Ex. Mircea la CN2009). Deschide Windows Explorer Alege Map Network Drive Copy/Paste adresa de la document library Finish
38. Map as network drive (2) Apareacum ca si cum arfi un disc pecalculatorul tau Ceinseamnaasta? Potisalva din Word/Excel direct pe Intranet Potideschide din Word/Excel direct de pe Intranet Nu maitrebuiesafaci upload la documente… le potisalva “local” Atentie Nu se faccopii locale la documente. E nevoie de conexiune la internet! Se aplicatoaterestrictiile de maisusinclusivcele de securitate
41. Calendar Un calendar comunce are scopul de a anuntadiferiteevenimente de interes general Functii Adaugareaunuieveniment Editareaunuieveniment Vizualizareaevenimentelor Connect to Outlook
42. Adaugareaunuieveniment New -> New item Title: numeleevenimentului Start si end time : data siora Atentie: data in format (L/Z/A) Description All day event – daca tine intreagazi Recurrence – definirearecurentei (de exempluintalnirile in LOMuri) Dacaesti un utilizatorneexperimentatestebinesaevitirecurenta Workspace Creeaza un spatiu de lucru (site) special pentruorganizareaacestuieveniment ATENTIE: nu bifatiacestacasuta!!
44. Vizualizareaevenimentelor Calendarele, ca oricealteliste din intranet, permit vizualizareainformatiilor din diferite perspective (“Views”) Pespectiva calendar Vizualizarepezi, saptamana, luna Perspectiva “All events” Toateevenimenteafisateintr-o lista Perspectiva “Current events” Toateevenimentele care voravea loc in viitor
45. Connect to Outlook Actions – Connect to Outlook O copie a calendarului care se actualizeaza automat (mereu la zi) in Outlookul tau Ideal pentrucalendarul national, calendarulLOMului tau siproiectele active
46. Connect to Outlook (2) Sincronizarea se face in ambelesensuri Adaugareaunuieveniment in Outlook ilsalveaza automat in calendarul de pe Intranet Diferitenivele de functionalitatefunctie de versiunea de Outlook (se recomanda Outlook 2007)
49. Taskuri Localizat sub diferitenume (de obicei “Tasks”) in sectiunea “Lists” O metodasimpla de a tine evidentaactivitatilorintr-un proiect Functiidisponibile Adaugareaunui task Editareaunui task Vizualizareataskurilor Connect to Outlook
50. Adaugareaunui task New -> New item Completeazacampurilenecesare Title Status % complete Start si due date Despre “Assigned To” Completeazanumelecompletpersoaneicare trebuiesaindeplineascaacesttask Apasapebutonulalaturatcampuluipentruvalidare Candsalvezaceapersoanavaprimi un email ca i-a fostassignat un task (depinde de configurari)
51. Editareaunui task Click penumeletaskuluisiapoialege “Edit”, saualege“Edit item” din meniu Pot editatoateinformatiile ca atuncicand in creez Folositpentru a marca un task ca terminat (“% Completed” = 100%) saupentru a ildelegauneialtepersoane (“Assigned To”)
52. Vizualizareataskurilor Taskurile, ca oricealteliste din intranet, permit vizualizareainformatiilor din diferite perspective (“Views”) Pespectiva “All tasks” (implicita) Toatetaskurile Perspectiva “Due today” Toatetaskurile care expiraastazi Perspectiva “Active tasks” Toatetaskurile care nu au fostmarcate ca “% Complted” = 100%
53. Connect to Outlook Actions – Connect to Outlook O copie a taskurile care se actualizeaza automat (mereu la zi) in Outlookul tau Ideal pentrulista de taskuridintr-un proiect in care estiimplicat
54. Connect to Outlook (2) Sincronizarea se face in ambelesensuri Adaugareaunui task in Outlook ilsalveaza automat in lista de taskuri de pe Intranet Diferitenivele de functionalitatefunctie de versiunea de Outlook (se recomanda Outlook 2007)
57. Liste din Intranet Toatelistele din Intranet functioneazadupaaceleasiprincipii Altelistepe care le vetiintalni (fara a intra in detalii) Issues: O lista in care poti introduce diferiteprobleme la care artrebuisatiievidenta in timpulacestuiproiect Risks: O lista in care poti introduce riscuripentruacestproiect la care artrebuisatiievidenta Deliverables: O lista de livrabile (milestones) pe care le potivizualiza ca un Gantt Chart Links: O lista de linkuri utile (vezipagina National) Announcements: O lista de anunturipe care o potifolosi ca un afisier
59. Cautare Vaaducetiaminte de structura sub forma de arbore? Cautarea se face doar in subsiteuri Dacaincepicautareacandestipesiteulunui LOM dardocumentul e in siteuluiunuiproiect national atunci nu vafigasit Cauta Siteuri, listedupanume Items, Documentesicontinutuldocumentelor (cam toateformatele) Atentie: Indexarea se face la 60 de minute, documenteleabiaadaugate nu suntindexateimediat
63. Profilulmeu – My alerts Mergipesiteulunde se gasestelista care genereazaalerta Welcome XY -> My Settings -> My alerts Fa click pealertapentru a modificafrecventa, titlul, etc Limitari Chiardacaestipe “National” nu itivoraparealertele de la siteurilecopil
65. Help Desk Candainevoie de ajutor Completeaza: “Service request” - Titlul… ex: “Schimbareparola” Details - Detalii cat maiclaresimaimultedespreproblemape care o ai Keywords - clasificaproblema Service requestul tau vafipreluat de cineva din echipa de IT. Mai ai de facut un singurlucru: Ai rabdare ! A B
