1. IFSWORLD
czech & slovakia republic
Navštivte www.IFSWORLD.com.
IFS applications
tm
8

2. 8 důvodů proč
Na český trh právě přichází IFS Aplikace ve verzi 8.
Ať už se chystáte zavést nový podnikový informační systém
nebo upgradovat ten stávající, IFS Aplikace 8 jsou dobrou
volbou.
Hovoří pro ně mnoho argumentů, zde jsou ty nejdůležitější:
1
2
3
4
5
2
PŘÍVĚTIVÉ UžIVATELSKÉ PROSTŘEDÍ
Uživatelská přívětivost IFS Aplikací 8 ještě dále překonává své předchůdce. Inspirace snadnou použitelností internetových vyhledávačů či sociálních sítí, které se postupně stávají součástí běžného
života, přináší nové možnosti intuitivního ovládání, která je dle průzkumů chování zákazníků klíčová
pro skutečně úspěšné využívání informačního systému.
UŽIVATELSKÁ POLE A INFORMAČNÍ KARTY
Nové nástroje Uživatelská pole a Informační karty doplňují již dříve dostupné funkce (např. rychlé
sestavy, uživatelské menu nebo uživatelské události), které umožňují rozšířit systém bez nutnosti
zásahů do programového kódu jeho základní verze. To v konečném důsledku znamená další snížení
nákladů nejen na pořízení, ale i provoz informačního systému.
PŘEHLEDNÁ NÁKLADOVÁ
STRUKTURA PROJEKTU
Nová funkcionalita projektového řízení (Project Based
Solutions) v IFS Aplikacích 8 umožňuje detailnější finanční kontrolu projektů. K dispozici je nástroj pro zpracování
a sledování detailních a přehledných rozpočtů projektů
ve vztahu k požadavkům investorů, organizace i projektového týmu. Struktura rozpočtu může být přitom specifická pro daný projekt, nebo vícenásobně používaná
ve více projektech.
EFEKTIVNÍ ŘÍZENÍ VÝROBNÍ OBJEDNÁVKY
Informace a řízení výrobní objednávky jsou nyní k dispozici v reálném čase a s propojením do celé
aplikace. Nová funkce, která je reakcí na častá přání uživatelů IFS Aplikací, sdružuje všechny potřebné a požadované funkce do jedné obrazovky pro ovládání výrobních objednávek. Díky tomu je
možné zcela zrušit „papírovou― formu výrobní dokumentace, časových karet, žádostí o opravu
a materiál, a tím zvýšit efektivitu a kvalitu práce dělníků, mistrů i vedoucích výroby. Novinka je
vhodná pro všechny druhy výroby.
SPRÁVA DOKUMENTŮ V IFS APLIKACÍCH 8
V nové verzi IFS Aplikací byla provedena řada vylepšení v modulu IFS Správa dokumentů, jejichž
cílem je především rozšíření funkčnosti dle požadavků zákazníků a zvýšení efektivity práce
s dokumenty.

3. IFS APLIKACE
6
7
8
8
INOVACE V ŘÍZENÍ SKLADŮ
Nový IFS Warehouse Management, který je součástí IFS Aplikací 8, umožňuje zkvalitnit služby poskytované zákazníkům a zároveň efektivně využívat vlastní zdroje (kapacity skladu, zásob, lidské síly)
tím, že zajistí snížení inventurních rozdílů, poskytne spolehlivý přehled o aktuálním stavu zásob,
zkvalitní kompletaci zboží a umožní zkrácení dodacích lhůt, zlepšení on-time delivery, zefektivnění
práce operátorů a snížení potřeby kontrolních činností. Uživatel tak může snadno automatizovat své
procesy a přizpůsobit řízení skladu svým potřebám.
SNAZŠÍ VYTVÁŘENÍ A KOORDINACE PRODEJNÍCH AKCÍ
A KAMPANÍ
Inovované CRM, které je součástí IFS Aplikací 8, umožňuje jednotný pohled na zákazníky, díky čemuž
je snadné koordinovat jednotlivé prodejní akce a kampaně a díky tomu rychle produkovat zajímavé
obchodní případy a ziskové obchodní příležitosti.
NOVINKY V ŘÍZENÍ SERVISU A OPRAV
Aplikace IFS Component MRO, která je součástí IFS Aplikací 8, zahrnuje komplexní řízení servisních
činností. Výhodou řešení je hlavně možnost plánování zdrojů, průběžné sledování a vyhodnocování
nákladů na opravy a reklamace, zjednodušené a přesné vytváření podkladů pro fakturaci servisních
činností, podpora oprav položek ve vlastnictví výrobce, ale i koncového odběratele a řešení servisu
pro smluvní i nesmluvní zákazníky, resp. řízení procesu směrem dovnitř společnosti (interní opravy
neshod ve výrobě) i směrem ven k externím uživatelům (reklamace, externí údržba).
3

4. PŘÍVĚTIVÉ UŽIVATELSKÉ PROSTŘEDÍ
IFS Aplikace tradičně vynikají v intuitivnosti používání a jednoduchém ovládání. Robustní systémy,
nové a nové procesy, stále větší počet funkcí a zvyšující se objem dat nemusí zákonitě znamenat
složitější uživatelské prostředí. Alespoň v pojetí IFS Aplikací ve verzi 8 ne. Jsou totiž vybaveny
moderním uživatelským prostředím IFS Enterprise Explorer, které je navrženo pro vysokou
efektivitu práce a maximálně intuitivní ovládání.
Snadnost používání aplikace považují vesměs uživatelé
informačních systémů za nezbytnou, jen pak může být
totiž aplikace opravdu nástrojem, který jim jejich práci
usnadňuje a zjednodušuje. Z průzkumů dokonce vychází,
že pro 65 % zákazníků byla jednoduchost použití primární
podmínkou při výběru a nákupu jejich podnikového softwaru. A to není zanedbatelné číslo.
Základními prvky prostředí IFS Enterprise Explorer jsou:
Intuitivní navigace - hledanou funkcionalitu je
snadné nalézt s pomocí navigátoru a drobečkové nabídky, která ukáže veškerou příbuznou funkcionalitu. Seznam posledních oken umožní uživateli přesun k předcházejícím oknům a tlačítko
Domů jej navede vždy na začátek. V IFS Aplikacích není možné se ztratit.
Rychlé vyhledávání - stejně jako na Googlu je
možné rychle vyhledávat i v IFS Aplikacích. Není
tedy třeba vědět, kde je informace uložená, pro
hledání je k dispozici jedno pole, kam je jen nutné
zadat hledanou informaci. IFS Aplikace seřadí
výsledky podle relevance a respektuje přitom
přístupová oprávnění.
4
Obr.: Ukázka prodejní objednávky v IFS Aplikacích 8.
Spolupráce - je-li třeba předat kolegovi informaci
v IFS Aplikacích, stačí mu jen odeslat e-mailem
odkaz na libovolný záznam (nebo skupinu záznamů) a kolega si pak vše v IFS Aplikacích zobrazí
jedním kliknutím. K tomu je možné na záznamy
„přilepit“ žlutý papírek s požadovanou informací.
Kromě e-mailu se dá využít i vnitřní nástroj pro
úkoly.
Podmíněné formátování - údaje, které jsou významné a důležité, je možné barevně odlišit. Červeně faktury po splatnosti, oranžově objednávky,
ve kterých chybí nějaké položky, modře výrobní
příkazy po termínu. Na první pohled je pak vidět,
co je nutné přednostně řešit.
Výběry - odkazy na různé záznamy (položky
k vyřazení, faktury k zaúčtování, výrobní příkazy
k uzavření apod.) lze snadno uložit a pak se k nim
kdykoliv na jedno kliknutí vrátit. Není tedy třeba
opisovat čísla záznamů, nic se neztratí a navíc je
možné je sdílet i s kolegy.
Workflow - systém umí upozornit na všechny
důležité události. Uživatel tak získá okamžitou
informaci o přečerpání kreditu zákazníka, chybějící položce pro výrobu nebo překročení termínu
činnosti na projektu.

5. a mobilní aplikace
IFS Aplikace nyní nabízejí mnohem více:
Dotykové ovládání
IFS Aplikace 8 jsou navrženy tak, aby se daly ovlá-
dat dotykem, a to jak na dotykové obrazovce stolního počítače, tak i na tabletu. Díky tomu mohou mít
uživatelé všechny informace z IFS Aplikací kdykoliv
k dispozici - ať už jsou na poradě v zasedací místnosti nebo komunikují s kolegy přímo ve skladové
či výrobní hale.
Mobilní aplikace pro chytré telefony
Vedle dotykového ovládání určeného pro tablety
vyvinula společnost IFS
i mobilní aplikace pro
chytré telefony. Tyto aplikace umožňují vykonávat
rutinní činnosti odkudkoliv
a kdykoliv - na cestách,
v dopravní zácpě či na
autobusové zastávce
- a efektivně tak využít
dosud neproduktivní čas.
Mobilní aplikace se dají
snadno stáhnout
z obchodů výrobců telefonů. Nyní jsou k dispozici
aplikace pro Apple iOS
(iPhone), telefony s OS
Android i Windows Phone.
Hlavní přínosy:
• Nečekáte, až dojedete do kanceláře, reagujete
okamžitě
• Snadná orientace v datech
Mobilní aplikace IFS
Sales Companion je
určena pro obchodníky,
kteří tak mají všechny
kontakty a schůzky ze
CRM kdykoliv při sobě.
Ihned mohou zaznamenat výsledek schůzky.
Nemusejí pak zpětně
do systému dopisovat,
co se u zákazníka událo.
Mobilní aplikace IFS
Time Tracker slouží
pro vykazování času
na projektech. Ať už
jsou zaměstnanci
v kanceláři, ve zkušebně, anebo na cestě domů,
snadno a rychle mohou vykázat odpracovaný čas.
Projektový manažer má tak kdykoliv k dispozici
reálné údaje
Mobilní aplikace IFS Quick Reports dodá do mobilního telefonu libovolnou sestavu IFS Aplikací. Potřebné informace z jakékoliv oblasti tak mohou mít
zaměstnanci kdykoliv po ruce - ať už jde o výkaz
zisku, stav projektu, mzdové náklady, odpracovaný
čas, vykrytí objednávek atd.
Mobilní aplikace IFS Quick Facts najde odpověď na
klíčové údaje, jako například kdo je dodavatelem
tohoto dílu, detaily o koordinátorovi, katalogové
číslo položky apod.
Mobilní aplikace IFS Support Companion umožní
rychle zadat požadavek na podporu IFS Aplikací.
Problém se tedy začne řešit dříve, než se zaměstnanec dostane ke svému počítači.
• Větší přehled o probíhajících aktivitách
• Rychlejší vnitrofiremní komunikace
• Méně času na papíry
Mobilní aplikace IFS Notife Me slouží ke schvalování nákupních požadavků, objednávek, cestovních
výdajů a dodavatelských faktur. Po příchodu do
práce mohou mít zaměstnanci vše potřebné schváleno a zahájit práci na svých projektech.
Mobilní aplikace IFS Trip Tracker slouží pro vykazování cestovních výdajů. Už v průběhu pracovní cesty
si tedy může každý všechny výdaje zaznamenat
a vyúčtování je pak otázkou několika minut.
Pavel Bláhovec, IFS Czech
5

6. uživatelská pole
Možnost přizpůsobení informačního systému dle vlastních potřeb bez nutnosti programátorských zásahů a úprav je pro každého uživatele velkou výhodou. A nejen pro uživatele, ocení to
i management firmy, která systém provozuje, neboť se nemusí obávat vícenákladů. IFS Aplikace
přinášejí ve verzi 8 dvě zásadní novinky, které tuto vlastnost mají. Jedná se o Uživatelská pole
(Custom Fields) a Informační karty (Information Cards).
Obr.: Uživatelská pole připojená k úlohám mohou být různého typu.
Jedním z častých požadavků zákazníků a uživatelů podnikových informačních systémů je doplnění nových polí pro
evidenci údajů, které jsou specifické pro jejich předmět
podnikání, a zobrazení existujících nebo nových polí i do
dalších úloh systému. Zakládání nových polí umožňují
IFS Aplikace provádět v podstatě do všech svých úloh,
a to na úrovni administrace systému, tedy vlastními silami, bez nutnosti programátorovy asistence.
Hlavní přínosy:
• Snadné nastavení, které šetří Váš čas a peníze
• Méně programových úprav umožňující jednodušší správu aplikace, vč. převodu na vyšší verze
• Integrovaná podpora dalších možností využití
polí v systému
• Jednoduché ovládání díky podpoře IFS klientů
Enterprise Explorer a Web Client
Pokud přidávané pole pouze zobrazuje hodnoty jiného již
existujícího pole, může ukazovat jeho přesnou nebo vypočítanou hodnotu. Zároveň je
možné k poli definovat
i výčet povolených hodnot
nebo stanovit jejich interval.
Uživatelská pole přitom mohou být přidána ve formulářových i přehledových úlohách.
6
Uživatelská pole podporují důležité vlastnosti spojené
s používáním polí v systému. Jde především o podporu
přístupových práv, použití v uživatelských událostech (lze
využít například pro odeslání e-mailu v případě změny
hodnoty v tomto poli), uživatelských menu, rychlých sestavách, výstupních kanálech nebo v nastavení podmíněného formátování. Samozřejmostí je i uchování vlastností
polí koncových uživatelů v uživatelských profilech.
V případě, že jsou IFS Aplikace využívány ve vícejazyčném
režimu, je možné pro každou jazykovou mutaci nadefinovat vlastní popis.
Technicky je řešení navrženo tak, že nová pole nejsou
součástí základních databázových tabulek, ale jsou uloženy v samostatných tabulkách, což umožňuje jejich
snadnější správu ve vztahu k základní verzi aplikace. To
se kladně projeví v jednodušším přenosu definovaných
polí do vyšších verzí aplikace (upgrade).
Další užitečnou vlastností je také možnost provést export
připravených polí. Umožňuje to přípravu nových polí
ve vývojovém/testovacím prostředí a až následně po
dokončení nasazení do produktivního prostředí.
Obr.: Definice výčtupovolených hodnot a jejich jazykových mutací.

7. A INFORMAČNÍ KARTY
Druhou významnou novinkou je nástroj Informační karty.
Cílem této inovace je umožnit uživateli zobrazit ve formulářové úloze pro jednotlivé záznamy podstatné informace
v přehledné a ucelené formě.
V určitých aspektech lze nalézt podobnost
s Uživatelskými poli, ale ve výčtu vlastností jsou patrné
odlišnosti:
• způsob zobrazení údajů – jde v podstatě o plovoucí
okno spojené s konkrétní úlohou – není proto nutné
měnit rozložení polí v úloze
• údaje jsou určeny pouze ke čtení
• lze spojit pouze s formulářovými okny nikoliv
s přehledovými
Obr.: Informační karta na formuláři je plovoucí.
• jako zdroj lze vedle běžných polí použít i Uživatelská
pole
Rámec obsahu neboli seznam polí, která mohou být na
konkrétní informační kartě zobrazená, určí administrátor
systému. Finální podobu si ale může dle svých potřeb
a zvyklostí upravit konečný uživatel. A to je pro každého
uživatele příjemná zpráva.
Uživatelská pole a Informační karty popsané v tomto
článku doplňují již dříve dostupné nástroje (např. rychlé
sestavy, uživatelské menu nebo uživatelské události)
umožňující rozšířit systém bez nutnosti programátorských
prací dodavatele informačního systému a zásahů do programového kódu jeho základní verze. To v konečném důsledku znamená další snížení nákladů na pořízení, ale
i provoz informačního systému.
Obr.: Uživatelské přizpůsobení vzhledu Informační karty.
Daniel Kulveit, ALTEC
7

8. NÁKLADOVÁ STRUKTURA PROJEKTU
Projektové řízení představuje pro řadu oborů klíčovou funkcionalitu informačního systému. Výroba,
stavebnictví či služby jsou díky ní schopni efektivně řídit své zakázky a mít přehled o finančních,
materiálových i personálních nákladech. V IFS Aplikacích verzi 8 je do funkcionality rozpočty
a předpovědi začleněna i nákladová struktura projektů (CBS - Constraint Based Scheduling).
Nákladová struktura může být specifická pro konkrétní projekt, nebo použitá ve více projektech.
Skládá se z nákladových uzlů, které tvoří hierarchii. Do uzlů je možné přiřazovat již existující nákladové a výnosové složky projektu. CBS přináší do procesu plánování nákladů projektu možnost řídit rozpočet prostřednictvím vlastní struktury nákladů, jejíž elementy se používají
v činnostech projektu.
Využití CBS
Přínosy a zlepšení finanční kontroly
jsou aplikovány zejména do následujících oblastí:
Rozpočet projektu je určen pro projektové manažery odpovědné za přípravu a udržování projektových rozpočtů.
Nově integrovaná funkcionalita nákladové struktury projektu umožňuje seskupení nákladů, přičemž skupiny
a také přiřazení nákladových složek jsou dynamicky vytvářené uživatelem.
• Flexibilní nastavení nákladových a výnosových
složek pro libovolný segment účtu
• Vytvoření a použití výnosových složek v rozpočtu a plánu projektu
• Evidence času podle nákladových složek
Vznikla z důvodu potřeby různých přístupů k řízení rozpočtu, a to ve fázích:
• Zlepšení zpracování hodnoty přínosu a podpora
při hodnocení průběhu činností
•
•
Lepší finanční kontrola projektů
Tvorby rozpočtu - definovat náklady je možné
„svrchu“, tzn. pro jednotlivé uzly struktury.
Realizace projektu - náklady se projevují podle
vývoje projektu ve vztahu ke konkrétním činnostem projektu. Skutečné náklady se projevují
v nákladové struktuře podle přiřazených nákladových složek.
Nová funkcionalita, kterou IFS Aplikace ve verzi 8 poskytuje rozšíření možností v řízení finanční kontroly projektů.
Nákladová struktura projektu je k dispozici pro všechny
uživatele, kteří vyžadují nástroj pro zpracování rozpočtů
projektů ve vztahu k požadavkům investorů, organizace
a projektového týmu.
Efektivně pomáhá vytvořit a sledovat rozpočet projektu
podle struktury, která může být specifická pro projekt, nebo vícenásobně
Level 1
používána ve více projektech.
Total
Level 2
Level 3
Level 4
Level 5
Procurement
Bulk
Items
Metal
Steel
Manufacturing
Tools
Ceramic
Aluminium
Main
Items
Liquid
Chemicals
Brass
Admin
Servises
Structure Nodes
8
Obr.: Schéma struktury nákladů v IFS Aplikacích 8
Cost Elements

9. PROJECT-BASED SOLUTIONS
Obr.: Duální Navigátor WBS a CBS v IFS Aplikacích 8
CBS vs. WBS
Co všechno CBS umí?
V předchozí verzi IFS Aplikací byla k dispozici struktura
činností projektu (WBS, Work Breakdown Structure),
jejímž prostřednictvím měl možnost projektový manažer
vkládat, sledovat a vyhodnocovat nákladové složky projektu. Výnosové složky projektu byly řízeny na úrovni
Plánu fakturace.
Funkčnost nákladové struktury projektu umožňuje:
V nové verzi IFS Aplikací je promítnuto řešení, které bylo
připraveno již v předchozí verzi 7.5 pod názvem PBS
(Project Based Solution). Toto řešení přináší komplexní
změnu do přístupu k složkám výnosů, které lze stejně
jako složky nákladů přiřadit k činnostem projektu.
Nový rozměr v možnostech přístupu k tvorbě struktury
nákladů projektu poskytuje existence nové struktury
nákladů projektu (CBS), která existuje vedle klasické
WBS.
• Seskupení nákladových a výnosových složek v uzlech
struktury
• CBS a WBS Navigátor může být zapnutý, nebo vypnutý při práci uživatele s rozpočtem projektu
• Náklady se mohou předpovědět na libovolné úrovni
CBS
• Procházením po struktuře se automaticky zobrazují
výsledky v tabulce nákladů
• Nová záložka pro Shrnutí WBS - umožňuje výběr
úrovně a zobrazení detailního rozboru jejích nákladů
• Nová záložka pro Shrnutí CBS - umožňuje výběr úrovně a zobrazení detailního rozboru jejích nákladů
• Automatické potlačení zobrazení řádků s nulovými
hodnotami
Jozef Kovačik, IFS Slovakia
9

10. ŘÍDÍCÍ PANEL PRO
IFS Aplikace ve verzi 8 přinášejí významnou novinku, která umožňuje řízení výrobní objednávky na pracovišti a nabízí všechny potřebné informace v reálném čase. Tato funkcionalita vznikla na základě častých požadavků samotných uživatelů a nabízí prostor pro výrazné zvýšení efektivity práce a snížení chybovosti. Velkou výhodou je propojení na ostatní moduly IFS Aplikací a přizpůsobení prostředí podle preferencí konkrétního zákazníka.
Hlavní přínosy IFS Shop Floor
Workbench
• Jediná obrazovka pro vše,
co je třeba k řízení výrobních objednávek
• Intuitivní grafické ovládání
umožňující rychlé osvojení
• Zvýšení efektivity práce
a přirozená eliminace chyb
• Nastavitelné podle potřeb
zákazníka
• Dokonalé propojení s ostatními moduly IFS Aplikací
Obr.: Pracovní stůl v dílně - Činnosti
Malý příběh z praxe
Zaměstnanec přichází na pracoviště a přihlásí se k terminálu
svojí ID kartou. Zobrazí se seznam jemu určených operací,
které má za tuto směnu zpracovat. Vybere si operaci. Připraví
nástroje a na terminálu si projde dokumentaci pro daný díl.
Z připravených materiálů načte přes čárový kód sériová čísla
komponent potřebných pro montáž. Začne montovat podle
pracovního návodu. Dojde k poruše pneumatického šroubováku. Zaměstnanec zadá přerušení a přivolá pracovníky údržby. Po opravě nářadí pokračuje v montáži. Při odchodu na
svačinu se odhlásí svou ID kartou a čas vykazovaný na operaci se zastaví. Při odvádění počtu dílů vykáže jeden zmetek
a vydaný materiál se automaticky navýší. Změřené parametry
výrobku zadá do kontrolního plánu kvality. Před koncem směny zastaví čas na výrobní operaci a zvolí režijní činnost pro
úklid. Při odchodu se odhlásí pomocí své ID karty.
Ano i takto může vypadat využití nové části IFS Aplikací 8
s názvem „Shop Floor Workbench― (SFW). Její velkou
10
výhodou je, že si každý zákazník může vybrat úroveň podrobnosti, s jakou chce sledovat dění kolem výrobních objednávek.
Vše v jedné obrazovce
Vykazování výroby a sledování výkonů na pracovišti prošlo
v IFS Aplikacích velkým vývojem - od „Registrace docházky“―
přes „Seznam úkolů pracoviště“―až k SFW. Tato nová funkce
sdružuje všechny potřebné a požadované údaje do jedné
obrazovky – palubní desky pro ovládání výrobních objednávek. Vše potřebné k výrobní objednávce je v přehledné formě
a v reálném čase na jednom místě.
Funkce SFW je vhodná pro všechny typy společností a výrob,
neboť umožňuje jak anonymní vykazování, tak i detailní přehled nákladů s vazbou na projekt. SFW zefektivňuje a přirozeným způsobem zkvalitňuje práci dělníků, mistrů a vedoucích výroby. Díky filtrům a přihlášení jsou připraveny pouze
správné podklady a nemůže dojít k zadání chybných údajů.
Výkazy v reálném čase umožňují kvalitní plánování a včasné
reakce na průběh výroby.

11. VÝROBNÍ OBJEDNÁVKY
Vzhled a ovládání
Nový nástroj SFW je navržen tak, aby se dal provozovat na
dotykových i standardních terminálech. Obrazovka se dá
zmenšovat a zvětšovat. Ovládání je intuitivní a snadné i díky
použitým grafickým symbolům. Obrazovka je rozdělena na
několik částí s odlišnou funkcí a obsluha si na využívání
rychle přivykne. V horní části je identifikace pracovníka a pracoviště a filtrování příslušných následných informací. Pod
identifikací je část zobrazující dostupné operace, jejich stav
a další podrobnosti. Ke zvolené operaci se o panel níže zobrazují vlastnosti dané objednávky: pracovní směrnice, nástroje, materiály atd.
Ve spodní části obrazovky jsou umístěny přílohy – výkresy,
montážní návody atd. Zvolený dokument se otevře nad obrazovkou SFW.
Pravá část obrazovky je věnována ovládacím tlačítkům. Díky
přehledným grafickým symbolům je osvojení funkcí dílem
okamžiku. Zde se ovládají všechny potřebné akce: spuštění,
zastavení, přerušení, změny, přihlášení týmu atd.
Obr.: Pracovní stůl v dílně.
Proces řízení a vykazování výrobní objednávky je možno libovolně nastavovat podle požadavků a povahy výroby. Spolupráce týmů, časy na přestavbu a volby režijních prací, to vše
je možné konfigurovat podle potřeby.
Co vše SFW umí
Odpověď je vlastně prostá: vše, co souvisí s výrobní objednávkou, je možné ovládat z prostředí SFW. Je tedy možné
například připojovat členy týmu, překrývat operace, přenést
sledování pracovního času do docházky, zjistit počet a důvody přerušení práce na pracovišti, definovat posloupnost operací a povinnost dokončení operace či vykazovat i režijní práce. Režijní činnosti jsou navíc automaticky odlišně účtovány
a také se automaticky ukončí operace, když pracovník odejde
z pracoviště.
Funkcí a možností je daleko více, vždyť nová funkcionalita
reflektuje přání samotných uživatelů a ti dobře vědí, co ke
své práci potřebují...
Radim Mrkvička, ALTEC
11

12. Jak řídit sklady
přehledně a efektivně?
Efektivní řízení skladu je úkolem, na který se zaměřuje stále více vedoucích pracovníků výrobních a obchodních společností. Jak zabezpečit uložení zboží na místo s odpovídajícími skladovacími podmínkami? Jak docílit úsporu času při vyhledávání vhodného skladového umístění a jak ovlivnit pracnost procesu přípravy zboží
pro expedici? Na tyto a další otázky odpovídá inovovaný Warehouse Management, který je součástí
IFS Aplikací ve verzi 8.
Pokud je stejné zboží uloženo na mnoha místech v rámci rozsáhlého skladovacího komplexu, může být klasický způsob
výběru zboží podle FIFO (First In – First Out) časově náročný.
Proto je třeba nalézt řešení, které by zajistilo optimalizaci práce
při přípravě zboží a jeho expedici. A to může být pro každou
společnost odlišné.
Warehouse Management IFS Aplikací verze 8 s variantností
potřeb počítá. Pomocí pružné struktury skladu s množstvím
nastavitelných parametrů a nového grafického navigátoru je
možné nastavit si řešení na míru a upravovat je podle měnících
se požadavků uživatele. Pro vyhodnocení nastavených parametrů a optimalizaci práce ve skladu jsou využity moderní principy
strategie zaskladnění.
Jednotlivé úrovně skladové struktury jsou také zaevidovány
v systému, aby další přidávaná umístění byla vkládána v rámci
existujících struktur.
Jako alternativa k použití grafického navigátoru skladových umístění zůstává v aplikaci aktivní i původní přehled s možností vkládání a editace dalších skladových umístění.
K efektivnímu zpracování skladových úloh je možné využít i mobilní řešení pro sklad IFS Warehouse Data Collection, vyvinuté
na základě dotykové technologie a dostupné pro různé velikosti
obrazovky.
Nový grafický navigátor
Nový grafický navigátor IFS Aplikací verze 8 je založený na prvcích již dříve používaného systému skladových umístění (místo,
sklad, sektor, řada, patro, zásobník) a jeho použití velmi usnadňuje a zpříjemňuje vytváření a administraci skladových struktur. V navigátoru je možné zobrazit nejen detaily a parametry
jednotlivých umístění, ale
také obsah jednotlivých
lokací.
Každé skladové umístění
má svůj jednoznačný
číselný kód a je zařazeno
v rámci skladové struktury do konkrétního skladového prostoru a jeho dalších úrovní, přičemž není
nutné vždy využít všechny
úrovně skladové struktury.
Obr.: Nový grafický navigátor.
12
Obr.: Zobrazení skladových umístění v přehledu.
Parametry nastavení
Jednotlivým prvkům systému skladových umístění je možné přiřadit parametry určující jak kapacitu a způsobilost lokace k uskladnění určitých typů zboží, tak i skladovací podmínky a další údaje
potřebné pro optimalizaci využití oblastí skladu.
Kapacita je určena šířkou, výškou a hloubkou, používaná je také
hodnota objemu. Skladovací podmínky jsou určeny především
rozsahy teplot a vlhkostí. Způsobilost skladových umístění definuje vhodnost použití daného umístění pro určitý typ zboží. Může se
jednat například o prostory určené ke skladování hořlavin, žíravin
a podobných látek. V rámci nastavení parametrů je také možné
definovat skupiny zboží, které mohou být uloženy do určitého
umístění nebo oblasti skladu.

13. IFS Warehouse Date Collection
Obr.: Záložka pro vložení kapacit umístění a skladovacích podmínek
Strategia zaskladnění algoritmus PUTAWAY
Putaway je proces přesunu přijatých skladových zásob z příjmu,
překladiště nebo úseku výroby do skladového umístění. Jedná se
o proces zaskladnění a je používán také pro přesuny zásob uvnitř
skladu a k doplňování vybraných skladových umístění z rezervních
umístění. Každé uložení zboží do skladového umístění je procesem
zaskladnění. Při zaskladnění řízeném aplikací vyhodnotí systém
pomocí algoritmu Putaway všechny nastavené parametry a nalezne
nejvhodnější volné umístění pro zaskladňovanou položku.
K vychystávání materiálu pro výrobu, vychystávání zboží pro
zákaznickou objednávku i pro přesuny
v rámci skladu využívá
Warehouse Management skladové úlohy.
Ty jsou připraveny
pro použití s mobilními řešeními pro sklad,
jako je například IFS
Warehouse Data Collection. Toto mobilní
řešení je aktuálně
připraveno pro klienty
IFS Enterprise Explorer, Android a html,
a připravuje se rozšíření
na další klienty.
Konfigurace standardních transakcí pro sběr dat se nastavuje
v rámci intuitivního uživatelského rozhraní, umožňuje nastavení
sekvencí a smyček a využívání přednastavených hodnot. Přístupová
práva jsou řešena pomocí standardního nastavení práv v aplikaci,
navíc s možností zpřístupnit nebo znepřístupnit konfigurace pro
společnosti, místa nebo určené uživatele.
V rámci řešení pro Warehouse Management IFS Aplikací verze 8
je algoritmus Putaway používán při příjmu z výroby nebo nákupu
i při přesunech položek ve skladu. Aktuální přesuny jsou prováděny
pomocí přepravních úloh.
Zkvalitnění služeb zákazníkům
V prvé řadě umožňuje zkvalitnění
služeb zákazníkům. Snížením inventurních rozdílů, zlepšením přehledu o aktuálním stavu zásob
a díky rychlejší a kvalitnější kompletaci zboží dokáže firma efektivně
využívat zdroje – kapacity skladu,
zásob, lidské práce.
To vše dohromady přinese i zkrácení dodacích lhůt a zlepšení on-time
dodávek. Tím se také práce operátorů a kontrolorů stává jednodušší
a kontrolních činností ubývá.
Obr.: Při provádění skladové úlohy je možné graficky zobrazit cestu k cílovému umístění nebo zobrazit obrázek zboží.
Martina Tůmová, IFS Czech
13

14. SNAŽŠÍ KOORDINACE KAM
Customer relationship management (CRM) není jen nástrojem pro obchodní týmy. Jedná se
o strategii budování vztahu se zákazníky, dodavateli a prodejci. Cílem této strategie je fungující
obchod a zvýšení celkové spokojenosti zákazníků. K tomu je zapotřebí mít k dispozici kvalitní
nástroj, jako například CRM, které je součástí IFS Aplikací verze 8.
Pro získání jednotné informace o zákazníkovi je potřeba
Technická zlepšení a změny
zcentralizovat data z několika různých zdrojů zobrazovaná v různých prostředích. CRM z osmé verze IFS Aplikací
Podpora instalace na jedno kliknutí
právě toto umí a díky tomu je žádaným operativním
a strategickým nástrojem pro oddělení marketingu, obcho- IFS CRM nyní podporuje instalaci na jedno kliknutí. To je
stejná metoda, která se používá v rámci celých IFS Aplikací
du a služeb.
a znamená nasazení chytrého klienta, který je nastaven
přes web. Klientské aktualizace jsou automaticky stahoveIFS CRM umožňuje optimalizovat a maximálně
ny, kdykoliv je to potřeba.
využít čas strávený se zákazníkem, zkrátit prodejní
cyklus, a zvýšit tak spokojenost zákazníků.
Podpora pro připojení databáze pomocí HTTP
Řízení vztahů se zákazníky
IFS CRM nyní podporuje připojení k centrální databázi
pomocí HTTP protokolu. Tato metoda je stejná jako
v IFS Aplikacích a používá stejné rozšířené rozhraní
serveru. Pro připojení IFS CRM klienta není třeba mít lokálně instalován Oracle. To je velmi výhodné pro uživatele,
kteří jsou stále on-line.
Jako plně integrovaný CRM systém nabízí IFS Aplikace
spoustu funkcí pro podporu automatizace prodejního
procesu. Do systému je možné komfortně integrovat doČtyři základní cíle IFS CRM
kumenty přímo z aplikací sady Microsoft Office, a to na
pouhé kliknutí myší. Díky tomu se uživatelé s IFS CRM cítí Základním cílem IFS CRM je řízení obchodních příležitostí,
jako doma. Všechny schůzky a kontakty se navíc snadno
správa kampaní, správa a řízení kontaktů a aktivit a řízení
aktualizují s mobilním zařízením uživatele a díky mobilitě
zakázek.
je pak řízení vztahů se zákazníky doslova hračkou.
Mobilní technologie
Novinkou CRM v IFS Aplikacích ve
verzi 8 je aplikace Sales Companion
(Prodejní asistent), která plně podporuje režim práce online/offline.
Znamená to, že je-li k dispozici signál, pracuje systém v on-line režimu,
pokud však signál dostupný není,
jsou informace uložené lokálně a je
možné s nimi pracovat offline. Po
opětovném obnovení signálu se
databáze automaticky aktualizuje.
IFS Sales Companion je k dispozici na platformě IOS
a brzy bude k dispozici na Android a Windows Mobile 8
platformách. Tato verze má pevně stanovenou datovou
strukturu, do které není možné přidat vlastní pole.
I) Řízení příležitostí
• Správa obchodních příležitostí
•
Řízení prodejního procesu
• Otevřené příležitosti – budoucí projekty (pipeline)
•
Cenové nabídky
•
Předpovědi obratů
Díky efektivnímu řízení obchodních příležitostí se daří
rychle produkovat zajímavé obchodní případy a ziskové
obchodní příležitosti.
IFS CRM podporuje postupný a přehledný proces získávání nového zákazníka, od vzniku příležitosti, přes vytvoření
potenciálního zákazníka, až k získání zákazníka stávajícího.
Řešení také poskytuje přehled o aktuální pozici v rámci
prodejního procesu, jedná se o informace, jako například
jaká jednání právě probíhají a jaké jsou odhadované
příjmy v závislosti na pravděpodobnosti. Vedení obchodu
tak může snadno sledovat a monitorovat výkon jednotlivých prodejců.
To je důležité pro každodenní práci prodejců a pro dlouhodobé strategické plánování. Tato informace může být
také k dispozici prostřednictvím různých sestav, grafů či
jiných nástrojů.
14

15. paní s inovovaným crm
II) Správa kampaní
•
Plánování
• Výběr cílové skupiny respondentů
• Realizace
•
•
•
Generování hromadných aktivit
Zaznamenání reakce respondentů
Sledování
•
Statistická analýza
Přehledná správa kampaní umožňuje uživatelům jednoduše zacílit na potenciální nebo stávající zákazníky či
dodavatele na základě mnoha kritérií, například zájmu
o produkt, velikosti organizace nebo obchodní oblasti,
a tyto informace použít k vytváření nových aktivit.
Uživatelé mají plnou kontrolu nad akcemi, společnostmi
a lidmi, které kontaktovali, díky čemuž mohou vybudovat
a posilovat marketingovou komunikaci.
IV) Kontakty & Řízení aktivit
•
Správa Kontaktů
• Vícenásobné komunikační kanály
• Řízení a analýza obchodních aktivit
• Analýza a kategorizace kontaktů
• Sdílení informací v rámci organizace
• Správa dokumentů
• Integrace s Outlook nebo Lotus Notes
•
CTI integrace
Díky správě kontaktů a řízení aktivit je každý kontakt se
zákazníkem zaznamenán v zákaznicky orientované historii. Tato komponenta poskytuje ideální platformu pro to,
aby se zaměstnanci z různých oddělení mohli podílet na
IFS CRM procesu a sdílet informace o aktivitách se zákazníky.
Do IFS CRM se zapisují informace o všech jednáních se
zákazníky, včetně dokumentů a e-mailů. Patří sem fakta,
jako jsou jména, role, telefonní čísla, ale také informace
III) Řízení zakázek
o tom, jakou má daná osoba rozhodovací pravomoc.
IFS CRM plně podporuje proces řízení zakázek. Pomocí
Všechny aktivity, kontakty a úkoly jsou uživatelům autokomplexní zákaznické historie, která je uložena
maticky k dispozici i v poštovním klientovi Outlook nebo
v IFS CRM a porovnáním uzavřených obchodů s potřebami Lotus Notes.
zákazníka, které jsou známé nebo očekávané, může být
například rozšířena nabídka a navýšen prodej. Díky lepšímu přizpůsobení se potřebám a požadavkům partnerů,
je zase možné získat více loajálních a spokojených
zákazníků.
Obr.: Ukázka propojení na externí systémy v IFS CRM.
Pavel Míl, ALTEC
15

16. SLEDOVÁNÍ A VYHODNOCOVÁNÍ
SERVISNÍCH ČINNOSTÍ
Životní cyklus produktu nekončí pouze prodejem výrobků koncovým spotřebitelům. Součástí péče o zákazníka je i poprodejní servis a možnost záručních či pozáručních oprav. Vysoká kvalita
servisu je v případě výrobních a obchodně servisních společností nezbytná pro upevnění pozice
na trhu a udržení konkurenceschopnosti.
Sledování a řízení servisních činností v podmínkách
neustálých změn a inovací začíná být stále náročnější
a schopnost rychlé reakce či dodávky opravených dílů
nebo zařízení koncovým zákazníkům se stává prvořadým cílem každého výrobce resp. prodejce. Proto společnost IFS vyvinula v rámci nové verze IFS Aplikací
řešení IFS Component MRO (Maintenance, Repair,
Operations), které zvládá a podporuje různé úrovně
servisů a oprav a komplexně řeší oblast péče o zákazníka.
IFS Component MRO - Řízení servisu a oprav
Aplikace Řízení servisu a oprav zahrnuje oblast servisu
a údržby, běžných nebo generálních oprav různých
komponent, dílů, výrobků nebo zařízení. Řešení může
být použité jak v prostředí Pracovních objednávek
(servis a údržba), tak i v prostředí Výrobních objednávek (výroba a opravy), a to hlavně pro řízení jednoduchých nebo složitých servisních zásahů či oprav
(záruční a pozáruční servis, repase a inovace, generální opravy apod.).
Aplikace MRO zahrnuje komplexní řízení servisních
činností od správy smluv, zakládání servisních zakázek,
přes příjem dílů vlastněných zákazníky, posouzení
a realizaci opravy, nákup externích služeb, až po dodání
opravených komponent a fakturaci vykonaných prací.
Řešení je možné použít např. v odvětvích výroby, služeb a servis managementu, v letectví a obraně.
16
Obr.: Servisní objednávka (CRO)
Řešení IFS Component MRO zahrnuje tyto oblasti:
•
Správa servisních smluv a evidence servisních požadavků
•
Příjem reklamovaných položek na servis nebo opravu
•
Posouzení rozsahu servisu nebo opravy
•
Realizace více možnostmi (interní oprava, externí
oprava, servisní výjezd, oprava ve výrobě apod.)
•
Sledování a vyhodnocovaní nákladů
•
Příjmy externích služeb a fakturace od dodavatelů
•
Dodávky a fakturace servisních činností a oprav zákazníkům
•
Řízení pohledávek a závazků vyplývajících z procesů
a činností servisu a oprav
Jednoduché ovládání, snadná obsluha
Přicházející požadavky na opravu se evidují prostřednictvím Servisní objednávky (CRO), která zastřešuje celý proces a jeho následující činnosti. Obsahuje informace
o zákazníkovi a položkách, přičemž je možné zaevidovat
chybové hlášení (popis vady/problému, typ chyby, symptomy apod.).

17. ...NEBYLO NIKDY SNAZŠÍ
Obr.: Pracovní objednávka
Následuje příjem a případně rezervace položek na sklad
(příjem zákazníků vlastněných položek). Po posouzení
rozsahu a stanovení složitosti opravy je možné si zvolit,
jakým způsobem bude proces pokračovat – přes Pracovní objednávku, Výrobní objednávku na opravu (i víceúrovňovou), Externí servisní objednávku nebo přes Dispoziční
výrobní objednávku.
Některé činnosti je možné automatizovat např. zadáním
Typu servisu a Kódu opravy podle předdefinovaných šablon. Do Pracovních nebo Výrobních objednávek se doplní
potřebné údaje k opravě (standardní práce, materiál,
pracovní postupy apod.), aby se nemusely zadávat manuálně. Cena za opravu může být stanovena různým způsobem – fixní cena, skutečná cena na základě použitých
zdrojů (materiál, práce), bez ceny (záruční oprava) nebo
bude zohledněná v rámci plánu faktur v servisní smlouvě
(např. roční poplatky za podporu).
Samozřejmostí je definování záznamu příslušenství, potřebného pro použití s položkami opravy (napájecí kabely,
dálkové ovládače, nářadí apod.). Pro zjednodušené hlášení vykonaných prací a odpisu materiálu je možné použít předpřipravené Formuláře oprav nebo Záznam pracovních úloh, které jsou známy z Dílenského řízení výroby
(Dispečinku).
Výhody řešení IFS Component MRO
•
Flexibilní, rychlé a přehledné zpracování servisních činností při vykonávání záručních,
pozáručních nebo interních oprav komponent
•
•
Možnost plánování zdrojů
Průběžné sledování a vyhodnocování nákladů
na opravy a reklamace
• Zjednodušené a přesné vytváření podkladů
pro fakturaci servisních činností
• Podpora oprav položek ve vlastnictví jak výrobců, tak i koncového odběratele
• Řešení servisu pro smluvní i nesmluvní zákazníky — resp. řízení procesu směrem dovnitř
společnosti (interní opravy neshod ve výrobě)
i směrem ven k externím uživatelům
(reklamace, externí údržba).
Největším přínosem je však spokojený zákazník.
Radovan Antalík, IFS Slovakia
17

18. Ifs správa dokumentů
V nové verzi IFS Aplikací byla provedena řada inovací i v rámci modulu IFS Správa dokumentů.
Jejich cílem je především rozšíření funkčnosti dle požadavků zákazníků a zvýšení efektivity práce
s dokumenty, proto se vývojáři systému zaměřili v prvé řadě na logické strukturování složek dokumentů, zlepšení přístupu k dokumentům, rychlé a jednoduché připojení dokumentu
k objektům, zpracování korespondence a snadné vytvoření nového dokumentu.
Přístup k dokumentům
Struktura složek dokumentů
V oblasti přístupu k dokumentům byla provedena zlepšení pro větší přehled, údržbu a kontrolu přístupových práv
uživatelů. Pomocí tvorby šablon je možné předdefinovat
přístupová práva k dokumentům, a to jak pro jednotlivé
uživatele, tak i pro skupiny. Záložka na formuláři Verze
dokumentu byla rozdělena do dvou podřízených záložek
Definice a Výsledek. V záložce Definice se definují
a aktualizují řádky s přístupovými právy uživatelů a skupin
uživatelů, v záložce Výsledek se pomocí stisku tlačítka
Generovat výsledky zobrazí celkový seznam všech osob
a uživatelů s přístupem k dokumentu. Pokud mají mít
k dokumentu přístup všechny aktivní osoby, je možné do
pole ID osoby zadat znak hvězdičky ‘*’.
Nová funkčnost pro vytvoření a údržbu struktur složek
dokumentů, kterou přináší modul IFS Správa dokumentů,
umožní lepší zobrazení a strukturní sdružování dokumentů, stejně jako rychlejší nalezení potřebného dokumentu.
Dokumenty je možné do struktury přidávat i ze struktury
odebírat jednoduchým způsobem. Struktura složek dokumentů je uživatelsky definovatelná v potřebných úrovních
a lze ji jednoduše upravovat i popotažením s pomocí
myši.
Rychlé připojení dokumentu k objektům
Velmi často je požadováno připojení stejného dokumentu
k více objektům. Uživatelé např. požadují připojení technického výkresu ke Konstrukční položce, Kusovníku této
položky nebo k Výrobní
objednávce této položky.
Pro tento požadavek
byla vytvořena ve formuláři Verze dokumentu
nová záložka Připojení
k objektu, kde lze díky
nové funkčnosti toto
připojení rychle provést
a udržovat z jednoho
místa a s minimální
pracností.
Obr.: Přístup k dokumentům.
Obr.: Připojení dokumentu
ke dvěma objektům v nové
záložce Připojit objekt.
18

19. SNADNÁ PRÁCE S DOKUMENTY
Obr.: Navigátor složek dokumentů.
Asistent vytvoření dokumentu v IFS
Zpracování korespondence
Do osmé verze IFS Aplikací bylo přidáno také několik
nových způsobů, jak v modulu IFS Správa dokumentů
vytvořit nový dokument. Jedním z nich je Asistent
vytvoření dokumentu, který je uveden jako nová volba
v Navigátoru. Pomocí této funkčnosti je možno po krocích
vytvořit nový dokument a zároveň jej hned připojit ke
složce a k jednomu nebo více objektům. Tato funkčnost
zjednodušuje a urychluje proces vytvoření nového dokumentu ze souboru nebo šablony a uvítají ji především
noví uživatelé modulu IFS Správa dokumentů.
Do aplikace byly přidány některé atributy umožňující ukládat přímo do IFS Správa dokumentů informace o elektronické korespondenci. Tyto atributy se automaticky nastaví při instalaci nového Office Add-In.
Pro tuto funkčnost byla ve formuláři Verze dokumentu
přidána nová záložka Korespondence, kde je možno
ukládat korespondenci jako specifické dokumenty.
Kroky vytvoření dokumentu pomocí Asitenta:
•
Vložení informací o dokumentu (Třída dokumentu,
Verze, Číslo dokumentu, Jazyk, atd.)
•
Připojení souboru dokumentu (import souboru
nebo vytvoření nového)
•
Výběr záložky dokumentu (volitelné)
•
Připojení k objektům (volitelné)
Přínosy a zlepšení Správy dokumentů:
• Snazší orientace v dokumentech - logické
strukturování složek dokumentů
• Větší přehled díky zlepšení přístupu
k dokumentům
Obr.: Přímá vazba z Outlooku pomocí Plug-in
do Korespondence v IFS Správa dokumentů.
• Rychlé a jednoduché připojení dokumentu
k objektům
• Pohodlné zpracování korespondence
• Snadné vytvoření nového dokumentu
Jaroslav Husák, IFS Czech
19

20. vnášíme systém do životů a život do systémů
Společnost ALTEC se řadí mezi přední dodavatele
ERP systémů v České republice. Jako česká akciová
společnost se základním kapitálem více než
10 mil. Kč působí na trhu s informačními technologiemi od roku 1991. Jejím hlavním zaměřením je
vývoj a dodávky podnikových informačních systémů včetně jejich implementace a ser visu. Tým
společnosti tvoří více než 55 vysoce kvalifikovaných odborníků s dlouholetými zkušenostmi.
ALTEC vyvíjí a dodává vlastní sadu podnikových
aplikací pro řízení výroby, obchodu, ekonomiky
a financí, mezd, personalistiky, systémy pro podporu rozhodování (BI), ale je rovněž distributorem
a implementačním par tnerem dalších významných
světových výrobců IT technologií a podnikových
informačních systémů, společností
IFS a Oracle. Více informací naleznete
na www.ALTEC.cz
ALTEC a.s., Poděbradova 2014, 544 01 Dvůr Králové nad Labem, Czech Republic, Tel. +420 499 309 011, Fax +420 499 309 010