Présentation sur le service d'archivage électronique en Bretagne, lors du Carrefour IDEM du 25 septembre 2013 à Cherbourg-Octeville. Atelier 1 : Mise en œuvre de services numériques dans le cadre de la dématérialisation de la chaîne administrative et comptable (PESV2, marchés publics) et archivage électronique Animation : Christine Saint-Laurent, Manche Numérique - Intervenants : Annie Delarue, Manche Numérique ; David Camus, Ddfip ; Muriel Chabert, E-megalis Bretagne.

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Le service régional d’archivage électronique mutualisé :
méthodologie de mise en œuvre et de déploiement
Rencontres IDEM – 25 septembre 2013
Atelier 1 : Mise en œuvre de services numériques dans
le cadre de la dématérialisation de la chaîne
administrative et comptable (PESV2, marchés publics)
et archivage électronique.
Le Syndicat mixte
Une structure publique de coopération territoriale dont l’objectif est de contribuer au
développement du numérique en Bretagne
Des valeurs partagés par tous
Coopération, solidarité territoriale
Proximité et prise en compte des spécificités locales
Mutualisations des moyens et partage des bonnes pratiques
Dialogue et concertation
Respect de la libre administration de chaque entité
Plus de 1200 entités publiques
Le Conseil Régional de Bretagne
Les Conseils Généraux des Côtes d’Armor, du Finistère, d’Ille et Vilaine et du Morbihan
11 Communautés d’agglomération
74 Communautés de communes
124 autres établissements
⇒ Plus de 1 000 communes pouvant bénéficier des services
2Service régional d’archivage électronique mutualisé

2. page 1 2
Systèmes d' Information
des collectivités
Systèmes d' Information
des collectivités
Collectivités adhérentes
Archives courantesArchives courantes Archives définitivesArchives définitives
Conservation de la valeur
probatoire
SAE
SAE
S
O
R
T
Logiciel
gestion
des
archives
Logiciel
gestion
des
archives
Tiers archiveur
agréé
Collectivités
hébergeant des
Archives Définitives
-------------- CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ------------------------ CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ------------------------------------------- CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS ------------------------ CYCLE DE VIE DES DOCUMENTS -----------------------------
SEDA
Phase 1
Phase 2 à N
SEDA SEDA EAD/
SEDA
Plate-forme régionale de
services mutualisé
Applications métiers
GED(s)
Intranet, Internet
Bureautique
mails
Numérisation
…
Applications métiers
GED(s)
Intranet, Internet
Bureautique
mails
Numérisation
…
Systèmes d' Information
des collectivités
Systèmes d' Information
des collectivités
Archives intermédiaires
DUA
Archives intermédiaires
DUA
Le service régional d’archivage électronique mutualisé
- Le périmètre
Marchés publics, ACTES, HELIOS
Le choix de la solution
Via une procédure de dialogue compétitif
Attribution au Groupement CGI/Navaho/Adullact Projet
CGI : mandataire
Navaho : tiers archiveur agrée par le SIAF
Adullact Projet : éditeur de la solution as@laé
4Service régional d’archivage électronique mutualisé

3. page 1 3
5
Contexte mutualisé = harmonisation des paramètres du SRAE
Acteurs SEDA communs
Service versant = le Syndicat mixte e-mégalis Bretagne
Service d’archives = le tiers archiveur
Profils d’archivage et accords de versements communs
Marchés publics
ACTES
PES
Circuits de traitements harmonisés
Transfert non conforme
Transfert manuel par l’archiviste (pour le producteur)
Demande de communication
Demande de communication avec dérogation
Restitution d’archives à la demande du producteur
Acquittement de restitution d’archives
Elimination d’archives à la demande du service d’archive
Harmonisation des paramétrages du SRAE
Service régional d’archivage électronique mutualisé
6
Contrôle de la conformité au SEDA
Contrôle de la conformité au profil défini par les archivistes : forme de
l’archive, DUA, règles d’accès, format des documents …
Contrôle de la conformité à l’accord de versement : fréquence, volume, …
Si non-conformité, envoi d’un mail à l’archiviste paramétré dans le SAE
Si conformité, intégration automatique dans le SAE
Intégration des archives dans le SRAE
Service régional d’archivage électronique mutualisé

4. page 1 4
7
Archivage des marchés sur le service régional d’archivage électronique à
valeur probatoire, depuis l’application métier :
Passage de la consultation à l’état « A archiver » : action manuelle
Création automatique de l’archive, de manière périodique :
Création du bordereau de transfert
Constitution de l’archive avec l’ensemble des documents/données
et le bordereau de transfert
Envoi automatique de l’archive au SAE régional
Passage de la consultation à l’état « Archive réalisée » : action
automatique
L’archivage des marchés publics dématérialisés
Service régional d’archivage électronique mutualisé
Méthodologie pour démarrer
Réflexion à partir de l’archive générée par l’application métier
⇒ nombreuses corrections et évolutions demandées
Prochaines étapes
Création d’un profil d’archivage indépendant de l’application
métier
En adéquation avec l’organisation et le fonctionnement des
services producteurs, révision complète :
⇒ De l’arborescence
⇒ Des intitulés des objets d’archives (dossier, document)
⇒ Ajout de mots clés
Prise en compte de la dématérialisation complète
⇒ Données liées aux phases décisions/notifications
8
Le profil d’archivage pour les marchés publics
Service régional d’archivage électronique mutualisé

5. page 1 5
9
Description de l’archive
Identification du transfert
Durée d’utilité administrative et sorts finaux au niveau de l’archive
Communicabilité de l’archive
Identification du service producteur
Contenu de l’archive (arborescence)
Publicités
Consultation (DCE et RC, dont anciennes versions)
Registres (retraits, questions, dépôts et suivi des messages)
Commission d’appel d’offres (ouverture et dépouillement)
Notification (notification, rejets et suivi des messages)
Candidatures et Offres non retenues
Candidatures et Offres retenues
Messages échangés
Le profil d’archivage pour les marchés publics
Service régional d’archivage électronique mutualisé
10
Archivage des données comptables et pièces justificatives sur le service
régional d’archivage électronique à valeur probatoire
Envoi du flux PES par la collectivité via le TdT mutualisé
A réception de l’AR d’intégration dans HELIOS de la DGFiP
Création du bordereau de transfert
Constitution de l’archive avec l’ensemble des
documents/données
Envoi automatique de l’archive au SAE régional en soirée
Passage du flux PES à l’état « Archive réalisée » : action automatique
L’archivage des flux comptables
Service régional d’archivage électronique mutualisé

6. page 1 6
11
TDT SRCI SRAE
Coffre-fort
11
44
33
11
22
33
Transfert des flux en trésorerie,
Retour de l’AR d’intégration
dès que l’AR et retourné le TDT
constitue l’archive avec le
bordereau de transfert au format
SEDA
Transfert de l’archive constitué avec
le bordereau de transfert vers
As@lae le soir entre 20h et 22h
22
44
Création d’un AR de réception
Analyse de l’archive constituée
avec le bordereau de transfert
Intégration dans As@lae
Création d’un AR d’intégration
Web services
L’archivage des flux comptables
DGFiP
Service régional d’archivage électronique mutualisé
Méthodologie
Création d’un profil selon modèles publiés par le SIAF, avec des
modifications et ajouts :
⇒ Mots clés
⇒ Cardinalités
⇒ Communicabilité
L’archive contient les informations sur les bordereaux, mandats et
PJ, informations extraites du flux PES
Les PJ sont intégrées dans le flux PES, et ne sont donc pas extraites
du flux pour créer des sous-objets d’archives
Seuls deux documents sont transférés : le flux PES et l’AR de la
DGFiP
Prochaines étapes
Après quelques mois d’utilisation du SRAE, point par les services
producteurs et archives départementales
⇒ Identification des évolutions / corrections à prévoir
12
Le profil d’archivage pour les flux comptables
Service régional d’archivage électronique mutualisé

7. page 1 7
13
Description de l’archive
Identification du transfert
Durée d’utilité administrative au niveau de l’archive
Communicabilité et sorts finaux au niveau des sous-objets
Pour les mandats et PJ seule, communicabilité 50 ans car présence possible de
données nominatives
Identification du service producteur
Arborescence de l’archive pour un flux complet
<flux PES>
<Bordereau journal>
<Mandat>
<Référence pièce justificative>
<PJ seule>
<PES ACK>
-> document (fichier XML de l’AR)
-> Document (fichier XML du flux PES)
</flux PES>
Le profil d’archivage pour les flux comptables
Service régional d’archivage électronique mutualisé
14
un flux sans PJ
<flux PES>
<Bordereau journal>
<Mandat>
<Référence pièce justificative>
<PES ACK>
-> document (fichier XML de l’AR)
-> Document (fichier XML du flux PES)
</flux PES>
Le profil d’archivage pour les flux comptables
Un flux avec uniquement des PJ
<flux PES>
<PJ seule>
<PES ACK>
-> document (fichier XML de l’AR)
-> Document (fichier XML du flux PES)
</flux PES>
Arborescence de l’archive pour
Service régional d’archivage électronique mutualisé

8. page 1 8
15
Archivage des actes transmis au contrôle de légalité sur le service régional
d’archivage électronique à valeur probatoire
Envoi de l’acte par la collectivité via le TdT mutualisé
A réception de l’AR de réception par la DGCL
Création du bordereau de transfert
Constitution de l’archive avec l’ensemble des
documents/données
Envoi automatique de l’archive au SAE régional
Passage de l’acte à l’état « Archive réalisée » : action automatique
L’archivage des actes transmis au contrôle de légalité
Service régional d’archivage électronique mutualisé
16
TDT SRCI SRAE
Coffre-fort
11
44
33
11
22
33
Transfert des actes en préfecture,
Retour de l’AR d’intégration
dès que l’AR et retourné le TDT
constitue l’archive avec le
bordereau de transfert au format
SEDA
Transfert de l’archive constitué avec
le bordereau de transfert vers
As@lae
22
44
Création d’un AR de réception
Analyse de l’archive constituée
avec le bordereau de transfert
Intégration dans As@lae
Création d’un AR d’intégration
Web services
L’archivage des actes transmis au contrôle de légalité
MIAT
Service régional d’archivage électronique mutualisé

9. page 1 9
Méthodologie
Création de deux profils : ACTES_SA et ACTES_RH pour différencier
les règles d’archivage des arrêtés individuels
Création selon modèles publiés par le SIAF, avec des modifications
et ajouts :
⇒ Mots clés
⇒ Cardinalités
⇒ Communicabilité
L’archive contient les documents transmis au contrôle de légalité :
acte principal et annexes.
Prochaines étapes
Prise en compte des demandes d’évolutions remontées par les
archivistes
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Le profil d’archivage pour les actes
Service régional d’archivage électronique mutualisé
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Description de l’archive
Identification du transfert
Durée d’utilité administrative au niveau de l’archive
Communicabilité et sorts finaux au niveau de l’archive
Détruire
Communicable immédiatement pour ACTES_SA
50 ans pour les ACTES_RH
Identification du service producteur
Le profil d’archivage pour les actes
Service régional d’archivage électronique mutualisé

10. page 1 10
<Actes>
<Annexe>
-> documents
-> Document (Acte transmis)
-> Document (signature de l’acte)
-> Document (rapport de vérification de la signature)
-> Document (AR de la DGCL)
</Actes>
19
Le profil d’archivage pour les actes
Contenu de l’archive (arborescence)
Service régional d’archivage électronique mutualisé
Méthodologie de déploiement
1) Mise en production des pilotes = 5 collectivités
2) Actions spécifiques vers les 11 agglomérations = accompagnement
« 100% demat »
Objectif mise en œuvre du SAE = fin 2014
3) Mise en œuvre d’un dispositif régional d’accompagnement sur
l’archivage électronique
20Service régional d’archivage électronique mutualisé

11. page 1 11
21
Formation
des référents et des
utilisateurs
Sensibilisation des
décideurs
Accompagnement de
proximité
et assistance utilisateurs
Référents
Centre de gestion
Centre de gestion
Hot-line
Méthodologie d’accompagnement
Juin 2013, formation des 1ers référents Archivage électronique :
- sur 2 jours
- réalisée par le SIAF
Archives départementales
e-mégalis
Pool de formateurs
Réseau des archivistes bretons
Support de présentation
des enjeux de
l’archivage électronique
Guide de paramétrage
+ Cahier de paramétrage
+ Support de formation
Outils de suivi des
incidents niveaux 1 et 2
ACTEURS MOYENSOBJECTIFS
Service régional d’archivage électronique mutualisé
Etapes de mise en œuvre du SRAE
Collectivités
Signer l’annexe à la convention
d’accès aux services mutualisés
Envoyer le logo de l’entité
Paramétrer le service
Prévoir la formation des
utilisateurs
Valider les tests de transferts
Valider la mise en production (PV)
22
e-mégalis / Tiers archiveur
Générer la demande de mise en
production
Réaliser les paramétrages
harmonisés
Faire la demande de mise en
production du module d’archivage
côté services mutualisés (MP et
TdT)
Valider les tests de transferts
Activer les services de
maintenance après validation de la
mise en production
Définition et suivi du planning
Service régional d’archivage électronique mutualisé